Herzlich willkommen ABACUS optimal nutzen!
PROGRAMM 11. November 2015, 16.00 18.00 Uhr 16.00 16.05 Begrüssung und Vorstellung der projekt7 ag und alpha.info AG 16.05 16.20 Anhänge zur Bilanz / Erfolgsrechnung, neue Rechnungslegung Modernste Technologien- vollständig neu in Internetarchitektur entwickelte ERP Lösung 16.20 16.40 Quellensteuer mit ELM 4.0 (Thomas Brunner, ABACUS Research AG) 16.40 17.05 Zeiterfassung, sie wird immer mehr Pflicht! > Präsentation AbaProject / Zeiterfassung > Präsentation AbaClick 17.05 17.25 My ABACUS mit Dashboard und Histogramm 17.25 18.00 Neuerungen FiBu, Debi, Kredi, CRM, AbaScan, Search 2
WER SIND WIR? Abacus Logopartner seit vielen Jahren Zusammenschluss der Alpha Info AG und der projekt7 ag Gemeinsame Räumlichkeiten seit 01.11.2015 Abwicklung erste Support-Fälle ab Oktober 2015 3
WIE SIND WIR AUFGESTELLT? 071 868 7 001 Unser Support Team 071 298 25 25 Patric Schlegel Bis 31.12.2015 Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, CRM, ABEA, Proj, SVM, AbaReport, Anlagen Roger Jud Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB Alex Krapf Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, CRM, ABEA, Proj, SVM Stefan Schott Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, Anlagen Marc Wild Ab 01.12.2015 Fibu, Lohn, Debi, Kredi, CRM, ABEA, Proj Piero Schepis IT Support Hardwareeinkauf Reto Keist IT Support Netzwerk Katharina Pretterklieber Debi, Kredi, EB, CRM Sekretariat 4
Anhänge zur Bilanz / Erfolgsrechnung neue Rechnungslegung 5
Anhang zur Jahresrechnung Definition im Programm 35 Anhänge Auswertung im Programm 31 Bilanz / ER / Saldi 6
Definition >Programm 35 Anhänge 7
Einzelne Bausteine für den Anhang mit Kriterien Seitenumbruch festlegen Drucken (ja / nein) Bedingung für Ausgabe Reihenfolge der Bausteine 8
Definition >Gewinnverwendung! 9
Daten für den Anhang Manuelle Werte erfassen Kennzahlen (Option!) Formeldefinition (Jahr) 10
Anhang zur Jahresrechnung: Definitionen Live Demo 11
Auswertung >Programm 31 Bilanz/ER 12
Anhang zur Jahresrechnung > Auswertung Live Demo 13
Anhang zur Jahresrechnung Programm 35 neu! Verfügbar ab Version 2015 Alte Anhänge werden in Zukunft nicht mehr weiter unterstützt! 14
Neue Rechnungslegung Letzte Gelegenheit für Umstellung auf neuen Kontenrahmen im 2015! > Erster Jahresabschluss im 2015 < 15
Neue Rechnungslegung Verschiedene Möglichkeiten in Abacus! 1. Neuer Mandant mit Muster Kontenrahmen 2. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung 3. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung und neuer Konto- Nummerierung 16
Neue Rechnungslegung 1. Neuer Mandant mit Muster Kontenrahmen Nur zu empfehlen, wenn keine Nebenbücher - Debitoren - Kreditoren - Lohnbuchhaltung geführt werden, da sonst gesamte Installation neu aufgesetzt werden muss! 17
Neue Rechnungslegung 2. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung Zu empfehlen, wenn Konti gemäss KMU-Kontenrahmen bereits eingeführt wurden. Konti können in zweiter Klassierung neu hinterlegt werden und es sind Vorjahresvergleiche auch im Umstellungsjahr möglich! Nachteil: Gruppen stimmen evtl. nicht mit Konti überein. 18
Neue Rechnungslegung 3. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung und neuer Konto-Nummerierung Zu empfehlen, wenn noch ein alter Käfer-Kontenplan geführt wird und Nebenbücher geführt werden! Neue Nummerierung löst die alte ab und es werden im Übergangsjahr zwei Konto-Saldi geführt. Nachteil: Unübersichtlichkeit, nicht mehr benötigte Konti. 19
Neue Rechnungslegung Letzte Gelegenheit für Umstellung auf neuen Kontenrahmen im 2015! > Erster Jahresabschluss im 2015 < 20
ZUSATZTHEMA! F A B I Beschränkung des Fahrkostenabzugs Auswirkungen auf den Lohnausweis, wenn ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung steht! 21
F A B I Auswirkungen Deklaration der gesamten Fahrkosten zur Arbeit in der Steuererklärung > übrige Einkünfte! Abzug der Fahrkosten in den Berufsauslagen, max. bis zum Höchstansatz (Bund 3 000.00 / Kantone individuell). >> Und im Lohnausweis / Lohnbuchhaltung? 22
F A B I Lohnausweis Das Kreuz im Feld F im Lohnausweis für unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn und Arbeitsort bleibt unverändert! Keine Änderung des Privatanteils von 9.6% p.a., da ausschliesslich für Privatfahrten ohne Weg zur Arbeit. Aussendienst hat zusätzliche Ausweispflicht! 23
F A B I Lohnausweis Aussendienst Bescheinigung des prozentmässigen Anteil Aussendienst in Ziffer 15 Lohnausweis (Rz 70 Wegleitung zum LA) Diese Information stammt vom Kanton Thurgau. Berufskosten-Beschränkung wird kantonal geregelt. Abklärungen beim betreffenden Kanton notwendig. 24
Quellensteuer mit ELM 4.0 Thomas Brunner ABACUS Research AG Produktverantwortlicher Assistenz Lohn/HR 25
Prozessorientierte elektronische Einreichung der Quellensteuer ELM 4.0 Thomas Brunner
Wer bin ich? Thomas Brunner Produktverantwortlicher Assistenz Applikationen LOHN/HR Spezialgebiete: Lohnverarbeitung ELM Definition Lohnarten/Basen/Tabellen 27
Ein paar Zahlen zum LOHN/HR 32 Mitarbeiter im Lohn/HR-Team Grösstes ABACUS-Team > 5 500 000 Zeilen Programmcode; also etwa 200 Bücher mit je 500 Seiten > Pro Jahr etwa 400 Verbesserungsvorschläge und Wünsche aufgenommen 1 000 000 Lohnabrechnungen pro Monat 28
Was bedeutet ELM? ELM = Elektronisches Lohnmeldeverfahren Betrieben durch den Verein swissdec Nicht gewinnorientierter Verein Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme Weitere Informationen auf www.swissdec.ch 29
Entwicklung ABACUS ELM 2.2-4.0 Ab Version 2006 ELM 2.2 zertifiziert AK, FAK, UVG-Versicherungen, LSE, Lohnausweise Ab Version 2012 ELM 3.0 zertifiziert UVGZ- und KTG-Versicherungen Ab Version 2015 ELM 4.0 zertifiziert Quellensteuer, EMA Meldungen 30
Zukünftige swissdec-projekte ELM 4.1 / 5.0 Übermittlung der BESTA-Statistik Prozessoptimierung Verbesserungen aus Kundenerfahrungen MWST 1.0 Elektronische Übermittlung der Mehrwertsteuer Betrifft Applikation Finanzbuchhaltung 31
Sinn und Zweck ELM 4.0 > Einheitliches Abrechnungsverfahren für alle 26 Kantone > Meldewesen Eintritt / Mutationen / Austritt integriert > Korrekturverfahren ist Teil des Prozesses 32
Elektronisch ist die Zukunft > Papier war gestern / Elektronisch ist die Zukunft > Kanton Genf, Waadt und Bern setzen schon lange auf elektronische Prozesse 33
Bezugsprovisionen 2015 > Kantone mit Vorteil Elektronisch BE = 3 % elektronisch, 1 % Papier GR = 3 % elektronisch, 2 % Papier VD = 3 % elektronisch, 2 % Papier TI = 2 % elektronisch, 1 % Papier 34
Live-Demo 35
Zeiterfassung sie wird immer mehr Pflicht! Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung AbaProject / Zeiterfassung AbaClik 36
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Grundlage: Arbeitsgesetz (ArG), Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1 ) Betrieblicher Geltungsbereich (Art 1 ArG) Grundsatz: alle öffentlich- und privatrechtlich organisierten Betriebe Ausnahmen (nicht abschliessend): Verwaltung, Öffentlicher Verkehr, Private Haushalte, Familienbetriebe Persönlicher Geltungsbereich (Art 2 ArG) Grundsatz: - Alle in der Schweiz tätigen Arbeitnehmer - Arbeitnehmer ausländischer Arbeitgeber, soweit möglich Ausnahmen: - Arbeitnehmer mit höherer leitender Tätigkeit - Handelsreisende 37
Arbeitszeit im Sinne des ArG (Art. 13 ArGV 1 ) 1 Als Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat; der Weg zu und von der Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen über die Beschäftigung von schwangeren Frauen und stillenden Müttern sowie Artikel 15 Absatz 2. 2 Ist die Arbeit ausserhalb des Arbeitsortes zu leisten, an dem der Arbeitnehmer normalerweise seine Arbeit verrichtet, und fällt dadurch die Wegzeit länger als üblich aus, so stellt die zeitliche Differenz zur normalen Wegzeit Arbeitszeit dar. 38
Erfassung der Arbeitszeit (1/2) (Art. 46 ArGV i.v.m. Art. 73a ArGV 1 ) Gegenstand Dauer und Lage der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, inkl. Ausgleichszeit und Überzeit Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr Gewährte Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen Durch wen? Pflicht des Arbeitgebers Möglichkeit der Delegation, Verantwortung verbleibt aber beim Arbeitgeber 39
Erfassung der Arbeitszeit (2/2) (Art. 46 ArGV i.v.m. Art. 73a ArGV 1 ) Form? Grundsätzlich Formfreiheit, solange klar und verständlich Möglich sind somit bspw. - Handschriftliche Aufzeichnungen - Excel-Tabelle - Softwareaufzeichnung (z.b. ABACUS) Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre 40
Übergangsregelung (Weisung ab 1.1.2014) Arbeitnehmerkategorien Kategorie A: «Top-Manager», entspricht höheren leitenden Angestellten - Untersteht nicht dem ArG -> keine Arbeitszeiterfassung Kategorie B: Kader, d.h. Arbeitnehmer mit wesentlicher Autonomie betreffend Arbeit und Arbeitszeiteinteilung - Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (nur Umfang) - Vereinbarung/Jahresgespräch betr. Zeitlichen Arbeitsbelastung Kategorie C: Übrige Arbeitnehmer - Umfassende Arbeitszeiterfassung (Lage und Umfang) 41
Zukünftige Rechtslage? (Medienmitteilung vom 5.11.2015) Grundsätzliches Keine weiteren Ausnahmen vom Geltungsbereich -> Arbeitsgesetz gilt wie bis anhin Grundsatz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt Abweichung für gewisse Arbeitnehmerkategorien möglich: - Verzicht auf Arbeitszeiterfassung - Vereinfachte Arbeitszeiterfassung Inkrafttreten: voraussichtlich 1. Januar 2016 42
Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (1/2) (Art. 73a nargv) Persönliche Voraussetzungen Nur für Arbeitnehmer mit grosser Autonomie betreffend Arbeitsorganisation und Zeiteinteilung Lohngrenze: Bruttojahresgehalt (inkl. Bonus) von CHF 120 000 Verzichtserklärung - Mit jeweiligem Arbeitnehmer und schriftlich - Verzicht jeweils per Ende Kalenderjahr widerrufbar - Ist Teil der Dokumentationspflicht Formelle Voraussetzungen Gesamtarbeitsvertrag 43
Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (1/2) (Art. 73a nargv) Inhalt des Verzichts Nicht zu erfassen sind somit Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit Ruhe- und Ersatzruhetage Lage und Dauer der Pausen von mehr als einer halben Stunde Keine Dokumentation der gesetzlich geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge Auswirkung auf Dokumentationspflicht Arbeitgeber hat folgende Dokumente zur Verfügung zu halten: Gesamtarbeitsvertrag Verzichtserklärung Verzeichnis der Bruttolöhne der jeweiligen Mitarbeiter 44
AbaProject Live Demo 45
Zeit- und Absenzenkontrolle Stark reduziertes AbaProject wird als vordefinierte Zeitund Absenzenkontrolle ausgeliefert. Eigene Standardmasken für Leistungserfassung, Leistungsartendefinition und die Firmendefinition. Leistungsarten für Zeit- und Absenzenkontrolle sind im Standard vorhanden und können erweitert werden. Verfügbar ab ABACUS-Version 2016 Wird GRATIS mit der Lohnbuchhaltung ausgeliefert. Diese muss nur noch eröffnet und allenfalls konfiguriert werden. 46
Was ist AbaClik? Bisher: Haben Sie Ihre Stunden im AbaProject oder im Excel erfasst Haben Sie Ihre Spesen gesammelt und anschliessend im Lohnbüro abgegeben Haben Sie Ihre Aufgaben im Outlook erfasst Heute: 47
Was bietet AbaClik? Leistungserfassung mit Synchronisation ins AbaProject Spesenerfassung mit Synchronisation ins AbaProject Spesenerfassung mit Synchronisation in die Lohnbuchhaltung Spesenerfassung mit Synchronisation in die Finanzbuchhaltung Spesenerfassung mit Synchronisation in die Kreditorenbuchhaltung Arbeitszeiterfassung Kommen/Gehen mit Synchronisation ins AbaProject Reisekostenabrechnung mit Synchronisation ins AbaProject Employee-Self-Service (ESS) Meine Daten, Adresse ändern, Zivilstand ändern, Kinderzulagen beantragen, Begünstigtenkonto ändern, Ansicht des eigenen Personalstammdossiers Employee-Self-Service (ESS) Krankheit/Unfalltage, Militär/Zivildienst, Arbeits- und Fehlzeiten, Ferien/Urlaub ab Version 2016 ab Version 2015, ServicePack Dezember 2015 48
AbaClik Live Demo 49
AbaClik Preise AbaClik App Kostenlos im App Store (Apple) und Google Play Store (Android) Self Service Abo Small CHF 1.00 monatlich pro Mandant und pro Benutzer - Meine Daten, Adresse ändern, Zivilstand ändern, Kinderzulagen beantragen, Begünstigtenkonto ändern, Zugriff auf Personaldossier - Versenden und Empfangen von Nachrichten Self Service Abo Standard CHF 5.00 monatlich pro Mandant und pro Benutzer -alle Funktionen des Self Service Abo Small - Synchronisation der Spesen und Aktivitäten - Synchronisation In&Out - Versenden/Empfangen von Aufgaben (Visumsprozess) 50
MyABACUS Dashboard und Histogramm 51
MyABACUS Was ist MyABACUS? Ist das Portal für die Desktop-Lösung Beinhaltet folgende Bereiche: Dashboards Histogramme Meine Dokumente Prozesse Aufgaben Nachrichten persönliche Einstellungen 52
MyABACUS Dashboard Visualisiert Informationen in verdichteter Form Nebst Histogrammen stehen auch ABACUS Auswertungen zur Verfügung Programmstarter für einfaches Starten einzelner ABACUS Programme RSS-Feeds mit aktuellen Nachrichten 53
MyABACUS Live Demo 54
MyABACUS Login von MyAbacus Starten über z.b. https://abacus.projekt7.ch/myabacus 55
MyABACUS Startseite von MyAbacus 56
MyABACUS Übersicht über Dashboard 57
MyABACUS Dashboard Finanzbuchhaltung 58
MyABACUS Dashboard Personal 59
MyABACUS Histogramm Designer 60
MyABACUS Dashboard Designer 61
MyABACUS Fertiges Dashboard 62
MyABACUS Abacus Messaging System 63
Verfügbarkeit / Voraussetzungen Verfügbarkeit Verfügbar auf Version 2014, SP Mai 2014 Voraussetzungen Benutzer muss als ABACUS-User erfasst sein Für die Applikationsauswertungen muss Applikations-Zugriff bestehen Für die AbaReporte muss AbaReport-Zugriff bestehen 64
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Live Demo 65
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Zugriffsschutz auf Konten im FiBu 627 66
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Debitoren 111 67
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Kreditoren 11 68
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Kreditoren 11 mit AbaScan Inbox 69
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Erstellen Zahlungsvorschlag Kreditoren 231 70
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Vorschlag bearbeiten Kreditoren 232 71
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Überweisungsvorschlag mit den Originalbelegen im Anhang 72
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Überweisungsvorschlag mit den Originalbelegen im Anhang als PDF 73
Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Kontoauszug mit den Originalbelegen im Anhang als PDF 74
Neuerungen FiBu / Debi / Kredi Finanzbuchhaltung - Zugriffsschutz auf Konten / Kostenstellen usw. im F627 - Originalbelege als Anhang auf Buchung Kontoauszug Debitorenbuchhaltung - Neue Maske im Programm 11 für Erfassung Belege - Elektronische Dossierablage Kreditorenbuchhaltung - Neue Maske im Programm 11 für Erfassung Belege - Elektronische Dossierablage - AbaScan Inbox 75
Neuerungen CRM Live Demo 76
Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten im CRM A11 77
Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten im CRM A11 78
Neuerungen CRM Etikette mit Doppeladressierung 79
Neuerungen CRM Branchendefinitionen 80
Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten Doppeladressierung Branchenfelder Anschriftenpflege (Überprüfung mit Post oder Local.ch) 81
Neuerungen AbaSearch 82
Neuerungen AbaSearch 83
Neuerungen AbaSearch 84
Neuerungen AbaSearch Volltextsuche im Abacus Durchsuchen von PDF und allen anderen Dokumenten Google vom Abacus 85
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folien stehen unter projekt7.ch und alphainfo.ch zum Download bereit