HELP.QMIMSM Release 4.6C
SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001
SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April 2001 3
SAP AG Inhalt...5 Probenverwaltung im Wareneingang... 7 Probenverwaltung in der Fertigung... 8 Planung der Physischen Proben... 10 Probenahmeverfahren... 12 Planung eines Probenahmeverfahrens... 13 Beispiel: Berechnung des Probenumfangs... 16 Probenahmeverfahren anlegen... 18 Probenahmeverfahren einem Prüfplan zuweisen... 19 Prüfpunktbewertung definieren... 20 Änderungsbelege für Probenahmeverfahren... 21 Stichprobenplan... 22 Stichprobenplan für Probenahmeverfahren anlegen... 23 Prüfpunkt (Physische Proben)... 24 Stichprobenverfahren... 25 Stichprobenverfahren für Physische Proben anlegen... 26 Abwicklung geplanter Physischer Proben... 27 Anlegen eines Prüfloses mit geplanten Physische Proben... 29 Probendatensatz... 30 Statusverwaltung für Probendatensatz... 32 Änderungsbelege für Probendatensätze... 33 Manuelles Anlegen von Physischen Proben... 34 Probendatensätze manuell anlegen... 35 Probendatensätze bearbeiten... 36 Massenpflege für Aufbewahrungsdaten Physischer Proben... 37 Probenahme... 39 Automatisches Zuweisen einer Probenahme... 40 Digitale Signatur im QM... 41 Digitale Signatur leisten... 42 Probenahme bearbeiten...43 Probeziehanweisung... 44 Drucken der Probeziehanweisung... 45 Etikettendruck zu Physischen Proben... 46 Ergebniserfassung zu Physischen Proben... 48 Verwendungsentscheid zum Prüflos... 50 Abwicklung ungeplanter Physischer Proben... 52 Neue Probenahme mit Bezug... 53 Neue Probenahme anlegen... 55 Physische Proben anlegen und für die Prüfung vorbereiten... 56 Manuell erzeugtes Prüflos zu Physischen Proben... 58 Prüflos zu Physischen Proben erzeugen... 60 4 April 2001
SAP AG Einsatzmöglichkeiten Die Anwendungskomponente Qualitätsmanagement (QM) bietet umfassende Möglichkeiten für die Verwaltung und Abwicklung Physischer Proben im Wareneingang [Seite 7] und in der Fertigung [Seite 8]. Die Probenverwaltung ergänzt die bestehenden QM-Funktionen für die Abwicklung von Stichproben und ermöglicht Ihnen: die Entnahme Physischer Proben flexibel zu planen diese Proben anhand von eindeutigen, mandantenspezifischen Schlüsseln zu identifizieren Prüfergebnisse zu Physischen Proben zu erfassen die Daten der Physischen Proben im R/3-System zu verwalten Die Probenverwaltung unterstützt einen Großteil der Anforderungen der Prozeßindustrie in Bezug auf Dokumentation und Nachweisführung Physischer Proben, die im Rahmen der Qualitätsprüfung gezogen wurden. Durch die Probenverwaltung wird die QM-Komponente mit einem Großteil der Funktionalitäten ausgestattet, die typischerweise im Labor Informationsmanagement System (LIMS) vorkommen. Einführungshinweise Die Probenverwaltung wird vor allem in den Branchen Nahrungsmittel, Chemie und Pharmazie eingesetzt. Hier werden Produkte komplexen chemischen, organischen und physikalischen Qualitätsprüfungen unterzogen. Sie sollten die Probenverwaltung einsetzen, wenn Sie folgende Möglichkeiten nutzen wollen: unterschiedliche Probenarten verwalten (z.b. Wareneingangsproben, Produktionsproben, Wettbewerbsproben) unterschiedliche Probentypen entnehmen (z.b. Entnahmeproben, Mischproben oder Rückstellproben) Verfahren für die Entnahme Physischer Proben entsprechend der Prüfabwicklung Ihres Unternehmens definieren genügend Physische Proben für Mehrfachprüfungen vorplanen Physische Proben für eine bestimmte Zeit lagern und einen Nachweis führen Integration Die Funktionen der Komponente sind in die QM-Funktionen für die Prüfplanung, Prüflosabwicklung und Ergebniserfassung integriert. Wenn Sie mit Hilfe der Probenverwaltung Physische Proben verwalten und abwickeln wollen, benötigen Sie als Ergänzung zur Probenabwicklung folgende Komponenten: Qualitätsplanung (QM-PT) Qualitätsprüfung (QM-IM) April 2001 5
SAP AG Funktionsumfang Mit der Probenverwaltung stehen Ihnen in den folgenden Gebieten flexiblere Möglichkeiten zur Verfügung: Prüfplanung Sie können Probenahmeverfahren [Seite 12] anlegen, um Ihre Strategie zur Erzeugung und Entnahme von Physischen Proben festzulegen. Sie können beispielsweise festlegen: welche Probentypen entnommen werden sollen (zum Beispiel Entnahmeproben, Mischproben bzw. Rückstellproben). wieviele Physische Proben entnommen werden sollen Wenn Ihr Material in unterschiedlichen Gebindetypen geliefert wird, können Sie abhängig vom Gebindetyp unterschiedliche Verfahren für die Entnahme von Physischen Proben definieren. Um die Funktionen für die Probenverwaltung zu aktivieren, müssen Sie einem Plan ein Probenahmeverfahren zuordnen. Die Information des Probenahmeverfahrens gilt dann für alle Materialien, die mit einem Prüfplan geprüft werden. Prüfabwicklung Das System legt für alle Physischen Proben automatisch einen Probendatensatz [Seite 30] an, wenn es ein Prüflos erzeugt. Jede Physische Probe wird durch eine eindeutige Probennummer identifiziert. Alle Physischen Proben, die automatisch zu einem Prüflos erzeugt wurden, werden vom System eindeutig einer Probenahme [Seite 39] zugeordnet. Über die Probenahmenummer können Sie feststellen, wieviele Physische Proben aus dem Prüflos entnommen und wieviele Misch- und Rückstellproben gebildet wurden. Neben den geplanten, automatisch erzeugten Proben haben Sie die Möglichkeit, Proben manuell anzulegen. Sie können Prüfergebnisse für alle automatisch und manuell erzeugten Physischen Proben erfassen. Wenn Sie den Verwendungentscheid zu einem Prüflos treffen, können Sie alle Physischen Proben mit ihren entsprechenden Status anzeigen. Nach der Prüfung können Sie einen Nachweis zu den Physischen Proben führen, indem Sie den Aufbewahrungsort der Proben im Probendatensatz festhalten. 6 April 2001
SAP AG Probenverwaltung im Wareneingang Probenverwaltung im Wareneingang Überblick Bei einer Wareneingangsprüfung entnehmen Sie physische Proben normalerweise aus einer bekannten und bereits verfügbaren Menge eines Materials. Die Waren werden normalerweise in einem oder mehreren Gebinden angeliefert, aus denen Sie die physischen Proben ziehen. Das System ermittelt den Probenumfang anhand der Informationen aus dem Prüfplan und dem diesem zugeordneten Probenahmeverfahren und druckt eine Probeziehanweisung, sobald ein Prüflos erzeugt wird. Die Probeziehanweisung gibt an: Wie viele physische Proben Sie aus der verfügbaren Warenmenge entnehmen sollen Wie Sie die physischen Proben zur Prüfung an die Labors verteilen sollen Bei den meisten Wareneingangsprüfungen benötigen sie nur eine Probenahmeanweisung im Probenahmeverfahren, um anzugeben, wie die physischen Proben gezogen werden sollen. Die Vorgänge im Prüfplan bilden die verschiedenen Labors ab, auf die Sie die physischen Proben verteilen. Normalerweise führt jedes Labor eine andere Prüfung durch das geprüfte Material ist jedoch in allen Labors identisch. Sie können bei einer Wareneingangsprüfung auch physische Proben prüfen, die nicht vorgeplant wurden. Vorgehensweise Die folgenden Fragen und Antworten helfen Ihnen festzustellen, wie Sie vorgehen sollen: Was muß ich tun, wenn ich im Wareneingang physische Proben vorplanen und abwickeln möchte? a) Planen Sie die physischen Proben im Probenahmeverfahren vor. b) Ordnen sie das Probenahmeverfahren dem Prüfplan zu. c) Erfassen Sie Prüfergebnisse zu den automatisch generierten physischen Proben, wenn das System das Prüflos erzeugt hat. Was muß ich tun, wenn ich neben den vorgeplanten physischen Proben weitere physische Proben ziehen und prüfen will? Erweitern Sie die existierende Probenahme, um die neuen, manuell erzeugten physischen Proben mit einzuschließen ODER Erzeugen Sie manuell eine neue Probenahme mit Bezug auf ein Prüflos oder einen Auftrag. April 2001 7
SAP AG Probenverwaltung in der Fertigung Probenverwaltung in der Fertigung Überblick In der Fertigung kann es, abhängig von verschiedenen Faktoren (z.b. Art des Produktionsprozesses, Art des produzierten Produkts, Zahl der Fertigungsschritte) bei unterschiedlichen Produktionsprozessen unterschiedliche Anforderungen für die Probenahme geben. Ein Produktionsprozeß besteht typischerweise aus verschiedenen Fertigungsschritten oder Vorgängen, die beschreiben, wie das Produkt hergestellt wird. Im Verlauf des Produktionsprozesses ändern sich die physischen Eigenschaften des Produkts normalerweise von einem Vorgang zum nächsten. Im Hinblick auf diese Veränderungen kann sich auch das Probenahmeverfahren und die Zahl der benötigten Probenahmen im Verlauf des Produktionsprozesses ändern. Aus diesem Grund können Sie in verschiedenen Stadien der Produktion verschiedene Probeziehanweisungen benötigen. Im allgemeinen haben Sie in der Fertigung folgende Möglichkeiten, physische Proben zu ziehen: Vorplanung einer Probenahme Sie können eine Probenahme vorplanen, indem Sie ein Probenahmeverfahren definieren und dem Arbeitsplan oder Planungsrezept zuordnen. In diesem Fall erzeugt das System automatisch die physischen Proben, wenn ein Prüflos erzeugt wird. Physische Proben manuell ziehen Sie ziehen die physischen Proben manuell nach Kriterien wie Zeit oder Menge (z.b. ziehen Sie physische Proben alle drei Stunden oder immer nach 1000 Litern). In diesem Fall planen Sie die Ziehung physischer Proben nicht in einem Probenahmeverfahren vor. Sie erzeugen sie manuell mit Bezug auf ein Prüflos oder einen Auftrag. Richtlinien Wenn nötig, können Sie beide der oben genannten Methoden in Ihrem Produktionsprozeß kombinieren. Sie können nur die erste Probenahme im Produktionsprozeß vorplanen. Wenn Sie eine Probenahme vorplanen, erzeugt das System automatisch die physischen Proben und die Prüfanweisungen für die Ergebniserfassung, wenn es ein Prüflos erzeugt. Wenn Sie die Probenahme für verschiedene physische Proben in verschiedenen Vorgängen des Produktionsprozesses vorplanen möchten, müssen Sie im Probenahmeverfahren für jeden zu prüfenden Vorgang eine separate Probenahme definieren. Für jeden Vorgang, der zu prüfende Merkmale enthält, können Sie eine oder mehrere Probenahmen abwickeln. Sie können jedoch nur die erste von mehreren Probenahmen vorplanen. Sie müssen alle weiteren Probenahmen manuell anlegen. Das bedeutet, daß sie neue Probenahmen mit Bezug auf ein Prüflos, einen Auftrag, einen operativen Ablauf oder einen Produktionsauftrag anlegen müssen. 8 April 2001
SAP AG Aktivitäten Probenverwaltung in der Fertigung Die folgenden Fragen und Antworten helfen Ihnen festzustellen, wie Sie vorgehen sollen. Was muß ich tun, wenn ich in der Fertigung physische Proben vorplanen und abwickeln möchte? a. Planen Sie die physischen Proben für die erste Probenahme in einem Probenahmeverfahren vor. b. Ordnen sie das Probenahmeverfahren dem Arbeitsplan oder Planungsrezept zu. c. Erfassen Sie Prüfergebnisse zu den automatisch generierten physischen Proben, wenn das System das Prüflos erzeugt hat. Was muß ich tun, wenn ich verschiedene physische Proben und in jedem Vorgang eine unterschiedliche Zahl physischer Proben vorplanen und prüfen möchte? Sie müssen sicherstellen, daß das System für jeden Vorgang eine separate und eindeutige Probenahmeanweisung vorfindet. Dies wird durch die Teilprobenummern erreicht, die die Gültigkeit der Probenahmeanweisung und deren Zuordnung zur Teilprobe auf Merkmalsebene im Vorgang definieren. Wie kann ich zusätzlich zur ersten Probenahme weitere Probenahmen abwickeln? a. Erzeugen Sie manuell eine neue Probenahme mit Bezug auf ein Prüflos oder einen Auftrag. b. Erfassen Sie zu dem Vorgang, für den Sie die neue Probenahme erzeugt haben, Prüfergebnisse zu den Physischen Proben der Probenahme. April 2001 9
SAP AG Planung der Physischen Proben Planung der Physischen Proben Einsatzmöglichkeiten Sie planen Physische Proben, um die Qualitätsprüfung von Proben an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anzupassen damit das System automatisch Probendatensätze erzeugt, wenn ein Prüflos entsteht Voraussetzungen Die Customizing-Vorgaben der Komponente Probenverwaltung schließen die unten aufgeführten Muß- und Kann-Aktivitäten ein. Muß-Aktivitäten Im Customizing der Komponente Qualitätsmanagement hat Ihr Projektteam: Probenarten definiert (z.b. Wareneingangsproben, Probe aus der Fertigung, Wettbewerbsproben) Probenarten der Prüfart für den Wareneingang oder für die Produktion zugeordnet Nummernkreise für Probennummern und Probenahme-Nummern zugewiesen Prüfpunkte für Physische Proben festgelegt auf Werksebene das Kennzeichen gesetzt, um die Gebindeanzahl zu Wareneingangsprüflosen anzuzeigen Kann-Aktivitäten Im Customizing der Komponente Qualitätsmanagement hat Ihr Projektteam: Gebindetypen für Physische Proben definiert Aufbewahrungsorte für die Proben definiert Materialberechtigungen vergeben, damit Probenabwicklung und die Quittierung Physischer Proben erfolgen kann zur Materialberechtigung festgelegt, ob bei der Quittierung der Physischen Proben eine Digitale Signatur erforderlich ist Weitere Informationen zum Customizing finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Qualitätsmanagement. Ablauf 1. Sie entwickeln ein Konzept für die Probenahme und definieren Ihre Strategien in einem oder mehreren Probenahmeverfahren [Seite 12]. 2. Sie überprüfen, ob die Stichprobenverfahren [Seite 25] die Prüfplänen und die Stichprobenpläne [Seite 22], die den Probenahmeverfahren zugeordnet werden, mit den Vorgaben der Probenverwaltung übereinstimmen. 3. Sie aktivieren die Probenverwaltung, indem Sie im Prüfplan 10 April 2001
SAP AG Planung der Physischen Proben im Plankopf Prüfpunkte für Physische Proben definieren im Plankopf ein Probenahmeverfahren zuordnen die Prüfpunktbewertung auf Vorgangsebene definieren Siehe auch Probenahmeverfahren anlegen [Seite 18] Stichprobenverfahren für Physische Proben anlegen [Seite 26] Stichprobenplan für Probenahmeverfahren anlegen [Seite 23] Probenahmeverfahren einem Prüfplan zuweisen [Seite 19] Prüfpunktbewertung definieren [Seite 20] April 2001 11
SAP AG Probenahmeverfahren Probenahmeverfahren Definition Ein Stammdatenobjekt in dem Sie die Entnahme Physischer Proben planen. Im Probenahmeverfahren bestimmen Sie, welche Probentypen entnommen werden sollen wieviele Proben entnommen werden sollen den Umfang jeder Probe ob die Entnahme der Proben quittiert werden soll Verwendung Das System nutzt die Informationen des Probenahmeverfahrens und des Prüfplans, um die Probenumfänge zu ermitteln, und bei der Prüfloserzeugung einen Probendatensatz anzulegen. Struktur Ein Probenahmeverfahren kann unterschiedliche Anweisungen zur Probenahme enthalten. Diese Probenahmeanweisungen enthalten Information darüber, wie Sie Probenumfänge ermitteln. Die Ermittlung erfolgt über die Losgebindeeinheit. Sie legen in der Probenahmeanweisung ebenfalls fest, bis zu welcher Teilprobennummer im Prüplan sie gilt. Integration Neben dem Probenahmeverfahren werden folgende Stammdaten für die Prüfabwicklung verwendet: Prüfplan Sie ordnen ein Probenahmeverfahren einem Prüfplan zu, um die Probenverwaltung zu aktivieren. Stichprobenplan Falls Sie die Anzahl Physischer Proben automatisch ermitteln wollen, können Sie einem Probenahmeverfahren einen Stichprobenplan zuordnen. 12 April 2001
SAP AG Planung eines Probenahmeverfahrens Planung eines Probenahmeverfahrens Einsatzmöglichkeiten Sie planen Probenahmeverfahren, um: zu definieren, wie Sie Physische Proben anlegen und die Probenahme durchführen im System genaue Anweisungen festzuhalten, wie Physische Proben gebildet werden sollen Dieser Prozeß enthält ein Beispiel dafür, wie das System den Probenumfang nach den Informationen, die Sie im Probenahmeverfahren eingegeben haben, ermittelt. Ablauf 1. Sie bewerten Ihre Prüfabläufe und legen fest, welche Kriterien beim Anlegen eines Probenahmeverfahrens [Seite 18] wichtig sind. In manchen Unternehmen hängt das Verfahren der Probenahme davon ab, wie die Materialien geprüft werden. So kann ein Prüfplaner beispielsweise alle Materialien, die auf die gleiche Art geprüft werden, dem gleichen Prüfplan zuordnen. Um die Funktionen der Probenverwaltung zu aktivieren, ordnen Sie das Probenahmeverfahren dem Plankopf zu. Daher verwenden auch alle Materialien, die dem Prüfplan zugeordnet sind, dasselbe Probenahmeverfahren. Sie müssen untersuchen, welche Verfahren und Kriterien in Ihrem Unternehmen bei der Probenahme verwendet werden, und Ihre Probenahmeverfahren dementsprechend definieren. 2. Sie geben an, wie der Probenumfang ermittelt werden soll. Sie müssen in jedem Probenahmeverfahren angeben, ob das System die Anzahl der Physischen Proben auf der Grundlage der Losmenge in Basismengeneinheiten (z.b. 1000 Liter) oder aufgrund der Gebindeanzahl und dem Gebindetyp (z.b. 5 Fässer) berechnen soll. 3. Sie geben an, ob die Entnahme der Physischen Proben quittiert werden muß. Sie können im Probenahmeverfahren festlegen, daß eine Quittierungspflicht für die Entnahme von Physischen Proben besteht. Dies bedeutet, daß das System die erzeugten Probendatensatzsätze erst freigibt, wenn Sie die Probenahme quittiert haben. Solange ein Probendatensatz nicht freigegeben ist, können sie zu der Physischen Probe keine Prüfergebnisse erfassen. Wenn Sie diese Funktion nicht aktivieren, gibt das System die Probendatensätze frei, sobald diese erzeugt sind. Weitere Informationen über die Status von Physischen Proben finden Sie unter Statusverwaltung für Probendatensätze [Seite 32]. 4. In einem Probenahmeverfahren definieren Sie eine oder mehrere Probenahmeanweisungen. Eine Probenahmeanweisung enthält genaue Anweisunge, wie und wieviele Physische Proben für ein Material gebildet werden sollen. Sie müssen für jedes Probenahmeverfahren mindestens eine Probenahmeanweisungen definieren. Eventuell müssen Sie mehrere verschiedene Probenahmeanweisungen anlegen, wenn: Sie für verschiedene Teilprobennummern im Prüfplan eine unterschiedliche Anzahl von Physischen Proben ziehen wollen. April 2001 13
SAP AG Planung eines Probenahmeverfahrens Ihre Materialien in unterschiedlichen Gebindetypen geliefert werden und Sie abhängig vom Gebindetyp unterschiedliche Verfahren für die Entnahme von Physischen Proben anwenden. 5. Sie geben für jede Probenahmeanweisung an, welche Probentypen gebildet werden sollen: Entnahmeprobe (erste Stufe) Physische Proben, die direkt von einem Material oder einer Charge gezogen und geprüft oder zur Bildung von Mischproben verwendet werden. Mischproben (zweite Stufe) Physische Proben, die durch Mischen von zwei oder mehreren Entnahmeproben desselben Materials oder derselben Charge gebildet werden. Rückstellproben Entnahmeproben eines Materials oder einer Charge, die für eine spätere Prüfung zurückgestellt werden. Die folgende Tabelle zeigt, welche Physischen Proben, abhängig von den gebildeten Physischen Proben, normalerweise an die Labors verteilt und dort geprüft werden: Wenn Sie Entnahmeproben Entnahme- und Rückstellproben Entnahme- und Mischproben Entnahme-, Misch- und Rückstellproben prüfen Sie Entnahmeproben nur Entnahmeproben nur Mischproben nur Mischproben 6. Sie legen fest, wieviele Physische Proben entnommen werden sollen. Sie müssen in jeder Probenahmeanweisung festlegen, wie viele Entnahme-, Misch- und Rückstellproben gebildet werden sollen. Sie können folgende Möglichkeiten nutzen: Für Entnahme- und Mischproben können Sie festlegen: Eine feste Anzahl Physischer Proben Einen Stichprobenplan, damit das System die Anzahl der Physischen Proben automatisch anhand der Prüflosmenge bestimmen kann Für Rückstellproben können Sie nur festlegen: Eine feste Anzahl Physischer Proben 14 April 2001
SAP AG Planung eines Probenahmeverfahrens Eine Formel, damit das System die Anzahl der Proben berechnen kann. Der SAP Formelinterpreter unterstützt folgende Formelparameter, um die Anzahl Physischer Proben zu berechnen: Losmenge (P1) Gebindeanzahl (P2) Anzahl Entnahmeproben (P3) Wenn Sie beispielsweise je Gebinde eine Physische Probe ziehen wollen, geben Sie im Formelfeld einfach den Parameter "P2" ein. Für Entnahme- und Mischproben können Sie auch einen Faktor angeben, der bewirkt, daß das System mehr Physische Proben erzeugt, als Sie für die momentane Prüfung benötigen. Wenn Sie beispielsweise den Faktor "3" angeben, erzeugt das System eine Anzahl von Physischen Proben, die für drei Prüfungen ausreichend ist. Sie sollten verstehen, wie das System die Anzahl und den Umfang von Physischen Proben berechnet. Weitere Informationen finden Sie im Beispiel Berechnung des Probenumfangs [Seite 16]. April 2001 15
SAP AG Beispiel: Berechnung des Probenumfangs Beispiel: Berechnung des Probenumfangs Dieses Beispiel zeigt, wie das System die Probenanzahl und den Probenumfang auf Grundlage der Informationen aus dem Prüfplan und dem Probenahmeverfahren ermittelt. Probenahmeverfahren Division: 450 / 9 = 90 ml Prüfplan suche Maximum Addition 90 ml Entnahmeprobe Vorgang 100 (Labor A) Merkmal 10 Teilprobe 1 Merkmal 20 Teilprobe 1 15 x 10 ml = 150 ml Stichprobe 10 x 10 ml = 100 ml Stichprobe 150 ml Teilprobe 1 450 ml Mischprobe Mischprobe 90 ml Entnahmeprobe 90 ml Entnahmeprobe 90 ml Vorgang 200 (Labor B) Entnahmeprobe Merkmal 30 Teilprobe 2 Merkmal 40 Teilprobe 2 12 x 10 ml = 120 ml Stichprobe 20 x 10 ml = 200 ml Stichprobe 200 ml Teilprobe 2 90 ml Entnahmeprobe Angaben in der Probenahmeanweisung des PNV: Vorgang 300 (Labor C) Merkmal 50 Teilprobe 3 Merkmal 60 Teilprobe 3 4 x 25 ml = 100 ml Stichprobe 6 x 5 ml = 30 ml Stichprobe 100 ml Teilprobe 3 Mischstufe Anzahl Mischproben: 1 Faktor Umfang: 1 Entnahmestufe Anzahl Entnahmeproben: 5 Faktor Umfang: 1 Wie ermittelt das System den Probenumfang? Das System ermittelt Wert Ergebnis 1. eine Mischprobe, die aus der Summe aller Teilproben im Plan besteht = 450 ml 2. den Umfang einer Mischprobe für eine Prüfung = 450 ml x 1 = 450 ml 3. den Umfang einer Entnahmeprobe für eine Prüfung = 450 ml / 5 x 1 = 90 ml 4. den Umfang aller Entnahmeproben für eine Prüfung = 90 ml x 5 = 450 ml In diesem Beispiel wurden die Probenumfänge für eine einzige Prüfung ermittelt. Wenn das System weitere Prüfungen berücksichtigen soll, können Sie im Probenahmeverfahren verschiedene Faktoren angeben, um den Probenumfang entsprechend zu erhöhen. 16 April 2001
SAP AG Beispiel: Berechnung des Probenumfangs Wie wird der Inhalt der Mischprobe auf die verschiedenen Labors verteilt? 150 ml an Labor A (Vorgang 100) Verteilung an die Labors 200 ml an Labor B (Vorgang 200) Mischprobe: 450 ml 100 ml an Labor C (Vorgang 300) April 2001 17
SAP AG Probenahmeverfahren anlegen Probenahmeverfahren anlegen 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Grunddaten Stichprobe Probenahmeverfahren Bearbeiten. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Probenahmeverfahrens. Dieses Bild enthält eine Tabelle, in der Sie die Kopfdaten für ein oder mehrere Probenahmeverfahren festlegen können. 2. Wählen Sie Neue Einträge. Die Tabellenfelder sind eingabebereit. 3. Geben Sie die in der Tabelle die gewünschten Daten ein. Sie müssen mindestens einen Schlüssel angeben, der das Probenahmeverfahren eindeutig kennzeichnet. 4. Wählen Sie in der Tabelle das neue Probenahmeverfahren aus und wählen Sie im Übersichtsbaum mit Doppelklick Probenahmeanweisung. Sie gelangen auf das Bild zum Anlegen von Probenahmeanweisungen im Probenahmeverfahren. 5. Wählen Sie Neue Einträge. Sie gelangen auf das Detailbild der Probenahmeanweisung. 6. Geben Sie in der Probenahmeanweisung die erforderlichen Daten für folgende Felder oder Registerkarten ein: Gebindeeinheit Dies ist die Gebindeeinheit, die für die Probenahmeanweisung gilt (z.b. Fässer). bis Teilprobe Dies ist die höchst mögliche Anzahl von Teilproben im Prüfplan an, für den die Probenahmeanweisung gilt (z.b. bis zur Teilprobennummer 003). Die Daten für die Entnahmeproben (Registerkarte Entnahmeproben) 7. Geben Sie ggf. die optionalen Daten für die Misch- und Rückstellproben ein. 8. Sichern Sie die Daten. 18 April 2001
SAP AG Probenahmeverfahren einem Prüfplan zuweisen Probenahmeverfahren einem Prüfplan zuweisen Voraussetzungen Sie haben bereits den Plan angelegt, den Sie zusammen mit dem Probenahmeverfahren verwenden möchten. Der Plan enthält mindestens ein Muß-Merkmal. Die Vorgehensweise, wie Sie ein Probenahmeverfahren einem Plan zuweisen, ist für alle Plantypen identisch (z.b. für einen Prüfplan, einen Arbeitsplan oder ein Planungsrezept) Die untenstehende Vorgehensweise beschreibt, wie Sie ein Probenahmeverfahren einem Prüfplan zuweisen. Informationen über die Zuordnung zu Arbeitsplänen und Planungsrezepten finden Sie bei den entsprechenden Funktionen zum Anlegen oder Ändern von Arbeitsplänen oder Planungsrezepten. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Prüfplanung Prüfplan Anlegen oder Ändern. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen oder Ändern eines Prüfplans. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, um einen Prüfplan im Anlege- oder Änderungsmodus aufzurufen. 3. Wählen Sie im Prüfplan die Funktion, um den Prüfplankopf anzuzeigen. 4. Geben Sie im Feld Prüfpunkte den Wert ein, der Prüfpunkte für Physische Proben festlegt und wählen Sie dann Weiter. Es erscheint unter dem Feld Prüfpunkte das Feld Probenahmeverfahren. 5. Geben Sie den Schlüssel für das Probenahmeverfahren ein, das Sie dem Prüfplan zuweisen möchten. 6. Sichern Sie die Daten. Ergebnis Wenn Sie sichern, führt das System automatisch eine Konsistenzprüfung für den Prüfplan durch. Das System gibt eine Warnmeldung aus: die Sie darüber informiert, daß die Probentexte für die Prüfmerkmale auf der Probeziehanweisung nicht ausgedruckt werden, wenn Sie im Probenahmeverfahren einen Langtext angelegt und gespeichert haben. wenn im Prüfplan für dieselbe Teilprobe unterschiedliche Probemengeneinheiten angegeben sind Die Probenverwaltung ist für die Materialien, die dem Prüfplan zugewiesen wurden, aktiv. April 2001 19
SAP AG Prüfpunktbewertung definieren Prüfpunktbewertung definieren Voraussetzungen Sie müssen im Prüfplan: Prüfpunkte für Physische Proben festlegt haben dem Prüfplan ein Probenahmeverfahren zugeordnet haben Vorgehensweise 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Prüfplanung Prüfplan Anlegen oder Ändern. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen oder Ändern eines Prüfplans. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, um einen Prüfplan im Anlege- oder Änderungsmodus aufzurufen. 3. Wählen Sie die Funktion zur Anzeige der Vorgangsübersicht für den Prüfplans. 4. Markieren Sie einen Vorgang und wählen Sie Vorgang. Sie gelangen auf das Detailbild für den ausgewählten Vorgang. 5. Wählen Sie im Feld Prüfpunktabschluß einen Wert für den Prüfpunktabschluß aus (z.b. automatische Bewertung gemäß Prüfpunktdefinition) 6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die restlichen Vorgänge des Prüfplans. 7. Sichern Sie die Daten. Ergebnis In Ergebniserfassung können Sie die Prüfpunkte manuell bewerten oder vom System im Hintergrund automatisch bewerten lassen (abhängig davon, wie Sie den Prüfpunktabschluß definiert haben). 20 April 2001
SAP AG Änderungsbelege für Probenahmeverfahren Änderungsbelege für Probenahmeverfahren Verwendung Wenn Sie ein Probenahmeverfahren ändern, dokumentiert das System diese Änderungen mit Änderungsbelegen. Damit das System Änderungsbelege erzeugen kann, müssen Sie das Probenahmeverfahren vorher sichern,. Ein Änderungsbeleg enthält folgende Informationen: Die Felder des Probenahmeverfahrens, die geändert wurden (alte und neue Werte) Name des Benutzers, der die Änderungen vorgenommen hat Datum und Uhrzeit der Änderungen Aktivitäten Sie können die Änderungsbelege anzeigen und ausdrucken während Sie ein Probenahmeverfahren bearbeiten. April 2001 21
SAP AG Stichprobenplan Stichprobenplan Definition Zusammenstellung von Stichprobenanweisungen nach übergeordneten Gesichtspunkten (beispielsweise AQL und Prüfschärfe). Im SAP-System orientiert sich der Aufbau des Stichprobenplans an internationalen Standards (zum Beispiel ISO 3951). Es können jedoch auch Stichprobenpläne anderer Stichprobenverfahren abgebildet werden. Verwendung Sie können einem Probenahmeverfahren einen Stichprobenplan zuordnen, wenn das System die Anzahl der Physischen Proben ermitteln sollen. Das System kann die Probenanzahl über eine der folgenden Möglichkeiten ermitteln: Siehe auch: Prüflosmenge in Basismengeneinheiten Anzahl der Gebinde und der Gebindetyp im Prüflos Stichprobenplan für Probenahmeverfahren anlegen [Seite 23] 22 April 2001
SAP AG Stichprobenplan für Probenahmeverfahren anlegen Stichprobenplan für Probenahmeverfahren anlegen 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Grunddaten Stichprobe Stichprobenplan Bearbeiten. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenplans. 2. Geben sie einen Namen für den anzulegenden Stichprobenplan an. 3. Sie können einen Stichprobenplan ganz neu anlegen oder einen existierenden als Kopiervorlage nutzen. Wählen Sie dazu eine der folgenden Möglichkeiten: Um einen Stichprobenplan neu anzulegen Um einen Stichprobenplan mit Hilfe einer Kopiervorlage anzulegen a. Wählen Sie Weiter. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenplans. b. Geben Sie im Einstiegsbild die erforderlichen Daten ein. a. Wählen Sie Kopieren. Ein Dialogfenster zum Kopieren eines Stichprobenplans erscheint. b. Geben sie den Namen des Stichprobenplans ein, den Sie kopieren möchten. c. Wählen Sie Kopieren. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenplans. d. Ändern Sie ggf. die Daten auf dem Einstiegsbild. 4. Setzen sie im Einstiegsbild das Kennzeichen Ohne Bewertungsparam. Wenn Sie dieses Kennzeichen nicht setzen, können Sie den Stichprobenplan nicht in einem Stichprobenverfahren verwenden. 5. Geben Sie an, ob sich die Stichprobentabellen im Stichprobenplan auf eine Prüfschärfe oder eine Prüfschärfe und einen AQL-Wert beziehen sollen. 6. Wählen Sie Weiter und sichern Sie die Daten. Ergebnis Sie können den Stichprobenplan in einem Stichprobenverfahren referenzieren. April 2001 23
SAP AG Prüfpunkt (Physische Proben) Prüfpunkt (Physische Proben) Definition Ein Bezugsobjekt, um mehrere Prüfungen durchzuführen und Merkmalsergebnisse zu einem Vorgang zu erfassen. Bei einer Wareneingangsprüfung mit geplanten Physischen Proben wird jede Probennummer durch einen Prüfpunkt eindeutig bestimmt. Über die Nummer hinaus kann der Prüfpunkt optionale, frei definierbare Felder enthalten. Integration Daten zu den Prüfpunkten geben Sie in den folgenden Planungsobjekten an: Prüfplan Auf Kopfebene geben Sie entsprechenden Wert für die Prüfpunktabwicklung in der Probenverwaltung ein. Auf Vorgangsebene geben Sie an, wie die Prüfpunkte bewertet werden, wenn Sie Prüfergebnisse erfassen. Die Bewertung kann durch Sie oder das System erfolgen. Stichprobenverfahren In jedem Stichprobenverfahren, das Sie in einem Prüfplan auf Merkmalsebene zuordnen, müssen Sie ebenfalls den Wert für die Prüfpunktabwicklung in der Probenverwaltung gesetzt haben. 24 April 2001
SAP AG Stichprobenverfahren Stichprobenverfahren Definition Verfahren, durch das der Stichprobenumfang für eine Prüfung ermittelt wird. Das Stichprobenverfahren definiert zudem die Art der Bewertung, die für die Ergebniserfassung verwendet wird (attributiv, variabel, manuell, etc.). Verwendung Um den Prüfumfang zu ermitteln, ordnen Sie den Prüfmerkmalen im Plan ein Stichprobenverfahren zu. Integration In folgender Situation müssen Sie im Stichprobenverfahren den Wert für die Prüfpunkte in der Probenverwaltung gesetzt haben: Wenn Sie einem Prüfplan sowohl ein Stichprobenverfahren (auf Merkmalsebene) als auch ein Probenahmeverfahren (auf Kopfebene) zugeordnet haben. Weitere Informationen finden im Kapitel zur Stichprobenermittlung und Dynamisierung. April 2001 25
SAP AG Stichprobenverfahren für Physische Proben anlegen Stichprobenverfahren für Physische Proben anlegen 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsplanung Grunddaten Stichprobe Stichprobenverfahren Bearbeiten. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenverfahrens. 2. Geben Sie einen Namen für das anzulegende Stichprobenverfahren an. 3. Sie können ein Stichprobenverfahren ganz neu anlegen oder ein existierendes als Kopiervorlage nutzen. Wählen Sie dazu eine der folgenden Möglichkeiten: Um ein Stichprobenverfahr en neu anzulegen Um ein Stichprobenverfahre n mit Hilfe einer Kopiervorlage anzulegen a. Wählen Sie Stichprobenverfahren. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenverfahren s. b. Geben Sie im Einstiegsbild die erforderlichen Daten ein. a. Wählen Sie Kopieren. Ein Dialogfenster zum Kopieren eines Stichprobenverfahrens erscheint. b. Geben sie den Namen des Stichprobenverfahrens ein, das Sie kopieren möchten. c. Wählen Sie Kopieren. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Stichprobenverfahrens. d. Ändern Sie ggf. die Daten auf dem Einstiegsbild. 4. Setzen Sie im Bildbereich für Prüfpunkte das Kennzeichen Probenverwaltung. 5. Wählen Sie Weiter, um das nächste Bild anzuzeigen. 6. Geben Sie die gewünschten Daten ein oder ändern Sie diese. Sichern Sie Ihre Daten. Ergebnis Sie können das Stichprobenverfahren einem Prüfmerkmal im Prüfplan zuweisen, der ein Stichprobenverfahren im Plankopf vorsieht. 26 April 2001
SAP AG Abwicklung geplanter Physischer Proben Abwicklung geplanter Physischer Proben Einsatzmöglichkeiten Dieses Szenario beschreibt, wie Sie Physische Proben bei einer Wareneingangsprüfung abwickeln können. Das Ziel der Prüfung liegt darin, die Qualität des Materials im Prüflos zu bestimmen. Dies können Sie erreichen, indem Sie eine bestimmte Anzahl Physischer Proben prüfen zu allen Physischen Proben Prüfergebnisse erfassen alle Physischen Probe bewerten den Verwendungsentscheid für das Prüflos treffen die Physische Proben für eventuelle nachfolgende Prüfungen aufbewahren (optional) Voraussetzungen Für jede Physische Probe existiert ein Probendatensatz. Ein Probendatensatz entsteht folgendermaßen: Ablauf Das System erzeugt den Probendatensatz für alle geplanten Physische Proben automatisch. Sie legen den Probendatensatz für ungeplante Physische Proben manuell an. 1. Die Probendatensätze werden entweder automatisch vom System oder manuell von Ihnen erzeugt. Weitere Informationen über die Aktivitäten des Systems während der Prüfloserzeugung finden Sie unter: Anlegen eines Prüfloses mit geplanten Physische Proben [Seite 29]. 2. Entsprechend der Vorgaben der Probeziehanweisung [Seite 44] entnehmen Sie aus dem Prüflos Physische Proben. 3. Sie quittieren die Entnahme der Proben, wenn es in der Probeziehanweisung gefordert wird. 4. Falls erforderlich, können Sie Physische Proben manuell anlegen [Seite 34]. 5. Sobald die Physischen Proben auf die Arbeitsplätze oder Labors verteilt sind, führen Sie die Prüfung durch und erfassen Ergebnisse den Prüfmerkmalen. Wenn Sie Prüfergebnisse erfassen, müssen Sie alle Physischen Probe und Prüfmerkmale bewerten.anschließend müssen Sie die Prüfmerkmale abschließen. 6. Sie schließen die Prüfung ab, indem Sie den Verwendungsentscheid für das Prüflos treffen. 7. Falls erforderlich, können Sie die Proben für eventuelle nachfolgende Prüfungen aufbewahren. Siehe auch: Probendatensätze manuell anlegen [Seite 35] April 2001 27
SAP AG Abwicklung geplanter Physischer Proben Ergebniserfassung zu Physischen Proben [Seite 48] Verwendungsentscheid zum Prüflos [Seite 50] 28 April 2001
SAP AG Anlegen eines Prüfloses mit geplanten Physische Proben Anlegen eines Prüfloses mit geplanten Physische Proben Verwendung Das System erzeugt automatisch Probendatensätze für ein Prüflos, wenn Sie Physische Proben in einem Probenahmeverfahren geplant, das Sie seinerseits einem Prüfplan zugeordnet haben. Dabei muß dieser Prüfplan mindestens ein Prüfmerkmal enthalten. Das System erzeugt einen Probendatensatz wenn es ein Prüflos aufgrund eines Wareneingangs anlegt Sie ein Prüflos manuell für einen Wareneingang anlegen Aktivitäten Wenn ein Prüflos erzeugt wurde ermittelt das System die Anzahl und den Umfang der Physischen Proben, die entnommen werden sollen erzeugt es einen Probendatensatz [Seite 30] für jede Entnahmeprobe, Mischprobe bzw. Rückstellprobe. Diese Daten werden automatisch mit Daten gefüllt, abhängig von Probenart Probenumfänge im Prüflos Vorgaben aus dem Prüfplan Vorgaben aus dem Probenahmeverfahren weist das System jedem Probendatensatz eine Probenahme-Nummer [Seite 39] zu. Wenn Sie zusätzliche Physische Proben [Seite 35] für das gleiche Prüflos erzeugen wollen, müssen sie ihnen die gleiche Probenahme-Nummer zuweisen, die das System den automatisch erzeugten Physische Proben zugewiesen hat. erzeugt das System Prüfvorgaben alle Physischen Proben und Arbeitsplätze, um die Ergebniserfassung zu ermöglichen (das heißt, es kopiert die Prüfmerkmale vom Prüfplan in das Prüflos und erzeugt Prüfpunkte [Seite 24]. Wenn Sie im Probenahmeverfahren nur Entnahmeproben geplant haben, erzeugt das System Prüfvorgaben für jede Entnahmeprobe und jeden Arbeitsplatz Entnahme- und Mischproben geplant haben, erzeugt das System die Prüfvorgaben nur für jede Mischprobe und jeden Arbeitsplatz druckt das System die Probeziehanweisung [Seite 44] (wenn Sie im Customizing der Prüfart das Kennzeichen für den sofortigen Druck gesetzt haben) April 2001 29
SAP AG Probendatensatz Probendatensatz Definition Ein Datensatz, der alle Stamm- und Bewegungsdaten für eine Physische Probe enthält. Probendatensätze werden für alle Physische Proben (Entnahme-, Misch- und Rückstellprobe) erzeugt. Jeder Probendatensatz hat eine eindeutige mandantenweite Probenummer. Verwendung Sie verwenden einen Probendatensatz, um alle prüfungsbezogenen Daten für eine Physische Probe zu dokumentieren. Struktur Das System erzeugt geplante Probendatensätze auf Grundlage eines Probenahmeverfahrens und eines Prüfplans wenn es ein Prüflos zu einem Wareneingang erzeugt. Sie erzeugen ungeplante Probendatensätze manuell. Alle Probendatensätze enthalten unterschiedliche Daten: Kopfdaten Allgemeine Informationen über die Physische Probe (beispielsweise Probennummer, Probenart, Probentyp, Statusinformation, Kurztext). Herkunftsdaten der Proben Informationen über die Herkunft der physische Probe (zum Beispiel Material, Charge, Materialbelegnummer, Werk, Lieferant, Hersteller). Daten zum Prüflos Informationen über das Prüflos, aus dem sie Proben entnommen wurden (wie beispielsweise Prüflosnummer, Status des Prüfloses, Prüflosmenge, Stichprobenumfang, Plangruppe). Probenahmedaten Informationen über die Probenahme (zum Beispiel Probentyp, Anzahl Losgebinde, Losgebindeeinheit, Gebindetyp, Anzahl der Physischen Proben, Probenahmenummer, Probenahmeverfahren, Quittierung der Entnahme der Proben) Daten zum Aufbewahrungsort Informationen darüber, wo die Physischen Proben nach einer Prüfung aufbewahrt werden (wie beispielsweise Aufbewahrungsort, Aufbewahrungsdauer, Lagerort und Status der Physischen Probe). Integration Das System ordnet jedem Probendatensatz wird eine Probenahme [Seite 39] zu. Alle Physischen Proben, die aus dem gleichen Prüflos stammen, haben die gleiche Probenahme- Nummer aus dieser Probenahme. 30 April 2001
SAP AG Probendatensatz Wenn Sie Physische Proben manuell erzeugt haben, die sich nicht auf eine bestehende Probenahme-Nummer beziehen, weist das System ihnen eine neue Probenahme-Nummer zu. April 2001 31
SAP AG Statusverwaltung für Probendatensatz Statusverwaltung für Probendatensatz Verwendung Die allgemeine Statusverwaltung des R/3-Systems gilt auch für Probendatensätze. Bei der Erzeugung eines Probendatensatzes setzt ihn das System auf einen Initialstatus zu. Wenn Sie Änderungen am Probendatensatz vornehmen, wird der Status aktualisiert. Die Statusverwaltung dokumentiert alle Aktivitäten, die für eine Physische Probe durchgeführt wurden und zeigt auf, welche Aktivitäten noch möglich sind. Wenn Sie eine Physische Probe bearbeiten, überprüft das System, ob der aktuelle Bearbeitungsstatus diese Funktion gestattet. Funktionsumfang Folgende Systemstatus können für Probendatensätze gesetzt werden: Status EROF FREI LÖVM SPER ETDR AUFB PRNV Bedeutung Physische Probe angelegt Physische Probe freigegeben Löschvormerkung gesetzt Physische Probe gesperrt Etikettendruck Physische Probe gelagert Physische Probe nicht mehr vorhanden Ihre Systemverwaltung kann im Customizing zur Probenverwaltung auch eigene Statusprofile für Physische Proben definieren. Die Statusprofile werden der Probenart zugeordnet. 32 April 2001
SAP AG Änderungsbelege für Probendatensätze Änderungsbelege für Probendatensätze Verwendung Wenn Sie an einem Probendatensatz Änderungen vornehmen, erzeugt das System automatisch Änderungsbelege. Sie müssen die Änderungen an den Probendatensätzen jedoch erst sichern, bevor das System Änderungsbelege erzeugen kann. Ein Änderungsbeleg enthält die folgenden Informationen: Felder im Probendatensatz, die geändert wurden (alte und neue Werte) Name des Benutzers, der die Daten zuletzt geändert hat Datum und Uhrzeit der Änderung Aktivitäten Wenn Sie einen Probendatensatz bearbeiten, können Sie Änderungsbelege anzeigen und ausdrucken. April 2001 33
SAP AG Manuelles Anlegen von Physischen Proben Manuelles Anlegen von Physischen Proben Verwendung Neben den geplanten, automatisch erzeugten Proben, können Sie zusätzliche, ungeplante Proben manuell für ein Prüflos anlegen. Immer wenn ein Prüflos entsteht, erzeugt das System einen zugehörigen Probendatensatz. Aktivitäten Sie können Physische Proben ganz neu oder auf Grundlage eines bestehenden Probendatensatzes anlegen. Eine Kopiervorlage verwenden Wenn Sie eine Kopiervorlage verwenden, kopiert das System alle Informationen der Vorlage in den Datensatz der neuen Physische Probe. Alle manuell erzeugten Probendatensätze erhalten den Initialstatus EROF (eröffnet). Sollte die Kopiervorlage einen anderen Status haben, wird er nicht kopiert. Eine Physische Probe ohne Kopiervorlage anlegen Wenn Sie eine Physische Probe ohne Kopiervorlage anlegen, müssen Sie alle Daten manuell eingeben. Zusätzlich zur Verwendung einer Kopiervorlage können Sie Physische Proben mit oder ohne Bezug auf eine bestehende Probenahme-Nummer anlegen. Siehe auch: Mit Bezug auf eine bestehende Probenahmenummer Wenn Sie eine Physische Probe anlegen und eine bestehende Probenahme-Nummer angeben, ordnet das System diese Nummer der neuen Probe zu. Darüber hinaus fügt das System die neue Probe eventuell bestehenden Proben zur gleichen Probenahme- Nummer zu. Ohne Bezug auf eine bestehende Probenahme-Nummer Wenn Sie keine bestehende Probenahme-Nummer angeben, erzeugt das System automatisch eine Probenahme-Nummer und ordnet sie der Probe zu. Probendatensätze manuell anlegen [Seite 35] 34 April 2001
SAP AG Probendatensätze manuell anlegen Probendatensätze manuell anlegen 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsprüfung Probenverwaltung Physische Probe Anlegen. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Probendatensatzes. Bevor Sie die Physische Probe anlegen, sollten Sie festlegen: ob Sie eine Physische Probe mit Hilfe einer Kopiervorlage anlegen möchten ob Sie eine bereits existierende Probenahme erweitern möchten 2. Geben Sie im Einstiegsbild die gewünschten Daten ein und setzen Sie die erforderlichen Kennzeichen, je nachdem, wie Sie die Physische Probe anlegen möchten. 3. Wählen Sie Physische Probe anlegen. Abhängig von den Customizing-Einstellungen für die Prüfart und die Optionen, die Sie im Eingangsbild für das Anlegen der Physischen Probe gewählt haben, erscheint ggf. ein Dialogfenster mit zusätzlichen Daten. 4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und wählen Sie Weiter. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Anlegen eines Probendatensatzes. 5. Geben Sie in der Kopfbereich und auf folgenden Registerkarten die erforderlichen Daten ein: Probenahme Probendetail Prüflosdaten Probenaufbewahrung 6. Sichern Sie die Daten. April 2001 35
SAP AG Probendatensätze bearbeiten Probendatensätze bearbeiten Voraussetzungen Der Probendatensatz wurde entweder durch das System automatisch erzeugt, oder Sie haben ihn manuell angelegt. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsprüfung Probenverwaltung Physische Probe Ändern. Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Ändern eines Probendatensatzes. 2. Geben Sie den Schlüssel der Physischen Probe ein und wählen Sie eine der folgenden Funktionen, abhängig davon, welche Daten Sie bearbeiten möchten: Probenahme Probendetail Prüflosdaten Probenaufbewahrung Das Kopfdatenbild und die entsprechende Registerkarte werden angezeigt. 3. Bearbeiten Sie die gewünschten Daten für die Physische Probe. Sie können dafür die Funktionen, die in der untenstehenden Tabelle aufgeführt sind, nutzen: Funktion Status der Probe ändern manuell ein Prüflos für eine Physische Probe erzeugen Etiketten für die Probe drucken Probenahme bearbeiten Prüflosübersicht anzuzeigen Verwaltungsdaten anzeigen Änderungsbelege anzeigen Status der Probe anzeigen 4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und sichern Sie. Drucktaste / Menüpfad Wählen Sie Physische Probe Funktionen <Statusänderung> Wählen Sie Prüflos Wählen Sie Etikett drucken Wählen Sie Physische Probe Probenahme Wählen Sie Prüflose Wählen Sie Verwaltungsdaten Wählen Sie Änderungsbelege Wählen Sie Status 36 April 2001
SAP AG Massenpflege für Aufbewahrungsdaten Physischer Proben Massenpflege für Aufbewahrungsdaten Physischer Proben Verwendung Mit dieser Funktion können Sie die Aufbewahrungsdaten für ausgewählter Physischer Proben in Massenpflege bearbeiten. Diese Funktion ist Teil eines ausführbaren Programms (Report), mit dem Sie: die Physischen Proben, für die Sie die Aufbewahrungsdaten bearbeiten möchten, auswählen können neue Aufbewahrungsdaten für die ausgewählten Physischen Proben eingeben können Die Eingabefelder für die Aufbewahrungsdaten in diesem Report sind identisch mit denen im Probendatensatz. Sie können sowohl die Standarddaten der Aufbewahrungsdaten bearbeiten, als auch alle kundeneigenen Daten, die Sie im Probendatensatz eingebunden haben. Das System kopiert alle Aufbewahrungsdaten, die Sie in diesem Report pflegen, genau wie Sie sie eingeben in die entsprechenden Probendatensätze. Wenn Sie mit diesem Report Aufbewahrungsdaten bearbeiten und in einem Feld keinen Wert eingeben, und wenn ein oder mehrere Probendatensätze im entsprechenden Feld Daten enthalten, löscht das System die in den Probendatensätzen enthaltenen Daten. Funktionsumfang Ausführen des Reports Sie können diesen Report auf zwei Arten ausführen. Je nachdem, ob Sie im Selektionsbild das Kennzeichen keine Listanzeige setzen, kann das System: die Liste der ausgewählten Physischen Proben anzeigen, bevor es die Aufbewahrungsdaten in die entsprechenden Probendatensätze kopiert (Kennzeichen keine Listanzeige ist nicht gesetzt) In diesem Fall kopiert das System die Daten in die Probendatensätze, sobald Sie in der Listanzeige Sichern wählen. die Liste der ausgewählten Physischen Proben nicht anzeigen (Kennzeichen keine Listanzeige ist gesetzt) In diesem Fall kopiert das System die Daten in die Probendatensätze, sobald Sie im Selektionsbild Ausführen wählen. Physische Proben auflisten Wenn Sie diesen Report ausführen, zeigt Ihnen das System alle Physischen Proben an. Sie können den Status einer Physischen Probe nur ändern, wenn dies der aktuelle Status der Probe erlaubt. Wenn der Status einer Physischen Probe einen Statuswechsel nicht erlaubt, ist die Physische Probe trotzdem in der Liste enthalten, da Sie die anderen Aufbewahrungsdaten unabhängig vom Status ändern können. April 2001 37
SAP AG Massenpflege für Aufbewahrungsdaten Physischer Proben Monitorfunktion in der Liste Wenn Sie diesen Report mit Anzeige der Liste ausführen, zeigt das System bei jeder Physischen Probe eine Ampel an. Die Ampelfarben haben folgende Bedeutung: Farbe grün gelb Bedeutung Die Aufbewahrungsdaten der Physischen Probe wurden geändert. Sie können alle Änderungen, die Sie an den Aufbewahrungsdaten vorgenommen haben, verbuchen. Die Aufbewahrungsdaten der Physischen Probe wurden nicht geändert. Dies bedeutet, daß die Daten, die Sie eingegeben haben, mit den Daten, die bereits im Probendatensatz enthalten waren, identisch waren. rot Die Aufbewahrungsdaten konnten nicht geändert werden, da: Aktivitäten die Physische Probe nicht gesperrt werden konnte die Physische Probe momentan gesperrt ist und bearbeitet wird der Aufbewahrungsort der Physischen Probe nicht zum Lagerort paßt Die Aufbewahrungsdaten konnten nicht vollständig geändert werden, da die gewünschte Statusänderung nicht erlaubt ist. Alle anderen Daten können jedoch geändert werden. 1. Um das Selektionsbild dieses Reports aufzurufen wählen Sie Logistik Qualitätsmanagement Qualitätsprüfung Probenverwaltung Physische Probe Aufbewahrungsdaten pflegen. 2. Geben Sie Ihre Selektionskriterien im oberen Bildbereich und die Aufbewahrungsdaten, die Sie bearbeiten wollen, auf der Registerkarte Aufbewahrungsdaten ein und setzen Sie ggf. das Kennzeichen keine Listanzeige. 3. Wählen Sie Ausführen, um diesen Report auszuführen. Wenn das System keine Liste der Physischen Proben anzeigen soll, werden die Aufbewahrungsdaten sofort geändert. Wenn es eine Liste anzeigt, können Sie aus der Liste heraus: einen Probendatensatz anzeigen eine detaillierte Zusammenfassung aller Probendatensätze anzeigen die Daten sichern 38 April 2001