Inhaltsverzeichnis Ersatzteilverwaltung Hauptübersicht --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Programm registrieren --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Verwaltung --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Artikelverwaltung ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Bestellformular---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Lagerpersonal-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Lagerplätze ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Firmeninformationen-------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Fuhrpark ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 Lieferanten ------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Mengeneinheiten-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16 Buchungsjournale --------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Berichtsvorschau ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 Löschvorschau ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 Bestellung Löschen----------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Druckvorschau---------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 Materialausgabeschein --------------------------------------------------------------------------------------- 23 Programmhinweis------------------------------------------------------------------------------------------ 25 Ersatzteilverwaltung Seite 1 von 25 Ross Software 18.11.2014
Hauptübersicht Sie arbeiten mit einer unregistrierten Version, die nur bedingt nutzen können. Klicken Sie auf das Icon Schlüssel um vorerst mit der unregistrierten Version dieses Programms zu arbeiten. Ersatzteilverwaltung Seite 2 von 25 Ross Software 18.11.2014
Bei der unregistrierten Version, ist die Funktion Verwaltung eingeschränkt. Wenn Ihnen Ersatzteilverwaltung gefällt, registrieren Sie bitte das Programm. Klicken Sie hierzu auf das Icon Info und dann im eingeblendeten Formular auf die Schaltfläche E-Mail Ersatzteilverwaltung Seite 3 von 25 Ross Software 18.11.2014
Programm registrieren Haben Sie Ihre Registrierdaten per E-Mail erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren um die Registrierdaten einzugeben. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, dass wir Ihnen per E-Mail mitgeteilt haben und klicken dann auf die Entertaste. Bei der richtigen Eingabe der Registrierdaten erscheint die angezeigte Meldung. Klicken Sie auf OK um mit der registrierten Version zu arbeiten. Ersatzteilverwaltung Seite 4 von 25 Ross Software 18.11.2014
Verwaltung Durch Klicken auf einer der Schaltflächen werden die entsprechenden Formulare zur Dateneingabe geöffnet. Weitere Informationen zu den einzelnen Formularen erhalten Sie in der weiteren Beschreibung. Hinweis: Geben Sie zum Öffnen der Verwaltung das Kennwort bz ein. Ersatzteilverwaltung Seite 5 von 25 Ross Software 18.11.2014
Artikelverwaltung In diesem Formular können Sie Ihre Artikel bzw. Ersatzteile anlegen. Klicken Sie beim Öffnen der Artikelverwaltung auf die Schaltfläche Meldebestände, um Sich eventuelle Fehlbestände anzeigen zu lassen. Ein Melde-Bestand wird dann angezeigt, wenn der Lagerbestand des entsprechenden Ersatzteils bzw. Artikels, kleiner oder gleich des eingegebenen Melde-Bestands ist (siehe Beispiel, unteres Bild). Der im Melde-Bestand angezeigte Artikel kann sofort nachbestellt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Bestellvorschlag- Weitere Informationen (siehe Hilfethema Bestellvorschlag). Ersatzteilverwaltung Seite 6 von 25 Ross Software 18.11.2014
Legen Sie Ihre Artikel bzw. Ersatzteile an (siehe Beispiel). Über das Auswahlfeld Lieferant, kann der entsprechende Hersteller bzw. Zulieferer des Ersatzteiles ausgewählt werden. Im Feld Bestell- Nr. wird die Bestell bzw. die Artikelnummer das Lieferanten eingetragen. Über das Auswahlfeld Einheit, wählen Sie die entsprechende Bestelleinheit aus. Geben Sie den Melde- und den aktuellen Lagerbestand ein. Über das Auswahlfeld Lagerplatz kann der entsprechende Lagerplatz für den Artikel ausgewählt werden. Das Feld Bemerkung ist selbsterklärend. Hinweis Der Artikel in der Artikelverwaltung kann jederzeit überschrieben bzw. geändert werden. Öffnen Sie hierzu das Feld Suchen mit einem Doppelklick in das Feld oder einen Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben der entsprechenden Artikels ein, oder wählen Sie den Artikel direkt aus. Der ausgewählte Artikel wird angezeigt und kann geändert werden. Beim Schließen der Artikelverwaltung werden Ihre Eingaben gespeichert. Lieferungen bzw. Wareneingänge werden im Dialog Lieferungen buchen vorgenommen. Geben Sie die Liefermenge ein und klicken auf die Schaltfläche Liefermenge buchen- Bei Falschbuchungen kann die Liefermenge durch Klicken auf die Schaltfläche Rückgängig buchenzurück gebucht werden. Ersatzteilverwaltung Seite 7 von 25 Ross Software 18.11.2014
Schaltflächenerklärung Klicken Sie in das Feld Artikelbezeichnung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Geben Sie den korrekten Suchbegriff ein. Artikel löschen Meldebestände anzeigen Zeigt eine Übersicht aller angelegten Artikel. Beim Auswählen eines Artikels, wird dieser In die Artikelverwaltung übernommen. Neuen Artikel anlegen Einblenden eines Bestellformulars zum Bestellen von Artikeln (siehe Hilfethema Bestellformular) Selbsterklärend Ersatzteilverwaltung Seite 8 von 25 Ross Software 18.11.2014
Bestellformular Über diesem Formular, können Sie Ihre Artikel bei den entsprechenden Lieferanten bestellen. Es gibt zwei Arten von Bestellungen, die manuelle Bestellung und den Bestellvorschlag. Bei der manuellen Bestellung, werden alle angelegten Ersatzteile im Auswahlfeld Artikel angezeigt, während beim Bestellvorschlag (abhängig vom Meldebestand) nur das Ersatzteil angezeigt wird, welches Sie für den Lagerbestand dringend benötigen. Bei der Auswahl des Artikels, werden die Felder Einheit, Artikel-Nr, Preis/Einheit und Lieferant automatisch mit Daten gefüllt, vorausgesetzt, diese wurden zum entsprechenden Artikel angelegt. Es muss nur noch die Menge eingegeben werden. Wichtiger Hinweis Die Bestellung wird nur dann generiert, wenn im Auswahlfeld Name der Name des Bestellers bzw. Mitarbeiters ausgewählt wird (siehe Bild unten). Ersatzteilverwaltung Seite 9 von 25 Ross Software 18.11.2014
Zum Bestellen des Artikels, doppelklicken Sie in das Feld Lieferant. Das Formular Bestellinformationen wird geöffnet. Geben Sie im Feld AKZ, ihr firmeninternes Auftragskennzeichen und im Feld Liefertermin, das Lieferdatum ein. Wichtige Informationen für den Lieferanten, können im Feld Zusatztexte eingegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht Bestellung-, um die Bestellung in der Seitenansicht zu öffnen. Zum Drucken klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung- Wichtiger Hinweis Beim Bestellen mehrer Artikel beim gleichen Lieferanten, muss der entsprechende Lieferant, nur einmal per Doppelklick ausgewählt werden (Filtereffekt). Schaltflächenerklärung Selbsterklärend Bestellen von Artikeln, unabhängig von Melde- und Lagerbestand Bestellen von Artikeln, abhängig von Melde- und Lagerbestand Einen Datensatz löschen Ersatzteilverwaltung Seite 10 von 25 Ross Software 18.11.2014
Lagerpersonal In diesem Formular legen Sie Mitarbeiter an, die mit diesem Programm arbeiten. Das Formular ist selbsterklärend. Der Name im Formular Lagerpersonal kann jederzeit überschrieben bzw. geändert werden. Öffnen Sie hierzu das Feld Suchen mit einem Doppelklick in das Feld oder einen Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben der entsprechenden Namens ein, oder wählen Sie den Namen direkt aus. Der ausgewählte Name wird angezeigt und kann geändert werden. Beim Schließen des Formulars Personal werden Ihre Änderungen gespeichert. Ersatzteilverwaltung Seite 11 von 25 Ross Software 18.11.2014
Lagerplätze In diesem Formular legen Sie den Lagerplatz Ihrer Artikel an. Die Lagerplätze können jederzeit überschrieben bzw geändert werden. Öffnen Sie hierzu das Feld Suchen mit einem Doppelklick in das Feld oder einen Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben der entsprechenden Lagerplatzes ein, oder wählen Sie den Lagerplatz direkt aus. Der ausgewählte Lagerplatz wird angezeigt und kann geändert werden. Beim Schließen des Formulars Lagerplätze werden Ihre Änderungen gespeichert. Ersatzteilverwaltung Seite 12 von 25 Ross Software 18.11.2014
Firmeninformationen In diesem Formular können Sie Ihre Firmeninformationen hinterlegen. Füllen Sie das Formular möglichst vollständig aus. Diese Daten finden Sie dann später auf den Bestellformularen. Ihre Firmeninformationen werden beim Schließen des Formulars gespeichert. Ersatzteilverwaltung Seite 13 von 25 Ross Software 18.11.2014
Fuhrpark Legen Sie in diesem Formular Ihre Fahrzeuge an. Der Fahrzeug-Typ im Formular Fuhrpark kann jederzeit überschrieben bzw. geändert werden. Öffnen Sie hierzu das Feld Suchen mit einem Doppelklick in das Feld oder einen Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben des entsprechenden Fahrzeug-Typ ein, oder wählen Sie den Fahrzeug-Typ direkt aus. Der ausgewählte Fahrzeug-Typ wird angezeigt und kann geändert werden. Beim Schließen des Formulars Fuhrpark werden Ihre Änderungen gespeichert. Tipp In diesem Formular können auch Fahrzeuge aller Art angelegt werden. Für die spätere Auswertung (siehe Beschreibung Berichtsvorschau) ist nur der Fahrzeugtyp entscheidend. Schaltflächenerklärung Fahrzeug löschen Neues Fahrzeug anlegen Selbsterklärend Ersatzteilverwaltung Seite 14 von 25 Ross Software 18.11.2014
Lieferanten In diesem Formular werden Ihre Lieferanten, bei welchen Sie Ihre Artikel bestellen, angelegt. Bitte füllen Sie das Formular, bei jedem Lieferanten vollständig aus. Die Firma im Formular Lieferantenstamm kann jederzeit überschrieben bzw. geändert werden. Öffnen Sie hierzu das Feld Suchen mit einem Doppelklick in das Feld oder einen Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben der entsprechenden Firma ein, oder wählen Sie die Firma direkt aus. Die ausgewählte Firma wird angezeigt und kann geändert werden. Beim Schließen des Formulars Lieferantenstamm werden Ihre Änderungen gespeichert. Schaltflächenerklärung Lieferanten Löschen Lieferanten Neu anlegen {bml Sschließen.gif} Ersatzteilverwaltung Seite 15 von 25 Ross Software 18.11.2014
Mengeneinheiten In diesem Formular werden Ihre Mengeneinheiten eingegeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mengeneinheiten Neu -, um neue Mengeneinheiten anzulegen. Ersatzteilverwaltung Seite 16 von 25 Ross Software 18.11.2014
Buchungsjournale In diesen Journalen können Sie sich alle Lageraus- und Eingänge, sowie alle Korrekturbuchungen anzeigen lassen (sie nachstehende Bilder). Klicken Sie hierzu auf einer der Schaltflächen. Ersatzteilverwaltung Seite 17 von 25 Ross Software 18.11.2014
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Berichtsvorschau Klicken Sie auf eines Optionsfelder, um die entsprechenden Berichte in der Seitenansicht zu öffnen. Zum Drucken klicken Sie die rechte Maustaste und wählen dann Drucken aus. Optionsfelderklärung Artikelbestand Selbsterklärend Artikel pro Fahrzeug Welche Artikel werden pro Fahrzeug benötigt Artikel Top 20 Anzeige der 20 meist benötigten Artikel Archiv Bestellausgänge Anzeige aller Bestellausgänge, mit Datum und Besteller Archiv Materialscheine Anzeige aller Lagerentnahmen, mit Fahrzeugangabe, Datum und Name des Mitarbeiters Kosten pro Fahrzeug Anzeige einer Liste mit den Gesamtkosten aller Fahrzeuge Materialscheine nach Benutzer Selbsterklärend Ersatzteilverwaltung Seite 19 von 25 Ross Software 18.11.2014
Löschvorschau Durch Klicken auf einer der Schaltflächen werden die entsprechenden Formulare zum Löschen von Eintragungen geöffnet. Weitere Informationen zu den einzelnen Formularen erhalten Sie in der weiteren Beschreibung. Ersatzteilverwaltung Seite 20 von 25 Ross Software 18.11.2014
Bestellung Löschen Markieren Sie die Bestellung die Sie Löschen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Der Hinweis Bestellung Löschen? wird eingeblendet. Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird die markierte Bestellung gelöscht. Beim Klicken auf die Schaltfläche NEIN wird der Hinweis geschlossen. Die Bestellung wird nicht gelöscht. Hinweis: Die oben beschriebene Vorgehensweise beim Löschen gilt für ALLE EINTRAGUNGEN in den entsprechenden Formularen der Löschvorschau. Ersatzteilverwaltung Seite 21 von 25 Ross Software 18.11.2014
Druckvorschau Durch Klicken auf einer der Schaltflächen werden die entsprechenden Dokumente gedruckt. Ersatzteilverwaltung Seite 22 von 25 Ross Software 18.11.2014
Materialausgabeschein In diesem Formular wird der Materialausgabeschein zur Lagerentnahme generiert. Wählen Sie aus den Auswahlfeldern, das Fahrzeug und den Namen des Lagermitarbeiters aus. Wählen Sie in der Entnahmeliste die Artikel aus, die Sie Entnehmen wollen. Geben Sie die zu entnehmende Menge ein, der derzeitige Lagerbestand wird rot angezeigt (siehe nachstehendes Bild). Ersatzteilverwaltung Seite 23 von 25 Ross Software 18.11.2014
Buchen Sie die Lagerentnahme mit einem Klick auf die Schaltfläche Entnahme buchen und drucken- Eine Meldung wird angezeigt. Klicken Sie bei der Meldung auf die Schaltfläche OK wird der Materialentnahmeschein gedruckt. Das Formular Materialausgabeschein wird geschlossen. Ersatzteilverwaltung Seite 24 von 25 Ross Software 18.11.2014
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