Change Management in ERP-Projekten

[www.schwungrat.org] Project- Management Stakeholder- Management IT- Management Change Management in ERP-Projekten Erkenntnisse aus Theorie und Praxis 1

Zur Person Mag. (FH) Mario Moser, zpm Aktuelle Position Prokurist bei Alpina Druck GmbH mit Verantwortungsbereich Organisationsentwicklung (PJM, PZM, QM, HRM) Nebenberufliche Tätigkeit als Organisationsberater Prozesse der grafischen Industrie (Certified Expert DIN) Organisationsberatung (Aufbau- & Ablauforganisation) Lektor (z.b. Werbe Design Akademie) und Autor (z.b. Fachzeitschriften) Ausbildung & Lehre Executive Master-Studium mit Vertiefung in Human Resource Management (i. A.) Berufsbegleitendes Diplomstudium der Wirtschaftswissenschaften am MCI (Vertiefung PZM, QM, Informations- und Wissensmanagement) Lehrgang zum General Manager mit staatl. Diplom Diverse Aus- und Weiterbildungen in der grafischen Industrie Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 2

Die heutige Präsentation Agenda (A) Darstellung der grundlegenden Herausforderung Vorstellung der empirischen Arbeit (C) Erkenntnisse aus der empirischen Arbeit Verbindung zur Praxis Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 3

Die heutige Präsentation Agenda (A) Darstellung der grundlegenden Herausforderung Vorstellung der empirischen Arbeit (C) Erkenntnisse aus der empirischen Arbeit Verbindung zur Praxis Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 4

Die aktuelle Situation der Druckindustrie Big Picture (A) Überkapazitäten aufgrund der voranschreitenden Technologisierung Substitution des Mediums Print durch andere Technologien ( ipad etc.) Notwendigkeit der Effizienzmessung eigener Produktionsprozesse (auch an den Schnittstellen zu Partnern SCM) Starke Verbreitung von MI-Systemen (ERP der Druckindustrie) in den vergangenen 10 Jahren Entwicklung eines branchenspezifischen Austauschformates (JDF) auf Basis von XML Aufbau von IT-Strukturen innerhalb der Unternehmen (AKV) Quelle: www.apple.com Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 5

Darstellung der grundlegenden Herausforderungen (A) Technische Überlegungen erleben eine starke Gewichtung (JDF als das Schlagwort auf Messen und Symposien) Organisatorische Herausforderungen werden zu wenig beachtet (Silo-Denken vor Prozessdenken) Hard Facts erfahren eine größere Beachtung als Soft Facts Geringe Kenntnisse zu professionellem Projektmanagement Unterschiedlicher Dienstleistungsumfang bei den Herstellern Transparenz zu Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung des eigenen Teams/der eigenen Mitarbeiter oft zu gering Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 6

Die heutige Präsentation Agenda (A) Darstellung der grundlegenden Herausforderung Vorstellung der empirischen Arbeit (C) Erkenntnisse aus der empirischen Arbeit Verbindung zur Praxis Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 7

Die Diplomarbeit Titel und Fokus Titel der Diplomarbeit Die Bedeutung von Change Management in der Vorimplementierungsphase einer ERP-Einführung in klein- und mittelständischen Unternehmen der Druckindustrie Betrachtungsobjekte der Arbeit 1) ERP-Systeme in der Druckindustrie 2) Projektmanagement in entsprechenden Projekten 3) Veränderungsmanagement 4) Empirischer Teil qualitative und quantitative Inhaltsanalysen Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 8

Die Betrachtungsobjekte der Arbeit 1) ERP-Systeme der Druckindustrie findet an dieser Stelle keine weitere Behandlung gerne auf Anfrage! 2) PM in entsprechenden Projekten Vorgehensmodell für die Entwicklung einer BI-/ERP-Strategie Methoden und Prozesse Unternehmens- Strategie Planung Steuerung Information Architektur Masterplan Bewertung und Dokumentation Quelle: Andreas Totok in Analytische Informationssysteme (Chamoni/Gluchowski, 2006) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 9

2) PM in entsprechenden Projekten Gestaltung des Projektmanagements! Projektziele und Zielkonflikte Arten der Projektorganisation! Rollen im Projekt! Projektteam-Zusammenstellung Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Hesseler/Görtz, 2008) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 10

3) CM: 3W-Gesamtmodell des Wandels )*+, -$($&%-%("!"#$%&#'() *+,+-.(/0"1.!"#$"%&'%(.#*/%0",1.#*&#$--, -$($&%-%("!"#$%&'"#'%!"#$%&#'() *+$",1 2$(345(&6+#*7%66% 4.,".+'-(/0+ 5,#+&+,&#' ()*$+,-'./)%0',!$+$1'*'+# 8*--5('0$"'*( 9*("#*44'(& )**4:*;!"#$%&#'() 120-'3+-. Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 2006) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 11

3) Change Management Akzeptanz Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 2006) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 12

3) Change Management Barrieren Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 2006) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 13

3) Implementierung unter Berücksichtigung der Zielgruppen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uelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 2006; 1999) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 14

3) Phasenmodell des Wandels /&'0+1'(2#-"3)2241'0 /&'0+1'(2%&'&()%)'* =>&2)'40)24/&'0)+2 :?@ABBC5?D 8E;5?D AB@ABBC5?D 5'6*6&+626)-1'( 7"'36#6)-1'( 8"96+626)-1'( :%2)*31'( ;)-2*)*6(1'(!"#$%&'()*+$'*, &'-,.-*'/)-0'*, 1234'2'()-'*"($ 56%(.4"($7&'5,.%*#,#'7)7)'44'( 56%(.4"($75,)*+$'*,%/)-0-'5,*'(!"#$ %&'&()%)'* 56%(.4"($75,8-'4',#'7)4'$'( 59%:(%;2'(5,3*<$*%22','()=->/'4(!"#$ %&'&()%)'* 56%(.4"($75,/<(8'3),/<25,2"(-8-'*'( 56%(.4"($7&'5,*'-)7>;%#),"(.,6%(.4"($7#+5,;-$/'-),7>;%##'(!"#$ %&'&()%)'* 5?*-<*-)+*',@<*5,;%&'(,."*>;5,#A;*'( 5B<4$'3*<C'/)',,."*>;#A;*'( &++),)*-"..)')' <1.(&9)'40)24/&'0+1'(2%&'&()%)'*2 56%(.4"($75,'*$'&(-77',0'*%(/'*( 56%(.4"($75,&'*'-)7>;%#),"(.,5#+;-$/'-),7->;'*(!"#$ %&'&()%)'*!"7$%($78"7)%(.,.'*,D()'*(';2"($ E-'48"7)%(.,.'*,D()'*(';2"($ * Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 2006; 1999) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 15

3) Metamodell der Implementierung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uelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Krüger, 1999) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 16

4) Empirischer Teil Forschungsdesign 22. bzw. 11 Hauptstudien 5 Primärstudien Quantitative & qualitative Inhaltsanalyse Qualitative Inhaltsanalyse Kritische Erfolgsfaktoren Modellanalyse Transkription Sekundäranalyse Experteninterviews Ergebnisintegration Eigenes Vorgehensmodell inkl. Checkliste Quelle: Eigene Darstellung Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 17

4) Empirischer Teil Erkenntnisinteresse Wie kann ein systematischer Change-Management-Ansatz die ERP-Vorimplementierungsphase unterstützen? Welche Thesen zum Thema Kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERP-Software gibt es? Welche Bedeutung nimmt Change Management in einem abgeleiteten Ranking ein? Welche Aspekte bringen internationale Experten zur Fragestellung mit ein? Welche Handlungsempfehlungen können für (Druck-) Unternehmen abgeleitet werden? Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 18

4) Empirischer Teil Erfolgsfaktoren Top-Management-Unterstützung Benutzerausbildung und Schulung Minimale Softwareanpassung Datenmanagement und -migration Geschäftsprozessmanagement Definition der IT-Architektur Bereitstellung von Ressourcen Kompetenzen des Projektteams Change Management Klare Zielvorgaben Abteilungsübergreifende Kommunikation Quelle: Eigene Darstellung (exemplarisch) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 19

4) Empirischer Teil Experteninterviews Experten zum Thema ERP-Systeme! Dr. Ferri Abolhassan (T-Systems)! Mag. Helmut Fink (SAP)! Prof. (FH) Dr. Dietmar Kilian (PDA-Group) Experten zum Thema Branchenlösungen Druck! Dipl.-Ing. Wolfgang Gary (Rogler & IPMA)! Dipl.-Ing. Thomas Hütt (SSB-DISO)! Dipl.-Kfm. Stefan Reichhardt (Hiflex MIS)! Maximilian Spies (Printplus) Experten zum Thema Change Management! Dr. Klaus Doppler (Autor, Consulting)! Dipl.-Ing. Alexander Schön (Consulting)! Mag. Gerhard Novak (Graphic Consult) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 20

4) Empirischer Teil Modellanalyse Das Gearwheel of Change Management! Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August-Wilhelm Sheer & Dr. Ferri Abolhassan Das Project Phase Model (PPM)! Anne Parr & Graeme Shanks Das Framework for managing change! Adel Aladwani Eigenes Umsetzungsmodell! Verbindung der Kernbereiche der drei analysierten Modelle! Ergänzung durch erarbeitete Erfolgsfaktoren Quelle: Eigene Darstellung (modifiziert nach Kuruppuarachchi et al. 2002) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 21

4) Empirischer Teil Murdoch Model of Change Einfluss auf die Qualität der Veränderung Planung ProcessManagement StakeholderManagement ITManagement ProjectManagement Analyse Gestaltung er Q u a lit ä t d e r V Veränderung t zur f a h tsc rei e B Corporate Strategy & Culture e änd ru ng inkl. Guideline zur Umsetzung entsprechender Projekte! Konstruktion Einführung Projektphasen Quelle: Mario Moser (2009) Eigene Darstellung Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 22

4) Empirischer Teil Klassifikation KEF! " # $ Corporate Strategy Process Management Stakeholder Management Project Management % IT-Management - Top Management Unterstützung - Auswahl des ERP-Systems - Unterstützung von Vision und Geschäftsstrategie - Kultur des Unternehmens - Geschäftsprozessmanagement - Schulung von neuen Geschäftsprozessen - Abteilungsübergreifende Kooperation und Zusammenarbeit - Benutzerausbildung und Schulung - Erfassung und Steuerung von Stakeholder-Erwartungen - Change Management - Abteilungsübergreifende Kommunikation - Projekt-Champion - Partnerschaft zwischen ERP-Anbieter und -Abnehmer - Nutzung von Ressourcen des Anbieters - Projektmanagement - Lenkungsausschuss installieren - Berater beiziehen - Bereitstellung von Ressourcen - Kompetenzen des Projektteams - Klare Zielvorgaben - Support durch den Anbieter über den gesamten Lebenszyklus - Minimale Softwareanpassung - Datenmanagement und -migration - Definition der IT-Architektur - Funktionstests und Anwendungsprüfung - Implementierungsansatz - Aufbau von IT-Fachkenntnissen Quelle: Eigene Darstellung (exemplarisch) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 23

4) Empirischer Teil Phasen der Einführung!"#$%&$'() *"#+&,-./+ *"#+& 0+1'+ *"#+& 2-13& *"#+&!-(+%$/.%'-(1 412&+%'() 0.%/#51 6785&7&(9 %#%'-(! " # $ % & Chartering Phase (vgl. Parr/Shanks 2000) Focus Phase (vgl. Bancroft et al. 1998) As is Phase (vgl. Bancroft et al. 1998) To be Phase (vgl. Bancroft et al. 1998) Construction & Testing (vgl. Bancroft et al. 1998) Actual Implementation (vgl. Bancroft et al. 1998) - Entwicklung des Business Cases rund um das ERP-System - Auswahlprozess des Systems - Auswahl des Projektleiters - Projektauftrag ausarbeiten - Lenkungsausschuss bilden - Projektteam bilden - Integration der Teammitglieder in die Projektinhalte - Detaillierte Zieleplanung - Ausarbeitung der Projektpläne - Analyse der bestehenden IT-Architektur sowie der anderen Systeme - Erste Versuche anstellen, bestehende Geschäftsprozesse in der Software abzubilden - Teamtraining - Design der ERP-Lösung - Akzeptanz beim User wecken - Prototyping - Kommunikation stärken - Testumgebung mit Echtdaten befüllen - Testoberflächen gestalten und einsetzen - Definition und Funktionstest von Reports - Funktionstest durch die User - Netzwerkverbindungen sicherstellen - Installation am Desktop des Users - Training und Support der Benutzer - Produktionssystem finalisieren und Go Live Quelle: Eigene Darstellung (exemplarisch) Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 24

Die heutige Präsentation Agenda (A) Darstellung der grundlegenden Herausforderung Vorstellung der empirischen Arbeit (C) Erkenntnisse aus der empirischen Arbeit Verbindung zur Praxis Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 25

Erkenntnisse aus der empirischen Arbeit (C) Überall wo Menschen arbeiten, da menschelt s auch!! Dr. Ferri Abolhassan (Vorstand T-Systems) Durch die hohe Komplexität und die elementare Bedeutung dieser Projekte sind diese Vorhaben den Organisationsprojekten zuzuordnen. Den so genannten weichen Faktoren wird in vielen Fällen zuwenig Beachtung geschenkt! Die Mitarbeiter betreffender Unternehmen werden zu wenig in den Veränderungsprozess mit eingebunden! Hersteller und Unternehmensberater sind sich betreffend der Druckindustrie einig: Die internen Prozesse sind oft zu wenig dokumentiert, als dass sie in einem ERP-System abgebildet werden können. Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 26

Verbindung zur Praxis (C) Erfolg des Einführungs-Programms Hiflex MIS bei Alpina Druck unter Berücksichtigung der erarbeiteten Parameter (MMC)! Einführungserfolg wird von zahlreichen Fachmedien wahrgenommen! Umsetzung eines Forschungsprojektes zur Weiterentwicklung entsprechender Standards und Schnittstellen (z. B. JDF) Weitere Veröffentlichungen zum Thema bereits in Umsetzung Genereller Trend im Projektmanagement: Betrachtung der Verhaltenskompetenzen und somit auch Blickrichtung auf Transformations- und Change Management Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 27

[www.schwungrat.org] Mag. (FH) Mario Moser Siedlung 107 Tirol Austria 6414 Wildermieming mario@schwungrat.org 0043/699/190 501 75 Herzlichen Dank! Ich freue mich über Ihr Interesse! 28

Abschließende Informationen Bancroft, N./Seip, H./Sprengel, A. (1998): Implementing SAP R/3, Greenwich. Chamoni, P./Gluchowski, P. (2006): Analytische Informationssysteme, Berlin. Doppler, K./Lauterburg, Ch. (2005): Change Management, Frankfurt. Hesseler, M./Görtz, M. (2008): Basiswissen ERP-Systeme, Herdecke. Krüger, W. (1999): Implementierung als Kernaufgabe des Wandlungsmanagements. In: Hahn, D./Taylor, B. (Hrsg.): Strategische Unternehmensplanung, Strategische Unternehmensführung Stand und Entwicklungstendenzen. Heidelberg, S. 863-891. Krüger, W. (2006): Excellence in Change, Wiesbaden. Kuruppuarachchi, P./Mandal, P./Smith, R. (2002): IT project implementation strategies for effective changes: A critical review. Logistics Information Management. Vol. 15, No. 2, S. 126 137. Parr, A./Shanks, G. (2000): A model of ERP project implementation. Journal of Information Technology. No. 15, S. 289-303. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit hat der Autor auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet (z. B. MitarbeiterInnen). Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Mag. (FH) Mario Moser Feber 2010 Folie 29