Handbuch StarMoney Business 4.0
Copyrights und Warenzeichen Microsoft Windows NT, Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP sowie Windows Vista sind eingetragene Warenzeichen der Mic rosoft Corp. Alle in diesem Handbuch zusätzlich verwendeten Programm na men und Bezeichnungen sind u.u. ebenfalls eingetragene Wa renzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwendet werden. Irrtümer vorbehalten. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesi cherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Copyright 1999-2009 by: Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH Sachsenfeld 4 20097 Hamburg
Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen bei StarMoney Business..................... 9 1.1 Was ist neu in StarMoney Business?............ 9 1.2 Das Rollenmodell von StarMoney Business...... 11 1.3 Ein paar Worte zu diesem Handbuch.......... 12 1.3.1 Symbole in diesem Handbuch................ 13 2 Sicherheit............................ 15 2.1 Schützen Sie Ihren Rechner.................. 15 2.2 Weitere Vorsichtsmaßnahmen............... 15 2.3 Nutzen Sie nur offizielle Informationen........ 16 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business.................... 17 3.1 Funktionsüberblick........................ 18 3.1.1 Suchen und Filtern......................... 18 3.1.2 Übernahme von Daten aus der Zwischenablage. 19 3.1.3 Vorlagen speichern / laden.................. 19 3.2 Die Schnellerfassung....................... 20 3.3 Vorlagenverwaltung....................... 24 3.3.1 Übersicht................................. 25 3.3.2 Ordnerdetails............................. 27 3.3.3 Auftragsarten............................. 29 3.3.4 Verschieben von Vorlagen................... 30 3.3.5 Kopieren von Vorlagen..................... 31 3.3.6 Speichern von Vorlagen..................... 32 3.3.7 Anzeigen von Vorlagen / Schaltfläche [Anzeigen] 33 3.3.8 Vorlagen laden............................ 33 3.3.9 Entfernen von Vorlagenordnern.............. 34 3.3.10 Vorlagenverwaltung: Sammelaufträge......... 34 3.3.11 Neue Posten innerhalb eines Sammelauftrages erzeugen.................. 35 3.3.12 Vorlagenverwaltung: Auslandsüberweisung (AZV)................. 35 3.3.13 Vorlagenverwaltung: Pauschaländerung....... 36 1
Inhalt 3.4 Bestandsverwaltung....................... 36 3.4.1 Anlegen eines neuen Bestandes.............. 37 3.4.2 Arbeiten mit Beständen.................... 38 3.4.3 Aufträge eines Bestandes disponieren........ 40 3.4.4 Das Prinzip der Verarbeitung von Aufträgen............................... 45 3.5 Überweisungen........................... 47 3.5.1 Durchführen einer Überweisung (auch Spendenüberweisung, BZÜ)............ 47 3.5.2 Bündelungsfunktion....................... 52 3.5.3 Komfortüberweisung...................... 53 3.5.4 Verarbeiten von Überweisungen im Ausgangskorb............................ 55 3.5.5 Terminüberweisungen..................... 57 3.5.6 Daueraufträge............................ 62 3.5.7 Sammelüberweisungen.................... 68 3.5.8 Terminierte Sammelüberweisungen.......... 74 3.5.9 EU-Überweisungen........................ 77 3.5.10 Auslandsüberweisungen................... 82 3.5.11 Meldesätze............................... 93 3.6 Lastschriften.............................. 98 3.6.1 Sammellastschriften....................... 99 3.6.2 Terminierte Sammellastschriften............ 104 3.7 Erstellen und Einlesen von DTAUS- bzw. DTAZV-Dateien.......................... 106 3.8 Gesundheitskonto........................ 108 3.8.1 Einrichten............................... 109 3.8.2 Allgemeine Funktionen.................... 110 3.8.3 Der Reiter Heilmittel...................... 113 3.8.4 Der Reiter Einkäufe....................... 115 3.8.5 Der Reiter Arztbesuche.................... 116 3.8.6 Der Reiter Untersuchungswerte............. 118 3.8.7 Der Reiter Impfungen..................... 120 3.8.8 Der Reiter Details......................... 121 3.9 Rechnungskonto......................... 122 3.9.1 Einrichten eines Rechnungskontos........... 123 3.9.2 Rechnungen verwalten.................... 124 2
Inhalt 3.9.3 Der Reiter Rechnungen.................... 124 3.9.4 Der Reiter Details......................... 128 3.9.5 Der Reiter Zugangsdaten................... 129 3.10 Dokumente.............................. 129 3.11 Vertragsmanager......................... 130 3.11.1 Einrichtung des Vertragsmanagers........... 130 3.11.2 Anlegen eines Vertrages im Vertragsmanager.. 130 3.11.3 Manuelle Anlage von Verträgen............. 133 3.12 Kontoüberträge.......................... 134 3.13 Geldkarte............................... 134 3.14 Das Adressbuch.......................... 136 3.14.1 Adressen neu erfassen oder vorhandene ändern 136 3.15 Die StarMoney Zahlungserinnerung......... 138 3.16 Alarme.................................. 139 3.16.1 Alarme - Übersicht........................ 139 3.16.2 Alarme einrichten......................... 140 3.16.3 Aktivierter Alarm in StarMoney Business...... 140 3.16.4 Aktivierung / Deaktivierung von Alarmen..... 141 4 Umsätze abholen und verwalten......... 143 4.1 Umsätze und Salden....................... 143 4.1.1 Abholen von Umsätzen und Aktualisierung der Kontensalden......................... 144 4.2 Elektronische Kontoauszüge................ 145 4.3 Dokumentenverwaltung................... 151 4.3.1 Einrichtung der Dokumentenverwaltung...... 151 4.3.2 Anlegen neuer Ordner für Dokumente....... 152 4.3.3 Hinterlegen von Dokumenten............... 152 4.3.4 Funktionen der Dokumentenverwaltung...... 153 4.4 Ausführen der Aufträge im Ausgangskorb.... 154 4.5 Die Übersichtsseite........................ 157 4.5.1 Suchen.................................. 159 4.5.2 Informationen der Übersichtsseite........... 161 4.5.3 Navigation............................... 164 4.6 Kontenrundruf (analog Depotrundruf)....... 165 4.6.1 Kontenrundruf direkt (analog hierzu Depotrundruf direkt)...................... 166 4.6.2 Kontenliste / Rundruf...................... 167 3
Inhalt 4.7 Einsehen der Umsatzliste und der Buchungsposten eines Kontos.............. 167 4.7.1 Buchungspostendetails.................... 167 4.7.2 Valuten................................. 170 4.7.3 Tagesauszug............................. 170 4.8 Suchen und Filtern von Buchungsposten...... 170 4.9 Kategorien in StarMoney Business........... 171 4.9.1 Vorschlagassistent für Kategorien........... 172 4.9.2 Assistentenschritte........................ 172 4.9.3 Manuelles Kategorisieren eines Buchungspostens......................... 174 4.9.4 Bearbeiten der Kategorienliste............. 175 4.10 Kostenstellen verwenden.................. 177 4.10.1 Einer Kostenstelle einen Buchungsposten zuweisen................................ 178 4.10.2 Kostenstellen neu anlegen und bearbeiten.... 178 4.11 Einem Barkonto eine Buchung zuweisen..... 179 4.11.1 Einen Betrag von einem anderen Konto auf ein Barkonto übertragen..................... 179 4.12 Splitbuchungen durchführen............... 181 5 Auswertung......................... 185 5.1 Auswertungsformen in StarMoney Business....................... 185 5.2 Darstellung der Auswertung................ 188 5.3 Detailauswertung........................ 189 5.4 Anpassen einer Auswertung................ 189 5.5 Vergleichsauswertungen................... 191 5.6 Empfänger einschränken................... 192 5.7 Kategorien einschränken.................. 192 5.8 Kostenstellen einschränken................. 194 5.9 Archivieren.............................. 194 5.9.1 Archivierte Auswertungen anzeigen......... 195 5.9.2 Archvierte Auswertungen löschen........... 195 5.10 Drucken................................ 195 5.11 Budget................................. 196 5.11.1 Ein Budget erstellen....................... 196 5.11.2 Auswerten von Budgets................... 197 4
Inhalt 5.12 Liquiditätsvorschau........................ 199 5.12.1 Übersicht Liquiditätsvorschau............... 199 5.12.2 Einrichtung unter Regeln................. 202 6 Transaktionen freigeben und ausführen........................... 207 6.1 Zuweisen von Sicherheitsmedien an Konten.................................. 207 6.1.1 Benennen von Unterschriftsberechtigten...... 208 6.1.2 Zuweisung eines Unterschriftsberechtigten (Sicherheitsmediums) zu Aufträgen.......... 209 6.1.3 Zuweisen eines Sicherheitsmediums bzw. Unterschriftsberechtigten für mehrere Aufträge mit derselben Kontoverbindung..... 210 6.1.4 Sicherheitsmedien und das Statusprotokoll.... 211 6.1.5 PIN/TAN-Verwaltungsgeschäftsvorfälle....... 211 6.1.6 Ändern eines Sicherheitsmediums............ 211 6.1.7 Entfernen eines Sicherheitsmediums......... 211 6.2 Zweitunterschrift......................... 212 6.3 Signieren................................ 213 6.4 Der Ausgangskorb........................ 215 6.4.1 Einsehen von Status- und Sendeprotokoll, Journal und Mitteilung.................... 216 6.4.2 Aufträge versenden....................... 222 7 Geldanlagen verwalten................ 223 7.1 Festgelder............................... 223 7.1.1 Festgeldkonto anlegen.................... 223 7.1.2 Einsehen des Festgeldbestandes............. 224 7.1.3 Einsehen der Festgeld-Konditionen.......... 226 7.1.4 Neuanlage eines Festgeldes................ 228 7.1.5 Weitere Festgeldfunktionen................ 232 7.2 Wertpapiere............................. 234 7.2.1 Funktionsüberblick....................... 235 7.2.2 Das Börseninformationssystem.............. 235 7.2.3 Der Börsenticker.......................... 239 7.2.4 Depots anlegen.......................... 241 7.2.5 Depots verwalten........................ 242 5
Inhalt 7.2.6 Einbuchen eines Wertpapiers in ein Musterdepot......................... 246 7.2.7 Kaufen eines Wertpapiers................. 247 7.2.8 Verkaufen eines Wertpapiers............... 261 7.2.9 Parametrisieren von Wertpapieren.......... 264 7.2.10 Einsehen und Pflegen der Buchungshistorie... 266 7.2.11 Pflege der Buchungshistorie................ 268 7.2.12 Fondssparkonto.......................... 270 7.2.13 Das Orderbuch.......................... 273 7.2.14 Neuemissionen.......................... 275 7.2.15 Festpreisgeschäfte........................ 281 8 Daten weiterverarbeiten............... 287 8.1 Daten aus StarMoney Business als DATEV-Kontoauszug exportieren............ 287 8.2 Export MT940............................ 287 9 Konten einrichten..................... 289 9.1 Sicherheitsmedium: PIN/TAN................ 291 9.1.1 Experteneinstellungen..................... 292 9.1.2 Zugangsweg PIN/TAN (Web)................ 293 9.1.3 Zugangsweg HBCI PIN/TAN................. 293 9.1.4 Konten manuell einrichten................. 296 9.2 Sicherheitsmedium: HBCI-Chipkarte.......... 297 9.2.1 Erzeugen einer HBCI-Chipkarte............. 297 9.2.2 HBCI-Chipkarte verwenden................. 298 9.3 Sicherheitsmedium: HBCI-Datei.............. 300 9.3.1 Erzeugen einer HBCI-Datei................. 300 9.3.2 HBCI-Datei verwenden.................... 304 10 Funktionen des Administrators.......... 307 10.1 So installieren Sie StarMoney Business........ 307 10.1.1 Es geht los - StarMoney Business installieren... 309 10.2 Multiuserfähigkeit........................ 314 10.3 Anlegen von Datenbanken und Benutzern.... 315 10.4 Erstellen einer Datenbank.................. 317 10.5 Sicherung Ihrer StarMoney-Daten........... 319 10.5.1 Sichern von Online-Updates................ 320 6
Inhalt 10.6 Übernehmen einer Datenbank.............. 320 10.6.1 Aktualisierung Ihrer StarMoney-Neuinstallation 320 10.6.2 Übernahme der gesicherten Benutzerdatenbank 321 10.6.3 Anmelden an übernommenen StarMoney Business Datenbanken........... 322 10.7 Benutzer einrichten und verwalten.......... 323 10.7.1 Einrichten eines Benutzers.................. 323 10.7.2 Ändern von Benutzerrechten und Löschen eines Benutzerkontos...................... 330 10.7.3 Anmelden an verschiedenen Datenbanken.... 331 10.8 Onlinezugang einrichten................... 331 10.8.1 Provider-Auswahl......................... 332 10.8.2 Proxy-Einstellungen....................... 333 10.8.3 Verbindungseinstellungen.................. 333 10.8.4 Internetangebote......................... 334 10.8.5 Internet Explorer Einstellungen automatisch verwalten............................... 334 10.9 Institutssuche............................ 334 10.9.1 Suche über Bankleitzahl.................... 334 10.9.2 Suche über Kreditinstitut................... 335 10.9.3 Suche über Ort........................... 335 10.9.4 Erneute Suche............................ 336 10.9.5 Drucken................................. 336 10.10 Daten importieren........................ 337 10.10.1Import von Fremddaten................... 337 10.10.2Konverter für Fremddaten................. 339 10.11 Export von Daten......................... 341 10.12 Datenbanksicherung...................... 342 11 Mitteilungen......................... 345 11.1 Mitteilungen, die Sie von Ihrem Institut erhalten.......................... 345 11.2 Mitteilung an Ihr Institut versenden......... 346 7
Inhalt 12 Hilfe bei Problemen................... 347 12.1 Probleme beim Aufbau einer Verbindung..... 347 12.2 Hinweise zu allgemeinen Problemen......... 348 12.3 Support zu StarMoney Business............. 349 12.4 Unterstützung im Internet................. 349 8
1 Willkommen bei StarMoney Business Willkommen in der Welt des Homebanking! Herzlichen Dank, dass Sie sich für StarMoney Business als Ihr zukünftiges Produkt zum Homebanking entschieden haben. StarMoney Business ist seit Jahren ein bewährtes Produkt im Bereich des Homebanking. Die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge, die Nutzung aller aktuellen Zugangswege, eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und die Kompatibilität zu nahezu allen deutschen Banken, Sparkassen und deren Rechenzentren haben es zu einem beliebten, zuverlässigen und vor allem sicheren Produkt werden lassen. 1.1 Was ist neu in StarMoney Business? Wenn Sie bereits mit StarMoney Business 3.0 gearbeitet haben, werden Ihnen zahlreiche Veränderungen im Programm sofort auffallen: Erweiterte Sicherheit in StarMoney Business: Ist Ihr Computer mit dem Internet verbunden, besteht trotz aller Sicherheit, wie installiertem Firewall- und Anti-Viren-Programm, die Gefahr einen Virus oder Trojaner zu erhalten. Daher wird der hohe Sicherheitsstandard von StarMoney Business 4.0 weiter erhöht. Mit dem sog. PromonShield wird StarMoney Business 4.0 zur Laufzeit gegen evtl. Angriffe und Manipulationen geschützt. Neue Kontoarten Rechnungs- und Gesundheitskonto: Sie können Rechnungen offline erfassen sowie in digitaler Form online abholen (bei z. B. S-Rechnungsservices) und verwalten. Mit dem neuen Gesundheitskonto erfassen und verwalten Sie alles rund um das Thema Gesundheit, wie z. B. Arzttermine und Untersuchungsergebnisse und können online Beipackzettel einsehen. Erweiterte Suchfunktion: Sie können in allen Auftragshistorien, wie z. B. Sammelüberweisungen, Lastschriften, in dem Adressbuch von StarMoney Business sowie kontenübergreifend innerhalb der Datenbank suchen. Neue Auswertungsreports: Der Umfang der Auswertungsreports wurde erweitert um die Reportarten: 9
Kapitel 1 Willkommen bei Starmoney Business -Einnahmen-/Ausgaben-Vergleich -Gesundheitsreport -Finanzstatus (Stichtagsbetrachtung) Weiterhin wurde die Auswertungsumgebung erneuert und es stehen Ihnen weitere Funktionen zum Konfigurieren und Speichern, sowie zur Ansicht zur Verfügung. Sie können Reports beispielsweise als PDF-Datei oder HTML-Datei speichern. Neue und erweiterte Vorlagenverwaltung: Konnten Sie in Star- Money Business 3.0 lediglich zu Einzelaufträgen eine Vorlage erstellen, steht Ihnen diese Funktion nun auch in den Sammelaufträgen und im Auslandszahlungsverkehr zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie in der neuen Vorlagenverwaltung eigene Ordner anlegen, in denen Sie Ihre individuellen Vorlagen speichern und jederzeit aufrufen können. Komfortüberweisung: In StarMoney Business 4.0 können Sie mit der sog. Komfortüberweisung Limit neutral Überweisungen auf vorgegebene Referenzkonten durchführen, sofern Ihr Institut diesen Geschäftsvorfall anbietet. Dokumentenverwaltung: Die bekannte PDF-Verwaltung wird in StarMoney Business 4.0 erweitert zu einer Dokumentenverwaltung. Neben PDF-Dateien können Sie nun Dokumente in verschiedenen Dateiformaten, wie bspw. HTML, TXT, JPG oder auch DOC, in Ihrer StarMoney Business 4.0 ablegen. Liquiditätsvorschau: Es ist immer hilfreich zu wissen, wie viel Geld am Monatsende noch übrig ist. Mit der neuen Liquiditätsvorschau können Sie in StarMoney Business 4.0 vorgeben, welche Ein- und Abgänge sowie zukünftigen Aufträge Sie in der Zukunft erwarten und sich anzeigen lassen, wie Ihr prognostizierter Kontosaldo aussehen wird. Definieren Sie ganz einfach per Regel, welche Umsätze berücksichtigt werden sollen und geben Sie vor welche Konten StarMoney Business 4.0 einbeziehen soll. Vorschlagassistent für Kategorien: Mit StarMoneyBusiness 4.0 erhalten Sie einen Assistenten für Kategorienvorschläge. Auf Wunsch durchsucht der neue Assistent die Umsätze von auswählbaren Konten und schlägt Ihnen entsprechende Kategorien vor. Diese können von Ihnen manuell angepasst oder einfach übernommen werden. 10
Willkommen bei Starmoney Business Kapitel 1 1.2 Das Rollenmodell von StarMoney Business StarMoney Business sorgt dafür, dass Anwender der Software nur die Funktionen nutzen können, die Ihnen zugewiesen wurden. Dieses Recht, anderen Nutzern ihre Rechte zuzuweisen, hat nur der Administrator. Mit dem Rollenmodell lassen sich Zuständigkeiten und Kompetenzen innerhalb eines Unternehmens abbilden. Auf den nächsten Seiten erfahren Sie, welche Rollen in StarMoney Business zur Verfügung stehen. Erfasser Der Erfasser hat das Recht, Einzel- und Sammelaufträge zu erfassen. Diese werden dann in den Ausgangskorb überstellt. Der Erfasser ist selbst aber nicht in der Lage, Aufträge an das Kreditinstitut zu übermitteln. Lesen Sie bitte in dem Kapitel Zahlungen erfassen mit StarMoney Business auf Seite 17 nach, wie Aufträge in StarMoney Business erfasst werden. Abrufender Als Abrufender haben Sie die gleichen Rechte wie der Erfasser, können darüber hinaus aber auch Auswertungen nutzen (vergleichen Sie hierzu bitte Auswertung auf Seite 185). Kontostände aktualisieren (vergleichen Sie hierzu bitte Kontenrundruf (analog Depotrundruf) auf Seite 165). Festgeldbestände abrufen (vergleichen Sie hierzu bitte Einsehen des Festgeldbestandes auf Seite 224). Depots einsehen (vergleichen Sie hierzu bitte Einsehen der Depotbestände auf Seite 243). Ausführender Als Ausführender haben Sie die gleichen Rechte wie der Erfasser und Abrufende. Sie können also sowohl Aufträge erfassen als auch aktuelle Umsatzdaten abholen. Darüber hinaus dürfen Sie aber auch die bereits erfassten Aufträge ausführen lassen. Diese werden dann aus dem Ausgangskorb zum Kreditinstitut übermittelt. Administration Als Administrator verfügen Sie über die gleichen Rechte wie der Erfasser, Abrufende und Ausführende, haben aber zusätzlich das Recht, anderen Nutzern die oben genannten Rechte zuzuweisen, Benutzer und Konten anzulegen und zu löschen. 11
Kapitel 1 Willkommen bei Starmoney Business Lesen Sie in dem Kapitel Benutzer einrichten und verwalten auf Seite 323, wie Sie weitere Benutzer anlegen und Rechte festlegen. In dem Kapitel Konten einrichten auf Seite 289 finden Sie erläutert, wie Sie Konten anlegen können. 1.3 Ein paar Worte zu diesem Handbuch Damit Sie so bequem wie möglich mit diesem Handbuch arbeiten können, sollten Sie sich zuvor einen Überblick über die enthaltenen Kapitel verschaffen. Kapitel 1, das Sie jetzt gerade lesen, gibt Ihnen eine kurze Übersicht darüber, was neu ist in StarMoney Business. Kapitel 2, informiert Sie darüber, wie sicher Sie mit StarMoney Onlinebanking durchführen. Kapitel 3 zeigt, wie Sie Transaktionen wie beispielsweise Überweisungen, Sammelüberweisungen, Auslandsüberweisungen und Lastschrifteinreichungen mit StarMoney Busi ness abwickeln können. In diesem Kapitel finden Sie ebenfalls die neuen Kontoarten in StarMoney beschrieben, sowie eine Anleitung wie Sie Umsätze, die Sie über Ihre Geldkarte getätigt haben, verwalten können Kapitel 4 informiert Sie darüber, wie Sie mit StarMoney Business Ihre Kontoumsätze, Salden oder Bestände für bestimmte oder alle Konten einlesen und Buchungen weiterverarbeiten bzw. organisieren können. Kapitel 5 erläutert die Liquiditätsvorschau und die umfangreiche Auswertungsfunktion von StarMoney Business. Sie erfahren, wie Sie eine Vergleichsauswertung durchführen und Auswertungen archivieren. Kapitel 6 gibt Ihnen Auskunft darüber, wie Sie Konten Si cherheitsmedien (Unterschriftsberechtigte) zuweisen, diese ändern oder entfernen und pro Si cherheitsmedium einen Verfügungsberechtigten benennen. Desweiteren erfahren Sie, wie Sie an Sicherheitsmedien festlegen, dass gegebenenfalls eine Zweitunterschrift (mit einem weiteren am Konto hinterlegten Sicherheitsmedium) notwendig ist. Weiterhin erfahren Sie, wie Aufträgen im Ausgangskorb ein oder zwei Sicherheitsmedien zugewiesen werden können und welche Optionen Sie beim Signieren und Versenden der Aufträge haben. 12
Willkommen bei Starmoney Business Kapitel 1 Kapitel 7 zeigt Ihnen, mit welchen Funktionen Sie Star Money Business im Bereich Geldanlagen unterstützt von der Verwaltung Ihrer Festgelder angefangen bis hin zum kompletten Management Ihrer Wertpapiere. Kapitel 8, hier erfahren Sie, wie Sie Daten aus StarMoney Business zur Weiterverarbeitung u. a. im DATEV- und MT940-Format exportieren können. Kapitel 9 zeigt ihnen, wie Sie Konten in StarMoney Business einrichten. Kapitel 10 informiert Sie über die Installation von StarMo ney Business, Anlegen und Verwalten von Datenbanken und Benutzern sowie das Einrichten von Konten. Weiterhin erfahren Sie, wie Sie Daten aus anderen Programmen in StarMoney Business übernehmen können. Kapitel 11 erläutert alles zum Mitteilungsverkehr zwischen Ihnen und Ihrem Kreditinstitut. Kapitel 12bietet Ihnen schließlich Hilfestellungen und Verfahrensweisen für den Fall an, dass etwas wider Erwarten einmal nicht Ihren Vorstellungen entsprechend funktioniert. 1.3.1 Symbole in diesem Handbuch Einige, immer wiederkehrende Symbole und Formatierungen dieses Handbuches sollen Ihnen helfen, Informationen schnell zu finden, schneller zu verstehen, was gemeint ist und wirklich wichtigen Textpassagen besondere Beachtung zu schenken. Einige spezielle Symbole in der äußeren Spalte dieses Handbuches weisen Sie beim Lesen auf bestimmte Sachverhalte hin: Wann immer Sie dieses Symbol neben einer Textpassage sehen, heißt es: Aufgepasst. Diesen Abschnitt sollten Sie aufmerksam lesen, da er beispielsweise einen besonders wichtigen Sachverhalt beschreibt, den Sie unbedingt beherzigen sollten oder er Erklärungen enthält, mit denen Ihnen das Verständnis der folgenden Absätze viel leichter fällt. Dieses Symbol gibt Ihnen einen Hinweis auf Tipps und Tricks, die Ihnen das Leben mit StarMoney Business leichter machen, oder weist Sie auf spezielle Vorgehensweisen hin, mit denen sich bestimmte Aufgaben schneller lösen lassen. 13
Kapitel 1 Willkommen bei Starmoney Business Viele Funktionen, die Ihnen StarMoney Business bietet, finden Sie in diesem Handbuch in Form von Anleitungen beschrieben, die Sie Schritt für Schritt nachvollziehen können. Jede dieser Schritt-für-Schritt-Anleitungen wird ebenfalls durch ein spezielles Symbol angekündigt. Ganz besonders wichtige Textabschnitte finden Sie mit diesem Symbol markiert. Diesen Abschnitten sollten Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit zuteil werden lassen. Sie beinhalten häufig Sicherheitshinweise, die Sie beispielsweise gegen Datenverlust schützen, oder weisen Sie auf besondere Verhaltensweisen zum Schutz Ihrer Daten hin. 14
2 Sicherheit Das Thema Sicherheit ist immer ein brandaktuelles und wir haben StarMoney für Sie noch sicherer gemacht! Das Sicherheitskonzept wurde mit StarMoney Business 4.0 nochmals erweitert und bietet erstmalig auch einen aktiven Schutz vor Trojanern & Co. Ist Ihr Rechner mit dem Internet verbunden, besteht trotz aller Sicherheit, wie installiertem Firewall- und Anti-Viren-Programm, die Gefahr einen Virus oder Trojaner zu erhalten. Daher haben wir Sicherheitstechniken in StarMoney Business 4.0 integriert, die gegen evtl. Angriffe und Manipulationen schützen können während Sie mit StarMoney arbeiten. Einen 100%igen Schutz kann es nicht geben, aber Sie können helfen, das Restrisiko weiter zu vermindern, wenn Sie sorgsam mit Ihren Zugangsdaten umgehen und Ihren Rechner schützen. 2.1 Schützen Sie Ihren Rechner Auch Ihr Rechner muss geschützt werden! Sie sollten Ihr Betriebsystem immer aktuell halten und die aktuellen ServicePacks und Updates, die Ihnen angeboten werden, installieren. Dafür sollten Sie sicherstellen, dass z.b. die automatische Updatefunktion von Microsoft Windows aktiv ist. Installieren Sie eine Firewall (bei Micrososft Windows XP und Windows VISTA ist diese im Produktumfang bereits enthalten) und halten Sie auch dieses SChutzprogramm mit Updates des Herstellers aktuell. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer eine Virenschutzsoftware einsetzen und dass die Signaturen aktuell sind, zusätzlich kann sich auch ein Schutz vor Spyware als sinnvoll erweisen. Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten und nutzen Sie die Datensicherung in StarMoney. Diese Daten sollten Sie zusätzlich auch noch auf andere Datenträger kopieren. 2.2 Weitere Vorsichtsmaßnahmen Weitere Vorsichtsmaßnahmen die Sie treffen sollten: Seien Sie wachsam und pflegen Sie einen sensiblen Umgang mit PIN, TAN, und Passwörtern und hinterlegen Sie diese nicht unverschlüsselt! Schützen Sie Ihre StarMoney-Datenbank mit einem nur Ihnen bekannten Passwort. 15
Kapitel 2 Sicherheit Alle aktuellen StarMoney-Versionen werden mit Online-Updates und Service-Packs gepflegt. Auf diesem Wege wird die Software an alle aktuellen Änderungen Ihrer Bank, z. B. neue Bankleitzahlen, Sicherheitszertifikate oder neue Sicherheitsmedien, angepasst. Die Installation dieser Updates ist kostenlos und findet innerhalb der Software statt. Darüber hinaus besteht mit StarMoney ein effektiver Phishing-Schutz, wenn Sie nur mit StarMoney und nicht zusäztlich mit dem Browser Ihr Online-Banking abwickeln. 2.3 Nutzen Sie nur offizielle Informationen Sollten Sie ältere Version von StarMoney auf eine aktuelle Version upgraden wollen, z.b. StarMoney Business 3.0 auf StarMoney Business 4.0, benötigen Sie hierfür ein Update wie z.b. StarMoney Business 4.0 Update. Nutzen Sie hierfür ausschließlich die innerhalb der Software vorhandenen Update-Hinweise! Folgen Sie daher Update-Hinweisen zu StarMoney nur: - innerhalb der Software StarMoney - auf www.starmoney.de - auf den Webseiten Ihrer Bank oder Sparkasse Weitere Sicherheitsinformationen erhalten Sie hier: www.starmoney.de/index.php?id=sicherheitshinweise&no_cache=1 http://www.bsi-fuer-buerger.de/geld/index.htm 16
3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Die Hauptaufgabe des Homebanking ist es, Ihren gesamten Zahlungsverkehr von zu Hause oder dem Arbeitsplatz aus durchzuführen. StarMoney Business deckt dabei selbstverständlich alle bekannten Geschäftsvorfälle ab. Welche Geschäftsvorfälle mit Ihren Konten tatsächlich zum Einsatz kommen können, hängt aber maßgeblich davon ab, welche Geschäftsvorfälle von Ihrem Kreditinstitut unterstützt werden. Dieses Kapitel zeigt, wie Sie Transaktionen wie beispielsweise Überweisungen, Sammelüberweisungen, Auslandsüberweisungen und Lastschrifteinreichungen mit StarMo ney Business abwickeln können. In diesem Kapitel finden Sie ebenfalls beschrieben, wie Sie Umsätze, die Sie über Ihre Geldkarte abgewickelt haben, verwalten können. StarMoney Business unterstützt Sie bei Aufträgen, die Sie durchzuführen haben, mit einer so genannten Bestandsverwaltung. Bestände dienen der terminlichen, betraglichen und kontobezogenen Disposition von Terminzahlungen - z. B. Überweisungen, die erst an einem bestimmten Datum fällig werden, wiederkehrenden (Daueraufträgen) sowie einmaligen Zahlungen ( normale Überweisungen) sowie Lastschriften der Einfachheit halber werden all diese Zahlungsvorgänge an dieser Stelle unter dem Begriff Aufträge zusammengefasst. Die Bestandsverwaltung erlaubt Ihnen das Erstellen verschiedener Bestandskategorien. Legen Sie einen neuen Auftrag an, müssen Sie ihn nicht notwendigerweise direkt in den Ausgangskorb stellen und abarbeiten lassen, sondern können ihn einem Bestand zuordnen. Innerhalb verschiedener, von Ihnen erstellter Bestände, können Sie Ihre Aufträge zunächst einmal sammeln und die Überweisungen erst später gezielt abarbeiten. Ihnen wird somit ermöglicht, Ihre Zahlungsaus- und -eingänge zu optimieren zu disponieren. 17
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business 3.1 Funktionsüberblick Bevor Sie mit dem eigentlichen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften) starten, sollten Sie sich die Bestandsverwaltung von StarMoney Business ansehen, die Ihnen eine große Hilfe beim Disponieren von Aufträgen sein kann. Vergleichen Sie hierzu bitte Bestandsverwaltung auf Seite 36. StarMoney Business erlaubt Ihnen die Durchführung von verschiedenen Arten von Überweisungen. Dazu gehören einmalige Überweisungen, terminierte Überweisungen, normale und terminierte Sammelüberweisungen sowie Auslandsüberweisungen. Vergleichen Sie hierzu bitte Überweisungen auf Seite 47. Mit StarMoney Business können Sie ebenfalls Daueraufträge erstellen, bei Ihrem Kreditinstitut einreichen und verwalten. Daueraufträge können auch komplett von StarMoney Busi ness verwaltet werden, so dass Sie diese Funktionalität auch nutzen können, selbst wenn Ihr Kreditinstitut diese Möglichkeit durch Online-Banking nicht zur Verfügung stellt. Vergleichen Sie hierzu bitte Daueraufträge auf Seite 62. Haben Sie schon einmal Lastschriften manuell für Ihr Kreditinstitut vorbereitet, wissen Sie, wie viel Arbeit das macht. StarMoney Business kann Ihnen hier die Arbeit ebenfalls enorm erleichtern. Vergleichen Sie hierzu bitte Lastschriften auf Seite 98. Verfügen Sie über einen Chipkartenleser, kann Star Mo ney Business auch die über eine Geldkarte getätigten Zahlungen verwalten. Vergleichen Sie hierzu bitte Geldkarte auf Seite 134. Tipp: Alle Zahlungsverkehrformulare erreichen Sie auch über das Menü Neu der Hauptnavigation. 3.1.1 Suchen und Filtern Mit StarMoney Business 4.0 können Sie alle Auftragshistorien, wie z. B. Sammelüberweisungen oder -lastschriften, durchsuchen und filtern. In der Übersicht einer zuvor ausgewählten Auftragsart steht Ihnen eine Such- und Filterfunktion zur Verfügung. Um in die Übersicht zu gelangen, wählen Sie zunächst aus dem Menü Zahlungsverkehr die gewünschte Auftragsart, beispielsweise Überweisung. 18
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Der Cursor steht automatisch in einem Eingabefeld. Geben Sie den gewünschten Begriff in das Feld ein, beispielsweise Werkstatt und wählen Sie anschließend die Schaltfläche [Suchen]. Star- Money durchsucht nun den vorhandenen Aufträgen und markiert den gefundenen Eintrag in der Übersicht. Kann StarMoney keinen entsprechenden Eintrag finden, gibt es eine Meldung aus. Filtern Sie können für die Suchfunktion auch einen Filter setzen. Möchten Sie beispielsweise alle Überweisungen an die Werkstatt XY danach durchsuchen, wie viele den Verwendungszweck TÜV 2009 haben, geben Sie in das Feld Suchen TÜV 2009 ein und klicken auf [Filtern], es werden nur noch Aufträge angezeigt, die den entsprechenden Eintrag beinhalten. 3.1.2 Übernahme von Daten aus der Zwischenablage Für die Zahlungsformulare Überweisung, Terminüberweisung, Sammellastschrift und Sammelüberweisung können Sie zuvor in Ihre Windows-Zwischenablage kopierte Bankdaten automatisch in StarMoney Business übernehmen. Kopieren Sie die Bankdaten in dem Origi nal-dokument, rufen Sie das gewünschte Zahlungsformular in StarMo ney auf, wählen Sie die Schaltfläche [Neu], bei Sammelaufträgen [Neue Überweisung] / [Neue Lastschrift]. Im folgenden Dialog finden Sie die Schaltfläche [Übernahme]. Diese öffnet einen Dialog, in dem StarMoney Business den Inhalt Ihrer Zwischenablage anzeigt und im rechten Bereich der Ansicht bereits die relevanten Daten übernommen hat. Mit der Schaltfläche [OK] übernehmen Sie die Daten in das Formular. 3.1.3 Vorlagen speichern / laden Für einige Auftragsarten stehen Ihnen die Schaltflächen [Vorlage speichern] und [Vorlage laden] zur Verfügung. Über diese Schaltflächen können Sie Daten, die Sie gerade in ein Zahlungsformular eingegeben haben, als Vorlage abspeicher oder Sie können Daten, aus bereits bestehenden Vorlagen, in ein Zahlungsformular übernehmen. Bitte lesen Sie hierzu die Abschnitte Speichern von Vorlagen auf Seite 32 und Vorlagen laden auf Seite 33. 19
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business 3.2 Die Schnellerfassung Die Schnellerfassung bietet Ihnen den Komfort der zügigen Erfassung von verschiedenen Aufträgen in einem Formular. Sie gelangen sofort in ein Formular und müssen nicht im Menü Zahlungsverkehr zwischen den Auftragsarten wechseln, um die entsprechenden Aufträge zu erstellen. Sie können sich während des Erfassens entscheiden, welche Auftragsart erstellt werden soll (beispielsweise doch eine Terminüberweisung statt eines Dauerauftrages). Folgende Auftragsarten können mit der Schnellerfassung erfasst werden: Einzelüberweisung (ÜB) Terminierte Einzelüberweisung (TÜB) Beleglose Zahlscheinüberweisung (BZÜ) Daueraufträge (DA) Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, aus Einzelaufträgen Sammler generieren zu lassen (Vergleichen Sie hierzu bitte Zusammenfassen von Aufträgen auf Seite 21). Tipp: Wenn Sie Aufträge ausschließlich mit der Schnellerfassung erfassen möchten, können Sie dies über das Menü Einstellungen, Menüpunkt Navigation definieren. Selektieren Sie unter Haupteinträge den Eintrag Zahlungsverkehr, und aktivieren Sie unter Untereinträge ausschließlich den Eintrag Schnellerfassung. Bitte beachten Sie: Die Schnellerfassung ersetzt nicht die speziellen Funktionen für online-verwaltete Terminüberweisungen und Daueraufträge (Bestand abholen, Ändern, Aussetzen, etc.). Diese werden weiterhin ausschließlich in den entsprechenden Bereichen (Menü Zahlungsverkehr, Menüpunkt Terminüberweisung oder Dauerauftrag) angeboten. Aufträge erfassen 1. Wählen Sie das Menü Zahlungsverkehr, und daraus den Menüpunkt Schnellerfassung, oder wählen Sie auf der Übersichtsseite in dem Container Alle Aufträge die Schaltfläche [Zur Schnellerfassung]. 20
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Tipp: Welche Container sich in der Übersichtsseite befinden, bestimmen Sie über das Menü Einstellungen und den Menüpunkt Übersicht. Vergleichen Sie hierzu bitte Informationen der Übersichtsseite auf Seite 161 Sollten Sie sich bereits in der Auftragsliste der Schnellerfassung befinden können Sie über die Schaltfläche [Neu] einen neuen Auftrag erfassen. Vergleichen Sie hierzu bitte Aufträge in der Auftragsliste einsehen auf Seite 22. Abb. 3.1: Über die Schnel l- erfassung können verschiedene Auftragarten erfasst werden. 2. Geben Sie jetzt, je nach gewünschter Auftragsart, die benötigten Daten ein. Zu den einzelnen Auftragsarten finden Sie weitere Informationen in den entsprechenden Kapiteln. 3. Haben Sie alle Einträge gemacht, wählen Sie die Schaltfläche [Überweisen]. Zusammenfassen von Aufträgen Über die Schnellerfassung erfasste Aufträge (auch Überweisungen, die aus offline-verwalteten Terminüberweisungen oder 21
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Daueraufträgen generiert wurden) können zu Sammelaufträgen zusammengefasst werden. Dazu muss die Checkbox Sammelüberweisung automatisch erzeugen im Ausgangskorb aktiviert sein. Aus Einzelüberweisungen wird dann automatisch eine Sammelüberweisung erstellen, sofern Ihr Kreditinstitut diesen Geschäftsvorfall unterstützt. Hinweis: Diese Checkbox ist standardmäßig in StarMoney Business deaktiviert. Es müssen folgende Voraussetzungen für eine Zusammenfassung zu Sammelaufträgen gegeben sein: Es muss ein identisches Belastungskonto angegeben sein, Sowie ein identisches Ausführungsdatum. Und das identische Sicherheitsmedium muss im Ausgangskorb zugeordnet sein. Aufträge in der Auftragsliste einsehen Aufträge, die Sie über die Schnellerfassung erstellt haben, können Sie über die Auftragsliste einsehen. 1. Rufen Sie dazu den Menüpunkt Schnellerfassung aus dem Menü Zahlungsverkehr auf. 2. Wählen Sie die Schaltfläche [Auftragsliste]. Ihnen werden nun alle Aufträge angezeigt, die Sie mit der Schnellerfassung erstellt haben. Die mit der Schnellerfassung erfassten Aufträge sind ebenfalls in den Listen der jeweiligen Auftragsart Überweisungen, Terminüberweisungen, Daueraufträge bzw. nach Zusammenfassung im Bereich Sammelüberweisungen zu sehen. Diese Informationen können Sie der Auftragsliste entnehmen: Statusbox: Hier wird Ihnen der Status des Auftrags angezeigt. E für Entwurf, A für der Auftrag liegt noch im Ausgangskorb, ist diese Spalte leer, bedeutet dies, der Auftrag wurde an Ihr Kreditinstitut übermittelt. Bestand: Hier wird der Bestand angezeigt, dem der Auftrag zugeordnet ist. Konto / Status: Hier wird die Bezeichnung des Kontos angezeigt, das dem Auftrag als Belastungskonto zugewiesen ist. Weiterhin wird der Status des Auftrages angezeigt, also beispielsweise Ausgangskorb, wenn der Auftrag noch im Ausgangskorb liegt. 22
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Art (optional): Dieses Feld zeigt an, um welche Auftragsart es sich handelt, also beispielsweise DA für Dauerauftrag. Datum (optional): In diesem Feld wird das Erstellungsdatum des Auftrages angezeigt. Empfänger / Verwendungszweck: Diesem Feld entnehmen Sie den Empfänger und, falls bei der Erfassung angegeben, den Verwendungszweck. (Nächste) Fälligkeit: Zeigt das Datum der nächsten Fälligkeit an, zu der der Auftrag ausgeführt wird. Ausführung (optional): Hier wird bei Daueraufträgen das Datum der ersten Ausführung und der Ausführungsturnus angezeigt. Betrag: Diesem Feld entnehmen Sie den Betrag mit dem der Auftrag das entsprechende Konto belastet. Verwaltung (optional): Hier sehen Sie, ob es sich bei dem Auftrag um einen online-, oder einen offline-verwalteten Auftrag handelt. Textschlüssel (optional): Diesem Feld entnehmen Sie den dem Auftrag zugeordneten Textschlüssel. Aufträge ändern Aufträge, die noch nicht an Ihr Kreditinstitut übermittelt wurden, können Sie ändern. Über die Schnellerfassung können Sie die Auftragsart ändern, beispielsweise aus einer Überweisung einen Dauerauftrag machen. Das Ändern von online-verwalteten Aufträgen ist nur über den jeweiligen Zahlungsverkehrsbereich möglich. Rufen Sie dazu aus dem Menü Zahlungsverkehr die entsprechende Auftragsart auf. Um über die Schnellerfassung die Auftragsart zu ändern, verfahren Sie bitte wie folgt: 1. Rufen Sie dazu den Menüpunkt Schnellerfassung aus dem Menü Zahlungsverkehr oder dem Menü Neu auf. 2. Wählen Sie die Schaltfläche [Auftragsliste]. Ihnen werden nun alle Aufträge angezeigt, die Sie mit der Schnellerfassung erstellt haben. Hinweis: Aufträge, die nicht über die Schnellerfassung erstellt wurden, sind in dieser Liste nicht zu sehen. Dafür sind die mit der Schnellerfassung erfassten Aufträge ebenfalls in den Listen der jeweiligen Auftragsart Überweisungen, 23
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Terminüberweisungen, Daueraufträge bzw. nach Zusammenfassung im Bereich Sammelüberweisungen zu sehen. 3. Selektieren Sie den Auftrag, den Sie ändern möchten und wählen Sie [Details]. 4. Ihnen wird die Erfassungsmaske angezeigt, über die Sie den Auftrag ändern können. 5. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, speichern Sie diese über die Schaltfläche [Überweisen] und kehren automatisch in die Auftragsliste zurück. Aufträge entfernen Aufträge, die noch nicht an Ihr Kreditinstitut übermittelt wurden, können Sie entfernen: 1. Rufen Sie dazu den Menüpunkt Schnellerfassung aus dem Menü Zahlungsverkehr auf. 2. Wählen Sie die Schaltfläche [Auftragsliste]. Ihnen werden nun alle Aufträge angezeigt, die Sie mit der Schnellerfassung erstellt haben. Hinweis: Aufträge, die nicht über die Schnellerfassung erstellt wurden, sind in dieser Liste nicht zu sehen. Dafür sind die mit der Schnellerfassung erfassten Aufträge ebenfalls in den Listen der jeweiligen Auftragsart Überweisungen, Terminüberweisungen, Daueraufträge bzw. nach Zusammenfassung im Bereich Sammelüberweisungen zu sehen. 3. Selektieren Sie den Auftrag, den Sie entfernen möchten und klicken Sie auf [Entfernen]. 4. Nachdem Sie die Sicherheitsfrage mit [Ja] beantwortet haben, wird der Auftrag aus Ihrer Datenbank entfernt. 3.3 Vorlagenverwaltung Für folgende Auftragsarten und Zahlungsverkehrsformulare können Vorlagen angelegt und verwaltet werden: Überweisung Spendenüberweisung BZÜ 24
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Kontoübertrag Terminüberweisung EU-Überweisung / SEPA-Überweisung Auslandsüberweisung Sammelüberweisung Sammellastschrift 3.3.1 Übersicht Die Vorlagenverwaltung erreichen Sie über die Navigation Zahlungsverkehr und dort den Menüpunkt Vorlagen. Sie gelangen in eine Übersicht, standardmäßig ist bereits der Ordner Vorlagen angelegt. Abb. 3.2: Die Vorlagenverwaltung erreichen Sie über den Menüpunkt Vorlagen Über die Schaltfläche [Details] oder per Doppelklick auf den Eintrag in der Übersicht gelangen Sie in die Detailansicht und können den Ordner bearbeiten. 25
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Über die Schaltfläche [Neu] können Sie einen neuen Vorlagenordner erstellen. Die Übersicht der Vorlagenordner kann über die Anwahl der Spaltenbezeichnungen sortiert werden. In der Übersicht der Vorlagenordner sehen Sie folgende Informationen: Vorlagenordner: Dieses Feld zeigt den Namen des Vorlagenordners an. Überweisungen: Die Spalte Überweisungen gibt die Summe aller in diesem Vorlagenordner gespeicherten Überweisungen, Kontoüberträge, Spendenüberweisungen, BZÜ sowie Terminüberweisungen wieder. Sammelüberweisungen: Die Spalte Sammelüberweisungen enthält die Gesamtanzahl aller Sammelüberweisungsvorlagen. Sammellastschriften: Die Spalte Sammellastschriften enthält die Gesamtanzahl aller Sammellastschriftvorlagen. EU- / SEPA-Überweisung: Die Spalte EU- / SEPA-Überweisung beinhaltet in der Summe alle in einem Vorlagenordner gespeicherten EU- und SEPA-Überweisungen. SEPA-Sammelüberweisungen: Enthält die Gesamtanzahl aller SEPA-Sammelüberweisungsvorlagen. Auslandszahlungen: Die Spalte Auslandsüberweisungen beinhaltet in der Summe alle in einem Vorlagenordner gespeicherten Auslandsüberweisungen. Anzeigen Über diese Schaltflächen können Sie Vorlagen in der Übersicht der jeweiligen Auftragsart ein-, bzw. ausblenden, beispielsweise alle unter Vorlagen gespeicherten EU-Überweisungen in der Übersicht des Menüs Zahlungsverkehr, Menüpunkt EU-Überweisung. Spalten Über die Schaltfläche [Spalten] haben Sie die Möglichkeit, einzelne Spalten zu aktivieren, bzw. zu deaktivieren. Weiterhin können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge diese abgebildet werden. Markieren Sie die gewünschten Spalten durch einen Klick mit der Maus auf die Auswahlbox vor der Spaltenbezeichnung. Durch ein X wird die Aktivierung gekennzeichnet. Verfahren Sie entsprechend, um Spalten auszublenden. Sie können die Reihenfolge, in der die Spalten angezeigt werden, nach Belieben verändern. Wenn Sie beispielsweise möchten, 26
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 dass als erste Spalte XYZ angezeigt wird, klicken Sie den Eintrag XYZ an. Dann klicken Sie so oft auf den [Nach-Oben-Pfeil] an der rechten Seite, bis XYZ an erster Stelle der Liste steht. Über den [Nach-Unten-Pfeil] können Sie XYZ wieder weiter nach unten bzw. nach hinten verschieben. 3.3.2 Ordnerdetails Über die Schaltfläche [Details] in der Vorlagenordneransicht oder per Doppelklick auf einen Vorlagenordner gelangen Sie in die Detailansicht des gewählten Ordners. Abb. 3.3: Die Detailansicht Ihrer Vorlagenordner. Hier können Sie Ihre Vorlagen verwalten. In der Detailübersicht werden Ihnen folgende Reiter angezeigt: Vorlagen (bzw. Name des selektierten Vorlagenordners): Übersicht aller Vorlagen im Ordner Überweisungen: Übersicht aller Überweisungen, Spenden-, BZÜ-, Terminüberweisungen 27
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Sammelüberweisungen: Übersicht aller Sammelüberweisungen Sammellastschriften: Übersicht aller Sammellastschriften Auslandszahlungen: Übersicht aller EU- / SEPA-Überweisungen und der Auslandszahlungen Mit Anwahl eines der Reiter werden Ihnen die im Ordner gespeicherten Vorlagen angezeigt. So zum Beispiel: Wählen Sie im Vorlagenordner ABC den Reiter Überweisungen, so werden in diesem Reiter nur noch gespeicherte Überweisungsvorlagen des Ordners ABC angezeigt. Nachfolgend werden die jeweiligen Reiter beschrieben: Reiter Vorlagen (bzw. Name des selektierten Vorlagenordners) Hier wird Ihnen die Gesamtübersicht der im gewählten Ordner gespeicherten Vorlagen angezeigt. Die Bezeichnung des ersten Reiters (z. B. Neue Vorlagen für den Ordner mit dem Namen Neue Vorlagen ) ist automatisch mit dem Namen des selektierten Vorlagenordners beschriftet. In der Übersicht der Vorlagen werden Ihnen folgende Informationen (Spalten) angezeigt: Vorlagen (bzw. Name der erstellten Vorlagen) Bestand Konto Art (Auftragsart) Datum Anzahl / Beschreibung Begünstigter / Verwendungszweck Betrag Die Ansicht der Vorlagen kann über die Anwahl der Spaltenbezeichnungen sortiert werden. Optional können folgende Spalten über die Schaltfläche [Spalten] zusätzlich eingeblendet werden: Ausführung Fälligkeit Nächste Fälligkeit Textschlüssel 28
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Vorlagen bearbeiten Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Entfernen: Löscht eine selektierte Vorlage (sofern keine Vorlage selektiert ist, ist der Button deaktiviert) Details: Öffnet die markierte Vorlage (sofern keine Vorlage selektiert ist, ist der Button deaktiviert) Verschieben: Verschiebt eine Vorlage in einen anderen Ordner Kopieren: Kopiert eine Vorlage Pausch. Ändern: Ermöglicht eine Pauschaländerung von Vorlagen Drucken: Erzeugt eine Druckvorschau der Vorlagenübersicht Spalten: Öffnet die Spaltenkonfiguration für die Ordnerübersicht 3.3.3 Auftragsarten Wechseln Sie auf den Reiter für eine Auftragsart innerhalb des Vorlagenordners, werden Ihnen die Aufträge zur gewählten Auftragsart innerhalb des Ordners gefiltert angezeigt. Beispiel: Unter dem Ordner Neue Vorlagen haben Sie sowohl Überweisungen, Sammellastschriften als auch eine EU-Überweisung. Wechseln Sie nun auf den Reiter Überweisungen werden Ihnen aus dem Vorlagenordner in diesem Reiter nur noch die Überweisungen angezeigt. Die Ansicht entspricht jener der Zahlungsverkehrsaufträge. Im obigen Beispiel der Ansicht des Menü Zahlungsverkehr, Menüpunkt Überweisung. Per Doppelklick auf einen Auftrag oder über die Schaltfläche [Details], gelangen Sie in die Detailansicht des Auftrags. In der Toolbox im Reiter sind folgende Schaltflächen zu finden: Auftragsschaltflächen ( Überweisung bis Sammellastschrift ): Hierüber gelangen Sie direkt in die Formulareingabe wie über das Menü Zahlungsverkehr und dann den jeweiligen Menüpunkt der Auftragsart (z.b. Überweisung) und in der Ansicht dann die Schaltfläche [Neu], und können so eine neue Vorlage erstellen. Entfernen : Löscht den selektierten Auftrag Verschieben: Verschiebt bestehende Vorlagen in einen anderen Ordner 29
Kapitel 3 Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kopieren: Öffnet einen Dialog zum Kopieren einer selektierten Vorlage Pauschaländerung: Ermöglicht eine Pauschaländerung von Vorlagen Details: öffnet die Vorlage in der Detailansicht, die editierbar ist Drucken: Öffnet eine Druckvorschau Spalten: Öffnet die Spaltenkonfiguration für die Ordnerübersicht Die Schaltflächen [Entfernen], [Verschieben], [Kopieren], [Pausch.Ändern] sowie [Details] sind nur aktiv, wenn mindestens eine Vorlage selektiert ist. Suchen / Filtern In der Übersicht der Vorlagen besteht zudem die Möglichkeit, die Ansicht zu filtern sowie in der Ansicht zu suchen. Durchsucht und gefiltert wird sowohl entsprechend der angezeigten Spalten als auch innerhalb der Vorlagendetails sowie direkt in der Vorlage. Geben Sie den Begriff nach dem gesucht werden soll in das Feld neben den Schaltflächen [Suchen] / [Filtern] ein. Nach betätigen der Schaltfläche [Suchen] springt der Focus auf das (ggf. nächste) Suchergebnis. Bei der Auswahl der Schaltfläche [Filtern] werden nur die Vorlagen angezeigt, die den eingegebenen Begriff enthalten. 3.3.4 Verschieben von Vorlagen Über die Schaltfläche [Verschieben] können Sie erstellte Vorlagen in bereits angelegte Vorlagenordner verschieben. Das Verschieben ist sowohl für eine selektierte Vorlage als auch für Mulitselektion möglich. Markieren Sie dazu einfach bei gleichzeitig gedrückter [Strg]-Taste Ihrer Tastatur die gewünschten Einträge. Anschließend wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie den Zielordner bestimmen können. Per DropDown-Menü werden alle angelegten Vorlagenordner angezeigt. Wenn Sie einen Zielordner gewählt haben, bestätigen Sie diesen und fahren über die Schaltfläche [Verschieben] fort. StarMoney prüft nun, ob im ausgewählten Zielordner die selektierte bzw. einige selektierte Vorlagen bereits existieren. 30
Zahlungen erfassen mit StarMoney Business Kapitel 3 Wird eine Vorlage verschoben, und in dem Zielordner existiert diese bereits, wird der Vorgang automatisch abgebrochen. Bei Mehrfachselektion wird zwischen dem Verschieben einiger Vorlagen als auch keiner Vorlage unterschieden. 3.3.5 Kopieren von Vorlagen Über die Schaltfläche [Kopieren] können erstellte Vorlagen in einen angelegten Vorlagenordner kopiert werden. Das Kopieren ist sowohl für eine selektierte Vorlage als auch für Multiselektion möglich. Markieren Sie dazu einfach bei gleichzeitig gedrückter [Strg]-Taste Ihrer Tastatur die gewünschten Einträge. Es erscheint nun zunächst eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Anschließend wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie den Zielordner bestimmen können. Per DropDown-Menü werden alle angelegten Vorlagenordner angezeigt. Wenn Sie einen Zielordner gewählt haben, bestätigen Sie diesen und fahren über die Schaltfläche [Kopieren] fort. StarMoney prüft nun, ob im ausgewählten Zielordner die selektierte bzw. einige selektierte Vorlagen bereits existieren. Wenn die Vorlagen kopiert werden, und im Zielordner existieren bereits gleichnamige Vorlagen, so erscheint zunächst ein Hinweistext, der Sie darüber informiert, dass den zu kopierenden Vorlagen automatisch im Namen der Zusatz Kopie angefügt wird. Beispiel 1: Vorlage Muster wird kopiert, die Kopie wird zu Muster Kopie Beispiel 2: Vorlage Muster Kopie wird kopiert, die Kopie wird zu Muster Kopie Kopie Werden selektierte Vorlagen mehrmals in ein und den selben Zielordner kopiert, wird bei bereits existierenden Vorlagen im Zielordner, zuerst der Zusatz Kopie und im weiteren eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 2 bis max. 999, angefügt. Beispiel 1: Vorlage Muster wird kopiert, die Kopie wird zu Muster Kopie. Beispiel 2: Vorlage Muster wird erneut kopiert, die Kopie wird zu Muster Kopie 2. Sofern beim Kopiervorgang die maximale Zeichenlänge von 35 Zeichen überschritten werden sollte, wird der eigentliche Vorlagenname gekürzt und mit drei Punkten ergänzt. 31