Strategic Project Performance Management Whitepaper von Harald Matzke
I N H A LT 1 In eigener Sache 2 Stiefkind Schlüsselprojekt? 3 Projektarten 3 Wer arbeitet mit SPPM? 4 Was macht SPPM? 7 Integriert = transparent 8 Die Vorteile CUBUS AG Zentrale Bahnhofstraße 29 I 71083 Herrenberg (Germany) I Telefon +49 70 32 94 51-0 I Fax +49 70 32 94 51-30 I info@cubus.eu www.cubus.eu
In eigener Sache Unabhangig von Branche und Firmengroße sind erfolgreich geplante und umgesetzte Projekte die Basis jeden Unternehmenserfolgs. In diesem Whitepaper geht es jedoch weder um die erfolgreiche Realisierung von Performance Management-Projekten noch um Projektmanagement als kritischer Erfolgsfaktor. Wenn Sie sich fur diese Themen interessieren, empfehle ich Ihnen mein Whitepaper Erfolgsfaktoren fur Performance Management-Projekte, das Sie sich aus dem CUBUS Kompetenz-Center herunterladen konnen. Bei Strategic Project Performance Management (SPPM) steht die Steuerung der strategischen Schlusselprojekte und deren spezielle Anforderungen im Mittelpunkt. SPPM unterstutzt damit ein wesentliches Element der Strategy Execution : das Management strategischer Initiativen. 1
S P P M Stiefkind Schlüsselprojekt? Es mangelt den Unternehmen nicht so häufig an neuen und guten Visionen, Ideen oder Strategien, sondern in erster Linie an der Kompetenz, diese auch durch erfolgreiche Projekte zu realisieren. (Quelle: Campana/Schott: Strategisches Projektmanagement) Die Unterstu?tzung der Entscheidungsprozesse auf allen Management-Ebenen durch Methoden und Werkzeuge ist in den meisten Unternehmen etabliert. Planungs- und Berichtsprozesse auf der operativen und der taktischen/mittelfristigen Ebene sind meist miteinander verbunden und durch moderne Ansa?tze wie Business Performance Management oder Corporate Performance Management umgesetzt oder auf dem Weg der Umsetzung. Dabei fa?llt auf, wie wenig Beachtung den Schlu?sselprojekten des Unternehmens in diesen Betrachtungen geschenkt wird. Dies ist umso erstaunlicher, wenn man die Wichtigkeit dieser Projekte fu?r die Zukunft des Unternehmens beru?cksichtigt. Komplette Umstrukturierungen von Unternehmen, strategische Initiativen und neue Gescha?ftsmodelle geho?ren zu diesen Schlu?sselprojekten und werden oftmals noch in Programmen zusammengefasst. Diese fu?r den langfristigen Unternehmenserfolg entscheidenden Projekte sind immer management-relevant und mu?ssen daher vom Top- Management mehr als nur im Auge behalten werden. Strategic Project Performance Management (SPPM) stellt die Infrastruktur fu?r die Steuerung dieser Schlu?sselprojekte dar. SPPM ist die Plattform, auf der Management, CFO und Projektleitung alle management-relevanten Informationen zur Verfu?gung stehen und die sich in die Business Performance Management-Infrastruktur integriert. 2
Projektarten Welche Projekte in einem Unternehmen als Schlu?sselprojekte ( Strategische Initiativen ) angesehen werden, ha?ngt sehr stark vom Typ des Unternehmens, seiner Gro?ßenordnung und seiner strategischen Ausrichtung ab. Gro?ße oder Art des Projekts sind dabei eher zweitrangig. Ausschlaggebend ist, ob das Projekt so relevant fu?r die mittel- und langfristige Zukunft des Unternehmens ist, dass ein Nachverfolgen und gegebenenfalls ein aktives Eingreifen durch das Management mo?glich sein muss. Die SPPM-Lo?sung der CUBUS AG ist ein flexibles System zur Abbildung, Planung, Umsetzung und U?berwachung erfolgskritischer, langfristiger Schlu?sselprojekte wie Neuausrichtung der Unternehmensstrategie / Change-Projekte F&E-Projekte (z.b. Entwicklung einer neuen Produktgeneration) Großkundenprojekte wie zum Beispiel im Anlagenbau Prozessoptimierung Bauprojekte Große IT-Projekte auf Unternehmensebene (wie eine SAP-Einführung) Umsetzung gesetzlicher Maßgaben und Vorschriften (wie Sarbanes-Oxley) Wer arbeitet mit SPPM? SPPM ha?lt fu?r alle direkt oder indirekt in die Projekte involvierten Abteilungen und Hierarchieebenen die passenden Informationen bereit und unterstu?tzt durch transparente Strukturen und Prozesse das interdisziplina?re Zusammenspiel aller Beteiligten. Management Die prima?re Zielgruppe von SPPM ist das Management auf allen Ebenen des Unternehmens, insbesondere das Top-Management. Die Projektubersicht zeigt Status und Trend der strategischen Initiativen. 3
W A S M A C H T S P P M? SPPM soll alle fu?r diese Zielgruppe relevanten Informationen enthalten. Dabei muss es dem Management auf einen Blick mo?glich sein, die wesentlichen von den unwesentlichen Informationen zu trennen, Trends und Abweichungen zu erkennen und zeitnah die richtigen Entscheidungen zu treffen. Initiativen-Verantwortlicher Der Initiativen-Verantwortliche ist der wichtigste Informationslieferant fu?r SPPM. Er plant und berichtet die Kennzahlen der Projekte und versioniert Projektsta?nde. Damit schafft er die Basis fu?r Transparenz, eine Erho?hung der Lernkurve und den Projekterfolg. Welcher Prozentsatz des Budgets wurde bereits ausgegeben? Controlling SPPM stellt fu?r Controller, insbesondere im Project Office, eine Plattform zur Verfu?gung, um finanzorientierte Strukturen und Projektstrukturen miteinander zu verknu?pfen. Controller denken und handeln meist in Quartalen und Berichtsperioden. Projekte/Initiativen haben jedoch die Eigenschaft, Berichtsperioden zu ignorieren und sind damit vordergru?ndig nur schwierig in die Controlling-Prozesse zu integrieren. SPPM verbindet die Sichtweise des Controllings mit den spezifischen Anforderungen des Initiativen-Managements. Was macht SPPM? Mit SPPM wird die Projektplanung und -steuerung von Anfang bis Ende transparent, übersichtlich und nachvollziehbar. Rollenspezifischer Zugriff auf Detailinformationen 4
Management-relevante Informationen aus den Projekten SPPM stellt alle relevanten Informationen aus dem Management der Schlüsselprojekte zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere der Status der Projekte in Bezug auf: Budget (Vorgabe, genehmigte Erhöhungen, Plan, Ist) Termintreue (Start- und Endtermin gemäss Vorgabe bzw. aktuellem Plan) Qualität Fertigstellungsgrad geplante Meilensteine Abschätzung von Risiken Attraktivität eines Projekts für das Unternehmen Status der Meilensteine mit zugeho?rigen Check-Kriterien und Zugriff auf unstrukturierte Informationen. Dabei ist zu beachten, dass SPPM keineswegs ein Ersatz für ein PM- oder MPM-Werkzeug ist, sondern vielmehr das Bindeglied zwischen diesen Werkzeugen und der Business Performance Management-Plattform darstellt. Kaufmännische Auswirkungen / BWL-Modell Neben den Informationen aus dem Projektmanagement entha?lt SPPM auch die kaufma?nnisch relevanten Informationen fu?r diese Projekte. Diese ko?nnen bei den einzelnen Projekten durchaus sehr unterschiedlich sein. Einheitlich bei allen Projekten du?rfte der Ressourcenbedarf, insbesondere in Form von Human Ressources sein. Bei Kundenprojekten oder der Entwicklung von neuen Produkten spielt auch der aus dem Projekt entstehende Ertrag und damit mo?gliche Return on Investment eine wichtige Rolle. Gerade große Projekte mu?ssen mo?glicherweise Finanzierungen, Investitionen ins Anlagevermo?gen oder andere Bilanz- und G&V-Positionen beru?cksichtigen. Die Verknüpfung der kaufmännischen Informationen und der PM-Informationen ist eines der Kernelemente von SPPM. 5
S P P M Versionierung Um den Projektverlauf dokumentieren zu ko?nnen, mu?ssen jederzeit Fragen nach dem Status und Vergleiche mo?glich sein. Deshalb werden alle Informationen in SPPM versioniert. Es ist damit jederzeit mo?glich, Daten aus den ersten Tagen des Projekts mit spa?teren Entwicklungen zu vergleichen, Analysen zu erstellen und wichtige Erkenntnisse fu?r andere, a?hnlich gelagerte Projekte zu gewinnen. Die Projektdetailansicht zeigt die aktuelle Version eines Projektes und alle bisher abgegebenen. Unstrukturierte Informationen Viele Informationen aus dem Umfeld der Projekte sind nicht in Datenbankfeldern oder Tabellen zu erfassen. Meist liegen Sie in textueller oder graphischer Form vor, haufig in spezifischen Dokumentformaten wie Powerpoint, Word oder PDF. Diese Informationen sind zum Verstandnis der Projektsituation, der geplanten weiteren Vorgehensweise oder als Zusatzinformation wichtig. SPPM-System ist in der Lage, sie abzulegen, zu versionieren und direkt mit den Schlusselprojekten oder Meilensteinen zu verknupfen. Übersichtlicher Zugriff auf unstrukturierte Informationen. 6
Integriert = transparent Nur weil die Umsetzung strategischer Projekte oft langfristig geplant wird, darf man sie nicht losgelo?st vom Tagegescha?ft betrachten. Da der Erfolg (oder Misserfolg) von Schlu?sselprojekten einen großen Einfluss auf das Betriebsergebnis hat, sollte unbedingt auf Verbindung zu anderen relevanten Unternehmenssystemen geachtet werden. Mit SPPM beha?lt das Management den U?berblick u?ber diese Projekte und deren Auswirkungen auf die mittelfristige, taktische Planung. Schnittstellen zur Balanced Scorecard Viele Unternehmen nutzen heute eine Balanced Scorecard (BSC) zur strategischen Steuerung mithilfe von Kriterien oder KPIs (Key Performance Indicators). Ein Auslo?ser fu?r ein strategisches Projekt kann ein negativer Trend einer dieser Erfolgskennzahlen sein. Strategische Projekte haben oft Auswirkungen auf mehrere KPIs. Unsere Lo?sung bietet hierfu?r eine bidirektionale Verknu?pfung zwischen BSC und SPPM. Schnittstellen zu operativen Projekt Management-Systemen Das operative Projektmanagementsystem ist eine der wichtigsten Informationsquellen fu?r SPPM. Liegen die Daten in einer strukurierten Form vor, dann ko?nnen Sie automatisch nach SPPM u?bernommen werden. Schnittstellen zur taktischen Planung und zum Budget Das Ergebnis des kaufma?nnischen Teils von SPPM ist so strukturiert, dass es in die taktische (mittelfristige) Planung des Unternehmens u?bernommen werden kann. Dadurch werden die Auswirkungen von Vera?nderungen in den Schlu?sselprojekten auf die mittelfristigen Ergebnisse des Unternehmens transparent. Ein Beispiel: Das Entwicklungsprojekt fu?r eine neue Produktgeneration verzo?gert sich aus technischen Gru?nden um sechs Monate. Dadurch kann der erwartete Umsatz auch erst sechs Monate spa?ter realisiert werden. Welche Auswirkungen hat dies auf die Finanzierung des Projekts? Welche Auswirkungen hat dies auf die G&V und den Cash- Flow der na?chsten Jahre? Welche Gegenmaßnahmen ko?nnen im operativen Gescha?ft getroffen werden, um die zu erwartenden Umsatzeinbußen zumindest teilweise auszugleichen? Verteilung der Projekt-Kosten 7
S P P M Die Vorteile SPPM wird folgende Benefits für das Unternehmen bringen: Transparente strategische und taktische Planung Mit SPPM ist es mo?glich, ein Budget fu?r strategische Initiativen (STRATEX) zu erstellen und finanzielle Auswirkungen der strategischen Projekte direkt in die taktische Unternehmensplanung einließen zu lassen. Das Ergebnis ist ein integriertes System, das Projekte, Versionen, Kennzahlen und Analysen verbindet. Überblick für das Management Das One Version of the Truth -Prinzip auch fu?r Informationen im Umfeld von Schlu?sselprojekten verhindert fruchtlose und zeitraubende Diskussionen u?ber die Frage, wer im Moment u?ber die richtigeren Zahlen verfu?gt. Vergleich zwischen ursprünglich geplantem Break Even und dem aktuellem Forecast. Lernkurve für das Unternehmen Die Versionierung der Informationen hilft nicht nur dem einzelnen Projektmanager, Fehler oder Erfolge zu identifizieren, sondern ermo?glicht es auch anderen Beteiligten, von der Erfahrung von Kollegen zu profitieren. Dieses Wissen kann jedes Unternehmen fu?r die Entwicklung seiner eigenen Best Practices nutzen und in jedem Projekt weiter verfeinern. Qualitative Verbesserung der Unternehmensplanung Die mittelfristige Unternehmensplanung wird durch einen Aspekt erga?nzt der heute nur zufa?llig oder u?ber das Wissen einzelner Personen eingebracht wird. Effekte werden fru?her erkannt und ko?nnen zeitnah auf der Basis von Fakten eingebaut werden. Fokus auf Mehrwert-generierende Projekte Das Projektportfolio-Management wird durch nachvollziehbare, objektive Vergleichs- und Uberprufungskriterien verbessert. Die grafische Darstellung durch interaktive Bubble-Charts unterstutzt bei der Entscheidungsfindung. 8
Die Größe der Blasen spiegelt frei wählbar Kennzahlen wie Kosten oder ROI wider, die Ampelfarben zeigen den Status der Strategische Initiativen hinsichtlich Budget, Termin oder Qualität. Strukturierung der Berichtsprozesse von Schlüsselprojekten Berichtsprozesse im Umfeld strategischer Initiativen werden strukturiert. Dies gewa?hrleistet bessere Vergleichbarkeit der Initiativen sowie eine einfache und schnelle Aufnahme der Informationen fu?r den Anwender, insbesondere das Management. Gleichzeitig ergibt sich die Mo?glichkeit, Zeitpunkte fu?r einen Gesamtu?berblick u?ber die Projekte besser zu synchronisieren. Ressourceengpässe frühzeitig erkennen und Auswirkungen verstehen Key-Ressourcen sind in allen Unternehmen knapp. Meist sind es die Leistungstra?ger im Unternehmen, die nicht nur die Stu?tzen des operativen Gescha?fts darstellen, sondern auch in den Projekten die entscheidenden Impulse geben sollen. Oftmals auch in mehreren Projekten parallel. Einer der ha?ufigsten Gru?nde fu?r das Scheitern solcher Projekte ist die nicht erkannte, nicht angemahnte oder dem Management nicht transparente U?berlastung dieser Ressourcen. Sollten Sie noch Fragen zu SPPM haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: harald_matzke@cubus.eu Übersicht über die Auslastung der Key-Ressourcen über alle Projekte hinweg. 9
CUBUS AG Zentrale Bahnhofstraße 29 71083 Herrenberg (Germany) Telefon +49 7032 9451-0 Fax +49 7032 9451-30 info@cubus.eu www.cubus.eu CW-003-082008-G