Seminar `Personalführung in der Arztpraxis

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Björn Kurzmann
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1 Klinische und Pädagogische Psycholo gie Beratung Training Coaching Seminar `Personalführung in der Arztpraxis Im Zuge der kontinuierlichen Qualitätsentwicklung in der Arztpraxis werden alle Bereiche der Praxisorganisation reflektiert und wenn nötig verändert. Bei allen fachlichen und strukturellen Veränderungen sollten zwei wesentliche Faktoren einer erfolgreichen Praxis nicht vergessen werden: die Führungsrolle des Arztes und die Kommunikation im Praxisteam. Die Bundesärztekammer weist in ihrem Curriculum zum ärztlichen Qualitätsmanagement explizit auf die zentrale Bedeutung der persönlichen Führungskompetenz des Arztes hin. Zeitgemäße Personalführung orientiert sich weniger an dem Prinzip Befehl und Gehorsam, sondern stellt Kooperation und die Motivation der Mitarbeiter/innen in den Mittelpunkt. Dazu gehören:?? Definition klarer, nachvollziehbarer Werte und Arbeitsziele?? Darlegung der Entscheidungsgrundlagen?? Breite Beteiligung und Information aller Mitarbeiter/innen Die gelungene Kommunikation im Praxisteam stellt eine Grundbedingung für einen funktionierenden Praxisalltag dar: Sie koordiniert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern schafft eine positive Arbeitsatmosphäre und Patientenzufriedenheit. Dazu gehört es, als Führungsaufgabe geeignete Besprechungsforen zu gestalten, die auch bei Problemen eine lösungsorientierte Kommunikation ermöglichen, statt Konflikte unter der Oberfläche gären lassen. Denn keine Praxis kann es sich heutzutage leisten, dass gut eingearbeitetes Personal kündigt, nur weil es mit Konflikten oder unklaren Rahmenbedingungen überfordert war. Themenschwerpunkte im Seminar Die Führungsrolle des Arztes stärken Mitarbeiter motivieren Feedback konstruktiv gestalten Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument nutzen Teambesprechungen erfolgreich leiten und moderieren Veränderung einführen 1

Bei allen fachlichen und strukturellen Veränderungen sollten zwei wesentliche Faktoren einer erfolgreichen Praxis nicht vergessen werden: die Führungsrolle des Arztes und die Kommunikation im

2 Themenschwerpunkte Ausführliche Beschreibung Die Führungsrolle des Arztes stärken Viele Ärzte sehen ihre Führungsrolle nur im fachlich/ organisatorischen Bereich, während die personalorientierte Führung noch wenig beachtet wird. Sie fühlen sich unsicher, wenn Konflikte, Zeitdruck oder häufige Veränderungen den Umgang mit den Mitarbeitern erschweren. Für eine effektive Personalführung ist es daher für den Arzt unerlässlich, die eigene Führungsrolle zu stärken und den eigenen Führungsstil zu reflektieren. So können Sie Vor- und Nachteile der verschiedenen Verhaltensstile als Führungskraft entdecken und das eigene Repertoire ergänzen. Längst schon reicht es nicht mehr aus, nur aufgrund von Autorität und Weisungsbefugnis zu arbeiten. Wer selbstständige Mitarbeiter/innen will, muss je nach Situation nicht nur direktiv, sondern auch kooperativ und partnerschaftlich führen. Im Seminar haben Sie Gelegenheit, im Kollegenkreis verschiedene Verhaltenstile als Führungskraft zu reflektieren und deren jeweilige Stärken und Schwächen zu beleuchten. Sie lernen dabei Ihre eigenen Verhaltensmuster besser kennen und können persönliche Ziele zur Ergänzung erarbeiten. Weiterhin erhalten Sie Orientierung über aktuelle Führungsinstrumente, die den Umgang mit Ihrem Praxispersonal erleichtern. Mitarbeiter motivieren Häufig sind Mitarbeiter/innen durchaus ausreichend qualifiziert und haben genügend Kapazität, bleiben aber dennoch hinter ihrem Leistungspotential zurück. Die Mitarbeiter/innen bringen ihr volles Potenzial in die Praxis ein, wenn der Praxisinhaber die geeigneten Rahmenbedingungen setzt: Die Arbeitsziele und Aufgabenstellungen sind angemessen verteilt und werden klar kommuniziert. Auch Mitarbeiter/innen können Probleme im Arbeitsablauf benennen und eigene Verbesserungsvorschläge einbringen. Den Mitarbeiter/innen wird ein angemessenes Maß an Mitbestimmung und Eigenverantwortung übertragen. Die alltägliche Arbeit wird von einem Praxisleitbild getragen und der Einzelne erlebt sich als in ein Praxisteam integriert. Die Herausforderung liegt in der Umsetzung der motivierenden Bedingungen in einem dichten Praxisalltag. Im Seminar lernen Sie die wichtigsten Faktoren kennen, und Sie erarbeiten Umsetzungsideen für Ihre Praxis. 2

Für eine effektive Personalführung ist es daher für den Arzt unerlässlich, die eigene Führungsrolle zu stärken und den eigenen Führungsstil zu reflektieren.

3 Feedback konstruktiv gestalten Wenn sich Mitarbeiter/innen an die zunehmend komplexen Aufgaben in der Arztpraxis anpassen und Ihre Arbeitsleistungen verbessern (oder erhalten) sollen, brauchen sie kontinuierliche Rückmeldung über ihre Aktivitäten im Arbeitsalltag. So werden Erwartungen transparent und deren Verwirklichung vorangetrieben. Das Geben von konstruktivem Feedback ist ein zentrales Führungsinstrument und geht über bloße Anweisungen weit hinaus. Zu einer Feedbackkultur in der Praxis gehört es daher genauso, kritische Aspekte klar und angemessen zu kommunizieren, ohne dass die Zusammenarbeit beeinträchtigt wird, so wie auch positive Arbeitsergebnisse zu bestätigen und damit zu fördern. Häufig besteht die Sorge, Kritik könnte zu Widerstand und schlechter Laune führen. Ein konstruktiv gestaltetes kritisches Feedback jedoch lädt den Empfänger dazu ein, die Kritik als wertvolle Information anzunehmen und zu nutzen. Eine geeignete Gesprächstechnik und eine bewusste, konstruktive Grundhaltung (`der richtige Ton ) schaffen die Voraussetzung für effektive Personalführung durch Feedback. Empfehlungen zur Gestaltung des alltäglichen Feedbacks werden im Seminar besprochen und eingeübt. Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument nutzen Das turnusmäßige und strukturierte Gespräch zwischen dem Arzt als Führungskraft und Mitarbeiter/innen unter vier Augen hat sich als Führungsinstrument bewährt. Ziel ist es gemeinsam Bilanz der vergangenen Arbeitsperiode zu ziehen und Ziele für die zukünftige Zusammenarbeit zu planen. Das Mitarbeitergespräch ermöglicht neben der ausführlichen Rückmeldung über die Zufriedenheit mit der bisherigen Leistung, Vereinbarungen zu zukünftigen Zielen und Aufgaben, die persönliche Aussprache und bei Bedarf die gemeinsame Problemlösung. Systematische Mitarbeitergespräche fördern Verbindlichkeit und Vertrauen auf beiden Seiten und leisten damit auch einen wesentlichen Beitrag zur Motivation der Beteiligten. Die Systematik und der offizielle Charakter ergänzen das Feedback im Arbeitsalltag durch die Möglichkeit der Reflektion einer längeren Arbeitsperiode, der bewussten Vorbereitung, Rückfragen zu stellen und das Gespräch zu vertiefen. Im Seminar lernen Sie, wie Sie durch eine klare Struktur und bewusste Gesprächsführung Mitarbeitergespräche so nutzen, dass Ihre Mitarbeiter/innen die Praxisziele motiviert unterstützen, Potentiale wirkungsvoll ausbauen, anstehende Probleme tatsächlich bearbeiten und das Zugehörigkeitsgefühl zur Praxisgemeinschaft stärken. 3

Das Geben von konstruktivem Feedback ist ein zentrales Führungsinstrument und geht über bloße Anweisungen weit hinaus.

4 Teambesprechungen erfolgreich gestalten Wöchentliche Teambesprechungen gehören zum Praxisalltag. Verlaufen sie jedoch immer erfolgreich und befriedigend? Oft wird die Besprechung durch wenige Meinungen dominiert, andere wesentliche Themen fallen unter den Tisch. Probleme werden durch vorschnelle Vorgaben zu lösen versucht, diese halten im Alltag nicht lange stand, und die Ursachen bleiben unerkannt. Die Teambesprechung als zentrale Schnittstelle des vollständigen Praxisteams lässt sich durch ein systematisches und zielgerichtetes Vorgehen und die Beteiligung aller Mitarbeiter optimal nutzen. Eine strukturierte Moderation des Leiters macht das Gespräch effektiver, indem er Ideen festhält und Entscheidungsräume aufzeigt. So kann das Praxisteam nicht nur aktuelle Informationen und Fakten austauschen, sondern auch offene Probleme beschreiben und gemeinsam Lösungen erarbeiten, zu denen alle beigetragen haben und die daher auch von allen getragen werden können. Die aktive Beteiligung macht die Mitarbeiter/innen zu kompetenten Mitdenkern und Mitgestaltern des Praxisalltags. Veränderung einführen Grundsätzliche Veränderungen im Praxisbetrieb führen häufig zu Störungen und Irritation im gewohnten Arbeitsablauf. Oder sie werden sogar von einzelnen blockiert und sabotiert und verlaufen allmählich im Sande. Dem können Sie mit einer umsichtigen Einführung wirksam begegnen! Veränderungsprozesse verlaufen nur dann erfolgreich, wenn Ihre Mitarbeiter/innen sie umsetzen und mittragen können. Eine gut strukturierte Implementierung und eine transparente Informationspolitik verhindern Unsicherheit und Angst, die einer positiven Veränderung im Wege stehen. Dazu müssen im Praxisteam gemeinsam klare Ziele, Handlungsstrategien und ein Umsetzungsplan entwickelt sowie der Umgang mit möglichen Problemen vorweggenommen werden. Im Seminar lernen Sie die ideale Gestaltung des Einstiegsgesprächs kennen sowie wichtige Fragen an die Mitarbeiter/innen (z.b. Welche Befürchtungen haben die Mitarbeiter/innen bei den geplanten Veränderungen?). 4

Probleme werden durch vorschnelle Vorgaben zu lösen versucht, diese halten im Alltag nicht lange stand, und die Ursachen bleiben unerkannt.

5 Seminargestaltung Methoden Impulsreferate, Arbeit in Kleingruppen, Diskussionen, Rollenspiele, Supervision Teilnehmer Ca. 15 Personen Zeit 1. Seminar (1 ½ Tage) 2. Nachbesprechung nach Vereinbarung 5

Supervision Teilnehmer Ca. 15 Personen Zeit 1.

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