Grundlagen des Facility Management (Beispielversion)

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1 Ehrenheim Grundlagen des Facility Management (Beispielversion) GFM 1

2 Verfasser Prof. Dr. Frank Ehrenheim Professor für Facility Management im Fachbereich Wirtschaftsingenieurwesen und Produktionstechnik an der Fachhochschule Gießen-Friedberg. Mitglied im Verband IFMA Deutschland e. V. (IFMA: International Facility Management Association) Fachkommission Facility-Management Eine Kommission von Facility-Management-Fachleuten hat für den Aufbaustudiengang Facility-Management ein Curriculum erarbeitet, den Verfasser ausgewählt, mit der Erstellung des Lehrbriefes beauftragt und den Lehrbrief bestätigt. Der Fachkommission gehörten folgende Mitglieder an: Prof. Dr. Wolfgang Arnold (FH Gießen-Friedberg), Dipl.-Ing. Achim Beck (Stadtrat, Dezernent für Bau- und Verkehrswesen der Stadt Wetzlar), Studierenden-Vertreterin Carolin Behr (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Uwe Bracht (TU Clausthal), Prof. Dr. Frank Ehrenheim (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Raimund Gehler (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Günther Grabatin (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Andreas Grüner (Universität St. Gallen), Prof. Dr. Alfred Karbach (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Rudolf Kleinöder (FH Gießen-Friedberg), Ute Krause (FH Gießen-Friedberg), Prof. Dr. Thomas A. Martin (FH Kaiserslautern), Prof. Dr. Walter Ruda (FH Kaiserslautern), Prof. Dr. Knut Thielen (FH Gießen-Friedberg) Den Block Kaufmännisches FM I betreute Prof. Dr. Martin.

3 Redaktionsschluss: 3/ by FernStudienZentrum Friedberg, Prof. Dr. Arnold, Prof. Dr. Gehler der Fachhochschule Gießen-Friedberg Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung und des Nachdrucks, bleiben, auch bei nur Auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des FernStudienZentrums reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet werden. Text, Abbildungen und Programme wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Das Fernstudienprojekt Facility Management und die Autorinnen und Autoren können jedoch für eventuell verbleibende fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Herausgeber FernStudienZentrum Prof. Dr. Arnold, Prof. Dr. Gehler Bismarckstraße Friedberg Telefon: Fax: Homepage:

4 Einleitung Einleitung Diese Kurseinheit dient der Einführung der Studierenden in das Thema Facility Management (FM). Zum einen soll begriffliche Klarheit geschaffen werden bezüglich der Verwendung und der Sichtweise des FM, wie sie den Lehrbriefen und somit dem gesamten Fernstudium zugrunde liegt. Zum anderen soll neben den Definitionen natürlich auch die Denkweise vermittelt werden, die dem FM zugrunde liegt. Die Abgrenzung zwischen der Gebäudebewirtschaftung, wie sie heute noch in vielen Bereichen der Immobilienbetreuung anzutreffen ist, und dem FM soll eben diese Philosophie verdeutlichen. In diesem Lehrbrief werden eine Vielzahl von Themen gestreift, die dann in den anderen Lehrbriefen teilweise noch detaillierter behandelt werden. Diese Vorgehensweise resultiert aus dem Bestreben, hier einen Überblick zu vermitteln, eine Art Inhaltsverzeichnis. In einem weiteren Abschnitt wird auf die Besonderheiten der FM- Dienstleistung eingegangen, wobei auch Grundsätzliches über Dienstleistungen als Wirtschaftsgut Gegenstand der Beschreibung ist. Hierbei darf natürlich auch ebenso wenig unerwähnt bleiben, welcher Nutzen das FM erwarten lässt, wie auch die Bedeutung, die das FM für die Nutzer grundsätzlich hat. Hieraus leitet sich in der Regel ein Zielkonflikt für das FM ab, denn Eigentümer, Nutzer und Dienstleister in einer Liegenschaft haben naturgemäß unterschiedliche Sichtweisen bezüglich des FM. Das Aufzeigen dieser unterschiedlichen Sichtweisen verdeutlicht das Spannungsfeld, in dem sich das FM befindet und gibt damit auch die Chancen, Lösungsansätze zu erarbeiten. Hierzu müssen natürlich die Prozesse, die das FM erbringen kann, beschrieben werden und abgestimmt sein auf die jeweilige Phase des Lebenszyklus, in dem sich die Immobilie befindet. Eine wesentliche Aufgabe des FM ist, bezüglich der Lebenszykluskosten ein Optimum zu erreichen, auch aus diesem Grund ist es von besonderer Bedeutung zu wissen, in welcher Phase welche Aufgaben zu erfüllen sind. Unterstützend wirken hierbei die Instrumente der integralen Planung und die Möglichkeiten, die heute Intelligent Building bieten. Für das Umsetzen des FM-Gedankens in der Praxis ist es schließlich unerlässlich zu wissen, welche Chancen und Risiken der FM-Markt derzeit bietet, welche Entwicklungschancen denkbar sind und welche Strategien bezüglich welcher Liegenschaftskategorien überhaupt umgesetzt werden können.

5 Lernziele Lernziele Nach dem Studium dieser Kurseinheiten sollten Sie - die Definitionen und vor allem die Zusammenhänge der unterschiedlichen Begriffe, die mit dem FM in Verbindung stehen, kennen, - die grundsätzlichen Unterschiede zwischen der herkömmlichen Gebäudebewirtschaftung und dem FM wissen - die Besonderheiten der FM-Dienstleistung kennen - wissen, woraus sich der Hauptnutzen des FM ableitet - die Bedeutung des FM im Bezug auf den Lebenszyklus der Immobilie erkannt haben - die aktuellen Entwicklungsströmungen auf dem FM-Markt kennen - und die Bedeutung und die Chancen, die das FM für die unterschiedlichen Branchen und Immobilienbereich bedeutet, aufzeigen können.

6 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Bedeutung des Facility Management 1 2 Definition im FM Facility Management Gebäudemanagement Corporate Real Estate Management Begriffliches Umfeld...8 I

7 Inhaltsverzeichnis Literaturverzeichnis 70 Lösungshinweise zu den Aufgaben 74 Glossar 83 Stichwortverzeichnis 87 II

8 1 Bedeutung des Facility Management 1 Bedeutung des Facility Management Die Erfahrung der letzten Jahre zeigt, dass die Bedeutung des Facility Management immer stärker zunimmt. Diese Zunahme an Bedeutung kann jedoch nicht gleich gesetzt werden mit Marktvolumen oder Marktwachstum. Die Entwicklung des FM-Marktes ist somit heterogen, in einigen Bereichen ist spürbares Wachstum anzutreffen, in anderen Bereichen stehen Unternehmen in erheblicher Anzahl und erheblicher Größe zum Verkauf, da die Markt- und Renditeerwartungen nicht erfüllt wurden. Die Wichtigkeit, die dem FM mittlerweile zuerkannt wird, lässt sich eben an anderen Indikatoren erkennen. Die Aufgeklärtheit zum Thema FM nimmt permanent zu, d.h. in einer Vielzahl von Fachzeitschriften und Messen wurde in den letzten Jahren Enormes für das Verständnis von FM geleistet. Hinzu kommen eine Vielzahl von Vortragsreihen, Seminaren und Ausbildungslehrgängen vom FM-Agent über den FM- Fachwirt bis hin zum Diplom Wirtschaftsingenieur für Facility Management. War anfangs noch mit eher ablehnender Haltung zu rechnen bei der Diskussion über das FM, so hat sich durch die oben erwähnten Aktivitäten die Akzeptanz weiter erhöht. Die Anfangsschwierigkeiten waren auch mit Sicherheit darin begründet und sind es teilweise auch heute noch, dass FM kein geschützter Begriff ist und in einigen Fällen falsch genutzt wird. Beispiele, bei denen der Hausmeisterservice oder das Unterhaltsreinigungsunternehmen über Nacht zum Facility Management-Dienstleister mutierte, gibt es viele, sie haben natürlich der Akzeptanz geschadet. Deutlich wird jedoch, dass in Abhängigkeit des Professionalisierungsgrades bezüglich des Umgangs mit Immobilien auf Eigentümer-, Investoren- bzw. Nutzerseite, der Jeweilige sich der Bedeutung des FM vollends bewusst ist. Die Bedeutung resultiert auch aus der wirtschaftlichen Bedeutung, die die Immobilie in der Regel für das Unternehmen hat. Untersuchungen haben gezeigt, dass zwischen 25% und 50% des Anlagevermögens von Unternehmen in Gebäuden oder Grundstücken gebunden sind. Darüber hinaus betreffen ca. 10% bis 18% der Aufwendungen der GuV die Gebäude bzw. Grundstücke (Abbildung: wachsende Bedeutung des FM). 1

9 1 Bedeutung des Facility Management Wachsende Bedeutung des FM sonstiges Anlagevermögen Anlagevermögen GuV - Aufwendungen 10% bis 18% gebäude- und grundstücksbezogene Aufwendungen 25% bis 50% gebäude- und grundstücksbezogenes Anlagevermögen sonstige Aufwendungen Quelle: Peter Zechel, Facility Management in der Praxis, 1997, S. 23 Abb. 1-1: Wachsende Bedeutung des FM Die weitere Zunahme der Bedeutung des FM ist natürlich direkt abhängig, wie bereits erwähnt, von dem Professionalisierungsgrad desjenigen, der FM anbietet. Darüber hinaus ist es unbedingt erforderlich, das FM mit den Kompetenzen auszustatten, die es für die Realisierung der Optimierung benötigt. Nur diese Kompetenzen ermöglichen das Ausschöpfen der Potenziale und führen zum Erfolg und nur der erzielte Erfolg wiederum trägt zu einer weiteren Zunahme der Bedeutung des FM bei. 2

10 2 Definition im FM 2 Definition im FM 2.1 Facility Management Um die Sichtweisen des Facility Management zu verdeutlichen, sei hier auf zwei wesentliche Definitionen hingewiesen, die es für den Begriff des Facility Management im deutschen Sprachraum gibt. Zum einen vom VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.v.) und von dem GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management e.v.). Definitionen des FM Definitionen des Facility Management Facility Management ist die Gesamtheit aller Leistungen zur optimalen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur auf der Grundlage einer ganzheitlichen Strategie. VDMA Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine (Dienst-)Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört. GEFMA und wörtlich übersetzt: Facilities (lt. Oxford Dictionary): Hilfen, Umstände, die es leicht machen, gewisse Dinge zu tun. An der Definition des VDMA wird deutlich, dass es beim Facility Management um die Gesamtheit aller Leistungen auf Grundlage einer ganzheitlichen Strategie geht, d.h., die diskrete Einzelbetrachtung von Leistungen im Rahmen der Liegenschaftsbewirtschaftung wird vom Facility Management nicht mehr akzeptiert. Gefordert ist, die Gesamtheit aller Leistungen zu berücksichtigen, ihre Interdependenzen zu erkennen und damit auch Synergien zu nutzen. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist hierbei, dass es sich um eine strategische Betrachtungsweise handelt. Das Facility Management ist also nicht an kurzfristigen Suboptima bezüglich einzelner Leistungen der Liegenschaftsbewirtschaf- 3

11 2 Definition im FM tung interessiert, sondern hat als Ziel das allumfassende Optimum der Liegenschaftsbewirtschaftung herbeizuführen. Anhand des Wortes Strategie wird zusätzlich deutlich, dass die Immobilie eben nicht nur als notwendiges Übel beurteilt wird, sondern der Facility Manager sich durchaus im Klaren darüber ist, dass die Immobilie für ein Unternehmen eine Ressource darstellt, die durchaus strategische Bedeutung hat. Sei es als stille Reserve oder als Sicherheit im Rahmen der Finanzierung. In dem Begriff Strategie steckt aus Sicht des Facility Management jedoch noch mehr. Hier soll aufgezeigt werden, dass bezüglich der Liegenschaft nicht nur Entscheidungen herbeigeführt werden, die kurzfristig opportun erscheinen, sondern Ziel ist es, die Liegenschaft über den gesamten Lebenszyklus zu optimieren. Die einzelnen Phasen des Lebenszyklus müssen so aufeinander abgestimmt werden, dass aus Sicht des Facility Management ein Gesamtoptimum entsteht. Von besonderer Wichtigkeit ist das Verständnis, dass der Lebenszyklus einer Immobilie bereits in der Konzeptionsphase, also vor der Planungsphase, beginnt. Doch zurück zu den Definitionen für Facility Management. Supportfunktion Die Definition des GEFMA in der Richtlinie 100 geht zwar nicht so detailliert auf die Ganzheitlichkeit und strategische Ausrichtung des Facility Management ein, berücksichtigt jedoch einen weiteren sehr wesentlichen Punkt. Es wird in dieser Definition explizit darauf hingewiesen, dass das Facility Management nicht nur die kostenrelevanten Leistungen rund um ein Gebäude bzw. bauliches Objekt optimieren will, sondern auch die Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Gemäß GEFMA ist Facility Management damit durchaus wesentlich mehr als das ausschließliche Betreuen von Liegenschaften. Facility Management bekommt den Status der Supportfunktion für das Kerngeschäft und orientiert sich damit sehr stark an dem ursprünglichen amerikanischen Gedanken und vor allem wird hier Facility Management definiert, wie es immer häufiger auch Anwendung findet. Als Kerngeschäft ist der originäre Wertschöpfungsprozess des Unternehmens zu sehen, also der eigentliche Geschäftszweck. Die Frage nach den Grenzen des Kerngeschäftes wird immer wieder gestellt, ist aber natürlich nicht allgemein gültig zu beantworten. Das Kerngeschäft endet genau dort, wo der Eigentümer des Kerngeschäftes die Grenze definiert. So ist z.b. für ein Unternehmen die interne Postverteilung von so elementarer Bedeutung, dass das Management diese Leistung als zum Kerngeschäft gehörig definiert, in einem anderen Unternehmen der gleichen Branche kann jedoch die Abwicklung der internen Postdienste an das Facility Management übergeben worden sein. Eine universelle Festlegung für die Grenzen des Kerngeschäftes ist nicht möglich. Die folgenden Ausführungen basieren auf diesen zwei Definitionen, dies kann allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sehr lange gedauert hat, bis 4

12 Definition des Gebäudemanagements 2 Definition im FM sich diese zwei Definitionen in weiten Teilen des Sprachgebrauchs durchgesetzt hatten. Auch dies mag ein Grund dafür sein, warum sich die Facility Management-Gedanken bisweilen nur sehr schleppend durchsetzen. 2.2 Gebäudemanagement Ein weiterer Begriff, der im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Liegenschaften immer wieder Verwendung findet, ist das Gebäudemanagement. Im Gegensatz zu dem Facility Management befasst sich das Gebäudemanagement ausschließlich mit der Betriebsphase im Rahmen des Gebäudelebenszyklus. Gebäudelebenszyklus Auch hier seien zur Verdeutlichung die Definitionen des VDMA und der GEFMA aufgeführt. Der VDMA schränkt sich hierbei ganz erheblich ein. War in der Definition des Facility Management noch von der Gesamtheit aller Leistungen zur optimierten Nutzung der betrieblichen Infrastruktur die Rede, wird das Gebäudemanagement nur noch als Gesamtheit der technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Leistungen angesehen, die in der Nutzungsphase für das Betreiben von Gebäuden und Liegenschaften erforderlich sind. D.h., Gebäudemanagement ist der Teil des Facility Management, der in der Nutzungsphase, bei dem aber die allgemeinen Supportprozesse für das Kerngeschäft nach VDMA nicht enthalten sind. Gesamtheit der technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen zur Nutzung von Gebäuden/Liegenschaften im Rahmen des Facility Management. VDMA-Einheitsblatt Gebäudemanagement ist ein Teilbereich von Facility Management, der Aktivitäten während der Nutzungsphase des Gebäudes zum Gegenstand hat. Es enthält auch Dienstleistungen ohne Bezug zum Gebäude. GEFMA 100 5

13 2 Definition im FM Die Auslegung des GEFMA nimmt hier zwar auch richtiger Weise die zeitliche Eingrenzung des Gebäudemanagements auf die Nutzungsphase vor, bezieht jedoch auch die Dienstleistungen mit ein, die keinen Bezug zum Gebäude oder der Liegenschaft haben, vom Eigentümer des Kerngeschäftes jedoch als Supportprozesse im Rahmen des Facility Management abgerufen werden. Zusammengefasst sei festgehalten, dass die Definition des GEFMA eher der üblichen Handhabung in der Praxis entspricht, der VDMA hingegen eine Definitionslücke erzeugt. Es wird hier nicht erläutert, wo die Dienstleistungen einzuordnen sind, die zwar im Rahmen des Facility Management vom Eigentümer des Kerngeschäftes gefordert werden, aber nicht gebäude- bzw. liegenschaftsbezogen und damit nicht dem Gebäudemanagement zugehörig sind. 2.3 Corporate Real Estate Management CREM Ein weiterer in dem Umfeld des Facility Management immer wieder anzutreffender Begriff ist das Corporate Real Estate Management (CREM). Eine Definition hierfür lautet: CREM ist das aktive, ergebnisorientierte, strategische wie operative Management betriebsnotwendiger und nicht betriebsnotwendiger Immobilien. Besonders zu betonen ist, dass es sich beim CREM um das aktive und ergebnisorientierte Management von betriebsnotwendigen und nicht betriebsnotwendigen Immobilien handelt. Die Immobilie bekommt hier im Rahmen des Unternehmens auf einmal eine ganz andere Rolle zuerkannt. Sie wird nicht mehr nur als Gemeinkostenstelle angesehen, sondern es wird deutlich, dass mit solch einer Immobilie durchaus Erträge erwirtschaftet werden können. Dies wird noch manifestiert durch die Tatsache, dass hierbei auch die nicht betriebsnotwendigen Immobilien mit einbezogen werden. 6

14 2 Definition im FM Corporate Real Estate Management 1. Systematisches Portfoliomanagement Portfolioaufbau (Differenziert in Betriebsnotwendig/Entbehrlich) - Grundstücksdaten - Mieter-/Vermietungsdaten - Wertermittlung - Altlastenerfassung Portfolioanalyse - Strukturieren - Vergleichen - Umsetzungsstrategie 2. Projektentwicklung 3. Verwertungsmanagement 4. Facility Management Feasibility-Studie - Markt-/Standortanalyse - Nutzungskonzept - Wirtschaftlichkeitsberechnung Developmentkonzept - Verwertungskonzept - Finanzierungskonzept - Marketingkonzept Unterteilung schnell-,mittelund langfristig verwertbare Grundstücke - Renditepotenzial - Einsparungspotenzial Marketingkonzept - Objektaufbereitung - Aktionen / Events - Public Relation Technisches Konzept - Gebäudetechnik - Ver- und Entsorgung - Recycling Infrastrukturelles Konzept - Flächen-/Raumplanung - Kostenerfassung - Servicedienste Verwertungskonzept - An-/Verkauf - Vermietung/Verpacht. - Erbbaurecht - Beleihen - Entwickeln Marketing - Investoren - Mieter / Käufer Finanzierungskonzept Kaufmännisches Konzept - Controlling - Objektbuchhaltung - Finanzierung Quelle: A. May, Projektentwicklung im CRE-Management, 1998, S. 14 Das CREM besteht aus den Bereichen des Portfoliomanagements, der Projektentwicklung und dem Facility Management. Im Rahmen des Portfoliomanagements wird die Art der Immobilien, die sich im Eigentum bzw. Nutzung des Unternehmens befinden, genauestens katalogisiert, analysiert, verglichen und schließlich eine Empfehlung ausgesprochen, wie mit der einzelnen Immobilie zu verfahren ist. Die Empfehlung kann sich auf Gebäude und Grundstücke beziehen und sich genauso für die Veräußerung wie den Erwerb einer Immobilie aussprechen. Im Bereich der Projektentwicklung werden Machbarkeitsstudien für die unterschiedlichsten Nutzungskonzepte der Liegenschaften aufgestellt und hierzu Wirtschaftlichkeitsberechnungen erstellt. Hierzu gehören auch die Überlegungen, wie die Immobilie verwertet werden soll, so ist der Eigeneinzug ebenso denkbar, wie die Vermietung bzw. die Veräußerung der Immobilie nach Umsetzung des Konzeptes. Finanzierungskonzepte werden hier ebenso entwickelt, wie die Marketingkonzepte für die Investoren bzw. zukünftigen Nutzer. Das Verwertungsmanagement befasst sich mit der Umsetzung und anschließenden Betreuung der im Rahmen der Projektentwicklung erarbeiteten Konzepte. Die Abgrenzung der Begriffe des Facility Management und des CREM schließlich ist nicht ganz einfach. Das CREM ist in verschiedene Phasen untergliedert und durch den Anspruch des Facility Management die Liegenschaft über den gesamten Lebenszyklus zu begleiten, findet hier eine enge Verzah- Portfoliomanagement 7

15 2 Definition im FM nung mit dem CREM statt. Festzuhalten ist dennoch, dass das CREM den Überbegriff darstellt und mit der Vielfalt der Aufgaben umfassender ist, als das Facility Management. Das Facility Management hingegen ist ein wesentlicher Bestandteil des CREM und für dessen erfolgreiche Umsetzung mit verantwortlich. Ein weiterer Unterscheidungspunkt ist, dass beim CREM eine Ergebnisorientierung vorliegt, d.h., es geht hierbei um die Renditemaximierung der Gesamtheit aller Immobilien eines Unternehmens und eine Entscheidung bezüglich ihrer Verwertung. Dem FM kommt hierbei eher die Aufgabe der Support- und Kostenoptimierung der einzelnen Liegenschaft zu. 2.4 Begriffliches Umfeld Zusätzlich zu den oben aufgeführten Definitionen und Ausführungen, gibt es noch eine Vielzahl von weiteren Begriffen rund um das Facility Management, die im Folgenden kurz einer Einordnung unterzogen werden sollen. In den weiteren Lehreinheiten wird auf diese Begriffe noch detailliert eingegangen. Begriffliches Umfeld von FM Infrastruktur CAFM Data Warehouse Betrieb Planung CAD EDV Organisation Zentrale Dienste Outsourcing Information Facility Management Netzwerke Controlling / TQM Gebäude + Betriebstechnik Kommunikation Bau Gebäudeleittechnik EIB Unterhalt BACNET LON Abb. 2-1: Begriffliches Umfeld des FM 8