Schleswig-Holstein. Informationsbroschüre des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e.v

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1 Schleswig-Holstein Informationsbroschüre des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e.v Kompetenter Partner der Gemeinden, Städte und Kreise für Zahlungsverkehr, Rechnungswesen, Liquiditäts- und Forderungsmanagement Landesarbeitstagung 2014 Forderungsmanagement Insolvenzrecht

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3 Inhalt 3 Seite Thema 5 Vorwort des Landesvorsitzenden 7 Landesarbeitstagung Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen Seite Thema 29 FAQ zum Insolvenzrecht 33 Verwaltungsprojekte ganzheitlich steuern 37 Qualifizierte elektronische Signatur in der Finanzbuchhaltung 27 Aussichten und Ziele Der Vorstand so erreichen Sie uns Landesvorsitzender, Landesgeschäftsführer und Fachreferent für Kassen- und Haushaltsrecht Karl-August Petersen Amt Eiderstedt Welter Straße 1, Garding Telefon: / Fax: 0431/ karl-august.petersen@kassenverwalter.de Landesschatzmeister Martin Renk Stadt Schleswig Rathausmarkt 1, Schleswig Telefon: / Fax: / martin.renk@kassenverwalter.de Stellvertretender Landesvorsitzender und Fachreferent für Verwaltungszwangsvollstreckung Mirko Spieckermann Zweckverband Ostholstein Wagrienring, Sierksdorf Telefon: / Fax: / mirko.spieckermann@kassenverwalter.de Beisitzerin Sylvia Bachmann Stadt Pinneberg Bismarckstr. 8, Pinneberg Telefon: / Fax: / sylvia.bachmann@kassenverwalter.de Beisitzerin Steffi Petersen Gemeinde Handewitt Hauptstr. 9, Handewitt Telefon: / Fax: / steffi.petersen@kassenverwalter.de Beisitzer Maik Stender Amt Geltinger Bucht Holmlück 2, Steinbergkirche Telefon: / Fax: / maik.stender@kassenverwalter.de

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5 Vorwort 5 Vorwort des Landesvorsitzenden Liebe Kolleginnen und Kollegen, sehr geehrte Damen und Herren, das Jahr 2014 neigt sich dem Ende zu und die Vorbereitungen für die letzten kameralen Abschlüsse und Abschlussbilanzen werden getroffen. In diesem Jahr galt es, die Umstellung des alten Lastschriftzahlungsverkehrs hin zum SEPA ohne Verluste zu schaffen. So wie es aussieht ist es Ihnen allen gelungen und auch wenn es jetzt umfangreicher und auch komplizierter ist, dem Wunsch des Bürgers zu entsprechen seine Schuld abzubuchen, so hat sich doch relativ wenig am Ablauf geändert. Es gibt sicherlich einiges an Wünschen und Verbesserungsvorschlägen, aber es hätte, wenn die Ursprungsversion gekommen wäre, noch schlimmer sein können. In diesem Jahr wurde auch das Ergebnis der Prüfung des kommunalen Forderungsmanagements des Landesrechnungshofes veröffentlicht. Sicherlich ist das Ergebnis für den einen oder anderen ernüchternd, aber es gibt jeder Verwaltung die Chance, ihr Forderungsmanagement neu aufzustellen. Wir als Fachverband werden diesen Prozess auf jeden Fall begleiten und zusammen mit den verantwortlichen Stellen Lösungsmöglichkeiten finden und umsetzen. Dazu gehört auch die Einbindung und weitere Umsetzung der Sachaufklärung in die Vollstreckungstätigkeit. Über weitere strategische Ziele und die künftige Einbindung aller unserer Mitglieder werde ich Sie in diesem Heft informieren. Aber auch in unserem Landesverband hat es in diesem Jahr einiges an Veränderungen gegeben. Unser langjähriger Vorsitzender Bernhard Schmaal hat nach 22 Jahren Vorstandsarbeit, davon 12 Jahre als Landesvorsitzender, sein Amt an mich abgegeben, da er in den wohlverdienten Ruhestand gegangen ist. Und auch unser Schatzmeister Uwe Bollbuck hat nach 12 Jahren Vorstandsarbeit seinen Posten an den Kollegen Martin Renk von der Stadt Schleswig abgegeben. Die weiteren Änderungen in unserem Landesverband können Sie dem Bericht unserer Landesarbeitstagung entnehmen. Ich hoffe, dass es uns auch mit dieser, immerhin 5. Ausgabe der Schleswig-Holstein aktuell gelungen ist, Sie umfangreich für Ihre tägliche Arbeit zu informieren. Legen sie bitte diese und auch künftigen Ausgaben Ihrer Verwaltungsleitung zur Informationsgewinnung vor; denn der Fachverband möchte für alle vor allem eines sein: Ein kompetenter Partner der Gemeinden, Städte und Landkreise für Zahlungsverkehr, Rechnungswesen, Liquiditäts- und Forderungsmanagement. Mit lieben und kollegialen Grüßen Ihr Karl-August Petersen

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7 Landesarbeitstagung 7 Landesarbeitstagung Mitglieder und 12 Gäste waren der Einladung zur diesjährigen Mitgliederversammlung am 12. Juni 2014 gefolgt, die im Hotel Altes Stahlwerk in Neumünster stattfand. In seiner Begrüßung ging der Vorsitzende noch einmal kurz darauf ein, dass diese Tagung nach 12 Jahren seine letzte Veranstaltung als Vorsitzender ist, da er bereits seit einem Jahr im Ruhestand ist und so auch keinen Zugriff auf tagesaktuelle Themen hat. Anschließend bat er um Grußworte von den Gästen. In seinem Grußwort bedankte sich der Bundesvorsitzende für die Einladung auch im Namen der Landesverbände Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachen und auch seines Landesverbandes Brandenburg. Er freute sich darüber, dass es dem Landesverband auch in diesem Jahr wieder gelungen ist, rund 50 % aller Mitglieder zu einer thematisch interessanten Landesarbeitstagung zu gewinnen. Pünktlich um 8.30 Uhr eröffnete Mirko Spieckermann die Fachausstellung. Er bedankte sich bei den Vertreterinnen und Vertretern der ausstellenden Firmen, die auch in diesem Jahr die Ausstellung nutzten, um unseren Mitgliedern ihre Angebote und Neuerungen zu präsentieren. Durch Gespräche konnte in Erfahrung gebracht werden, welche Probleme und Wünsche bei den Anwendern herrschten. Insgesamt folgten 14 ausstellende Firmen aus allen Bereichen des Finanzwesens der Einladung des Fachverbandes. Der Landesvorsitzende Bernhard Schmaal eröffnete um 9.30 Uhr die Landesarbeitstagung und begrüßte die zahlreich erschienenen Mitglieder, Gäste und Interessenten. Besonders begrüßte er den Bundesvorsitzenden Dietmar Liese, die Ehrenvorsitzende des Landesverbandes Mecklenburg-Vorpommern und Bundesgeschäftsführerin Andrea Sommerfeldt, vom Landesverband Hessen dessen Vorsitzenden und langjährigen Weggefährte Hermann Neugebauer, vom Landesverband Niedersachsen den Vorsitzenden Matthias Schohr, Volker Bensch, Vorsitzender des Fachverbandes der Kämmerer Schleswig-Holstein, Carsten Heesch als Vertreter der HSH Nordbank und Sandra Horstmann als Vertreterin des Bundes der Vollstreckungsbeamten, Landesverband Schleswig-Holstein. Zum Thema Vergütung in den Kommunalkassen führte der Bundesvorsitzende aus, dass der Fachverband kein Tarifpartner ist, er aber trotzdem an den Arbeitgeberverband ein Schreiben mit der Bitte gerichtet hat, den Kassenleitertarifvertrag zu überarbeiten, um so den Kassen- und Finanzbuchhaltungen Anerkennung zu zeigen. Weiter führte er aus, dass es auch für die Zukunft wichtig sein wird, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut auszubilden, damit die Kassen und Finanzbuchhaltungen mit dem Forderungsmanagement über ein qualifiziertes Personal verfügen können. Der Vorsitzende des Fachverbandes der Kämmerer, Herr Volker Bensch, übermittelte die besten Grüße seines Vorstandes und deren Mitglieder und wünschte der Veranstaltung einen guten Verlauf. Er hofft, dass es in Zukunft wieder einmal ein Treffen der beiden Vorstände gibt, um dann abermals eine gemeinsame Tagung auf Landesebene zu organisieren. Anschließend erwähnte er noch die am 1. Juli 2014 in Lübeck stattfindende Tagung der Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen Finanz-, Kassenund Rechnungsbeamten e.v. -BAG-KOMM e.v.- und bat die Anwesenden, sich zu dieser Veranstaltung anzumelden.

8 8 Landesarbeitstagung Unter dem Tagesordnungspunkt 125 Jahre Fachverband der Kommunalkassenverwalter e.v. ging der Landesvorsitzende Schmaal auf die Geschichte des Fachverbandes ein. Die Gründung erfolgte am 12. Mai 1889 im rheinländischen Arnsberg unter der Bezeichnung Vereinigung der Kommunalrendanten im Regierungsbezirk Arnsberg und weitete sich danach in ganz Deutschland aus. Nach dem zweiten Weltkrieg kam es dann zu einer Neugründung als Fachverband der Kommunalrentmeister e.v. dem sich im Laufe der Jahre die Neugründungen aller Landesverbände in den alten und dann auch in den neuen Bundesländern anschloss. Heute verfügt der Fachverband über insgesamt Mitgliedskommunen. Als nächstes referierte Herr Andreas Burth, ehemaliger wissenschaftlicher Mitarbeiter der Universität Hamburg, über EPSAS (European Public Sector Accounting Standards), eine Idee zur Erneuerung des öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesens für ganz Europa. Zurzeit gibt es in Europa auf Staats, Kommunal- sowie der Sozialversicherungsebene unterschiedliche Rechnungssysteme, die zu einem Rechnungssystem mit einheitlichen Standards harmonisiert werden sollten. Dabei soll es dann keine Festlegung von Standards für das Haushaltswesen geben. Doch selbst innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, wo sich immerhin 13 Bundesländer auf die Doppik und 3 Bundesländer sich für eine Wahlfreiheit zwischen der Doppik und der kameralen Buchführung entschieden haben, werden die doppischen Rechnungssysteme in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich gehandhabt.

9 Landesarbeitstagung 9 Ziel und Sinn für die Einführung eines einheitlichen Rechnungssystems sind: Verbesserung der Qualität finanzstatistischer Informationen Verbesserung der Koordination der EU-Staaten in der Wirtschaftspolitik Verbesserung der fiskalischen Überwachung der EU-Staaten Bereitstellung verlässlicher Informationen über Schulden, Vermögen und Aufwendungen für bereitgestellte Verwaltungsleistungen Für Kreditgeber sachgerechte Informationen über die finanzielle Leistungsfähigkeit Transparente Rechnungslegung über die Verwendung von Steuermittel Vom Aufbau her hat EPSAS einen doppischen Charakter, wobei die wahrscheinliche Grundlage IPSAS (International Public Sector Accouting Standards) mit seinen insgesamt 32 Unterpunkten sein könnte. Dies wird aber auch in den einzelnen Mitgliedsstaaten schon recht unterschiedlich gesehen. Zum Schluss seines Vortrags ging der Referent dann noch einmal auf den bisherigen Ablauf der Diskussion ein. Im März 2014 hat die Kommission einen Berichtsentwurf zu den Ergebnissen der Konsultation zur EPSAS-Governance veröffentlicht. Das Thema EPSAS wird von allen EU-Staaten momentan in Deutschland am intensivsten diskutiert. Ob und wann es zu einer Einführung kommen wird steht im Moment noch nicht fest. Weitere und vor allem neueste Informationen zu diesem Thema kann man im Internet unter www. EPSAS.eu finden. Im Anschluss referierte Ministerialrat Martin Busch vom Landesrechnungshof Schleswig-Holstein über das Forderungsmanagement in Schleswig-Holstein. Prüfungsanlass waren Berichte in Zeitschriften und Zeitungen über Defizite in der Realisierung von kommunalen Forderungen. Es erfolgte daraufhin eine Querschnittsprüfung aller 155 Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein über einen Zeitraum von 2009 bis 2011 mit dem Ziel, durch Kennzahlen Schwachstellen aufzudecken und Empfehlungen zu geben. Besonders erwähnte Herr Busch, dass der Landesrechnungshof wie auch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein eine Einbeziehung von privaten Inkassounternehmen für öffentlich-rechtliche Forderungen negativ sieht. Bei der Auswertung der Kennzahlen gab es im Lande unterschiedliche Erfolgsquoten innerhalb der unterschiedlichen kommunalen Ebenen (Kreise, Kreisfreie Städte, Gemeinden, Städte und Ämter) und den Größenordnungen. Wenn man sich an den besseren Verwaltungen orientiert, sind auf jeden Fall erhebliche Einnahmeverbesserungen möglich. Legt man eine Wirtschaftlichkeitsberechnung, hochgerechnet auf 155 Kommunen, zugrunde, so kann ein realisiertes Vollstreckungsvolumen von 36 Mio. durch Einsatz von 15 Mio. Personal- und Sachkosten einen Überschuss von 21 Mio. ergeben. Wichtig ist es, die Verwaltungen mit einer guten Finanz- und Vollstreckungssoftware auszustatten, die Vollstreckung und das Forderungsmanagement im Hause zu zentralisieren und Schnittstellen in eine zentrale Vollstreckungssoftware einlaufen zu lassen. Ein modernes Forderungsmanagement beginnt bei der Entstehung einer Forderung und endet in einem effektiven und effizienten Vollstreckungswesen, wobei hier der Vollstreckungsinnendienst dem Außendienst vorzuziehen ist. Zur Verbesserung des Vollstreckungswesens gehört aber auch ein gut ausgebildetes Fachpersonal in den Kommunalkassen und Finanzbuchhaltungen.

10 10 Landesarbeitstagung Eine Optimierung des gesamten Forderungsmanagements ist auf jeden Fall eine Notwendigkeit, wobei man auch nicht die Möglichkeit von interkommunaler Zusammenarbeit außer Betracht lassen sollte, wenn die eigenen Maßnahmen nicht ausreichen. Fazit des nie langweilig werdenden Referats war, dass eine gute Vollstreckung wirtschaftlich ist und ein wirkungsvolles Forderungsmanagement zur Verbesserung der Liquidität und einer Abgaben- und Steuergerechtigkeit führt. Die Realisierung von Geldforderungen ist Pflichtaufgabe der Verwaltungen, wobei einem Forderungserlass dabei rechtlich sehr enge Grenzen zu setzen sind. Nach der Mittagspause fand dann die Mitgliederversammlung statt. Als Erstes hielt der Landesgeschäftsführer Karl-August Petersen seinen Geschäftsbericht. Der Landesverband hat aktuell 162 Mitglieder. Von allen Schleswig-Holsteinischen kommunalen Verwaltungen sind nur 3 nicht Mitglied im Fachverband. Im Jahr 2013 führte der Landesverband mit sehr großem Erfolg eine Informationsveranstaltung mit 260 Personen in Neumünster zu den Themen SEPA und Sachaufklärung durch. Dem schlossen sich im Jahr 2013 insgesamt 4 Seminare zum Thema SEPA mit 160 und im Jahr 2014 insgesamt 4 Seminare zum Thema Sachaufklärung mit 102 Teilnehmerinnen und Teilnehmern an. Nachfolgend erläuterte der Landesschatzmeister Uwe Bollbuck die Jahresergebnisse 2012 und 2013, dem sich der Bericht der Kassenprüfer durch den Kollegen Maik Stender anschloss. Der Kassenführung wurde eine ordnungsgemäße, transparente und saubere Buchführung bestätigt, so dass auf Vorschlag von Herrn Stender dem Vorstand von der Mitgliederversammlung die Entlastung erteilt wurde. Die Wahlen ergaben in diesem Jahr gravierende Änderungen im Vorstand. So stellten der bisherige Vorsitzende Bernhard Schmaal und der Schatzmeister Uwe Bollbuck nach 12 Jahren in ihren Ämtern ihre Posten zur Verfügung. Bernhard Schmaal sagte, dass es nunmehr an der Zeit ist, den Vorsitz in jüngere Hände zu übergeben, insbesondere auch vor

11 Landesarbeitstagung 11 dem Hintergrund, dass er sich seit einem Jahr in Pension befindet. Er schlug den bisherigen Stellvertreter und Landesgeschäftsführer Karl-August Petersen vom Amt Eiderstedt zu seinem Nachfolger vor. Dieser wurde bei eigener Enthaltung einstimmig zum neuen Landesvorsitzenden gewählt. Der neue Landesvorsitzende bedankte sich bei allen Mitgliedern für das Vertrauen und erläuterte seine Ziele, die er sich und auch dem neuen Vorstand für die Zukunft stellt. Dazu gehört im Besonderen die Aus- und Fortbildung der Kolleginnen und Kollegen in den Kassen und Finanzbuchhaltungen. allen Mitglieder, um so ein Wissensnetzwerk aufzubauen. Da der bisherige stellvertretende Landesvorsitzende zum Landesvorsitzenden gewählt wurde, musste auch diese Position neu besetzt werden. Vorgeschlagen und ebenfalls bei eigener Enthaltung wurde der bisherige Beisitzer und Referent für das Verwaltungszwangsverfahren Mirko Spieckermann vom Zweckverband Ostholstein für 2 Jahre zum stellvertretenden Vorsitzenden gewählt. Auch er nahm die Wahl an und bedankte sich für das Vertrauen. Nachdem auch die Position des Landesschatzmeisters neu zu besetzen war, schlug der Landesvorsitzende den Kollegen Martin Renk von der Stadt Schleswig vor. Dieser wurde ebenfalls, bei eigener Enthaltung, einstimmig zum neuen Schatzmeister gewählt. Als neue Kassenprüfer wurden die Kollegin Ines Knaack von der Gemeinde Molfsee und der Kollege Ralf Schulz vom Amt Eggebek gewählt. Das Vollstreckungsrecht wird weder in Bordesholm noch in Altenholz bei den Angestellten und Beamtenanwärterinnen und -anwärtern unterrichtet. Das rechtliche Wissen müssen sich die Mitarbeiter im Forderungsmanagement/Vollstreckung also durch Seminare erwerben. Für die Standesbeamtinnen und Standesbeamten, deren Recht ebenfalls nicht an den Schulen unterrichtet wird, gibt es in Bad Salzschlirf für fast 2 ½ Wochen ein Ausbildungsseminar sowie jährliche Fortbildungsseminare. Dieser Zeitraum an Seminaren sollte auch annähernd das Ziel für eine Leiterin/Leiter einer Vollstreckungsbehörde sein um optimal ausgebildet zu sein. Als weiteres Ziel nannte der neue Vorsitzende auch, dass zu den zuständigen Ministerien, dem Landesrechnungshof und auch den kommunalen Spitzenverbänden im Land Schleswig-Holstein ein intensiverer Kontakt aufgebaut werden soll. Er bat alle Anwesenden, den Vorstand mit konstruktiver Kritik, Fragen und Wünschen zu fordern. Daneben wünschte er sich intensiven Austausch zwischen Nach Abschluss der Wahlen berichtete der Landesvorsitzende, dass durch den Vorstand die Kolleginnen Steffi Petersen (Gemeinde Handewitt), Sylvia Bachmann (Stadt Pinneberg) und der Kollege Maik Stender (Amt Geltinger Bucht) zu Beisitzern berufen worden sind. Zu dem Tagesordnungspunkt Ehrungen bat der Landesvorsitzende den ehemaligen Landesvorsitzenden Bernhard Schmaal und den ehemaligen Landesschatzmeister Uwe Bollbuck kurz den Saal zu verlassen. Aufgrund ihrer Verdienste schlug er vor, Bernhard Schmaal für seine 12-jährige Tätigkeit als Landesvorsitzender zum Landesehrenvorsitzenden zu ernennen und Uwe Bollbuck für seine 12-jährige Tätigkeit als Landesschatzmeister den Ehrenbrief des Landesverbandes zu verleihen. Beide Vorschläge wurden von der Landesversammlung einstimmig angenommen. Anschließend wurden beide scheidenden Vorstandsmitglieder geehrt. Als erstes wurde Uwe Bollbuck für seine Tätigkeit im Fachverband mit dem Ehrenbrief des Landesverbandes ausgezeichnet. Neben seiner 12-jährigen Zeit als Landesschatzmeister hatte er bereits während seiner 45-jährigen Dienstzeit in Schleswig-Holstein den Landesverband der Vollstreckungsbeamten gegründet sowie den Vorsitz bei

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13 Landesarbeitstagung 13 der Kreisarbeitsgemeinschaft der Kassenleiter/innen im Kreis Segeberg innegehabt. Der Vorsitzende überreichte ihm die Urkunde sowie ein Abschiedsgeschenk. Anschließend wurde Bernhard Schmaal für seine Tätigkeit im Fachverband der Kommunalkassenverwalter zum Ehrenvorsitzenden ernannt. In einer kurzen Rede ging der Vorsitzende auf die Verdienste vom Kollegen Schmaal ein. Vor der Übernahme des Landesvorsitzes im Jahr 2002 war er bereits von 1992 bis 2000 Landesgeschäftsführer und von 2000 bis 2002 stellvertretender Landesvorsitzender. In seiner gesamten Zeit in diesen Ehrenämtern hat er sich mit Seminaren zum Kassen- und Vollstreckungsrecht, bei der Gründung des Landesverbandes Mecklenburg-Vorpommern und der Ausbildung der neuen Kolleginnen und Kollegen in den neuen Bundesländern nach der Wende sowie mit zahlreichen Publikationen in Fachbüchern für den Fachverband verdient gemacht. Für diese Verdienste wurde er im Jahr 2012 vom Ministerpräsidenten Torsten Albig mit der Ehrennadel des Landes Schleswig-Holstein ausgezeichnet. Dann überreichte der Vorsitzende dem Geehrten die Urkunde sowie ein Abschiedsgeschenk. Beide Geehrten werden dem neuen Vorstand auch in Zukunft noch an der einen oder anderen Stelle mit Rat und Tat zur Seite stehen. Beide Geehrten bedankten sich anschließend für die Ehrung. Der Bundesvorsitzende Dietmar Liese ergriff dann noch einmal das Wort und beglückwünschte die beiden Kollegen Schmaal und Bollbuck zu Ihrer Ehrung, die sie sich auch redlich verdient haben. Dem neuen Landesvorstand wünschte er alles erdenklich Gute und zeigte sich sehr erfreut darüber, dass es der Landesverband Schleswig-Holstein entgegen der demografischen Entwicklung geschafft hat, einen jungen Vorstand zu finden. Dem neuen Vorsitzenden Karl-August Petersen, den er auch als stellvertretenden Bundesvorsitzenden an seiner Seite hat, wünschte er für die Zukunft eine glückliche Hand bei der Durchführung seiner neuen Aufgabe. Für die Kreisarbeitsgemeinschaft Schleswig-Flensburg überreichte deren Vorsitzender Maik Stender Bernhard Schmaal den Ehrenteller und bedankte sich, dass der bisherige Vorstand die Arbeitsgemeinschaft immer in ihrer Arbeit unterstützt hat. Nach einer kurzen Kaffeepause folgte als letzter Tagesordnungspunkt das Referat von Frau Sigrun Römer, Rechtsanwältin & Fachanwältin für Insolvenz- und Steuerrecht, zum Thema Änderungen des Insolvenzrechts. Wie immer verstand es Frau Römer sehr gut, auch zum Ende der Tagung die Anwesenden für das Thema Insolvenzrecht zu fesseln. Zu Beginn Ihres Referates ging sie noch einmal darauf ein, das seit 2012 die steuerlichen Forderungen im vorläufigen Insolvenzverfahren Vorrang vor anderen Gläubigerforderungen haben, so das Masseverbindlichkeiten entstehen, die, sofern Masse vorhanden ist, vom vorläufigen Insolvenzverwalter befriedigt werden müssen. Dann ging die Referentin noch sehr intensiv auf die Themen Anfechtung im Insolvenzverfahren, den Änderungen hinsichtlich der Restschuldbefreiung (Form und Dauer), dem Sanierungsplan mit der Umsetzung im Insolvenzplan sowie der Änderung des Verbraucherinsolvenzverfahrens ein. Prägnant hierbei ist, dass der Insolvenzverwalter künftig auch Anfechtungen ohne eine Gläubigerversammlung durchführen kann. Dies wird bei den Kommunen in Zukunft sicherlich zu der einen oder anderen angefochtenen Rückzahlung von bereits erhaltenen Forderungen führen. Um 17 Uhr schloss der neue Landesvorsitzende die Tagung und wünschte allen eine gute Heimreise.

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15 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen 15 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen I. Vorbemerkung Der Landesrechnungshof Schleswig-Holstein (LRH) überwacht die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung des Landes und der kommunalen Körperschaften (Art. 56 der Verfassung des Landes Schleswig-Holstein). Bei dieser Querschnittsprüfung ( 5 a Kommunalprüfungsgesetzt - KPG) hat der LRH von seinem Recht Gebrauch gemacht, eine vergleichende Prüfung bei allen 155 Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein durchzuführen ( 2 Abs. 1 KPG). II. Prüfungsverfahren Der LRH hat mit einem Fragebogen von allen Kommunalverwaltungen Angaben über die Anzahl der Mahn- und Vollstreckungsfälle, die zugrundeliegenden Finanzvolumina, den Personaleinsatz im Vollstreckungswesen sowie die Forderungsbestände bzw. Kasseneinnahmereste für die Jahre 2009 bis 2011 erhoben. Bei den weitergehenden Prüfungen vor Ort wurden im Anschluss an die Auswertung bei 35 Kommunen Vorgänge eingesehen und mit der jeweiligen Verwaltung erörtert. Schwerpunkt der Prüfung war das Vollstreckungswesen als ein Teil des Forderungsmanagements. III. Prüfungsfeststellungen Die nachstehenden Ausführungen stellen die Zusammenfassung einer 134 Seiten umfassenden Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofs Schleswig- Holstein unter dem Titel.Forderungsmanagement in ausgewählten Kommunen sowie Organisation und Wirtschaftlichkeit des kommunalen Vollstreckungswesens dar. 1. Unvollständige Angaben über die Höhe der offenen Forderungen Von den insgesamt 155 in die Prüfung einbezogenen Kommunen konnten Kommunen bzw. 30 %, Kommunen bzw. 28 % und Kommunen bzw. 31 % keine vollständigen oder korrekten Angaben über die Höhe der offenen Forderungen vorlegen, u. a. auch wegen fehlender Jahresabschlüsse im Zusammenhang mit der Umstellung auf die Doppik. Wie sich aus der nachstehenden Tabelle ersehen lässt, stiegen die von 2/3 der Kommunen angegebenen Forderungen bzw. Kasseneinnahmereste in den Jahren 2009 bis 2011 von 144 auf 167 Mio.. Diese Summen zeigen, dass offensichtlich viele Kommunen einer vollständigen und zeitnahen Forderungserfassung und -bewertung sowie deren Realisierung zu wenig Bedeutung beimessen. Neben den Kreisen haben insbesondere die kleineren Städte und Gemeinden sowie die Ämter Probleme bei der Forderungserfassung konnten lediglich 43 von 55 Städten und Gemeinden bis Ew (78 %) und 38 von 67 Ämtern (57 %) die geforderten Daten vorlegen. Insbesondere sahen sich die Ämter mit einer Vielzahl von amtsangehörigen Gemeinden nicht in der Lage, die Angaben zusammenzustellen.

16 16 Forderungsmanagement Öffentlich-rechtliche Forderungen bzw. Kasseneinnahmereste Kommunen T Kommunen T Kommunen T Kommunen Kreisfreie Städte v v v. 5 Kreise v v v. 11 Zwischensumme v v v. 16 Städte u. Gemeinden v v v. 17 über Ew Städte u. Gemeinden v v v. 55 bis Ämter v v v. 67 Summe Probleme bei der Forderungserfassung Forderungen wurden oft nicht bzw. nicht rechtzeitig in der Finanzsoftware erfasst und damit auch nicht haushaltswirksam in der Buchführung berücksichtigt. Die Gründe dafür sind vielfältig: Zahlungseingänge konnten wegen fehlender Sollstellungen bzw. Annahmeanordnungen nicht zugeordnet werden. Durch die unzureichende Errichtung oder Nutzung von Schnittstellen von den Fachverfahren zur Finanzsoftware wurden Forderungen oftmals nicht in das Finanzverfahren der Kommunen überführt bzw. dort nicht abgebildet und demzufolge auch nicht weiter bearbeitet. Die personenbezogenen Stammdaten für Zahlungspflichtige und -empfänger (auch Personenkonten oder Partnernummern genannt) waren oft mehrfach und teilweise unterschiedlich strukturiert in der Finanzsoftware und in den Fachverfahren hinterlegt - es handelte sich dann um sogenannte Dubletten, die die Zuordnung von Einzahlungen erschwerten. Differenzierungen in Fremde oder eigene Forderungen (bzw. Vollstreckungsersuchen) konnten teilweise ebenso wenig dargestellt werden wie die Unterscheidung von öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Forderungen. Forderungsinventuren wurden oft nicht oder nur unzureichend durchgeführt. Die dargestellten Probleme wurden von kommunaler Seite wie folgt begründet: Insbesondere für die politischen Entscheidungsträger stehe die kommunale Aufgabenerfüllung im Vordergrund. Das Rechnungswesen werde nur als Mittel zum Zweck angesehen. Der mit der Einführung eines kommunalen Forderungsmanagements verbundene personelle und sächliche Aufwand sei zu groß und übersteige den (finanziellen) Nutzen. Unter Hinweis auf die allgemeine Finanzknappheit und andere Prioritätensetzungen stimmten Verwaltungsleitungen oder Gremien einer Personalverstärkung in den Finanzbuchhaltungen oder den Vollstreckungsbehörden oftmals nicht zu. Eine Verbesserung der Liquidität durch die Optimierung der Forderungsrealisierung könne nur zu einem geringen Maße zu einer Haushaltskonsolidierung beitragen. Der LRH hält die Begründungen und die darin zum Ausdruck kommende Haltung kommunaler Verantwortungsträger für außerordentlich bedenklich. Zum einen gehört die Realisierung öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderungen zu den gesetzlich normierten Pflichtaufgaben der Kommunen

17 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen 17 (vgl. 28 Abs. 3 GemHVO-Doppik und 24 Gem- HVO-Kameral; 262 Abs. 1 LVwG). Zum anderen haben knapper werdende finanzielle Mittel Auswirkungen auf die Lebensqualität in den Kommunen. Demgegenüber stehen beachtliche Summen aus offenen Forderungen, die eingesetzt werden könnten, um Löcher zu stopfen und wichtige Projekte zu finanzieren. Die Erfassung und Realisierung aller Forderungsbestände ist Voraussetzung für eine Verbesserung der Liquidität, und zwar unabhängig von der Art des Rechnungswesens. Dazu benötigen die Kommunen gezielt Strategien, ein übergreifendes Wissensmanagement und qualifiziertes, mit Kompetenzen ausgestattetes und motiviertes Personal [1]. 2.1 Empfehlungen des LRH Die Kommunen müssen dafür Sorge tragen, dass alle Forderungen vollständig und zeitnah erfasst werden, indem zeitgleich mit der Erstellung eines Leistungsbescheids oder einer Rechnung die Sollstellung (Annahmeanordnung) erfolgt, die Implementierung von Schnittstellen weiter mit Nachdruck vorangetrieben wird und zur Vermeidung von Dubletten Personenstammdaten zentral und nach einheitlichen Vorgaben verwaltet und sogenannte Einheitspersonenkonten eingerichtet werden. Unabhängig von den Nachweisungen in den Jahresabschlüssen ( 95 m GO) bedarf es zur Einführung eines Forderungsmanagements einer Forderungsanalyse [2]. [1] Sigrun Römer in Kommunal-Kassen-Zeitschrift Nr. 10/2012; Zielgerichtetes, systematisches Forderungsmanagement. [2] Dietmar Liese, Bundesvorsitzender des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter in Kommunales Forderungsmanagement, Handlungsempfehlungen vom Dabei sollte zumindest unterschieden werden nach: Forderungsarten (Rechtsgrundlagen, Rechtscharakter, Durchsetzbarkeit jeweils mit Angabe der Höhe und der Anzahl der Forderungen) und Ausfallrisiken (Alter bzw. Verjährung von Forderungen; Schuldnergruppen). Ergänzend sollten die Fachdienste durch die Vorlage von Vollständigkeitserklärungen bei der Erstellung der Jahresabschlüsse bzw. Schlussbilanzen verstärkt in die Verantwortung genommen werden. 3. Mahnwesen automatisieren und zentralisieren Auch für ein erfolgreiches Mahnwesen sind einheitliche Personenstammdaten unabdingbar. Der LRH empfiehlt, Mahnläufe zu automatisieren und das Mahnwesen in der Finanzbuchhaltung zu zentralisieren. 4. Stringentes Vollstreckungswesen erforderlich Hohe Außenstände, verbunden mit einer hohen Anzahl fälliger Forderungen, erhöhen den Bedarf an Kassenkrediten und belasten den Haushalt mit Zinsen. Die zeitnahe Realisierung offener Forderungen ist daher bedeutender Teil des wirtschaftlichen Verwaltungshandelns. Ebenso wie bei den Forderungen hat der LRH für die Prüfung des Vollstreckungswesens für die Jahre 2009 bis 2011 von allen Kommunalverwaltungen Angaben über die Anzahl der Vollstreckungsfälle und das finanzielle Volumen erhoben. Auch hier haben 76 Kommunen (= 49 %) für eine Auswertung nicht verwertbare Zahlen liefern können. Viele Angaben waren nicht plausibel. Teilweise hat sich bei den örtlichen Erhebungen herausgestellt, dass die gemeldeten Daten fehlerhaft und Korrekturen zeitnah nicht möglich waren. Deshalb konnten nur die Angaben von 79 Kommunen (= 51 %) berücksichtigt werden. Dies ist umso bemerkenswerter, als dass 80 % aller Kommunen eine Vollstreckungssoftware einsetzten, mit der die geforderten Daten aber nicht generiert werden konnten. 4.1 Personal Im Gegensatz zur Datenlage bei den Forderungsbzw. Vollstreckungssummen und -fällen konnten die Kommunalverwaltungen zum Personaleinsatz überwiegend vollständige und nachvollziehbare Angaben vorlegen:

18 18 Forderungsmanagement In den Jahren 2009 bis 2011 waren die Vollstreckungsbehörden durchschnittlich mit 258 Stellen ausgestattet, die mit 502 Mitarbeitern besetzt waren. Die Personalkosten der Vollstreckungsbehörden - inkl. Gemein- und Sachkosten - lagen 2011 bei rund 15,2 Mio. (Innendienst: 8,8 Mio., Außendienst: 6,4 Mio. ). Die Personalkapazitäten verteilten sich zu durchschnittlich 57 % auf den Vollstreckungsinnendienst und 43 % auf den Außendienst. Vollstreckungsbeamte im Außendienst haben grundsätzlich einen Anspruch auf eine Vergütung nach der Vollstreckungsvergütungsverordnung. Hiermit werden die Besonderheiten für den Einsatz im Vollstreckungsdienst abgegolten. Die dabei erforderliche Prüfung, ob die Voraussetzungen für die Gewährung der Vergütung im Einzelfall vorliegen und in welcher Höhe diese zu zahlen ist, wurde nicht von allen Kommunalverwaltungen in der gebotenen Sorgfalt vorgenommen. Zu den nebenberuflichen Vollstreckungsbeamten gehören auch die geringfügig Beschäftigten nach 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV. Ein derartiges Arbeitsverhältnis liegt vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die Grenze von 450 (bis 2012: 400 ) nicht überschreitet. Bei Überschreiten der Entgeltgrenze tritt die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung ein. Grundlage für das dann geänderte Arbeitsverhältnis ist der TVöD. Die Gewährung eines Entgelts für nebenamtlich beschäftigte Vollstreckungsbeamte auf der Grundlage der anfallenden Gebühren ist weder mit der Vollzugs- und Vollstreckungskostenverordnung noch mit den Vergütungsgrundsätzen des TVöD vereinbar. Vereinnahmte Vollstreckungsgebühren sind für gebührenpflichtige Amtshandlungen im Vollstreckungsverfahren vorgesehen. Sie stehen uneingeschränkt der Kommunalverwaltung zu und dienen zur Abgeltung der Aufwendungen der Vollstreckungsbehörde insgesamt. Deshalb können vereinnahmte Gebühren nicht im Rahmen der Entgeltabrechnung an die Beschäftigten weitergeleitet werden. Ebenso ist die Abrechnung der Vergütung nach Fallpauschalen für erfolgreich erledigte Vollstreckungsaufträge oder nach Fallpauschalen im Rahmen eines Werkvertrages mit den Grundsätzen des TVöD nicht vereinbar. Grundsätzlich ist die Tätigkeit der Vollstreckungsbeamten von der Kommune zu bewerten und einer Entgeltgruppe nach dem TVöD zuzuordnen. Die Arbeitszeit ist zu erfassen. Für die Wahrnehmung von Vollstreckungsaufgaben durch Angestellte im öffentlichen Dienst im Rahmen einer Nebentätigkeit sowie die Abgrenzung des Hauptamts von einer Nebentätigkeit gelten die Vorschriften des TVöD. Zwar fehlt in diesen Regelungen der bislang im BAT vorhandene Hinweis auf die beamtenrechtlichen Regelungen (vgl. 3 Abs. 3 TVöD). Gleichwohl hält der LRH die Anwendung der Grundsätze des Beamten- bzw. Nebentätigkeitsrechts für Beschäftigte weiterhin für sachgerecht. Dies gilt insbesondere deshalb, weil nach 272 LVwG die den Vollstreckungsbeamten obliegenden Aufgaben besonders bestellten Bediensteten vorbehalten sind und deshalb eine Gleichbehandlung der beamteten bzw. beschäftigten Vollstreckungsbeamten gewährleistet werden sollte. Die Zuordnung zum Hauptamt hat zur Folge, dass die Gewährung eines (zusätzlichen) Entgelts für die Vollstreckungstätigkeit mit Ausnahme einer Vergütung nach 7 Vollstreckungsvergütungsverordnung ausgeschlossen ist. Da eine Ausbildung zum Vollstreckungsbeamten in Schleswig-Holstein gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, begrüßt der LRH die Absicht des Fachverbands der Kommunalkassenverwalter e. V., ein Weiterbildungskonzept für Vollstreckungsmitarbeiter zu erarbeiten. Unabhängig davon müssen die Kommunen ihren Vollstreckungsbeamten fundierte Fortbildungen ermöglichen, weil sich die Kenntnis und richtige Anwendung der für Vollstreckungsmaßnahmen relevanten Vorschriften nicht nur auf die Gemeindehaushaltsverordnung oder das Landesverwaltungsgesetz beschränken lässt. 4.2 Unterschiedliche Erfolgsquoten Die Auswertung der Angaben von 79 kommunalen Körperschaften ergab, dass von rd. 62 Mio. in die Vollstreckung überführten Forderungen über 18 Mio. im Durchschnitt der Jahre 2009 bis 2011 realisiert werden konnten. Damit haben diese Kommunen eine durchschnittliche Erfolgsquote von 30 % erreicht.

19 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen 19 Wie sich aus der Grafik weiter ergibt, liegen die Erfolgsquoten in den Kommunalgruppen zwischen 26 % bei den kreisfreien Städten und 37 % bei den Kreisen. Hochgerechnet auf alle 155 Kommunen würde bei einem Vollstreckungsvolumen von 122 Mio. und einer 30-prozentigen Erfolgsquote ein Realisierungspotenzial von rund 36 Mio. zu erwarten sein. Diese Summen zeigen die finanzielle Bedeutung des kommunalen Vollstreckungswesens. In den einzelne Kommunalverwaltungen bestehen jedoch erhebliche Unterschiede, die im Folgenden ohne Nennung der Kommune dargestellt werden: Summenbezogene Leistungen max. vollstrecktes Volumen im Jahr je VzK* 253 T min. vollstrecktes Volumen im Jahr je VzK 27 T Fallbezogene Leistungen max. bearbeitete Vollstreckungen je VzK min. bearbeitete Vollstreckungen je VzK Fälle 235 Fälle höchste Erfolgsquote 67 % niedrigste Erfolgsquote 24 % *Vollzeitkraft Insgesamt hat sich von den 79 bewerteten Verwaltungen bei 36 eine teilweise erheblich unterdurchschnittliche Erfolgsquote gezeigt. Wenn es diesen Kommunen gelingen würde, ihre Erfolgsquote auf die durchschnittliche Höhe von 30 % bzw. auf die durchschnittliche Erfolgsquote ihrer jeweiligen Kommunalgruppe zu erhöhen, könnten beträchtliche Mehreinnahmen erzielt werden. Das sich hieraus ergebende Einnahmeverbesserungspotenzial würde für alle 36 Kommunen bei rund 2 Mio. liegen. Insbesondere die Kommunen mit niedrigen Werten sollten diese Feststellungen zum Anlass nehmen, ihre Praxis zu überdenken. Zudem ließen sich unter Zugrundelegung einer vom LRH für erstrebenswert erachteten Steigerung der Erfolgsquote auf 35 % die Einnahmen von 18,6 Mio. um 4 Mio. für 48 Kommunen erhöhen, deren Erfolgsquote unter 35 % liegt. Der LRH verkennt grundsätzlich nicht, dass regionale Unterschiede (ländliche bzw. städtische Gebiete) sowie die Schuldnerstruktur nicht ohne Einfluss auf die Erfolgsquoten sind. So entstanden in Einzelfällen durch Insolvenzen größerer Unternehmen hohe Grundsteuer- und/oder Gewerbesteuerausfälle, die die Erfolgsquote negativ beeinflussten.

20 20 Forderungsmanagement Unabhängig davon wird der Erfolg der Vollstreckungsbehörden maßgeblich durch die Intensität und Qualität der Vollstreckungsarbeit beeinflusst. In diesem Zusammenhang gibt es Anhaltspunkte dafür, dass mit der Verlagerung des Schwerpunkts auf den Vollstreckungsinnendienst eine Verbesserung der Erfolgsquote möglich ist. Letztlich müssen aber die kommunalen Körperschaften die grundlegenden Daten ihrer Vollstreckungsarbeit ermitteln und analysieren, wo die Ursachen für den teilweise geringen Vollstreckungserfolg liegen und wie sie beseitigt werden können. 4.3 Ein wirkungsvolles Vollstreckungswesen rechnet sich Ein Vergleich der Personalkosten mit den realisierten Forderungen zeigt, dass die Personalkosten nicht nur gedeckt werden, sondern die realisierten Forderungen bei weitem (um 140 %) übersteigen: Personalkosten 15 Mio. hochgerechnetes, realisiertes Vollstreckungsvolumen 36 Mio. Überschuss 21 Mio. Dabei müssen - unterjährig und jährlich abgegrenzt - Daten über die Höhe der Forderungen und der jeweiligen Forderungsarten sowie die Höhe der Vollstreckungssummen und die Anzahl der Vollstreckungsfälle erfasst und ausgewertet werden. Nicht zuletzt sollten die Auswertungen auch internen Controlling-Zwecken dienen. Angesichts der vielfältigen Informations- und Durchsetzungsmöglichkeiten ist den Aufgaben des Vollstreckungsinnendienstes Priorität einzuräumen. Dieser muss bei der Bearbeitung von Vollstreckungsersuchen zunächst alle Informationsquellen über den den Schuldner und Möglichkeiten der Forderungsrealisierung (u.a. nach dem Gesetz zur Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung) ausschöpfen. Erst danach ist der Vollstreckungsaußendienst mit der Durchführung weiterer Maßnahmen zu beauftragen. Selbst unter Einbeziehung zusätzlicher Stellen für ein verbessertes Forderungsmanagement ist es möglich, diese Aufgabe wirtschaftlich durchzuführen. Denn wie die Prüfung gezeigt hat, erreichen 43 von 79 Kommunen (54 %) eine teilweise deutlich höhere Vollstreckungsquote als 30 %. Deshalb sollten Kommunen u. a. prüfen, welche Optimierungen möglich sich und ob eine bessere Personalausstattung ihrer Vollstreckungsbehörden bzw. der Finanzbuchhaltungen sinnvoll erscheint. Den Kommunen, die wegen eines erhöhten Personaleinsatzes bzw. wegen zu geringer Einnahmen keinen Überschuss aus der Vollstreckungstätigkeit erzielen, wird dringend geraten, die Effektivität des Personaleinsatzes durch die im Folgenden aufgezeigten Maßnahmen zu verbessern. 4.4 Welche Verbesserungen sind möglich? Aus einer guten Vollstreckungssoftware muss sich jederzeit ein Gesamtbild über die aktuellen und erledigten Vollstreckungsfälle sowie -volumina erzeugen lassen. Der LRH empfiehlt den Kommunen dringend, die Auswertungsmöglichkeiten weiter auszubauen und für die Verbesserung der Effizienz und Effektivität des Vollstreckungswesens zu nutzen.

21 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen 21 Die Berechnung, Fortschreibung und Vollstreckung von Säumniszuschlägen ist sicherzustellen, weil nicht gezahlte Forderungen angemessenzu verzinsen sind Die Fortschreibung der Berechnung von Säumniszuschlägen aus dem Haushaltsprogramm sollte automatisiert im Vollstreckungsprogramm erfolgen; ggf. ist eine manuelle Berechnung vorzunehmen. Mit dem Kontoabrufverfahren erlangen die Vollstreckungsbehörden Kenntnis über die Konten des Schuldners. Damit können Realsteuerforderungen nach Ablauf der Mahnfrist beschleunigt realisiert werden. Den Städten und Gemeinden wird empfohlen, eine entsprechende Zulassung beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen. Bei den im Zusammenhang mit einem Grundstück stehenden öffentlich-rechtlichen Forderungen (Grundsteuer, Erschließungsbeiträge usw.) kann die Vollstreckungsbehörde auch in das unbewegliche Vermögen des Schuldners vollstrecken und die Zwangsversteigerung des Grundstücks beantragen. Nach Angabe einer Vollstreckungsbehörde veranlassen als Folge dieser Maßnahme ca. 90 % der Schuldner die umgehende Zahlung. Obwohl dieses Verfahren mit erhöhtem Verwaltungsaufwand verbunden ist und deshalb nur von wenigen Vollstreckungsbehörden genutzt wird, empfiehlt der LRH, auch diese Möglichkeit als Alternative zur Eintragung einer Sicherungshypothek nach 866 Abs. 1 ZPO zu nutzen. Hinsichtlich der Geltendmachung von Forderungen unter 25 sollten sich die Kommunen an den Regelungen der Gemeindehaushaltsverordnung orientieren. Davon abweichende Kleinbetragsregelungen sollten in der Dienstanweisung schriftlich festgelegt werden. Für darunter liegende Einzelforderungen müssen die Kommunen sicherstellen, dass bei mehreren Forderungen je Schuldner und bei Erreichung der Mindestbeträge Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden. Darüber liegende Kleinbetragsregelungen - bei der Prüfung wurden bis zu 100 festgestellt - sind weder aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung noch zur Überwindung personeller Engpässe sachgerecht. Den Kommunalverwaltungen mit dezentraler Bearbeitung der Stundungen und Niederschlagungen wird empfohlen zu prüfen, ob die Zentralisierung dieser Aufgabe möglich ist. Bei einem Erlass der Forderung müssen die Kommunen die Regelungen der Gemeindehaushaltsverordnung und der Spezialregelungen wie z. B. der Abgabenordnung beachten. Grundsätzlich nicht in Betracht kommt der Erlass einer Forderung, wenn diese auch nach mehreren Versuchen nicht vollstreckt werden kann. In derartigen Fällen ist eine (befristete oder unbefristete) Niederschlagung zu verfügen mit der Folge, dass die Kommune bei Änderung der (finanziellen) Verhältnisse des Schuldners die Versuche zur Realisierung der Forderung wieder aufleben lassen kann. Die Vollstreckungsbehörden müssen den Anforderungen des Gesetzes zur Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung durch die sächliche und personelle Ausstattung sowie insbesondere durch Fortbildung des Vollstreckungsinnendienstes Rechnung tragen. Zusätzlich sollten auch die Geschäftsprozesse an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden.

22 22 Forderungsmanagement Im Übrigen teilt der LRH die Auffassung des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz, wonach von einer Beteiligung Privater bei der Einziehung öffentlich-rechtlicher Forderungen grundsätzlich abgeraten wird, weil mit der Bekanntgabe besonders geschützter Daten aus hoheitlichen Verfahren an private Stellen generelle Risiken verbunden seien. 5. Eine Intensivierung der interkommunalen Zusammenarbeit ist wünschenswert Der LRH empfiehlt den im Vollstreckungswesen kooperierenden Kommunen, die zu übertragenden bzw. übernommenen Aufgaben detaillierter zu definieren und in den Vereinbarungen die zu erbringenden Leistungen eindeutig zu beschreiben und festzulegen. Bei der Übertragung der Vollstreckungsaufgaben sollten die Kommunen überlegen, ob und inwieweit nur bei erfolgreicher Realisierung der geschuldeten Forderungen eine (ggf. höhere) Erstattungsregelung vereinbart werden könnte. Außerdem sollten die übertragenden Kommunen die Anzahl der abgegebenen Fälle, die jeweilige Höhe der Forderung und die erzielten Einnahmen erfassen und im Sinne einer Erfolgskontrolle auswerten. Die Übernahme der Vollstreckungsaufgaben ist mit der Verpflichtung verbunden, neben einer ordnungsgemäßen Erledigung aller Aufgaben auch die gleichrangige Behandlung aller Vollstreckungsaufträge vorzunehmen. Nach Auffassung des LRH müssen alle Aufträge mit der gleichen Intensität und Qualität in der Reihenfolge des Zeitpunkts ihres Eingangs in der Vollstreckungsbehörde unter Beachtung möglicher Verjährungsfristen bearbeitet werden. Der LRH hält es vor dem Hintergrund seiner o. a. Feststellungen derzeit für nicht angebracht, die Überlegungen des Landes im Hinblick auf eine Bündelung aller bestehenden und nicht privatisierbaren Vollstreckungsdienste im Bereich der Landeskasse, bei den Kommunen, Gerichtsvollziehern usw. in einem landesweiten Shared-Service-Center zu konkretisieren. Gleichwohl empfiehlt der LRH den Kommunen, zur Intensivierung der interkommunalen Zusammenarbeit und zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Vollstreckungswesens in ihre Überlegungen das Modell des niedersächsischen Landkreises Hameln-Pyrmont einzubeziehen und dabei ggf. auch die Errichtung eines Zweckverbands nach 2 ff. GkZ zu berücksichtigten. IV. Fazit Die Realisierung von Geldforderungen gehört zu den Pflichtaufgaben und muss von den Kommunen mit dem nötigen Nachdruck durchgesetzt werden. Die Prüfung hat gezeigt, dass die Vollstreckung von Forderungen wirtschaftlich durchgeführt werden kann. Voraussetzung für ein wirkungsvolles Forderungsmanagement ist die zeitnahe und vollständige Erfassung aller Forderungen. Die Daten aus der Finanz- bzw. Vollstreckungssoftware sind statistisch auszuwerten, um Schwachpunkte bei der Realisierung zu erkennen und Vollstreckungsmaßnahmen sowie den Personaleinsatz steuern bzw. optimieren zu können. Angesichts der vielfältigen Informations- und Durchsetzungsmöglichkeiten ist den Aufgaben des Vollstreckungsinnendienstes Priorität einzuräumen. Die engagierte Wahrnehmung dieser Aufgabe durch gut ausgebildetes Personal trägt zu einer höheren Liquidität und Verbesserung der Abgaben- bzw. Steuergerechtigkeit bei. Martin Busch [3]. [3] Die Prüfung wurde von der aus 4 Mitarbeitern bestehenden Prüfgruppe Kommunen II durchgeführt. Der Verfasser dieses Artikels ist Ministerialrat und Leiter der Prüfgruppe. Er ist seit 1989 beim Landesrechnungshof Schleswig-Holstein tätig.

23 Forderungsmanagement in schleswig-holsteinischen Kommunen 23 Antworten auf die Querschnittsprüfung Forderungsmanagement durch den Landesrechnungshof Schleswig-Holstein In dem vorherigen Beitrag über die Querschnittsprüfung hat Herr Martin Busch, ehemaliger Mitarbeiter des Landesrechnungshofes (LRH), einen verkürzten Beitrag über die Querschnittsprüfung des Landesrechnungshofes in den kommunalen Verwaltungen des Landes Schleswig-Holstein veröffentlicht. Die über 100-seitige Dokumentation ist Anfang des Jahres allen Verwaltungen zugegangen. An dieser Stelle möchte ich mich bei Herrn Busch für diesen Beitrag, aber auch für seinen Vortrag auf der letzten Landesarbeitstagung in Neumünster, recht herzlich bedanken. Ursprung für die Querschnittsprüfung waren Zeitungsartikel, in denen kritische Bemerkungen über die Verfolgung der kommunalen Außenstände und deren Höhe gemacht wurden. Der Bericht, der im Übrigen Teile der Zeitungsartikel bestätigte, ist sicherlich kein gutes Zeugnis für die Arbeit des Forderungsmanagements in den Verwaltungen, steht er doch im krassen Gegensatz zu der Studie, die der Fachverband im Jahr 2009 durch die Firma Rödl & Partner machen ließ. Danach wurden in den Verwaltungen, die an dieser Studie freiwillig teilgenommen haben, immerhin 98,5 % aller kommunalen Forderungen realisiert. Aus Schleswig-Holstein haben insgesamt 15 von 155 Verwaltungen teilgenommen. Das erfreuliche Ergebnis dieser Studie zeigt aber auch, dass es bei gut funktionierenden Verwaltungen möglich ist, diese Realisationsquote zu erreichen. Die Frage stellt sich jetzt, wie wir es gemeinsam erreichen können, die Forderungsrealisierung in allen Verwaltungen erfolgreich zu gestalten. Nachfolgend möchte ich aufzeigen, welche Möglichkeiten es für eine Verbesserung gibt und an welchen Stellen der Fachverband sich mit Verbesserungsvorschlägen einbringen will. Einführung eines Forderungsmanagements Das Forderungsmanagement beginnt nicht erst mit der Mahnung oder der Vollstreckung, sondern mit der Entstehung einer Forderung. Sie setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen: Bonitätsprüfung Vertragsgestaltung Debitorenbuchhaltung Mahnwesen/Vollstreckung Um ein erfolgreiches Forderungsmanagement aufzubauen, muss es ein kleines Projekt für die gesamte Verwaltung werden. Dies setzt voraus, dass die Verwaltungsleitung das Projekt auch befürwortet und dem Projektteam Freiheiten gibt, die erzielten Verbesserungsvorschläge auch umzusetzen.

24 24 Forderungsmanagement Die Kassen und Finanzbuchhaltungen sind auf Grund Ihrer Aufgaben ein sogenanntes Querschnittsamt, das heißt, hier fließen alle Ergebnisse, ob positiv oder auch negativ in Form von Anordnungen mit den damit verbundenen Forderungen ein. Von daher muss die Leitung der Kassen und Finanzbuchhaltungen, denen in der Regel auch die Leitung der Vollstreckungsbehörde übertragen wurde, mit in diese Projektarbeit eingebunden werden, wenn nicht sogar die Projektleitung übernehmen! Zu diesem Thema gibt es beim Kompetenzzentrum für Verwaltungs-Management - KOMMA auch ein zweitägiges Fortbildungsseminar. Aus- und Fortbildung Wie in fast allen Bundesländern wird das Vollstreckungsrecht auch in Schleswig-Holstein weder in der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten noch bei der ersten oder zweiten Angestelltenprüfung unterrichtet. Aber auch bei den Studienlehrgängen für die Beamtenanwärter wird dieses Thema nicht unterrichtet. Nach der Übernahme der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Finanzbuchhaltungen oftmals nicht ausreichend zu Fortbildungsmaßnahmen entsendet. Leider wird dies mit Sparzwängen begründet, obwohl ein gutes Forderungsmanagement sich immer rechnet. Dies kommt auch in dem Bericht des LRH und der Studie von Rödl & Partner deutlich zur Sprache. Als positives Beispiel, wie es besser geht, sind die Regelungen für die Aus- und Fortbildung des Standesamtswesens. Die Ausbildung der Standesbeamten und -beamtinnen erfolgt zentral in Bad Salzschlirf über eine Dauer von zweieinhalb Wochen. Im Frühjahr und im Herbst gibt es dann Schulungen, die Pflichtveranstaltungen sind. Spätestens alle vier Jahre muss jede/r Standesbeamte/in an einer ca. dreitägigen Schulung teilnehmen. Aus diesem Grund will der Landesverband in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsschule für die Leitung und auch die Mitarbeiter der kommunalen Vollstreckungsbehörden ein Ausbildungskonzept in Form eines Stoffgliederungsplan schaffen, aus dem heraus alle Bereiche rund um das Forderungsmanagement und der Vollstreckung abgedeckt werden. Organisation Nach der Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik gehören die Buchführung nach 33 und der Zahlungsverkehr und die weiteren Kassengeschäfte nach 34 zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung. Im 34 Abs. 1 ist geregelt, dass zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung das Mahnwesen und die Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Geldforderungen gehören. Damit verbunden ist dann auch die Leitung der Vollstreckungsbehörde. Das Thema Stundung, Niederschlagung und Erlass wird in vielen Kommunalverwaltungen unterschiedlich gehandhabt. Hier schlägt der LRH eine zentrale Bearbeitung vor, die folgende Vorteile hat: Einsatz von spezialisierten Mitarbeitern mit weniger Schulungsbedarf, Zentral zu führende Stundungs- und Niederschlagungslisten (und auch Erlasslisten), Geringerer Kontrollaufwand bei der Erstellung der Jahresabschlüsse. Hierzu gehört meiner Meinung nach auch die Einzelund Pauschalwertberichtigung. Da die Finanzbuchhaltungen als Querschnittsamt ohnehin für alle Forderungen zuständig sind, bietet es sich an, diese Aufgaben hier ebenfalls zentral bearbeiten zu lassen. Dieser Auffassung schließt sich auch Rödl & Partner an.