Premium Telefon. Bedienungsanleitung. BusinessPhone Kommunikationssystem

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1 Premim Telefon BsinessPhone Kommnikationssystem Bedienngsanleitng Cover Page Graphic Place the graphic directly on the page, do not care abot ptting it in the text flow. Select Graphics > Properties and make the following settings: Width: 15,4 cm (Important!) Height: 11,2 cm (May be smaller) Top: 5,3 cm (Important!) Left: -0,3 cm (Important!) This text shold then be hidden.?

2 Willkommen Willkommen Herzlich willkommen bei der Bedienngsanleitng für das analoge Telefon Premim des BsinessPhone Kommnikationssystems von Ericsson. Zm BsinessPhone Kommnikationssystem gehören die folgenden individellen Systeme: BsinessPhone 250 BsinessPhone 50 BsinessPhone 128i Hinweis: Diese Anleitng beschreibt alle Fnktionen des BsinessPhone Kommnikationssystems, Version 5.1. Wenn Sie ein System mit einer früheren Versionsnmmer bentzen, kann es vorkommen, dass einige Fnktionen nicht verwendet werden können nd/oder drch die Hardware geschützt sind nd bei Verwendng ergänzt werden müssen. Die aktellste Version dieser Bedienngsanleitng können Sie ach im Internet nter folgender Adresse hernterladen: ERICSSON ÜBERNIMMT KEINERLEI GARANTIE FÜR DIESES MATERIAL, BIS AUF DIE HANDELSÜBLICHEN GARANTIELEISTUNGEN SOWIE DIE GEWÄHRLEISTUNG DER FUNKTIONSTÜCHTIGKEIT FÜR DEN VORGESEHENEN EINSATZ. Ericsson übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit des Inhalts dieser Bedienngsanleitng, noch für die versehentliche oder vorsätzliche Beschädigng der hier beschriebenen Geräte bei Afstellng, Einsatz nd Gebrach. Hiermit erklärt die Ericsson Astria GmbH, A-1121 Wien, dass dieses Telefon den Vorgaben der Richtlinie R&TTE 1999/5/EC entspricht. DE/LZTBS R1A Ericsson Astria GmbH 2002 Alle Rechte vorbehalten. Ohne die vorherige schriftliche Erlabnis des Herasgebers darf kein Teil dieses Dokments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, nd zwar nabhängig davon, af welche Art nd Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Das schließt ach das Kopieren oder Afzeichnen drch irgendein Informationsspeicherngs- nd Abfragesystem mit ein. 2

3 Krzanleitng Premim Telefon Analoges Telefon für das BsinessPhone Kommnikationssystem Anrfe annehmen Annehmen: Anrfe anderer Nebenstellen annehmen: Hörer abheben Hörer abheben Klingelnde Nebenstelle anrfen8 Konferenz Lafendes Gespräch: y 2. Teilnehmer anrfen y 3 (Konferenz einleiten) Zm Verlassen Hörer aflegen Anrfe tätigen Interne Gespräche: Externe Gespräche: Persönliche Krzwahlnmmer: Wahlwiederholng (externe Rfnmmer): Hörer abheben Rfnmmer der Nebenstelle Hörer abheben Amtskennziffer Externe Rfnmmer ** 0 9 Hörer abheben Besetzt / Keine Antwort Hörer abheben r Atomatischer Rückrf: 6 Aflegen (Hörer bei Rückrf abheben) Anklopfen: 5 (Hörer nicht aflegen) Afschalten: 4 Rückfrage Lafendes Gespräch: Makeln y 2 Zm Beenden: y 1 Wechseln zwischen zwei Anrfen: y 2. Teilnehmer anrfen Übergabe Anrf übergeben: Terminrf y 2. Teilnehmer anrfen Aflegen (Vor / nach Annahme) Terminrf (24 Stnden): Hörer abheben *32* Erinnerngszeit # Terminrf löschen: Hörer abheben #32# Projektcode Gesprächskosten zordnen: Tandem Hörer abheben *9* Projektcode # Tandem ein: Abheben *28# Aflegen Tandem as: Abheben #28# Aflegen Gespräch zwischen y Eigene Rfnmmer Telefonen übergeben: Hörer aflegen DISA nd Nachrichten prüfen: Tel.-Nr. Firma DISA-Nmmer Nachrichten?? Passwort

4 Krzanleitng Premim Telefon Anrfer informieren Information eingeben (Menü-Text): 1 6 (Code eingeben) Info ergänzen # Hörer abheben *23* Informationen löschen: Hörer abheben #23# Info Code Info ergänzen Abwesend/Besch 1 Stnde (00-23) Minte (00-59) Reise/Seminar 2 Monat (01-12) Tag (01-31) Mittagspase 3 zrück m, Stnde Minte Besprechng 4 zrück m, Stnde Minte Urlab 5 zrück am, Monat Tag Krank 6 zrück am, Monat Tag Persönliche Krzwahl **0... **1... **2... **3... **4... **5... **6... **7... **8... **9... Interne Nachrichten Rf mich 9# Sprache: 99 Sprechen Zrücksplen: * Nee Afnahme: 9 Sprechen Senden: # Nachrichten abfragen: Abheben *59# Rfmleitng Rfmleitng fix ein: Hörer abheben *21# Afheben: Hörer abheben #21# Individelle interne Hörer abheben *21* Rfmleitng ein: Nee Nr.# Afheben: Hörer abheben #21# Follow me vom fremder Hörer abheben *21* Nebenstelle ändern: Eigene Nr. * Nee Nr. # Afheben: Hörer abheben #21* Eigene Nr. # Externe Rfmleitng: Programmieren: Hörer abheben *22* Amtskennziffer Externe Rfnr. # Afheben: Hörer abheben #22# Ernet aktivieren: Hörer abheben *22*# Rfmleitng mgehen: Hörer abheben *60* Rfnmmer # Projektcodes für Geschäftstelefonate: Name des Projekts Projektcode Gehört z DE/LZTBS R1A Ericsson Astria GmbH 2002 Gehört z DE/LZTBS R1A

5 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Seite Wichtige Hinweise... 6 Beschreibng des Telefons... 7 Ankommende Rfe Abgehende Rfe Während Sie telefonieren Rfmleitng Anrfer informieren Interne Nachrichten Mailbox Krzwahl Teamfnktionen Weitere nützliche Fnktionen Datm nd Uhrzeit Sicherheit Least Cost Roting Adioeinstellngen Töne nd Signale Nützliche Tipps Installation Fehlerbeseitigng Begriffe Index Telefon-Toolbox nd Voice Gide

6 Wichtige Hinweise Wichtige Hinweise Obwohl das BsinessPhone Kommnikationssystem alle Arten von analogen Telefonen nterstützt, können einige Fnktionen nr mit dem analogen Ericsson Telefon Premim asgeführt werden. Hinweis: Da mit dem analogen Ericsson Telefon Premim af einfache Weise zwischen Impls- nd Tonwahl gewechselt werden kann, kann das Telefone an alle Arten von Nebenstellenanlagen angeschlossen werden. Bitte bedenken Sie dabei aber, dass analoge Telefone stets ach an analoge Leitngen angeschlossen werden müssen. 6

7 Beschreibng des Telefons Beschreibng des Telefons Af den folgenden Seiten wird das analoge Telefon Premim (Dialog 3185) in einem krzen Überblick beschrieben. (Unterseite) Message waiting

8 Beschreibng des Telefons 1 Display 16 Zeichen. Zeigt die Gesprächsdaer bzw. das Datm nd die Uhrzeit an. 2 Namenstasten Diese zehn Tasten können mit häfig benötigten Rfnmmern belegt werden. Pro Taste können Sie zwei Rfnmmern speichern. Siehe Abschnitt Krzwahl af Seite Nachrichtlampe Blinkt, wenn eine nee Nachricht vorhanden ist. Siehe Abschnitt Interne Nachrichten af Seite 28. Hinweis: Diese Fnktion ist nr beim Dialog 3185 MW (Artikelnmmer DBVA /208 R1A) erhältlich. 4 Mikrofon-Stmmschaltng Ein- bzw. Stmmschalten des Mikrofons. Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren af Seite Hörer- nd Latsprecher-Latstärke Regelng der Hörer- nd Latsprecher-Latstärke. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite R-Taste Drchführen von Rückfragen, Übergeben von Anrfen oder Afba einer Telefonkonferenz. Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren. Zwei verschiedene Modi stehen zr Aswahl, siehe Adioeinstellngen af Seite Leitng /Latsprecher ein/as a. Leitngstaste für ankommende nd abgehende Rfe. b. Latsprecher ein oder as. Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren af Seite Programmierng Nmmern speichern. Siehe Abschnitt Krzwahl af Seite 37. Uhrzeit einstellen, siehe Weitere nützliche Fnktionen af Seite MFV (Tonwahl) Vorübergehendes Wechseln vom Impls- zm Mehrfreqenzwahlverfahren (MFV, ach Tonwahl genannt). Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren af Seite Wahlwiederholng /Pase a. Ernetes Wählen der zletzt eingegebenen Rfnmmer. b. Einfügen einer Pase, wenn Sie af den Wählton warten müssen. 8

9 Beschreibng des Telefons 11 Rfsignal-Latstärke Regelng der Latstärke des Rfsignals. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite Tonart Einstellng der Tonart des Rfsignals. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite Wahlverfahren MFV oder IWV Wechseln zwischen Mehrfreqenz- nd Implswahlverfahren. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite Flash /Erde Wechseln zwischen Flash (zeitweilige Unterbrechng) oder Erde für die R-Taste. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite Uhr ein/as Siehe Abschnitt Datm nd Uhrzeit af Seite Latsprecher 17 Mikrofon 18 Hörer Kompatibel z handelsüblichen Hörgeräten. Siehe Abschnitt Adioeinstellngen af Seite 56. Hinweis: Unter Umständen können sich kleine, magnetische Metallobjekte in der Hörmschel verfangen. 9

10 Ankommende Rfe Ankommende Rfe Ein ankommender Anrf wird mit einem Rfsignal angezeigt. Anrfe annehmen z Anrfübernahme individell Ankommende Gespräche z einer anderen Nebenstelle können Sie von jedem Telefon as abfragen. Rfnmmer der gerfenen Nebenstelle wählen. Sie hören das Besetztzeichen. 8 Drücken 10

11 Ankommende Rfe Einen weiteren Anrf beantworten Ein Warnton macht Sie während eines lafenden Gesprächs daraf afmerksam, dass ein zweiter Anrf wartet (siehe hier z ach Anklopfen ). Sie können nn af zwei verschiedene Arten vorgehen: d yd d Möglichkeit 1: Beenden Sie das lafende Gespräch: Legen Sie den Hörer af. Der nee Anrf wird jetzt signalisiert. Nehmen Sie den Hörer ab, m den neen Anrf anznehmen. Möglichkeit 2: Bitten Sie Ihren Gesprächspartner krz z warten: Drücken Sie die R-Taste nd legen Sie den Hörer af. Der wartende Anrf wird dann signalisiert. Nehmen Sie den Hörer ab, m den neen Anrf entgegenznehmen. Nachdem Sie den zweiten Anrf beendet haben: Legen Sie den Hörer af. Nn wird wieder das erste Gespräch signalisiert. Nehmen Sie den Hörer ab, m das erste Gespräch weiterzführen. l Freisprechen Sie können ankommende Anrfe ach mit der Freisprecheinrichtng annehmen. Drücken Sie die Taste Line, ohne den Hörer abznehmen. Sie sind nn mit dem Anrfenden über den Latsprecher nd das Mikrofon verbnden. (l Drücken Sie die Taste Line nochmals, m den Anrf z beenden. 11

12 Abgehende Rfe Abgehende Rfe Es kann ach einmal vorkommen, dass eine gewünschte Person telefonisch nicht erreichbar ist. Einige der im Folgenden vorgestellten Fnktionen nterstützen Sie dabei, den jeweiligen Gesprächspartner dennoch z erreichen. z 0z d Anrfe tätigen So nehmen Sie interne oder externe Anrfe vor: Wählen Sie die Rfnmmer einer Nebenstelle für einen internen Anrf. Oder: Geben Sie die Amtskennzahl(en) für externe Verbindngen ein nd wählen Sie dann die externe Rfnmmer. Hinweis: Welche Ziffern Sie für externe Verbindngen eingeben müssen, hängt von der Programmierng der Anlage ab. Zm Beenden eines Gesprächs legen Sie den Hörer af. Hinweis: Noch schneller nd einfacher können Sie telefonieren, wenn Sie die allgemeinen Krzwahlnmmern (Krzwahl-Zentral) bentzen. Darüber hinas können Sie ach eigene persönliche Krzwahlnmmern programmieren. 12

13 Abgehende Rfe r l z Af Wählton warten Es kann sein, dass nach dem Wählen der Amtskennziffer af den Wählton gewartet werden mss, bevor eine externe Rfnmmer gewählt werden kann. Sollte dies der Fall sein, müssen Sie schon bei der Wahl der externen Rfnmmer die Pase bis zm neen Wählton mit eingeben: Drücken Sie die Taste Redial. Freisprechen Drücken Sie die Taste Line, ohne den Hörer abznehmen. Wählen Sie die Rfnmmer. Sie sind nn mit der Freisprecheinrichtng über Latsprecher nd Mikrofon mit dem Gesprächspartner verbnden. (l Drücken Sie die Taste Line, m einen über die Freisprecheinrichtng geführten Anrf z beenden. Wahlwiederholng der letzten externen Rfnmmer Wenn Sie einen externen Anrf vornehmen, werden alle gewählten Ziffern gespeichert, nd zwar nabhängig davon, ob Ihr Anrf erfolgreich war oder nicht. Die gespeicherte Rfnmmer darf dabei as bis z 32 Ziffern bestehen. r Hinweis: Soll eine Rfnmmer ernet gewählt werden, bei der af den Wählton gewartet werden mss, müssen Sie die jeweilige Stelle bei der Wahl der Rfnmmer mit eingeben. Drücken Sie daz an der jeweiligen Stelle die Taste Redial. Siehe ach Abschnitt Anrfe tätigen af Seite 12. Drücken Sie die Taste Redial, m die gespeicherte Nmmer ernet z wählen. 13

14 Abgehende Rfe d Atomatischer Rückrf Diese Fnktion können Sie immer dann bentzen, wenn der gewünschte Teilnehmer gerade telefoniert oder nicht an den Apparat geht. Aßerdem können Sie diese Fnktion ach dann bentzen, wenn momentan keine externe Leitng frei ist. 6 Drücken Sie hören den Qittierngston. Legen Sie den Hörer af. Sobald das Gespräch bei der Nebenstelle beendet wird, werden Sie atomatisch zrückgerfen. Sie müssen den Rückrf innerhalb von acht Seknden annehmen, da sonst die Rückrf-Einstellng gelöscht wird. Nehmen Sie beim Rückrf den Hörer ab. Die gewünschte Nebenstelle wird atomatisch gerfen. Gesprächstimer P Bei abgehenden Anrfen schaltet sich nach vier Seknden atomatisch der Gesprächstimer ein nd zeigt die Daer des Gesprächs an. Nach dem Aflegen wird die Gesprächsdaer noch weitere 15 Seknden im Display angezeigt. Sie können sich die Daer des letzten Gesprächs ach im Nachhinein ansehen, wenn das Telefon gerade nicht bentzt wird: Nehmen Sie den Hörer ab nd drücken Sie die Taste Program. Displaybeispiel: 00:00:35 14

15 Abgehende Rfe Sie empfangen Besetztzeichen Anklopfen Sie können dem telefonierenden Teilnehmer signalisieren, dass Sie ihn sprechen wollen (vorasgesetzt, der Teilnehmer gestattet dies). 5 Drücken Legen Sie den Hörer nicht af. Wenn bei der Nebenstelle frei ist, wird diese atomatisch angerfen. Hinweis: Wenn Sie ernet das Besetztzeichen empfangen, ist die gewünschte Nebenstelle gegen Anklopfen geschützt. Afschalten Wenn bei einer Nebenstelle besetzt ist, können Sie mit der Fnktion Afschalten das Gespräch nterbrechen (wenn die Nebenstelle dies gestattet). 4 Zm Afschalten drücken. Sie hören den Ton für Afschalten nd eine Dreierkonferenz wird eingerichtet. Wenn der angerfene Teilnehmer den Hörer aflegt nd Ihr Hörer abgenommen ist, wird die Nebenstelle atomatisch ernet angerfen. Hinweis: Wenn Sie ernet das Besetztzeichen empfangen, dann ist Ihre Nebenstelle nicht für Afschalten berechtigt oder die gewünschte Nebenstelle gegen Afschalten geschützt. 15

16 Während Sie telefonieren Während Sie telefonieren Das BsinessPhone Kommnikationssystem erlabt die Handhabng von Anrfen af viele verschiedene Weisen. Sie können z. B. Anrfe übergeben nd Telefonkonferenzen einrichten. l d Lathören Sie telefonieren wie gewohnt mit dem Hörer. Drücken, m den Latsprecher einzschalten. Legen Sie den Hörer af. Das Gespräch wird jetzt überwacht. Hinweis: Wird der Latsprecher eingeschaltet, stellt sich das Hörermikrofon atomatisch as. Wie Sie die Latstärke einstellen, wird im Abschnitt Adioeinstellngen af Seite 56 beschrieben. (l Drücken, m das Gespräch z beenden. Vom Lathören zm Hörer wechseln Der andere Teilnehmer kann Sie nn ach wieder hören nd Sie können Ihr Gespräch fortsetzen. 16

17 Während Sie telefonieren Mikrofon-Stmmschaltng m Mit dieser Fnktion wird das Hörermikrofon stmmgeschaltet. So kann Ihr Gesprächspartner eine Unterhaltng mit Ihrem Kollegen in Ihrem Büro nicht mithören. Drücken Sie die Mikrofontaste, m das Hörermikrofon einbzw. aszschalten. Die Lampe lechtet bei asgeschaltetem Mikrofon. Rückfrage y z Sie führen ein Amts- oder Interngespräch nd wollen nn telefonisch Rücksprache halten. Drücken Sie die R-Taste. Das aktelle Gespräch wird geparkt Wählen Sie die Nmmer desjenigen, den Sie fragen wollen. Wenn Sie den gewünschten Gesprächspartner erreicht haben, können Sie nn zwischen beiden Telefonaten hin nd her wechseln, eine Konferenz einrichten oder eines von beiden Gesprächen beenden. y2 y1 Makeln Wechseln Sie hiermit zwischen zwei Gesprächen. Drücken, m hin nd her z wechseln. Drücken, m das Gespräch z beenden. Das lafende Gespräch wird beendet. Sie sind mit dem anderen Gesprächspartner verbnden. Hinweis: Manchmal mss die R-Taste zweimal gedrückt werden. Wenn keine Sprachverbindng afgebat werden konnte, werden Sie nach wenigen Seknden wieder mit dem ersten Anrfer verbnden. Ob Sie interne Anrfe parken oder Gespräche an externe Teilnehmer übergeben können, hängt von Ihrer Nebenstellenanlage ab. Fragen Sie hierz bitte Ihren System-Administrator. 17

18 Während Sie telefonieren Übergabe y z d Sie führen ein internes oder externes Telefonat nd wollen dieses Gespräch an einen anderen Teilnehmer übergeben. Drücken Sie die R-Taste. Wählen Sie die Rfnmmer des gewünschten Teilnehmers. Sie können das Gespräch vor oder nach dem Melden der gerfenen Nebenstelle übergeben. Hinweis: Vergewissern Sie sich vorher, dass Sie mit dem gewünschten Gesprächspartner verbnden sind. Lesen Sie daz ach die Hinweise nd Warnngen im Abschnitt Nützliche Tipps af Seite 61. Legen Sie den Hörer af. Der Anrf wird damit übergeben. Übergabe af besetzt Sie können Gespräche ach an Teilnehmer übergeben, die noch ein anderes Gespräch führen. Wenn bei dem Teilnehmer besetzt ist, wird der Anrf af dessen Apparat gemeldet (Anklopfen) nd, sobald frei ist, atomatisch verbnden (falls gestattet). Wiederanrf Das Gespräch kommt nr dann als Wiederanrf z Ihnen zrück, wenn es sich m einen externen Anrf handelt nd dieser nicht innerhalb einer gewissen Zeit von der neen Nebenstelle entgegengenommen wrde. Ihr Telefon klingelt dann ernet. 18

19 Während Sie telefonieren y z Konferenz Während Sie telefonieren, wollen Sie eine Konferenz einrichten. Drücken Sie die R-Taste. Rfen Sie den dritten Teilnehmer an. y3 Drücken Sie die R-Taste nd dann die 3. Sie haben nn eine Dreierkonferenz afgebat. Zr Kennzeichnng der Konferenz wird für alle Mitglieder ein periodischer Konferenzton eingeblendet. d Um weitere Gesprächspartner in die Konferenz afznehmen, wiederholen Sie den Vorgang. So können bis z sechs Teilnehmer gemeinsam telefonieren. Wie viele davon externe Gesprächspartner sein dürfen, wird in der Systemprogrammierng festgelegt. Um die Konferenz z verlassen, legen Sie den Hörer af. Wahlverfahren vorübergehend wechseln Für die Ntzng einiger Telefondienste müssen Sie bestimmte Tasten betätigen, m ein Signal z senden. Ist Ihr Telefon af Implswahl (IWV) eingestellt, können Sie während eines Gesprächs das Wahlverfahren vorübergehend af das Mehrfreqenzwahlverfahren (MFV, ach Tonwahl genannt) mschalten. t Hinweis: Nach dem Gespräch stellt das Telefon wieder atomatisch af Implswahl. Drücken, m vorübergehend zr Tonwahl (MFV) z wechseln. 19

20 Rfmleitng Rfmleitng Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz nicht erreichbar sind oder Gespräche von einer anderen Nebenstelle as annehmen wollen, leiten Sie die für Sie bestimmten Anrfe am besten z einer alternativen Abfrageposition m. Falls Sie dringend mit jemandem sprechen müssen, der allerdings die Rfmleitng aktiviert hat, gibt es aßerdem die Möglichkeit diese in Asnahmefällen z mgehen. Abhängig von der eingestellten Rfmleitng können Sie darüber hinas ach eine persönliche Begrüßng für Ihre Anrfer afnehmen. Lesen Sie hierz bitte den Abschnitt Persönliche Begrüßng af Seite 36. Hinweis: Sie können bei aktivierter Rfmleitng wie gewohnt selbst Anrfe tätigen. Rfmleitng nach Zeit Wenn Sie ankommende Anrfe nicht innerhalb einer bestimmten Zeit annehmen, werden alle Anrfe (interne nd/oder externe) z einer anderen, zvor angegebenen Nebenstelle mgeleitet. Die Standardeinstellng beträgt 15 Seknden. Rfmleitng bei besetzt Hiermit werden alle ankommenden Anrfe (interne nd/oder externe) immer dann z einer vorher bestimmten Nebenstelle mgeleitet, wenn Sie gerade telefonieren. Die Anrfer hören so niemals das Besetztzeichen, sondern werden atomatisch mit einer anderen Nebenstelle verbnden. Diese Fnktion mss vom System-Administrator für Ihre Nebenstelle programmiert werden. 20

21 Rfmleitng Rfmleitng fix Die Rfmleitng fix leitet Anrfe z einem vorprogrammierten Ziel (z. B. Sekretariat) m. Sofortige Rfmleitng aktivieren *21# Schalten Sie die Rfmleitng mit dieser Tastenkombination ein. Rfmleitng deaktivieren #21# Schalten Sie die Rfmleitng mit der nebenstehenden Kombination as. Rfmleitng individell Mit der individellen Rfmleitng können Sie Ihre Gespräche z einer frei wählbaren internen Nebenstelle oder einem externen Anschlss weiterleiten, z.b. z einer beliebigen internen Rfnmmer, der Rfnmmer eines Kollegen, einer externen Rfnmmer oder einer externen Krzwahlnmmer (z.b. z Ihrem Atotelefon). Hinweis: Um den Missbrach dieser Fnktion z vermeiden, kann die individelle Rfmleitng bei Ihrer Nebenstelle gesperrt werden, siehe Abschnitt Sicherheit af Seite 52. Nee interne Rfmleitng programmieren nd aktivieren So leiten Sie Ihre Anrfe z einer internen Nebenstelle m: 21

22 Rfmleitng *21* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z Geben Sie das Umleiteziel ein. # Drücken Sie die Rate-Taste. Sie hören den Qittierngston. Abgehende Anrfe können Sie wie gewohnt vornehmen. Der Umleitngston erinnert Sie dabei an die eingestellte Rfmleitng. Hinweis: Die individelle interne Rfmleitng kann nicht aktiviert werden, wenn Sie bereits die individelle externe Rfmleitng aktiviert haben. Interne Rfmleitng deaktivieren #21# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Nee externe Rfmleitng programmieren nd aktivieren So programmieren Sie ein nees Ziel für die individelle externe Rfmleitng: *22* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. 0z Geben Sie die Amtskennzahl(en)für externe Verbindngen ein nd wählen Sie dann die externe Rfnmmer. Die Rfnmmer darf bis z 24 Ziffern mfassen. Hinweis: Wenn für Verbindngen ins öffentliche Telefonnetz af einen zweiten Wählton gewartet werden mss, geben Sie bitte das Pasezeichen * mit ein. # Drücken Sie die Rate-Taste. Sie hören den Qittierngston. Hinweis: Die individelle externe Rfmleitng kann ach mit Hilfe der DISA-Fnktion programmiert nd aktiviert werden, siehe Abschnitt Weitere nützliche Fnktionen af Seite

23 Rfmleitng Externe Rfmleitng deaktivieren #22# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Hinweis: Das programmierte Umleiteziel wird hiermit nicht as dem Speicher gelöscht, sondern lediglich aßer Kraft gesetzt, siehe Abschnitt Weitere nützliche Fnktionen af Seite 44. Externe Rfmleitng ernet aktivieren Hiermit leiten Sie Ihre Anrfe z einem externen Anschlss m: *22*# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Abgehende Anrfe können Sie wie gewohnt vornehmen. Der Umleitngston erinnert Sie dabei an die eingestellte Rfmleitng. Follow me Follow me ermöglicht Ihnen, Ihre bereits mgeleitete Nebenstelle af die Nebenstelle nachzziehen, bei der Sie sich gerade befinden. Um die Fnktion z aktivieren, mss die individelle Rfmleitng eingeschaltet sein. Follow me aktivieren Hinweis: Die folgende Prozedr beschreibt die Handhabng von dem Telefon as, af das mgeleitet wrde. *21* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z* Wählen Sie Ihre Rfnmmer nd drücken Sie die Stern-Taste. 23

24 Rfmleitng z Geben Sie das Umleiteziel ein. # Drücken Sie die Rate-Taste. Sie hören den Sonderwählton. Follow me deaktivieren Follow me nd die individelle Rfmleitng können Sie ach vom Umleiteziel as deaktivieren. #21* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z Wählen Sie Ihre eigene Rfnmmer. # Drücken Sie die Rate-Taste. Rfmleitng mgehen Sie können die Rfmleitng einer anderen Nebenstelle mgehen. Dann ist es möglich eine bestimmte Nebenstelle anzrfen, wenn dort die Rfmleitng eingestellt ist. *60* Geben Sie die Kennziffer *60* ein. z Wählen Sie die gewünschte Rfnmmer. # Drücken Sie die Rate-Taste. Ach wenn eine Rfmleitng aktiviert ist, wird die gewünschte Nebenstelle gerfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob bei der Nebenstelle die Rfmleitng fix, die Rfmleitng bei besetzt, die Rfmleitng nach Zeit oder die Fnktion Follow me eingestellt ist. 24

25 Anrfer informieren Anrfer informieren Vor jeder längeren Abwesenheit von Ihrem Arbeitsplatz (z. B. Besprechng, Urlab, Dienstreise, Krankheit etc.) können SieeineInformation für alle internen Anrfer hinterlassen. Externe Anrfer werden af die Vermittlng mgeleitet, welche Zgriff af Ihre Informationen hat. Hinweis: Wenn Sie die Rfmleitng mit persönlicher Begrüßng eingestellt haben, können Ihre Anrfer eine aktivierte Abwesenheitsinformation nicht empfangen nd hören stattdessen die persönliche Begrüßng. Sie können Anrfer af zwei Arten informieren: 1) Vorprogrammierte Textinformation Hier geben Sie den Grnd für Ihre Abwesenheit ein nd die Rückkehrzeit bzw. das Rückkehrdatm. 2) Sprachinformation Nehmen Sie hier eine Nachricht für Ihre Anrfer af. Information eingeben Zm Speichern von Text- oder Sprachinformation. *23* Wechseln Sie in den Informationsmods. Wählen Sie vorgegebene Menütexte oder Sprachinformation. 25

26 Anrfer informieren z z Vorgegebene Menü-Texte As der ntenstehenden Tabelle: Geben Sie den jeweiligen Code ein nd vervollständigen Sie die Abwesenheitsinformation. Code Abwesenheitsinformation Abwesend/Besch 1 1 Stnde (00-23) Minte (00-59) Reise/Seminar 2 Monat (01-12) Tag (01-31) Mittagspase 3 zrück m, Stnde Minte Besprechng 4 zrück m, Stnde Minte Urlab 5 zrück am, Monat Tag Krank 6 zrück am, Monat Tag # Drücken Sie die Rate-Taste, m die Informationseingabe abzschließen. Interne Anrfer sehen die Information af dem Display (oder hören sie, falls diese ein Telefon ohne Display bentzen). Externe Anrfer werden direkt zr Telefonzentrale drchgestellt. Beispiel eines Menü-Texts: Urlab, zrück am 27. Jni *23* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. 5 Ergänzen Sie den Code für die Abwesenheitsinformation Geben Sie den Monat nd den Tag ein. # Drücken Sie die Rate-Taste. Damit wrde die Information aktiviert. Sprachinformation *23* Wechseln Sie hiermit in den Informationsmods. 9 Zm Afnehmen der Nachricht drücken Sie die 9. 26

27 Anrfer informieren * Zm Zrücksplen nd ernetem Hören drücken Sie die Stern-Taste. 9 Um die Afnahme z wiederholen, drücken Sie nochmals die 9. # Aktivieren Sie die Information mit der Rate-Taste. Die Information ist aktiv. Interne Anrfer werden dann diese Information hören; externe Anrfer werden zr Vermittlng drchgestellt (die ebenfalls Zgriff af den eingestellten Abwesenheitsgrnd hat). Hinweis: Um die gesprochene Information z überprüfen, rfen Sie einfach Ihre eigene Nebenstelle an. Information löschen, Information speichern #23# Löschen der eingestellten Information. Oder: Wenn die Information aktiv ist: #23*# Speichern nd deaktivieren Sie die eingestellte Information mit dieser Kombination. Die Information wrde damit asgeschaltet nd kann z einem späteren Zeitpnkt wieder aktiviert werden. Gespeicherte Information bentzen Wenn die Information nicht aktiv ist: *23*# Aktivieren Sie die gespeicherte Information mit dieser Kombination. Die Information ist nn aktiv. 27

28 Interne Nachrichten Interne Nachrichten Sie können jeder Nebenstelle eine Rückrf- oder Sprachnachricht hinterlassen, wenn dort besetzt ist oder niemand an den Apparat geht. Aßerdem wird in diesem Abschnitt beschrieben, wie Sie eine persönliche Sprachnachricht afnehmen nd eine Sprachnachricht weiterleiten können. Beim Dialog 3185 MW werden nee Nachrichten aßerdem mit einer schnell blinkenden Nachrichtlampe angezeigt. Passwort-Schtz Wenn Sie sich zm ersten Mal in das Sprachspeichersystem einwählen, werden Sie nter Umständen gebeten, Ihr Passwort z ändern. Diese Afforderng erfolgt nr, wenn noch das Standard- Passwort (0000) eingerichtet ist. Die Änderng des Passworts ist nr von Ihrer eigenen, internen Nebenstelle as möglich. Deshalb sollten Sie sich das erste Mal von Ihrer Nebenstelle as in das Sprachspeichersystem einwählen. Hinweis: In manchen Systemen ist ach die Verwendng des Standard-Passworts gestattet. d Befolgen Sie die Sprachanweisngen. Sie werden gebeten, ein nees Passwort einzgeben, dieses z bestätigen nd z speichern. Wenn Sie das Standard-Passwort eingegeben haben, müssen Sie den Vorgang wiederholen. Zm Beenden des Vorgangs legen Sie den Hörer af. Oder: Fahren Sie mit einer anderen Nachrichtenfnktion fort. Wenn Sie Ihr Passwort später ernet ändern wollen, gehen Sie bitte wie nter Passwort ändern af Seite 53 beschrieben vor. 28

29 Interne Nachrichten Nachricht senden Sie können Nachrichten senden, wenn bei einer Nebenstelle besetzt ist oder niemand den Anrf entgegennimmt. Rückrfnachricht Zm Senden der Nachricht Rf mich zrück : 9# Zm Senden eingeben. Sprachnachricht Zm Senden einer Sprachnachricht: 99 Drücken Sie zweimal die 9 nd sprechen Sie Ihre Nachricht. * Drücken Sie die Stern-Taste, m die Nachricht nochmals anzhören. 9 Drücken Sie die 9, m die Afnahme z wiederholen. # Zm Senden drücken Sie die Rate-Taste. 29

30 Interne Nachrichten Nachrichten abfragen nd speichern Mit dieser Fnktion können Sie Nachrichten empfangen nd speichern. Die empfangenen Nachrichten werden in drei Kategorien nterteilt: Nee Nachrichten (nicht abgehört) Abgehörte Nachrichten Gespeicherte Nachrichten Sprachnachrichten können ach an andere Mailbox-Nmmern (persönliche oder Sammel-Mailbox) weitergeleitet werden, siehe Abschnitt Sprachnachrichten weiterleiten af Seite 31. Hinweis: Die Nachrichten werden nach einer bestimmten Zeit vom System gelöscht. Die Speicherdaer hängt dabei von der Nachrichtenkategorie ab. Bitte fragen Sie hierz Ihren System-Administrator. *59# Drücken Sie die nebenstehenden Tasten. Jetzt können Sie Ihre Nachrichten abfragen nd speichern. Bis z 20 Nachrichten können gespeichert werden. Sprachnachrichten hören Sie über den Hörer oder den Latsprecher ab. Bei Rückrfnachrichten wird der Absender atomatisch zrückgerfen. Das Speichern von Rückrfnachrichten ( Rf mich ) ist leider nicht möglich. Hinweis: Je nach Konfigration kann es ach vorkommen, dass Sie nach Ihrem Passwort gefragt werden, bevor Sie Ihre Nachrichten abfragen können. Siehe hierz ach Abschnitt Sicherheit af Seite

31 Interne Nachrichten Sprachnachrichten weiterleiten In Ihrer persönlichen Mailbox eingegangene Sprachnachrichten können Sie an andere persönliche Mailboxen oder an die Sammel- Mailbox weiterleiten. Wenn Sie eine Sprachnachricht an eine persönliche Mailbox weiterleiten wollen, geben Sie als Mailbox- Nmmer einfach die Rfnmmer der jeweiligen Nebenstelle ein. Siehe ach Abschnitt Mailbox af Seite 33. *59# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Hinweis: Abhängig von der Systemkonfigration werden Sie nter Umständen nach Ihrem Passwort gefragt, bevor Sie Ihre Nachrichten abfragen können. Siehe Abschnitt Sicherheit af Seite 52. Befolgen Sie die Sprachanweisngen. Sie können nee, bereits abgehörte oder ach gespeicherte Sprachnachrichten weiterleiten. Hinweis: Da es sich bei der weitergeleiteten Nachricht m eine Kopie handelt, kann diese ohne weiteres gelöscht werden. Die Originalnachricht bleibt weiterhin erhalten. d Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie die Nachricht noch an eine andere Mailbox weiterleiten wollen. Zm Beenden des Vorgangs legen Sie den Hörer af. 31

32 Interne Nachrichten Diktafon-Fnktion Mit der Diktafon-Fnktion können Sie persönliche Sprachnachrichten afnehmen nd ach erhalten. Eine Diktafon- Nachricht wird dabei wie eine normale Nachricht behandelt. Wie Sie Diktafon-Nachrichten abfragen können, wird im Abschnitt Nachrichten abfragen nd speichern af Seite 30 beschrieben. Nachricht afnehmen So starten Sie die Sprachafnahme: *58# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein nd nehmen Sie dann Ihre Nachricht af. Die maximale Afnahmezeit beträgt vier Minten nd 15 Seknden. Folgende Optionen stehen Ihnen zr Verfügng: * Nochmals anhören. 9 Information ne afsprechen. # Afnahme beenden nd Nachricht speichern. 32

33 Mailbox Mailbox In der Mailbox können Anrfer für Sie Nachrichten hinterlassen, falls Sie gerade nicht im Büro sind. Aßerdem können Sie für Ihre Anrfer eine persönliche Begrüßng afnehmen. Siehe Abschnitt Persönliche Begrüßng af Seite 36. Wenn Sie sich zm ersten Mal in das Sprachspeichersystem eingewählt haben, werden Sie nter Umständen gebeten, Ihr Passwort z ändern. Diese Afforderng erfolgt nr, wenn noch das Standard-Passwort (0000) eingerichtet ist. Sie können Ihr Passwort nr von Ihrer eigenen, internen Nebenstelle as ändern. Siehe Abschnitt Passwort-Schtz af Seite 28. Die Mailbox gehört zm Sprachspeichersystem. Ihre persönliche Mailbox In Ihrer persönlichen Mailbox können Anrfer eine Nachricht für Sie hinterlassen. Einschalten Stellen Sie die Rfmleitng z Ihrer Mailbox ein. *21* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z Wählen Sie die Nmmer des Sprachspeichersystems. Fragen Sie Ihren System-Administrator nach der Nmmer Ihres Sprachspeichersystems. # Drücken Sie abschließend die Rate-Taste. 33

34 Mailbox Asschalten #21# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Nachrichten in der Firma abfragen Ertönt beim Abnehmen des Hörers ein spezieller Wählton, ist entweder die Rfmleitng eingestellt oder eine nee Nachricht eingetroffen. Beim Dialog 3185 MW werden nee Nachrichten aßerdem mit einer schnell blinkenden Nachrichtlampe angezeigt. *59# Geben Sie diese Kombination ein. Die weitere Vorgehensweise wird im Abschnitt Nachrichten abfragen nd speichern af Seite 30 beschrieben. z z Nachrichten von aßerhalb abfragen So können Sie Ihre Nachrichten abfragen, wenn Sie gerade nicht in der Firma sind: Wählen Sie die Rfnmmer Ihrer Firma. Geben Sie dann die Nmmer Ihres Sprachspeichersystems ein. Sie werden hierbei nach Ihrer Nebenstellennmmer nd Ihrem Passwort gefragt. Folgende Mailbox-Fnktionen können Sie ach von einem externen Anschlss as drchführen: Passwort ändern Nachrichten abfragen nd speichern Sprachnachrichten weiterleiten Nachrichten senden Benachrichtigng bei neen Nachrichten Persönliche Begrüßng 34

35 Mailbox Benachrichtigng bei neen Nachrichten Sie können sich vom Sprachspeichersystem über ne eingegangene Nachrichten informieren lassen. Dafür müssen Sie lediglich eine externe Rfnmmer angeben, bei der Sie dann z einer bestimmten Uhrzeit oder mgehend nach Nachrichteneingang angerfen werden. Hinweis: Diese Fnktion ist ggf. nr eingeschränkt oder überhapt nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren System-Administrator. Für die Benachrichtigng gibt es zwei Möglichkeiten: Benachrichtigng mit Einwahl in die Mailbox Hierbei bestätigen Sie die Benachrichtng drch Eingabe Ihres Passworts. Das Standard-Passwort 0000 fnktioniert nicht nd mss zvor geändert werden, siehe Abschnitt Passwort ändern af Seite 53. Benachrichtigng ohne Einwahl in die Mailbox Mit einer krzen Sprachansage wird Ihnen mitgeteilt, dass jemand eine Nachricht für Sie hinterlassen hat. Zm Bestätigen der Benachrichtigng drücken Sie eine beliebige Taste. Zm Abfragen der Nachricht müssen Sie sich noch extra in die Mailbox einwählen. Hinweis: Bestätigen Sie die Benachrichtigng nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit, wird die Verbindng getrennt. Sie werden dann z einem späteren Zeitpnkt ernet angerfen. Wenn Sie wissen wollen, wie viele Benachrichtigngsanrfe erfolgen, wenden Sie sich bitte an Ihren System-Administrator. Rfnmmer nd Uhrzeit für die Benachrichtigng programmieren *59# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Hinweis: Abhängig von der Systemkonfigration werden SIe nach Ihrem Passwort gefragt. Befolgen Sie die Sprachanweisngen. Programmiert werden kann die externe Rfnmmer, nter der Sie benachrichtigt werden wollen, nd die Uhrzeit, z der die Benachrichtigng erfolgen soll. 35

36 Mailbox Aßerdem können Sie hier die Fnktion aktivieren bzw. deaktivieren. Die externe Rfnmmer darf - einschließlich der Amtskennzahl(en) für externe Verbindngen - bis z 24 Stellen mfassen. Die Uhrzeit wird im 24-Stnden-Format eingegeben (z. B für 20 Uhr 30), wobei atomatisch af Abstände von 15 Minten gerndet wird (z. B statt 2013). d Hinweis: Die Rfnmmer, nter der Sie benachrichtigt werden wollen, nd die Uhrzeit müssen vor der Aktivierng der Fnktion programmiert werden. Zm Beenden des Vorgangs legen Sie den Hörer af. Persönliche Begrüßng Für jede Rfmleitngsart Rfmleitng nach Zeit, bei besetzt oder Rfmleitng individell können Sie eine andere persönliche Begrüßng afnehmen. Diese Begrüßng hören Ihre Anrfer dann, wenn Sie eine der drei Rfmleitngen aktiviert haben. *59# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Hierbei werden Sie nach der Rfnmmer Ihrer Nebenstelle nd nach Ihrem Passwort gefragt. 2 Drücken, m Ihre persönliche Begrüßng einzrichten. z Geben Sie den Code für die Rfmleitng ein. Wählen Sie daz eine der folgenden Optionen nd befolgen Sie die Anleitngen, die Sie daraf erhalten. Art der Rfmleitng Code Begrüßng bei besetzt 1 Begrüßng nach Zeit 2 Begrüßng für individelle Rfmleitng 3 #d Speichern Sie die afgenommene Begrüßng mit der Rate- Taste nd legen Sie den Hörer af. Wenn die Rfmleitng aktiviert ist, wird die Begrüßng ab jetzt für jeden Anrfer abgespielt. Hinweis: Wenn Sie eine Rfmleitng mit persönlicher Begrüßng eingestellt haben, hören Ihre Anrfer diese Ansage anstelle einer Abwesenheitsinformation selbst wenn diese noch aktiviert ist. 36

37 Krzwahl Krzwahl Krzwahlnmmern vereinfachen das Telefonieren erheblich, da Sie nr einige wenige Ziffern wählen müssen, m den gewünschten Teilnehmer anzrfen. Gelegentlich gentzte externe Rfnmmern sind daher als allgemeine Krzwahlnmmern (Krzwahl-Zentral) in der Nebenstellenanlage gespeichert. Af den Tasten **0 bis **9 können bis z 10 persönliche Krzwahlnmmern also die Rfnmmern, die Sie am häfigsten benötigen gespeichert werden. Krzwahl-Zentral z Externe Rfnmmern werden im zentralen Krzwahlspeicher des BsinessPhone Kommnikationssystems vom Systembetreer gespeichert. Die Krzwahlnmmern können von jeder berechtigten Nebenstelle bentzt werden. Wählen Sie die allgemeine Krzwahlnmmer. Sehen Sie hierz bitte in Ihrem Telefonbch nach. 37

38 Krzwahl Persönliche Krzwahlnmmern ** z Wenn Sie bestimmte externe Rfnmmern häfig bentzen, können Sie diese Nmmern af den Tasten **0 bis **9 speichern. Nehmen Sie den Hörer ab nd drücken Sie zweimal die Stern-Taste. Geben Sie die Krzwahlnmmer ein. Wählen Sie eine Zahl zwischen 0 nd 9. Persönliche Krzwahlnmmer programmieren So belegen Sie die Tasten 0 bis 9 mit einer externen Nmmer. *51* Rfen Sie den Programmier-Mods af. z* Wählen Sie eine Krzwahlnmmer zwischen 0 nd 9 nd drücken Sie die Stern-Taste. 0z Geben Sie die Amtskennziffer nd die Rfnmmer ein. Die gespeicherte Rfnmmer darf bis z 24 Stellen mfassen. Hinweis: Wenn für Verbindngen ins öffentliche Telefonnetz af einen zweiten Wählton gewartet werden mss, geben Sie bitte das Pasezeichen * mit ein. # Drücken Sie die Rate-Taste. Eine persönliche Krzwahlnmmer löschen #51* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z# Geben Sie die jeweilige Krzwahlnmmer ein. #51# Alle persönlichen Krzwahlnmmern löschen Nehmen Sie den Hörer ab nd geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Sie hören den Bestätigngston. 38

39 Krzwahl Namenstasten Schmacher e Die Fnktionstasten können mit Rfnmmern von Nebenstellen oder allgemeinen Krzwahlnmmern (Krzwahl-Zentral) belegt werden. Bis z 20 Nmmern können gespeichert werden. Jede Rfnmmer darf as bis z 24 Ziffern bestehen. Drücken Sie die Namenstaste (optional), m einen Anrf einzleiten. Hinweis: Drücken Sie die Taste einmal, wird die Rfnmmer gewählt, die bei der Tastenbeschriftng über der Linie steht. Um die ntenstehende Rfnmmer z wählen, drücken Sie die Taste einfach zweimal. P z e d Namenstaste programmieren So belegen Sie die Namenstaste mit einer internen Rfnmmer: Drücken Sie die Taste Program. Geben Sie die Rfnmmer ein. Af einer Namenstaste können Sie jede beliebige Rfnmmer as dem Telefonbch oder die Rfnmmer einer anderen, internen Nebenstelle speichern. Ach Codes mit Sonderzeichen wie * oder # sowie die R-Taste für das Warten af den neen Wählton können gespeichert werden. Siehe hierz ach Abgehende Rfe af Seite 12. Drücken Sie eine Namenstaste. Ist die Taste bereits mit einer Rfnmmer belegt, wird diese dabei atomatisch gelöscht. Um eine Rfnmmer z löschen nd nicht gleich eine nee z programmieren speichern Sie einfach anstelle der Rfnmmer die 0 af der Taste. Hinweis: Nehmen Sie die drchsichtige Abdeckng ab, m die Tasten z beschriften. Legen Sie den Hörer af. 39

40 Krzwahl P e d Gespeicherte Nmmern überprüfen So lassen Sie sich eine im Telefonbch gespeicherte Rfnmmer anzeigen: Drücken Sie die Taste Program. Drücken Sie die jeweilige Namenstaste, m sich die programmierte Rfnmmer anzsehen. Hinweis: Drücken Sie die Taste einmal, wird die Rfnmmer gewählt, die bei der Tastenbeschriftng über der Linie steht. Um die ntenstehende Rfnmmer z wählen, drücken Sie die Taste einfach zweimal. Legen Sie den Hörer af. 40

41 Teamfnktionen Teamfnktionen Wenn Sie in einem Team arbeiten, können die folgenden Fnktionen sehr hilfreich sein. Sammelanschlss Ihre Nebenstelle kann einer oder mehreren Grppe(n) zgeordnet werden, deren Mitglieder alle nter einer gemeinsamen Rfnmmer erreichbar sind. Diese Rfnmmer nennt man Sammelrfnmmer. Es können bis z 16 Teilnehmergrppen programmiert werden, wobei jede Grppe bis z 20 Mitglieder haben darf. Nebenstellen, die Vermittlng oder ach virtelle Rfnmmern können Mitglieder einer Sammelrfgrppe sein. Bitte wenden Sie sich an Ihren System-Administrator, falls Sie diese Fnktion benötigen. Hinweis: Es können höchstens acht Nebenstellen mit schnrlosen Telefonen in eine Teilnehmergrppe afgenommen werden (einschließlich Tandem- Konfigrationen). Ankommende Rfe an die Grppe werden im Prinzip genaso gehandhabt wie normale Anrfe. Nee Anrfe werden dabei atomatisch an die Nebenstellen geleitet, bei denen gerade frei ist. Die Art nd Weise, wie Anrfe innerhalb der Grppe verteilt werden (Abschreihenfolge), kann geändert werden. Wenn bei allen Mitgliedern einer Sammelrfgrppe besetzt ist, wird ein ankommender Anrf in der Warteschlange afgenommen. Beantwortet niemand den Anrf innerhalb einer gewissen Zeit, wird der Anrf atomatisch an eine zvor bestimmte Abfrageposition (z. B. die Vermittlng) weitergeleitet. Hinweis: Wenn bei allen Mitgliedern einer Sammelrfgrppe besetzt ist, sind die Fnktionen Rückrf nd Afschalten nicht verfügbar. 41

42 Teamfnktionen Anmelden Bevor Sie einen Anrf an die Sammelrfnmmer annehmen können, müssen Sie sich bei der Grppe anmelden. So melden Sie sich bei einer Sammelrfgrppe an: *28* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z# Geben Sie den Code für die Sammelrfgrppe ein nd drücken Sie die Rate-Taste. Bitte fragen Sie Ihren System-Administrator nach dem Code. So melden Sie sich bei allen Sammelrfgrppen an: *28* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. *# Drücken Sie die Stern-Taste nd dann die Rate-Taste. Anrfe annehmen Anrfe an die Grppe nehmen Sie wie gewohnt entgegen. Abmelden So melden Sie sich von einer Sammelrfgrppe ab: #28* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z# Geben Sie den Code für die Sammelrfgrppe ein nd drücken Sie die Rate-Taste. Bitte fragen Sie Ihren System-Administrator nach dem Code. 42

43 Teamfnktionen So melden Sie sich von allen Sammelrfgrppen ab: #28* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. *# Drücken Sie die Stern-Taste nd dann die Rate-Taste. Anrfübernahme as der Grppe z In einer Anrfübernahmegrppe kann jedes Grppenmitglied Anrfe für ein anderes Mitglied annehmen. Sie können einen Anrf für die Rfgrppe annehmen, indem Sie eine spezielle Nmmer eingeben. Fragen Sie hierz bitte Ihren System-Administrator. Geben Sie die Ziffer für die Anrfübernahme ein. Ringrf z Die Fnktion Ringrf ermöglicht allen Nebenstellen (einschließlich der Vermittlng) Anrfe vom Ringrf z übernehmen. Geben Sie die Übernahmekennziffer ein. Fragen Sie hierz Ihren System-Administrator. Wenn zwei oder mehrere Teilnehmer den Anrf gleichzeitig annehmen wollen, wird dieser nr z der ersten Nebenstelle drchgestellt. Die anderen Teilnehmer hören stattdessen das Signal für Nmmer nicht verfügbar. Das Gleiche geschieht ach, wenn Sie die Übernahmekennziffer wählen, obwohl kein Ringrf in der Leitng wartet. 43

44 Weitere nützliche Fnktionen Weitere nützliche Fnktionen Mit Hilfe dieser Fnktionen können Sie die Prodktivität Ihrer täglichen Arbeit erheblich erhöhen. Sie können sich z. B. an den Termin für eine wichtige Besprechng erinnern lassen, die Gesprächskosten für externe Anrfe bestimmten Projekten zordnen, sich von aßerhalb in das Firmennetz einwählen nd vieles andere mehr... Terminrf Mit dieser Fnktion können Sie sich für die nächsten 24 Stnden an bestimmte Afgaben erinnern lassen (mehrere Erinnerngsafträge können eingestellt werden). *32* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z# Geben Sie dann die Uhrzeit, z der Sie an eine Afgabe erinnert werden wollen, ein nd drücken Sie die Rate-Taste. (00-23) Stnde + (00-59) Minte. Wenn die Uhrzeit erreicht ist, lätet Ihr Telefon mit dem Rückrfsignal. Hinweis: Sollten Sie nach der Wahl der Kennziffer bereits das Besetztzeichen empfangen, ist Ihre Nebenstelle nicht für das Setzen eines Terminrfs berechtigt. Terminrf löschen #32# Mit dieser Kombination löschen Sie alle eingestellten Terminrfe. 44

45 Weitere nützliche Fnktionen Atomatische Vermittlng z Mit dieser Fnktion erhalten alle Ihre internen nd externen Anrfer gesprochene Anleitngen über die Schritte, die sie asführen müssen, m z. B. einen bestimmten Teilnehmer oder eine bestimmte Nebenstelle z erreichen. Wählen Sie die Rfnmmer der atomatischen Vermittlng. Fragen Sie Ihren System-Administrator nach dieser Nmmer. Türsprechstelle Mit der Türsprechstelle überwachen Sie den Zgang z Ihrem Firmengebäde. Sie können die Tür mit Hilfe des Telefons öffnen. Wenn jemand klingelt Sie können jetzt mit dem Bescher sprechen. y z Tür öffnen Öffnen Sie das Türschloss, indem Sie die R-Taste drücken nd anschließend die Rfnmmer des Türöffners eingeben. Fragen Sie Ihren System-Administrator nach der Nmmer. 45

46 Weitere nützliche Fnktionen Projektcode Um die Kosten für externe Anrfe bestimmten Afträgen zzweisen, können Sie eine spezielle Kennnmmer bentzen. Abhängig von der Systemkonfigration gibt es für die Eingabe dieses Projektcodes zwei Möglichkeiten: Entweder können Sie nr einen sogenannten atorisierten Code eingeben, der af einer vorgegebenen Projektcode-Liste berht, oder es gibt keinerlei Einschränkngen nd Sie können selbst einen beliebigen Code festlegen. Dabei gilt Folgendes: Mit dem atorisierten Projektcode können Sie die Möglichkeiten für externe, abgehende Anrfe generell einschränken. Die Einschränkng betrifft dabei alle abgehenden Externanrfe, nicht jedoch z. B. eine bestimmte externe Rfnmmer oder einen bestimmten Bereich. Jeder Teilnehmer, der externe Anrfe vornehmen darf, erhält zvor einen Projektcode, der nn vor jedem externen Gespräch eingegeben werden mss. Ein atorisierter Projektcode darf bis z 10 Ziffern mfassen. Ein selbst festgelegter Projektcode darf bis z 15 Ziffern haben. Die Projektcodes können ach zsammen mit der DISA-Fnktion bentzt werden. Siehe Abschnitt Von aßerhalb das Firmennetz ntzen (DISA) af Seite 47. Atorisierter oder eigener Projektcode Vor einem abgehenden, externen Anrf: *9* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. z# Geben Sie den Projektcode ein nd drücken Sie die Rate- Taste. Ein Projektcode darf nr as Zahlen (0-9) bestehen. Sie hören daraf den internen Wählton nd können jetzt den externen Anrf vornehmen. 46

47 Weitere nützliche Fnktionen Von aßerhalb das Firmennetz ntzen (DISA) Wenn Sie aßerhalb arbeiten nd Geschäftstelefonate führen wollen, können Sie sich mit dieser Fnktion direkt in Ihre Firma einwählen, m so den gewünschten externen Anrf vorznehmen (DISA = Direct Inward System Access). Sie zahlen dann lediglich die Telefongebühren bis z Ihrer Firma. Die weiteren Kosten werden Ihrer Nebenstelle innerhalb des Unternehmens oder einem bestimmten Projekt zgeordnet. Hinweis: Um Ihre DISA-Fnktion z aktivieren, mss as Sicherheitsgründen znächst das vorgegebene Passwort drch die Tastenfolge #*72*0000* # geändert werden (siehe daz Kapitel Passwort ändern af Seite 53). z z z Sie können ach die Anrfe an Ihren Büroanschlss z einem anderen externen Anschlss mleiten, siehe Abschnitt Rfmleitng af Seite 20. Hierbei werden Sie nach Ihrem Passwort gefragt. Am Beginn dieser Anleitng finden Sie eine Krzanleitng mit einer herastrennbaren Karte, in der Sie die Nmmern zr Erinnerng eintragen können. Wählen Sie die Rfnmmer Ihrer Firma. Geben Sie danach die DISA-Nmmer ein. Fragen Sie den System-Administrator nach der DISA-Nmmer. Hinweis: Wenn Sie die Gesprächskosten des Anrfs einem Projektcode zordnen wollen, müssen Sie vor dem Wählen der externen Rfnmmer zerst den Projektcode eingeben. Wie der Projektcode eingegeben wird, wird im Abschnitt Projektcode af Seite 46 beschrieben. Wählen Sie die externe Rfnmmer. Oder: Richten Sie die externe Rfmleitng ein. Lesen Sie hierz bitte den Abschnitt Rfmleitng af Seite 20. Hinweis: Wenn Sie ein nees Ziel für die Rfmleitng programmieren, vergessen Sie nicht das Umleiteziel afzheben, sobald Sie wieder im Büro sind. 47

48 Weitere nützliche Fnktionen Tandem Bei einer Tandem-Konfigration werden zwei Telefonapparate einer gemeinsamen Rfnmmer zgeordnet. Beide Apparate können dann nter dieser Rfnmmer erreicht werden. Dabei wird ein Telefon als Haptapparat nd das andere als Zweitapparat definiert. Diese Fnktion ist speziell für Mitarbeiter gedacht, die viel innerhalb der Firma nterwegs sind nd daher sowohl über ein normales Tischtelefon (mit Telefonkabel) an ihrem Arbeitsplatz als ach über ein schnrloses Telefon erreichbar sein sollen. In der Regel wird das Tischtelefon als Haptapparat nd das schnrlose Telefon (Cordless) als Zweitapparat konfigriert. Tandem einschalten *28# Geben Sie die nebenstehenden Ziffern ein. Der Zweitapparat ist nn angemeldet. d Legen Sie den Hörer wieder af. Ankommende Anrfe: Beide Apparate reagieren wie 1 Nebenstelle. Abgehende Anrfe: Beide Apparate können wie 2 einzelne Nebenstellen gentzt werden. Tandem asschalten #28# Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Der Zweitapparat ist nn abgemeldet. d Legen Sie den Hörer wieder af. Ankommende Anrfe: Der Zweitapparat ist nicht erreichbar. Der Haptapparat arbeitet als Einzelgerät. Abgehende Anrfe: Beide Apparate können wie 2 einzelne Nebenstellen gentzt werden. 48

49 Weitere nützliche Fnktionen y zd Gesprächsübergabe zwischen den beiden Telefonen Drücken Sie die R-Taste. Wählen Sie Ihre eigene Rfnmmer nd legen Sie af. Netzwerk Unter einem Netzwerk versteht man die Verbindng verschiedener Firmengebäde innerhalb eines Unternehmens. Diese Verbindng kann über gemietete Leitngen, das öffentliche Telefonnetz, ein LAN- (Local Area Network) oder WAN-Netzwerk (Wide Area Network) hergestellt werden. Wenn Sie mehr über das Netzwerk Ihrer Firma erfahren wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren System-Administrator. y IP-Anrfe Unter IP-Anrfen versteht man Telefonate innerhalb der Firma über ein internes Datennetzwerk (LAN oder WAN). Daten nd Sprache werden hierbei af der gleichen Leitng übertragen. Die Abkürzng IP steht dabei für Internet-Protokoll. Wenn Sie mit einem internen Netzwerk zr Datenübertragng verbnden sind, wird die IP-Verbindng atomatisch afgebat. Um die Belastng des Netzwerks so gering wie möglich z halten, wird die Qalität der Sprachübertragng detlich redziert. Ist die Sprachqalität nicht mehr asreichend, können Sie jederzeit den IP-Anrf trennen nd z einem herkömmlichen Nicht- IP -Anrf wechseln (alternatives Netzwerk). Der Wechsel vom IP- Netz zm alternativen Netz (dem Nicht-IP -Netz) wird während des Geprächs vorgenommen. Das bedetet, dass Sie zm Wechseln der Verbindng den Anrf nicht extra beenden müssen. Drücken Sie die R-Taste. *61* Geben Sie die nebenstehende Kombination ein. Während des Wechsels wird der Anrf gehalten. Wenn der Verbindngswechsel abgeschlossen ist, hören Sie ein spezielles Rfsignal nd können das Gespräch über das alternative Telefonnetz fortsetzen. Hinweis: Sie können nr dann z einem normalen Anrf (keinem IP-Anrf) wechseln, wenn Sie rsprünglich einen IP- Anrf führten. Ansonsten hören Sie den Ton für Gesperrt. 49