Sprachspeicher. Mailbox

Transkript

1 Sprachspeicher Mailbox 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Einführung Mailbox anrufen Einrichten der Mailbox Aktivieren der Mailbox Zeitweise aktivieren der Mailbox Deaktivieren Dauerhaftes aktivieren der Mailbox nach Zeit Begrüßungen aufnehmen: Persönliche Begrüßung aufnehmen: Alternative Ansagen aufnehmen: Nachrichten abhören: Neue Nachrichten abhören Archivierte Nachrichten abhören Persönliche Optionen Name aufnehmen / ändern Passwort ändern Übersicht der Funktionen Webzugriff Anmelden Auswahl der Begrüßung Abhören neuer / archivierter Nachrichten Direkter Zugang Zugang über das Hauptmenü

3 1 Allgemeines 1.1 Einführung Für Ihre Nst. Ist Mailbox eingerichtet worden. Dies entspricht einem Anrufbeantworter für ihre Nst. Die eigene Mailboxnummer ist gleich der Nst. Nummer. Also für Nst 499 die Mailboxnummer 499. Jede Mailbox ist durch ein Passwort geschützt, daß Sie beim Anrufen der Mailbox eingeben müssen und dann jeder Zeit ändern können. 1.2 Mailbox anrufen Wenn Sie Ihre Mailbox abfragen bzw. konfigurieren möchten, müssen Sie diese zuerst anzurufen. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten: Taste Nachricht + <OK> dann nach Aufforderung Ihr Passwort oder 898 wählen, dann nach Aufforderung Ihr Passwort Einrichten der Mailbox Mailbox anrufen. Sie hören: Mailbox xxx Bitte geben Sie Ihr Kennwort ein Guten Tag, um Best möglichen Nutzen aus diesem System zu ziehen, nehmen Sie sich bitten einen Moment Zeit um Ihre Einstellungen anzupassen oder zu aktualisieren. Drücken Sie zum Beenden die * Taste. Bitte nehmen Sie Ihren Namen auf und drücken Sie die # Taste, wenn Sie fertig sind. ( Sie hören einen kurzen Piepston ) Sprechen # Drücken Sie hören: Zum Bestätigen drücken Sie die # Taste. Um Ihre Aufnahme wieder zugeben drücken Sie 1. Um die Aufnahme zu wiederholen drücken Sie 5. 3

4 1.4 Aktivieren der Mailbox Zeitweise aktivieren der Mailbox Sie verlassen den Platz und möchten erreichen, daß Anrufer auf die Mailbox gelangen. Leiten Sie an Ihrem App. Eine Rufumleitung auf den Sprachspeicher ein. Dazu haben Sie verschiede Möglichkeiten: Drücken Sie die Taste Rufumleitung und geben Sie danach die Nummer ( 898 ) des Sprachspeichers ein. Mittels Kennziffer für Rufumleitung ( *11) und die Nummer ( 898 ) des Sprachspeichers ein. Also * Anrufer Hören nun Ihren Aufgesprochenen Begrüßungstext. Haben Sie noch keinen Begrüßungstext aufgesprochen, hört ein Anrufer folgenden Text, wenn Sie Ihren Namen aufgesprochen haben: Guten Tag, Sie gelangten zur Mailbox von IHR NAME sprechen Sie Ihren Text nach dem Signalton... Haben Sie weder Name noch Begrüßungstext aufgesprochen hört ein Anrufer: Guten Tag, Sie gelangten zur Mailbox von XXX sprechen Sie Ihren Text nach dem Signalton Deaktivieren Zum deaktivieren wählen Sie: *10 4

5 1.4.3 Dauerhaftes aktivieren der Mailbox nach Zeit Sie können das System so einstellen dass Ihre Mailbox automatisch nach 4 bis 5 Rufzeichen oder bei besetzt aktiviert wird. Dazu müssen Sie eine sogenannte Partnernebenstelle einrichten. Hierzu wählen Sie *24 Wenn keine Partner Nebenstelle eingerichtet ist erscheint im Display: Kein Partner defin. Wählen Sie die Pfeil nach unten Taste, Ändern, OK und dann Ihr Apparate Passwort: Standard: 0000 ( nicht verwechseln mit Ihrem Mailbox PW ) Nun können Sie die Nummer der Mailbox 898 eingeben ( Zum Löschen der Partner Nebenstelle geben Sie Ihre Eigene Rufnummer ein ) Nun können Sie das Weiterschalten nach Zeit mit *21 aktivieren *20 deaktivieren 5

6 2 Begrüßungen aufnehmen: Nach dem einrichten der Möglichkeit können Sie einen Text aufsprechen den Anrufer wenn sie in Ihre Mailbox gelangen hören. Sprechen Sie hier nichts auf, hören Anrufer den Standarttext. Dieser Lautet: Guten Tag, Sie gelangten zur Mailbox XX sprechen Sie Ihren Text nach dem Signalton... Sie können folgende Ansagen aufsprechen: Ansage für erweiterte Abwesenheit Persönliche Begrüßung und interne Begrüßung Alternative Ansage 1 Alternative Ansage 2 Haben Sie eine Begrüßung aufgenommen müssen Sie diese hinterher auswählen! Zum Aufnehmen der Begrüßungen gehen Sie wie folgt vor: 2.1 Persönliche Begrüßung aufnehmen: 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben 4 Ansage verwaltung 2 Persönliche Begrüßung Aufsprechen Text aufsprechen # Wenn fertig mit # Beenden # zum Speichern # drücken 1 * Interne Begrüßung Interne Begrüßung Übergehen / deaktivieren Aufsprechen Text aufsprechen ( Wenn vorhanden ) # Wenn fertig mit # Beenden # zum Speichern # drücken 6 Persöliche Ansage auswählen Auflegen 6

7 2.2 Alternative Ansagen aufnehmen: Sie können noch zusätzlich 2 alternative Ansagen aufnehmen und gegebenenfalls auswählen. 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben 4 Ansage verwaltung 3 Alternative 1 Alternative 2 4 Aufsprechen Text aufsprechen Aufsprechen # Wenn fertig mit # Beenden # # zum Speichern # drücken # alternative Ansage auswählen 7 Alternative 1 Alternative 2 8 Auflegen Auflegen 7

8 3 Nachrichten abhören: 3.1 Neue Nachrichten abhören 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben Ihre neuen Nachrichten werden vorgelesen # 0 erneut Antworten nächste weitere löschen Archivieren anhören Nachricht Optionen Siehe Anhang 3.2 Archivierte Nachrichten abhören 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben # 0 erneut Antworten nächste weitere löschen Archivieren anhören Nachricht Optionen Siehe Anhang 8

9 4 Persönliche Optionen 4.1 Name aufnehmen / ändern 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben 5 Persönliche Optionen 1 Namen aufnehmen Aufsprechen Text aufsprechen # Wenn fertig mit # Beenden # zum Speichern # drücken 4.2 Passwort ändern 898 Sprachspeicher anrufen Paßwort eingeben 5 Persönliche Optionen 2 Passwort xxxxxx neues Passwort eingeben # zum Speichern # drücken 9

10 5 Übersicht der Funktionen 2 Nachricht senden 3 gespeichertenachrichten 1 Erneut wiedergeben 7 Löschen 8 Antworten 9 Archivieren # Nächste Nachricht 0 Weitere Optionen 1 Erneut wiedergeben 5 Versandt Informationen 6 Kopie versenden 7 Löschen 8 Antworten 9 Archivieren # Nächste Nachricht * Ins Haupt Menu 4 Ansage Verwaltung 1 Ansage für erweiterte Abwesenheit 2 Persönliche Begrüßung 3 Alternative Ansage 1 4 Alternative Ansage 2 5 Standart Ansage ( System ) auswählen 6 Persönliche Begrüßung auswählen 7 Alternative Ansage 1 auswählen 8 Alternative Ansage 2 auswählen 5 Persönliche Optionen 1 Namen aufnehmen 2 Passwort ändern * Verlassen 10

11 6 Webzugriff 6.1 Anmelden Um sich über das Web anzumelden benötigen Sie Ihren Windowslogin und das Passwort 11

12 6.2 Auswahl der Begrüßung 12

13 6.3 Abhören neuer / archivierter Nachrichten Direkter Zugang URL: Zugang über das Hauptmenü 13