Heidelberg Unified Messaging Services Teil 1: Allgemeine Funktionen

Transkript

1 RD COM Heidelberg Unified Messaging Services Teil : Allgemeine Funktionen

2 Themenbereiche UMS Basic Einrichten der Voice Mailbox Anrufe auf Voice Mail umleiten Anwahl des Voice Mail Systems per Telefon Bedienkarte für Voice Mail (Phone Mail) Hauptmenü - Nachrichten abhören per Telefon - Nachrichten aufnehmen/versenden 8 - Beantwortungsoptionen/Sonderfunktionen 9 - Mailboxoptionen 7 Verbinden HINWEIS: Per Klick auf die entsprechende Zeile gelangen Sie zu der gewünschten Information. page 2

3 Einrichten der Voicebox Zugangsnummer für die Voicebox wählen 600 von intern von extern 2 Wenn Sie von Ihrem eigenem Telefon anrufen geben Sie die ein Wenn Sie nicht von Ihrem eigenen Telefon oder von extern anrufen geben Sie Ihre Durchwahlnummer mit abgeschlossen ein Voreingestelltes Passwort eingeben Sie werden nun aufgefordert ein neues Passwort zu vergeben. 25 Neues Passwort vergeben z.b. 25 Wünschenswerter Weise nutzen Sie Ihren bisherigen PIN (diesen können Sie auch gerne bei uns erfragen!! ) Anschließend werden Sie aufgefordert einen Namen aufzusprechen Schließen Sie die Aufnahme mit * und ab. Sie können nun mit 8 (Seite 5) Ihren Begrüßungstext aufsprechen und mit 8 / 2 (Seite 7) den Begrüßungstext aktivieren. Nun steht Ihnen Ihre Voicebox zur Verfügung und können Ihre Anrufumleitung am Telefon aktivieren (Seite 6). page

4 Einwahlnummer / -links : Rufnummer Anrufumleitung 600 page

5 Anrufe auf Voic umleiten () Anrufumleitung auf Ihr Sprach-Postfach Um Anrufe auf Ihr Sprach-Postfach umzuleiten, aktivieren Sie eine Anrufumleitung Ihres Telefons (siehe auch Folgeseite) auf die Zugangsnummer Anrufumleitung 600 Aktivierung der festen Umleitung: neue und analoge Telefone: alte Telefone (Altstadt + Bergheim) *5 Eingabe von 600 Und anschließend Nun ist die Umleitung sofort aktiv! x Speichertaste 2 x Umleitungstaste Eingabe von 600 Und anschließend x Speichertaste Wenn die Umleitung deaktiviert ist, dann erfolgt eine Umleitung auf die Mailbox erst nach 5x läuten um das Telefon in diesen Modus zu bringen nach Aktivierung der Mailbox: Wenn die Umleitung deaktiviert ist, dann erfolgt eine Umleitung auf die Mailbox erst nach 5x läuten um das Telefon in diesen Modus zu bringen nach Aktivierung der Mailbox: x Umleitungstaste page 5

6 Anrufe auf Voic umleiten (2) Umleitung ein: Anruferliste? Umleitung ein? =alle Anrufe? 2=nur externe Anrufe? =nur interne Anrufe? zu: 600 Speichern? Umleitung aus: Umleitung aus? page 6

7 Anwahl des UMS-Servers per Telefon Es gibt zwei Varianten, um eingegangene Voice Nachrichten abzuhören:. Per direkter Anwahl des Voice Mail Systems Wählen Sie die Rufnummer des Direct Access Per Briefkastentaste am Telefon (nur wenn Sprachnachrichten vorliegen): Drücken Sie die leuchtende Briefkastenlampe Bestätigen Sie die Frage Ausgeben? mit Eingabe des Passwortes mit Taste folgend page 7

8 Phon -Bedienkarte: Kurzübersicht page 8

9 H a u p t m e n ü Nachrichten anhören/abrufen Nachrichten aufnehmen/versenden 8 Beantwortungsoptionen/Sonderfunktionen 9 Mailboxoptionen 7 Verbinden HINWEIS: Per Klick auf das gewünschte Menüthema erhalten Sie eine Darstellung der weiteren möglichen Untermenüschritte. page 9

10 Nachrichten anhören / Abrufen () INFO: Reihenfolge der Nachrichten:. Kategorie Neue Nachrichten (Voice, Fax ) 2. Kategorie Gespeicherte Nachrichten (Voice, Fax ). Kategorie Zu versendende Nachrichten Empfangene Nachrichten abhören Nachrichtenkopf überspringen 2 Nachricht überspringen (ohne löschen oder speichern) Auswahlmöglichkeiten vor dem Abhören einer Nachricht 7 2 Zurück zum vorhergehenden Nachrichtenkopf Auswahlmöglichkeiten vor dem Abhören einer Fax-Nachricht 8 Fax-Nachricht auf Standard-Drucker ausgeben 8 Fax-Nachricht auf Standard-Faxgerät ausgeben 8 2 Fax-Nachricht auf beliebigem Fax-Gerät ausgeben lassen (anschließend Bedienerführung folgen) page 0

11 Nachrichten anhören / Abrufen (2) * Wiedergabe anhalten angehaltene Wiedergabe fortsetzen * 2 Nachricht überspringen mit Speichern oder Löschen zur nächsten Nachricht * Nachricht speichern * 6 Nachricht löschen * 7 Nachrichtenausgabe wiederholen Auswahlmöglichkeiten während des Abhörens einer Nachricht * 7 7 zugehörige Kopfdaten wiederholen * 7 8 die letzten 8 Sek. Wiederholen * 9 8 die nächsten 8 Sek. Anhören * 9 Vorwärts springen zum Ende der Nachricht * 9 Vorwärts springen zur nächsten Nachrichtenkategorie * 7 Zurück zur Funktionsauswahl page

12 Nachrichten anhören / Abrufen () 7 Nachricht noch einmal anhören Nachricht speichern 6 Nachricht löschen Auswahlmöglichkeiten nach dem Abhören einer Nachricht Auswahlmöglichkeiten nach Speichern oder Löschen einer Nachricht Weiter zur nächsten Nachricht Nachricht beantworten 9 Nachricht weiterleiten 7 0 Absender zurückrufen page 2

13 Nachrichten aufnehmen/ versenden () Im Hauptmenü Taste drücken, anschließend werden Sie von einer Ansage aufgefordert, nach dem Signalton mit dem Aufsprechen der Nachricht zu beginnen. Wenn Sie die Ansage überspringen (wenn Sie mit der Bedienung schon vertraut sind) wollen und gleich mit dem Aufsprechen der Nachricht fortfahren wollen, dann drücken Sie nochmals die Taste. Auswahlmöglichkeiten während des Aufsprechens einer Nachricht * Aufnahme anhalten angehaltene Aufnahme fortsetzen * 6 Aufnahme löschen und erneut aufnehmen * 6 Aufnahme löschen und abbrechen * 7 Aufnahme zur Kontrolle anhören * 7 8 Die letzten 8 Sekunden der Aufnahme anhören * Speichern der Aufnahme page

14 Nachrichten aufnehmen/ versenden (2) Nachdem die Nachricht abgespeichert ist: Rufnummer. Rufnummer des Empfängers eingeben Rufnummer bestätigen * Rufnummer korrigieren 6 Löschen der Aufnahme Freigeben zum Senden page

15 8 Beantwortungsoptionen/ Sonderfunktionen () 8 Ändern der Beantwortungsoption Ansage aufsprechen Dann auswählen von = Persönlicher Ansage Alternative Ansage für interne und externe Anrufe 2 oder Ansage für externe Anrufer Sie werden aufgefordert Ihre Ansage aufzusprechen, oder Ansage für interne Anrufer Sie werden aufgefordert Ihre Ansage aufzusprechen. optional Ansage Für Ansage * Zum Aufnehmen von Ansage Bestätigen und zurück page 5

16 8 Beantwortungsoptionen/ Sonderfunktionen () 8 Ändern der Beantwortungsoption an- bzw. ausschalten der Box Dann auswählen von = Persönlicher Ansage Alternative Ansage für interne und externe Anrufe Ansage Ansage aktivieren oder Ansage ausschalten page 6

17 7 Verbinden 7 0 Teilnehmer anrufen 6 Mailboxverbindung beenden Abbrechen und zurück page 7

18 P0steingang Nachricht aufnehmen versenden Nachricht aufsprechen * 7 6 Erneut anhören Aufnahme fortsetzen Beenden Löschen Nebenstelle oder Verteiler eingeben * Nachricht anhören zur Funktionsauswahl weitere Rufnummern eingeben Korektur empfangene Nachricht 6 Versenden Versendung abbrechen Speichern Löschen blättern nächste Nachricht Nachricht weiterleiten Einzelheiten Anrufer zurückrufen 0 Hilfe beantworten erneut anhören 8 Beantwortungsoption Persönliche Ansagen Rufnummer des pers. Vertreters Name aufnehmen Mobiltelefon einstellen Mailboxvertreter einstellen Beantwortungsmodus zurück zur Funktionsauswahl Verteiler erstellen Bedienerführung Passwort Benachrichtigung Passwort eingeben Name neu aufnehmen Name beibehalten Anrufumleitung Anrufumleitung einschalten Anrufumleitung ausschalten Beenden Rufnummer eingeben Rufnummer beibehalten 2 Ausführliche Bedienerführung Kurze Bedienerführung Bedienerführung beibehalten * Korrektur abschließen Verteilernummer eingeben zurück Benachrichtigung 2 5 alternative Ansage für interne und externe Anrufe Ansage bei besetzter Nebenstelle Ansage für interne Anrufe beenden 0 Hilfe Ansage für externe Anrufe Ansage ausserhalb der Geschäftszeit 0 6 Hilfe Ansage Ansage ausschalten Anrufbeantworterdienst einschalten Hinweisdienst einschalten beenden anhören der letzten 8 sec. vorherige Nachricht Nachrichterstellungszeit zurück zur Funktionsauswahl 9 Mailboxoptionen Wiedergabeoption Bedienersprache Nachrichtenart zurück zur Funktionsauswahl Ordner ein- oder ausschalten zurück zur Funktionsauswahl 2 ein aus 9 Benachrichtigung ein / aus Benachrichtigung überprüfen zurück zur Funktionsauswahl Neu Funktionsbaum Xpressions 50 V.0 0 Hilfe 7 Verbinden 0 6 verbinden mit Teilnehmer Verbindung beenden Nebenstelle eingeben mit Vermittlung verbinden Eingabe übernehmen

19 Technische Fragen oder Probleme? Voice Mail UMS Falls Sie technische Probleme haben, wenden Sie sich bitte an : Tk-Gruppe Telefon: Steffen Michl: 20 oder Dieter Rothermel 299 page 8