Mandanten-Information

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1 Uta Ulrich Steuerberater Klughäuser Weg 16a Breitenbrunn Herr und Frau Klughäuser Weg 16a Breitenbrunn Tel.: Fax: Funk : im Juni 2009 Mandanten-Information Sehr geehrter Herr, im Folgenden möchte ich Sie erneut zur Fahrtenbuchregelung informieren, da seitens der Finanzverwaltung geführte Fahrtenbücher mit neuen Methoden auf ihre Plausibilität geprüft werden. Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung ein Fahrtenbuch verworfen, führt dies zwangsläufig zur Streichung von Betriebsausgaben und es kann damit zu immens hohen Nachzahlungen kommen. Die Fahrtenbuchregelung Wie bereits in früheren Rundschreiben erwähnt, ist die Besteuerung der privat genutzten Fahrten eines Pkws im Betriebsvermögen unumgänglich. Dabei gibt es die Möglichkeit der 1% - Regelung, wobei hier eine unternehmerische Nutzung von mindestens 50% vorliegen muss. Alternativ kann die Fahrtenbuchregelung angewendet werden. Eine andere Möglichkeit gibt es nicht. Bei der 1%-Regelung wird 1% vom Bruttolistenneupreis des Pkw als Grundlage für die Besteuerung angenommen. Dies ist insbesondere bei älteren Autos nachteilig, die nur noch einen niedrigen Restwert haben. Die andere Methode ist das Führen eines Fahrtenbuches um nachweisen zu können, wie viel man tatsächlich privat gefahren ist. Anhand der geführten Aufzeichnungen erfolgt die Besteuerung. Um ein Fahrtenbuch prüfungssicher zu führen, muss zwingend einiges beachtet werden. Bei fehlerhaften bzw. lückenhaften Angaben wird das Fahrtenbuch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt verworfen und der Eigenverbrauch wird nachversteuert. Bei der Form eines Fahrtenbuches ist zu beachten, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden muss (als gebundenes Werk). Wird das Fahrtenbuch mit Hilfe eines EDV- Programms erstellt, müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. entsprechend dokumentiert sein. Demnach ist ein mit einen Tabellenprogramm, z. B. Excel, erstelltes Fahrtenbuch unzulässig! -2-

2 Ein Fahrtenbuch zu führen ist in folgenden Fällen besonders vorteilhaft: der Firmenwagen wird nur wenig für Privatfahrten genutzt der Firmen-Pkw ist bereits voll abgeschrieben der Pkw wurde als Gebrauchtwagen (mit hohem Bruttolistenpreis) erworben es fallen nur geringe Kosten bei einem Pkw mit hohem Bruttolistenpreis an In einem Fahrtenbuch wird zwischen 4 Arten von Fahrten unterschieden: betriebliche Fahrten Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung Privatfahrten Dies zieht allerdings unterschiedliche Folgen nach sich: die Kosten der anderen betrieblichen Fahrten sind voll als Betriebsausgaben abziehbar Kosten, die auf Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten entstanden sind, sind private Fahrten, die maximal bis zur Höhe der Entfernungspauschale (0,30 pro ) wie Betriebsausgaben abgezogen werden können (was darüber hinaus geht sind private Kosten) Kosten, die auf Privatfahrten entstanden sind, dürfen den Gewinn nicht mindern Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch unbedingt enthalten: der Fahrt Kilometerstand am Beginn der Fahrt Kilometerstand am Ende der Fahrt bei Umwegen auch die Reiseroute Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten hier reicht ein kurzer Vermerk bei Privatfahrten Angabe der gefahrenen Kilometer, ohne Angabe von Reiseweg und Reisezweck -3-

3 Wie wird ein Fahrtenbuch richtig geführt? Erfassen von einfachen Fahrten: am Start einer jeden beruflichen Fahrt wird der -Stand erfasst bei ununterbrochener Tätigkeit beginnt die Fahrt mit dem Verlassen der Betriebsstätte bzw. Wohnung und endet mit der Rückkehr Erfassen des Gesamtkilometerstand am Zielort nicht erforderlich , München Fa. Mustermann: Besprechung mit Fr. Müller wegen der aktuellen Auftragslage, Rückfahrt Fahrten in mehreren Teilabschnitten, z. B. beim Besuch von mehreren Kunden: Hier können die einzelnen Teilabschnitte zu einer Fahrt verbunden werden. Es muss dann nur der -Stand am Beginn und am Ende der gesamten Fahrt angegeben werden. Allerdings müssen die einzelnen Kunden Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden Einbahnstr. Viehmarkt 9, Essen Herr Meier: Besprechung Jahresabschluss Herr Müller: Beratung zur Existenzgründung Frau Schulze: Insolvenzberatung -4-

4 Unterbrechungen der Fahrt: Wird eine betriebliche Fahrt durch eine private Fahrt unterbrochen, muss dies unbedingt durch Festhalten der jeweiligen Kilometerstände dokumentiert werden Einbahnstr. Viehmarkt 9, Essen Herr Meier: Besprechung Jahresabschluss Herr Müller: Beratung zur Existenzgründung Fahrten über mehrere Tage: Fahrten über mehrere Tage dürfen nicht zu einer Fahrt zusammengefasst werden. Reiseroute: Prinzipiell muss im Fahrtenbuch nur das benannt werden. Wird aber ein Umweg gefahren, dann muss zwingend auch die Reiseroute angegeben werden. Dabei ist jedoch nicht die gesamte Route, sondern nur der Umweg anzugeben. Geschäftspartner Reisezweck: Die Finanzverwaltung verlangt zur besseren Überprüfung des Fahrtenbuches, dass Geschäftspartner namentlich genannt werden. So muss bei dem Besuch eines Unternehmens auch zwingend der Ansprechpartner genannt werden. Der Reisezweck muss immer so genau wie möglich genannt sein. Dabei sind Begriffe wie Kundenpflege Kundenbesuch zu allgemein gehalten. Frau Schulze: Insolvenzberatung -5-

5 Wie findet das Finanzamt Fehler im Fahrtenbuch? Tankquittungen enthalten das und die Adresse der jeweiligen Tankstelle. Dies muss mit dem Fahrtenbuch übereinstimmen. So kann z. B. nicht am 5. Mai in Dresden getankt werden und im Fahrtenbuch ist am selben Tag eine Fahrt von Breitenbrunn nach Köln angegeben. Bei Werkstattrechnungen sowie TÜV- und Abgasuntersuchungen ist neben dem auch häufig der Kilometerstand angegeben. Dieser muss zwingend mit der Kilometerangabe im Fahrtenbuch übereinstimmen. Die Häufigkeit des Tankens muss mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Es ist nicht möglich, dass laut Fahrtenbuch 20 gefahren wurden und für 500 getankt wurde. Eintragungen im Fahrtenbuch müssen mit denen im Terminkalender übereinstimmen. So sind auch Wochenenden und Urlaubstage zu berücksichtigen. Anhand des so genannten Chi-Quadrat-Tests, bei dem die Häufigkeit der Zahlen errechnet wird (jeder Mensch hat Zahlen, die er bevorzugt oder vernachlässigt) können Vermutungen erstellt werden, ob die Zahlen im Fahrtenbuch erfunden wurden. Wie können Fehler vermieden werden? Bewahren Sie das Fahrtenbuch im Auto auf und tragen Sie jede Fahrt sofort ein. Überprüfen Sie Ihr Fahrtenbuch regelmäßig. Wenn auf jeder Tankquittung der aktuelle Kilometerstand vermerkt wird, stellen Sie sofort fest, wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist. Was passiert, wenn die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch verwirft? Anwendung der 1%-Methode und Nachversteuerung des Eigenverbrauchs schlimmstenfalls (bei betrieblicher Nutzung unter 50%) werden alle Kosten gestrichen Für eventuelle Fragen zur Fahrtenbuchregelung stehe ich Ihnen gern zur Verfügung Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Ing. oec. Uta Ulrich Steuerberater

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