Seite 1 von 6. Zugang Klasse Tarif Stornierungsbedingungen 1.Klasse Flexpreis Business (entfernungsunabhängig)

Transkript

1 Seite 1 von 6 Information über Änderungen bei der Deutschen Bahn zum Nachfolgend möchten wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die neue Tarifstruktur der Deutschen Bahn geben, erläutern welche Grundsätze bei der Tarifauswahl durch die Reisevorbereitung und Selbstbucher zu berücksichtigen sind und was zu beachten ist, wenn sich Änderungen im Reiseverlauf ergeben. Zusätzlich möchten wir auf die Änderungen bei der Beantragung und Wirtschaftlichkeitsprüfung einer BahnCard im Prognosemodell aufmerksam machen. I. Darstellung der neuen Tarifstruktur Ab dem sind über das Großkundenportal der Deutschen Bahn (nachfolgend BIBE genannt) und dem Reise- und Mobilitätsportal der Deutschen Bahn (nachfolgend bahn.de genannt) nachfolgende unterschiedliche Tarife buchbar. Die nachfolgende Übersicht enthält neben der Tarifbezeichnung auch die jeweiligen Stornierungsbedingungen: Zugang Klasse Tarif Stornierungsbedingungen 1.Klasse Flexpreis Business (entfernungsunabhängig) innerhalb von 6 Monaten nach letztem Gültigkeitstag (kostenfrei) 1.Klasse Flexpreis Business Special (fester Preis auf ausgewählten Strecken) innerhalb von 6 Monaten nach letztem Gültigkeitstag (kostenfrei) 1.Klasse/ Super-Sparpreis nicht stornierbar BIBE 2.Klasse Flexpreis Business (bei Entfernungen ab 101 km) innerhalb von 6 Monaten nach letztem Gültigkeitstag (kostenfrei) 2.Klasse Flexpreis (bei Entfernungen bis kostenfrei bis zum 1. Geltungstag, danach 100 km) innerhalb von 6 Monaten gegen Zahlung einer Bearbeitungsgebühr von 19 2.Klasse Super-Sparpreis nicht stornierbar 1.Klasse/ 2.Klasse Flexpreis kostenfrei bis zum 1. Geltungstag, danach innerhalb von 6 Monaten gegen Zahlung einer Bearbeitungsgebühr von 19 1.Klasse/ Sparpreis bis 1 Tag vor 1. Geltungstag gegen Zahlung bahn.de 2.Klasse einer Bearbeitungsgebühr von 10 ; verbleibender Erstattungsbetrag wird als Gutschein zur Verfügung gestellt 1.Klasse/ 2.Klasse Super-Sparpreis nicht stornierbar

2 Seite 2 von 6 Die Gültigkeitsdauer der Tickets und die Möglichkeit, andere als die im Ticket angegebenen Verbindungen zu nutzen, unterscheiden sich bei den unterschiedlichen Tariftypen wie folgt: Tarif Flexpreis Business und Flexpreis Business Special Flexpreis Sparpreis und Super- Sparpreis Gültigkeit/ Wahlfreiheit bei der genutzten Verbindung Dieser Tarif ist buchbar, wenn zumindest eine Teilstrecke im ICE oder IC/ EC zurückgelegt wird. Es können alle Verbindungen, soweit sie mit dem auf dem Ticket angegebenen Zugtypen übereinstimmen, genutzt werden. (Bsp.: Ist auf dem Ticket ein IC angegeben und wird tatsächlich ein höherwertiger Zugtyp, wie bspw. ein ICE genutzt, muss ein Aufpreis im Zug gezahlt werden. Die Mehrkosten können erstattet werden, wenn die Nutzung einer anderen - als der gebuchten Verbindung - notwendig ist.) Das Ticket ist insgesamt 9 Tage gültig, d.h. vom Vortag des angegeben Gültigkeitstages 00:00 Uhr bis 7 Tage danach. Nach Antritt der Hin- oder Rückfahrt behält das Ticket seine Gültigkeit bis 03:00 morgens des folgenden zweiten Tages. (Bsp.: Sie beginnen Ihre Fahrt am um 09:55 Uhr am Kölner Hauptbahnhof. Um 11:31 Uhr steigen Sie am Mannheimer Hbf. aus. Am um 12:30 Uhr steigen Sie am Mannheimer Hbf. wieder zu und setzen Ihre Fahrt mit dem Ticket bis zum Münchener Hbf. fort Würden Sie Ihre Fahrt erst am um 11:31 Uhr fortsetzen wollen, wäre das Ticket nicht mehr gültig, da dieses am um 03:00 Uhr seine Gültigkeit verloren hat.) Es können alle Verbindungen, soweit sie mit dem auf dem Ticket angegebenen Zugtypen übereinstimmen, genutzt werden. Die Hin- und/ oder Rückfahrt muss an dem im Ticket angegebenen Tag angetreten werden. Nach Antritt behält das Ticket seine Gültigkeit bei einer Entfernung bis 100 km bis 03:00 Uhr morgens des nachfolgenden Tages bzw. bei einer Entfernung von über 100 km bis 03:00 Uhr morgens des folgenden zweiten Tages. Die auf dem Ticket angegebenen Zugverbindungen müssen am angegebenen Reisetag genutzt werden. (Zugbindung) II. Tarifauswahl durch die Reisevorbereitung Die Reisevorbereitung wählt die Tarife nach folgenden Grundsätzen aus: Nach 4 Abs. 2 BRKG sind mögliche Fahrpreisermäßigungen zu berücksichtigen. Die Regelung wird durch Punkt der VwV zum BRKG ergänzt, wonach besondere Ermäßigungen, z.b. durch Festlegungen - wie Zugbindungen - in Anspruch zu nehmen sind.

3 Seite 3 von 6 1.) Bei Dienstreisen ist der Beginn des Dienstgeschäfts im Regelfall festgelegt. Daher wird von der Reisevorbereitung auf der Hinfahrt, sofern verfügbar und wirtschaftlich, ein Ticket mit Zugbindung, d.h. ein Super-Sparpreis in der 1. oder 2. Klasse gebucht. Andernfalls wird ein flexibles Ticket (d.h. Flexpreis (in der 2.Klasse), Flexpreis Business (in der 1. oder 2. Klasse), Flexpreis Business Special (in der 1.Klasse) gebucht werden. Im Gegensatz zum Beginn ist das Ende des Dienstgeschäftes im Regelfall nicht genau festgelegt. Die Reisevorbereitung wird daher für die Rückfahrt ein flexibles Ticket (d.h. Flexpreis-/ Flexpreis Business- oder Flexpreis Business Special-Tarif) buchen. 2.) Bei Aus- und Fortbildungsmaßnahmen sind üblicherweise sowohl der Beginn, als auch das Ende zeitlich festgelegt. Die Reisevorbereitung wird daher, sofern verfügbar und wirtschaftlich, auf der Hin- und Rückfahrt ein Ticket mit Zugbindung, d.h. einen Super Sparpreis, buchen. Andernfalls wird ein flexibles Ticket (d.h. Flexpreis (in der 2.Klasse), Flexpreis Business (in der 1. oder 2. Klasse), Flexpreis Business Special (in der 1.Klasse) gebucht werden. 3.) Von der Buchung von Tickets mit Zugbindung wird abgesehen, wenn für Behörden eine generelle Begrenzung der Kostenerstattung auf die 2. Klasse vorgegeben ist. In diesem Fall werden immer flexible Tickets gebucht. III. Tarifauswahl durch Selbstbucher Um die Bundkonditionen in Anspruch nehmen zu können, sind Selbstbucher gehalten, die BIBE (Link: zu nutzen. Ist die Nutzung der BIBE aus technischen Gründen nicht möglich, sind Bahntickets über bahn.de oder am Fahrkartenautomaten/ -schalter zu kaufen. Bezüglich der Tarifauswahl gelten für Selbstbucher die zuvor unter Punkt II 1.) bis 3.) angegebenen Grundsätze. Als Selbstbucher müssen Sie den Nachweis erbringen, dass keine Fahrpreisermäßigungen (durch Buchung eines Sparpreises oder Super Sparpreises oder eines Flexpreis Business bzw. Flexpreis Business Special) berücksichtigt werden konnten. Dazu müssen Sie mit Ihrer Reisekostenabrechnung einen Screenshot vorlegen, aus dem der Zeitpunkt der Abfrage und alle zur Verfügung stehenden Preise hervorgehen.

4 Seite 4 von 6 IV. Was muss ich als Reisender tun, wenn sich meine Reisepläne ändern? Werden aus dienstlichen Gründen (bspw. zeitliche oder örtliche Terminverschiebungen) oder aus Fürsorgegründen (bspw. frühzeitige Beendigung des Dienstgeschäftes aufgrund gesundheitlicher Gründe) Änderungen bei einem Dienstgeschäft notwendig, ist zu prüfen, ob ein neues Ticket ausgestellt werden muss oder das bereits ausgestellte genutzt werden kann. In Abhängigkeit vom Zeitpunkt des Bekanntwerdens der geänderten Reisepläne vor Reisebeginn oder am Reisetag selbst - sind folgende Grundsätze zu beachten: Änderungen ergeben sich vor Reisebeginn: Nutzen Sie das elektronische Antragssytem (SMS-Antrag auf oder TMS-Workflow) können Sie den Antrag über den Button abändern und noch einmal an die Reisevorbereitung weiterleiten. Sollten Sie hierzu Hilfestellung benötigen, können Sie sich gerne an die TMS-Hotline wenden, die Sie unter TMS-Hotline@bva.bund.de bzw. unter / erreichen. Sollten Sie keinen Zugang zum TMS-Workflow haben, können Sie sich gerne per an die Reisevorbereitung wenden. Hierzu nutzen Sie bitte die allgemeine -Adresse reisevorbereitung@bva.bund.de. Bitte berücksichtigen Sie, dass Tickets zum Flexpreis Business insgesamt 9 Tage gültig sind, d.h. vom Vortag des angegeben Gültigkeitstages bis 7 Tage danach. In diesem Zeitraum ist es bei diesem Tarif auch möglich, andere als die im Ticket angegebenen Zugverbindungen, zu nutzen. Sollten sich innerhalb des angegebenen Zeitraumes Änderungen ergeben, die die Nutzung einer anderen als der im Ticket angegebenen Verbindung erforderlich machen, muss kein neues Ticket gebucht werden. In diesem Fall kann das bereits ausgestellte Ticket genutzt werden, ggf. wird eine neue Sitzplatzreservierung erforderlich. Tickets zum Flexpreis sind für den ganzen angegebenen Reisetag gültig. Sollte sich eine zeitliche Veränderung innerhalb des Reisetages ergeben, muss kein neues Ticket gebucht werden. In diesem Fall können Sie das bereits ausgestellte Ticket nutzen, ggf. wird nur eine neue Sitzplatzreservierung erforderlich. Tickets zum Sparpreis bzw. Super-Sparpreis sind nur am angegebenen Reisetag und nur für die angegebene Zugverbindungen gültig. Kann die angegebene Verbindung nicht genutzt werden, muss immer ein neues Ticket ausgestellt werden. Die Kosten für ein neues Ticket sind erstattungsfähig, wenn die Ausstellung aus dienstlichen Gründen oder aus Fürsorgegründen notwendig ist. Nicht notwendig sind die Kosten bspw. wenn eine Aus- und Fortbildungsmaßnahme vorzeitig beendet wird und eine andere Verbindung genutzt wird, ohne das Gründe dafür vorliegen. Das Bestreben, früher nach Hause zu kommen, kann gut nachvollzogen werden, stellt aber für sich alleine keinen dienstlichen oder Fürsorgegrund dar.

5 Seite 5 von 6 Änderungen ergeben sich am Reisetag: Die Reisevorbereitung kann Ihnen nur ein neues Online-Ticket ausstellen, wenn Sie die Möglichkeit haben, sich das Ticket auszudrucken, in den DB Navigator zu laden oder als pdf am Laptop oder Handy vorzuzeigen. Alternativ kann Ihnen von der Reisevorbereitung ein Bahntix ausgestellt werden. Das Bahntix ist eine Auftragsnummer, mit der Sie sich an einem Fahrkartenautomaten der Deutschen Bahn ein Ticket ausdrucken können. Haben Sie keiner dieser Möglichkeiten, kaufen Sie sich bitte das neue Ticket selbst und reichen die Kosten mit dem Erstattungsantrag ein. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn dienstliche Gründe oder Fürsorgegründe den Neukauf erforderlich machen. Wurde das ursprüngliche Ticket von der Reisevorbereitung gebucht, teilen Sie uns unbedingt unverzüglich am besten per , die Sie an reisevorbereitung@bva.bund.de richten - mit, dass Sie das Ticket nicht genutzt haben, so dass wir prüfen können, inwieweit dieses storniert werden kann. Haben Sie sich selbst das ursprüngliche Ticket gebucht, sind Sie verpflichtet, die Stornierungsmöglichkeiten zu prüfen. V. Was muss ich tun, wenn meine Dienstreise oder meine Aus- und Fortbildungsreise abgesagt wird bzw. abgesagt werden muss? Um zu vermeiden, dass Sie Kosten für nicht genutzte Verkehrsmittel bzw. Unterkünfte ggf. selbst tragen müssen, ist die Reisevorbereitung unverzüglich über die Absage der Dienstreise bzw. der Aus- und Fortbildungsmaßnahme zu informieren. Haben Sie selbst Tickets gebucht bzw. Reservierungen vorgenommen, müssen diese von Ihnen rechtzeitig storniert werden. Haben Sie Zugang zum TMS-Workflow, können Sie den Antrag über den Button stornieren. Sollten Sie hierbei technische Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne an die die TMS-Hotline (TMS-Hotline@bva.bund.de bzw / ) wenden. Sollten Sie keinen Zugang zum TMS-Workflow haben, können Sie sich gerne per an die Reisevorbereitung wenden. Hierzu nutzen Sie bitte die allgemeine -Adresse reisevorbereitung@bva.bund.de. Haben Sie sich als Selbstbucher ein Ticket zum Sparpreis gebucht und wird eine Stornierung erforderlich, können Sie das Ticket bis 1 Tag vor dem 1. Geltungstag gegen Zahlung einer Gebühr von 10 stornieren. Für den zu erstattenden Betrag (Ticketpreis abzgl. Bearbeitungsgebühr von 10 ggf. abzgl. nicht erstattungsfähiger Kosten für eine kostenpflichtige Sitzplatzreservierung) erhalten Sie von der Deutschen Bahn einen Gutschein. Gutscheine für stornierte Tickets, deren

6 Seite 6 von 6 Kosten Ihnen (ggf. anteilig) erstattet wurden, dürfen nur zu dienstlichen Zwecken verwendet werden. Ist für Sie absehbar, dass Sie in der nächsten Zeit keine dienstliche Reise mit der Deutschen Bahn mehr durchführen werden, übersenden Sie den Gutschein an reisevorbereitung@bva.bund.de. Die Reisevorbereitung wird den Gutschein bei der nächsten Dienst- oder Aus- und Fortbildungsreise eines/ -r Mitarbeiters/ -in aus Ihrem Haus einsetzen. VI. Auswirkungen der geänderten Tarifstruktur auf die Prüfung der Wirtschaftlichkeit einer BahnCard im Prognosemodell Für die Prüfung ist der beigefügte aktualisierte Antrag zu verwenden, der elektronisch ausgefüllt und übersandt werden kann. Wird der Antrag vom/ von der Vorgesetzten im Original unterschrieben, kann dieser eingscant per an reisevorbereitung@bva.bund.de weitergeleitet werden. Wird der Antrag ohne Originalunterschrift elektronisch weitergeleitet, ist der/ die Vorgesetzte oder der/ die anwesende Vertreter/ - in zwingend zu beteiligen. Für eine Vielzahl von Strecken (u.a. Berlin-Bonn oder Berlin-München) konnte mit der Deutschen Bahn ein Flexpreis Business Special (sog. Streckenpreis) vereinbart werden, der mit einem bestimmtem Rabattsatz verbunden ist. Für Strecken, für die ein Streckenpreis vereinbart ist, kann daher nur die Differenz zwischen dem Rabatt, der im Streckenpreis vereinbart ist und dem jeweiligen BahnCard-Rabatt (25% oder 50%), als Ersparnis, die für die Prüfung der Amortisation berücksichtigt werden kann, angesetzt werden. Beträgt bspw. der vereinbarte Rabattsatz für eine Strecke 40%, kann diese Strecke bei einer BahnCard 25 gar nicht berücksichtigt werden, da der Bahn- Card-Rabatt von 25 % geringer ist als der im Streckenpreis enthaltene Rabattsatz von 40%. Für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit einer BahnCard 50 kann die Differenz von 10% (50% BahnCard- Rabatt abzgl. 40% vereinbarter Rabatt für die Strecke) als Ersparnis, die bei der Prüfung der Amortisation berücksichtigt werden kann, angesetzt werden. Aufgrund der geringeren Höhe der zu berücksichtigenden Ersparnis, kann sich der Einsatz einer BahnCard aus wirtschaftlichen Gründen bei Reisenden, die vorranging Strecken nutzen (insbesondere die ehemaligen Shuttlestrecken Bonn-Berlin bzw. Köln-Berlin), für die ein Streckenpreis vereinbart ist, i.d.r. nicht mehr rechnen. Gerne können Sie von der Reisevorbereitung prüfen lassen, ob der Einsatz einer BahnCard für Ihre dienstlichen Reisen wirtschaftlich wäre. Ihre Reisevorbereitung im Bundesverwaltungsamt Mit freundlichen Grüßen Kathleen Kaltner