Was tun im Notfall? Die Notfallakte

Transkript

1 Was tun im Notfall? Die Notfallakte April 2012

2 Seite 2 von 32

3 Notfallakte Wir empfehlen Ihnen dringend eine Notfallakte anzulegen! Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht. Diese Notfallakte sollte grundsätzlich an einem sicheren, den betroffenen Personen bekannten Ort aufbewahrt werden. Zusätzlich kann die Notfallakte bei einer Person Ihres Vertrauens (zwecks Vermeidung Missbrauchs Dritter) in Verwahrung gegeben werden. Mindestens einmal im Jahr sollte die Notfallakte aktualisiert werden. Im Notfallordner sollten u.a. folgende Unterlagen aufbewahrt werden: 1. Mehrere Exemplare Ihrer Notfallakte, damit jeder der Beteiligten im Ernstfall ein Exemplar bekommen kann. 2. Gesellschaftsvertrag mit allen bisherigen Gesellschaftsbeschlüssen. 3. Geschäftsführervertrag (enthält Regelungen zur Entgeltfortzahlung für den Krankheitsfall bzw. befristete Weiterzahlung nach dem Tod zu Gunsten der Witwe bzw. Halbwaisen). 4. Eine Aufstellung aller Grundstücke mit Grundstücksbezeichnungen, Lage, Gemarkung, Quadratmeter und Verkehrswert. Daneben sollten die auf den Grundstücken eventuell lastenden Reallasten sowie Dienstbarkeiten, Nießbrauch, Mieten und Pachten, usw. aufgelistet werden. 5. Eine Aufstellung mit dem Kapitalvermögen, gegliedert nach Anlageart (Festgeld/Wertpapiere/usw..,) Kapitalanlagestelle, Euro-Nennwert/ -Kurswert und Aufbewahrungsort der Unterlagen. 6. Eine Aufstellung sowie Kopien über erteilte Vollmachten und Angaben über die Vollmachtsart, den oder die Bevollmächtigten, mögliche zeitliche Grenzen der Vollmachten (Beginn und Ende) sowie den Aufbewahrungsort der Unterlagen. 7. Eine Aufstellung über eventuell vorhandene Leasingobjekte mit dem Leasinggeber, Laufzeit, Leasingraten, Restkaufpreis, Verlängerungsoptionen und Aufbewahrungsort dieser Unterlagen. 8. Eine detaillierte Aufstellung über Verbindlichkeiten mit Angaben über Kreditgeber, Kreditarten, Kreditsummen, Sicherheiten und Mithaftern. (Kopie Kreditverträge). 9. Aufstellung aller Bankverbindungen. 10. Aktueller Jahresabschluss. Seite 3 von 32

4 11. Eine Auflistung aller Verträge von A-Z: (z.b.: Arbeits- und Mietverträge Geschäftsraum, Lagerhalle, Lieferverträge, Bezugsverträge) und Aufbewahrungsort dieser Unterlagen. 12. Einen Vertretungsplan, d. h. Angaben über Vertretene, Vertreter, Vollmachten der Vertreter, (inkl. Beschreibungen des Umfanges) und auch hier der Aufbewahrungsort der Unterlagen. 13. Eine Aufstellung über verliehene Gegenstände mit Angaben über den Gegenstand, Entleiher, Leiher, Verwendungszweck, Mietpreis und Rückgabetermin. 14. Eine Abschrift (nicht Kopie) des Testaments oder des Erbvertrages mit Angaben über das Erstellungsdatum, Daten der Änderungen, Einsichtsberechtigung und Aufbewahrungsort des Originaltestaments. Die Hinterlegung beim Notar wird dringend empfohlen. 15. Kopie des Ehevertrages. 16. Eine Liste über die bestehenden Versicherungen mit Angaben über Versicherer, Vertreteradresse, Versicherungsart, Versicherungssummen, Versicherungsnummern und Aufbewahrungsort der Unterlagen. 17. Eine Liste über Mitgliedschaften i.w.s. (z.b. Vereine, Zeitschriftenabonnements etc.) mit Angaben von Korrespondenzadressen. 18. Eine sog. Schlüsselordnung mit Angaben über die Art des Schlüssels (Generalschlüssels usw.), die Schlüsselgewalt und den Aufbewahrungsort (Verzeichnis der Schlüssel zu Tresor, Geschäftsräumen, inkl. Ersatzschlüssel). 19. Eine Checkliste für die Maßnahmen im Todesfall. 20. Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern bei den Zulieferern, Kunden und Banken. Führen Sie Absprachen auf, die mit Ihren Kunden nur mündlich vereinbart wurden. Listen Sie ebenfalls die Sonderkonditionen (Skonti, Rabatte, Gewährleistungsabsprachen, Garantien, Ratenzahlungen) bei den Hauptlieferanten auf. 21. Liste mit den Adressen wichtiger Berater. 22. Hinterlegen Sie alle relevanten Kennwörter/Passwörter (Passwörter für PC, wichtige Dateien, Mobilfunk-Codes, Bankschließfächer, Konten und PIN- Nummern) an einem speziellen Ort und nennen Sie hier den Aufbewahrungsort der Liste. 23. Liste aller Patente und Lizenzen. 24. Ihre privaten Überlegungen im Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens. Seite 4 von 32

5 Erstellung einer Notfallakte Vorüberlegungen Folgende Überlegungen sollten Sie anstellen, bevor Sie mit dem eigentlichen Notfallplan beginnen. Sprechen Sie darüber unbedingt mit einer Vertrauensperson, um nichts zu übersehen. Hier besteht Regelungsbedarf: Wer kann und soll Sie im Ernstfall vertreten? Wer soll über die Konten der Firma verfügen dürfen? Gibt es mit Ihren Kunden ungeschriebene Sondervereinbarungen? Enthält die GmbH-Satzung Regelungen über die Nachfolge des Gesellschaftsanteils und die Vertretungsmöglichkeiten und sind eventuelle testamentarische Regelungen darauf abgestimmt? Wer soll Nachfolger werden? Für ein gezieltes Vorgehen zur Erstellung einer Notfallakte ist daher die nachfolgende Checkliste in vier Schritte gegliedert: 1. Wer übernimmt welche Aufgaben im Notfall? 2. Wer ist für welche Abläufe verantwortlich? 3. Vorbereitungsmaßnahmen 4. Aufbewahrungsorte wichtiger Unterlagen Von dieser Notfallakte sollten Sie mehrere Kopien in Ihrem Notfallordner verwahren, damit jeder der Beteiligten im Ernstfall ein Exemplar bekommen kann. Sinnvoll ist die Erstellung eines Notfallordners. Darin bewahren Sie mehrere Kopien Ihrer Notfallakte nebst Anlagen auf. Ihre nahen Familienangehörigen - vor allem Ihr Ehepartner und ab einem bestimmten Alter auch Ihre Kinder - müssen wissen, wo Sie Ihren Notfallordner aufbewahren. Seite 5 von 32

6 Notfallakte Name der Firma: Name Eigentümer: Postanschrift der Firma: Telefon: Telefax: -Adresse der Firma: Letzter Aktualisierungsstand: Seite 6 von 32

7 1. Wer übernimmt welche Aufgaben im Notfall? Die Benachrichtigungen im Falle des Unternehmerausfalls übernimmt Liste mit Anschriften und Telefonnummern befindet sich Zuständigkeit für alle evtl. nicht ausdrücklich geregelten Angelegenheiten Generalvollmacht befindet sich Die Zuständigkeit für Kreditangelegenheiten übernimmt Vollmachten, Passwörter etc. befinden sich Die Überwachung des gesamten Zahlungsverkehrs übernimmt Die Überwachung des gesamten Rechnungswesens liegt bei dazu erfolgt regelmäßige Rücksprache mit Seite 7 von 32

8 Ansprechpartner beim Finanzamt ist Um Versicherungsangelegenheiten kümmert sich und zwar unter ständiger Abstimmung mit Wichtige Auftragsentscheidungen trifft in Rücksprache mit Ein Adressverzeichnis wichtiger Ansprechpartner ist in konkreter Vorbereitung / wurde bereits zusammengestellt. Verantwortlich: überprüft von Zwei Kopien werden verwahrt bei sowie bei Seite 8 von 32

9 Bei Unternehmerausfall sind sofort zu benachrichtigen: der Ehepartner / Lebenspartner und der (nominierte) Unternehmer-Stellvertreter die engsten betrieblichen Mitarbeiter und zwar der/die vorgesehene Betriebsnachfolger die kooperierende Anwaltskanzlei die kooperierende Steuerkanzlei Seite 9 von 32

10 2. Verantwortlichkeit für wichtige Abläufe Die Abwicklung bzw. Aufrechterhaltung aller laufenden Geldtransaktionen, insbesondere die zeitgerechte Bezahlung von Lieferantenrechnungen, die termingerechte Überweisung von Leasingraten, die termingerechte Stellung von Rechnungen an Kunden für geleistete Arbeiten, der rechtzeitige Eingang der Kundenzahlungen, also das Mahnwesen, die laufende Beobachtung der Kontenstände und die strikte Einhaltung der festgelegten Kreditlinie wird überwacht von Dazu erfolgt regelmäßige Rücksprache mit Kontovollmacht hat Um die Abwicklung der gesamten Produktions- bzw. Dienstleistungsprozesse, insbesondere um die Fertigstellung bereits begonnener Aufträge, die pünktliche Auslieferung fertig gestellter Aufträge, die Sicherung der Beschäftigung, insbesondere die Einwerbung neuer Aufträge einschließlich der Erstellung von Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen, die Durchführung neuer Aufträge und die Bearbeitung von Reklamationen kümmert sich Darüber tägliche Berichterstattung an Seite 10 von 32

11 Um die Materialbeschaffung und Lagerhaltung, vor allem um die rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien (mit vorausgehenden Preisvergleichen) die Überwachung des Lagerbestandes sowie die Vermeidung überhöhter Bestände kümmert sich Dazu jeweils aktueller Bericht an Wichtige Personalangelegenheiten, nämlich Kompetenzübertragungen, Urlaubsverschiebungen, situationsbedingte innerbetriebliche Vertretungen, Einstellung externer Aushilfskräfte sowie eine evtl. Anordnung von Kurzarbeit (zur Überbrückung mit Finanzhilfe durch die Agentur für Arbeit) werden vorbereitet von Zustimmung ist einzuholen bei Fuhrparkangelegenheiten, insbesondere die tägliche Bereitstellung, laufende Instandhaltung, Anlieferungen zu den Baustellen und Auslieferung fertig gestellter Aufträge Seite 11 von 32

12 werden eingeteilt bzw. übernommen von wobei eine Abstimmung mit von der Abteilung zu erfolgen hat. Ihre Notizen: Seite 12 von 32

13 3. Vorbereitungsmaßnahmen Als erster Stellvertreter ist vorgesehen Die wichtigsten Aufgaben sind beschrieben und durch die notwendigen Unterlagen ergänzt Eine Generalvollmacht wurde am notariell errichtet bei Die Möglichkeit der Erteilung von Untervollmachten ist ausdrücklich vorgesehen Die Vollmacht wird verwahrt bei und ist sicherheitshalber zusätzlich in beglaubigter Kopie hinterlegt bei Die regelmäßige Einbeziehung des Stellvertreters in wichtige geschäftliche Entscheidungen wird in der Tat auch praktiziert und zwar durch Hinzuziehung bei allen relevanten, wichtigen Entscheidungen, insbesondere bei wöchentliche Abklärung im kleinen Kreis der engsten Mitarbeiter Seite 13 von 32

14 jährliche Information der Mitarbeiter über die für den Ernstfall vorgesehenen Maßnahmen und die dann eintretenden Zuständigkeiten; dies geschieht jeweils in Zusammenhang mit Als voraussichtlicher zweiter Stellvertreter muss noch aufgebaut werden Die Einarbeitung des zweiten Stellvertreters wird laufend betrieben durch Einsatz in den verschiedenen Bereichen des Betriebes Regelmäßige Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen Mitnahme auf Messen und zu Fachveranstaltungen Planungen zur Ablegung der Meisterprüfung bis zum Jahr Ein Unternehmertestament ist vorsorglich errichtet und notariell hinterlegt bei Seite 14 von 32

15 Dieses zielt ausdrücklich auf die langfristige Überlebensfähigkeit des Betriebes ab. JA NEIN Dieses ist eine realistische Grundlage für eine gesicherte Nachfolgeregelung. JA NEIN Es ist auch Vorsorge getroffen für die möglichste soziale Absicherung der Familie. JA NEIN Eine Nachfolgeregelung ist in konkreter Vorbereitung / bereits festgelegt. JA NEIN Die Anlage eines Notfallordners, mit allen wenigstens in Kopie gesammelten wichtigen Unterlagen, wurde bereits begonnen / wird laufend vervollständigt / wird mit einem Inhaltsverzeichnis - einschließlich der noch fehlenden Punkte - versehen Verwahrungsort des Notfallordners ist Zusätzliche Sicherheitshinterlegung in Kopie bei Die für den Notfall erforderlichen Vollmachten wurden bei Notar Seite 15 von 32

16 errichtet, nämlich eine Generalvollmacht für den (Ehe-)Partner JA NEIN Teilvollmacht für den direkten Stellvertreter JA NEIN Teilvollmacht für den vorgesehenen Betriebsnachfolger JA NEIN Den unmittelbar beteiligten Personen ist bekannt der Inhalt der erteilten Vollmacht JA NEIN der Hinterlegungsort der erteilten Vollmachten JA NEIN Ihre Notizen: Seite 16 von 32

17 4. Verfügbarkeit wichtiger Informationen Unternehmer Privatanschrift Ehepartner / Lebensparter des Unternehmers Mitarbeit im Betrieb seit als Geburtsdatum Ausbildung Heutige Funktion im Betrieb Notfallbedingte Generalvollmacht ist hinterlegt bei Seite 17 von 32

18 Derzeitiger Stellvertreter des Unternehmers in der Verwaltung Geburtsdatum Ausbildung Zusatzqualifikation: Mitarbeit im Betrieb seit Gegenwärtiger Aufgabenbereich Derzeitiger Stellvertreter des Unternehmers in der Werkstatt/auf der Baustelle Geburtsdatum Ausbildung Zusatzqualifikation: Seite 18 von 32

19 Mitarbeit im Betrieb seit Gegenwärtiger Aufgabenbereich Langfristig vorgesehener Betriebsnachfolger Geburtsdatum Ausbildung Anschrift Am Betrieb bestehen finanzielle/stille Beteiligungen und zwar durch 1.) i.h.v. EUR seit Anschrift Seite 19 von 32

20 2.) i.h.v. EUR seit Anschrift 3.) i.h.v. EUR seit Anschrift 4.) i.h.v. EUR seit Anschrift Seite 20 von 32

21 Für notfallbedingte Situationen besteht eine gegenseitige Kooperationsabsprache mit dem befreundeten Betrieb in Ansprechpartner Anschrift Unsere Rechtsanwaltskanzlei ist in Ansprechpartner Anschrift Bankverbindung Kontonummer BLZ Seite 21 von 32

22 Unsere Steuerberatungskanzlei ist in Ansprechpartner Anschrift Bankverbindung Kontonummer BLZ Das für die Firma zuständige Finanzamt ist in Ansprechpartner Anschrift Seite 22 von 32

23 Bankverbindung Kontonummer BLZ Mitgliedschaften 1. ) Wir sind Mitglied bei in Mitgliedsnummer: Ansprechpartner Anschrift Unser Mitgliedsbeitrag i.h.v. EUR ist jeweils fällig zum Bankverbindung Kontonummer BLZ 2. ) Wir sind Mitglied bei in Seite 23 von 32

24 Mitgliedsnummer: Ansprechpartner Anschrift Unser Mitgliedsbeitrag i.h.v. EUR ist jeweils fällig zum Bankverbindung Kontonummer BLZ 3. ) Wir sind Mitglied bei in Mitgliedsnummer: Ansprechpartner Anschrift Unser Mitgliedsbeitrag i.h.v. EUR ist jeweils fällig zum Seite 24 von 32

25 Bankverbindung Kontonummer BLZ Bestehende Bankverbindungen des Betriebs Bank A: Bankverbindung Kontonummer BLZ Kontovollmacht hat Filiale Bestehende Kreditlinie seit i.h.v. EUR bei z. Zt. % Ansprechpartner Anschrift Bank B: Bankverbindung Kontonummer BLZ Kontovollmacht hat Filiale Seite 25 von 32

26 Bestehende Kreditlinie seit i.h.v. EUR bei z. Zt. % Ansprechpartner Anschrift Hinterlegungsorte wichtiger Dokumente Gesellschaftervertrag Unternehmertestament Generalvollmacht für Ehe-/Lebenspartner Seite 26 von 32

27 sonstige Vertretungsvollmachten Versicherungspolicen Kfz-Briefe Kenntnisträger/Hinterlegungsorte wichtiger Identifikationsinstrumente Passworte Geheimzahlen Kodizes Ausweise Inhaber/Verwahrorte wichtiger Schlüssel Büro Werkstatt Materiallager Werkzeugkammer Fuhrpark Kassenschrank Innensafe Banksafe Seite 27 von 32

28 Besonders wichtige Geschäftspartner sind 1.) Ansprechpartner Anschrift Telefon Bankverbindung Kontonummer BLZ 2.) Ansprechpartner Anschrift Telefon Bankverbindung Kontonummer BLZ 3.) Ansprechpartner Anschrift Seite 28 von 32

29 Telefon Bankverbindung Kontonummer BLZ 4.) Ansprechpartner Anschrift Telefon Bankverbindung Kontonummer BLZ Seite 29 von 32

30 Notizen Seite 30 von 32

31 Notizen Seite 31 von 32

32 Haftungsausschluss Alle Angaben in diesen Unterlagen sind sorgfältig zusammengetragen und geprüft. Durch Gesetzgebung und entsprechende Verordnungen sowie durch Zeitablauf ergeben sich zwangsläufig Änderungen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts keine Gewähr übernehmen können. Für Anregungen und Hinweise sind wir stets dankbar. Impressum Rolf Koch, Diplom-Kaufmann Jürgen Gergely, Ass.iur. Handwerkskammer Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald Unternehmensservice B 1, Mannheim Telefon: Fax: beratung@hwk-mannheim.de Seite 32 von 32