Herzlich Willkommen Vaihinger Wirtschaftsgespräche. 21. September :00 21:00 Uhr

Transkript

1 Herzlich Willkommen Vaihinger Wirtschaftsgespräche 21. September :00 21:00 Uhr

2 Agenda Begrüßung und Moderation Monika Humbsch, 2.Vorsitzende BDS-Vaihingen Michael Weißleder, IHK Region Stuttgart Aktuelle Entwicklungen auf dem Immobilienmarkt Paul Ganter, Geschäftsführer Immogant QWAPP: Vaihingen wird digital Frank Radynski, QWAPP District Manager Vorteile für BDS Mitglieder Matthias Filbinger, 1. Vorsitzender BDS-Vaihingen Gemütliches Beisammensein im Chilli s

3 Notfallkoffer: Wenn der Chef plötzlich ausfällt Michael Weißleder IHK Region Stuttgart

4 Wie Sie die Notfallplanung richtig angehen 2016 IHK Region Stuttgart Zertifizierte Qualität bei Service, Beratung und Interessenvertretung

5 Definition Notfall Der Notfall - Ungeplanter Schicksalsschlag (Unfall, schwere Krankheit, Tod) - Kann jeden jederzeit und in jedem Alter treffen Die Folgen - (Vorübergehende?) Handlungsunfähigkeit im persönlichen Bereich (Gesundheit, Privatvermögen ) Unternehmen (Führung, Kontrolle, Gesellschafterstellung ) 5 /

6 Übergabegründe Alter Tod Krankheit 86 % 10 % 4 % Übergabezeitpunkt teilweise früher als geplant Quelle: IfM Bonn /

7 Ein Notfallkoffer warum? Bereits ein 14-tägiger Ausfall des Unternehmers kann ausreichen, um den Betrieb in eine existenzielle Notlage zu bringen Handlungsfähigkeit und damit Fortbestand des Unternehmens jederzeit aufrechterhalten Umsetzung der eigenen Vorstellungen statt Fremdbestimmung - Wenn kein Bevollmächtigter vorhanden ist, wird vom Gericht ein Betreuer bestellt! Im Ernstfall wissen Angehörige, Kollegen und Mitarbeiter, was zu tun ist Absicherung des privaten Vermögens 7 /

8 Kurzcheck: Wie gut sind Sie auf den Notfall vorbereitet? Gibt es im Unternehmen einen kompetenten Stellvertreter, der Sie fachlich und unternehmerisch ersetzen könnte? Wissen Ihre Mitarbeiter über die aktuellen Projekte und Aufträge Bescheid? Ist Ihre Büroorganisation nachvollziehbar? Haben Sie alle notwendigen Versicherungen abgeschlossen (Betrieb, Familie, persönlich)? 8 /

9 Notfallkoffer erste Schritte Zukunftsperspektive entwickeln - Was soll / kann mit dem Unternehmen geschehen, wenn Sie als prägende Unternehmerpersönlichkeit plötzlich ausfallen? - Ist ein Unternehmensverkauf eine Option? Bestandsaufnahme machen - Welche Regelungen bestehen bereits (Testament, Vollmachten )? - Welche Vermögensgegenstände sind vorhanden? Wem sollen sie zufallen? 9 /

10 Notfallkoffer erste Schritte (Fortsetzung) Grundlagen im Unternehmen schaffen - Geeigneten, kompetenten Stellvertreter bestimmen und einweisen Für den Fall, dass Sie langfristig oder gar vollständig ausfallen, müssen Entscheidungen von großer Tragweite gefällt werden! - Verantwortung in mehrere Hände legen, um Missbrauch zu verhindern - Arbeitsabläufe klar strukturieren, Wissen teilen Rechtliche Rahmenbedingungen schaffen Alle notwendigen Maßnahmen schriftlich festlegen - Eine notarielle Beglaubigung gibt Sicherheit und hilft, Probleme zu vermeiden 10 /

11 Inhalt des Notfallkoffers 1. Vertretung Geschäftsführung 2. Verträge, wichtige Dokumente 3. Zugangsdaten 4. Kontaktdaten 5. Betriebswirtschaftliche Unterlagen 6. Private Dokumente (Der Notfallkoffer enthält die nachfolgend genannten Dokumente im Original / als Kopie oder verweist auf den Aufbewahrungsort. Siehe auch: Nr ) 11 /

12 1. Vertretung Geschäftsführung Name Stellvertreter mit Kontaktdaten Ggfs. Zusammensetzung Krisenstab, Firmenbeirat Für die Übernahme der Geschäftsführung notwendige Unterlagen (sowohl bei vorübergehendem Unvermögen als auch über den Tod hinaus), z. B. - Prokura - Handlungsvollmacht - Generalvollmacht - Spezialvollmachten - Bankvollmacht - Postvollmacht 12 /

13 1. Vertretung Geschäftsführung (Fortsetzung) Vertretungsplan mit - Zuständigkeiten, Entscheidungskompetenzen - Weisungsbefugnissen Notfallplan (To do-liste für den Ernstfall), z. B. - Überblick verschaffen über die derzeitige wirtschaftliche und finanzielle Situation des Betriebs - Entscheidung treffen, ob und wie es weitergehen kann - Die wichtigsten Stakeholder Informieren: Mitarbeiter, Eigentümer, Geschäftspartner (Banken, Kunden, Lieferanten, Hersteller / Importeur, Versicherer ), Behörden, ggfs. Medien - Betrieblicher Notfallplan ist Teil des Risiko-Managements (Bank!) 13 /

14 2. Verträge, wichtige Dokumente Gesellschaftsverträge mit allen ergänzenden Gesellschafterbeschlüssen (Notfallsituation berücksichtigt? Nachfolgeklausel?) Geschäftsführervertrag Enthält Regelungen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bzw. zur befristeten Weiterzahlung nach dem Tod zugunsten der Witwe / Waisen Handelsregisterauszüge Verträge von A-Z: Arbeits-, Bürgschafts-, Händler-, Kauf-, Miet-, Leasing-, Pacht-, Serviceverträge, Kfz-Briefe Geschäftsfahrzeuge Liste aller Bankverbindungen, Kredit- und Darlehensverträge sowie sonstiger Verbindlichkeiten mit Kontaktdaten der Ansprechpartner 14 /

15 2. Verträge, wichtige Dokumente (Fortsetzung) Liste aller betrieblichen Versicherungen mit Policen / Policenummern und Kontaktdaten der Ansprechpartner Liste aller geschäftlichen Immobilien mit den dazugehörigen Grundbuchauszügen Übersicht über Rezepturen, Patente, Lizenzen, Schutzrechte, Marken Mitgliedschaften Vereine, Berufsverbände Unternehmerbrief (persönliche Überlegungen für die Zukunft des Unternehmens, Anweisungen, Wünsche, Grüße an die Unternehmensleitung / Mitarbeiter) 15 /

16 3. Zugangsdaten Verzeichnis der Schlüssel für sämtliche Geschäftsräume, Tresor, Firmenfahrzeuge, Schließfächer etc. (Wer hat im Betrieb die wichtigsten Schlüssel? Wo liegen die Ersatzschlüssel?) Zugangsdaten und Passwörter für - Bankkonten inkl. PINs und TANs, EC-Karte, Firmenkreditkarte - Bankschließfach - Handy - PC, EDV-Anlage, Zugänge im Internet / Intranet - sonstige Sicherheitsvorrichtungen Zugangscode für Tresor 16 /

17 4. Kontaktdaten Kontaktdaten wichtiger Berater - Rechtsanwalt - Steuerberater - Bankbetreuer - Versicherungsberater - Firmenbeirat Kontaktdaten der wichtigsten Kunden und Lieferanten mit dazugehörigen Vertragsbedingungen (Skonti, Rabatte, Gewährleistungsabsprachen, Garantien, Ratenzahlung) sonstige für das Unternehmen wichtige Kontakte, die nur der Chef kennt 17 /

18 5. Betriebswirtschaftliche Unterlagen Aufstellung über laufende (Zahlungs-)Verpflichtungen des Unternehmens, Kredite, Steuern, sonstige Verbindlichkeiten und Bürgschaften Bilanzen / Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre mit Steuerbescheiden Aufstellung über laufende Projekte (mit Auftragsbestand und -abwicklung, Kalkulationsdaten, Außenständen) mit Anweisungen für weiteres Vorgehen Handlungsanweisungen, wie mit bestimmten Projekten / Kunden / Mitarbeitern oder sonstigen Dritten umzugehen ist Unterlagen über die grundsätzliche Erstellung von Angebotskalkulationen und Kundensondervereinbarungen 18 /

19 5. Betriebswirtschaftliche Unterlagen (Fortsetzung) Betriebsindividuelle Unterlagen / Regelungen, die für den laufenden Betrieb erforderlich sind Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten / Fristen Aufstellung über Beteiligungen und Vermögenswerte 19 /

20 6. Private Dokumente Gesundheitszustand (mit Blutgruppe, eingenommenen Medikamenten, Allergien, Impfpass, chronischen Erkrankungen, Vorschädigungen) Private Vollmachten (nicht im Testament formulieren, da Eröffnung evtl. zu spät erfolgt) - Patientenverfügung - Betreuungsverfügung - Vorsorgevollmacht - Sorgerechtserklärung (bei minderjährigen Kindern) - Bestattungsverfügung - Bankvollmacht 20 /

21 6. Private Dokumente (Fortsetzung) Letztwillige Verfügung - Unternehmertestament - (unternehmensrelevanter) Erb- und / oder Ehevertrag, Vermächtnisse, Pflichtteilsverzichtserklärungen, Schenkungen - Regelung Testamentsvollstreckung, Übernahme Unterhaltsleistungen Vermögensaufstellung (vollständige Privatbilanz) mit Immobilienverzeichnis Liste aller privaten Versicherungen mit Policen / Policenummern und Kontaktdaten der Ansprechpartner (insbesondere Krankenversicherung) Angehörigenbrief (Hinweise, Anweisungen, Wünsche, Grüße an die Hinterbliebenen) 21 /

22 Notfallkoffer sicher aufbewahren, regelmäßig aktualisieren Den Notfallkoffer an einem sicheren Ort (z. B. Schließfach) oder bei einer Person Ihres Vertrauens (z. B. Notar, Steuerberater) deponieren Klare Anweisungen geben, wem der Notfallkoffer unter welchen Bedingungen ausgehändigt werden darf Alle betroffenen Personen (z. B. Angehörige, Stellvertreter) über die Existenz des Notfallkoffers informieren und wo er zu finden ist Den Notfallkoffer mindestens einmal im Jahr aktualisieren nur so kann er im Ernstfall seinen Zweck erfüllen Je genauer Sie vorgehen, umso leichter wird es Ihrem Vertreter fallen, das Unternehmen aus dem Stand in Ihrem Sinne weiter zu führen 22 /

23 IHK-Veranstaltungsreihe zur Unternehmensnachfolge Unternehmensverkauf, Stuttgart Unternehmensbewertung, Stuttgart Unternehmensverkauf Schritt für Schritt Nachfolge im Familienunternehmen, Stuttgart Nachfolgeregelung außerhalb der Familie, Stuttgart , Stuttgart 23 /

24 Wie Sie die Notfallplanung richtig angehen 2016 IHK Region Stuttgart Zertifizierte Qualität bei Service, Beratung und Interessenvertretung