31. MAI Projektleitfaden Marketing Coaching. PRO-BONO-PROJEKT Squaredance Clubs RALF D. SCHMIDT. Online Marketing Manager

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1 31. MAI 2018 Projektleitfaden Marketing Coaching PRO-BONO-PROJEKT Squaredance Clubs RALF D. SCHMIDT Online Marketing Manager

2 Projektleitfaden Was ist das Pro-Bono-Projekt? Dieses Projekt ist ein Pro-Bono-Projekt und als Hilfe zur Selbsthilfe aufgebaut. Das bedeutet, dass meine Dienstleistungen in Form von Zeit und Fachwissen nicht in Rechnung gestellt werden. Wenn darüber hinaus nach Absprache Kosten, wie Fahrkosten, Übernachtungskosten entstehen, werden diese ohne Gewinnaufschlag berechnet und sind vom Club zu übernehmen. Ist es notwendig, von externen Stellen zusätzliche Dienstleistungen (wie z.b. Rechtsberatung) einzukaufen, so sind diese ebenfalls vom Club zu tragen. Externe Dienstleistungen gibt der Club selbst in Auftrag. Ziel des Projektes Das primäre Ziel ist es eine erfolgreiche Marketing-Strategie für den Club zu entwickeln, ausgerichtet nach dessen Zielen. Diese Prozesse sind gleichzeitig ein Coaching, der Club soll nachher in der Lage sein, dauerhaft und eigenständig sein eigenes Marketing in einem kleinen Rahmen selbst durchzuführen. Bei der Umsetzung der Strategie stehe ich als Coach zur Seite. Das genaue Ende des Projektes ist abhängig von den Zielen und der Strategie und wird individuell vereinbart. Projektinhalte Die genauen Inhalte sind abhängig von einigen Faktoren, die im Vorfeld nicht definiert werden können. Die folgende Auflistung enthält die Themen, die wir durchlaufen: Bedeutung von Marketing in Non-Profit-Organisationen (Vereine, Clubs etc.) Ziele formulieren und festlegen Ist-Zustandsanalyse (Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen) Marktanalyse Zielgruppenanalyse Strategiefestlegung Erklärung und Auswahl der Marketinginstrumente Maßnahmen festlegen Zeitpläne erstellen Überwachung der Maßnahmen (Monitoring) Erfolgskontrollen festlegen (Controlling) Anhand dieser Themen entsteht eine Marketing-Strategie. Sie kann so umgesetzt und bei Bedarf angepasst bzw. geändert werden by Ralf D. Schmidt Seite 1

3 Für die Erarbeitung der Themen und der Umsetzung ist eine aktive Mitarbeit des Clubs erforderlich. Von mir wird eine beratende und schulende Tätigkeit (Coaching) erbracht. Arbeitsunterlagen, Checklisten etc. werden gemeinsam erstellt. Was beinhaltet das Projekt nicht Um Missverständnisse im Vorfeld auszuräumen, stelle ich an dieser Stelle klar, welche Leistungen von mir nicht erbracht werden und die der Club selbst erbringen muss. Dazu gehören Grafikdesignarbeiten Programmierarbeiten Erstellung von Inhalten (Bild, Video und / oder Texten) Bereitstellung von Inhalten (Bild, Video und / oder Texten) Kostenlose Bereitstellung von Analyse- und Controlling-Software über den Coachingzeitraum hinaus Rechtsberatung zu Inhalten (z.b. Impressum oder Datenschutzerklärung) DSGVO Umsetzung Vorbereitungen Nichts ist schlimmer als kurzfristig benötigte Unterlagen zusammen zu stellen. Um das möglichst zu vermeiden, habe ich eine kurze Aufstellung von den Unterlagen erstellt, die unbedingt benötigt werden. Wichtige Informationen: Vollständige Mitgliederliste Satzung und ggf. Geschäftsordnung Caller-Vertrag Vereinbarung mit dem Vermieter des Veranstaltungsortes (Raum für Clubabende) Zugangsdaten zum Webseitenanbieter (Hoster), wo die Webseite hochgeladen wird Statistiken des Vereines (falls schon welche vorhanden) Diese Unterlagen bitte bereithalten, denn sie sind wichtig, weil sie als Nachschlagewerk dienen. Erfahrungsgemäß kommen immer wieder Fragen auf, deren Antworten dort zu finden sind. Hilfreiche Informationen, wenn vorhanden: Ortsliste mit Einwohnerzahlen von Gemeinden im Umkreis von 20 Km Übersicht anderer Squaredance Clubs in der Region Gemeindezeitung(en), regionale Zeitungen/Zeitschriften mit Ortsbezug Belegexemplare von durchgeführten Aktionen, egal wie erfolgreich sie waren by Ralf D. Schmidt Seite 2

4 Falls vorhanden, die Zugangsdaten für Google Search Console und Google Analytics Diese Unterlagen sind für das Erstgespräch sehr hilfreich, weil sie mir eine erste grobe Übersicht ermöglichen. Darüber hinaus sollte gleich zu Beginn eine für den Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing verantwortliche Person benannt werden. Für die Auswahl einer geeigneten Person innerhalb des Clubs stehe ich auch gerne hilfreich zur Verfügung. Teilnahmebedingungen An die Durchführung des Projektes sind einige Voraussetzungen geknüpft, ohne die ein erfolgreiches Coaching nicht durchgeführt werden kann. Diese Voraussetzungen betreffen sowohl den Club als auch den Coach und sollte daher auch von beiden Seiten beachtet werden. Ist einer der folgenden Punkte nicht gegeben oder erreichbar, sollte von einem Start des Projektes abgesehen werden. Diskretion / Vertraulichkeit Besprochenes bleibt stehts unter den Personen, die daran beteiligt waren. Es sei denn, es wurde einstimmig etwas anderes vereinbart. Gegenseitige Akzeptanz Neben der Vertraulichkeit ist für eine erfolgreiche Strategie-Entwicklung und Coaching eine gegenseitige Akzeptanz wichtig. Als Coach will ich als gleichrangiger Partner, der über Kompetenz verfügt und integer ist, wahrgenommen und akzeptiert werden. Offenheit und Transparenz Eine Strategie-Entwicklung und Coaching kann nur auf der Basis transparenter Daten und ehrlicher Kommunikation erfolgen. Unterdrückung, Vorenthaltung oder die Angabe falscher Informationen können fatale Folgen haben. Vorhandene und evtl. gerade entstehende Probleme müssen offen besprochen werden, um eine Lösung zu finden. Veränderungsbereitschaft Auch wenn es sich zunächst als banale Voraussetzung liest, ist es der schwierigste Teil meiner Beratungsarbeit. Es kommt vor, dass sich ein Club nicht bewusst ist, dass ohne Veränderungen keine Erfolge erzielt werden können. Die Methode Wasch mich, aber mach mich nicht nass funktioniert nicht. Der Club muss bereit sein, Änderungen anzunehmen und durchzuführen. Ohne diese Bereitschaft ist eine wirkungsvolle Strategie-Entwicklung nicht möglich. Testimonial / Case Study Ein Testimonial ist ein Empfehlungsschreiben und Bewertung wie das gesamte Projekt verlaufen ist. Es wird, damit es glaubwürdig ist, mit Name des Clubs und des Präsidenten auf meiner Webseite veröffentlicht. Eine Case-Study (Fallstudie) wird nach Abschluss von mir erstellt und ebenfalls mit Name des Clubs und Präsidenten veröffentlicht. Hierzu benötige ich die Erlaubnis des Clubs by Ralf D. Schmidt Seite 3

5 Beides (Testimonial und Case Study) wird auf meiner Webseite veröffentlicht und ggf. werden Ausschnitte davon für Marketingzwecke in sozialen Netzwerken und Printmedien verwendet. Sie sollen der Förderung meiner Reputation dienen. Es werden keine Clubinterna oder sonst irgendwelche sensiblen Daten in die Öffentlichkeit getragen. Als Berater und Coach achte ich auf diese Voraussetzungen. Wenn diese nicht erfüllt sind und auch nicht erreicht werden können, führe ich keine Beratung durch. Phasen des Projektes Ein Coaching Projekt durchläuft mehrere Phasen: Bewerbungen der Clubs Vorauswahl von drei Clubs Kontaktaufnahme und Telefongespräch mit den drei Clubs für ein erstes Kennenlernen Voraussetzungen prüfen Club festlegen Initiales Kickoff treffen Persönliches Treffen mit allen involvierten Personen und Entscheidungsträgern Grundlagen und Umfang des Marketing-Projektes vorstellen Unterlagen durchsehen Weiteren Abläufe besprechen Zielsetzungen besprechen Weitere Termine Besprechungen erfolgen per Online Live-Webinar Beratungen und Rückfragen können telefonisch erfolgen Persönliche Treffen nach Notwendigkeit und Absprache Abschlusstermin Evaluation des Coachings (Ergebnisse, offene Fragen) Testimonial und Case Study besprechen und erstellen Formales Ende festlegen Weiteren Umgang miteinander besprechen by Ralf D. Schmidt Seite 4

6 Schlussbemerkung Eine Garantie für Erfolg gibt es nicht. Jedoch verspreche ich, dass mein gesamtes Knowhow und meine Erfahrungen in dieses Projekt einfließen, solange die Voraussetzungen erfüllt sind. Mit diesem Pro-Bono-Projekt möchte ich einem Club den Weg für ein stabiles, attraktives und lukratives Vereinsleben aufzeigen. Diesem Dokument ist ein PDF Bewerbungsbogen beigefügt, das Ihr ausdrucken könnt, falls Euch der klassische Stil lieber ist. Für alle Anderen ist hier die Online-Adresse: Ich wünsche uns eine spannende Bewerbungsphase und ein baldiges Kennenlernen für die Entwicklung und Umsetzung einer Erfolgs-Strategie. Solltet ihr im Vorfeld Fragen haben, schreibt mir bitte eine an Meine Reaktionszeit liegt innerhalb von 48 Std. Viel Erfolg wünscht euch Ralf D. Schmidt Impressum & Kontakt: Ralf D. Schmidt Steinäckerweg Nußloch Telefon: Bewerbung@pro-bono-aktion.de Webseite: by Ralf D. Schmidt Seite 5