Die DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics AX

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1 Die DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics AX

2 Certified for Dynamics für Microsoft Dynamics Produkte DATEV-SCHNITTSTELLE IST JETZT CERTIFIED FÜR DYNAMICS ZERTIFIZIERT COMPUS Computer GmbH hat in 2008 die Certified für Dynamics Zertifizierung von Microsoft für das Partnermodul DATEV-Schnittstelle für Dynamics AX erlangt. WAS BEDEUTET CERTIFIED FÜR DYNAMICS? Lösungen, die Certified für Dynamics sind, haben über intensive VeriTest Softwaretests hohe Entwicklungsqualität und Kompatibilität mit den Microsoft Dynamics Produkten bewiesen und sind im Microsoft Partner Solution Profiler profiliert. Ferner gibt es mindestens zehn Kunden, die diese Lösung erfolgreich einsetzen und auch weiterempfehlen. Diese Zertifizierung bedeutet einen wesentlichen Schritt bei der Anhebung der Standards für Software, die von Partnern für Industrie-spezifische Anwendungen entwickelt wird. DOUG KENNEDY, VICE PRESIDENT, MICROSOFT DYNAMICS PARTNERS, SAGT DAZU: Durch die Anforderung sowohl an die Partnerlösung als auch an den Partner, unsere höchsten Standards zu erzielen, versichert Microsoft den Kunden, dass diese Lösungen mit dem Investment in Microsoft Dynamics zusammenarbeiten. Microsoft gratuliert der COMPUS Computer GmbH zur Erreichung des Certified for Microsoft Dynamics Status für die DATEV-Schnittstelle für Dynamics AX durch den Nachweis ihres Erfolges und Kommittments bei der Realisierung einer führenden Microsoft Dynamics Partnerlösung. COMPUS COMPUTER GMBH: COMPUS entwickelt seit über 10 Jahren DATEV-Schnittstellen und weitere Softwareprodukte im DATEV-Umfeld. Ziel ist es dabei, die unterschiedlichsten Software-Systeme im Markt mit der DATEV-Welt so zu verheiraten, dass ein integriertes Arbeiten möglich ist. COMPUS war immer höchster Software-Qualität verpflichtet. Dies wird durch das Zertifikat Certified for Dynamics erneut bestätigt. Stand: Januar 2009 Verantwortlich für den Inhalt: COMPUS Computer GmbH COMPUS Computer GmbH

3 Die Microsoft Dynamics AX-Schnittstelle für die Rechnungswesen-Programme der DATEV WOZU BENÖTIGEN WIR DIE DATEV-SCHNITTSTELLE?. Die DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics AX integriert bidirektional die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics AX mit der Rechnungswesen Software, die in Deutschland weit verbreitet ist: Die Rechnungswesen-Programme der DATEVeG. Das Kanzlei-Rechnungswesen-Programm der DATEV wird von der überwiegenden Mehrzahl der Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkanzleien in Deutschland benutzt. Die Finanzbuchführungen von rund zwei Drittel der meist mittelständischen deutschen Unternehmen werden vom Steuerberater oder im Unternehmen mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV erstellt - das sind etwa 3 Mio Finanzbuchführungen. Mit der DATEV- Schnittstelle kann das Unternehmen, das mit Microsoft Dynamics AX arbeitet, reibungslos mit den Rechnungswesen- Programmen der DATEV kommunizieren, was die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Buchhaltung wesentlich vereinfacht. A NWENDUNGSFALL: UNTERNEHMEN BUCHT IN AX Das Unternehmen bucht im Dynamics AX-Rechnungswesen und überträgt regelmäßig alle Buchungssätze an den Steuerberater. Dieser erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung, den Jahresabschluss und das laufende Controlling in den Rechnungswesen- und Steuerprogrammen der DATEV. Der Steuerberater erstellt beim Jahresabschluß zusätzlich die DATEV-Archiv-CD im GDPdU-Format für die digitale Steuerprüfung nach GDPdU. A NWENDUNGSFALL: UNTERNEHMEN BUCHT IN DATEV Das Unternehmen bucht im Dynamics AX-Rechnungswesen lediglich die Ausgangsrechnungen und transferiert diese Buchungssätze täglich an das Rechnungswesen-Programm der DATEV, das im Unternehmen als Plattform für das Rechnungswesen eingesetzt wird. A NWENDUNGSFALL: INTERNATIONALES UNTERNEHMEN MIT NIEDERLASSUNG IN DEUTSCHLAND Das Unternehmen hat die Zentrale im Ausland und die Niederlassung bucht im Dynamics AX der zentralen AX- Server. Der Steuerberater unterstützt dies im DATEV- Rechnungswesen. Der DATEV-Kontenplan wird über ein Mapping mit dem internationalen Kontenplan der Konzernmutter konsolidiert. Die wichtigsten Funktionen: Unterstützung von SKR03 und SKR04 der DATEV. Mapping zwischen dem DATEV- Kontenrahmen und internationalem Kontenrahmen. Unterstützung von Umsatzkostenverfahren (UKV) und Gesamtkostenverfahren (GKV). Unterstützung von Dynamics AX 3.0 SP1 und allen folgenden Dynamics AX-Versionen inklusive Dynamics AX Unterstützung aller Installationsmodi von Dynamics AX (2-tier und 3-tier). Werkzeuge für die Konsistenzprüfung der Konfiguration der Dynamics AX- Buchhaltung mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV. Werkzeuge für die Konsistenzprüfung der Dynamics AX-Buchungssätze mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV. Werkzeug für die Umsatzsteuerverprobung in Dynamics AX. Sperren von Fehlbuchungen in Dynamics AX beim Export. Saldenvergleich zwischen Dynamics AX und dem Rechnungswesen-Programm der DATEV zur Überprüfung der Buchhaltung. Bidirektionale Schnittstelle: Rückübertragung von DATEV- Buchungssätzen in Dynamics AX. Unterstützung der Archivierungsvorschriften nach GDPdU über die Archiv-CD der DATEV. Unterstützung von Kostenstellen und Kostenträgern

4 Eine echte bidirektionale DATEV-Schnittstelle Das COMPUS-Konzept setzt auf Qualität: Die Realisierung einer DATEV- Schnittstelle ist deshalb so kompliziert, da die Buchhaltung von Dynamics AX sehr flexibel konfiguriert werden kann und per Schnittstelle auf das vorgegebene System der Rechnungswesen-Programme der DATEV angepasst werden muss. Es hat sich leider gezeigt, dass einige Anbieter von DATEV-Schnittstellen diese Aufgabe unterschätzt haben mit dem Ergebnis, dass bei der praktischen Arbeit unnötig Probleme entstehen. Die Absicherung der Qualität steht deshalb bei unserer Schnittstelle im Vordergrund. Qualitätsabsicherung bei der DATEV-Schnittstelle EINFACHE KONFIGURATION Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle ist denkbar einfach. Wir konfigurieren die DATEV-Beraternummer des Steuerberaters, die DATEV-Mandantennummer des Unternehmens und das Verzeichnis für die Datenkommunikation. Schließlich definieren wir den verwendeten Kontenrahmen, das Mapping und einige Konten, die für den Transfer notwendig sind. Das wars. ÜBERPRÜFUNG DER D YNAMICS AX-KONFIGURATION. Wir stellen Werkzeuge zur Verfügung, um die Dynamics AX- Konfiguration auf Richtigkeit und Vollständigkeit im Vorfeld zu überprüfen. Es geht dabei zum Beispiel darum, sicherzustellen, dass die Konteneinstellungen DATEV-konform sind und dass die Mehrwertsteuereinstellungen in Dynamics AX korrekt sind. KONSISTENZÜBERPRÜFUNG BEIM EXPORT Vor dem Export findet ein umfassender Konsistenzcheck statt, um die Konformität sowohl der Konfiguration der Dynamics AX- Finanzbuchhaltung als auch der Dynamics AX-Buchungssätze mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV sicherzustellen. Der Konsistenzprüfungsbericht informiert dabei über Fehler, Warnungen und Hinweise. Bei Fehlern müssen Korrekturmaßnahmen gemäß Anwenderdokumentation durchgeführt werden. Warnungen sollten mittelfristig bearbeitet werden, und Hinweise dienen lediglich zur Information. SALDENVERGLEICH UND UMSATZSTEUERVERPROBUNG Um die korrekte Übertragung der Buchungssätze sicherzustellen, empfielt es sich, regelmäßig einen Saldenvergleich durchzuführen, der in der DATEV-Schnittstelle automatisiert wird. Ferner sollte die Umsatzsteuerverprobung sowohl in Dynamics AX als auch in DATEV durchgeführt werden, was in unserer Schnittstelle optimal unterstützt wird. Mögliche Probleme werden frühzeitig erkannt und wir sind damit in der Lage, die Buchhaltungen in Dynamics AX und DATEV voll konsistent zu halten.

5 Umsatzkostenverfahren (UKV) oder Gesamtkostenverfahren (GKV) und Kontenmapping WAS IST DER UNTERSCHIED?. Beim Umsatzkostenverfahren arbeiten wir mit einem integrierten Lager, dessen aktueller Wert sich in einem Aktiva- Konto findet. Periodengerechte Kosten entstehen erst zum Zeitpunkt des Produktverkaufs. Damit können wir per Klick zu jedem Zeitpunkt eine weitgehend aktuelle BWA bzw. Bilanz aus Dynamics AX erhalten, was das Controlling erheblich vereinfacht. Beim Gesamtkostenverfahren gehen Produkteinkäufe sofort in die Kosten. Erst bei der Inventur wird der Lagerwert ermittelt und fließt in die Buchhaltung ein. Bei den Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern hat sich in Deutschland de-facto das Gesamtkostenverfahren durchgesetzt, obwohl in den Rechnungswesen-Programmen der DATEV sowohl GKV als auch UKV unterstützt wird. Auf den Punkt gebracht: das Unternehmen arbeitet sowohl mit GKV als auch mit UKV, der Steuerberater vorzugsweise mit GKV. WIR KÖNNEN BEIDES! In unserer DATEV-Schnittstelle unterstützen wir die Kombination der Buchhaltungen, wenn dies gewünscht wird: Das moderne UKV in Dynamics AX und das bewährte GKV in den Rechnungswesen-Programmen der DATEV. Damit kann im Dynamics AX-Rechnungswesen mit den Controllingvorteilen von UKV gearbeitet werden und gleichzeitig der Jahresabschluss in den Rechnungswesen-Programmen der DATEV über GKV erfolgen. Der Überprüfungsbericht weist mögliche Konfigurationsfehler bei den Lager- Steuerungsgruppen von Dynamics AX im Hinblick auf UKV bzw. GKV aus. TRANSFORMATION UKV GKV Wir konfigurieren bei der Abbildung Dynamics AX mit UKV und Rechnungswesen-Programm der DATEV mit GKV diejenigen Konten, die in Dynamics AX Aktivkonten und im Rechnungswesen-Programm der DATEV Kostenkonten sind. In der Schnittstelle findet dann eine Transformation der entsprechenden Buchungen entsprechend der jeweiligen Buchungslogik UKV bzw. GKV statt. Konfiguration Dynamics AX mit UKV und DATEV mit GKV Konfiguration Dynamics AX mit UKV und DATEV mit UKV Mapping zwischen DATEV und internation. Kontenplan KONTENMAPPING UND SALDENVERGLEICH Um den Saldenvergleich bei der Abbildung UKV zu GKV richtig zu gestalten, werden die jeweils konfigurierten Zuordnungen beim Vergleich herangezogen. Dabei können die Konten auch aus DATEV in einen anderen Kontenplan gemappt werden.

6 Jahresabschluss, Controlling und GDPdU mit der DATEV-Schnittstelle Mit unserer DATEV-Schnittstelle kann der Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer dem Unternehmen im Hinblick auf laufendes Unternehmenscontrolling während des Jahres aber auch vor digitalen Betriebsprüfungen nach GDPdU beratend zur Seite stehen. Dabei geht es einmal um die Überprüfung der Buchhaltung auf Richtigkeit. Dies insbesondere auch als Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung die ja voraussetzt, dass eine Archiv-CD der Finanz-, Lohn.- und Anlagenbuchhaltung im GDPdU-Format vorhanden ist. Ferner geht es um das laufende Unternehmenscontrolling z. B. im Hinblick auf Cash-Flow- Planung und Betriebsergebnis. Archivieren der Buchhaltungsdaten aus den Rechnungswesen- Programmen der DATEV im GDPdU-Format ZUSAMMENARBEIT ZWISCHEN UNTERNEHMEN UND KANZLEI Das Unternehmen, das mit Microsoft Dynamics AX arbeitet, wird im Regelfall durch einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer unterstützt, der mit den Rechnungswesen- Programmen der DATEV arbeitet. Um den optimalen Schulterschluss zwischen Kanzlei und Unternehmen zu erzielen, kommt der Integration der Systeme Dynamics AX und Rechnungswesen-Programm der DATEV besondere Bedeutung zu. J AHRESABSCHLUSS Für die Unterstützung beim Jahresabschluss beim Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ist die DATEV- Schnittstelle in jedem Falle sinnvoll. Die mögliche Anwendung geht jedoch weit über diesen Einsatz hinaus. D IGITALE BETRIEBSPRÜFUNG NACH GDPDU Seit 2002 ist jedes Unternehmen nach Gesetz verpflichtet, für die digitale Betriebsprüfung eine Archiv-CD im GDPdU-Format vorzuhalten (auch idea-format genannt). Viele Unternehmen sind hier nicht vorbereitet und unterschätzen das Risiko. Mit unserer DATEV-Schnittstelle ist das aber kein Problem: Wir exportieren die Buchungssätze der Buchhaltung inklusive der Anlagenbuchhaltung in das Kanzlei-Rechnungswesen- Programm der DATEV, der Steuerberater führt den Jahresabschluss durch und erstellt aus dem Kanzlei- Rechnungswesen der DATEV eine Archiv-CD im GDPdU- Format. Damit ersparen wir uns umständliche idea- Schnittstellen und damit verbundene Kosten. Als Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung können jetzt die leistungsstarken und sehr kostengünstigen Werkzeuge der DATEV zur digitalen Datenanalyse wie ACL mit den DATEV-Tools oder idea durch den Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer eingesetzt werden. LAUFENDES UNTERNHEMENSCONTROLLING Mit den Controllingwerkzeugen der DATEV kann das laufende Unternehmenscontrolling auf eine andere Ebene gestellt werden. Es geht um Frühindikatoren für sich abzeichnende Probleme in den Bereichen Kosten, Liquidität oder Ergebnis. Sie sollten diese Möglichkeit in Betracht ziehen, wenn Sie kein internes Controlling in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

7 ZUVERLÄSSIGE PARTNERSCHAFT MIT MICROSOFT. COMPUS Computer GmbH Das IT- und ERP-Systemhaus für Microsoft Dynamics AX im Großraum München Die Auswahl einer neuen Business-IT-Lösung ist für jedes Unternehmen eine weit reichende Entscheidung. Um hier Investitionssicherheit zu erreichen, muss der richtige Hersteller, das richtige Produkt aber last but not least auch der richtige Partner ausgewählt werden. Bei moderner ERP- Software spielt die Integration mit der IT-Plattform eine besondere Rolle. COMPUS Computer GmbH ist als Microsoft Gold Certified Partner mit allen für Sie entscheidenden Kompetenzen der richtige Partner für Ihr Dynamics AX-Projekt. Sie erhalten von uns die ERP-Lösung und, wenn Sie es wünschen, die IT-Infrastuktur aus einem Guss. DATEV-KOMPETENZ COMPUS Computer GmbH ist DATEV-Systempartner und von daher im Hinblick auf die Integrationsproblematik der Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und Steuerberaterbzw. Wirtschaftsprüferkanzlei im DATEV-Umfeld bestens qualifiziert. WEITERE DATEV-SCHNITTSTELLEN COMPUS entwickelt seit 10 Jahren DATEV-Schnittstellen und weitere Softwareprodukte im DATEV-Umfeld. Ziel ist es dabei, die unterschiedlichsten Software-Systeme im Markt mit der DATEV-Welt so zu verheiraten, dass ein integriertes Arbeiten möglich ist. SERVICE-CONNECT-GRUPPE COMPUS Computer GmbH ist Gründungsmitglied der Partnerverbundes Service-Connect-Gruppe. Über zehn Microsoft Partner und DATEV-Systempartner in Deutschland sind in der Lage, überregionale DATEV-IT-Projekte mit besonderen quantitativen und qualitativen Anforderungen aus einer Hand zu realisieren. COMPUS Computer GmbH Max-Planck-Str Aschheim bei München Tel.: Fax: vertrieb@compus.de Internet:

8 COMPUS COMPUTER GMBH EARNS CERTIFIED FOR MICROSOFT DYNAMICS ACCREDITATION DATEV-Interface for Dynamics AX Has Met Microsoft s Highest Standard for Partner-Developed Software Solutions MÜNCHEN, DECEMBER 2008, COMPUS Computer GmbH announced today that its DATEV-Interface for Dynamics AX, an comprehensive integration module to link DATEV-financials and the Finance module of Dynamics AX, is now Certified for Microsoft Dynamics, which signifies that the solution has met Microsoft Corp. s highest standard for partner-developed software. By successfully meeting all certification requirements, DATEV-Interface for Dynamics AX can now carry the distinct Certified for Microsoft Dynamics logo. Solutions that are Certified for Microsoft Dynamics have demonstrated development quality and compatibility with the Microsoft Dynamics product on which it runs by passing rigorous VeriTest software solution testing for Microsoft Dynamics and are profiled in the Microsoft Partner Solution Profiler tool. In addition, the Microsoft Dynamics partner must have customers who are successfully using the certified solution and are willing to recommend it, be enrolled in a Partner Service Plan with Microsoft, and be a Gold Certified Partner in the Microsoft Partner Program. For customers, Certified for Microsoft Dynamics helps identify Microsoft Dynamics solutions that have been tested for compatibility, meet high quality standards, and are successfully used by existing customers. This certification represents a significant step in elevating the standard for partner-developed software solutions for industry-specific business applications. By highlighting these solutions, Microsoft also creates new opportunities for partners to expand their reseller channel and to better promote their packaged Microsoft Dynamics solution for customers. By requiring both the software solution and the partner to meet our highest standards, Microsoft is assuring customers that these certified solutions work with their investments in Microsoft Dynamics, said Doug Kennedy, vice president, Microsoft Dynamics Partners. Microsoft congratulates COMPUS Computer GmbH on achieving the Certified for Microsoft Dynamics status for DATEV-Interface for Dynamics AX by demonstrating its success and commitment in delivering a leading Microsoft Dynamics solution. DATEV-Interface for Dynamics AX provides the functionality to connect the leading financial software in Germany - which is DATEV-Financials - to Microsoft Dynamics AX, to enable CPAs and tax-consultants, working with DATEV-software, to do bookkeeping, controlling, fiscal closing and related jobs for the company. COMPUS Computer GmbH provides implementation, training and consultation in Germany] for small, midmarket and corporate businesses using business applications. COMPUS Computer GmbH specializes in Microsoft Dynamics AX, with solutions such as DATEV-Interface for Dynamics AX that help leading global companies across industries including Sirtex Medical Europe GmbH or White Drive Products Inc. achieve success. COMPUS Computer GmbH has always been committed to software excellence, and achieving the Certified for Microsoft Dynamics designation for Microsoft Dynamics AX is a reflection of that commitment, said Dr. Bernd Huber, General Manager, COMPUS Computer GmbH. About Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics is a line of financial, customer-relationship and supply-chain management solutions that helps businesses work more effectively. Delivered through a network of channel partners providing specialized services, these integrated, adaptable business management solutions work like and with familiar Microsoft software to streamline processes across an entire business. About COMPUS Computer GmbH COMPUS Computer GmbH is an IT-Infrastructure, IT-Security and Software-Design-Company located in Munich, Germany. COMPUS Computer GmbH is working in the field of Software-Integration and Software Design with focus on software from Microsoft and DATEV. COMPUS Computer GmbH is Microsoft Gold Certified in the Field of Advanced Infrastructure, Networking Infrastructure, Information Worker, Microsoft Business Solutions, IT-Security, Independent Software Vendor (ISV) etc. Furthermore COMPUS Computer GmbH is DATEV-System-Partner since more than 10 years. COMPUS Computer GmbH Max-Planck-Str. 4 D Aschheim bei München Kontakt: +49(0) vertrieb@compus.de