Dokumentenflut rechtssicher bewältigen! Dokumentenflut rechtssicher bewältigen!

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Elly Kaufer
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1 Dokumentenflut rechtssicher bewältigen! - 1 -Provadis

2 Die Ausgangslage Provadis - 2 -

3 Die Ausgangslage Was tun mit den unzähligen Dokumenten (Kurzunterweisungen, Betriebsanweisungen, SOP s, Delta-Schulungsdokumente, etc.)? immer mehr kurzfristige Schulungen ständig wachsende Anzahl verpflichtend zu schulender Dokumente Anstieg der Wiederholungsschulungen (oftmals nur kleine Änderungen gegenüber der Vorgängerversion) Die Anforderungen sind gestiegen. Der Nachweis teilgenommen oder gelesen ist kein verstanden! Provadis - 3 -

4 Die Ausgangslage Gesetzliche und behördliche Anforderungen müssen erfüllt werden. Betriebsspezifische Themen gibt es kaum von der Stange. Die Planung von Schulungen erfolgt in der Regel mit längerem Vorlauf. Doch wie verhält es sich mit kurzfristigem Schulungsbedarf, der durch neue oder geänderte Anweisungen und Richtlinien entsteht? Provadis - 4 -

5 Die Möglichkeiten Welche Möglichkeiten gibt es Dokumente rechtssicher zu schulen? Was bedeutet Rechtssicher? Der Verantwortliche und letztlich das Unternehmen benötigt den Nachweis WER, WANN in WAS unterwiesen wurde und WIE sichergestellt wurde das die Unterweisung auch wirklich verstanden wurde. Provadis - 5 -

6 Die Möglichkeiten Ein Versenden einer Betriebsanweisung oder einer neuen Richtlinie ist natürlich keine rechtssichere Schulung. Es erfolgt weder eine verlässliche Lesebestätigung noch einen Nachweis, dass die Inhalte verstanden wurden. Provadis - 6 -

Kurzfristige Präsenzschulungen fernab des Arbeitsplatzes sind eher die Ausnahme.

7 Die Möglichkeiten Präsenzveranstaltungen von guten Trainern sind fast immer ein geeignetes Format. Leider aufgrund der Menge der Themen unrealistisch in der Durchführung. Kurzfristige Präsenzschulungen fernab des Arbeitsplatzes sind eher die Ausnahme. Zu jedem neuen oder geänderten Dokument die Mitarbeiter zusammentrommeln? Veranstaltungen nach dem Motto: gerade wach geworden? wo muss ich unterschreiben? finden immer weniger Akzeptanz. Provadis - 7 -

Die Möglichkeiten Der Einsatz von E-Learnings ist in vielen Fällen eine gute, rechtssichere Möglichkeit, die eine hohe räumliche und zeitliche Flexibilität bietet.

8 Die Möglichkeiten Der Einsatz von E-Learnings ist in vielen Fällen eine gute, rechtssichere Möglichkeit, die eine hohe räumliche und zeitliche Flexibilität bietet. Leider gibt es betriebsspezifische Themen nicht von der Stange einzukaufen. Es muss also mit einem Werkzeug selbst ein E- Learning erstellt werden. Aufgrund der Dokumentenmenge und fehlender Ressourcen kann höchstens die Spitze des Berges abgetragen werden. Es dauert bei der Menge einfach zu lange und erzeugt damit erhebliche Kosten. Provadis - 8 -

9 Und nun? Wenn die üblichen Formate von s über Präsenz bis hin zum E-Learning den Berg nicht abtragen können was passiert dann mit dem Berg? Unter den Teppich kehren ist auf jeden Fall keine Lösung. Im Jahr 2016 wurde eine Lösung geschaffen, vorgestellt, erprobt und ausgezeichnet. Viele Firmen profitieren schon davon. Und Sie? Provadis - 9 -

Unglaublich, aber in nur 15 Minuten wird aus einem Dokument ein rechtssicheres Training.

10 Die Lösung! Mit dem FIT²-Dokumententrainer gibt es endlich eine Lösung für das Abtragen des Dokumentenberges. Unglaublich, aber in nur 15 Minuten wird aus einem Dokument ein rechtssicheres Training. Die zu schulenden Personen werden nicht nur durch das Dokument geleitet, sondern sie werden interaktiv einbezogen. Das Ergebnis ist eine hohe Effizienz und eine verblüffende nachhaltige Vermittlung der Themen. Provadis

11 Die Lösung: FIT² - Dokumententraining Im Handumdrehen vom Dokument zum Training Zu schulende Dokumente 100% Erledigung durch Nachverfolgung Archivierung Erledigung der Trainingsdokumente nach Lernplan Dokumententrainer zur Generierung von Trainingsdokumenten Fertig Verteilung über firmeneigene Lernplattform oder über FIT²-Lernplattform Provadis

12 Die Lösung: FIT² - Dokumententraining Im Handumdrehen vom Dokument zum Training Zu schulende Dokumente 100% Erledigung durch Nachverfolgung Archivierung Erledigung der Trainingsdokumente nach Lernplan Dokumententrainer zur Generierung von Trainingsdokumenten Verteilung über firmeneigene Lernplattform oder über FIT²-Lernplattform Provadis

13 Dokumententraining Das Trainingsdokument Provadis

14 Dokumententraining Das Trainingsdokument Provadis

Dokumententraining Zusammenfassung Bestehende freigegebene Dokumente werden als PDF in den Dokumententrainer eingelesen und automatisch in ein Trainingsdokument gewandelt Der Autor kann kinderleicht

15 Dokumententraining Zusammenfassung Bestehende freigegebene Dokumente werden als PDF in den Dokumententrainer eingelesen und automatisch in ein Trainingsdokument gewandelt Der Autor kann kinderleicht ausgewählte Stellen im Dokument als ToDo s markieren ToDo s zeigen sich dem Empfänger des Trainings z. B. als Abdeckaufgaben, Auswahl, Richtig/Falsch, Lückentexte, Markierungen für neue oder geänderte Passagen Die Bereitstellung des Trainingsdokuments erfolgt über eigene oder fremde Lernplattformen oder auch Offline in Präsenz Der Gesamtprozess kann innerhalb von nur 15 Minuten durch im Prinzip jeden erfolgen. Es braucht keine besonderen Fähigkeiten Wahlweise mit und ohne Lernerfolgskontrolle Provadis

16 Dokumententraining Individuelle Bestätigungen für Ihren Nachweis Provadis

17 Dokumententraining Zusammenfassung Mit dem FIT² Dokumententraining können sogar IT-Laien mit sehr einfachen Mitteln aus einem PDF oder einer PowerPoint Präsentation ein rechtssicheres Training generieren. Unglaublich. In nur 15 Minuten wird aus Ihrem Dokument ein nachhaltiges Training. Provadis

PDF oder einer PowerPoint Präsentation ein rechtssicheres Training generieren. Unglaublich.

18 Dokumentenflut rechtssicher bewältigen! Ganz einfach! Mit dem FIT² Dokumententraining können sogar IT-Laien mit sehr einfachen Mitteln aus einem PDF oder einer PowerPoint Präsentation ein rechtssicheres Training generieren. Unglaublich. In nur 15 Minuten wird aus Ihrem Dokument ein nachhaltiges Training. Der Dokumententrainer lässt Sie nicht im Regen stehen! Provadis

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