GEMEINSAMES MINISTERIALBLATT

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1 Art.-Nr GEMEINSAMES MINISTERIALBLATT G 3191 A Seite 685 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie / des Auswärtigen Amtes / des Bundesministeriums des Innern des Bundesministeriums der Finanzen / des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft / des Bundesministeriums der Verteidigung des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend / des Bundesministeriums für Gesundheit des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit des Bundesministeriums für Bildung und Forschung / des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung / der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien HERAUSGEGEBEN VOM BUNDESMINISTERIUM DES INNERN 65. Jahrgang ISSN Berlin, den 13. Juni 2014 Nr INHALT Amtlicher Teil Seite Bundesministerium der Finanzen Haushalt RdSchr. v , Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB); Neufassung der Bestimmungen

2 Seite 686 GMBl 2014 Nr Amtlicher Teil Bundesministerium der Finanzen Haushalt Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB) hier: Neufassung der Bestimmungen Bezug: Rundschreiben vom 22. Juni 2006 II A 6 H /06II RdSchr. d. BMF v II A 6 H 2006/13/ / Mit Rundschreiben vom 22. Juni 2006 wurden die Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB) letztmalig aktualisiert. Deshalb habe ich die ZBestB und die Anlagen aktualisiert, umfassend redaktionell überarbeitet und neu gegliedert. Unter anderem habe ich sie nunmehr in sachbezogene Abschnitte unterteilt. Die bisherigen Bestimmungen habe ich größtenteils inhaltlich, allerdings in verschiedenen Abschnitten übernommen und zum Teil ergänzt. So sind z. B. die Bestimmungen für die Fachaufsicht für Zahlstellen nunmehr in der Nr. 2.3, für Geldstellen in der Nr. 3.3 zusammengeführt. Die ZBestB habe ich analog zu den Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung um die Begriffsbestimmungen im Haushalts, Kassen und Rechnungswesen und um ein Abkürzungsverzeichnis ergänzt. Die Regelungen für die Zahlstellen und Geldstellen als besondere Zahlstellen sind nunmehr zur besseren Übersichtlichkeit in einzelnen Nummern getrennt dargestellt. Die bisherigen Bestimmungen über die Prüfung von Zahlstellen (ZPrüfBestB), habe ich, analog zu den Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung, in einem eigenen Abschnitt in die ZBestB aufgenommen (Vierter Abschnitt). Durch die Gliederung in sachbezogene Abschnitte sind auch die bisherigen Merkblätter 1 und 2 (Einrichtung einer Zahlstelle, Hinweise zur inhaltlichen Antragstellung bzw. Einrichtung einer Geldstelle) nicht mehr notwendig und weggefallen. Das bisherige Merkblatt 3 (Prüfung der Übereinstimmung zwischen Kontogegenbuch und Kontoauszug) ist nunmehr Muster 1 der ZBestB. Die bisherigen eigenständigen Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln (ZMBestB) Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes (WBestB) Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes Ausland (GScheckB) Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen des Bundes (ZSiBestB) und Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten (GeSiBestB) sind nun Anlage 1 bis 5 der ZBestB ohne Änderung der Bezeichnung. Auch diese Bestimmungen sind aktualisiert, redaktionell überarbeitet und neu gegliedert worden. Dabei sind die bisherigen Bestimmungen größtenteils inhaltlich übernommen und zum Teil ergänzt worden. Die ZSiBestB und die GeSiBestB werden künftig nur noch auf Anforderung von Dienststellen, die Zahlstellen einrichten bzw. eingerichtet haben, zur Verfügung gestellt. Aufgrund dieser grundlegenden Neugestaltung kann keine sinnvolle Synopse erstellt werden. Die geänderte Fassung tritt mit Veröffentlichung in Kraft. Die Neufassung der ZBestB und das Rundschreiben werden außerdem im Internet unter der Haushaltsmittel/ Verw.-Vorschriften für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln/Kassen- und Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung sowie in der E VSF unter der Kennung H (ZBestB) eingestellt. Die bisherigen Kennungen H (ZSiBestB), H (GeSiBestB), H (ZMBestB), H (WBestB) und H (ZPrüfB) entfallen ersatzlos. Zu den wesentlichen Änderungen der ZBestB im Einzelnen: Zu Nr. 1 und Nr. 18.2: Ab dem 1. Januar 2016 sind die ZBestB von allen Zahlstellen des Bundes ohne Änderungen anzuwenden. Für bestimmte Geschäftsbereiche können in Einzelfällen zusätzliche oder in begründeten Ausnahmefällen abweichende Bestimmungen als Nebenbestimmungen zu den Zahlstellenbestimmungen zugelassen werden. Sie sind von mir im Einvernehmen mit dem BRH zu genehmigen (Nr. 1 Abs. 5). Besondere Zahlstellenbestimmungen einzelner Geschäftsbereiche, sind bis spätestens 31. Dezember 2015 entsprechend anzupassen (Nr. 18.2) und verlieren nach diesem Zeitpunkt automatisch ihre Gültigkeit. Mit dieser Änderung werden die innere Organisation und die Aufgaben der Zahlstellen zur Vereinfachung der Rechnungsprüfung, vereinheitlicht. Dies ist ein wichtiger weiterer Schritt, um zukünftig auch die Zahlungen, die über Zahlstellen angenommen bzw. geleistet werden mit in das Forderungsmanagement des Bundes einzubinden. Zu Nr. 2.1 Abs. 2 und Nr. 3.1 Abs. 5: Um erhöhte Bargeldbestände oder Bestände auf Girokonten, die nicht bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden sind, bei den Zahl und Geldstellen zu vermeiden, ist zukünftig bei der Einrichtung einer Zahlstelle (Nr. 2.1) ein von mir zu

3 Nr GMBl 2014 Seite 687 genehmigender Wechselgeldbetrag festzulegen. Für Geldstellen ist eine Abführungsgrenze festzulegen, die meiner Einwilligung bedarf, wenn die Abführungsgrenze Euro Nr. 3.1 Abs. 5 a bzw Euro Nr. 3.1 Abs. 5 b übersteigt. Zu Nr. 3.1 Abs. 4: Es wird das Verfahren zur erstmaligen Auffüllung einer Geldstelle bzw. bei Änderung des Sockelbetrages der Geldstelle erläutert. Zu Nr. 4.4: Der bisherige Vordruck Z02 (Buchungsbeleg zur Zahlungsnachweisung E für Einzahlungen aufgrund allgemeiner Annahmeanordnung) ist weggefallen, da dieser Vordruck zur Abrechnung in der Bundesverwaltung nicht mehr verwendet wird. Sollte ein Buchungsbeleg zur Abrechnung notwendig werden, ist ein eigener Buchungsbeleg zu verwenden, der die Haushaltsstellen, die Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters, eine Belegnummer der Zahlstelle sowie den Verarbeitungsschlüssel enthält. Zu Nr. 6.1 Abs. 3 und 4: Für die Führung von Girokonten sind nunmehr Kundenkarten bzw. eckarten zugelassen. Girokonten, die nicht bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden sind, dürfen nur auf Guthabenbasis geführt werden. Zu Nr. 6.3: Die Begriffe der Bestandsablieferung bzw. -verstärkung habe ich für Geldstellen aus Gründen der Übersichtlichkeit in Bestandsabführung bzw. -auffüllung geändert. Zu Nr. 11.2: Das Verfahren für Kassenfehlbeträge und Kassenüberschüsse wird mit Verweis auf die Nrn. 6.1 und 8.1 der Vorschussund Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu 60 BHO (VO/ VW-RiB) ausführlicher als bisher erläutert. Nr. 15 ff. (Vierter Abschnitt): Ab Nr. 15 ff. sind nunmehr die Bestimmungen der Zahl- und Geldstellenprüfung eingestellt. Zum Sechsten Abschnitt: Analog zu der Verfahrensrichtlinie für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiB-MV/TV-HKR) sind in diesem Abschnitt die Vordrucke und Muster für Zahlstellen, Geldstellen sowie Zahlstellen- und Geldstellenprüfung enthalten. Oberste Bundesbehörden zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen gehörende Dienststellen nachrichtlich: Oberste Finanzbehörden der Länder

4 Seite 688 GMBl 2014 Nr Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB) (Stand: 4/2014)

5 Nr GMBl 2014 Seite 689 Inhaltsverzeichnis -III - Inhaltsverzeichnis: BEGRIFFSBESTIMMUNGEN IM HAUSHALTS-, KASSEN- UND RECHNUNGSWESEN...VI ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...IX ERSTER ABSCHNITT AUFGABEN UND ORGANISATION EINFÜHRUNG EINRICHTUNG, ORGANISATION UND PERSONAL, AUFSICHT SOWIE AUFHEBUNG VON ZAHLSTELLEN EINRICHTUNG EINER ZAHLSTELLE ORGANISATION UND PERSONAL DER ZAHLSTELLE Organisation Personal AUFSICHT ÜBER DIE ZAHLSTELLE AUFHEBUNG EINER ZAHLSTELLE EINRICHTUNG, ORGANISATION UND PERSONAL, AUFSICHT SOWIE AUFHEBUNG VON GELDSTELLEN EINRICHTUNG EINER GELDSTELLE ORGANISATION UND PERSONAL DER GELDSTELLE Organisation Personal AUFSICHT ÜBER DIE GELDSTELLE AUFHEBUNG EINER GELDSTELLE ZWEITER ABSCHNITT ZAHLUNGSVERKEHR UND WERTGEGENSTÄNDE ZAHLUNGSVERKEHR BEI ZAHLSTELLEN ZAHLUNGEN PRÜFUNG DER KASSENANORDNUNGEN QUITTUNGSERSTELLUNG Einzahlungen Auszahlungen ANNAHME AUFGRUND ALLGEMEIN ERTEILTER ANNAHMEANORDNUNG VERWAHRUNGEN EINZAHLUNGEN Annahme von Bargeld und Schecks Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme Annahme von Geldsorten Annahme von Wechseln AUSZAHLUNGEN Fälligkeitstag Auszahlung an einen Bevollmächtigten Gehaltsschecks (Ausland) ZAHLUNGSVERKEHR BEI GELDSTELLEN GIROVERKEHR DER ZAHLSTELLEN UND GELDSTELLEN ALLGEMEINES VERFAHREN ZUR ABLIEFERUNG UND VERSTÄRKUNG VON BESTÄNDEN DER ZAHLSTELLEN Bestandsablieferung Bestandsverstärkung VERFAHREN ZUR ABFÜHRUNG UND AUFFÜLLUNG VON BESTÄNDEN DER GELDSTELLEN Bestandsabführung Bestandsauffüllung EINZAHLUNG AUF EIN GIROKONTO AUS SICHERHEITSGRÜNDEN BEFÖRDERUNG VON ZAHLUNGSMITTELN... 22

6 Seite 690 GMBl 2014 Nr Inhaltsverzeichnis -IV- 7 WERTGEGENSTÄNDE BEHANDLUNG VON WERTGEGENSTÄNDEN VERLUST VON WERTGEGENSTÄNDEN DRITTER ABSCHNITT BUCHFÜHRUNG, ABRECHNUNG UND SICHERUNGSMAßNAHMEN NACHWEISUNGEN, AUFZEICHNUNGEN, BELEGE UND UNTERLAGEN ALLGEMEINES NACHWEISUNGEN NACHWEISUNGEN DER ZAHLSTELLE Zahlungsnachweisungen E (Einzahlungen) und A (Auszahlungen) Tagesabschluss (Nr. 11) Abrechnungsnachweisung Sonstige Nachweisungen NACHWEISUNGEN DER GELDSTELLE AUFZEICHNUNGEN KONTOGEGENBUCH SCHECK- UND QUITTUNGSHEFTE SOWIE SONSTIGE NUMMERIERTE VORDRUCKE AUFZEICHNUNGEN DER ZAHLSTELLE Geld- und Werteingangsbuch Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände SONSTIGE AUFZEICHNUNGEN BELEGE UND SONSTIGE UNTERLAGEN TAGESABSCHLUSS DER ZAHLSTELLE VERFAHREN BEIMTAGESABSCHLUSS KASSENFEHLBETRAG UND KASSENÜBERSCHUSS Kassenfehlbetrag Kassenüberschuss ABRECHNUNG DER ZAHLSTELLE MIT DER BUNDESKASSE AUFBEWAHRUNG SICHERUNGSMAßNAHMEN AUFBEWAHRUNG VON BARGELD UND WERTGEGENSTÄNDEN AUFBEWAHRUNG VON VORDRUCKEN VIERTER ABSCHNITT ZAHL- UND GELDSTELLENPRÜFUNG PRÜFUNGSVERFAHREN GRUNDSATZ PRÜFUNGSZEITRAUM NACHWEIS DER PRÜFUNG Kennzeichnung der Prüfung Prüfungsniederschrift Geringfügige Mängel Sonstige Mängel PRÜFUNGSUMFANG ZAHLSTELLENPRÜFUNG BESTANDSNACHWEIS, ÜBEREINSTIMMUNGSBERECHNUNG PRÜFUNG DES TAGESABSCHLUSSES UND DER ABRECHNUNGSNACHWEISUNG Z PRÜFUNG DER AUFZEICHNUNGEN Kontogegenbuch Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände Aufzeichnungen über Wertveränderungen bei Zahlung von Sorten Sonstige Prüfungen... 31

7 Nr GMBl 2014 Seite 691 Inhaltsverzeichnis -V Erledigung von Prüfungsbemerkungen GELDSTELLENPRÜFUNG FÜNFTER ABSCHNITT SCHLUSSBESTIMMUNG IN-KRAFT-TRETEN UND ÜBERGANGSBESTIMMUNG IN-KRAFT-TRETEN ÜBERGANGSBESTIMMUNG SECHSTER ABSCHNITT VORDRUCKE UND MUSTER Vordrucke Vordruck Zahlungsnachweisung E Vordruck Zahlungsnachweisung A Vordruck Tagesabschlussblatt/Abschlussnachweisung Z Vordruck Kontogegenbuch (Deckblatt) Vordruck Kontogegenbuch (Einlegeblatt) Vordruck Anschreibeliste über Einzahlungen und Auszahlungen (Geldstelle - Deckblatt) Vordruck Anschreibeliste über Einzahlungenund Auszahlungen (Geldstelle - Einlegeblatt) Vordruck Quittung ZBestB Vordruck Quittung ZBestB Muster 1 Prüfung der Übereinstimmung zwischen dem Guthaben des Girokontos und des Kontogegenbuches Muster für die Zahl- und Geldstellenprüfung Muster 2 Zahlstellenbestandsnachweisung (Darstellung des Soll- und Istbestandes) Muster 3 Geldstellenbestandsnachweisung (Darstellung des Soll- und Istbestandes) Anlagen Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Anlage 4 Anlage 5 Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln (ZMBestB) Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes (WBestB) Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (GScheckB) Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen des Bundes (ZSiBestB) Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten (GeSiBestB) Die Anlagen 4 und 5 werden nur auf Anforderung beimzuständigen Fachreferat des Bundesministeriums der Finanzen (Referat II A 6) zur Verfügung gestellt.

8 Seite 692 GMBl 2014 Nr Begriffsbestimmungen im Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen -VI- Begriffsbestimmungen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Abrechnung Abführungsgrenze Abschlagsauszahlung Auftragszahlung Ausgabe Auszahlung Bare Zahlung Bestandsablieferung Bestandsabführung Bestandsauffüllung Bestandsverstärkung Bewirtschafter Buchungskonto Buchungsstelle Buchungstag Einnahme Nachweis gegenüber der zuständigen Kasseüber die Verwendung der Bestandsverstärkungen und Bestandsablieferungen der Zahlstelle sowie Buchung im HKR-Verfahren Festgelegter Mindestbetrag, der von einer Geldstelle abzuführen und vom Titelverwalter abzurechnen ist Eine als Ausgabe zu buchende Auszahlung zur teilweisen Erfüllung einer Verbindlichkeit, die der Höhe nach noch nicht feststeht Zahlung, die eine Zahlstelleaufgrund eines schriftlichen Auftrages einer anderen Zahlstelle für diese annimmt oder leistet Auszahlung, die im Titelbuch bei einem Ausgabetitel zu buchen ist Zahlung, die von der Zahlstelle bar geleistet wird Zahlung, die durch Übergabe oder Übersendung von Bargeld oder zugelassenen Schecks (s. ZMBestB) bewirkt wird Auszahlung, die eine Zahlstelle auf ein Girokonto der zuständigen Kasse leistet, um einen den Zahlstellenbestand übersteigenden Geldbetrag Auszahlung, die eine Geldstelle auf ein Girokonto der zuständigen Kasse leistet, um einen den Geldstellenbestand übersteigenden Geldbetrag Einzahlung, die eine Geldstelle von der zuständigen Kasse erhält, um den Sockelbetrag aufzufüllen Einzahlung, die eine Zahlstelle von der zuständigen Kasse erhält, um den Zahlstellenbestand für Auszahlungen zu erhöhen Bewirtschafter sind alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes beteiligten Mittelverteiler und Titelverwalter Konto im HKR-Verfahren für die Buchung buchungspflichtiger Vorgänge, die nicht imhaushalt zu buchen sind (z. B. Vorschüsse oder Verwahrungen); wird durch eine zehnstellige Nummer gekennzeichnet im HKR-Verfahren eingerichtetes Buchungs- oder Objektkonto, auf dem die nicht haushaltsmäßigen Bewirtschaftungsmaßnahmen gebucht werden Tag, an dem eine Zahlstelle einen buchungspflichtigen Vorgang zahlt Einzahlung die im Titelbuch bei einem Einnahmetitel zu buchen ist

9 Nr GMBl 2014 Seite 693 Begriffsbestimmungen im Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen -VII - Einzahlung Fehlbetrag Haushaltsstelle HKR-Verfahren Istbestand Kassenbehälter Kassenzeichen Objektkonto Personenkonto Rückscheck Sachbücher Sachbuchkonto Sockelbetrag Sollbestand Sollstellung Zahlung, die von der Zahlstelle bar angenommen wird Betrag, um den der Istbestand einer Zahlstelle geringer als der Sollbestand ist imhkr-verfahren eingerichtetes Titel- oder Objektkonto, auf dem die haushaltsmäßigen Bewirtschaftungsmaßnahmen gebucht werden Das automatisierte Verfahren für das Haushalts- Kassen und Rechnungswesen des Bundes ist mit den Subverfahren Zahlungsüberwachungsverfahren, Zahlungsaufschubverfahren und Darlehensverfahren das zentrale ressortübergreifende Verfahren zur Buchung aller Maßnahmen zur Bewirtschaftung der Bundesmittel Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten und den Beständen aus den Kontogegenbüchern Für die Aufbewahrung der Bargeldbestände und andere Wertgegenstände geeignete Behältnisse wie ein hierfür geeigneter Geldschrank, eine Kassette oder ein vergleichbares Behältnis Zwölfstelliges numerisches Ordnungsmerkmal eines Personenkontos, das der Zuordnung von Einzahlungen im Zahlungsüberwachungsverfahren dient Unterkonto eines Titel- oder Buchungskontos im HKR- Verfahren, das durch eine achtstellige Nummer gekennzeichnet wird Konto zur Überwachung von Einzahlungen in den Subverfahren Ein von dem bezogenen Kreditinstitut nicht eingelöster und deshalb an die Kasse zurückgesandter Scheck Bücher, in denen die buchungspflichtigen Vorgänge aufzuzeichnen sind. Die Sachbücher werden im HKR-Verfahren geführt Konto imhkr-verfahren, dessen Nummer sich aus der Bewirtschafternummer und der Haushalts- oder Buchungsstelle zusammensetzt Betrag, über den eine Geldstelle dauerhaft verfügen darf, sofern sie Auszahlungen leisten darf. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen dürfen, ist der Sockelbetrag null. Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und Auszahlungen des Tages unter Berücksichtigung des Sollbestandes des vorhergehenden Abschlusstages Buchung des zu erhebenden oder auszuzahlenden Betrages im Vorbuch

10 Seite 694 GMBl 2014 Nr Begriffsbestimmungen im Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen -VIII - Subverfahren Titel Titelkonto Titelverwalter Überschuss Wechselgeldbetrag Zahlungsmittel Vorverfahren des HKR-Verfahrens für die Zahlungsüberwachung (Zahlungsüberwachungsverfahren, Zahlungsaufschubverfahren und Darlehensverfahren). In den Subverfahren werden Vorbücher geführt, deren Buchungen täglich summarisch in die Bücher des HKR-Verfahrens übernommen werden Durch fünf Ziffern gekennzeichnete unterste Gliederung im Haushaltsplan, die sich aus der numerischen Bezeichnung der Haupt- und Obergruppe sowie Gruppe und der laufenden Nummer (zweistellig) zusammensetzt Konto im HKR-Verfahren für die Buchung buchungspflichtiger Vorgänge, die im Haushalt zu buchen sind; wird durch eine zehnstellige Nummer gekennzeichnet (Einzelplan, Kapitel, Titel und Prüfziffer) Bewirtschafter im HKR-Verfahren, der Maßnahmen der Mittelverwendung anweisen und anordnen kann (z. B. Anordnung zur Annahme oder Leistung einer Zahlung, Buchung von Verpflichtungen) Betrag, um den der Istbestand einer Zahlstelle den Sollbestand übersteigt Bestand der Zahlstelle über den sie dauerhaft verfügen darf Euro-Münzen und -Banknoten sowie zugelassene Schecks und fremde Geldsorten

11 Nr GMBl 2014 Seite 695 Abkürzungsverzeichnis -IX- Abkürzungsverzeichnis ABestB-HKR BBankG BHO BMF BestMaVB-HKR GeSiBestB GScheckB MünzG VerfRiB-MV/TV-HKR VerfRiBeS-HKR VO/VW-RiB VV BHO WBestB ZMBestB ZSiBestB Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes Bundesbankgesetz Bundeshaushaltsordnung Bundesministerium der Finanzen Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechungswesen des Bundes Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland Münzgesetz Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu 60 BHO Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen

12 Seite 696 GMBl 2014 Nr X-

13 Nr GMBl 2014 Seite 697 Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation -11- Erster Abschnitt 1 Einführung Aufgaben und Organisation (1) Nach 70 BHO dürfen neben den Bundeskassen Zahlungen auch von Zahlstellen angenommen oder geleistet werden. Zahlstellen dürfen nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen bei obersten Bundesbehörden oder in den Geschäftsbereichen der obersten Bundesbehörden eingerichtet werden. (2) Zahlstellen wickeln nur den baren Zahlungsverkehr für die Bundeskassen ab. Der unbare Zahlungsverkehr erfolgt über die Bundeskassen. (3) Geldstellen sind Zahlstellen besonderer Art, für die geringere Anforderungen an die Einrichtung, Führung und Abrechnung gestellt werden. (4) Im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof regeln die nachfolgenden Bestimmungen die Einrichtung, die innere Organisation und die Aufgaben der Zahlstellen und Geldstellen sowie die Abrechnung mit den Bundeskassen. (5) Für bestimmte Geschäftsbereiche notwendige zusätzliche oder in begründeten Ausnahmefällen abweichende Bestimmungen bedürfen der Genehmigung des BMF. Sie werden als Nebenbestimmungen zu diesen Zahlstellenbestimmungen zugelassen. Das BMF hat das Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen. 2 Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie Aufhebung von Zahlstellen 2.1 Einrichtung einer Zahlstelle (1) Eine Zahlstelle darf nur eingerichtet werden, wenn die der Zahlstelle zu übertragenden Aufgaben nicht von einer Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle - auch eines fremden Geschäftsbereiches - erledigt werden können. (2) Die Einrichtung einer Zahlstelle bedarf der Genehmigung des Bundesministeriums der Finanzen. Der Antrag ist von der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. ImAntrag ist zu begründen, warum eine Zahlstelle eingerichtet und welche Aufgaben der Zahlstelle übertragen werden soll. Zusätzlich ist ein bedarfsgerechter Wechselgeldbetrag, über den die Zahlstelle dauerhaft verfügen darf, zu begründen. Eine Erhöhung des genehmigten Wechselgeldbetrages bedarf der Einwilligung des BMF. Die oberste Bundesbehörde kann die Beantragung zur Einrichtung von Zahlstellen einer anderen Stelle übertragen. Die Übertragung ist dem BMF mitzuteilen. (3) Die Zahlstelle führt die Bezeichnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist mit dem Zusatz Zahlstelle. (4) Für jede Zahlstelle werden im HKR-Verfahren eine Bewirtschafternummer und ein Abrechnungskonto eingerichtet. Im Abrechnungsverkehr mit der Bundeskasse ist die von der Bundeskasse vergebene Zahlstellennummer anzugeben. (5) Jede Zahlstelle hat grundsätzlich ein Girokonto bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank zu führen, das vom BMF in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden wird. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums der Finanzen.

14 Seite 698 GMBl 2014 Nr Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation Organisation und Personal der Zahlstelle Organisation Personal Für die Zahlstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist. (1) Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, in der die Zahlstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine persönlich und fachlich geeignete Zahlstellenverwalterin oder einen persönlich und fachlich geeigneten Zahlstellenverwalter (Zahlstellenverwaltung) und eine Vertreterin oder einen Vertreter (Zahlstellenvertretung) zu bestellen. Ihre Namen und Unterschriftsproben sind der zuständigen Bundeskasse mitzuteilen. (2) Der Zahlstellenverwaltung und der Zahlstellenvertretung können für die Erledigung der Aufgaben weitere Beschäftigte zur Verfügung gestellt werden. (3) Die Dienststellenleitung hat die Zahlstellenverwaltung, die Zahlstellenverwaltung die übrigen Beschäftigten der Zahlstelle, bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der Zahlstellenverwaltung bzw. von den übrigen Beschäftigten schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung bzw. der Zahlstellenverwaltung aktenkundig zu machen. (4) Die Zahlstellenverwaltung ist für die sichere, ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der Zahlstellenaufgaben verantwortlich. Dazu gehört auch die Prüfung zur Einhaltung der Zahlstellensicherheit. Im Rahmen der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben sind die Zahlstellenvertretung sowie weitere Beschäftigte regelmäßig über alle für ihren Aufgabenbereich bedeutsamen Bestimmungen zu unterrichten und fortzubilden. Über Mängel und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren, die von der Zahlstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit abgestellt werden kann, ist unverzüglich die Zahlstellenaufsicht und die Dienststellenleitung zu unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu unterrichten. (5) BeimWechsel der Zahlstellenverwaltung sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben. Die Übergabe ist von einer Zahlstellenprüferin oder einem Zahlstellenprüfer zu leiten. Es ist eine Niederschrift gem. Nr zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der Dienststellenleitung vorzulegen ist. (6) Ist die Zahlstellenverwaltung vorübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der Zahlstellenvertretung wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils im Tagesabschluss zu vermerken. Der Vermerk ist von der Vertretung zu unterschreiben. (7) Bei Zahlstellen mit mehreren Beschäftigten sind die Zahlungsgeschäfte und die Führung der Nachweisungen grundsätzlich zu trennen. Im Einzelnen wird die Aufgabenverteilung innerhalb der Zahlstelle durch die Dienststellenleitung oder durch die von der Dienststellenleitung beauftragte Beschäftigte oder beauftragten Beschäftigten festgelegt.

15 Nr GMBl 2014 Seite 699 Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation -13- (8) Beschäftigte der Zahlstelle dürfen an der Erstellung von Anordnungen im Sinne des 70 BHO nicht verantwortlich beteiligt sein (vgl. 77 BHO). (9) Die Zahlstellenverwaltung hat den Weisungen der zuständigen Bundeskasse in Bezug auf die Zahlstellenabrechnung Folge zu leisten. 2.3 Aufsicht über die Zahlstelle (1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die Zahlstelle. Die Zahlstellenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht ohne Weisungsrecht. (2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der Fachaufsicht, insbesondere die Zahlstellenaufsicht, auf anderebeschäftigte übertragen, die nicht der Zahlstelleangehören dürfen (Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer). Die Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer (Zahlstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der Zahlstelle vertraut sein. (3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen Beschäftigten, die nach VV Nr zu 9 BHO die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden, dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden. (4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen. 2.4 Aufhebung einer Zahlstelle (1) Eine Zahlstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den Fortbestand der Zahlstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die Aufgaben der Zahlstellevon einer Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle wahrgenommen werden können. (2) Eine Zahlstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das für die Zahlstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete Abrechnungskonto ausgeglichen sind. (3) Über die Aufhebung einer Zahlstelle ist das BMF durch Übersendung eines Abdrucks der Aufhebungsverfügung zu unterrichten, damit das Abrechnungskonto stillgelegt und ggf. das Girokonto aus der Kontenhierarchiedes Bundes herausgenommen werden kann. 3 Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie Aufhebung von Geldstellen 3.1 Einrichtung einer Geldstelle (1) Eine Geldstelle darf eingerichtet werden, wenn bare a) Einzahlungen, b) Auszahlungen oder c) Ein- und Auszahlungen ohne vorherige Anordnung der Zahlungen angenommen oder geleistet werden müssen. Sie dürfen vorher nicht imeinzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sein. (2) Die Einrichtung einer Geldstelle bedarf der Genehmigung der zuständigen obersten Bundesbehörde. Der Antrag ist von der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet werden soll, zu stellen. ImAntrag ist zu begründen, warum eine Geldstelle eingerichtet und

16 Seite 700 GMBl 2014 Nr Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation -14- welche Aufgaben der Geldstelle übertragen werden soll. Zusätzlich ist für jede Geldstelle, die Auszahlungen leisten sollen, ein bedarfsgerechter Sockelbetrag, über den die Geldstelle dauerhaft verfügen darf, und bei Geldstellen, die Einzahlungen annehmen dürfen, eine Abführungsgrenze festzulegen. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen dürfen, ist der Sockelbetrag null. (3) Das BMF und die zuständige Bundeskasse ist durch die zuständige oberste Bundesbehörde über die Einrichtung der Geldstelle mit der Höhe des Sockelbetrages oder bei Änderung der Höhe des Sockelbetrages der Geldstelleunter Angabeder Bewirtschafternummer, unter der die Geldstelle abgerechnet werden soll, durch Übersendung der Einrichtungsverfügung zu unterrichten. (4) Für Geldstellen, die Auszahlungen leisten dürfen, wird zur Auszahlung des festgelegten Sockelbetrages im HKR-Verfahren im Abschnitt 3 ( ) des Vorschussbuches ein Einzelvorschusskonto bei der Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters, unter der die Geldstelle abgerechnet wird, eingerichtet. Aus dem Vorschusskonto dürfen die Sockelbeträge mehrerer Geldstellen unter jeweils einer eigenen Vorschusskontrollnummer ausgezahlt werden, sofern die Geldstellen alle von einem Titelverwalter abgerechnet werden. Auszahlungen aus dem Vorschusskonto dürfen bei Einrichtung einer Geldstelleund erstmaliger Auszahlung des Sockelbetrages zu Gunsten der Geldstelleoder bei der Erhöhung des Sockelbetrages der Geldstelle angeordnet werden. Wird die Höhe des Sockelbetrages verringert, ist der übersteigende Betrag zu Gunsten des Vorschusskontos der zuständigen Bundeskasse wieder einzuzahlen. Die Einzahlung ist vom zuständigen Titelverwalter bei der Bundeskasse anzuordnen. Es sind die Bestimmungen der Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu 60 BHO (VO/VW-RiB) anzuwenden. (5) Bei der Einrichtung a) einer Geldstelle mit einem festgelegten Sockelbetrag von über Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze von Euro, b) mehrerer Geldstellen für eine Dienststellebzw. unter einer Bewirtschafternummer mit Sockelbeträgen über insgesamt Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze von über Euro und c) einer Geldstelle, die in begründeten Ausnahmefällen Kassenanordnungen, auch allgemein erteilte, bar auszahlen und annehmen darf, bedarf es der Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen. Der Antragist von der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Ausnahme notwendig ist. In diesen Fällen ist eine Unterrichtung nach Absatz 3 nicht notwendig. Die oberste Bundesbehörde kann die Aufgabe einer anderen Stelle übertragen. Die Übertragung ist dem BMF mitzuteilen. (6) Für eine Geldstelle darf zur Bestandsauffüllung des Sockelbetrages oder zur Bestandsablieferung eines den Sockelbetrag übersteigenden Betrages ein Girokonto bei einem Kreditinstitut eingerichtet werden. Bei der Einrichtung des Girokontos ist auf die Wirtschaftlichkeit zu achten, die mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen ist. Unbare Zahlun-

17 Nr GMBl 2014 Seite 701 Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation -15- gen dürfen, bis auf Bestandsabführungen nicht über das Girokonto geleistet werden. Die Regelungen Nr. 6.1 sind anzuwenden. 3.2 Organisation und Personal der Geldstelle Organisation Personal Für die Geldstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist. (1) Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, in der die Geldstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine persönlich und fachlich geeignete Geldstellenverwalterin oder einen persönlich und fachlich geeigneten Geldstellenverwalter (Geldstellenverwaltung) und eine Vertreterin oder einen Vertreter (Geldstellenvertretung) zu bestellen. (2) Die Dienststellenleitung hat die Geldstellenverwaltung und die Geldstellenvertretung bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der Geldstellenverwaltung und der Geldstellenvertretung schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung aktenkundig zu machen. (3) Die Geldstellenverwaltung ist für die sichere, ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der Geldstellenaufgaben verantwortlich. Über Mängel und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Geldstelleund im Verwaltungsverfahren, die von der Geldstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit abgestellt werden kann, ist unverzüglich die Leitung der Dienststelle oder die von der Leitung der Dienststelle mit der Fachsicht beauftrage Person zu unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu unterrichten. (4) Der Geldstellenverwaltung darf die Anordnungsbefugnis nach VV Nr zu 9 BHO nicht übertragen werden. (5) Beim Wechsel der Geldstellenverwaltung sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben. Die Übergabe ist von der Dienststellenleitung oder von der Geldstellenprüfung zu leiten (Nr. 3.3). (6) Ist die Geldstellenverwaltung vorübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der Geldstellenvertretung wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils in der Anschreibeliste zu vermerken. Der Vermerk ist von der Vertretung zu unterschreiben. 3.3 Aufsicht über die Geldstelle (1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die Geldstelle. Die Geldstellenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht ohne Weisungsrecht. (2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der Fachaufsicht, insbesondere die Geldstellenaufsicht, auf andere Beschäftigte übertragen, die nicht der Geldstelleangehören dürfen (Geldstellenprüferinnen und Geldstellenprüfer). Die Geldstellenprüferinnen und

18 Seite 702 GMBl 2014 Nr Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände -16- Geldstellenprüfer (Geldstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der Geldstelle vertraut sein. (3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen Beschäftigten, die nach VV Nr zu 9 BHO die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden, dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden. (4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen. 3.4 Aufhebung einer Geldstelle (1) Eine Geldstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den Fortbestand der Geldstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die Aufgaben der Geldstelle von einer Zahlstelle oder einer anderen Geldstelle wahrgenommen werden können. (2) Eine Geldstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das für die Geldstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete Vorschusskonto ausgeglichen sind. (3) Über die Aufhebung einer Geldstelle sind die zuständige oberste Bundesbehörde und die zuständige Bundeskasse sowie in den Fällen der Nr. 3.1 Abs. 5 das BMF durch Übersendung der Aufhebungsverfügung unter Angabe der Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters zu unterrichten. Zweiter Abschnitt 4 Zahlungsverkehr bei Zahlstellen 4.1 Zahlungen Zahlungsverkehr und Wertgegenstände (1) Zahlungen (Ein- und Auszahlungen) dürfen von den Zahlstellen nur aufgrund von elektronischen oder schriftlichen Anordnungen angenommen oder geleistet werden. Dies gilt nicht für Bestandsverstärkungen und Bestandsablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung. (2) Einzahlungen dürfen auch ohne Anordnung angenommen werden, wenn die oder der Einzahlende ihre oder seine Zahlungsverpflichtung glaubhaft macht. (3) Auszahlungen dürfen grundsätzlich nur im Rahmen der verfügbaren Mittel geleistet werden. (4) Zahlungen werden durch Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln bewirkt. Bestandsablieferungen und Bestandsverstärkungen über die Girokonten der Zahlstelle sind davon ausgenommen. (5) Zahlungsmittel dürfen nur amschalter der Zahlstelle von den mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen angenommen oder geleistet werden. Die Dienststellenleitung kann zulassen, dass Beschäftige auch an anderen Stellen Zahlungsmittel annehmen dürfen. (6) Auszahlungen durch Übersendung von Zahlungsmitteln sind nur in Ausnahmefällen zu bewirken. Auszahlungen durch Übersendung von Bargeld sind unzulässig. (7) Für die Annahme, Auszahlung und Verwaltung von Zahlungsmitteln sind die ZMBestB anzuwenden.

19 Nr GMBl 2014 Seite 703 Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände -17- (8) Schecks, Überweisungsaufträge und Quittungen dürfen nur mit urkundengeeigneten Schreibmitteln ausgestellt werden. Sie müssen von den berechtigten Beschäftigen der Zahlstelle oder von den mit der Annahme von Zahlungsmitteln außerhalb der Zahlstellenräume beauftragten Beschäftigten unterschrieben werden. Nummer der Anlage zu VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO)ist entsprechend anzuwenden. 4.2 Prüfung der Kassenanordnungen (1) Kassenanordnungen sind vor der Zahlung auf förmliche Richtigkeit und Verarbeitungsfähigkeit (Buchungsreife) von den mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen der Zahlstelle zu prüfen. Die Buchungsreife umfasst die Prüfung nach Nr. 2 der Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO). (2) Die Unterschrift des Anordnungsbefugten muss mit der Unterschriftsprobe nach Nr der Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlung, Buchführung und Rechnungslegung übereinstimmen. (3) Die Kassenanordnung muss an die zuständige Bundeskasse gerichtet sein und den Zusatz über die Zahlstelle... tragen. (4) Unvollständige oder fehlerhafte Kassenanordnungen sind sofort mit einem entsprechenden Hinweis zurückzugeben. 4.3 Quittungserstellung Einzahlungen (1) Über jede Einzahlung in bar, durch Übergabe eines Schecks oder mittels Kartenzahlverfahren ist ein maschinell erstellter Kassenzettel, auf Verlangen eine Quittung ( 368 BGB), auszuhändigen. Wird ein maschinelles Verfahren nicht eingesetzt, so ist eine Quittung zu erteilen. (2) Für von Hand auszustellende Quittungen sind Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu verwenden. Die Namen und Unterschriften der zur Annahme von Zahlungen und zur Ausstellung von Quittungen berechtigten Beschäftigten der Zahlstelle sind im Schalterraum durch Aushang bekannt zu machen (Vordruck 22150) Auszahlungen Über jede Auszahlung in bar oder durch Übergabe eines Barschecks ist eine Quittung zu verlangen. Bei Zug-um-Zug Geschäften genügt der übliche Kassenzettel. Vor der Auszahlung oder Übergabe ist die Empfangsberechtigung festzustellen. 4.4 Annahme aufgrund allgemein erteilter Annahmeanordnung (1) Einzahlungen aufgrund allgemein erteilter Annahmeanordnung dürfen angenommen werden, wenn Unterlagen zur Verfügung stehen, aus denen die Beträge, die Zahlungspflichtigen, die Haushaltsstelle und das Haushaltsjahr eindeutig erkennen kann. Nummer 4.5 ist zu beachten. (2) Einzahlungen im Rahmen allgemein erteilter Annahmeanordnung können aufgeteilt nach Haushaltsstellen in einen Buchungsbeleg eingetragen werden. Der Buchungsbeleg

20 Seite 704 GMBl 2014 Nr Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände -18- muss zusätzlich die Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters und eine Belegnummer der Zahlstelle (siehe Z01) sowie den Verarbeitungsschlüssel enthalten. Die Einzahlungen sind täglich aufzurechnen und die Summe ist in die Zahlungsnachweisung E zu übernehmen (Vordruck 22051). 4.5 Verwahrungen Ist die entsprechende Haushaltsstelle einer Einzahlung nicht bekannt, so ist sie in Verwahrung zu buchen. 4.6 Einzahlungen Annahme von Bargeld und Schecks Für die Annahme von Bargeld und Schecks sind die ZMBestB anzuwenden Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme (1) Der Einsatz von Kartenzahlverfahren oder der Einsatz von elektronischen Zahlungssystemen für Einzahlungen darf von der zuständigen obersten Bundesbehörde eigenverantwortlich im Rahmen der Wirtschaftlichkeit zugelassen werden. Die BestMaVB-HKR sind zu beachten. (2) Für die Annahme von Zahlungen im Rahmen von Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen sind die ZMBestB anzuwenden Annahme von Geldsorten Geldsorten in ausländischen Währungen dürfen im Rahmen der ZMBestB angenommen werden Annahme von Wechseln Die Annahme von Wechseln als Einzahlungen ist nicht erlaubt. Das BMF kann Ausnahmen zulassen. 4.7 Auszahlungen Fälligkeitstag Eine Auszahlung darf nicht vor dem in der Anordnung angegeben Fälligkeitstag geleistet werden. Die Auszahlung darf unverzüglich geleistet werden, wenn der Fälligkeitstag bereits verstrichen ist Auszahlung an einen Bevollmächtigten (1) Wird eine Auszahlung an eine Bevollmächtigte oder einen Bevollmächtigten geleistet, ist die Vollmacht mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden. Vollmachten, die für mehr als eine Zahlung gelten, sind sorgfältig aufzubewahren. Bei jeder Auszahlung ist eine Kopie der Vollmacht mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden. (2) Bei Zweifeln über die Person der Empfängerin oder des Empfängers oder hinsichtlich ihrer oder seiner Empfangsberechtigung ist vor der Auszahlung die Entscheidung der anordnenden Stelle einzuholen.

21 Nr GMBl 2014 Seite 705 Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände Gehaltsschecks (Ausland) Für Zahlstellen im Ausland, die im Einvernehmen mit dem BMF zur Annahme von Gehaltsschecks der im Ausland entsandten Beschäftigten berechtigt sind, gelten die Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes. Im Inland dürfen keine Gehaltsschecks angenommen werden. 5 Zahlungsverkehr bei Geldstellen (1) Bei einer Geldstelle darf die Geldstellenverwaltung oder Geldstellenvertretung nur Einzahlungen annehmen und Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. (2) Für diese Einzahlungen oder Auszahlungen müssen keine Kassenanordnungen vorgelegt werden. (3) Im Übrigen sind die Bestimmungen der Nr. 4.3, mit Ausnahme von Schecks und entsprechend anzuwenden. Die Annahme von Geldsorten (Nr ) bei Geldstellen im Ausland ist allgemein zugelassen. Für Geldstellen im Inland ist die Genehmigung des BMF von der zuständigen obersten Bundesbehörde einzuholen. (4) Für Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 4 c) sind die Bestimmungen der Nr. 4, mit Ausnahme der Nr. 4.1 Absätze 2, 4, 5 und 6 sowie Nr. 4.4, Nr. 4.5, und entsprechend anzuwenden. 6 Giroverkehr der Zahlstellen und Geldstellen 6.1 Allgemeines (1) Für jedes Girokonto ist ein Kontogegenbuch zu führen, in dem alle Zahlungen einzutragen sind, die über das Girokonto abgewickelt werden (Vordrucke 22054; 22055). (2) Die Namen und Unterschriftsproben der verfügungsberechtigten Beschäftigten der Girokonten sind den kontoführenden Stellen auf den dafür vorgesehenen Vordrucken mitzuteilen. Die Mitteilung ist von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle oder Geldstelle eingerichtet ist, zu unterschreiben und mit dem Dienststempel der Dienststelle zu versehen. Bei jeder Änderung der Berechtigung ist entsprechend zu verfahren. (3) Für die Bargeldverfügungen darf das Kreditinstitut, bei dem das Girokonto eingerichtet ist, eine Kundenkarte, sofern diese nicht angeboten wird auch eine eckarte, zur Verfügung stellen. Die Kundenkarte und ggf. eine Pin für die Karte sind getrennt und sicher aufzubewahren. Für die Aufbewahrung sind die Regelungen der WBestB (Anlage 2) anzuwenden. Es muss sichergestellt sein, dass nur die verfügungsberechtigten Beschäftigten Zugriff auf die Karte und die Pin haben. (4) Konten, die nicht bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet sind, dürfen nur auf Guthabenbasis geführt werden. Die Vereinbarung eines Kontokorrentkredites ist unzulässig. Dies gilt auch für Konten, die bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet, aber nicht in die Kontenhierarchiedes Bundes eingebunden sind.

22 Seite 706 GMBl 2014 Nr Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände 6.2 Verfahren zur Ablieferung und Verstärkung von Beständen der Zahlstellen Bestandsablieferung -20- (1) Der den festgelegten Wechselgeldbetrag übersteigenden Zahlstellenbarbestand, der nicht für Barauszahlungen am nächsten Tag benötigten wird, ist auf das Girokonto der Zahlstelle einzuzahlen. Der eingezahlte Betrag ist an die zuständige Bundeskasse gem. Absatz 2 oder 3 abzuliefern. (2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, abgeliefert. Die Ablieferung ist nur in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen. (3) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einem anderen Kreditinstitut eingerichtet ist, ist zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, noch am gleichen Tag zu überweisen. Bei der Bestandsablieferung ist auf dem Zahlungsverkehrsbeleg die Zahlstellennummer anzugeben. Die Bestandsablieferung ist sofort in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen Bestandsverstärkung (1) Werden bei der Zahlstelle keine Einzahlungen angenommen oder reichen angenommene Einzahlungen für die Leistung von Auszahlungen im Abrechnungszeitraum (Nr.12) nicht aus, so hat die Zahlstelle sich den notwendigen Betrag von ihrem Girokonto auszuzahlen. Das Girokonto ist um den auszuzahlenden Betrag gem. Absatz 2 oder 3 von der Bundeskasse zu verstärken. Die Bestandsverstärkung wird von der Bundeskasse unmittelbar im Abrechnungskonto der Zahlstelle gebucht. (2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch zu Lasten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, verstärkt. Die Verstärkung ist nur in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen. (3) Eine Zahlstelle mit einem Girokonto bei einem anderen Kreditinstitut hat die zu verstärkende Summe bei der zuständigen Bundeskasse anzufordern. Der formlose Verstärkungsauftrag muss mindestens die Bewirtschafternummer der Zahlstelle (Nr. 2.1 Abs. 4), das Datum der Bestandsverstärkung sowie die Höhe der Bestandsverstärkung enthalten. Der Verstärkungsauftrag ist von der Zahlstellenverwaltung oder der Zahlstellenvertretung zu unterzeichnen. Die Bestandsverstärkung ist sofort in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen. (4) Das BMF kann im Einvernehmen mit der zuständigen obersten Bundesbehörde für die Zahlstelle andere Verfahren der Bestandsverstärkung zulassen.

23 Nr GMBl 2014 Seite 707 Zweiter Abschnitt - Zahlungsverkehr und Wertgegenstände Verfahren zur Abführung und Auffüllung von Beständen der Geldstellen Die Bestandsabführung und -auffüllung der Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c) wird vom BMF mit der Genehmigung zur Einrichtung der Geldstelle geregelt Bestandsabführung (1) Der Geldstellenbestand, der den festgelegten Sockelbetrag übersteigt und der nicht für Auszahlungen innerhalb des laufenden Monats benötigt wird sowie bei Erreichen der festgelegten Abführungsgrenze, ist von der Geldstellenverwaltung an die Bundeskasse abzuführen. Der Bestand ist mindestens einmal monatlich abzuführen, sofern die Abführungsgrenze nicht erreicht wird. Wird die Abführungsgrenze überschritten, ist der gesamte den Sockelbetrag überschreitende Geldstellenbestand unverzüglich abzuführen. (2) Die Geldstellenverwaltung hat dazu den zuständigen Titelverwalter über den abzuführenden Geldstellenbestand unter Vorlegung der notwendigen Belege (begründenden Unterlagen) zu unterrichten. Der Titelverwalter hat die Annahme des abzuführenden Betrags bei der entsprechenden Haushaltsstelle im Zahlungsüberwachungsverfahren anzuordnen. (3) Die Geldstellenverwaltung hat den Betrag zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, unter Angabe des Kassenzeichens der Annahmeanordnung einzuzahlen oder zu überweisen. Die Abführung ist in die Anschreibeliste einzutragen. (4) Die Bestandsabführung kann auch über eine Zahlstelle erfolgen. Die Annahmeanordnung ist in diesen Fällen der Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstellerechnet mit der zuständigen Bundeskasse ab (siehe Nr ) Bestandsauffüllung (1) Die Geldstellenverwaltung hat eine Auffüllung des Geldstellenbestandes bis zur Höhe des festgelegten Sockelbetrages unter Vorlegung der notwendigen Zahlungsuntererlagen beimzuständigen Titelverwalter zu beantragen. Der Titelverwalter hat aufgrund der begründenden Unterlagen (Zahlungsuntererlagen) die Auszahlung zu Gunsten der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet ist, mit dem Zusatz: Zu Händen... (Geldstellenverwaltung) aus den entsprechenden Haushaltsstellen bei der zuständigen Bundeskasse anzuordnen. (2) Die Bestandsauffüllung kann auch über eine Zahlstelle erfolgen. Die Auszahlungsanordnung ist in diesen Fällen der Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstelle rechnet mit der zuständigen Bundeskasse ab (siehe Nr ). (3) Darf die Geldstelle Einzahlungen annehmen und Auszahlungen leisten, hat der Titelverwalter die Annahme des eingezahlten Betrages und die Auszahlung des geleisteten Betrages ggf. zur Verrechnung bei der Bundeskasseanzuordnen. 6.4 Einzahlung auf ein Girokonto aus Sicherheitsgründen Aus Sicherheitsgründen kann die Zahlstelle oder die Geldstelle, sofern ein Girokonto eingerichtet ist, nicht abzulieferndes oder abzuführendes Bargeld vorübergehend auf diesem Girokonto einzuzahlen werden.