PP-Frankierung Ideal für den Massenversand

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1 PP-Frankierung Ideal für den Massenversand Ausgabe 2006

2 Ideal für den Massenversand Einfach, effizient, elektronisch Grosse Mengen von Sendungen mit der Frankiermaschine oder mit Briefmarken zu frankieren, kostet Zeit. Zeit, die man sich sparen kann: Wer auf seinen adressierten Briefen beispielsweise auf vorbedruckten Couverts den Frankiervermerk «P.P.» anbringt, kann diese Sendungen ganz einfach zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis bei der Post aufliefern. Innovative Technologien und elektronische Hilfsmittel machen die PP-Frankierlösung nun noch attraktiver. In ihrer herkömmlichen Art gibt es die PP-Frankierlösung schon seit Jahren. Doch nun haben innovative Technologien und elektronische Hilfsmittel auch in diesem Bereich Einzug gehalten. Kunden von PostMail können ihr Aufgabeverzeichnis heute etwa einfach und effizient im Internet erstellen oder sie können vom Dateninhalt des modernen Frankiermerkmals profitieren. Diese Broschüre informiert über das Spektrum der PP-Frankierlösung von PostMail. Was ist die PP-Frankierlösung? Bei der PP-Frankatur handelt es sich um ein auf Briefsendungen angebrachtes Frankiermerkmal, das entweder auf die Couverts aufgedruckt, mit einer Klebeetikette auf den Briefen befestigt oder bei Verwendung von Fenstercouverts direkt auf den Briefen angebracht wird. Dazu gehört zwingend eine Sendungsdeklaration in Form eines Aufgabeverzeichnisses. Hinweis Der Kunde ist nur davon entbunden, seine PP-Sendungen mit einem Aufgabeverzeichnis aufzugeben, wenn er den Service von PostMail bar bezahlt. Frankiermerkmale Zeitgenössische PP-Frankiermerkmale sind elektronisch lesbare Datenträger: Sie enthalten alle postalisch notwendigen Informationen, die sie als PP-Frankierlösung ausweisen. Sendungsdeklaration und Auflieferung Die Sendungsdeklaration erfasst die Leistungen, die PostMail erbringen soll und dient zur Verrechnung dieser Leistungen. PP-Sendungen dürfen nicht in Briefeinwürfen eingeworfen werden, sie müssen bei einem Postschalter aufgegeben werden. 3

3 Für kleine und grosse Mengen geeignet Unterschiedliche Volumen, verschiedene Bedingungen PP-Sendungen mit einem Volumen ab 50 Stück unterliegen anderen Bedingungen, als solche mit einem Volumen von unter 50 Stück: Hier ein Überblick über die Varianten und die damit verknüpften Auflagen. Rechtliche Aspekte in Sachen PP-Sendungen Für alle PP-Sendungen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Schweizerischen Post. Folgende Inhalte sind nicht erlaubt: - Daten, die gegen geltendes Recht verstossen - Daten, die zu einer Verwechslung mit gültigen Briefmarken führen können, wie die Abbildung von Taxwerten, der Zusatz «Helvetia» oder die Abbildung existierender Briefmarkensujets der Post - politische, rassistische, menschenrechtswidrige sowie sexistische Inhalte - wenn der Kunde einen Poststempel nachbilden will, muss er auf die Angabe des Datums sowie auf die Reproduktion des Schweizer Kreuzes verzichten PP-Sendungen ab 50 Stück Wer mindestens 50 Sendungen der gleichen Preisstufe verschicken will, kann sie unter folgenden Bedingungen als PP- Sendungen am Postschalter aufgeben: Die Sendungen müssen entweder bereits PP-Frankiermerkmale tragen oder die Merkmale werden gegen einen Aufpreis von der Post angebracht. Die letztere Variante ist allerdings bei folierten Sendungen nicht möglich. Die Auflieferung der Sendungen muss zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis erfolgen. Darüber hinaus kann der Frankiervermerk «P.P.» heutzutage ergänzend mit elektronisch lesbaren Codes versehen werden. Dabei hat der Kunde die Wahl zwischen einem statischen Code, dem Datamatrix- Code «Easy», und einem dynamischen Code, der «Business»-Variante. PP-Sendungen unter 50 Stück Wer Sendungsmengen von unter 50 Stück als «P.P.» aufgeben will, kann dies unter folgenden Bedingungen tun: Die Sendungen müssen nebst der «P.P.»- Kennzeichnung mit einem Datamatrix- Code versehen sein, und die Sendungsdeklaration muss mit einem elektronischen Aufgabeverzeichnis, das mit dem innovativen Internettool «Aufgabeverzeichnis Online» von PostMail erzeugt werden kann, aufgeliefert werden. Bei Nichteinhaltung einer dieser Auflagen verrechnet PostMail dem Kunden die Anzahl fehlender Sendungen bis zu einem Volumen von 50 Stück und zwar zum niedrigsten Preis einer B-Post-Einzelsendung. 4

4 Gestaltungsrichtlinien So wird das PP-Frankiermerkmal auf Sendungen angebracht Platzierung Das PP-Frankiermerkmal muss in der dafür vorgesehenen Frankierzone oben rechts auf dem Couvert oder im Adressfenster platziert werden. Herr Muster Musterstrasse Muster Frankierzone oben rechts auf Couvert Frankierzone im Adressfenster (Absenderangaben sind nur in den dafür vorgesehenen Zonen erlaubt; siehe Broschüre Briefe Schweiz, Form.Nr ). Inhalt und Varianten Ein PP-Frankiermerkmal enthält folgende Elemente: die Postleitzahl sowie die Ortsangabe des Absenders und den Aufdruck «P.P.». Das Schweizer Landeskürzel CH kann auf Inlandsendungen fakultativ angebracht werden, genauso wie ein elektronisch lesbarer Datamatrix-Code, der als statischer Code Modell PP Easy oder als dynamischer Code Modell PP Business erhältlich ist. Variante inkl. Datamatrix-Code (PP Easy bzw. PP Business) CH Bern Empfängeradresse CH Solothurn Empfängeradresse A-PRIORITY In Frankierzone In Adressfenster 5

5 Kombinierte Variante Wenn ein Kunde noch vorbedruckte PP-Couverts ohne Datamtarix-Code hat, aber gerne das moderne Frankierungsmodell PP Easy nutzen möchte, kann er die kombinierte Variante wählen: Dabei wird der Datamatrix-Code zusätzlich im Adressfenster angebracht. CH Bern CH Bern Herr Muster Musterstrasse Muster Herr Muster Musterstrasse Muster Rechts adressiert Links adressiert Variante «konventionell» (ohne Datamatrix-Code) Das PP-Frankiermerkmal muss in der dafür vorgesehenen Frankierzone oben rechts auf dem Couvert oder im Adressfenster platziert werden. CH Bern Empfängeradresse CH Solothurn Empfängeradresse A-PRIORITY Frankierzone oben rechts auf Couvert Frankierzone im Adressfenster Wichtige Hinweise Alle diese obligatorischen oder fakultativen Elemente können entweder in der Frankierzone oder im Adressfenster eines Couverts angebracht werden. Wer sich für die Anbringung der Elemente im Adressfenster entscheidet, muss darauf achten, dass Empfängeradresse und «P.P.»-Kennzeichnung immer vollständig im Adressfenster sichtbar sind: Auch dann, wenn sich der Briefinhalt im Couvert verschiebt. 6

6 Gestaltungsspezifikation Das PP-Frankiermerkmal in der Frankierzone Kriterien und Minimalanforderungen für PP-Frankierungen Kriterium Muss Kann Beschreibung Minimalanforderung X Frankierkennzeichnung Schriftgrösse: mindestens 4 mm (je grösser, desto besser) P.P. bedeutet: «Port Payé» fett, schwarz Internationaler Standard Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light CH X Postleitzahl und Ort des Schriftgrösse: 8 pt, schwarz Bern Absenders (Domizil des Absenders; Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light oder nach Vereinbarung z. B. max. 18 Stellen Ortsbezeichnung PLZ der Retourenverarbeitungsstelle). Ausland Inland Die Bezeichnung «CH» ist nur für X X Sendungen ins Ausland zwingend. X Datamatrix-Code (ECC 200) Grösse in mm: 9 x 9 10,8 x 10,8 mm Abstand/Ruhezone: rundum 2 mm Farbe schwarz als Standard (Generierung gemäss Spezifikation) A-PRIORITY X Verarbeitungsprodukt Schriftgrösse des «A»: mind. 6 mm, fett, schwarz Mögliche Schreibweisen: Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light (Für Inland reicht ein «P.P. A» ohne PRIORITY. (sofern diese A-PRIORITY «PRIORITY» kann kleiner als das «A» sein). Leistung gewünscht A-PRIORITY Eine kleinere Schreibweise als 6 mm ist möglich, wird) kann jedoch zu visuellen Problemen bei der Erkennung des Leistungsangebots führen. P.P. A B-ECONOMY X Verarbeitungsprodukt X Rechnungsreferenznummer Absender Schriftgrösse: 8 pt, schwarz (nicht zwingend, ist aber für Retouren Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light und Annahmekontrolle von Vorteil) 9-stellig in Klarschrift anzeigen (ohne Bindestrich) X Rahmen: Der Rahmen gehört zum Grösse: mindestens 300 mm 2 und höchstens 74 x 38 mm internationalen Standard. gross Rechteckige Form. Damit wird das Frankiermerkmal als solches erkannt X Aufgabedatum: Aufgabedatum kann Schriftgrösse: 8 pt, schwarz zur Kontrolle der Leistungserbringung Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light aufgebracht werden. X Postlogo (de, fr, it) Anfrage über ccc.postmail@post.ch X Werbefläche Die Fläche kann vom Kunden individuell verwendet werden. 7

7 Gestaltungsspezifikation Das PP-Frankiermerkmal im Adressfenster Kriterien und Minimalanforderungen für PP-Frankierungen Kriterium Muss Kann Beschreibung Minimalanforderung X Frankierkennzeichnung Schriftgrösse: 3 mm (je grösser desto besser) fett, schwarz P.P. bedeutet: «Port Payé» Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light Internationaler Standard Platzierung: links im Adressfenster CH X Postleitzahl und Ort des Schriftgrösse: 8 pt, schwarz Bern Absenders (Domizil des Absenders) Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light max. 18 Stellen Ortsbezeichnung Ausland Inland Die Bezeichnung «CH» ist nur für X X Sendungen ins Ausland zwingend. X Datamatrix-Code (ECC 200) Grösse in mm: 9 x 9 10,8 x 10,8 mm Abstand/Ruhezone: rundum 2 mm Farbe schwarz als Standard (Generierung gemäss Spezifikation) A-PRIORITY X Verarbeitungsprodukt Schriftgrösse des «A»: mind. 6 mm, fett, schwarz Mögliche Schreibweisen: Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light (Für Inland reicht ein «P.P. A» ohne PRIORITY. (sofern diese A-PRIORITY «PRIORITY» kann kleiner als das «A» sein). Leistung gewünscht A-PRIORITY Eine kleinere Schreibweise als 6 mm ist möglich, wird) kann jedoch zu visuellen Problemen bei der Erkennung des Leistungsangebots führen. P.P. A B-ECONOMY X Verarbeitungsprodukt X Rechnungsreferenznummer Absender Schriftgrösse: 8 pt, schwarz (nicht zwingend, ist aber für Retouren Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light und Annahmekontrolle von Vorteil) 9-stellig in Klarschrift anzeigen (ohne Bindestrich) Ausland Inland Rahmen: Der Rahmen gehört zum Für Auslandssendungen ist der Rahmen auch im X X internationalen Standard. Adressfenster notwendig. Für Inlandsendungen kann darauf verzichtet werden. X Linie: Frankiermerkmal im Adressfenster Wünschenswert: 0,5 1 mm Das Frankiermerkmal muss mit einer Linie Ruhezone um die Abgrenzungslinie mind. 2 mm von der Empfängeradresse getrennt werden (im oberen Fünftel des Adressfensters) X Aufgabedatum: Kann zur Kontrolle der Schriftgrösse: 8 pt, schwarz Leistungserbringung aufgebracht werden. Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light X Postlogo (de, fr, it) Anfrage über ccc.postmail@post.ch 8

8 PP Easy und PP Business Zwei Angebote von PostMail und ihre Profile PP Easy: das statische Frankiermerkmal. Das elektronisch lesbare PP-Easy- Frankiermerkmal ist statisch, es enthält folgende Daten: die eindeutige Kundenidentifikation in Form einer Rechnungsreferenznummer sowie fakultativ das Aufgabedatum (nur Frankierzone) und das Verarbeitungsprodukt, beispielsweise A-Post. Im Druck kann es auch als einfache Grafikdatei verwendet werden. Hier kommt PP Easy zum Einsatz: - beim Couvertvordruck - bei MS-Office-Serienbriefen - Tagespost unter 50 Sendungen - wenn das Modell PP Business beim Kunden nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand in die bestehenden Systeme integriert werden kann So kann der Datamatrix-Code erstellt werden: - mit dem kostenlosen Internettool PP Generator von PostMail ( - mit der kostenlosen Software PP Easy Print, die unter oder ccc.postmail@post.ch bestellt werden kann - mit einer eigenen Software des Kunden. Diese muss den Spezifikationen von PostMail entsprechen. Beispielsweise mit einem Printoptimierungssystem oder einer Fakturierungssoftware Vorteile für die Kunden: - Das PP-Easy-Frankiermerkmal ist im Druck als einfache Grafikdatei verwendbar - Das Frankiermerkmal in der Adresszone des Couverts wird zusammen mit dem Brief erstellt 9

9 PP Business: das dynamische Frankiermerkmal. Der Datamatrix-Code, der beim Modell PP Business zur Anwendung kommt, ist dynamisch. Das heisst, dem Kunden stehen 52 Stellen für Informationsdaten zu seiner freien Verfügung. Diese können beispielsweise mit Kundeninformationen oder Maschinensteuerungszeichen beschrieben werden. Gerade im digitalen Massendruck bringt es Vorteile, wenn das PP-Business-Frankiermerkmal eingesetzt wird: Wichtige Informationen aus den Quellapplikationen des Kunden etwa aus einem Finanzbuchhaltungsprogramm oder einer Lagerverwaltungsapplikation werden direkt in den Datamatrix-Code integriert. Diese Informationsdaten können sowohl in der Produktionssteuerung als auch in der Qualitätskontrolle bezüglich der Sendungen verwendet werden. Hier kommt PP Business zum Einsatz: - beim EDV-Massenversand - beim Marketingversand So kann der Datamatrix-Code erstellt werden: Die Kunden erstellen den Datamatrix- Code für PP-Business-Sendungen mit einer eigenen Software, die den Spezifikationen von PostMail entsprechen muss. Dabei können beispielsweise ein Printoptimierungssystem, eine ERP oder eine Fakturierungssoftware zur Anwendung kommen. Die führenden Anbieter von Printoptimierungssystemen und Verpackungsmaschinen haben die Aufbereitung bzw. die Lesung des PP-Business-Frankiermerkmals bereits in ihre Anwendungen integriert. Eine aktuelle Liste finden Sie im Internet unter Vorteile für die Kunden: In der Produktion: Sendungskontrolle: - Sendungsabgleich - Automatisiertes Reprintig Bei der Steuerung der Couvertierung: - Dokumente sammeln - Dokumente aussteuern - Dokumente verfolgen In der Nachbereitung: Im Retourenmanagement: - Adressabgleich - Adressänderungen Im Responsemanagement: - Erfassen der Kundendaten - Zuordnung im Posteingang - Bearbeitung der Geschäftsfälle - Zugriff auf ein elektronisches Archiv 10

10 PP Generator Innovativ und persönlich Die Kunden von PostMail können ihr persönliches PP-Frankiermerkmal im Internet selbst erzeugen und herunterladen. Wer einen Mailingversand plant, wird jetzt durch den PP Generator von PostMail vorteilhaft unterstützt. A-PRIORITY CH Bern Mit diesem innovativen Onlineservice können die Kunden ihrem Frankiermerkmal eine zusätzliche Werbegrafik, ein Logo oder Textinformationen beifügen. Auch ein ganz individueller Auftritt kann hier generiert werden. So können PP-Frankiermerkmale mit dem neuen PP Generator erstellt werden Die Kundschaft gelangt unter zum Service PP Generator. Dort angelangt, muss sich der Kunde beim ersten Mal registrieren. Damit wird er zum Benutzer der Applikation, kann sich jederzeit einloggen und das PP-Frankiermerkmal folgendermassen generieren: Der Kunde gibt seine Angaben ein und zwar Rechnungsreferenznummer, Postleitzahl und Ort. Nun wählt er das gewünschte Frankiermerkmal aus: Im Handumdrehen wird das Produkt generiert und steht dann zum Herunterladen bereit. Informationen Informationen und Beispiele bezüglich der Gestaltung von PP-Frankiermerkmalen sind bei den Kundenberatern von PostMail erhältlich oder auf dem Internet, unter: Gut zum Druck Wenn der Kunde seine Briefvorlage durch die Profis von PostMail überprüfen lassen möchte, kann er ein schriftliches «Gut zum Druck» einholen. Die zuständigen Stellen sind direkt auf dem PP Generator angegeben. PP Easy Print Nebst dem PP Generator im Internet stellt PostMail die Software PP Easy Print kostenlos zur Verfügung. Diese kann unter folgender Adresse bestellt werden: Die Schweizerische Post PostMail Service Center Frankieren Postfach Luzern ccc.postmail@post.ch Telefon:

11 Aufgabeverzeichnis Online Effizient und zuverlässig PP-Sendungen müssen zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis am Postschalter oder am Geschäftskundenschalter der Post aufgegeben werden. Dieses Aufgabeverzeichnis kann nun mit dem neuen, innovativen Internetservice Aufgabeverzeichnis Online von PostMail effizient generiert werden. Mit diesem praktischen Tool wird die Deklaration von PP-Sendungen so einfach wie nie zuvor. Mit dem Aufgabeverzeichnis Online kann die Kundschaft ihre Sendungen nach Produkten und Mengen geordnet erfassen und das Aufgabeverzeichnis dann ganz einfach für die Postaufgabe ausdrucken. Mit dem Aufgabeverzeichnis Online werden alle Briefpostsendungen für das In- und Ausland deklariert. Erfassung und Aufgabe So funktioniert das Tool Aufgabeverzeichnis Online: Unter avzonline gelangen die Kunden zum Internetservice. Hier erfasst die Kundschaft alle ihre adressierten Briefpostsendungen für das In- und Ausland sowie allfällige Zusatzleistungen. Wenn die Produkte alle erfasst sind, gibt der Kunde seine Rechnungsreferenznummer in das dafür vorgesehene Feld ein. Das System füllt jetzt anhand der Angaben die Absenderadresse automatisch aus und generiert dann das Aufgabeverzeichnis im PDF-Format. Dieses kann vom Kunden für die Sendungsauflieferung ganz einfach ausgedruckt werden. Die Kundschaft gibt ihre PP-Sendungen sodann zusammen mit dem ausgedruckten Aufgabeverzeichnis bei einer Poststelle oder einem Geschäftskundenschalter auf. Bei der Annahme vergleichen die Profis von der Post die Sendungen mit den Angaben auf dem Formular und leiten diese für die Verrechnung weiter. Vorteile von Aufgabeverzeichnis Online: - Alle Produkte und Preislisten werden automatisch aktualisiert, die manuelle Preisanpassung entfällt - Das Formularmanagement wird vereinfacht, da sich alle notwendigen Formulare im Internet befinden - Die Bearbeitung der Aufgabedaten wird schneller und sicherer, Produkte und Preise können online ausgewählt werden, es erfolgt eine automatische Berechnung sowie eine Eingabeprüfung - Kunden können die zusätzliche Möglichkeit des AVZ-Journals nutzen: Wer sich mit Username und Passwort in das Tool einloggt, kann einerseits das erfasste Aufgabeverzeichnis gleichentags stornieren, andererseits stehen ihm alle seine Aufgabeverzeichnisse zwei Monate lang zur Ansicht zur Verfügung Gerne helfen Ihnen die Kundenberater der Post bei der Eröffnung eines entsprechenden Kontos. Hinweis Die Funktionalitäten Webinterface File- Upload und Filetransfer FTP stehen ebenfalls zur Verfügung. Die entsprechenden Informationen können auf der Homepage von Postmail unter folgender Adresse eingesehen werden: 12

12 Die Schweizerische Post PostMail Service Center Frankieren Postfach Luzern Telefon: de ( ) PM Grosses beginnt mit einem Brief.