CERT Certification SOP 27 de. Zertifizierung. Standardverfahren. Gültig ab: 18/02/2014 Verteiler: Öffentlich

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1 27 de Zertifizierung Standardverfahren Gültig ab: 18/02/2014 Verteiler: Öffentlich

2 Inhalt 1 Zweck dieses Dokuments Geltungsbereich Zertifizierungssystem Öffentliche FLOCERT Konformitätskriterien Performance-Stufen (nur für Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeit und Vertragsproduktion) Evaluierung Für Kern- und Hauptkonformitätskriterien Für Entwicklungs-Konformitätskriterien Sanktionen Folgen für die Evaluierung Für Kern- und Hauptkonformitätskriterien Für Entwicklungs-Konformitätskriterien FLOCERT Zertifizierungszyklus und anwendbare Konformitätskriterien Drei-Jahres-Zertifizierungszyklus Jahres-Zertifizierungszyklus für Kleinlizenznehmer Zertifikate Handelsgenehmigung Handelsorganisationen Produzentenorganisationen Zertifizierungssanktionen Entzug/Außerkraftsetzung der Handelsgenehmigung und Ablehnung der Zertifizierung Suspendierung der Handelsgenehmigung oder des Zertifikats Dezertifizierung Erneuter Antrag nach der Dezertifizierung, Entzug der Handelsgenehmigung oder freiwilligen Dezertifizierung Einspruchsrecht Audit-, Evaluierungs- und Zertifizierungsprozess Audit Terminplanung und Vorbereitung des Audits VERSION: 27 / PAGE 2 OF 18

3 7.2.2 Durchführung des Audits Abschlussbesprechung Evaluierung Zertifizierung Verfahrensüberblick Bezugsdokumente Änderungen VERSION: 27 / PAGE 3 OF 18

4 1 Zweck dieses Dokuments Das Standardverfahren beschreibt das FLOCERT Zertifizierungssystem und die zugrunde liegenden Regeln und Grundsätze wie Zertifizierungszyklus, das Konzept der Konformitätskriterien und der Zertifizierungssanktionen. Darüber hinaus gibt es einen Überblick über den Audit- und Zertifizierungsprozess. 2 Geltungsbereich Dieses Standardverfahren findet auf alle an der FLOCERT Zertifizierung beteiligten Parteien einschließlich FLOCERT Mitarbeiter, Auditoren und zertifizierten Kunden Anwendung. 3 Zertifizierungssystem 3.1 Öffentliche FLOCERT Konformitätskriterien Die Konformitätskriterien (KK) werden von FLOCERT festgelegt, um Anforderungen der Fairtrade-Standards und FLOCERT Zertifizierungsgrundsätze in überprüfbare Kontrollpunkte umzuwandeln, die im Zertifizierungsverfahren zur Überprüfung der Einhaltung der Fairtrade-Standards evaluiert werden. Die Nichteinhaltung eines Konformitätskriteriums stellt eine Nichteinhaltung der entsprechenden Standardanforderung dar. Um die verschiedenen Arten von Konformitätskriterien zu verstehen, ist es wichtig, die Logik der Kategorisierung von Anforderungen der Standards zu verstehen: 1. Die Fairtrade-Standards für Lohnarbeit erwähnen Mindest- und Fortschrittskriterien. Die Fairtrade- Standards definieren nur für einen Teil der Fortschrittsanforderung den Zeitpunkt, zu dem sie erfüllt sein müssen. 2. Der allgemeine Fairtrade Handelsstandard unterscheidet nicht zwischen Mindest- und Fortschrittsanforderungen, da keine Fortschritte von Händlern erforderlich sind. Die Standards erwähnen lediglich Anforderungen. 3. Die Fairtrade-Standards zur Vertragsproduktion und für Kleinproduzentenorganisationen unterscheiden zwischen Kern- und Entwicklungskriterien. FLOCERT wendet die gleiche Logik der Standards an, stuft einige der erwähnten Anforderungen aber als kritische Kriterien ein. Eine Anforderung, die kein kritisches Kriterium ist, wird als Kernanforderung bezeichnet. Hauptkonformitätskriterien Eine begrenzte Anzahl von Konformitätskriterien (KK) wurden als Hauptkonformitätskriterien eingestuft. Die Abweichung von einem Hauptkonformitätskriterium gilt als schwerwiegende Bedrohung der Ziele und der Reputation des Fairtrade-Systems und kann zu einer vorübergehenden Suspendierung des Zertifikats führen. Kernkonformitätskriterien Die meisten Konformitätskriterien (KK) sind als Kernkriterien eingestuft. Alle Kriterien, die nicht als Hauptkonformitätskriterien eingestuft sind, gelten als Kernkonformitätskriterien. Zeitplan Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Konformitätskriterien Gültigkeit erlangen. Die Konformität mit allen gültigen KKs ist eine Voraussetzung für die Ausgabe oder Verlängerung eines Zertifikats. Einige KKs sind von Anfang an (Jahr 0) gültig, andere erst nach 3 oder 6 Jahren. Der Zeitplan, zu dem jede Standardanforderung für Kleinproduzentenorganisationen (SPO), Lohnarbeit (HL) und Vertragsproduktion (CP) anwendbar wird, ist in den jeweiligen Standards definiert. Hinweis: Einige der Kernanforderungen für SPO, HL und CP finden erst nach einigen Jahren Anwendung. VERSION: 27 / PAGE 4 OF 18

5 Da die Fairtrade-Handelsstandards vorgeben, dass Händler vom Moment der Zertifizierung an konform sein müssen, sind in den Konformitätskriterien für Händler keine Zeitpläne festgelegt. Anwendbarkeit Manche Konformitätskriterien (KK) sind nicht auf die Situation eines Unternehmens anwendbar oder werden erst zu einem späteren Zeitpunkt anwendbar. Die Zahl (0, 1, 3 oder 6), die sich auf das KK bezieht, bezeichnet die Anzahl der Jahre, nach denen ein KK anwendbar ist. Die KKs sind nicht immer auf alle Kunden anwendbar. Die Grenzen der Anwendbarkeit eines KKs finden sich am Anfang eines KK-Textes in Klammern. Zum Beispiel könnte eine Anforderung nur anwendbar sein für Kunden, die mit einem speziellen Produkt handeln - das wie folgt gekennzeichnet wird: (Bananen) -, wobei es nur auf größere Unternehmen anwendbar sein könnte und gekennzeichnet wird mit: (nicht anwendbar (NA) für kleine Unternehmen)-, oder die Anforderung wäre erst nach einer Übergangsphase anwendbar - das gekennzeichnet wird mit: (1. Juli 2015). Veröffentlichung von Konformitätskriterien FLOCERT veröffentlicht die Konformitätskriterien (KK) auf seiner Website in den öffentlichen Konformitätskriterienlisten: Fairtrade certification (Zertifizierung) Compliance criteria (Zertifizierungsanforderungen). 3.2 Performance-Stufen (nur für Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeit und Vertragsproduktion) Für alle Konformitätskriterien für Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeit und Vertragsproduktion werden fünf Konformitätsstufen (Stufen) definiert und von 1 bis 5 nummeriert. Statt "Ja" oder "Nein" zu wählen, muss der Auditor eine von 5 vordefinierten Stufen oder "nicht anwendbar" (NA) wählen. NA würde beispielsweise gewählt, wenn die Anforderung einen schriftlichen Vertrag für feste Arbeitskräfte vorschreibt, obwohl die Organisation keine festen Arbeitskräfte beschäftigt Evaluierung Für Kern- und Hauptkonformitätskriterien Wenn die gewählte Stufe mindestens 3 beträgt, ist das Evaluierungsergebnis Ja, bei unter 3 ist es Nein. Wenn NA gewählt ist, findet das Kriterium keine Anwendung und wird nicht berücksichtigt. Die FLOCERT Zertifizierungssoftware Ecert übersetzt den Wert automatisch von 1-5 in Ja oder Nein. Ist das Ergebnis 1 oder 2, wird das entsprechende Kriterium als Abweichung angesehen und der Auditor muss die exakte Abweichung beschreiben Für Entwicklungs-Konformitätskriterien Das Ergebnis der Evaluierung der Konformitätskriterien ist der numerische Wert (1 bis 5) oder nicht anwendbar (NA). Der Auditor muss die tatsächliche Situation vor Ort nicht beschreiben, kann aber Anmerkungen machen, sofern die Abweichung nicht ausreichend durch den Text der Performance- Stufe beschrieben ist. Wird NA gewählt, wird das Kriterium bei der Berechnung der durchschnittlichen Punktzahl der Entwicklungskriterien nicht berücksichtigt Sanktionen Folgen für die Evaluierung Für Kern- und Hauptkonformitätskriterien Ist die Evaluierung Ja, sind keine Maßnahmen erforderlich. Ist das Evaluierungsergebnis "Nein, folgen das Konformitätskriterium und die entsprechende Abweichung dem normalen Ablauf für Korrekturmaßnahmen. In diesem Rahmen werden Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen und objektive Nachweise vorgelegt, oder es gibt ein Folge-Audit. VERSION: 27 / PAGE 5 OF 18

6 Für Entwicklungs-Konformitätskriterien Der Wert eines einzelnen Entwicklungskriteriums an sich hat keine Folgen. Die vollständige Liste der Entwicklungskriterien in einer Checkliste wird durch Berechnung des durchschnittlichen numerischen Werts evaluiert (1-5). Die als "nicht anwendbar" (NA) gekennzeichneten Konformitätskriterien werden nicht zur Berechnung des Durchschnittswerts herangezogen. Beträgt die durchschnittliche Berechnung mindestens 3.0, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Ist das Ergebnis der Berechnung des Durchschnittswerts niedriger als 3.0, gilt der ganze Block Entwicklungskriterien als Abweichung. Daher erstellt Ecert automatisch eine Abweichung mit dem Kernkriterium Der Durchschnittswert der Entwicklungskriterien beträgt mindestens 3.0. Diese Abweichung ist im Ablauf der Korrekturmaßnahmen für alle sonstigen Abweichungen von Kern- oder Hauptkonformitätskriterien enthalten. Erst wenn alle Abweichungen Kern- oder Hauptkonformitätskriterien einschließlich des Durchschnittswerts für die Entwicklungskriterien feststehen, kann eine positive Zertifizierungsentscheidung getroffen werden. 3.3 FLOCERT Zertifizierungszyklus und anwendbare Konformitätskriterien Drei-Jahres-Zertifizierungszyklus 1 2 Anfangsphase Jahr 0: Jahr 1: Jahr 2: Jahr 3: Jahr 4: Jahr 5: Jahr 6: Dritter Zyklus Zertifikat 1 Zertifikat 2 Antragsevaluierung Erst/Erneuerungsaudit Kontrolle 1 erster Zertifizierungszyklus: Maßgebliche Anforderungen Alle Jahr 0 Konformitätskriterien 2 zweiter Zertifizierungszyklus: Maßgebliche Anforderungen Alle Jahr 0 und 3 Konformitätskriterien 3 dritter Zertifizierungszyklus: Maßgebliche Anforderungen Alle Jahr 0, 3 und 6 Konformitätskriterien Während des Erstaudits werden nur Konformitätskriterien der Gültigkeit Jahr 0 vom Auditor vor Ort überprüft. Diese Kriterien gelten als Eingangskriterien und müssen zur Erstzertifizierung erfüllt werden. Nach der Erstzertifizierung beginnt das Unternehmen seinen ersten 3-Jahres-Zertifierungszyklus. Der Zertifizierungszyklus für Kleinlizenznehmer beträgt 6 Jahre (siehe Abschnitt für detailliertere Informationen). In der Regel wird ein physisches Kontrollaudit durchgeführt, um die fortwährende Konformität mit den zum Zeitpunkt des Kontrollaudits gültigen KKs zu überprüfen. FLOCERT benutzt eine reduzierte Prüfliste während der Kontrollaudits, um zu überprüfen, dass der Kunde die Haupt- und Kernanforderungen (für SPO, HL und CP) und die Haupt- und Mindeststandardanforderungen (für TC) erfüllt. Das Erst- und Verlängerungsaudit müssen immer vor Ort durchgeführt werden. Abhängig von der jährlichen Risikokategorisierung des Kunden könnte FLOCERT entscheiden, zwei Kontrollaudits in einem Zertifizierungszyklus durchzuführen.mögliche Gründe für die Einstufung eines Kunden als mit hohem VERSION: 27 / PAGE 6 OF 18

7 Risiko behaftet sind u. a.: hohe gezahlte/erhaltene Prämien, hohes Umsatzvolumen, komplexe Struktur oder laufende Änderungen der Organisationsstruktur, eine große Anzahl von Abweichungen (auch gravierenden und behaupteten), neue Produkte oder komplexe Handelsketten. Das erste Verlängerungsaudit wird im dritten Jahr durchgeführt (wenn das Erstaudit beispielsweise 2012 durchgeführt wurde, erfolgt das erste Verlängerungsaudit 2015), um die fortlaufende Konformität mit allen zum Zeitpunkt 0 gültigen KKs und die Konformität mit den Kriterien zu evaluieren, die ab Jahr 3 Anwendung finden (3 Jahre nach dem Erstaudit). Auf Händlerebene treten alle KKs im ersten Zertifizierungszyklus in Kraft. Konformität einschließlich die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen (KM) nach dem ersten Verlängerungsaudit muss gegeben sein, bevor das Zertifikat für den nächsten 3-Jahres-Zyklus verlängert wird. Der gleiche 3-Jahres-Zyklus läuft bis Jahr 6. Wichtig: Einige KKs finden zwar erst später Anwendung, doch sollten Produzentenorganisationen bereits möglichst frühzeitig künftige KKs einhalten oder sich um eine Konformität bemühen. FLOCERT schreibt die Konformität erst ab dem Zeitpunkt vor, an dem ein KK gültig wird. Eine frühzeitige Konformität ist aber zur Stärkung der Organisation und wird für eine nachhaltige Geschäftsentwicklung empfohlen. Die Entwicklungskriterien für Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeit und Vertragsproduktion haben entweder den Zeitplan 3 oder 6 und werden nur bei Verlängerungsaudits überprüft. Bei Verlängerungsaudits wird die Konformität mit den Entwicklungskriterien nicht überprüft Jahres-Zertifizierungszyklus für Kleinlizenznehmer 1 2 Jahr 0: Jahr 1: Jahr 2: Jahr 3: Jahr 4: Jahr 5: Jahr 6: Jahr 1: Jahr 2: Jahr 3: Jahr 4: Jahr 5: Jahr 6: Handelsgenehmigung Handelsgenehmigung Zertifikat 1 Erst/Verlängerungsaudit Kontrolle (nicht vor Ort, Dokumentenaudit) 1 Erster Zertifizierungszyklus: Maßgebliche Anforderungen Alle Jahr 0 Konformitätskriterien 2 Zweiter Zertifizierungszyklus: Maßgebliche Anforderungen Alle Jahr 0,3 und 6 Konformitätskriterien Z e r t i f i k a t Für Kleinlizenznehmer wird ein nicht vor Ort stattfindendes Dokumentenaudit im 3. Jahr der Fairtrade- Aktivitäten durchgeführt. Diese Überprüfung deckt die letzten 3 Jahre ab und basiert auf einem Warenflussbericht (mit Fairtrade-Ein- und Verkaufstransaktionen, Lagerbeständen, Erträgen oder Rezepturen), den jährlichen Umsätzen und weiteren Nachweisen (wie einem gültigen Lizenzvertrag mit einer Siegelinitiative / FLO, einem Nachweis, dass das Unternehmen nicht Fairtrade-Mindestpreis- und - Prämienzahler, einem Nachweis des ausschließlichen Verkaufs von fertig verpackten und bereits gelabelten Produkten und im Fall eines Fairtrade-Baumwollherstellers einer schriftlichen Konformitätsbescheinigung gemäß Abschnitt 2.4 der Fairtrade-Standards für Faserpflanzen. Bei einem erfolgreichen Dokumentenaudit wird die Handelsgenehmigung für weitere 3 Jahre verlängert. Im 6. Jahr der Fairtrade-Aktivitäten wird ein physisches Audit beim Kleinlizenznehmer durchgeführt. Ist die Qualifikation des Händlers als Kleinlizenznehmer nicht mehr gültig, muss der Zertifizierer den Handelsgenehmigungsstatus oder die Zertifizierung des Händlers entziehen, je nachdem, an welchem Punkt im Zertifizierungszyklus sich der Kleinlizenznehmer befindet. Für weitere Details siehe TC SmallLicenseeDefinition ED. VERSION: 27 / PAGE 7 OF 18

8 3.4 Zertifikate Jeder Kunde mit Fairtrade-Produktzertifizierung von FLOCERT erhält ein Zertifizierungsdokument (Konformitätszertifikat) von FLOCERT. Das bedeutet, dass auch von einer Suspendierung betroffene Kunden ein gültiges Zertifikat haben müssten, da sie weiterhin mit Fairtrade-Produkten handeln dürfen. Ein Kunde, der die Fairtrade-Standards erfüllt, erhält ein Fairtrade-Zertifikat für einen Zeitraum von 4 Jahren oder im Fall von Kleinlizenznehmern für einen Zeitraum von 6 Jahren. Anhaltende Konformität wird durch mindestens ein Kontroll-Audit überprüft. FLOCERT kann entscheiden 2 Kontroll-Audits durchzuführen, wenn dies für notwendig gehalten wird. Nach 3 Jahren muss das Zertifikat verlängert werden. Für Kleinlizenznehmer besteht die externe schriftliche Überprüfung, die alle 3 Jahre durchgeführt wird, aus einer Prüfung, ob das Unternehmen sich weiterhin als Kleinlizenznehmer qualifiziert. Im 6. Jahr der Fairtrade-Aktivitäten wird ein physisches Audit beim Kleinlizenznehmer durchgeführt. Ist die Zertifizierung erfolgreich, erhält der Kleinlizenznehmer ein Zertifikat. Im Allgemeinen wird ein Zertifikat nur dann ausgestellt, wenn das Unternehmen alle gültigen KKs zum gegebenen Zeitpunkt einhält. Es wird kein Zertifikat ausgestellt oder verlängert, solange Korrekturmaßnahmen ausstehen. Hinweis: Gemäß dem in Abschnitt 3.2 beschriebenen Konzept müssen Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeiter und Vertragsproduktion im Durchschnitt die Entwicklungskriterien erfüllen. Wenn ein Kunde sowohl Produzent als auch Händler für andere zertifizierte Produzenten ist, erhält er nur ein Zertifikat für beide Geltungsbereiche und nur ein Zertifizierungszyklus wird verwaltet (basierend auf dem Zertifizierungszyklus als Produzent); Audits werden aber aus Effizienzgründen in der Regel zusammengelegt. Wenn eine zertifizierte Produzentenorganisation auch als Händler zertifiziert sein möchte, führt das Erstaudit für den Händler-Service zu einem separaten Arbeitsablauf der Korrekturmaßnahmen. Sobald aber alle Abweichungen des Händler-Services behoben sind, wird der Service dem Zertifikat der Produzentenorganisation hinzugefügt. Das Zertifikat für Produzenten gibt an, welche Produkte als Fairtrade-Produkte verkauft werden dürfen. Im Falle von Händlerfunktionen enthält das Zertifikat Informationen zu Produktkategorie und Sachbezeichnung, aus denen hervorgeht, was dieser Händler als Fairtrade kaufen darf. 3.5 Handelsgenehmigung Handelsorganisationen Nach Eingang der Erstzertifizierungsgebühr erhalten Händler eine vorläufige, neun Monate gültige Handelserlaubnis (gilt nicht für Kleinlizenznehmer). Händlern wird dieser Status zuerkannt, um ihnen die ersten Fairtrade-Geschäfte in ihrer Handelskette zu ermöglichen. Ein weiterer Vorteil ist zudem, dass der Händler nach 6 Monaten in der Praxis seine Einhaltung von Fairtrade-Standards anhand von getätigten Transaktionen, geschlossenen Verträgen und vereinbarten Lieferungen nachweisen kann. Sollte festgestellt werden, dass ein Antragsteller bereits Fairtrade-Handel betreibt, kann eine solche Handelserlaubnis erst nach einem Audit des Antragstellers erteilt werden Produzentenorganisationen Die Handelserlaubnis wird erteilt, sofern während des Erstaudits der Produzentenorganisation keine Abweichungen von den Hauptkonformitäten festgestellt werden. Mit diesem Dokument kann der Produzent den Handel mit Fairtrade-Produkten aufnehmen. Die Handelsgenehmigung ist 9 Monate lang gültig. Sobald alle normalen Abweichungen erfüllt sind, wird ein für einen Zeitraum von 4 Jahren gültiges Zertifikat ausgestellt. Konformität einschließlich der Beseitigung aller Abweichungen (AWs) nach dem Erstaudit muss innerhalb der regulären Frist von 4 Monaten nach Bestätigung der Korrekturmaßnahmen, zumindest aber vor Ablauf der Handelsgenehmigung (d. h. binnen 9 Monaten) gegeben sein. VERSION: 27 / PAGE 8 OF 18

9 4. Zertifizierungssanktionen Der zuständige Zertifizierer kann die unten aufgeführten Zertifizierungssanktionen nach eigenem Ermessen wählen. Dabei sollte die gesamte Konformitäts-Situation des Unternehmens berücksichtigt werden. 4.2 Entzug/Außerkraftsetzung der Handelsgenehmigung und Ablehnung der Zertifizierung Folgende Umstände können zu einem Entzug der Handelsgenehmigung (1 in der folgenden Liste) oder Ablehnung der Zertifizierung (1, 2, 3 und 4 in der folgenden Liste) führen: a. Der Auditor identifiziert während des Erstaudits Abweichungen von den Hauptkonformitätskriterien. b. Der Kunde hat Fairtrade-Verträge mit einem neuen Handelspartner geschlossen, der suspendiert wurde, oder mit einem Betreiber gehandelt, dessen Zertifizierung entzogen wurde. c. Vorschläge für Korrekturmaßnahmen wurden bei FLOCERT nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens eingereicht. d. Korrekturmaßnahmen wurden nicht erfüllt, da innerhalb des festgelegten Zeitrahmens keine objektiven Nachweise bei FLOCERT eingereicht wurden. e. Korrekturmaßnahmen wurden, basierend auf der Evaluierung der vom Unternehmen bereitgestellten objektiven Nachweise, nicht erfüllt. f. Das vorübergehende Verbot der Handelsgenehmigung wurde nicht innerhalb des festgelegten Zeitplans aufgehoben. Bei Kunden, für die bereits die Handelsgenehmigung ausgestellt worden war, wird diese entzogen und die Zertifizierung abgelehnt (Status nicht zertifiziert ). Die Ablehnung der Zertifizierung (nicht zertifiziert) bedeutet, dass der Kunde weder neue Fairtrade-Verträge schließen noch bestehende Verträge erfüllen darf. Bei Ablehnung der Zertifizierung kann der Kunde an seinen Abweichungen arbeiten und später einen neuen Antrag auf Zertifizierung stellen. Kunden, die vor Erhalt einer gültigen Handelsgenehmigung oder eines gültigen Zertifikats Handel betrieben haben, müssen eine entsprechende Zertifizierungsgebühr entrichten. 4.3 Suspendierung der Handelsgenehmigung oder des Zertifikats Das Zertifikat oder die Handelsgenehmigung eines Kunden kann aus folgenden Gründen für die Dauer von maximal 6 Monaten außer Kraft gesetzt werden: a. Der Auditor identifizierte während des Audits Abweichungen von den Hauptkonformitätskriterien. b. Abweichungen von den Hauptkonformitätskriterien werden FLOCERT über eine Anschuldigung gemeldet. Daraufhin führt FLOCERT Untersuchungen durch, die die Anschuldigungen überprüfen. c. Der Kunde hat neue Fairtrade-Verträge mit einem suspendierten Betreiber geschlossen oder mit einem Betreiber gehandelt, dessen Zertifizierung entzogen wurde. In diesen Fällen erhalten die Kunden ab dem Zeitpunkt der Suspendierungsentscheidung 5 Monate Zeit zu demonstrieren, dass die zur Suspendierung führenden Abweichungen korrigiert wurden. FLOCERT hat dann 1 Monat Zeit, um die eingereichten objektiven Nachweise des Folge-Audits zu beurteilen und die Suspendierung entweder aufzuheben oder dem Kunden die Zertifizierung zu entziehen. Bei einer Suspendierung aus folgenden Gründen wird FLOCERT den Kunden für einen Zeitraum von 2 Monaten suspendieren: a. Der Kunde hat innerhalb der festgelegten Frist keine geeigneten Korrekturmaßnahmen formuliert. b. Korrekturmaßnahmen wurden nicht erfüllt, da innerhalb des festgelegten Zeitrahmens keine objektiven Nachweise bei FLOCERT eingereicht wurden. c. Korrekturmaßnahmen wurden, basierend auf der Evaluierung der vom Unternehmen bereitgestellten objektiven Nachweise, nicht erfüllt. VERSION: 27 / PAGE 9 OF 18

10 In diesen Fällen wird den Kunden 1 Monat gegeben, um Maßnahmen gegen die Gründe der Suspendierung zu ergreifen, sodass FLOCERT 1 Monat Zeit hat, um die Evaluierung abzuschließen, um entweder die Suspendierung aufzuheben oder um den Kunden zu dezertifizieren. Solange das Zertifikat des Unternehmens vorübergehend entzogen wurde, darf der Kunde keine Fairtrade- Verträge mit neuen Handelspartnern unterzeichnen. Kunden können jedoch über einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten ab dem Datum der Suspendierung weiterhin gegenüber Unternehmen mit Fairtrade-Produkten handeln, mit denen sie Verträge abgeschlossen oder zu denen sie eine bestehende Handelsbeziehung 1 haben. Bestehen schriftliche Verträge, kann über einen Zeitraum von bis zu 6 Monaten mit der in den Verträgen festgelegten Menge gehandelt werden. Besteht kein schriftlicher Vertrag, darf die während der Suspendierungszeit gehandelte Menge 50% der in den vorherigen 12 Monaten als Fairtrade gehandelten Menge nicht übersteigen Dezertifizierung Das Zertifikat des Kunden kann unter folgenden Umständen entzogen werden: a. Korrekturmaßnahmen wurden nicht bei FLOCERT innerhalb des festgelegten Zeitrahmens nach der Suspendierung eingereicht. b. Korrekturmaßnahmen wurden nicht erfüllt, da innerhalb des festgelegten Zeitrahmens nach der Suspendierung keine objektiven Nachweise bei FLOCERT eingereicht wurden. c. Korrekturmaßnahmen wurden, basierend auf der Evaluierung der vom Unternehmen bereitgestellten objektiven Nachweise, nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens nach der Suspendierung erfüllt. d. Vertragspflichten werden vom Kunden nicht eingehalten, wie z. B. Nichtzahlung von Gebühren oder Verzögerung von Audits. e. Kunden können ohne vorherige Suspendierung dezertifiziert werden, wenn beim selben Kunden in 3 aufeinanderfolgenden Audits die gleiche Abweichung eines kritischen Kriteriums festgestellt wurde. f. Kunden können dezertifiziert werden, wenn während der Suspendierungsphase gegen die Suspendierungsregeln verstoßen wurde. Bei Dezertifizierung kann ein Kunde erneut einen Antrag bei FLOCERT stellen, wird dann aber erneut anhand der zum Zeitpunkt des Entzugs geltenden Konformitätskriterien geprüft. Diese Entscheidung kann nur von einem Zertifizierer getroffen werden. Der Kunde darf weder neue Fairtrade-Verträge unterzeichnen noch ist es dem dezertifizierten Kunden erlaubt, bestehende Verträge zu erfüllen. 5. Erneuter Antrag nach der Dezertifizierung, Entzug der Handelsgenehmigung oder freiwilligen Dezertifizierung Kunden, die dezertifiziert wurden, können erneut eine Fairtrade-Zertifizierung beantragen. Dabei gelten aber die folgenden Bedingungen: 1. Frühere Korrekturmaßnahmen für Abweichungen von den kritischen Kriterien müssen zum Zeitpunkt des Erstaudits abgeschlossen sein. So müssen nicht gezahlte Prämien bezahlt werden (Händler) und fälschlich verwendete Prämien müssen ersetzt werden (Produzentenorganisationen). 2. Nicht bezahlte Zertifizierungsgebühren ab der Zeit vor dem Entzug der Zertifizierung müssen vor Beginn des regulären Antragsverfahrens entrichtet werden (einschließlich der Zahlung der erneuten Antragsgebühr). 1 Kommerzielle Fairtrade Transaktionen, die während der vergangenen zwölf Monate stattgefunden haben und die schriftlich dokumentiert sind. 2 Die Nachweispflicht über die Vorjahresmengen, die mit dem jeweiligen Partner gehandelt wurden, liegt im Rahmen des nächsten Audits bei dem suspendierten Unternehmen. VERSION: 27 / PAGE 10 OF 18

11 6. Einspruchsrecht Wenn ein Kunde mit einer Evaluierungs- oder Zertifizierungsentscheidung von FLOCERT nicht einverstanden ist, kann er Einspruch erheben und um erneute Prüfung bitten. Ausführliche Informationen finden Unternehmen im offiziellen FLOCERT Appeals & Review Procedure (QM Appeals&Review SOP Einspruch und Überprüfungsverfahren) auf der FLOCERT Website: Fairtrade certification (Zertifizierung) Appeals and allegations (Einspruch und Anschuldigungen). 7. Audit-, Evaluierungs- und Zertifizierungsprozess Das folgende Kapitel gibt einen umfassenden Überblick über den Audit-, Evaluierungs- und Zertifizierungsprozess bei FLOCERT. 7.2 Audit Terminplanung und Vorbereitung des Audits Vorläufige Audit-Termine werden fortlaufend in Ecert festgelegt, sodass der Kunde bevorstehende Audits und den Namen des ihm zugewiesenen Auditors im Ecert-Webportal einsehen kann. Zum Jahresende werden diese geplanten Audit-Termine entweder bestätigt oder verlegt, um in der jährlichen Audit-Planung mehrere Audits in einer Region anzusetzen. Vor jedem Audit stellt der zuständige Zertifizierungsanalyst dem zugeteilten Auditor die Richtlinien für das Audit in Ecert bereit. Diese Richtlinien geben den Umfang des Audits vor. Der Auditor kontaktiert den Kunden, um einen für beide Parteien geeigneten Audit-Termin zu vereinbaren. Nach Vereinbarung eines Audit-Termins schickt der Auditor dem Kunden das Schreiben zur Audit- Vorbereitung. Dem Schreiben sind ausführliche Informationen zum Umfang und Ablauf des Audits zu entnehmen. Bei unangekündigten Audits erhält der Kunde vorab kein Schreiben zur Audit-Vorbereitung. Der zugeteilte Auditor erhält vom zuständigen Zertifizierungsanalysten das vom Regional Manager unterzeichnete Schreiben für unangekündigte Audits (CERT UnannouncedAudit FO), das er dem Kunden bei Ankunft vor Ort aushändigt Durchführung des Audits Der Auditor evaluiert beim Audit die Einhaltung der FLOCERT Konformitätskriterien durch den Kunden. Der Kunde muss angekündigte und unangekündigte Audits an seinem Standort auch durch Beauftragte akzeptieren und alle zum Nachweis der Einhaltung der Fairtrade-Standards benötigten Informationen bereitstellen. Um die Einhaltung der Fairtrade-Standards zu überprüfen, kann der Auditor neben den oben genannten Unterlagen auch Zugriff auf weitere Dokumente, Besuche bei Kunden, Interviews, Inventarprüfungen und anderes verlangen Abschlussbesprechung Der Auditor muss einen Abschlussbericht mit allen festgestellten Abweichungen vorbereiten und bei der Abschlussbesprechung, die am Ende des Audits durchgeführt wird, vorlegen. Während dieser Abschlussbesprechung erläutert der Auditor dem Kunden alle Abweichungen und informiert über das erreichte Ergebnis bei den Entwicklungskriterien (dies betrifft nur Verlängerungsaudits von Kleinbauernorganisationen und Vertragsproduktion). Der Kunde muss dann Korrekturmaßnahmen vorschlagen, die die festgestellten Abweichungen beseitigen. Der Auditor darf den Kunden nicht hinsichtlich der Beseitigung der Abweichungen beraten. Auf Bitten des Kunden kann der Auditor aber praktische Beispiele anführen, was andere Unternehmen in einer ähnlichen Situation unternommen haben. Dem Kunden müssen mindestens zwei praktische Beispiele genannt werden. Zudem informiert der Auditor das Unternehmen, dass es weitere Optionen geben könnte, und vermeidet so das Risiko, das Unternehmen zu beraten. VERSION: 27 / PAGE 11 OF 18

12 Nach dem Audit reicht der Auditor die Ergebnisse (einschließlich der vom Kunden vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen) an FLOCERT weiter. Auditoren haben im Allgemeinen 14 Kalendertage, um den Audit-Bericht an FLOCERT zu senden. 7.3 Evaluierung Nach Eingang der Audit-Ergebnisse führt der verantwortliche Zertifizierungsanalyst eine Qualitätskontrolle des Audit-Berichts und eine Plausibilitätsprüfung aller gemeldeten Zahlen durch. Der Evaluierer hat das Recht, vom Auditor festgestellte Abweichungen zu ändern, zu bestätigen oder zu löschen. Abweichungen könnten auch hinzugefügt werden, wenn die nach dem Audit vorgelegten Dokumente darauf hinweisen. Daraufhin werden dem Kunden alle Abweichungen binnen 60 Kalendertagen nach Erhalt des Auditberichts vom Auditor bestätigt. Bei einem Verlängerungsaudit von Kleinproduzentenorganisationen, Lohnarbeitern und Vertragsproduktion wird der Entwicklungskriterien (DC) -Bericht mit dem individuellen Ergebnis zu jedem Entwicklungskriterium dem Kunden bei der Bestätigung der Abweichungen zugesandt. Der vom Auditor im Bericht für die Entwicklungskriterien vergebene Durchschnittswert wird vom Evaluierer nicht geändert. Wenn der Kunde während der Abschlussbesprechung keine Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen hat, wird eine Frist von 1 Monat für die Zusendung von Vorschlägen für Korrekturmaßnahmen an FLOCERT gewährt. Der verantwortliche Zertifizierungsanalyst muss die geplanten Korrekturmaßnahmen binnen 14 Kalendertagen evaluieren und sicherstellen, dass durch diese Maßnahmen die Konformität der Fairtrade- Standards erreicht werden kann. Wenn der Evaluierer die Annahme der Korrekturmaßnahmen bestätigt, informiert er gleichzeitig den Kunden über entsprechende Nachweise und Fristen. Die Frist zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen beträgt 45 Tage für Händler und 4 Monate für Produzentenorganisationen. Je nach der Abweichung kann der Evaluierer eine Dokumentenüberprüfung oder ein Folge-Audit zur Bestätigung vereinbaren. Sobald das Unternehmen die verlangten objektiven Nachweise vorlegt, muss der Evaluierer die erhaltenen Informationen binnen 1 Monat evaluieren und dem Zertifizierer gegenüber eine Zertifizierungsempfehlung aussprechen. 7.4 Zertifizierung Der Zertifizierer führt eine abschließende Fallprüfung durch und trifft die Zertifizierungsentscheidung binnen 14 Kalendertagen auf der Grundlage der vom Evaluierer bereitgestellten Informationen. Eine positive Zertifizierungsentscheidung kann nur nur nach Beseitigung aller Abweichungen erteilt werden. VERSION: 27 / PAGE 12 OF 18

13 7.5 Verfahrensüberblick Das folgende Ablaufdiagramm gibt einen Überblick über das Zertifizierungsverfahren und den Entscheidungsprozess. VERSION: 27 / PAGE 13 OF 18

14 8. Bezugsdokumente CERT Audit SOP (CERT Auditverfahren) QM Appeals&Review SOP (Einspruchs- und Überprüfungsverfahren für Qualitätsfragen) Öffentliche FLOCERT Konformitätskriterien Fairtrade-Standards TC SmallLicenseePolicy ED (Grundsätze für Kleinlizenznehmer) VERSION: 27 / PAGE 14 OF 18

15 9. Änderungen Version Author / Reviser Date approved Changes 10 F. Brinkschneider Erste Version 18 I. Markova Die Handelsgenehmigung wird erst nach Eingang der Zahlung des Unternehmens erteilt; wenn eine Produzentengruppe als Händler auftritt, müsste das Audit für den Produzenten als Produzent UND Händler durchgeführt werden (das Audit muss die Konformitätskriterien des Handelsaudits berücksichtigen); Änderungen der R&R-Matrix (Antragsschritte); erhebliche Änderungen in Abschnitt 4. Antrag, 5.1 Erstevaluierung and Zertifizierung und Antrag ; Warnung vor Suspendierung der Handelsgenehmigung geändert unter 5.1 Punkt 41; bei Abweichungen von den kritischen Kriterien muss FLOCERT dem Unternehmen binnen 1 Monat ab der Suspendierungsentscheidung Korrekturmaßnahmen für alle Abweichungen von den kritischen Kriterien auferlegen; wenn das Unternehmen innerhalb 1 Monats keine Korrekturmaßnahmen vorschlägt, muss FLOCERT sofort Korrekturmaßnahmen auferlegen; Veränderungen im Ablaufdiagramm; Zertifizierungsprozess für kleine Lizenznehmer ist in der SOP beschrieben 19 I. Markova Entscheidungsmatrix aus dem Verfahren entfernt und in den Bezugsdokumenten als gesondertes Dokument aufgeführt; Abschnitt 2 herausgenommen (Übergangsperiode ist abgelaufen) 20 I. Markova Vertragsauflösung wegen fehlender Antwort, Auditplanung ohne Zustimmung der Unternehmen nach dem 3. vorgeschlagenen Audittermin, Suspendierungsandrohung in Suspendierungserinnerung umbenannt, PTT Händler haben 3 Monate Zeit zur Durchführung der KMs; wird ein Unternehmen 3 Mal in Folge aus dem Grund ausgeschlossen, führt dies zur sofortigen Dezertifizierung, Verweis auf WI für Suspendierungsverfahren, TC- Kontrollaudits erst nach Zahlung der Jahresgebühr; sollte aus irgendeinem Grund in einem Jahr kein Kontrollaudit durchgeführt werden können, wird der Zertifizierungszyklus dennoch beachtet und das Audit ausgelassen; Antragsverfahren für bereits zertifizierte Unternehmen inbegriffen; keine PTT ohne Audit für Unternehmen, die bislang ohne PTT gehandelt haben, keine Weiterbearbeitung des Antrags nach 3 Monaten ohne Reaktion, Abschnitt 2.4 zu Zertifikaten hinzugefügt; Unternehmen müssen Korrekturmaßnahmen auch bei Abweichungen von den kritischen Kriterien vorschlagen, Abschnitt verkürzt, da Dokumentenaudits im Dokument Audit SOP erklärt sind VERSION: 27 / PAGE 15 OF 18

16 21 K. Mercier Information über Antragsprozess einschließlich der "Handelserlaubnis" herausgenommen (in die CERT Antrags SOP übertragen); Struktur des gesamten Dokuments wurde verändert: Allgemeine Prozessbeschreibung ersetzt Beschreibung für Erst-, Verlängerungs- und Kontrollphase; Prozessbeschreibung nur oberflächlich mit Bezug auf WI zur CERT Zertifizierung, die weitere Details enthält; separater Abschnitt zu Sanktionen; Ablaufdiagramm überarbeitet; Konzept der bestehenden Handelsbeziehungen für Suspendierung neu; Verweis auf Verantwortung des Analysten zur Veranlassung der Übersetzung des Audit-Berichts in Hauptlandessprache entfernt 22 K. Mercier Abschnitte 4.1 und 4.2 geändert - beinhalten jetzt Situationen, in denen Antragsablehnung und Entzug der Handelserlaubnis und Ablehnung der Zertifizierung für das Unternehmen erfolgen können / Abschnitt 3.2.1: Sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen, können Unternehmen eine Kontrolle auslassen (siehe Risikomatrix in der Audit SOP / Abschnitt 3.2.1: Unterschiedliche KKs für Erst-, Verlängerungs- und Kontrollaudit) 23 S. Kumar Abschnitt 3.4 gibt Handelsgenehmigungskonzept für Händler und neue Handelsgenehmigungen für Produzenten vor, geändert gemäß neuer Version (11) der TC SmallLicenseePolicy ED 24 J. Bellinghausen Abschnitte 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 und 7.2: Integration des SCORE-Konzeptpapiers für Kleinproduzentenorganisationen / Abschnitt 3.3.1: Verweis auf Lückenanalysenbericht entfernt / Abschnitt 5: Konditionen für Neuantrag nach Dezertifizierung definiert / Abschnitt 7.2: Neue Einreichfristen für OEs gemäß PIP- Projekt eingeführt / Abschnitt 4.2: Suspendierung aufgrund einer Anschuldigung / Abschnitt 4.2: Neue Vorschrift, Suspendierung, weil keine geeigneten KMs vorgeschlagen wurden / Abschnitt 4.3: Regel zu wiederholten Abweichungen von den Kritischen Kriterien gemäß Entscheidung der CM-Versammlung vom 27. Juli, VERSION: 27 / PAGE 16 OF 18

17 25 J. Bellinghausen Abschnitt 7.2: Erstproduzent durch Produzenten- Antragsteller ersetzt. Abschnitt 3.3.1: Neuer Auditierungsansatz eingeführt / ein Kontroll-Audit Abschnitt 3.3.1: Händleraudits können nun organisiert werden bevor die Jahresgebühr bezahlt ist Abschnitt 3.2 ff: Score-System wurde auf Vertragsproduktion ausgeweitet Abschnitt 3.4: Veränderung der Regeln für Kunden mit 2 Service-Leistungen eingeführt Abschnitt 4.1: Hinzugefügt, dass Handelserlaubnis entzogen werden kann, wenn die Korrekturmaßnahmen nicht rechtzeitig eingesendet wurden. Abschnitt 4.2 Suspendierungs-Zeitraum für Vorschläge von Korrekturmaßnahmen und der Vorlage von objektiven Nachweisen integriert. Abschnitt 7: Zeiträume zur Evaluierung von Objektiven Nachweisen von 14 auf 21 Kalendertage angepasst und den Zeitraum des Zertifizierers von 14 auf 7 Kalendertage für Entscheidung angepasst. 26 C. Núñez Abschnitt 3.3.1: Risikoeinstufung wird jährlich überprüft, um zu ermitteln, ob ein zweites Kontroll-Audit erforderlich ist. Beispiele möglicher Kriterien zur Definition von hohem Risiko. Erstes Verlängerungs-Audit im 3. Jahr nach dem Erstaudit. Abschnitt 3.4: Im Zertifikat aufgeführte Produkte kann der Produzent als Fairtrade-Produkte vertreiben und ein Händler als solche erwerben. Abschnitt 3.5.2: Die Frist für Korrekturmaßnahmen (KM) nach Ausstellung einer Handelsgenehmigung (PTT) für Produzenten ist 4 Monate nach der Evaluierung. Abschnitt 4.1: Die Handelsgenehmigung kann entzogen werden, sofern das vorübergehende PTT-Verbot nicht binnen eines bestimmten Zeitraums aufgehoben wird. Abschnitt 4.2: Dieser Abschnitt gilt auch für vorübergehende PTT-Verbote. Die Frist zur Erfüllung der KM-Kriterien ist 5 Monate, die Frist zur Beurteilung und Aufhebung der Sperre beträgt 1 Monat (Gesamtdauer der vorübergehenden Sperre: 6 Monate). Abschnitt 4.3: Dezertifizierung aufgrund nicht ausreichender oder fehlender KM und ON kann erst nach dem vorübergehenden Verbot erfolgen. Abschnitt 5: Dieser Abschnitt beinhaltet auch den Entzug der Handelsgenehmigung und die freiwillige Dezertifizierung. Abschnitt 7.4: Das Diagramm zeigt, dass eine Handelsgenehmigung vorübergehend entzogen werden kann. VERSION: 27 / PAGE 17 OF 18

18 27 D. Rosado Abschnitt 3.2: Lohnarbeit zu Kern- und Entwicklungskriterien hinzugefügt Abschnitt 3.4: Lohnarbeit zu Kern- und Entwicklungskriterien hinzugefügt Abschnitt 4: Weitere Gründe für Außerkraftsetzung von Handelsgenehmigung, Suspendierung und Dezertifizierung hinzugefügt Abschnitt 7.1: Informationen zu unangekündigten Audits zu hinzugefügt Abschnitt 7.2: Fristen für Evaluierung geändert VERSION: 27 / PAGE 18 OF 18