Bewerber/Bewerberinnen

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1 Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Köln An Bewerber/Bewerberinnen BEARBEITUNG Daniela Schäfer HAUSANSCHRIFT Von-Gablenz-Straße Köln POSTANSCHRIFT Köln Vergabeverfahren Betrieb einer Monitoringdatenbank für die aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) geförderten Programme des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (Los 2) Köln, Seite 1 TEL: FAX: Zentrale-beschaffung@bafza.bund.de IHR ZEICHEN MEIN ZEICHEN 2018/S Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen des Verhandlungsverfahrens erhalten Sie die Vergabeunterlagen sowie vor formulierte Eigenerklärungen als ergänzende Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb. Die in der Leistungsbeschreibung auf den Seiten 13, 14 und 15 genannten Unterlagen, die auf Anfrage angefordert werden können, können Sie per an zentralebeschaffung@bafza.bund.de bei der genannten Kontaktstelle mittels Anlage 7 Vertraulichkeitsvereinbarung anfordern. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage 1) unter Beifügung der unter den Punkten III.1.1 III.1.3 der Bekanntmachung vom Az.: 2018/S geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist. - Nachweise/Erklärungen gem. Punkt III.1.1 der Bekanntmachung: a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 Seite), strategischen Eignung als Partner b) Angabe der Geschäftsfelder des Unternehmens mit der jeweiligen Mitarbeiteranzahl (jährliches Mittel) der letzten 3 Geschäftsjahre c) der Kernkompetenzen des Unternehmens mit der jeweiligen Mitarbeiteranzahl (jährliches Mittel) der letzten 3 Geschäftsjahre d) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Person(en) e) Eigenerklärungen zu 123, 124 GWB (Anlage 4). Der Bewerber/ Die Bewerberin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zu den 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhalten, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem In- BESUCHERANSCHRIFT Bundesamt für Familie Deutsche Bundesbank, Filiale Saarbrücken und zivilgesellschaftliche Aufgaben Telefon: Kontoinhaber: Bundeskasse Trier Köln, Von-Gablenz-Straße 2-6 Telefax: BIC: MARKDEF1590 Servicezeit: montags bis freitags 07:30 16:00 Uhr Internet: IBAN: DE

2 Seite 2 solvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat f) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen (Anlage 5) - Nachweise/Erklärungen gem. Punkt III.1.2 der Bekanntmachung: a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Jahresumsatz je Jahr) b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird - Nachweise/Erklärungen gem. Punkt III.1.3 der Bekanntmachung: a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen. b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen d) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden. Die Qualifikationen und Erfahrungen des eingesetzten Personals sind für die jeweiligen Politikbereiche darzustellen. Sollte bei dem Bewerber/der Bewerberin selbst keine entsprechenden Qualifikationen vorhanden sein, so hat der Bewerber/die Bewerberin darzulegen inwiefern und ggf. mit welchen Unterauftragnehmern er/sie die fachliche Qualifikation sicherstellt e) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen. Es ist diese Person namentlich zu benennen unter Angabe des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennende Person, als zentrale Ansprechperson empfiehlt f) Erklärung der Bereitschaft, dass im Fall der Zuschlagserteilung die Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten wird (Anlage 8) g) Zusicherung einer hohen Flexibilität, bei Zuschlag kurzfristige Anpassungen, Neuprogrammierungen oder Abfragen innerhalb der Monitoringdatenbank zu bedienen h) Nennen Sie zwei Referenzprojekte Ihres Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution aus den letzten vier Jahren, die den Betrieb einer Monitoringdatenbank beinhalten. Nach Möglichkeit sollen die Referenzprojekte vorhandene Erfahrungen in den genannten Aufgabenbereichen aufzeigen. Bitte geben Sie nur Projekte an, die einen vergleichbaren Bezug zum Ausschreibungsgegenstand aufweisen. Nachweis von Kompetenz zum Einrichten und Betreiben einer Monitoringdatenbank für die Erhebung und Auswertung inhaltlicher Indikatoren, auch unter Beachtung datenschutzrechtlicher Belange Erfahrungen in der Bereitstellung eines technischen Supports Nachweis von Erfahrung in der Zusammenarbeit mit staatlichen und europäischen Stellen

3 Seite 3 Nachweis von Erfahrungen in der Übernahme und Fortführung bereits laufender Projekte und Programme und der Kommunikation mit einer Vielzahl involvierter Akteure/Schnittstellen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers/einer Unterauftragnehmerin beruft, hat er/sie die zu Punkt III.1.1 und III.1.2 a) der Bekanntmachung geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Bewerbergemeinschaften haben in dem Teilnahmeantrag (Anlage 1) sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bewerbergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die zu Punkt III.1.1 und III.1.2 der Bekanntmachung geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Der Auftraggeber legt Wert auf eine qualitative hohe Erfüllung der Aufgabe. Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der in der Anlage 9 genannten Kriterien. Es ist noch kein Konzept und kein Kostenplan vorzulegen. Weitere Teilnahmebedingungen ersehen Sie aus der Bekanntmachung vom (Anlage 10). Für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungen werden keine Kosten erstattet. Ansprechpartner in allen Fragen ist das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Daniela Schäfer Von-Gablenz-Str Köln. Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind bis zum schriftlich oder per an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de zu stellen. Die Antworten werden als Ergänzung unter bekannt gemacht. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement und auf der Internetseite veröffentlicht. Enthält die Ausschreibung nach Auffassung des Bewerbers/der Bewerberin Unklarheiten, so hat er/sie das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen. Der Teilnahmeantrag (Anlage 1) sowie die Eigenerklärungen (Anlagen 4 und 5) sind zu unterschreiben (Keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift). Die Erklärung zu Unterauftragnehmer/in (Anlage 6), soweit zutreffend, ist von dem vorgesehenen Unterauftragnehmern/ der vorgesehenen Unterauftragnehmerin zu unterzeichnen. Es ist für jeden Unterauftragnehmer/jede Unterauftragnehmerin eine Erklärung beizufügen.

4 Seite 4 Der unterschriebene Teilnahmeantrag (Anlage 1) einschließlich Anlagen ist in zweifacher Ausfertigung (einmal im Original und einmal auf handelsüblichem Datenträger) ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg in einem fest verschlossenen Umschlag, gekennzeichnet mit der Aufschrift: "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Monitoringdatenbank (Los 2)", bis zum :00 Uhr beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ Daniela Schäfer Von-Gablenz-Str Köln einzureichen. Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der Bewerber/die Bewerberin hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Angebote innerhalb der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bewerber/der Bewerberin zugerechnet. Teilnahmeanträge, die nach Ablauf der Frist eingehen, werden ausgeschlossen. Teilnahmeanträge, die per oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden. Gemäß 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, Köln gerügt werden. Gemäß 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, Köln gerügt werden. Gemäß 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, Köln gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber / Bewerberinnen den Bestimmungen des 62 VgV. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Daniela Schäfer Anlagen

5 Seite 2 Anlage 1 Teilnahmeantrag Anlage 2 Leistungsbeschreibung Anlage 3 Entwurf Rahmenvereinbarung Los 2 Anlage 4 Eigenerklärung zu 123, 124 GWB Anlage 5 Eigenerklärung zu 19 MiLoG Anlage 6 Unterauftragnehmer/in Anlage 7 Vertraulichkeitsvereinbarung Anlage 8 Verpflichtungserklärung Datenschutz Anlage 9 Bewertungsraster Eignung Anlage 10 Bekanntmachung

6 Anlage 9 Bewertungsraster Eignung - Los 2 - Monitoringdatenbank (für jedes Angebot einzeln auszufüllen) geforderter Nachweis/Referenz max. Punktzahl Gewichtung der Punktzahl maximal erreichbare Punktzahl bzw. Nachweis liegt vor (ja/nein) Bewertung des Unternehmensprofils 72 Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution, strategische Eignung als Partnerin/ Partner (max. eine DIN A4 Seite) Angabe der Geschäftsfelder des Unternehmens/ der Institution mit der jeweiligen Mitarbeiteranzahl (jährliches Mittel) der letzten 3 Geschäftsjahre Kernkompetenzen des Unternehmens/ der Institution mit der jeweiligen Mitarbeiteranzahl (jährliches Mittel) der letzten 3 Geschäftsjahre Nennung der für das Unternehmen/ die Institution verantwortliche/n Person/en Eigenerklärung zu 123, 124 GWB Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen Mitteilung des Gründungsjahres und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Jahresumsatz je Jahr) Nachweis über Betriebs-/ Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird Die Bewerberin/ der Bewerber hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die sie/ er an Unterauftragnehmerinnen/ Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen

7 Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden. Die Qualifikationen und Erfahrungen des eingesetzten Personals sind für die jeweiligen Politikbereiche darzustellen. Sollte bei der Bewerberin/ dem Bewerber selbst keine entsprechende Qualifikation vorhanden sein, so hat die Bewerberin/ der Bewerber darzulegen, inwiefern und ggf. mit welchen Unterauftragnehmerinnen/ Unterauftragnehmern sie/ er die fachliche Qualifikation sicherstellt Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen. Diese Person ist namentlich zu benennen unter Angabe des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale. Es ist zu erläutern, warum sich die benannte Person als zentrale Ansprechperson empfiehlt Erklärung und Bereitschaft, dass im Fall der Zuschlagserteilung die Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten wird. Zusicherung einer hohen Flexibilität, bei Zuschlag kurzfristige Anpassungen, Neuprogrammierungen oder Abfragen innerhalb der Monitoringdatenbank zu bedienen Bewertung der Referenzen Nennung von zwei Referenzprojekten des Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution aus den letzten vier Jahren, die den Betrieb einer Monitoringdatenbank beinhalten. Nach Möglichkeit sollen die Referenzprojekte vorhandene Erfahrungen in den genannten Aufgabenbereichen aufzeigen und einen vergleichbaren Bezug zum Ausschreibungsgegenstand aufweisen. Die Übersicht enthält Angaben zum Auftragsgegenstand, zum Auftragswert, zur Leistungszeit sowie zum öffentlichen und/oder privaten Auftraggeber. Die Bewertung der Referenzen erfolgt je Referenz anhand der im Folgenden genannten Kriterien. Bewertung Referenz 1 66 Angabe der Referenz 1 einschließlich der aufgezählten Angaben Nachweis von Kompetenz zum Einrichten und Betreiben einer Monitoringdatenbank für die Erhebung und Auswertung inhaltlicher Indikatoren, auch unter Beachtung datenschutzrechtlicher Belange Erfahrungen in der Bereitstellung eines technischen Supports Nachweis von Erfahrung in der Zusammenarbeit mit staatlichen und europäischen Stellen Nachweis von Erfahrung in der Übernahme und Fortführung bereits laufender Projekte und Programme und der Kommunikation mit einer Vielzahl involvierter Akteure/Schnittstellen

8 Bewertung Referenz 2 66 Angabe der Referenz 2 einschließlich der aufgezählten Angaben Nachweis von Kompetenz zum Einrichten und Betreiben einer Monitoringdatenbank für die Erhebung und Auswertung inhaltlicher Indikatoren, auch unter Beachtung datenschutzrechtlicher Belange Erfahrungen in der Bereitstellung eines technischen Supports Nachweis von Erfahrung in der Zusammenarbeit mit staatlichen und europäischen Stellen Nachweis von Erfahrung in der Übernahme und Fortführung bereits laufender Projekte und Programme und der Kommunikation mit einer Vielzahl involvierter Akteure/Schnittstellen Gesamtpunktzahl der Bewerberin/ des Bewerbers