SAP Lizenzen im Brennpunkt Nutzung optimieren - Mehrkosten vermeiden

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1 SAP Lizenzen im Brennpunkt Nutzung optimieren - Mehrkosten vermeiden +

2 Über VOQUZ IT-Lösungsanbieter und -Dienstleister Über 35 Jahre am Markt, ca. 400 Mitarbeiter, weltweite Repräsentanzen International vertriebene Produkte: 2

3 Eigenentwickelte Software-Asset-Management-Lösung samq ist das Flagship Product des Unternehmens Add-on, das sich um SAP-Lizenzoptimierung und -Compliance kümmert Bereits über SAP-Systeme optimiert Mehr als 50 % aller samq-kunden erzielen bereits im ersten Jahr Einsparungen, die den Anschaffungswert von samq übersteigen Von Gartner als Expertenlösung in Sachen indirekte Nutzung empfohlen* Kontakt zu internationalen SAP User Groups/Medien: DSAG, ASUG, The ITAM Review * Quelle: Customers Must Resolve SAP Indirect Access Risk When Investing in SAP Functionality Published: 05 April 2017, ID: G

4 Alle Jahre wieder Aufforderung zur SAP- Lizenzvermessung Testvermessung mit USMM und LAW Anpassungen im System Übermittlung der Ergebnisse an SAP Diskussion der Ergebnisse & Verhandlungen mit SAP Finales Vermessungsergebnis 4

5 Alle Jahre wieder Inaktive User werden ebenfalls vermessen Ergebnisse für den Kunden oft nicht nachvollziehbar Engine- Vermessung Testvermessung mit USMM und LAW NEU!!: Automatische Erkennung von indirekter Nutzung Anpassungen im System Ergebnisse Finales Vermessungsergebnis werden nicht gespeichert und meist nur einmal pro Jahr erhoben Sonderlizenztypen sind nur schwer zu vermessen Übermittlung der Ergebnisse an SAP Diskussion der Ergebnisse & Verhandlungen mit SAP Aufforderung zur SAP- Lizenzvermessung 5

6 Anforderungen seitens SAP Um alle Benutzer Ihrer SAP-Systeme eindeutig und exakt vermessen zu können, müssen Sie Ihre Benutzer vor jeder Systemvermessung entsprechend der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste mit dem entsprechenden vertraglichen Nutzertyp klassifizieren. Oh je, wir benötigen mehr SAP Basis- Mitarbeiter! Quelle: /content.htm?frameset=/de/d5/a83f403f0a9354e a155106/frameset.html 6

7 SAP Systemvermessung Reine Zählung Mit dem Vermessungsprogramm (Transaktion USMM) ermitteln Sie pro System die Anzahl der Benutzer und der kostenpflichtigen Objekte der Engines der SAP-Software. [ ] Aber was passiert, wenn ein User eigentlich nur Self-Service Aktivitäten durchgeführt hat? Dann benutzt er eventuell eine Lizenz für 3200 Euro, benötigt jedoch nur eine Lizenz für 125 Euro! Quelle: /content.html 7

8 kostenpflichtig Lizenzvergabe Preisliste Häufigste Standardlizenzen Erweiterte Standardlizenzen Professional Limited Professional Employee Worker Logistics Project Self Service. Vollautom. User- Klassifizierung mit samq Vertragsvereinbarung Weitere Lizenzzuordnungen Individual-Lizenz A Individual-Lizenz B Multi-Client/System Test Basis Administration USMM LAW Ergebnis 8

9 Transaktionsdatenbank Customizing Management-Reports LAW Workbench Analysemodus Autom. Systemvermessung Analyse der ind. Nutzung Berechtigungsanalyse 9

10 Automatische Lizenz-Klassifizierung Nutzungsoptimiert und zu jeder Zeit compliant Enthält alle individuellen Lizenztypen Definieren und Erstellen weiterer Reports zur Lizenznutzung und zum User-Verhalten Möglichkeit zur Identifikation von Entwicklern und freien Entwicklungsressourcen 10

11 Engine-Vermessung push the button 1. Die Werte für die Standard-Engines werden aus USMM-Protokollen erhoben 2. Individuell definierte Engines können dem Bericht hinzugefügt werden 3. Danach steht die vertragsgerechte Zusammenfassung mit Alert- Funktionen zur Verfügung 11

12 So wird indirekte Nutzung aktuell im Audit aufgedeckt Bei der alten Vorgehensweise liegt die Aufgabe beim Kunden: Er soll nach eigenen Kriterien definieren, was er zur indirekten Nutzung zählt und was nicht. Die Recherche bleibt bis zum SAP- Audit beim Kunden Das neue SAP Whitepaper vom April 2018 zeigt, wie indirekte Nutzung in Zukunft aufgedeckt wird. 12

13 SAP sagt 13

14 Digital Access Pricing ein Beispiel "Time Management Documents" -> Kosten pro Dokument 0,50 Zeiterfassungssystem in einer Firma: Jeder Angestellte: Checkt bei seiner Ankunft am Morgen ein -> 1. Mal "Time Management Document" Checkt bei seinem Verlassen wieder aus -> 2. Mal "Time Management Document" Das macht am Tag mindestens 2 x 0,50 = 1 Bei 220 Arbeitstagen sind das 220 Lizenzierung dieses Nutzers als ESS User: Listenpreis 125 Dieser Benutzer darf sogar An- und Abwesenheiten, unbefristete Zeitrückmeldungen und Aufträge für sich selbst erfassen. Aber : Diesen Lizenztyp wird es in S/4HANA nicht mehr geben. Sie sollten sich jetzt entscheiden, welchen Weg Sie einschlagen. Sichern Sie sich Ihr Recht auf einen erneuten Kauf! 14

15 USMM wird indirekte Nutzung aufdecken Was SAP Ihnen nicht sagt: Das neue USMM Tool und das Entitlement Consumption Dashboard werden automatisch indirekte Nutzung aufdecken sogar bei Kunden, die das alte Modell beibehalten Das neue USMM-Tool erscheint im November 2018 Seit Juli gibt es ein SAP-Tool (Note ) zur vorläufigen Erkennung von indirekter Nutzung Für jede Vermessung, die danach stattfindet, wird SAP Daten über die indirekte Nutzung erhalten Kunden, die bezüglich der indirekten Nutzung auf SAP zugehen, haben erhebliche Vorteile (Stichwort: Wartungskosten) und eine gute Verhandlungsposition 15

16 SAPs vorläufiges Erkennungstool - Note Basiert auf der Dokumenten-Erstellung durch technische User Keine Unterscheidung zwischen SAP und Nicht-SAP-Systemen Auch Nutzer außerhalb des SAP-Systems könnten schon eine SAP-Lizenz haben Muss in jedem System neu eingespielt werden Keine automatische Konsolidierung der Ergebnisse Das neue Tool ist zwar gut, um eine Analyse zur indirekten Nutzung zu unterstützen, liefert aber keine aussagekräftigen Zahlen. 16

17 samq Monitoring indirekte Nutzung Kontinuierliche Überwachung aller technischen User Automatische Überwachung der Aktivitätslevel jeder einzelnen Schnittstelle mit Grenzwerten und Alarmen Unterscheidung der Transaktions- Typen nach: Create, Change, Display, Admin und Self Service Frei wählbare Gewichtung der Transaktionstypen entsprechend dem bestehenden oder neuen Preismodell 17

18 Unsere Kunden (Auszug) 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

20 Melden Sie sich Reichenbachstraße Ismaning bei München Telefon: Fax: kontakt@voquz.com 20

21 Appendix 21

22 setq Berechtigungsmanagement Workflows effizient einsetzen Rollen und Berechtigungen verwalten Zentrales Berechtigungsmanagement Technische Konnektoren Compliance sichern 22

23 samq Release Notes Wir arbeiten ständig daran, samq noch besser zu machen Hier erfahren Sie alles über die neuesten Features: samq Release Notes Einfache Benutzung durch SAP Fiori Mehr Übersicht durch LAW Workbench Indirect Access Risk Analyzer Bessere User- Gruppierung Lizenzierung von technischen Nutzern 23

24 Nutzungs- vs. Berechtigungsbasierte Lizenzierung samq ermittelt die richtige Lizenz basierend auf Transaktionen, die in Rollen enthalten sind samq unterscheidet zwischen tatsächlicher Nutzung und berechtigungsbasierter Lizenzierung samq bietet alle Informationen, die man zur Erstellung von Rollen braucht, die der tatsächlichen Nutzung entsprechen 24

25 Nutzungs- vs. Berechtigungsbasierte Lizenzierung SAP untersuchte bis jetzt immer TCode-Nutzung, um Non-Compliance festzustellen Je nach Kunde können vertragliche Bestimmungen und SAPs Audit-Herangehensweise variieren Nutzungs- und Berechtigungsbasierte Einordnung, schrittweises Optimieren zusätzlich werden Objekte von Rollen entfernt, die nicht genutzt werden 25

26 LAW-Automation und -Kontrolle Automatisches Auslösen von USMM Gründlicher Vergleich der LAW-Ergebnisse mit objektiven samq-daten Möglichkeit des Drilldown, um LAW-Ergebnisse zu validieren LAW-Vermessung mit einem Klick einreichen 26

27 Standard-Lizenzen, S/4HANA Lizenzen, Individuell Template-Bildung in nur 3 Schritten für jede individuelle Lizenz Step 1 Step 2 Step 3 Template auswählen, z.b. S/4HANA Functional Worker Überprüfung individueller Aktivitäten über das samq Nutzeranalyse Tool Template entsprechend der Ergebnisse anpassen 27

28 Beispiel Worker Lizenz Standard-Templates und unternehmensspezifische Anpassung Der SAP Worker User ist ein Definierter Nutzer, der in den Produktionseinrichtungen des Auftraggebers arbeitet oder für Wartungsarbeiten zuständig ist und der ausschließlich dazu berechtigt ist,.(iv) Erfassen von Produkt- oder Produktionsinformationen, z. B. Qualitätsprüfungsergebnisse oder Werks-/Prozess- /Maschinendaten, (v) Eingeben von Produktionsproblemen und zugehörigen Serviceanforderungen, (vi) Einreichen von Bestellanforderungen für Werkzeuge, Ersatzteile für Produktionsausstattung usw., (vii) Standardtemplate Worker aus samq Worker Gesundheitswesen Worker Lebensmittelindustrie Worker Automotive Worker Pharmaindustrie Worker Immobilienverwaltung Unterschiedlichste Ausprägungen und Arbeitsabläufe ein und derselben Lizenz unter Nutzung verschiedenster Module Erkennen der speziellen Aktivitäten Automatische Aktivitätsanalyse in samq Aktivitätsanalyse in samq + Lizenztemplate von samq = unternehmensspezifische Worker Lizenz 28

29 Interne Leistungsverrechnung Was macht samq? Wer hatte welche Lizenz zu welchem Zeitpunkt? 29

30 Interne Leistungsverrechnung Was bedeutet das für Sie? Automatisierung der Verrechnung Lizenzdisziplin in den operativen Einheiten 30

31 So funktioniert die Optimierungs-Engine S-System VOQUZ oder Kunde SAP NetWeaver 7.1 Optimierungs-Engine https Optimierter SAP Lizenzkey Die Optimierungs-Engine ist eine transaktionsbewertete Datenbank und funktioniert basierend auf komplexen Funktionalitäten, wie z.b.: Daten anlegen Daten ändern Daten ansehen Überprüfung von Änderungsbelegen Modulspezifische Identifikation von Lizenzen Überprüfung von Entwicklertätigkeiten und Objektänderungen nicht kostenpflichtige Administratortätigkeiten 31

32 Success Stories: OMV Ausgangslage: Komplexe SAP-Landschaft Bevorzugte Zuordnung höherwertiger, aber zugleich teurer Lizenztypen SAP User, 25 produktive Systeme Definition der Limited Professional User: max. 3 Change Transactions pro Tag Erfolg: User ohne Lizenzzuordnung wurden entdeckt Limited Professional User- Lizenzen konnten eingespart werden Automatische Lizenzzuordnung basierend auf speziellen - Adresstypen Ziel: Automatisierung der Lizenzzuordnung 32

33 Success Stories: QIAGEN Ausgangslage: Komplexe SAP-Landschaft: SAP User, verschiedene Systeme, breites Spektrum an Named User Lizenzen Suche nach Ersatz für vorhandenes SAM-Tool: deckte nicht alle benötigten Bereiche ab; keine Transaktionsdatenbank Test von samq durch Projektlizenz Erfolg: Lizenzoptimierung Kostenersparnis Automatische Lizenzzuordnung anhand der Transaktionsdatenbank Neue Features, die altes SAM- Tool nicht geboten hat Compliance-Sicherheit Schnelle und einfache Installation; kompetente Beratung 33

34 Success Stories: jetblue Ausgangslage: Großer Aufwand, Messbasis für die SAP-Lizenzierung zu finden Ständig wechselnde Ansprechpartner bei SAP Proof-of-Value vor der Einführung von samq User-Profile sind eng mit Microsoft Identity Manager und HR Systemen verbunden Neues Tool sollte innerhalb der SAP-Landschaft installierbar sein Erfolg: Einsparung von 500 Named Users Kontinuierliches User- Management Arbeitserleichterung Kostenersparnis; Überblick über SAP-Lizenzkosten Ganzheitlicher Ansatz beim User-Management 34