So meistern Sie die indirekte Nutzung: SAP-Lizenzierung erklärt am Beispiel Rechnungsworkflow von WMD

Transkript

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2 So meistern Sie die indirekte Nutzung: SAP-Lizenzierung erklärt am Beispiel Rechnungsworkflow von WMD

3 Begrüßung Webinar Ihre Referenten Dina Haack Produktmarketing WMD Group GmbH Christian Breiholz Bereichsleiter Produktmanagement WMD Group GmbH Peter Rattey Geschäftsführer VOQUZ Labs GmbH Martin Kögel COO VOQUZ Group

4 Agenda Webinar Kurzvorstellung Ihrer Gastgeber WMD und die xsuite: SAP-integrierte Workflow-Lösungen VOQUZ und samq: Software-Asset-Management-Lösung für SAP Lizenzierung der indirekten Nutzung bei SAP Die neue Definition der SAP Anwendung der neuen Definition Wo liegen monetäre Gefahren? Umstieg auf das neue Lizenzmodell Wie? Wichtige Erläuterungen Lösungsansatz - Transparenz Offene Fragen Beantwortung Ihrer offenen Fragen

5 WMD und die xsuite: SAPintegrierte Workflow-Lösungen

6 >1.000 Kunden Millionen Umsatz in Mitarbeiter Jahre Erfahrung Headquarter Hamburg, Germany

7 WMD xsuite Solutions

8 xflow SAP FI Rechnungen ohne Bestellbezug Rechnungseingang Rechnungsworkflow Customizing Reports Rechnungseingang Technischer Beleg in SAP Vorerfassung innerhalb von SAP Validierung (OCR) Vorerfassung Sachliche Prüfung Stufe 1-n WEB SAP Beleg Vervollständigung Freigabe Stufe 1-n WEB Automatische Buchung

9 User-Typen WMD xflow User SAP User SAP Professional Lizenz SAP NetWeaver Foundation for 3rd Party Applications User kann SAP und xflow Web nutzen xflow WebUser Platform User for Productivity Apps SAP NetWeaver Foundation for 3rd Party Applications Ausführung nur im xflow Web möglich

10 VOQUZ und samq: Software-Asset- Management-Lösung für SAP

11 Über VOQUZ IT-Lösungsanbieter und -Dienstleister Über 35 Jahre am Markt, ca. 400 Mitarbeiter, weltweite Repräsentanzen International vertriebene Produkte:

12 Eigenentwickelte Software-Asset-Management-Lösung samq ist das Flagship Product des Unternehmens Add-on, das sich um SAP-Lizenzoptimierung und -Compliance kümmert Bereits über SAP-Systeme optimiert Mehr als 50 % aller samq-kunden erzielen bereits im ersten Jahr Einsparungen, die den Anschaffungswert von samq übersteigen Von Gartner als Expertenlösung in Sachen indirekte Nutzung empfohlen* Kontakt zu internationalen SAP User Groups/Medien: DSAG, ASUG, The ITAM Review * Quelle: Customers Must Resolve SAP Indirect Access Risk When Investing in SAP Functionality Published: 05 April 2017, ID: G

13 Transaktionsdatenbank Customizing Management-Reports LAW Workbench Analysemodus Autom. Systemvermessung Analyse der ind. Nutzung Berechtigungsanalyse

14 Die neue Definition der SAP

15 Definition der indirekten Nutzung

16 Die aktuelle Definition auf Dokumentenbasis Für die Nutzer der WMD- Produkte bedeutet das, dass nur externe Quellen (Web, Portal, Externe Apps.) überhaupt als Erzeuger von solchen Dokumenten in der Diskussion stehen und nur das initiale Erstellen von Dokumenten und nicht spätere Änderungen (z.b. Rechnungsgenehmigung) und Folgedokumente gezählt werden.

17 SAP sagt Dem kommt SAP augenblicklich nicht nach!

18 Anwendung der neuen Definition

19 Wir bei VOQUZ sagen... Das neue Model ist ausschließlich Volumen-basiert: + Vorteil für viele User mit geringer Nutzung pro User - Nachteil für wenige User mit intensiver Nutzung Bis dato war nur indirekte Nutzung durch tatsächliche User zu lizenzieren. - Jetzt sind auch alle maschinell erstellten Dokumente zu lizenzieren. IoT ist komplett kostenpflichtig! Mit der Vermessung durch die USMM wird augenblicklich keine Transparenz erreicht. Ganz im Gegenteil: Dadurch, dass alles gezählt wird, wird dem Kunden eine undefinierte Masse an Dokumenten vorgesetzt, die irgendwo indirekte Nutzung enthalten könnte! Ihr Aufgabe: Sie müssen sich eigenständig einen Überblick verschaffen, was wirklich als indirekte Nutzung gezählt werden sollte. Wie viele der User sind wirklich reine WebUser?

20 Wo liegen monetäre Gefahren?

21 Wie geht SAP vor und was kann man tun? Aktuelle Vorgehensweise: USMM liefert die gesamte Anzahl der neun Dokumententypen, egal ob diese von außen oder innerhalb SAP angelegt wurden Auf dieser Basis verhandelt man jetzt einen prozentualen Anteil, der indirekt erzeugt wurde Dabei wird der Kunde mit Werten auf Schätzbasis konfrontiert, wogegen kaum zu argumentieren ist Ergebnis: Eine geschätzte Summe wird von der SAP als zu bezahlende indirekte Nutzung aufgerufen Nach Abzug eines Verhandlungsspielraumes muss gezahlt werden Der Kunde hat keine Handhabe der Überprüfung von wirklicher indirekter Nutzung Was kann man tun? Für eine Entscheidung benötigt man eine klare Datenbasis Die wirkliche indirekte Nutzung sollte genau messbar sein Messergebnisse aus der Engine-Vermessung müssen gegengeprüft werden können Umkehr der Verhandlungsposition von Schätzen auf Wissen

22 Umstieg auf das neue Lizenzmodell Wie?

23 Muss man überhaupt? Voraussetzungen Es gibt bereits eine mit der SAP vereinbarte Definition zur indirekten Nutzung!Ist keine Lizenzierung mit SAP verhandelt, müssen Named User Lizenzen gekauft werden! Oder: Sie wissen, es gibt keine weitere indirekte Nutzung Die bestehende Variante ist kostengünstiger als die Neue Gefahren SAP wird Kunden, die nicht wechseln wollen, eventuell auditieren Sollte weitere indirekte Nutzung festgestellt werden, muss eventuell teuer nachgekauft werden Oder unter hohem Einigungsdruck in das Modell Digital Access gewechselt werden Zu beachten ist, dass die Nutzung von xflow immer auch NetWeaver Third Party Foundation-Lizenzen benötigt. Hier sollte ermittelt werden, ob User-basiert oder Core-basiert abgerechnet wird. (in samq ermittelbar)

24 wenn man das Modell nutzen will Voraussetzungen Es muss eine Analyse gemacht werden, wie viele Dokumente indirekt angelegt wurden und was in Zukunft zu erwarten ist Ermitteln der von der USMM gezählten Dokumente Mit dem Wissen über die Differenz eine entsprechende Verhandlungsstrategie entwickeln Gefahren Die USMM berichtet augenblicklich eine überhöhte Anzahl an Dokumenten Diese fehlende Transparenz führt erfahrungsgemäß zu einem Vorteil für die SAP Relevant sind nur Dokumente, die nach der Digital Access- Definition der SAP erzeugt wurden. Durch SAP- Technologie erzeugte Dokumente sind irrelevant.

25 Situationsbetrachtung Dialog User alt Techn. User Rechnungseingang!Beide Lizenzierungstypen gelten jeweils für jegliche Art von indirekter Nutzung und können nicht kombiniert werden! Dialog User neu Techn. User Rechnungseingang SAP Web (ind.) Bearbeitung Bearbeitung SAP Web Lizenzkosten wie bekannt + Named User Lizenzen für indirekte Nutzung Lizenzkosten wie bekannt + Kosten pro indirekt erzeugtem Dokument

26 Wichtige Erläuterungen

27 Muss doppelt bezahlt werden? SAP-Standpunkte Digital Access. Indirekte Nutzung für den SAP Digital Core - FAQ - SAP Besonders bemerkenswert ist die Aussage der SAP, dass selbst innerhalb von SAP durch Add-On-Lösungen erzeugte Dokumente lizenziert werden müssen. Im Bezug auf die NetWeaver Third Party Foundation-Lizenzierung ändert sich ebenfalls nichts. Das bedeutet, im speziellen Fall, ja, es muss bis zu 3-mal bezahlt werden.

28 Was ist mit Änderungen an bestehenden Dokumenten? SAP-Standpunkte Interessant ist, dass Änderungen grundsätzlich, egal ob von einem Add-On oder wirklich extern erzeugt, nicht bezahlt werden müssen, wenn die Version Digital Access für indirekte Nutzung gilt. Technische User, die lizenziert sind, können eine Alternative zum Dokumentenmodell sein. Digital Access. Indirekte Nutzung für den SAP Digital Core - FAQ - SAP

29 Lösungsansatz - Transparenz

30 Das Chaos ordnen Wissen ist Macht! Die USMM zählt noch alle Dokumente samq kann indirekt erzeugte Dokumente identifizieren Damit ist die Differenz klar Mit dem Definitionswissen können Prozesse gestaltet, die Anzahl der indirekt erzeugten Dokumente begrenzt und Kosten gespart werden Die rechtzeitige Vorbereitung ist entscheidend!

31 Analyse der indirekten Nutzung Analyse: Analysieren Sie mit samq Ihre Lizenzlandschaft Ermitteln Sie mit samq kritische Bereiche zur indirekten Nutzung und überprüfen Sie die Erzeugung von neuen Dokumenten, die eventuell mit dem neuen Support-Package/USMM der SAP gezählt werden können Lassen Sie sich von unseren Experten Strategieempfehlungen liefern, damit Sie für die Verhandlungen mit der SAP vorbereitet sind Das bekommen Sie: Analyse der augenblicklichen Lizenzsituation inkl. möglicher Optimierungsmöglichkeiten Engine-Vermessung per Knopfdruck und Ermittlung der augenblicklichen Verbräuche Check der augenblicklich möglichen Indirect Access-Punkte und Messung der augenblicklich erzeugten Dokumente Ermittlung von augenblicklich lizenzierten technischen Usern

32 SAP-Beratung SAP Vertrags-, Compliance- und Kostenberatung zu folgenden Themen: Aktive Unterstützung bei Vertragsverhandlungen Umstieg auf Digital Access Lizenzaustausch und Produktneukauf S/4HANA Migration: Kostenoptimierung Audit-Abwehr Vertragsanalyse Preise, Rabatte, Nutzungsbedingungen, Abweichungen Bestimmung einer Strategie für die Vertragsoptimierung Financial Modeling und Szenario-Vergleiche Shelfware-Eintausch Maintenance-Reduktion und weitere Services

33 Offene Fragen

34 Melden Sie sich VOQUZ IT SOLUTIONS Reichenbachstraße Ismaning bei München Telefon: Fax: kontakt@voquz.com WMD Group Hamburger Str Ahrensburg Telefon: Fax: info@wmd.de

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!