Auf der sicheren Seite So ist Software-Compliance in Ihrem Unternehmen garantiert? Rico Duda, SAM Senior Consultant Maximilian Hoppe, SAM Consultant

Transkript

1 Auf der sicheren Seite So ist Software-Compliance in Ihrem Unternehmen garantiert? Rico Duda, SAM Senior Consultant Maximilian Hoppe, SAM Consultant

2 LICEN A 2019 Compliance IT-Compliance Software- Compliance

3 Gesetze Urheberrechtsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Aktiengesetz / GmbH Gesetz

4 Gesetze Richtlinien Urheberrechtsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Aktiengesetz / GmbH Gesetz Datenschutz IT-Sicherheit Software-Nutzung

5 Gesetze Richtlinien Verträge Urheberrechtsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Aktiengesetz / GmbH Gesetz Datenschutz IT-Sicherheit Software-Nutzung Rahmenverträge Lizenzverträge Nutzungsbestimmungen

6 Gesetze Richtlinien Verträge Urheberrechtsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Aktiengesetz / GmbH Gesetz Datenschutz IT-Sicherheit Software-Nutzung Rahmenverträge Lizenzverträge Nutzungsbestimmungen

7 Wer trägt die Verantwortung? Sie sind doch für die Compliance verantwortlich.

8 Wer trägt die Verantwortung? Verantwortlichkeiten Management SAM Organisation Lizenzmanagement

9 Wer trägt die Verantwortung? Aus der Praxis! Fehlendes Bewusstsein im Management Das kann ja nicht so schwer sein! Aufmerksamkeit und Unterstützung durch das Management sind unabdingbar! Das können Sie doch noch mitmachen...

10 Wer trägt die Verantwortung? Management SAM Organisation Lizenzmanagement

11 Wer trägt die Verantwortung? Aus der Praxis! Lizenzmanager als Stelle? Wer kümmert sich denn um Lizenzen? Aufgabenbereich? Für was ist das Lizenzmanagement zuständig? Was ist kommuniziert? Was macht der Lizenzmanager? Kompetenzen? Wozu braucht das Lizenzmanagement diese Informationen?

12 Wer trägt die Verantwortung? Management SAM Organisation Lizenzmanagement

13 Wer trägt die Verantwortung? Aus der Praxis! Gibt es eine SAM Organisation? Ist das Lizenzmanagement für alles zuständig? Wer ist für was verantwortlich? Wer ist noch beteiligt, wer trägt noch Verantwortung?

14 Wer trägt die Verantwortung? Verantwortlichkeiten Management SAM Organisation Lizenzmanagement

15 Der Weg zur Compliance Dieser Weg wird kein leichter sein...

16 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Kenne ich meine Nutzungsrechte (noch)? Kann ich die vorhandenen Nutzungsrechte (noch) nachweisen? Ist die Lizenzhistorie vollständig?

17 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Typische Herausforderungen den vollständigen Lizenznachweis dokumentieren und archivieren ein Teil der Basislizenzen ist nicht mehr auffindbar Änderungen und Ergänzungen bei den Nutzungsrechten dokumentieren und berücksichtigen

18 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Welche Produkte setzen wir in welchen Bereichen ein? Welche Daten müssen erhoben werden? Wie kann ich die erforderlichen Daten erheben und dokumentieren? Welche Datenquellen stehen zur Verfügung?

19 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Typische Herausforderungen die erhobenen Daten sind nicht vollständig die Qualität der Daten reicht nicht aus nicht alle Daten können automatisiert erhoben werden komplexe IT-Infrastrukturen (Virtualisierung und Cloud) lassen sich schwer abbilden

20 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Sind alle Nutzungen in der Compliance berücksichtigt? Bin ich für ein Audit vorbereitet? Werden die Nutzungsrechte (alle) eingehalten?

21 Der Weg zur Compliance Nutzungsrechte Nutzung Compliance Typische Herausforderungen die Lizenzzuweisungen müssen überarbeitet werden Changes in der IT werden nicht berücksichtigt Änderungen / Ergänzungen der ursprünglich gekauften Nutzungsrechte werden nicht berücksichtigt

22 Der Weg zur Compliance Nutzungs -rechte Nutzung Compliance

23 Braucht man ein SAM Tool Braucht man ein SAM Tool? Antwort JA Aber nicht jedes Tool passt -> SAM Tool sollte evaluiert werden Typische Herausforderungen die Arbeit selbst bleibt trotzdem Installation ist nicht gleich Implementierung SAM Tool / Managed Service Strategisches Lizenzmanagement wird unterstützt SAM Tool ersetzt keinen Lizenzmanager Managed Service als Alternative zu SAM Tool

24 Wie organisiere ich mich zur Einhaltung der Compliance? Wo ist denn der Compliance-Bericht für die neu eingeführte Software?

25 Rechtlich eigenständige Gesellschaften Vertragsexperte Konzernebene SAM Organisationen / Rollenmodell Management Software-Compliance Konzernlizenzmanager Lokaler Lizenzmanager Lizenzierungsexperte Lizenzadministrator Software-Inventarisierer Software-Lizenzinventar Software-Inventar

26 SAM Organisationen (1 / 2) SAM strategisch / operativ SAM- Strategie und Ziele Strategischer Lizenzmanager Operatives SAM Operativer Lizenzmanager SAM Datenbasis Lizenzverwaltung (kfm.) Lizenzeinsatz (tech.)

27 SAM Organisationen (2 / 2) SAM im Konzern Konzernebene (strategisch) Konzernlizenzmanager Unternehmensbereiche (strategisch / operativ) Lizenzmanager Legal Entity A Lizenzmanager Legal Entity B Länder / Fachbereiche (operativ) Lizenzmanager Country X Lizenzmanager Country Y Lizenzmanager Special Applications

28 SAM Organisationen / Rollenmodell Aus der Praxis! Wie viele Mitarbeiter brauche ich für ein Lizenzmanagement? Abhängig vom SAM Scope (Anzahl Hersteller) Welche Priorität habe ich? (Zeitdruck durch aktuelles Audit oder langfristige Aufbauphase?) Welche Struktur hat das Unternehmen insbesondere in IT und Einkauf (zentral / dezentral) Grad der IT Standardisierung?

29 SAM Organisationen Spezielle Herausforderungen ausgelagerte Prozesse IT-Einkauf IT-Dienstleister RZ-Dienstleister Outsourcing

30 SAM Organisationen SAM als Managed Service Auslagern von Tätigkeiten Zur Erstellung der Compliance Zur Prüfung und Ermittlung der Nutzungsrechte Zur Pflege der Inventare Keine Auslagerung der Verantwortung! Vom operativen zum strategischen Lizenzmanagement!

31 Können Sie Software-Compliance garantieren?

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! By Your Side in a Digital World. Besuchen Sie uns auf:

33 Ihr Kontakt Rico Duda SAM Senior Consultant phone: mobile: Maximilian Hoppe SAM Consultant phone: mobile: