Ist Change eine eigenständige Projektphase?

Transkript

1 Ist Change eine eigenständige Projektphase? Erwartungspflege im Rahmen von MacGyver-Anforderungen PM-Stammtisch, Birgit Bazzar

2 Agenda 1 Warum die Frage? 1.1 Rahmenbedingungen im Projekt 2 Ergebnisse der Diskussion 3 Projekt- und Change Management-Planung 4 Unser Change Management Change Management Die Herausforderung Aufgaben der Change Management-Phase im Projekt Die Erwartungspflege der MacGyver- Anforderungen Change Management Kommunikationskanäle 5 Lessons Learned TÜV SÜD Akademie GmbH Folie 2

3 1) Warum die Frage? Großer Diskussionsbedarf zu Projektbeginn In welchem Rahmen und in welcher Form können/wollen/müssen wir das Change Management im Projekt etablieren (?) Unsere Überlegungen im Projekt: Ist das Change Management eher ein Arbeitspaket im Projektmanagement oder ist Change Management als eine einzelne Phase anzusehen? Wie wichtig ist das Change Management im Projekt? Folie 3

4 1.1) Rahmenbedingungen im Projekt Die Rahmenbedingungen fürs TPH-Projekt: Entwicklung einer neuen Prozesslandschaft Hoher Innovationsgrad mit neuen Features und Tools Entwicklung einer komplett neuen IT-Infrastruktur Viele verschiedene Stakeholder und Interessen/Interessenten im Projekt Input von allen Fachbereichen = Output in alle Fachbereiche 4 Mio. Projektbudget Die Projektziele: Userfreundlichkeit intuitiv, einfach, schnell Entwicklung einer Standardsoftware Bündelung aller Prozesse Lösung für Innovationen Nahtlose Integration in die Konzernsysteme Und das alles in einem System Folie 4

5 2) Ergebnisse der Diskussion Change in Training Powerhouse: Jedes Projekt ist Veränderung! Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation schüren Mitarbeiterängste Veränderungen des individuellen Arbeitsplatzes/der Arbeit bereiten Mitarbeitern Sorgen Positive Erwartungshaltung soll aufrecht erhalten bleiben Die Veränderungen sind massiv Change Management muss als eigenständige Projektphase laufen! Folie 5

6 3) Projekt- und Change Management-Planung Grundlegende Projektplanung Tätigkeiten im Projektmanagement Projektstart Planung Umsetzung Abschluss Nachbearbeitung Mitwirkung des Change Managements im Projekt Erkenntnisse: Projektmanagement und Change Management laufen als parallele Phasen Change Management ist von Beginn an ein essenzieller Bestandteil Verschiedene Change-Aktionen bauen auf die Projektplanung auf Folie 6

7 4) Unser Change Management Was ist unsere Strategie und Aufgabenaufteilung? Der Change Management-Masterplan definiert die Change-Maßnahmen zu den jeweiligen Projektphasen und ist auf verschiedene Stakeholder ausgerichtet (AP Change Architektur) Dieser Plan wurde zu Projektbeginn aufgestellt und wird laufend dem Projektplan angepasst (AP Monitoring und AP Umfeldanalyse) Projektkommunikation durch Projektleitung im Lenkungskreis, Betriebsrat sowie in Konzern-Divisionen und -Gesellschaften Projektkommunikation durch Change Management Aktionen (Pioniere, Aushang von News-Plakaten, eigene Projektwebsite) an alle Akademie Mitarbeiter (AP Cross-Mediale Kommunikation und AP OE Kommunikation) Folie 7

8 4.1) Change Management Die Herausforderung Die vier Säulen des Change Managements Entwicklung einer Vision Kommunikation mit Betroffenen Beteiligung der Betroffenen Qualifizierung der Betroffenen Die Veränderung betrifft alle Bereiche des Unternehmens, von der Aufbauorganisation über die Ablauforganisation bis hin zu Veränderungen im sozialen Gefüge Folie 8

9 4.2 Aufgaben der Change Management Phase im Projekt Unsere Vision Aufbau einer neuen und marktgerechten IT- Infrastruktur (Strategie 2020), Ablöse des Alt-ERP-Systems Orbis und weitere angebundene Systeme Self Service aller Nutzer Beteiligung Unsere Kommunikation Projektleitung steuert die Kommunikation in den Konzern sowie an offizielle Gremien (Lenkungskreis und BR) Change Management kommuniziert in das Unternehmen hinein, hierbei werden verschiedenste Kanäle bedient Qualifizierung Das Projekt ist ein Akademie-Projekt! Von Projektbeginn an wurden sämtliche Abteilungen und Regionen mit einbezogen Ein Test- und Schulungskonzept für die Mitarbeiter der Akademie wurde entwickelt TÜV SÜD Akademie GmbH Folie 9

10 4.3) Die Erwartungspflege der MacGyver-Anforderungen Wie setzen wir diese Anforderungen um? Transparente Projektarbeit, regelmäßige Rücksprache mit operativen Einheiten/Führungskräften/Abteilungen/Experten Change Management, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter aufgreift und Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess integriert Regelmäßige Kommunikation in das Unternehmen durch, Aushang von News-Plakaten Projekt-Website Phoenix-Story Quick Scan-Teilnahme/Zielkonzeption-Teilnahme Roadshows Phoenix-Pioniere (Multiplikatoren) Folie 10

11 4.4) Change Management-Kommunikationskanäle Projektbarometer zur Visualisierung des aktuellen Projektstands Projekthistorie sowie Projektergebnisse lassen sich hier nachverfolgen Folie 11

12 4.4) Change Management-Kommunikationskanäle Fragen und Anliegen der Mitarbeiter per Funktionspostfach Telefon Akademie-Calls Führungskräfte-Calls Management Board-Calls Beispiel eines News-Plakats Folie 12

13 5) Lessons Learned Veränderungen können abschreckend sein, das Change Management muss daher gezielt, aktiv, strategisch klug und wirkungsvoll in die Anpassungsprozesse eingreifen Was gilt es zu beachten? Klare Aufteilung von Verantwortungen und Aufgaben Wer kommuniziert was Klare Definition einer Vision für die Veränderung Klare Definition der Kommunikation im Projekt Klare Definition der Beteiligung im Projekt Klare Definition der Qualifizierungsmaßnahmen (Qualifizierungsplan) Folie 13

14 5) Lessons Learned Change Management ist eine eigene Projektphase und läuft parallel zum Projektmanagement Was gilt es zu beachten? Change Management als eigenständige Projektphase Bei komplexen Projekten ist ein Change Management unverzichtbar Erwartungshaltung verschiedenster Stakeholder muss aufgegriffen werden (den Spagat zwischen Wünsche erfüllen und Ziele zu realisieren meistern MacGyver-Spagat ) Change Management Plan angelehnt an die Projektplanung Folie 14

15 Wo wirkt die Veränderung, und wie gehen wir damit um? Die Weichen sind gestellt, vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! TÜV SÜD Akademie GmbH Folie 15