Was ist SAM? Warum brauche ich SAM? Schritte zur Einführung Mögliche Potentiale Fragen

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1 Software Asset Management (SAM) Vorgehensweise zur Einführung Bernhard Schweitzer Manager Professional Services Agenda Was ist SAM? Warum brauche ich SAM? Schritte zur Einführung Mögliche Potentiale Fragen

2 26-Feb-07 Software Asset Management! Richtlinien, Prozesse und die Infrastruktur für die effektive Verwaltung, Kontrolle und den Schutz des Software-Gutes! umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Software! Transparenz! über die eingesetzten Produkte! über die vorhandenen Lizenzen! über den aktuellen Lizenzierungsstatus! Dynamische Einbeziehung eines Lizenzpools (Lizenzverschiebung / Lizenzrotation)! Bedarfsorientierte Beschaffung! Abbildung! aller relevanten Lizenzmanagementprozesse! und Einbeziehung des Vertragsmanagements! Grundlage für eine vereinfachte IT Planung (Budget/Outsourcing)! Rechtliche Sicherheit

3 Nutzen! Finanzielle Aspekte mit zum Teil erheblichen Kosteneinsparungen! Konzernweit konsolidierte Prozesse im Umgang mit Lizenzen! Konsolidierung von Lizenzverträgen (Bsp. Abrufverträge, Wartung)! Optimierte Basis für globale Vertragsverhandlungen! Verlagerung von Lizenzen innerhalb des Konzerns! Einkauf nur dessen, was tatsächlich gebraucht wird.! Juristische Aspekte (durch Transparenz)! Schutz vor Revisionen (extern, intern oder durch Hersteller)! Aktuellen Anforderungen nach Transparenz entsprechend Sarbanes-Oxley Act, KonTraG, Corporate Governance, ITIL, ISO ! Den rechtlichen Anforderungen genügen Beteiligt sind Lizenzmanagement ist ein unternehmensweites Unterfangen Beteiligt sind: Geschäftsführung Verantwortung (strategisch) Einkauf: direkt betroffen (operativ) IT: direkt betroffen (operativ) Controlling: (strategisch) User: direkt betroffen (operativ) Die Einführung eines Lizenzmanagements muss daher von allen Bereichen getragen werden!

4 Generelle Herangehensweise Contract Data Technical Data Schritt 1 Base Line Compliance License Management Tool Tool based License Mgmt Schritt 3 License Data License Reconciliation Service (LRS) Schritt 2 Process Consultancy Not Tool based License Mgmt SAM Desk SAM Plus Base Line License Management Drei Schritte zum Lizenzmanagement Schritt 1: Basis Compliance Erstellung einer Basis zur aktuellen Lizenzierungssituation. Diese Basis wird dann in das kontinuierliche Lizenzmanagement übernommen (Jetzt ist bekannt, was gemanagt werden soll) Schritt 2: Prozessdefinition Lizenzmanagement besteht zu sehr großen Teilen aus Prozessen, bestehende müssen analysiert werden und neue definiert werden Schritt 3: Toolunterstützung des Lizenzmanagements Ein Lizenzmanagementtool kann basierend auf den Schritten die Umsetzung eines Lizenzmanagements im laufenden Betrieb im Unternehmen unterstützen

5 Schritt 1 Schritt 1 Compliance Bericht

6 Schritt 2 Prozesse Schritt 2 Zielsetzung im laufende Lizenzmanagement (Auswahl) Einige der wichtigsten Ziele im Lizenzmanagement "Nur die Lizenzen kaufen, die tatsächlich benötigt werden. "Es soll vor allem verhindert werden, dass unnötig viele (nicht genutzte) Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind. "Freiwerdende Lizenzen sollen wieder verwendet werden.

7 Prozesse Software Asset Management Lizenzmanagement Prozesse Drei Teilbereiche Lizenzmanagementprozesse Rollenkonzept License Policy

8 Policy Compliance & Management von Richtlinien und Prozessen Richtlinien / Policys als Basisvoraussetzungen Klare, zentrale Positionierung zu SAM Konsequente und regelmäßige Kommunikation im Unternehmen Basis für Konsequenzen bei Nichtbeachtung Regelungen für Mitarbeiter, Vertragsmanagement, Open Source, Standardisierter Einkauf, Regelungen für die Rechtevergabe in der IT, Kommunikationsrichtlinien Konsequenzen aus Regelverstößen Prozesse Zur Realisierung der Richtlinien Verantwortlichkeiten werden definiert Zusammen mit KPIs sorgen diese für Messbarkeit Software- & Lizenzmanagement Richtlinien für Mitarbeiter SW-Nutzung was ist erlaubt, was ist verboten Generelle Regelungen zum Umgang mit IT-Gütern Lizenzwissen zur Vermittlung des rechtlichen Ansatzes Meist Teil des Arbeitsvertrags wird unterschrieben Mögliche Konsequenzen bei Nichtbeachtung Richtlinien für den Einkauf / Vertragsmanagement Wer darf Verträge abschließen Welche Abteilungen sind einzubeziehen z.b. IT, Rechtsabteilung Regionale oder globale Verträge Passen Verträge zu den Unternehmensrichtlinien Klare Definition der Lizenzierung / Nutzungsbedingungen Sicherstellen der Verfügbarkeit von Informationen über Erfüllung der Nutzungsbedingungen

9 Beispiel Lizenzmanagement Prozess Prozesse Zur Realisierung der Richtlinien Verantwortlichkeiten werden definiert Zusammen mit KPIs sorgen diese für Messbarkeit Prozesse In der Regel existieren einige Prozesse in Unternehmen, die mit dem Lizenzmanagement in Verbindung stehen "Kern des Lizenzmanagements wird aber in der Regel nicht getroffen "Lizenzpool als Kern des Lizenzmanagements

10 Prozesse Lizenzmanagementprozesse Analyse der bestehenden Prozesse Evaluierung der zur Zielerreichung notwendigen Prozessänderungen Design / Modifikation von Prozessen Umsetzung / Kommunikation neuer Prozesse Validierung Typischer Weise betroffen: Einkaufsprozess IT-Prozess (z.b. Bereitstellung von Produkten) Genehmigungsprozesse Hierarchie im Lizenz Management grundlegende Ansätze: zentral dezentral hybrid

11 Rollenkonzept Ein Rollenkonzept ist notwendig: Verantwortlichkeiten müssen eindeutig geregelt werden Bsp. Rollen Inventarisierer (technisch orientiert) Lizenzverwalter (Verantwortung Papierlage) Lizenzierungsexperte (Beratung bei Vertragsverhandlungen) Lizenzmanager (Gesamtverantwortung) Schritt 3 Welches Tool? Prozesse > Komplexität < 250 DTM Tool mittlere Automatisierung (Lizenzmanagement light) Lizenz Management / Asset Management Tool hohe Automatisierung (Lizenzmanagement) Excel-Sheet Keine Automatisierung Schritt 3 Größe des Unternehmens (PC Zahl)

12 Welches Tool Evaluation, ob Tool sinnvoll? Evaluation welches Tool macht Sinn? Entscheidungsmatrix Ggf. Teststellung mehrere Tool ausführliche Tests Implementierung Tool Überführung Daten aus Basis Compliance Implementierung Abwicklung der entwickelten Prozesse Potentiale (einmalig) Konsolidierung von Verträgen " im Durchschnitt Erreichung von bis zu 50% besseren Einkaufskonditionen Konsolidierung von Lizenzen innerhalb des Unternehmens Erfahrung: Minderausgaben von ! / PC Tochter A Tochter B

13 Potentiale (kontinuierlich) Einsparungspotentiale verschiedener Lizenztypen im Lizenzpool Einsparungspotential ca. 7-10%* *Eigene Erhebung Software Spectrum gemessen am SW Budget Potentiale (kontinuierlich) Konsequente Nutzung der Prüfung auf Nutzung von best. Softwareprodukten Einsparungspotential bis 30%* * Eigene Erhebung Software Spectrum gemessen am SW Budget

14 Überblick mögliche Vorgehensweise Basis Compliance (LRS) Schritt 1 Datenübernahme Datenübernahme Eventuell in Schritten für definierte Produkte Update / Prüfung Regelmäßiger Compliance Check Schritt 3 Einführung Lizenzmanagement (Tool) Lizenzmanagement live Prozess Design Schritt 2 Einführung Einführung der Prozesse im Unternehmen Pilot? wenn möglich Übernahme auf weitere Business Units Herausforderungen! Keine interne Awareness! Keine rechtzeitige Einbindung Betriebsrat! Durchsetzbarkeit eines zentralen Ansatzes (Vorgehen in machbaren Schritten)! Lizenzmanagementprozesse werden nicht oder nicht rechtzeitig bedacht! Keine solide Datenbasis! Qualität der technischen und kaufmännischen Daten! Fehlende Priorisierung! Schlechte Relation Aufwand Ertrag

15 Vielen Dank Ihre Fragen

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