Softwarelizenzmanagement

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1 IT ADVISORY Softwarelizenzmanagement Herausforderungen und Chancen Juni 2009 ADVISORY

2 Agenda 1 Marktanalyse aus Sicht der Kunden 2 Marktanalyse aus Sicht der Hersteller 3 Wie können Sie die Herausforderungen lösen? 4 Diskussion 2

3 Ergebnisse der KPMG-Studie 2004 Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen (1) Wesentliche Erkenntnisse: In 78 % der Unternehmen ist keine Aufstellung über die erworbenen Lizenzen vorhanden Lizenzinventarisierungen werden nur selten durchgeführt Aufstellung der erworbenen Lizenzen Die Erhebung über die eingesetzte Software erfolgt bei 55% der Befragten mittels Toolunterstützung Art der Erhebung von eingesetzter Software 3

4 Ergebnisse der KPMG-Studie 2004 Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen (2) Wesentliche Erkenntnisse: Die Aufbewahrung der Lizenzen erfolgt zu 70% in der IT-Abteilung Die Lizenzverwaltung liegt zu 62% in der IT-Abteilung; der Rest verteilt sich gleichermaßen auf die Konzernzentrale, Einkauf, Finanzen, GF und den Fachabteilungen (jeweils ca. 3-5%) Aufbewahrung der Lizenzen Der Planungshorizont der Softwarebeschaffung wird zum Großteil (59%) jährlich durchgeführt. Planungshorizont 4

5 Ergebnisse der KPMG-Studie 2004 Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen (3) Wesentliche Erkenntnisse: Weniger als 1/3 sind mit ihrem Lizenzmanagement zufrieden; beim Großteil besteht Verbesserungsbedarf Einschätzung des eigenen Lizenzmanagements Verbesserungen werden im organisatorischen Bereich (Unterstützung GF, Verantwortung) und im technischen Bereich gesehen Verbesserungsmöglichkeiten 5

6 Agenda 1 Marktanalyse aus Sicht der Kunden 2 Marktanalyse aus Sicht der Hersteller 3 Wie können Sie die Herausforderungen lösen? 4 Diskussion 6

7 Ergebnisse der KPMG-Studie 2007 Is unlicensed Software Usage Hurting your bottom line? (1) Einschätzungen der Softwarehersteller 35% der weltweit installierten Software ist nicht lizenziert Die finanziellen Einbußen durch nicht lizenzierte Software werden von 34% der Softwarehersteller auf größer als 10% geschätzt Finanzielle Einbußen durch nicht lizenzierte Software 64% der Unternehmen verfügen über ein Software Lizenz Programm (tlw. mit starker Unterstützung der Führung) Software Lizenz Programme vorhanden 7

8 Ergebnisse der KPMG-Studie 2007 Is unlicensed Software Usage Hurting your bottom line? (2) Methoden zur Auswahl der zu prüfenden Kunden Verfahren zur Kundenauswahl 8

9 Ergebnisse der KPMG-Studie 2007 Is unlicensed Software Usage Hurting your bottom line? (3) Die Folge von Unterlizenzierungen (Settlement Philosophien): Settlement Philosophien 9

10 Ergebnisse der KPMG-Studie 2007 Is unlicensed Software Usage Hurting your bottom line? (4) Verwendung von Compliance Aktivitäten: Grund von Compliance Aktivitäten 10

11 Agenda 1 Marktanalyse aus Sicht der Kunden 2 Marktanalyse aus Sicht der Hersteller 3 Wie können Sie die Herausforderungen lösen? 4 Diskussion 11

12 Software Asset Management als Ansatz zur Problemlösung Definition von SAM: Die gesamte Infrastruktur und die Prozesse für das effektive Management, die Kontrolle und den Schutz der Software Assets einer Organisation über den gesamten Lebenszyklus. Ist Teil von IT Asset Management (ITAM) Betrifft Personen, Prozesse und Technologien Betrifft nicht nur ein Tool, ist keine Einmal-Aktion, geht nicht nur um PCs und IT Analysiert den gesamten Lebenszyklus und umfasst neben der IT auch die Bereiche Recht, Beschaffung und Finanzen Führende Normen: ITIL (Best Practice Guide Software Asset Management) und ISO ( ) 12

13 Vorteile durch Software Asset Management Effizientes SAM Finanzielle Vorteile Vorteile durch Risikoreduktion Betriebliche Vorteile / Wettbewerbsvorteile 13

14 Schritt 1 Definition des Scopes Im ersten Schritt wird der Rahmen für Software Asset Management definiert. Dabei können unter anderem folgende Kriterien verwendet werden: Der Scope des Projektes wird wie folgt festgelegt: Beispiel Länder Client/Server Client OS Server OS Client AS Server AS Schrittweiser Ansatz: Schritt 1: CZ, SK, PL, RO, HR (Kroatien), RS (Serbien), Ungarn Schritt 2: abhängig von den IT-Kosten Portfolio 1: Clients (Fat Clients, Thin Clients, Notebooks) Portfolio 2: Clients (restliche mobile Endgeräte) Portfolio 3: Server Microsoft Microsoft, Novell, IBM Microsoft Office etc, IBM, Adobe, SAP Schritt 1: Microsoft, IBM, Oracle, SAP Schritt 2: restliche Server AS 14

15 Schritt 2 Erhebung der Organisationsstruktur, Prozesse und Technologien Im Workshop werden 19 spezifische SAM Prozesse erhoben, welche die wesentliche Inhalte von ITIL SAM bzw. ISO enthalten. 15

16 Schritt 2 Erhebung der Organisationsstruktur, Prozesse und Technologien Anschließend werden die Prozesse einem Reifegrad auf folgender 4stufigen Skala zugeteilt:. P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18 P19 SAM Rollen Lieferantenbeziehung SAM Commitment Wahrnehmung von SAM SAM Know-how SAM Grundsätze IT Asset Management Beschaffung Software-Rollout Ausscheiden von Software Software Piraterie Compliance Reviews Integration und Schnittstellen Software Inventar Hardware Inventar Hardware Tracking Lizenz Inventar Software Discovery SAM Reporting Reifegrade: 1 = Basic 2 = Standardized 3 = Rationalized 4 = Dynamic 16

17 Schritt 3 Erarbeitung und Priorisierung der SAM Ziele Unternehmen verfolgen unterschiedliche Ziele, welche sie mit Software Asset Management verfolgen. Die Erhebung der SAM Ziele und SAM Nutzen dient uns dabei als Basis für die Ableitung der richtigen Maßnahmen, wobei 10 grundlegende Vorteile von SAM im Bereich Kosten, Compliance und Prozesse zur Bewertung vorgeschlagen werden. Bitte bewerten Sie die folgenden Nutzen von SAM, nach Schulnotenprinzip, für Ihr Unternehmen! Bewertung: (1-5) Kostenoptimierung durch kontrollierte Beschaffung Ermöglichung von Optimierung und Wiederverwendung von Assets Verstärkte Kontrolle über das IT Portfolio und die Investitionen Rechtliche Gefahren aufgrund von Software Unterlizenzierung Compliance bei Audits Bessere Buchführung über die fixen Vermögenswerte Vertragsmanagement Lizenzmanagement Know-How 17

18 Schritt 4a - Maßnahmenvorschläge Maßnahmen SAM Prozess Mapping Einsparungspotentiale durch Lizenzanpassungen P5 P14 P17 Messung der Software-Nutzung P14 P18 P19 Anpassung und Aktualisierung des Inventory P14 P17 Software Beschaffungsrichtlinie P8 P11 Know-how Transfer zu Lizenzmodellen und Metriken P5 P17 Know-How Transfer für interne Compliance Reviews P5 Durchführung eines Compliance Reviews P12 P14 P18 Methoden zur Erhebung des Lizenzstandes (Client/Server) P14 P18 P12 Erstellung von Rollendefinitionen P1 Implementierung von Vertrags-Mgmt in Office Asset P5 P13 P17 Reporting zum Software-Einsatz P3 P19 Definition von KPIs zur Leistungskontrolle P12 P19 Integration von SAM und ITIL Prozessen P6 P7 P13 18

19 Schritt 4b Maßnahmenplanung zur Realisierung der SAM Ziele Basierend auf den Reifegraden und SAM Zielen erfolgt die Maßnahmenplanung mit definierten Arbeitspaketen und einer Zeitplanung. Dies zusammen mit einer detaillierten Beschreibung der Arbeitspakete stellt das Ergebnis des Workshops dar. 19

20 Agenda 1 Marktanalyse aus Sicht der Kunden 2 Marktanalyse aus Sicht der Hersteller 3 Wie können Sie die Herausforderungen lösen? 4 Diskussion 20

21 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! ABCD Mag. Klaus Schatz, MSc. Associate Director, IT Advisory Kudlichstrasse Linz Tel. +43 (0)732/ Mobile

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