FROMARTE Lebensmittelsicherheit: Anforderungen an Auditoren und Zertifizierungsstellen

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2 FROMARTE LEBENSMITTELSICHERHEIT: ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN UND ZERTIFIZIERUNGSSTELLEN Inhaltsverzeichnis 1. Anforderungen an Auditoren Auditorkompetenzen Aus- und Weiterbildung der Auditoren Beurteilung der Auditoren vor Ort Verbindliche Einschränkungen der Audittätigkeit 4 2. Zulassung der Auditoren 4 3. Anforderungen an die Zertifizierungsstellen 5 4. Auditportal 5 5. Fristen 5 6. Technisches Review und Zertifizierung Entscheid zu Auditwiederholungen Melde- und Aufbewahrungspflicht 5 7. Reporting der Programmleitung 6 8. Vertraulichkeit 6 9. Weiterführende Dokumente 6 Version 2, gültig ab Seite 2/6

3 FROMARTE LEBENSMITTELSICHERHEIT: ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN UND ZERTIFIZIERUNGSSTELLEN 1. Anforderungen an Auditoren 1.1 Auditorkompetenzen Der Auditor benötigt folgende Kompetenzen: Ausbildung oder langjährige Erfahrung im Bereich Milchwirtschaft (erwünscht: Ausbildung auf Tertiärstufe) Praktische Tätigkeit in gewerblichen Käsereien in den letzten 5 Jahren in den Bereichen Lebensmittelhygiene und Lebensmittelsicherheit als Berater oder Auditor. Persönliche Eigenschaften gemäss ISO 19011, Kap. 7.2 a) dem Berufsethos entsprechen: unparteiisch, wahrheitsliebend, aufrichtig, ehrlich und diskret sein; b) aufgeschlossen sein: bereit, alternative Ideen oder Standpunkte zu erwägen; c) diplomatisch sein: taktvoll im Umgang mit Menschen sein; d) aufmerksam sein: sich ständig der physischen Umgebung und der Tätigkeiten bewusst sein; e) eine schnelle Auffassungsgabe haben: instinktiv Situationen erfassen und verstehen; f) vielseitig sein: in der Lage sein, sich auf unterschiedliche Situationen einzustellen; g) hartnäckig sein: ausdauernd, auf das Erreichen von Zielen konzentriert sein; h) entscheidungsfähig sein: rechtzeitig Schlussfolgerungen durch logisches Denken und auf der Grundlage von Analysen ziehen und i) selbstsicher sein: er handelt und agiert selbständig, arbeitet trotzdem wirksam mit anderen zusammen. Fähig gut zu organisieren Ist verfügbar/erreichbar für alle involvierten Stellen Fähig, in der Sprache des Unternehmens zu auditieren und einen Bericht zu verfassen Beherrscht Audittechnik (nach ISO 19011:2002) Hat die Bereitschaft und die Möglichkeit, mindestens 5 Audits nach dem Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit pro Jahr durchzuführen. 1.2 Aus- und Weiterbildung der Auditoren Die Auditoren und das Entscheidungspersonal der Zertifizierungsstelle sind verpflichtet, die von der Programmleitung FROMARTE angebotenen Schulungen auf eigene Kosten zu besuchen. 1.3 Beurteilung der Auditoren vor Ort Jeder Auditor wird vor der definitiven Zulassung sowie nach der Zulassung jeweils alle zwei Jahre durch eine von der Programmleitung beauftragte Stelle vor Ort kostenpflichtig begleitet und bewertet. Bei weniger als 5 durchgeführten Audits nach dem Standard FROMARTE Lebensmittelsicherheit innert einem Jahr erfolgt die Bewertung der Auditorleistung vor Ort einmal pro Kalenderjahr. Die Programmleitung kann jederzeit weitere Begleitungen und Beurteilungen der Auditoren anordnen. Bei ungenügender Auditorleistung werden Massnahmen definiert. Die Begleitungen und Beurteilungen der Auditoren werden mit einem von der Programmleitung vorgegeben Formular dokumentiert. Version 2, gültig ab Seite 3/6

4 1.4 Verbindliche Einschränkungen der Audittätigkeit Jeder Auditor stellt sicher, die untenstehenden Anforderungen für jedes Audit einzuhalten: Keine anderen unternehmensspezifischen Tätigkeiten oder Dienstleistungen wie z.b. Beratungen in den Bereichen QM, QS, HACCP, Technologie, usw. für auditierte Unternehmen in den letzten 2 Jahren durchgeführt zu haben, ausser Audits für akkreditierte Zertifizierungsstellen (AOC, Bio, Berg & Alp, AdR, usw.). Keine weiteren Tätigkeiten auszuführen, die im Rahmen der Audits den auditierten Unternehmen angeboten werden könnten. Der Auditor hat kein kommerzielles Interesse an den auditierten Produkten. Die Audittätigkeiten beeinflussen die weiteren Tätigkeiten nicht. Kein direktes Arbeitsverhältnis des Auditors mit Kunden der auditierten Unternehmen. Jeder Auditor meldet umgehend nach Auftragserteilung allfällige Unvereinbarkeiten mit den vorstehenden Anforderungen. Die Zertifizierungsstelle bestimmt nach Absprache mit dem Unternehmen einen neuen Auditor. Bei Nichtbeachten der Einschränkungen der Audittätigkeit wird dem Auditor die Zulassung entzogen und im betroffenen Unternehmen das Audit wiederholt. 2. Zulassung der Auditoren Die Zulassung als Auditor für das FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit wird an Personen verliehen, die die nötigen Kompetenzen mitbringen, die obligatorischen Schulungen erfolgreich absolvieren und sich durch die vorgegebenen begleiteten und bewerteten Audit qualifizieren. Die Auditorenkandidaten bewerben sich bei der Programmleitung um die Zulassung unter Beilage ihres Lebenslaufs und Nachweisen für ihre Auditorkompetenzen. Die Programmleitung entscheidet, ob und unter welchen Bedingungen der Auditor freigegeben wird. In jedem Fall sind die obligatorischen Schulungen sowie Witnessing-Audits Bestandteil der Qualifizierung der Auditoren. Bei offensichtlich ungenügender Erfüllung der Kriterien wird der Antrag mit Begründung abgewiesen bzw. die Zulassung als Auditor für das FROMARTE Konzept Lebensmittelsicherheit entzogen. Die Nichterfüllung oder die Teilerfüllung einzelner Qualifikationskriterien kann in einem direkten Gespräch mit dem Anwärter diskutiert werden, um diese Punkte zu klären. Die Zertifizierungsstellen können der Programmleitung bei begründeten Zweifeln an den Kompetenzen und der Unabhängigkeit eines Auditors die Überprüfung dessen Auditorenzulassung beantragen. Die provisorische Zulassung erfolgt nach dem Besuch der Schulung und erfolgreicher schriftlicher Prüfung. Die definitive Zulassung wird nach erfolgreichem Witnessaudits von der Programmleitung bestätigt. Die Kandidaten können folgende Stati für eine Zulassung erreichen: 1. Zulassung als Auditor 2. Zulassung mit Auflagen, die nach der Anerkennung aufgearbeitet werden können. 3. Provisorische Zulassung mit Auflagen, die vor der Anerkennung aufgearbeitet werden müssen. 4. Keine Zulassung Version 2, gültig ab Seite 4/6

5 3. Anforderungen an die Zertifizierungsstellen Die Zertifizierungsstellen stellen die unabhängige und fachkundige Durchführung der Audits gemäss dem Konzept FROMARTE Lebensmittelsicherheit sicher. Das Entscheidungspersonal der Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, jährlich die von der Programmleitung FROMARTE angebotenen Schulungen auf eigene Kosten zu besuchen. 4. Auditportal Die Auditberichte sind gemäss den Vorgaben der FROMARTE Programmleitung zu verfassen. Eventuelle Beschaffungskosten des auf einer Datenbank basierten Auditberichts-Werkzeugs sind von der Zertifizierungsstelle zu übernehmen. 5. Fristen Die Audits sind spätestens 14 Tage nach erfolgtem Audit im Auditportal vollständig zu erfassen. Das Technische Review und die Zertifizierung sind spätestens 1 Woche nach erfasstem Auditbericht durchzuführen. Das Unternehmen resp. der zuständige Auditor erhält folglich spätestens 3 Wochen nach dem Auditdatum über den Entscheid der Zertifizierungsstelle Bescheid. Wird das Audit nicht bestanden, muss der Auditor sich mit dem Betrieb in Verbindung setzen und die Möglichkeiten eines Nachaudits erläutern. Eine Mahnmeldung erfolgt bei Nichtausfüllen des Auditberichts und des Massnahmenplans seitens des Auditors und der Zertifizierungsstelle nach 14 Tagen. Alle involvierten Stellen werden gebeten, diese Fristen einzuhalten, damit ein speditiver Zertifizierungsablauf gewährleistet werden kann. Das Unternehmen kann innert 10 Arbeitstagen Beschwerde gegen den Entscheid der Zertifizierungsstelle erheben. 6. Technisches Review und Zertifizierung Die Personen, welche das Review und die Zertifizierung vornehmen, arbeiten gemäss den Bestimmungen der Zertifizierungsstelle. Sie werden namentlich bestimmt. Diese Personen dürfen nicht in das jeweilige Auditverfahren als Auditoren involviert sein. Der Zertifizierungsentscheid wird auf Grundlage von Kriterien gefällt, welche im Auditportal hinterlegt sind. Dabei ist im Besonderen das Beurteilungs- und Sanktionsreglement zu berücksichtigen. 6.1 Entscheid zu Auditwiederholungen Die Zertifizierungsstelle entscheidet gemäss Kriterien nach Kap. 7.4 Auditwiederholung des Konzepts über einen eventuellen Auftrag einer Auditwiederholung. Sie informiert dabei unmittelbar nach dem Entscheid die Programmleitung. Die fristgerechte Anmeldung der Auditwiederholung liegt in der Verantwortung der Käserei. 6.2 Melde- und Aufbewahrungspflicht Alle unternehmens-, audit- und unternehmensrelevanten Aufzeichnungen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Auf Anfrage sind diese Unterlagen der Geschäftsstelle FROMARTE auszuhändigen. Unregelmässigkeiten, unkooperatives Verhalten auf Seite der Unternehmen oder der Auditoren, bedeutende organisatorische Änderungen oder Probleme bei der Auditdurchführung sind der Programmleitung FROMARTE unverzüglich schriftlich zu melden. Version 2, gültig ab Seite 5/6

6 7. Reporting der Programmleitung Die Programmleitung verfolgt die Leistung der Auditoren und der Zertifizierungsstellen über das Auditportal. Dabei werden folgende Beurteilungskriterien angewendet: Nachvollziehbare Auditfeststellungen mit Auditnachweisen im Falle von Nichtkonformitäten und Empfehlungen Korrekte Bewertung der Auditfeststellungen (schwerwiegende oder geringfügige Nichtkonformität oder Empfehlung) Nachvollziehbarkeit der Abarbeitung von Nichtkonformitäten Einhaltung der Zertifizierungsvorgaben Fristen vom Audittag bis zum erfassten Auditbericht, Audit bis zum Review Die Programmleitung erstellt mindestens ein Mal pro Jahr einen Bericht zu obigen Beurteilungskriterien zuhanden der Zertifizierungsstelle, welcher auch einen eventuellen Massnahmenplan einschliesst. Die Zertifizierungsstelle verpflichtet sich, diese Massnahmen innerhalb der vereinbarten Fristen umzusetzen. Die Programmleitung kann - unabhängig von den Zertifizierungsstellen direkt bei den Auditoren Auskünfte zu den Auditfeststellungen und zu deren Bewertung verlangen. Bei Bedarf erstellt die Programmleitung einen Bericht und allenfalls einen Massnahmenplan. Die Auditoren haben zu den Berichten gegenüber der Programmleitung Stellung zu nehmen und allfällige Massnahmen umzusetzen. 8. Vertraulichkeit Die Programmleitung, die Zertifizierungsstellen und die Auditoren verpflichten sich, alle ihnen zugänglichen Informationen über den Zertifikatsinhaber streng vertraulich zu behandeln. 9. Weiterführende Dokumente Die aktuellen Weisungen ergänzen das bestehende Reglement. Version 2, gültig ab Seite 6/6