Mielow-Weidmann/Weidmann. Textfonnulierung für Sekretärinnen

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1 Mielow-Weidmann/Weidmann. Textfonnulierung für Sekretärinnen

2 Ute Mielow-Weidmann Paul Weidmann Textforrnulierung für Sekretärinnen Sprach- und Stillehre Korrespondenz Protokollführung GABLER

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Mielow-Weidmann, Ute: Textfonnulierung für Sekretärinnen : Sprach- und Stillehre, Korrespondenz, Protokollführung I Ute Mielow-Weidmann ; Paul Weidmann. - Wiesbaden: Gabler, 1994 NE: Weidmann, Paul: Springer Fachmedien Wiesbaden 1995 Lektorat: Brigitte Stolz-Dacol Ursprünglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Höchste inhaltliche und technische Qualität ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bücher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf säurefreiem und chlorarm gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus orgaoischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Haodelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedennann benutzt werden dürften. ISBN ISBN (ebook) DOI /

4 Vorwort In Sekretärinnen-Prüfungen und im Beruf werden Anforderungen gestellt, die ein umfangreiches Sprachverständnis voraussetzen. Sicherheit im treffenden Ausdruck, in der grammatisch richtigen Formulierung und in der Satzzeichenlehre sind die Grundlagen für die Textgestaltung. Deshalb befassen wir uns im ersten Teil dieses Buches mit Grundlagen der Sprach- und Stillehre. Es wird nicht vorausgesetzt, daß Sie sich seit Ihrer Schulzeit ständig mit Wortarten, Wahl der richtigen Wortendung, Satzaufbau oder Rechtschreibung und Zeichensetzung beschäftigt haben. Diese Kurzgrammatik baut auf der hinreichenden Beherrschung der deutschen Muttersprache auf, verlangt aber kein Detailwissen über grammatische Strukturen. Wissenswertes wird dargestellt. Tabellen und Beispiele dienen dem Überblick. Sie sollten einen Blick dafür bekommen, an welcher Stelle des grammatischen Systems die Antwort auf eine konkrete Sprachfrage zu finden ist. Deklinations- und Konjugationstabellen verschaffen Klarheit für ähnliche sprachliche Anwendungen, sollten aber nicht auswendig gelernt werden. Wichtig ist, daß Sie die Gliederung des Ganzen erfassen. Wer sich in einem Labyrinth zurechtfinden will, darf nicht an der Wand kratzen und Ziegelsteine numeri eren, sondern er muß den Gesamtplan von oben sehen. Nur die logische, in einwandfreiem Deutsch niedergeschriebene Aussage bringt Ordnung in unsere Gedanken. Wer nicht richtig schreibt, spricht häufig unverständlich. Sprache und Schrift kontrollieren Denkvorgänge. Lange Zeit glaubte man, daß Rechtschreibung und Zeichensetzung nicht so wichtig seien, sondern daß es vielmehr darauf ankäme, dem Gesprächspartner zu vermitteln, was man meinte. Das aber ist ein Widerspruch in sich. Es ist unmöglich, Gedanken richtig schriftlich zu übermitteln, ohne die Gesetze der Sprachlehre zu beachten. Wortarten und Satzteile stehen nicht beziehungslos zur Textformulierung, sondern sind Grundlage dafür! Deswegen widmen wir die ersten Kapitel den Wortarten und ihrer Stellung im Satz, durchleuchten grammatische Zusammenhänge und geben Ihnen einen ersten Eindruck in die Stillehre. Anschließend wenden wir uns der nächstgrößeren Spracheinheit, dem Text, zu. Sie werden erkennen, daß die Diktion eines Textes abhängig ist von Sachlogik, Sprachlogik, Sprachrhythmus und Sprachangemessenheit sowie vom verwendeten Wortschatz. Wenn es Ihnen Freude bereitet, Texte aus Zeitungen zu analysieren und die Wirkung unterschiedlicher Darstellungen gleicher Inhalte zu empfinden und einzuordnen, dann sind Sie auf dem besten Wege, Ihre Muttersprache zu beherrschen. Die Autoren v

5 Inhaltsverzeichnis Teill Sprach- und Stillehre Sprache als System von Zeichen Sprache als Mittel des Informationsaustausches Kontext und Redundanz Dimension der Information Vom Wort zur Sprache Guter und schlechter Stil Fremdwörter: Sinn und Unsinn ihrer Verwendung Der Klassenunterschied, den Sprache schafft Wortarten..., Verben Die Stammformen Tempusstufen des Verbs (Zeiten) Aktiv (Tatform) und Passiv (Leideform) Indikativ (Wirklichkeitsform) und Konjunktiv (Möglichkeitsform) Derlmperativ (Befehlsform) Transitive und intransitive Verben (zielende und nichtzielende Verben) Finite (bestimmte) und infinite (unbestimmte) Form des Verbs Partizipien (Mittelwörter) Nomen Genus (Geschlecht) Numerus (Zahl) Die Deklination (Beugung) - Kasus (Fall) Arten der Nomen Der Artikel Das Adjektiv Deklination des Adjektivs Komparationen (Steigerungsstufen) Pronomen (Fürwörter) Personalpronomen Reflexivpronomen Das Possessivpronomen Demonstrativpronomen Interrogativpronomen Relativpronomen Determinativpronomen Indefinite Pronomen Numerale (Zahlwörter) VII

6 3.7 Adverbien Präpositionen Präpositionen mit dem Genitiv Präpositionen mit dem Dativ Präpositionen mit dem Akkusativ Präpositionen mit dem Akkusativ und dem Dativ Konjunktionen (Bindewörter) Interjektionen (Ausrufewörter) Ausgewählte Rechtschreibklippen Allgemeine Regeln "Das" und "daß" Das Zusammentreffen gleicher Konsonanten Trennungsregeln deutscher Wörter Die Trennung von Fremdwörtern Straßennamen Was schreiben wir zusammen, was getrennt? Zeitwörter in festen Verbindungen Zusammengesetzte Präpositionen Verb und Adjektiv oder Verb und Verb Worterweiterungen mit "zu" Orts- und Ländernamen als abgeleitete Adjektive Schreibweisen und Abkürzungen Ausnahmen von den üblichen Rechtschreibregeln Die Satzteile Der einfache Satz Der erweiterte einfache Satz Das Attribut Das Objekt Die adverbiale Bestimmung Der zusammengesetzte Satz Die Satzverbindung oder die Satzreihe Das Satzgefüge Die Arten der Nebensätze Nebensätze in ihrer Funktion als Satzteil Zeichensetzung Der Punkt Das Ausrufezeichen Das Fragezeichen Der Doppelpunkt Das Semikolon Die Anführungszeichen Die Klammem Das Komma VIII

7 6.8.1 Das Komma in Aufzählungen Das Komma in herausgehobenen Satzteilen Das Komma steht nach Interjektionen Einschübe und Zusätze Das Komma in Nebensätzen Der Konjunktionalsatz Die Relativsätze Stilkunde Der treffende Ausdruck Wortfelder Wortbildung und Wortfamilien Die Rangordnung der Begriffe Die Gliederung Die Wortstellung im Satz Ausdrucksfehler Verben Nomen Adjektive Adverbien Konjunktionen Die Abhängigkeit von Diktion, Syntax und Inhalt Die Angemessenheit der Sprache Der Sprachstil Sprachrhythmus Sprach- und Sachlogik Vom Satz zum Text Das Präsens Das historische Präsens Das Perfekt Das Präteritum (Imperfekt) Das Plusquamperfekt Futur I Futur Das Konjunktiv Textformulierung Hauptabschnitte der Textgliederung Die äußere Form der Gliederung Die äußere und innere Gestaltung von Texten Formulierungsregeln Wortwahl Wie wird ein Text lebendig? Worterweiterungen im Satz Satzbildung - stilistisch betrachtet IX

8 9.5 Schreiben - eine Kunst des Weglassens Ein verwirrendes Wort Vorreiter Streckkonstruktionen Ausdrucksverdoppelungen Besonders häufige Fehler Teil2 Korrespondenz der Sekretärin Schreiben - ein alter Hut? Rationalisierung der Korrespondenz Vordrucke Der Kurzbrief Der Pendelbrief Schnellantwort (auch: Blitzantwort) Auswahltexte Die Arbeit mit Textkonserven Die Briefgestaltung Die Papierformate Das Briefblatt ohne Aufdruck Normvordrucke im kaufmännischen Schriftverkehr Der Geschäftsbrief nach DIN Der 2/3-Brief Andere Vordrucke Normgerechte Briefgestaltung im Sekretariat Die Schreib- und Anordnungsregeln nach DIN Die Anschrift Bezugszeichenzeile und Betreffvermerk Anreden, Grußformeln, Unterschriften Die Anrede Gliederung des Brief textes Die Grußformel Unterschriften Anlagen- und Verteilervermerk Zusammenfassung der Gestaltungsregeln für den Vordruck nach DIN Textgestaltung Raumaufteilung Die Textgliederung Hervorhebungen Autorenkorrekturen Allgemeine Vorschriften Anwendung der Komekturzeichen x

9 5 Angewandte Textfonnulierung Private Korrespondenz Die Bewerbung Das Zeugnis Briefe an Behörden und Unternehmen Sekretariatskorrespondenz Allgemeine Regeln zur Gestaltung des Textes Gratulationen Genesungswünsche Die Kondolation Handelskorrespondenz Fonnulierungsgrundsätze Der Kaufvertrag kommt zustande Von der Anfrage zum Angebot Vom Angebot zur Bestellung Störungen bei der Erfüllung des Kaufvertrages Die Mängelrüge Lieferverzug Annahmeverzug Zahlungsverzug Teil 3 Protokollführung Schriftliche Infonnationsspeicherung Bedeutung der Infonnation Fonnen schriftlicher Infonnationen Der Bericht Das Erstellen von Manuskriptaufzeichnungen Tagebuchaufzeichnungen Die Aktennotiz Das Protokoll Die Protokollarten Das Beschlußprotokoll Das wörtliche Protokoll Das Kurzprotokoll Das ausführliche Protokoll Das ausführliche Protokoll Die äußere Fonn Der Protokollrahmen Der Protokollkern Beispiel eines wörtlichen Protokolls aus dem daraus entstandenen ausführlichen Protokoll Die innere Gestaltung des Protokolls Probleme bei Textzusammenfassungen XI

10 2.3.2 Verkürzte Wiedergabe der direkten Rede Wahl des treffenden Verbs Präsens oder Präteritum Überlegenswertes zum Konjunktiv Protokollieren Anforderungen an eine Protokollantin/einen Protokollanten Sicherheit im Umgang mit der Sprache Sicher stenografieren Sachkenntnis Fach- und Fremdwörterkenntnis Charakterliche Qualifikation Vorbereitung der Protokollaufnahme Die Protokollaufnahme Nachbereitung der Protokollaufnahme Anfertigen des Entwurfs Genehmigung des Protokolls Terminüberwachung Einladung und Tagesordnung Die Einladung Die Tagesordnung Die Geschäftsordnung Grundlagen Beispiel einer Geschäftsordnung Stichwortverzeichnis XII