COMPLIANCE IM VERTRIEB: Einladungen und Geschenke im Spannungsfeld rechtlicher Anforderungen

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1 COMPLIANCE IM VERTRIEB: Einladungen und Geschenke im Spannungsfeld rechtlicher Anforderungen 19. Juni 2014 Compliance-Plattform Mittelstand BVMW

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4 4 Opulente Abendessen, VIP-Karten für ein Fußballspiel oder Champagnergelage in speziellen Etablissements - vor der Jahrtausendwende gehörte dies im Vertrieb zum guten Ton. Vertrieb à la Ergo? Das kennen viele Sales-Leute auch - von früher. Was sei in den 90er Jahren noch gefeiert worden: opulente Abendessen im Sternetempel mit 300- Euro-Flaschen erlesenen Rotweins. Pompöse Wochenendeinladungen ins Luxushotel inklusive VIP-Karten für ein Bayern-Spiel. Montblanc-Füller zu Weihnachten. Und natürlich die Champagnergelage in den speziellen Etablissements.

5 5 Absurd hohe Boni, Bordellbesuche oder andere Formen der Bestechung - vor der Jahrtausendwende noch probate und steuerlich abzugsfähige Umsatzstimulanzien - scheinen tatsächlich zur Ausnahme geworden zu sein. Nach einer Schätzung der Universität St. Gallen aus 2013 beruhen heute höchstens noch 3 Prozent der Geschäftsbeziehungen auf solchen Exzessen.

6 6 Ob Korruption bei Siemens und MAN, Preisabsprachen bei ThyssenKrupp oder der unappetitliche Ausflug der Ergo-Versicherungsvertreter ins Budapester Gellertbad, die Affären der jüngsten Vergangenheit wirken offenbar beschleunigend für den Sinneswandel. Mussten die beteiligten Unternehmen doch hohe Strafen zahlen - und ihr öffentliches Image blieb nicht selten langfristig ramponiert.

7 7 Mit einer Einladung in ein Gourmetrestaurant lässt sich kein Geschäft mehr machen. Das gilt auch für Länder, in denen der gemeine Vertreter meint, mit einem gefüllten Aktenkoffer antreten zu müssen. Völlig neue Vertriebsmethoden, insbesondere aber Schulungen, führen zum Erfolg. Wer da mithalten will, muss seine Vertriebler anders schulen als früher. "Einen charismatischen Trainer engagieren und das ganze Programm als Druckbetankung an einem Wochenende durchziehen funktioniert sicher nicht.

8 8 Die sieben Compliance Bremsen 1. Wir machen das schon passend. 2. Bitte keine Berichte an die Leitung. 3. Wollen Sie Umsatz oder Compliance? 4. Haben wir immer schon so gemacht. 5. Nur nicht erwischen lassen. 6. Wird schon nichts passieren. 7. Ist bisher immer gut gegangen.

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11 OWiG verlangt von der Unternehmensleitung, Aufsichtsmaßnahmen zu ergreifen, welche die Zuwiderhandlung gegen Pflichten verhindern, deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist. Dazu zählt auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von verantwortlichen Aufsichtspersonen im Unternehmen. Begeht ein vertretungsberechtigtes Organ, ein Vorstand, vertretungsberechtigter Gesellschafter, Prokurist oder Generalbevollmächtigter eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit, ist eine Geldbuße auch gegen das Unternehmen möglich, wenn die Pflichten verletzt werden, die das Unternehmen betreffen(sog. "Verbandsstrafe")

12 12 Welche Maßnahmen sollten also umgesetzt werden, um Compliance im Vertrieb sicherzustellen? Es gibt kein "Einheitsprogramm", das für alle Unternehmen passt. Unternehmensgröße und -struktur, die Produkte und internationale Aufstellung bringen unterschiedliche Anforderungen mit sich. Es gibt aber Elemente, die für alle Unternehmen gelten:

13 13 Zunächst ist es empfehlenswert, den Mitarbeitern die geltenden gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln klar und verständlich zu kommunizieren auch zu ihrem eigenen Schutz. Hierfür bietet sich die verbindliche Einführung einer Unternehmensrichtlinie (Vertriebsrichtlinie, Code of Conduct o.ä.) an.

14 14 Inhalte einer Compliance-Richtlinie In einer Compliance-Richtlinie für den Vertrieb sollten u. a. folgende Punkte behandelt werden: Hinweise zur Vermeidung von Kartellrechtsverstößen wie Preis-, Gebiets-, oder Angebotsabsprachen; Regelungen über den Umgang mit der Annahme von Geschenken, Bewirtungen und Einladungen; Verbot der Annahme von "Kick-backs" (Rückerstattung eines Teils des gezahlten Betrags eines Geschäfts);

15 15 Inhalte einer Compliance-Richtlinie In einer Compliance-Richtlinie für den Vertrieb sollten u. a. folgende Punkte behandelt werden: Regelungen zur Zulässigkeit von Einladungen und Geschenken an Dritte (z.b. Mitarbeiter von Auftraggebern); Zulässigkeit von Spenden und Sponsoring durch das Unternehmen; Verwendung von Vertragsstandards für Vertriebs-/Verkaufsverträge und allgemeine Verkaufsbedingungen; Schriftformerfordernis für alle Vertriebsvereinbarungen einschließlich Nebenvereinbarungen (insbesondere Provisionsvereinbarungen);

16 16 Inhalte einer Compliance-Richtlinie In einer Compliance-Richtlinie für den Vertrieb sollten u. a. folgende Punkte behandelt werden: Genehmigungs- bzw. Freigabepflichten im Fall des Abweichens von den Vertragsstandards im Vertrieb bzw. den Allgemeinen Verkaufsbedingungen; Verwendung von ausschließlich lauteren Methoden zur Beschaffung von Informationen über Wettbewerber und Märkte; ggf. Meldepflichten bei Bestechungsversuchen; Benennung von Ansprechpartnern und Kontaktdaten für Compliance-Fragen oder Beratungsbedarf etc.

17 17 Es empfiehlt sich, alle Mitarbeiter des Vertriebs hinsichtlich der geltenden Vorgaben regelmäßig zu schulen und die Teilnahme an den Schulungen zu dokumentieren. Anhand von Beispielen (z.b. "Case Studies") sollte konkret erläutert werden, welche Verhaltensweisen erlaubt und welche ausgeschlossen sind. Damit Mitarbeiter Fragen oder Zweifel sofort klären können, empfiehlt sich weiterhin eine interne Anlaufstelle ("Compliance Help-Desk").

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19 19 Neue Herausforderungen: Business as usual wird es nicht mehr geben. Gefahren lauern auch in jeder Branche. Mancher verstößt gegen Gesetze, ohne es zu wissen. Compliance-Management wird immer wichtiger.

20 20 Beispiel: VIP-Logen / Hospitality / Einladungen Die Rechtsunsicherheit ist bei Unternehmen im Umgang mit Einladungen in VIP- Logen hoch. Was ist erlaubt, um Kunden zu betreuen? Wo endet die Kundenpflege bzw. wo beginnt der Verdacht von Korruption im geschäftlichen Verkehr?

21 21 Methoden zur Haftungsreduzierung bei Vorteilsannahme Verbotene, riskante und erlaubte Verhaltensweisen sind nachstehend wie folgt gekennzeichnet: Rote Ampel: Verbotenes Verhalten Abstand nehmen Gelbe Ampel: Riskantes Verhalten, das unter Umständen verboten sein kann. Stets vorab den Compliance-Officer konsultieren. Grüne Ampel: Erlaubtes Verhalten

22 22 Golf-Event für Top-Kunden Veranstaltungsziel: Kundenbindung und Klimapflege im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen (bei transparenter Einladung). Kundenveranstaltung auf Einladungsbasis (Übernachtung, Essen, Unterhaltung, Sonstiges). Eingeladene: Top-Kunden (teils Gesellschafter, teils Angestellte, Top-Manager, Einkäufer von Geschäftspartnern, Amtsträger), bei einigen Eingeladenen stehen Beschaffungsentscheidungen kurz bevor (laufende Ausschreibungen); außerdem eingeladen: Ehe- und Lebenspartner, teilweise gegen Kostenbeteiligung.

23 23 Golf-Event für Top-Kunden Veranstaltungselemente: Geschäfts- und Vertriebsleitung spielen mit den Kunden Golf. Separates Unterhaltungsprogramm für Begleitpersonen teilweise gegen Kostenbeteiligung. Begleitende Produktausstellung des einladenden Unternehmens. Exklusives Rahmenprogramm mit Gourmet-Menu und Gala-Abend mit Showband. Destination: Schwarzwald Location: Wellness-Hotel*****S mit Sterne-Restaurant

24 24 Kriterien bei Einladungen oder eines Events 1. Zielsetzung 2. Stellung des Adressaten 3. Anwesenheit des Einladenden 4. Beziehung zwischen den Beteiligten 5. Vorgehensweise 6. Art 7. Wert 8. Anzahl 9. Zeitpunkt

25 25 Ampelsystem am Beispiel einer Einladung oder eines Events Diese einzelnen Kriterien sind gemäß dem Ampelsystem zu überprüfen und durch ein Punktsystem zu ergänzen. Dabei entspricht Grün einem Punkt und Rot dem Wert von 5 Punkten. Gelb steht für die Werte dazwischen, also je nach Bewertung 2, 3 oder 4.

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27 27 Aktuelle Veröffentlichungen zum Thema Compliance Fissenewert Compliance für den Mittelstand Behringer / Fabisch / Fissenewert Compliance kompakt

28 28 Rechtsanwalt Kurfürstendamm Berlin Tel.: Fax: VIELEN DANK

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