Workforce Management mit SP-EXPERT. Entdecken Sie die neue Version 15

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1 Workforce Management mit SP-EXPERT Entdecken Sie die neue Version 15 1

2 Interflex Über Interflex Unsere Leistungen im Überblick Security Solutions Workforce Management Interflex seit 1976 Ihr zuverlässiger Partner für Security Solutions und Workforce Management Zutrittskontrolle Biometrische Erkennung Zeiterfassung Zeitwirtschaft Qualität aus einer Hand Von der Entwicklung und Produktion branchenunabhängiger Hard- und Softwarelösungen über das flächendeckende Vertriebs- und Servicenetz bis hin zur Wartung sämtlicher Systeme und Anlagen erhalten Sie bei Interflex alles aus einer Hand. Die langjährige Erfahrung gewährleistet hohe Qualitätsstandards. Interflex bietet neben einer reibungslosen Umsetzung maßgeschneiderter Lösungen zudem einen entscheidenden Mehrwert durch kompetente und nachhaltige Beratungsleistungen. Wir sind zuverlässig und effizient Ob 50 oder Mitarbeiter als Anbieter von ISO 9001-zertifizierten Hardund Softwaresystemen sind wir 100-prozentig für Sie da und stellen uns Ihren Herausforderungen. Jedes fünfte europäische Unternehmen der Top 500 arbeitet heute bereits mit einem Interflex-System. Offline-Lösungen Sicherheitsleitstand Bedarfsprognose Bestens beraten und unterstützt Ob Organisationsberatung, Projektierung, Support oder Schulungen eine leistungsstarke Serviceorganisation ist Ausdruck unserer konsequenten Kundenorientierung. Wir betreuen unsere Kunden von zahlreichen Standorten in Europa aus und sind mit Sicherheit auch in Ihrer Nähe. Videoüberwachung Besucherverwaltung Produktivitätsanalyse Automatische Planoptimierung Inhalt Mobile Datenerfassung Unsere Leistungen 2 Über Interflex 3 SP-EXPERT Version 15: vielseitig und effektiv 4 Zentrale Datenhaltung 6 Bedarfsermittlung 7 8 Workflow-Optimierung Zeiterfassung und Zeitwirtschaft 11 Controlling 13 Controlling + Reporting 2 Interflex SP-EXPERT Version 15 3

3 SP-EXPERT Version 15 Übersicht SP-EXPERT Version 15: vielseitig und effektiv Zielgerichtetes Controlling mit Planungs-, Auswertungs- und Berichtslösungen liefert Ihnen die transparente Analyse von Planabweichungen und sorgt für eine erfolgreiche. Reporting Unternehmensstrategie Controlling Anbindung an (ERP-)Systeme Strukturierte Bedarfsermittlung und Forecasting helfen Ihnen in die Zukunft zu blicken und Ihren Personalbedarf genau vorauszusagen. Anbindung an (ERP-)Systeme Leistungs- und Mengengerüste Bedarfsermittlung Flexible Zeiterfassung und Zeitwirtschaft bildet die Basis für eine zielgerichtete. Dadurch optimieren Sie den wirtschaftlichen Einsatz der Ressource Arbeitszeit und leisten einen wertvollen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit. Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Mobile Anwendungen Reporting Version 15 Reporting Automatische Planoptimierung Unternehmensstrategie Mit realisieren Sie Ihre Unternehmensziele effizient und berücksichtigen gleichzeitig die Interessen Ihrer Mitarbeiter. 4 Interflex SP-EXPERT Version 15 5

4 Zentrale Datenhaltung Bedarfsermittlung SP-EXPERT Ihr Single Point of Truth Eine Basis der Bedarfsermittlung und der ist die Abbildung Ihres Unternehmens in einer Datenbank. SP-EXPERT kann Strukturen, Abteilungen und Standorte von Unternehmen mandantenfähig abbilden. Im Benutzer- und Rechtekonzept von SP-EXPERT werden Änderungen personenbezogener Daten lückenlos protokolliert. Neue Oberflächen in der Version 15 schaffen verbesserte Auswertungsmöglichkeiten und machen Änderungen von Stamm- und Bewegungsdaten leicht nachvollziehbar. Bedarfsermittlung als Grundlage für eine effiziente Für die größtmögliche Ausschöpfung der Produktivität ist eine optimierte Bedarfsermittlung unabkömmlich. Diese dient als Basis für eine effiziente und sorgt für optimale Arbeitsauslastung und damit Kosteneinsparungen (z. B. durch den Abbau von Überstunden, Sonderschichten und Leerlaufzeiten). Bedarfsermittlung aber wie? Vorteile der zentralen Datenhaltung in SP-EXPERT: Zentrale Installation und Datenpflege verhindert Redundanzen Kundenspezifische Abbildung von Organisationseinheiten (Struktur, Sprache, etc.) Firmenindividuelles Konzept zur Vergabe von Zugriffsrechten Lückenlose Dokumentation: Wer hat wann, welche Inhalte geändert? Vereinfachte Bearbeitung und Auswertung von Stamm- und Bewegungsdaten ERP-System liefert z. B. Produktionsplan, Auftragseingang ERP SP-EXPERT ermittelt den Bedarf Frühschicht Spätschicht Version 15 Anbindung an (ERP-)Systeme, die die Daten für die Bedarfsermittlung liefern Forecast SP-EXPERT ermittelt den Bedarf Standort A Standort B Standort C Standort D Sprache A Sprache B Sprache C Sprache D Branche A Branche B Branche C Branche D Rechtekonzept A Rechtekonzept B Rechtekonzept C Rechtekonzept D Automatisierte und kundenindividuelle Prognosen (Forecast) mithilfe diverser Kennzahlen (z. B. Wetter, Kalender, historische Daten, besondere Ereignisse) Wie wird die Bedarfsermittlung erstellt? Die Bedarfsermittlung erfolgt auf Grundlage einer Berechnung aus verschiedenen Indikatoren. Unsere Experten beraten Sie bei der Ermittlung der branchenspezifischen Indikatoren. Als Basis dienen zum Beispiel Flugpläne, Bettenbelegungspläne oder Absatzzahlen. 6 Interflex SP-EXPERT Version 15 7

5 Effektive mit der automatischen Planoptimierung von SP-EXPERT Die Anforderungen an eine bedarfsgerechte und zugleich an den Mitarbeiterinteressen ausgerichtete werden zunehmend umfangreicher. Damit nimmt auch die Komplexität der Planungstätigkeit ständig zu. Bei der Vielzahl der zu beachtenden Faktoren steht SP-EXPERT mit modernsten Algorithmen zur automatischen Erstellung von Planungsvorschlägen zur Seite. spart Zeit und optimiert Abläufe Im Mitarbeiterportal (ESS) können Mitarbeiter und Vorgesetzte Datenbearbeitung, Anträge und Genehmigungen der Zeitwirtschaft und selbst vornehmen. Die Vorteile der Optimierung auf einen Blick: Mitarbeiter-Partizipation Papierloser Workflow Kostenersparnis durch Vermeidung von Personalüberund Unterdeckungen Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsleistung steigen durch Berücksichtigung des Bedarfs der Mitarbeiterinteressen der verfügbaren Arbeitszeit Informationsplattform Zeiterfassung Tausch von Arbeitseinsätzen Urlaubsplanung Verfügbarkeiten Datenpflege Genehmigungsprozesse Tauschbörsen Vertreterregelung -Integration Mitarbeiterzufriedenheit Schnelle, transparente Prozesse Weniger Administration Zeitersparnis durch Automatisierung der Dienstplanerstellung kürzere Planungsdauer keine Nachbearbeitung Qualitätssteigerung der Personaleinsatzpläne, da mehr Anforderungen automatisch umgesetzt werden 8 Interflex SP-EXPERT Version 15 9

6 Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Mit dem Flexpool von SP-EXPERT haben Sie Personalengpässe sicher im Griff Das Modul Flexpool wurde zur Lösung wiederkehrender Personalengpässe (z. B. Urlaubszeit, Erkrankung, Mehraufkommen an Arbeit) entwickelt. Bedarfsspitzen können mit eigenen Mitarbeitern abgefangen werden, bevor externe Ressourcen zum Einsatz kommen. So kommt das Modul zum Einsatz: Flexpool Beispiel Flexpool aus internen Mitarbeitern Abteilungen stellen Mitarbeiter als Springer zur Verfügung. Abteilungen schicken Anträge, um Personal abzurufen. Flexible Arbeitszeitmodelle: So setzen Sie die Ressource Arbeitszeit effizient ein Mit der Zeiterfassung und Zeitwirtschaft von SP-EXPERT nutzen Sie die Vorteile von flexiblen Arbeitszeitmodellen auf der Grundlage von Arbeitszeitkonten. Sie federn mühelos saisonale Bedarfsschwankungen ab, führen kundenorientierte Arbeitszeiten ein und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung der Arbeitnehmerwünsche. Prozessoptimierung Alle Potentiale der ausschöpfen Kontrolle der Plandaten durch automatische Bewertung der tatsächlichen Arbeitseinsätze Echtzeit-Darstellung von Fehlbuchungen oder Buchungen außerhalb des Planungsbereichs Kostenoptimierung Vermeidung zuschlagspflichtiger Zeiten Abbau von Überstunden Vermeidung von Leerlaufzeiten A B Chirurgie Notaufnahme C Rufbereitschaft Spätschicht D Spätschicht Anbindung an Zeiterfassungssysteme Zeiterfassungshardware von Interflex am PC Import von Zeitbuchungen aus Drittsystemen über Standard-Schnittstellen (z. B. SAP-HRPDC) Zeiterfassungshardware anderer Hersteller Beispiel Flexpool aus externen Dienstleistern Flexible Anbindung an Zeiterfassungssysteme: Dienstleister A Flexpool Dienstleister B Abteilungen sind unterbesetzt und beantragen Personal beim Dienstleister. Zeiterfassungsterminal von Interflex ESS Abteilung A Abteilung B Abteilung C NEU! Multiplangruppen Beispiel Multiplangruppen Ein Mitarbeiter kann verschiedenen Planungsgruppen zugeordnet werden. SAP Schnittstelle Zeiterfassungshardware anderer Hersteller A C Chirurgie 10 Interflex SP-EXPERT Version 15 11

7 Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Mobile Zeiterfassung mit SP-EXPERT Controlling Mit SP-EXPERT behalten Sie die Zeitwirtschaft im Überblick Zur Optimierung von Arbeitsprozessen hat Interflex die Applikation evayo Mobile für Smartphones und Tablets entwickelt, die Abläufe im Bereich der Zeitwirtschaft noch funktionaler und komfortabler macht. Neben der Buchung von Arbeitszeiten können Mitarbeiter von unterwegs ihre Daten, die letzten Zeitbuchungen und die Anwesenheit der Kollegen einsehen. Das Reporting zeichnet sich durch sein innovatives Bedienkonzept aus verbunden mit der Möglichkeit, Auswertungen ohne Zeitverzögerung zu erstellen. Planänderungen werden umgehend angezeigt. Das Controlling-Instrument eignet sich gleichermaßen für Führungskräfte, Personalvertretung und Planungsverantwortliche, denen die vielfältigen Dienstplan-Ansichten behilflich sind. Mit dem Online-Controlling von SP-EXPERT durchschauen Sie in Echtzeit Ihre Zeitwirtschaft: rückblickend aktuell vorausschauend Mobile Zeitwirtschaft: Auswertungen, Entwicklung und Verläufe Auswertungen, Entwicklung und Verläufe Überblick über Kontostände Budgetkontrolle Kostenüberwachung Überblick über Kontostände Forecast von Bedarfen Jahresarbeitszeitkonten Budgetplanung Präzise Arbeitszeiterfassung zu jeder Zeit und an jedem Ort Mit der App evayo Mobile haben Mitarbeiter künftig die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibel und ortsunabhängig zu buchen. Insbesondere Personen, die außerhalb des Firmensitzes arbeiten, bspw. im Außendienst oder auf Baustellen, profitieren von dieser Anwendung und ihren Funktionen. Benutzerfreundliche Bedienung Nach erfolgreicher Authentifikation mit Kennwort und Benutzername oder Personalnummer betätigen die Mitarbeiter die Funktionen, wie Kommen, Gehen oder Dienstgang, über eine intuitive Bedienoberfläche auf ihrem Smartphone. Lampentableau Das Lampentableau zeigt mobil auf einen Blick den aktuellen An- und Abwesenheitsstatus von Kollegen und Vorgesetzten. Zentrale Zeitwirtschaft - schnell und sicher Über eine Schnittstelle zwischen dem bestehenden Zeiterfassungssystem und der Lohnbuchhaltung werden die erfassten Zeitdaten an die Personalabteilung übergeben, sodass eine exakte Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter gewährleistet ist. 12 Interflex SP-EXPERT Version 15 13

8 Controlling Profitieren Sie vom neuen Reporting in SP-EXPERT Das bieten die neuen Reporting- Werkzeuge von SP-EXPERT: Anwesenheit Abwesenheit Urlaub Fortbildung Automatisches Verteilen oder Archivieren anhand voreingestellter Regeln Individuelle Zusammenstellung gewünschter Kennzahlen Kombination von Mitarbeiterstammdaten, Lohnarten und Dienstplandaten Auswertungen zur Planungsgüte Balkendarstellung in der Tagesansicht Bedarfszahlen und Besetzungsstärken in Diagrammform Gegenüberstellung verschiedener Planvarianten Sonderurlaub /2011 2/2012 2/2013 2/2014 Eintritte Austritte Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Zettachring Stuttgart (Germany) Telefon: Telefax: Prospekthaftung: Alle Angaben entsprechen den zum Zeitpunkt der Drucklegung vorhandenen Kenntnissen und sind ohne Gewähr. Änderungen vorbehalten. Zeichnungen und Darstellungen 14 Interflex SP-EXPERT Version 15 sind urheberrechtlich geschützt. Nachdruck, auch auszugsweise, ist nur mit Genehmigung der Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG zulässig. 15

9 Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG bietet ganzheitliche Lösungen für Workforce Management mit Zeitwirtschaft und sowie maßgeschneiderte und innovative Sicherheitslösungen mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitsleitstellen und Besucherverwaltung. Mehrere Tausend Systeminstallationen, über die rund 4,5 Millionen Beschäftigte administriert werden, zeichnen Interflex als einen der international führenden Anbieter aus. Interflex wurde 1976 gegründet und gehört seit 2013 zur Unternehmensgruppe Allegion. Weitere Informationen unter Über Allegion Allegion (NYSE: ALLE) ist ein internationaler Anbieter im Bereich Sicherheit mit führenden Marken wie CISA, Interflex, LCN, Schlage und Von Duprin. Mit dem Schwerpunkt auf Sicherheit rund um Türen und Zutritt bietet Allegion ein breites Spektrum an Lösungen für Privathaushalte, Firmen, Schulen und andere Einrichtungen. Allegion erwirtschaftet einen Umsatz von 2 Mrd. US-Dollar und vertreibt seine Produkte in rund 130 Ländern weltweit. Weitere Informationen unter Allegion Interflex SP-EXPERT Version 15, 03/2015 interflex.de allegion.com 16 Interflex SP-EXPERT Version 15

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