Leitfaden zur Installation der Anwendung Cryptshare for Outlook V1.5.5 auf MS Outlook 2003/2007/2010/2013 (32bit und 64bit)

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1 V1.5.5 auf MS Outlook 2003/2007/2010/2013 (32bit und 64bit) Anschrift: Befine Solutions AG Bebelstr Freiburg Germany Tel: / Fax: / Mail: Web:

2 Inhalt 1 Installationsvoraussetzungen prüfen Installation der Sprachpakete auf dem Cryptshare System Installation des Plug-Ins Installation mittels der.exe Datei Installation des Plug-Ins mittels der.msi (Windows Installer) Datei Konfiguration des Plug-Ins Konfiguration über die Anwendungsoberfläche (Einzelplatzinstallation) Konfiguration über die Cryptshare Konfigurationsdateien (Roll-Out) Überblick über die Cryptshare Konfigurationsdateien Übernahme von Einstellungen früherer Versionen / Update Funktionsweise der Admin-Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml Aufbau Roll-Out des Plug-Ins ohne Admin-Konfigurationsdatei Bedeutung des Attributs userenabled Management der Benutzerkonfiguration Vollständige Übersicht über die Parameter in den Konfigurationsdateien Admin-Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookUserConfig.xml Benutzer-Einstellungs-Datei CS4OutlookUserPref.xml Betrieb mit einem Cryptshare Server, der über ein selbstsigniertes SSL-Zertifikat verfügt Troubleshooting Support kontaktieren Error Log - CS4OutlookError.txt Trace Log CS4OutlookTrace.txt Pfade und Dateinamen notice. 2

3 5.4.1 Pfad und Inhalt des -Ordners im Benutzerprofil Pfad und Inhalt des -Ordners im Programmverzeichnis notice. 3

4 1 Installationsvoraussetzungen prüfen 1. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie ein Cryptshare-System der Version oder höher einsetzen. Sie können die Versionsnummer in der Fußzeile der Cryptshare Benutzeroberfläche ablesen. 2. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie einen MS Outlook 2003, 2007, 2010 oder 2013 Client installiert haben und die für Ihre Outlook-Version korrekte Installationsroutine verwenden. Es werden die 32bit und die 64bit-Versionen von MS Outlook unterstützt. 3. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Rechte verfügen, um Software auf Ihrem System zu installieren. 4. Bitte stellen Sie sicher, dass die Sprachpakete auf Ihrem Cryptshare Server installiert sind. Details hierzu finden Sie in Kapitel 1.1 Installation der Cryptshare for Outlook Sprachpakete auf dem Cryptshare System. 5. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Cryptshare-System mit einem Lizenzkey arbeitet, der die -Kommunikation zulässt. Sie können die Eigenschaften des Lizenzkeys über die Cryptshare Web Administrationsoberfläche im Reiter "Lizenz" prüfen. Die Web- Administrationsoberfläche Ihres Cryptshare Systems erreichen Sie standardmäßig durch Eingabe der URL Ihres Cryptshare Systems, gefolgt von der Angabe für Port 8080, also z.b. https://cryptshare.yourdomain.com:8080. Loggen Sie sich als Administrator ein. 6. Sofern Sie mit MS Outlook 2003 einsetzen, gelten die folgenden Einschränkungen: a. Office 2003 PIAs Das Add-In erfordert, dass die Office 2003 Primary Interop Assemblies (PIAs) in den Global Assembly Cache des Clients installiert wurden. Diese Module gehörten nicht zum Standard-Installationsumfang, als Office 2003 im Jahre 2002 auf den Markt gebracht wurde. Bitte prüfen Sie Ihre Microsoft Office 2003 Installation durch Klick auf Ändern in der Windows Systemsteuerung unter Software bzw. Programme und Funktionen oder starten Sie appwiz.cpl von der Kommandozeile. Wählen Sie die Option Erweiterte Anpassung von Anwendungen und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie das Feature "Microsoft Outlook -.NET programmability support" wenn dieses nicht installiert ist, und aktualisieren Sie Ihre Installation. Wir setzen voraus, dass Service Pack 3 für Office 2003 installiert ist. b..net framework 3.5 SP1 Das.NET Framework muss auf Runtime Version 3.5 mit SP1 aktualisiert worden sein. Wir empfehlen die neuesten Service Packs und Updates zu installieren. HINWEIS: Die Cryptshare Installationsroutine prüft weder auf die PIAs, noch auf die Framework Version ab. Häufig erscheint ein Fehler 1001 kurz vor Fertigstellung der Installationsroutine, wenn eine der Anforderungen nicht erfüllt wird. notice. 4

5 c. Outlook: Word als muss deaktiviert sein. Standardmäßig wird MS Word als Editor in Outlook 2003 eingesetzt. Während die Word-Integration in neueren Versionen von Outlook nahtlos ist, verursacht sie in Outlook 2003 häufig massive Probleme. Derzeit wird in 2003 ein Fehler angezeigt, wenn Word als -Editor verwendet wird. Bitte deaktivieren Sie die entsprechende Einstellung: in Outlook wählen Sie Werkzeuge, Optionen, E- Mail Format und deaktivieren Sie die Option Microsoft Word als Editor verwenden notice. 5

6 1.1 Installation der Sprachpakete auf dem Cryptshare System. greift für die Erzeugung von Benachrichtigungs- s auf Sprachdateien zu, die auf dem Cryptshare Server hinterlegt sein müssen und dort im Auslieferungszustand nicht vorinstalliert sind. Die Sprachpakete für die Cryptshare Web-Anwendungsoberfläche sind von den Sprachpaketen unabhängig. Auch wenn Sie bereits ein Sprachpaket für die Web-Oberfläche in einer bestimmen Sprache installiert haben, ist es erforderlich, ein Cryptshare for Outlook Sprachpaket hochzuladen, um diese Sprache auch in anzubieten. Hinweis: Solange keine Sprachdateien installiert sind, wird von den Cryptshare for Outlook Plug-Ins ein Fehler in der Datei CS4OutlookError.txt protokolliert, jedoch nicht auf der Oberfläche angezeigt. Ferner fehlen in dem per versendeten s die informierenden Textblöcke. Installieren Sie die Sprachpakete, um dieses Problem zu beheben. Gehen Sie zur Installation der Sprachpakete wie folgt vor: 1. Sie können die gewünschten Sprachpakete über den Kundenbereich unserer Website downloaden oder über Ihren Reseller beziehen. 2. Öffnen Sie die Web-Administrationsoberfläche Ihres Cryptshare Systems. Standardmäßig erreichen Sie diese durch Eingabe der URL Ihres Cryptshare Systems, gefolgt von der Angabe für Port 8080, also z.b. https://cryptshare.yourdomain.com:8080, und loggen Sie sich als Administrator ein. 3. In der Web-Administrationsoberfläche des Cryptshare Systems wählen Sie bitte den Reiter "Sprachen". 4. Importieren Sie nacheinander die gewünschten Sprachdateien bzw. " Language Packs" in beliebiger Reihenfolge, indem Sie die Dateien auswählen und auf "Übernehmen" klicken. notice. 6

7 2 Installation des Plug-Ins wird als.exe und.msi-datei ausgeliefert. Die Installation per.exe-datei empfiehlt sich für die Einzelplatzinstallation durch den Anwender. Für Roll-Outs durch den Administrator wird die Installation per.msi-datei vorgeschlagen. 2.1 Installation mittels der.exe Datei 1. Bitte schließen Sie Ihr MS Outlook vollständig vor der Installation des Plug-Ins. 2. Legen Sie die Datei ".exe" (Name kann abweichen) auf einem Verzeichnis Ihrer Festplatte ab. 3. Wichtig! Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ".exe" und wählen Sie die Option "Als Administrator ausführen" 4. Klicken Sie im folgenden Bildschirm auf "Next" 5. Bitte lesen und akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen. Klicken Sie anschließend auf Next. 6. Bestätigen Sie das vorgeschlagene Default-Verzeichnis oder wählen Sie ein anderes Installationsverzeichnis aus. notice. 7

8 7. Bestätigen Sie den Wunsch, Cryptshare zu installieren durch Klick auf Next 8. wird nun installiert. Klicken Sie auf "Close" um die Installation abzuschließen. notice. 8

9 ist nun auf Ihrem PC installiert. Dabei wurde in Ihrem Programmverzeichnis der Unterordner "\befine Solutions AG\" angelegt. Sie können nun Ihr MS Outlook wieder starten. notice. 9

10 2.2 Installation des Plug-Ins mittels der.msi (Windows Installer) Datei Um in größeren Infrastrukturen per Softwareverteilung auszurollen, stellen wir Ihnen neben der.exe-datei eine.msi-datei (Windows Installer) zur Verfügung. Details zur Verwendung des msiexec-kommandos entnehmen Sie bitte der Dokumentation von Microsoft Windows. Details zur Softwareverteilung entnehmen Sie bitte der Dokumentation des in Ihrem Hause eingesetzten Software-Verteilungstools. Zusätzlich zur Verteilung der Software mittels eines Software-Verteilungstools empfehlen wir, eine Admin-Konfigurationsdatei für zu erstellen und auf die Arbeitsplatzrechner auszurollen. So können Sie wichtige Einstellung wie bspw. die URL Ihres Cryptshare Servers zentral vorgeben. Details hierzu finden Sie im folgenden Kapitel Konfiguration des Plug-Ins. notice. 10

11 3 Konfiguration des Plug-Ins Um das Plug-In verwenden zu können, müssen einige Einstellungen getroffen werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Einstellungen vorzunehmen. So können Sie zunächst installieren und im Anschluss über die Benutzeroberfläche konfigurieren. Dieses Vorgehen macht vor allem bei Einzelplatzinstallationen Sinn oder für Benutzer mit einem tieferen Verständnis der Lösung. Wenn Sie unternehmensweit ausrollen möchten, können Sie das Plug-In im Rahmen des Roll-Outs bereits vorkonfiguriert installieren. Auf diesem Wege haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Voreinstellungen vor dem Zugriff der Benutzer zu sperren, um zu verhindern, dass diese gewollt oder ungewollt die Konfiguration verändern. Details hierzu finden Sie in Kapitel 3.2 Konfiguration über die Cryptshare Konfigurationsdateien (Roll-Out). 3.1 Konfiguration über die Anwendungsoberfläche (Einzelplatzinstallation) Dieses Verfahren empfiehlt sich vor allem für Einzelplatzinstallationen, Testinstallationen oder Installationen für Benutzer mit einem tieferen Verständnis der Lösung. Bitte entnehmen Sie Informationen über die Konfiguration des Plug-Ins über die Anwendungsoberfläche dem Anwendungsleitfaden. 3.2 Konfiguration über die Cryptshare Konfigurationsdateien (Roll-Out) Überblick über die Cryptshare Konfigurationsdateien verfügt über drei Konfigurationsdateien, die im Folgenden im Überblick beschrieben sind. Beachten Sie bitte, dass das Verzeichnis \AppData bzw. \Anwendungsdaten im Benutzerprofil von MS Windows ggf. als verstecktes Verzeichnis geführt wird und Sie zunächst die Einstellung des Windows Explorers anpassen müssen, um das Verzeichnis sichtbar zu machen. Dateiname Pfad Bedeutung CS4OutlookAdminSettings.xml, im Folgenden Admin- Konfigurationsdatei Unterverzeichnis befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook im Programmverzeichnis In dieser Datei können vom Administrator Vorgaben für das Verhalten und Erscheinungsbild der Anwendung getroffen werden. Diese Einstellungen können auf alle Arbeitsplätze ausgerollt werden. Sie werden beim Start des Plug-Ins in die Benutzer- Konfigurationsdatei des angemeldeten Benutzers übertragen. Hierbei besteht notice. 11

12 auch die Möglichkeit, einzelne Einstellungen für den Anwender zu sperren, wodurch diese in der Benutzeroberfläche unsichtbar oder ausgegraut werden. Ferner können Sie jederzeit die administrativen Vorgaben ändern und dabei entscheiden, ob Sie vom Benutzer getroffene Einstellungen überschreiben möchten. Einen Überblick über die Verwendungsmöglichkeiten dieser Datei zum zentralen Management von Einstellungen erhalten Sie in Kapitel 3.3 Funktionsweise der Admin- Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml CS4OutlookUserConfig.xml, im Folgenden Benutzer- Konfigurationsdatei Windows Vista und höher: Unterverzeichnis \AppData\Roaming\befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook im Benutzerprofil Windows XP: Unterverzeichnis \Anwendungsdaten\befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook im Benutzerprofil. Eine vollständige Beschreibung über alle Einstellungen finden Sie in Kapitel Admin- Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml Da Sie Benutzern das Recht einräumen können, bestimmte Einstellungen selbst zu verändern, werden in dieser Datei Konfigurationseinstellungen benutzerspezifisch gespeichert. Die Datei wird beim ersten Start des Plug-Ins erzeugt. Dabei werden Einstellungen aus der Admin- Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminSettings.xml übernommen, oder falls diese nicht existiert vom Hersteller definierte Standardwerte gesetzt. Sofern dem Benutzer Rechte eingeräumt werden, bestimmte Einstellungen zu ändern, werden diese geänderten Einstellungen hier gespeichert. Eine vollständige Beschreibung aller Einstellungen dieser Datei notice. 12

13 CS4OutlookUserPref.xml, im Folgenden Benutzer- Einstellungs-Datei. Unterverzeichnis \AppData\Roaming\befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook im Benutzerprofil Windows XP: Unterverzeichnis \Anwendungsdaten\befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook im Benutzerprofil. finden Sie in Kapitel Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookUserConfig.xml In dieser Datei werden benutzerspezifische Daten gespeichert, die nicht von den administrativen Vorgaben beeinflusst werden (z.b. Name und Telefonnummer des Benutzers) und zuletzt verwendete Benutzer- Präferenzen für die zukünftige Verwendung gemerkt (bspw. die zuletzt getroffene Sprachauswahl für die Benachrichtigung des Empfängers). Eine vollständige Übersicht über alle Einstellungen dieser Datei finden Sie in Kapitel Benutzer-Einstellungs-Datei CS4OutlookUserPref.xml Übernahme von Einstellungen früherer Versionen / Update In früheren Versionen wurden alle Einstellung ausschließlich in einer Datei CS4OutlookSettings.xml gespeichert, die im Benutzerprofil abgelegt war. Die Einstellungen dieser Datei werden beim Update auf V1.4.0 oder höher automatisch in die neue CS4OutlookUserPref.xml migriert und die alte Settings-Datei in CS4OutlookSettings.xml.old umbenannt. Diese.old -Datei wird nicht weiter benötigt und kann bei Bedarf gelöscht werden. Eine manuelle Übernahme von Einstellungen ist nicht erforderlich. 3.3 Funktionsweise der Admin-Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml Um Anwendungseinstellungen für auf die Arbeitsplätze der Benutzer auszurollen oder diese zu aktualisieren, kann diese Datei manuell erstellt und durch ein Script oder eine Softwareverteilung verteilt werden. Ein Eingriff in die Dateien des Anwendungsordners in den Benutzerprofilen ist nicht mehr nötig, da neue oder veränderte administrative Vorgaben beim Start des Plug-Ins aus der Admin-Konfigurationsdatei in die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen oder beim Start direkt aus der Admin-Konfigurationsdatei heraus angewendet werden können. notice. 13

14 3.3.1 Aufbau Um Ihnen den Umgang mit der Admin-Konfigurationsdatei Datei zu erleichtern, befindet sich im Programmverzeichnis des Plug-Ins eine Musterdatei namens Sample- CS4OutlookAdminConfig.xml. Diese kann verwendet werden, um daraus eine Admin- Konfigurationsdatei für Ihr Unternehmen abzuleiten. Bitte achten Sie darauf, hierbei den Dateinamen in CS4OutlookAdminConfig.xml zu ändern, bzw. eine Kopie entsprechenden Namens zu erstellen! Die Voreinstellung in dieser Datei stellen keine Konfigurations-Empfehlungen unsererseits dar, sondern sollen die Verwendung und die Syntax der Admin-Konfigurationsdatei erläutern. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Sie alle Einstellungen geprüft und angepasst haben, bevor Sie eine aus der Beispieldatei abgeleitete Admin-Konfigurationsdatei ausrollen. Die Admin-Konfigurationsdatei besteht aus zwei Abschnitten, die unterschiedliche Bereiche der Anwendung steuern: configuration. Hier werden Einstellungen der Anwendung gesteuert, die Einfluss auf die Funktionsweise und das Verhalten der Anwendung haben. Dazu zählen z.b. die URL, die Proxy-Konfiguration, Vorgaben wie Kennwort benutzen oder Anlagen speichern zusammen mit den zugehörigen Schwellenwerten. Alle Werte in diesem Abschnitt werden beim Start des Plug-Ins in die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen. Um diesen Vorgang zeitlich steuern zu können, enthält der Knoten configuration das Attribut validfrom. Die Einstellungen werden erst nach Überschreitung des Datums auf die CS4OutlookUserConfig.xml im Benutzerprofil übertragen. uiconfiguration. In diesem Abschnitt werden Einstellungen der Anwendung gesteuert, die Einfluss auf das Erscheinungsbild der Anwendung haben, z.b. Ein- und Ausblenden des Cryptshare-Ribbons oder die Beschriftung des Cryptshare-Buttons. Alle Werte in diesem Abschnitt werden vom Plug-In beim Start von Outlook jedes Mal neu ausgelesen und daher nicht in die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen. notice. 14

15 Abbildung 1 - Datei "CS4OutlookAdminConfig.xml" Legende: 1. Abschnitt configuration 2. Abschnitt uiconfiguration 3. Attribut validfrom Roll-Out des Plug-Ins ohne Admin-Konfigurationsdatei Die Datei CS4OutlookAdminConfig.xml kann zusammen mit dem Plug-In verteilt werden, um administrative Vorgaben auf alle Arbeitsplätze auszurollen. Dies ist jedoch optional. Wenn keine vorbereitete Admin-Konfigurationsdatei beim Roll-Out des Plug-Ins mit verteilt wird, werden beim Start von Outlook vom Hersteller definierte Standardwerte in die Benutzer-Konfigurationsdatei geschrieben. Dies gilt jedoch nur für Einstellungen, die nicht vom Benutzer selbst über die Anwendungsoberfläche eingestellt werden können. Eine vollständige Liste der Parameter, die vom Benutzer selbst eingestellt werden können, finden Sie in Kapitel 3.4 Vollständige Übersicht über die Parameter in den Konfigurationsdateien. Gleiches gilt für die Einzelplatzinstallation mittels der.exe-datei. Für den Anwender bedeutet dies, dass er zunächst alle im Dialog Cryptshare Einstellungen sichtbaren Parameter manuell konfigurieren muss (bspw. Cryptshare Sever URL), um Cryptshare verwenden zu können. notice. 15

16 3.3.3 Bedeutung des Attributs userenabled Über das Attribut userenabled kann der Administrator eine benutzerseitige Änderung seiner Vorgaben zulassen oder unterbinden. Wenn eine Änderung unterbunden wird, ist die entsprechende Einstellung ist für den Benutzer in der Anwendungsoberfläche gesperrt oder unsichtbar. Dies hängt im Einzelfall vom jeweiligen Parameter ab. In der Übersicht der Konfigurationseinstellungen in Kapitel 3.4 ist ersichtlich, bei welchen Einstellungen das Attribut userenabled verfügen und wie sich dies im Einzelfall auf die Benutzeroberfläche auswirkt. Bei einer Aktualisierung der Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml werden nur solche Werte überschrieben, die das Attribut userenabled=false haben. Werte, die das Attribut userenabled=true haben, bleiben unverändert. Eine Änderung des Attributs userenabled von true auf false oder false auf true wird jedoch immer in die Benutzerkonfiguration übertragen und ggf. auch gleichzeitig der zugehörige Wert verändert, wenn das Attribut durch die Aktualisierung auf false gesetzt wird. Beispiel: Wert transfer_usepassword=true Attribut userenabled=true Wert transfer_usepassword=true Attribut userenabled=false Management der Benutzerkonfiguration Die vom Administrator in der Admin-Konfigurationsdatei getroffenen Einstellungen werden beim Start des Plug-Ins mit der Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookUserConfig.xml im Cryptshare- Anwendungsordner im Benutzerprofil abgeglichen und ggf. übertragen. Diese Übertragung ist notwendig, da es Einstellungen gibt, die der Benutzer selbst verändern kann, sofern dies nicht durch administrative Vorgaben gesperrt ist. Die Einstellungen müssen also benutzerbezogen gespeichert werden. notice. 16

17 Die Benutzer-Konfigurationsdatei enthält nur die Einstellungen, die im Zweig "configuration" der Admin-Konfigurationsdatei enthalten sind. Die Vorgaben für das User Interface (Zweig uiconfiguration ) sind immer administrativ vorgegeben und durch den Benutzer nicht zu ändern. Die Benutzerkonfiguration wird beim Laden des Add-ins nach folgenden Regeln erstellt oder aktualisiert Neuanlage der Benutzer-Konfigurationsdatei Die Benutzer-Konfigurationsdatei wird angelegt, wenn das Plug-In vom Benutzer erstmals gestartet wird. Fall Admin-Konfigurationsdatei ist nicht vorhanden, Benutzer-Konfigurationsdatei ist nicht vorhanden Admin-Konfigurationsdatei ist vorhanden, Benutzer-Konfigurationsdatei ist nicht vorhanden Verhalten Es wird eine Benutzer-Konfigurationsdatei erstellt. Dabei werden alle Werte, die nicht über die Benutzeroberfläche editierbar sind, mit Standardwerten belegt, die der Hersteller vorgegeben hat. Alle Werte, die über die Benutzeroberfläche editierbar sind, werden leer gelassen, so dass der Benutzer sie diese selbst eingeben kann (z.b. "URL"). Das validfrom-datum der Benutzer- Konfigurationsdatei wird auf den Wert T00:00:00 gesetzt. Benutzer-Konfigurationsdatei wird erstellt mit den Werten, die in der Admin-Konfigurationsdatei definiert sind Änderung der Admin-Konfigurationsdatei Fall Verhalten Datum der Admin-Konfigurationsdatei (validfrom) ist mit Datum der Benutzer- Konfigurationsdatei identisch. Datum der Admin-Konfigurationsdatei (validfrom) ist jünger als Datum der Benutzer-Konfigurationsdatei. Keine Aktualisierung der Benutzer- Konfigurationsdatei. Um veränderte Werte in der Admin- Konfigurationsdatei auf die Benutzer- Konfigurationsdateien zu übertragen, ist es erforderlich, ein neueres Datum in das Attribut validfrom einzutragen. Um am gleichen Tag ein erneutes Update durchzuführen kann optional eine Uhrzeit im validfrom-attribut angewendet werden. Wird explizit keine Uhrzeit gesetzt, wird intern die Uhrzeit 00:00:00 angewendet. Aktualisierung aller Werte mit Ausnahme der Werte, für die in der Benutzer-Konfigurationsdatei das Attribut "userenabled=true" eingetragen ist (diese behalten die vom Benutzer eingetragenen Werte). Werte, deren userenabled-attribut laut Admin- Konfigurationsdatei von userenabled=true auf unserenabled=false verändert werden, werden im Rahmen der Aktualisierung überschrieben. notice. 17

18 Potentielle Probleme in der Admin-Konfigurationsdatei Fall Verhalten Admin-Konfigurationsdatei ist vorhanden, aber fehlerhaft (Struktur ist nicht korrekt, z.b. fehlende XML-Tags) übertragen. Admin-Konfigurationsdatei enthält nicht alle Settings-Knoten Admin-Konfigurationsdatei enthält kein "validfrom"- Datum oder ein ungültiges Datum Beim Laden des Plug-ins wird ein entsprechender Fehler angezeigt. Es werden keine Änderungen Settings-Knoten mit ungültigem "id"-attribut werden ignoriert; es werden nur diejenigen Settings-Knoten gelesen, die intern festgelegt sind. Nicht vorhandene Settings werden ignoriert, alle vorhandenen Settings werden angewendet. Das Datum wird auf " " gesetzt; eine Aktualisierung findet also nicht statt. 3.4 Vollständige Übersicht über die Parameter in den Konfigurationsdateien Admin-Konfigurationsdatei CS4OutlookAdminConfig.xml Abschnitt configuration Die Einstellungen in diesem Abschnitt steuern die Funktionsweise und das Verhalten der Anwendung. Die Werte in diesem Abschnitt werden beim Start des Plug-Ins mit der Benutzer-Konfigurationsdatei abgeglichen. In der Datei CS4OutlookUserConfig.xml sind daher die gleichen Werte vorhanden (siehe Kapitel Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookUserConfig.xml ) Wert validfrom url verification_mode Admin-Konfigurationsdatei enthält Settings-Knoten mit unkorrektem "id"- Attribut userenabled Beschreibung Datum im ISO Format, bspw Optional kann das Datum um eine Uhrzeit ergänzt werden, bspw T14:15 Gibt an, ab wann die Einstellungen der Admin- Konfigurationsdatei auf die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen sollen. Ist das Datum der Admin- Konfigurationsdatei jünger als das Datum der Benutzer- Konfigurationsdatei, werden die Einstellungen übertragen. Dabei wird auch das Datum in die Benutzer- Konfigurationsdatei mit übernommen. URL des zu verwendenden Cryptshare Servers (kann mit https:// oder beginnen). Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer die Cryptshare Server URL editieren und ändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgegraut. Mögliche Werte sind manual, adaptive oder auto notice. 18

19 Manual: Die Verifizierung muss manuell erfolgen. Dazu muss der Anwender über den Button Verifizierungscode anfordern in den Cryptshare Einstellungen einen Verifizierungscode anfordern und diesen per copy & paste aus der eingegangenen Verifizierungs- in das entsprechende Feld in den Einstellungen kopieren. Adaptive: Die Verifizierung erfolgt automatisch. Schlägt die automatische Verifizierung fehl, wird eine manuelle Verifizierung ermöglicht. Die automatische Verifizierung findet bei der ersten Verwendung des Plug-Ins statt. Wenn eine Neue geöffnet und der Button Mit Cryptshare senden geklickt wird, wird automatisch ein Verifizierungs- angefordert und der Posteingang sowie der Junk-Mail Order auf einen eingehenden Code überwacht. Während dieses Vorgangs wird dem Benutzer ein Hinweis angezeigt, dass Cryptshare für die Verwendung vorbereitet wird. Sowie der Code eintrifft, wird er automatisch verarbeitet und die Seitenleiste wird freigeschaltet. Schlägt die automatische Verarbeitung fehl oder geht die nicht innerhalb des mit dem Parameter verificationtimespan definierten Zeitraums ein, wird der Benutzer aufgefordert, selbst nach der eingegangenen Ausschau zu halten und den Code manuell in ein dafür angebotenes Feld in der Seitenleiste oder in den Cryptshare Einstellungen einzufügen. Diese Betriebsart wird empfohlen und entspricht dem Auslieferungszustand von. verification_timespan Auto: Die Verifizierung erfolgt ausschließlich automatisch wie unter Abschnitt Adaptive beschrieben. Schlägt die automatische Verifizierung fehl, wird der Benutzer jedoch aufgefordert, den Administrator zu kontaktieren. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, den Verifizierungscode in den Cryptshare Einstellungen zu hinterlegen. Hier können Sie in Sekunden angeben, wie lange im Rahmen der automatischen Verifizierung auf das Eintreffen des Verifizierungscodes wartet, bevor die automatische Verifizierung als fehlgeschlagen angesehen wird. Standardmäßig (d.h. wenn kein Wert oder 0 angegeben ist), wird 15 Sekunden gewartet. Sie können einen anderen (kleineren oder größeren) Wert in Sekunden hinterlegen, der der Zustelldauer in Ihrer Infrastruktur gerecht wird. notice. 19

20 attmtmode_keepcopy x true oder false. Hier können Sie die definieren, ob das Plug-In standardmäßig Kopien der versandten Dateien im Gesendete Elemente -Ordner speichert (true) oder stattdessen nur Dateinamen in der anzeigt (false). attmtmode_limitforprompt attmtmode_limitforremove Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer die diese Vorgabe ändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgeblendet. <Wert in MB> Überschreitet die Gesamtgröße der Nachricht diesen Schwellenwert, bleibt jedoch unter dem Limit (Parameter attmtmode_limitforremove), so wird eine Warnung angezeigt. Der Anwender kann entscheiden, ob er die Nachricht mit oder ohne Dateianhänge speichern möchte. <Wert in MB> Überschreitet die Gesamtgröße der Nachricht diesen Grenzwert, werden die Anhänge in jedem Fall aus der in Gesendete Elemente gespeicherten Nachricht entfernt, sofern die Nachricht überhaupt aufgrund getroffener Einstellungen im Gesendete Elemente - Ordner gespeichert wird. proxy_url x Die URL des Proxy-Servers, den das Plug-In für die Kommunikation mit dem Cryptshare Server verwenden soll, z.b. intranet.proxy Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer die Proxy URL editieren und ändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgegraut. proxy_port x Der Port des Proxy-Servers, den das Plug-In für die Kommunikation mit dem Cryptshare Server verwenden soll, z.b Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer den Proxy Port editieren und ändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgegraut. proxy_checked x true oder false. Gibt an, ob ein Proxy für die Kommunikation des Plug-Ins mit dem Cryptshare Server verwendet werden soll (true) oder nicht (false). Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer die Einstellung zur Verwendung eines Proxy-Servers ändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgegraut. transfer_usepassword x true oder false. Gibt an, ob der Kennwortschutz für den Transfer aktiviert ist (true), d.h. der Anwender ein Kennwort für den Transfer eingeben muss oder nicht (false). notice. 20

21 Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer selbst entscheiden, ob er ein Kennwort vergeben möchte. Steht unserenabled auf false, ist getroffene Einstellung verpflichtend und das Bedienelement ausgegraut. transfer_mailwithattachments x true oder false. Gibt an, ob die gesamte mitsamt der Anhänge verschlüsselt als.eml-datei übertragen werden soll (true) oder ob die selbst als reguläre versendet wird und nur die Dateianhänge verschlüsselt per Cryptshare versendet werden (false). notification_position Wenn der Parameter userenabled auf true gestellt ist, kann der Benutzer die Auswahl verändern. Steht unserenabled auf false, ist das Bedienelement ausgegraut. top oder bottom. Gibt an, ob der Benachrichtigungstext, den einfügt, wenn nur die Dateianhänge verschlüsselt übertragen werden, oberhalb oder unterhalb der vom Absender verfassten Nachricht eingefügt wird. Standardeinstellung ist top. Hinweis: Bei älteren Versionen von Cryptshare for Outlook wurde der Text immer am Ende der Nachricht eingefügt, was bei längeren Mailverkehren mit Antworten und Weiterleitungen dazu geführt hat, dass die Information nur schwer auffindbar war. Wenn Sie dieses Verhalten beibehalten wollen, setzen Sie die Option auf "bottom" Abschnitt uiconfiguration In diesem Abschnitt werden optional Einstellungen der Anwendung gesteuert, die Einfluss auf das Erscheinungsbild der Anwendung haben. Wenn Sie Darstellung der Anwendung nicht ändern möchten, können Sie diesen Abschnitt aus Ihrer Admin-Konfigurationsdatei ganz weglassen. Ebenso ist es möglich, einzelne Werte wegzulassen, wenn Sie diese nicht beeinflussen möchten. Es werden dann die Standard-Beschriftungen verwendet. Alle Werte in diesem Abschnitt werden vom Plug-In beim Start von Outlook jedes Mal neu ausgelesen und daher nicht in die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen. Bitte verwenden Sie die im folgenden Beispiel dargestellte, spezielle XML-Syntax![CDATA[anzeigetext]] für Beschriftungstexte! Diese ist erforderlich um ggf. XML-relevante Zeichen im Beschriftungstext verwenden zu können. Beispiel: <setting id="inspector_btnsend_caption_activate"><![cdata[anlagen verschlüsseln]]></setting> notice. 21

22 Wert Beschreibung explorer_cmdbar_visible true oder false. Diese Einstellung wirkt sich nur auf Outlook 2003 oder Outlook 2007 Clients aus. Wenn false wird die Command Bar Cryptshare Einstellungen aus dem Cryptshare Hauptbildschirm ausgeblendet. explorer_ribbon_group_visibl true oder false. Diese Einstellung wirkt sich nur auf Outlook 2010 e oder 2013 Clients aus. Wenn false wird die Cryptshare - Ribbongroup auf dem Start -Tab des Explorer Ribbons inspector_btnsend_caption_a ctivate inspector_btnsend_caption_d eactivate inspector_btnsend_tooltip_ac tivate inspector_btnsend_tooltip_de activate ausgeblendet. Beschriftung des Cryptshare-Buttons, wenn die sich nicht im Cryptshare-Zustand befindet, d.h. wenn der Cryptshare-Button noch nicht aktiviert wurde. Die hier eingegebene Beschriftung ersetzt die Standardbeschriftung Mit Cryptshare senden. Beschriftung des Cryptshare-Buttons, wenn die sich im Cryptshare-Zustand befindet, d.h. wenn der Cryptshare-Button aktiviert wurde. Die hier eingegebene Beschriftung ersetzt die Standardbeschriftung Cryptshare-Versand deaktivieren Text für den Tooltip des Buttons Mit Cryptshare senden, wenn die sich nicht im Cryptshare-Zustand befindet, d.h. wenn der Cryptshare-Button nicht aktiviert wurde. Text für den Tooltip des Buttons Cryptshare-Versand deaktivieren wenn die sich im Cryptshare-Zustand befindet, d.h. wenn der Cryptshare-Button aktiviert wurde Benutzer-Konfigurationsdatei CS4OutlookUserConfig.xml Die Einstellungen in diesem Abschnitt steuern die Funktionsweise und das Verhalten der Anwendung. Alle Werte in diesem Abschnitt werden beim Start des Plug-Ins mit dem Abschnitt configuration der Admin-Konfigurationsdatei abgeglichen und ggf. in die Benutzer-Konfigurationsdatei übertragen (siehe auch Kapitel Abschnitt configuration ). Einstellungen, die das Attribut userenabled=true tragen, können vom Benutzer über die Benutzeroberfläche verändert werden und werden nicht durch eine Änderung der Admin-Konfigurationsdatei überschrieben. Wert validfrom url verification_mode userenabled Beschreibung Datum im ISO Format, bspw Optional kann das Datum um eine Uhrzeit ergänzt werden, bspw T14:15 Dieser Wert Zeigt das validfrom-datum der letzten, auf diese Benutzerkonfiguration übertragenen Admin- Konfigurationsdatei an. URL des zu verwendenden Cryptshare Servers (kann mit https:// oder beginnen). Mögliche Werte sind manual, adaptive oder auto Manual: Die Verifizierung muss manuell erfolgen. Dazu muss der Anwender über den Button Verifizierungscode anfordern in den Cryptshare Einstellungen einen Verifizierungscode anfordern und diesen per copy & paste notice. 22

23 aus der eingegangenen Verifizierungs- in das entsprechende Feld in den Einstellungen kopieren. Adaptive: Die Verifizierung erfolgt automatisch. Schlägt die automatische Verifizierung fehl, wird eine manuelle Verifizierung ermöglicht. Die automatische Verifizierung findet bei der ersten Verwendung des Plug-Ins statt. Wenn eine Neue geöffnet und der Button Mit Cryptshare senden geklickt wird, wird automatisch ein Verifizierungs- angefordert und der Posteingang sowie der Junk-Mail Order auf einen eingehenden Code überwacht. Während dieses Vorgangs wird dem Benutzer ein Hinweis angezeigt, dass Cryptshare für die Verwendung vorbereitet wird. Sowie der Code eintrifft, wird er automatisch verarbeitet und die Seitenleiste wird freigeschaltet. Schlägt die automatische Verarbeitung fehl oder geht die nicht innerhalb des mit dem Parameter verificationtimespan definierten Zeitraums ein, wird der Benutzer aufgefordert, selbst nach der eingegangenen Ausschau zu halten und den Code manuell in ein dafür angebotenes Feld in der Seitenleiste einzufügen. Diese Betriebsart wird empfohlen und entspricht dem Auslieferungszustand von. verification_timespan Auto: Die Verifizierung erfolgt ausschließlich automatisch wie unter Abschnitt Adaptive beschrieben. Schlägt die automatische Verifizierung fehl, wird der Benutzer aufgefordert, den Administrator zu kontaktieren. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, den Verifizierungscode in den Cryptshare Einstellungen zu hinterlegen. Hier können Sie in Sekunden angeben, wie lange im Rahmen der automatischen Verifizierung auf das Eintreffen des Verifizierungscodes wartet, bevor die automatische Verifizierung als fehlgeschlagen angesehen wird. Standardmäßig (d.h. wenn kein Wert oder 0 angegeben ist), wird 15 Sekunden gewartet. Sie können einen anderen (kleineren oder größeren) Wert in Sekunden hinterlegen, der der Zustelldauer in Ihrer Infrastruktur gerecht wird. attmtmode_keepcopy x True oder False. Hier können Sie die definieren, ob das Plug-In standardmäßig Kopien der versandten Dateien im Gesendete Elemente -Ordner speichert (True) oder stattdessen nur Dateinamen in der anzeigt (False). attmtmode_limitforprompt <Wert in MB> Überschreitet die Gesamtgröße der Nachricht diesen Schwellenwert, bleibt jedoch unter dem Limit (Parameter attmtmode_limitforremove), so wird eine Warnung notice. 23

24 angezeigt. Der Anwender kann entscheiden, ob er die Nachricht mit oder ohne Dateianhänge speichern möchte. attmtmode_limitforremove <Wert in MB> Überschreitet die Gesamtgröße der Nachricht diesen Grenzwert, werden die Anhänge in jedem Fall aus der in Gesendete Elemente gespeicherten Nachricht entfernt, sofern die Nachricht überhaupt aufgrund getroffener Einstellungen im Gesendete Elemente -Ordner gespeichert wird. proxy_url x Die URL des Proxy-Servers, den das Plug-In für die Kommunikation mit dem Cryptshare Server verwenden soll, z.b. intranet.proxy proxy_port x Der Port des Proxy-Servers, den das Plug-In für die Kommunikation mit dem Cryptshare Server verwenden soll, z.b proxy_checked x true oder false. Gibt an, ob ein Proxy für die Kommunikation des Plug-Ins mit dem Cryptshare Server verwendet werden soll (true) oder nicht (false). transfer_usepassword x true oder false. Gibt an, ob der Kennwortschutz für den Transfer aktiviert ist (true), d.h. der Anwender ein Kennwort für den Transfer eingeben muss oder nicht (false). transfer_mailwithattachments x true oder false. Gibt an, ob die gesamte mitsamt der Anhänge verschlüsselt als.eml-datei übertragen werden soll (true) oder ob die selbst als reguläre E- Mail versendet wird und nur die Dateianhänge verschlüsselt per Cryptshare versendet werden (false). notification_position top oder bottom. Gibt an, ob der Benachrichtigungstext, den einfügt, wenn nur die Dateianhänge verschlüsselt übertragen werden, oberhalb oder unterhalb der vom Absender verfassten Nachricht eingefügt wird. Standardeinstellung ist top. Hinweis: Bei älteren Versionen von wurde der Text immer am Ende der Nachricht eingefügt, was bei längeren Mailverkehren mit Antworten und Weiterleitungen dazu geführt hat, dass die Information nur schwer auffindbar war. Wenn Sie dieses Verhalten beibehalten wollen, setzen Sie die Option auf "bottom" Benutzer-Einstellungs-Datei CS4OutlookUserPref.xml Wert name phone transferexposefilename transferinformaboutdownload Beschreibung Name des Benutzers Telefonnummer des Benutzers true oder false. Gibt an, ob die Option Dateinamen in Benachrichtigung zeigen standardmäßig aktiviert (true) oder deaktiviert (false) ist. true oder false. Gibt an, ob die Option Über Abruf der Dateien benachrichtigen standardmäßig aktiviert (true) oder deaktiviert (false) ist. notice. 24

25 hidemsgboxinfoattachfile true oder false. Gibt an, ob bei Klick auf das Büroklammer- Symbol zum Anhängen einer Datei ein Hinweis auf die Verfügbarkeit von angezeigt wird (False) oder diese Meldung unterdrückt wird (True). notificationlanguageid transferlanguageid verification transfermanagercloseoncompletion proxy_validation_checked proxy_username ISO Sprachkürzel für die zu verwendende Sprache der Option Ich möchte über den Abruf von Dateien benachrichtigt werden in folgender Sprache. Beispiel: de für Deutsch. Gibt das ISO Sprachkürzel für den Default-Wert der Option Sprache der Empfänger. Bevor der erste Transfer durchgeführt wurde, ist hier kein Eintrag vorhanden und es wird die Sprache der Outlook-Installation vorgeschlagen. Nachdem der Anwender eine Wahl getroffen hat, wird diese hier gespeichert. Als Administrator können Sie durch Setzen dieses Wertes eine Vorgabesprache für die Benachrichtigung der Empfänger einstellen, die jedoch vom Anwender verändert werden kann. Verifizierungscode. Hinweis: Dieser Wert kann nicht vorbelegt werden, da die Verifizierung benutzerspezifisch ist und nur zur Laufzeit erzeugt werden kann. Der hier gespeicherte Wert dient nur zur Anzeige. Die Verifizierung wird zudem in der Datei client.store im Unterverzeichnis AppData\Roaming\Befine Solutions AG\Cryptshare for Outlook des Benutzerprofils gespeichert. Bitte beachten Sie auch, dass die Verifizierung in völlig unabhängig von der Verifizierung der Web- Oberfläche ist, die als Cookie im Browser gespeichert wird. true oder false. Gibt an, ob die Option Automatisch Schließen, wenn alle Transfers beendet sind im Cryptshare Transfermanager aktiv (true) oder inaktiv (false) ist. true oder false. Gibt ab, ob die ggf. hinterlegten Proxy Anmeldedaten bei der Kommunikation mit dem Cryptshare Server verwendet werden sollen (true) oder nicht (false). Benutzername für die Anmeldung am Proxy-Server. Der Benutzername wird verschlüsselt in der Datei notice. 25

26 proxy_password CS4OutlookKey.store im - Verzeichnis im Benutzerprofil gespeichert. Passwort für die Anmeldung am Proxy-Server. Das Passwort wird verschlüsselt in der Datei CS4OutlookKey.store im - Verzeichnis im Benutzerprofil gespeichert. 4 Betrieb mit einem Cryptshare Server, der über ein selbstsigniertes SSL-Zertifikat verfügt. Sie können auf Ihrem Cryptshare Server ein selbstsigniertes SSL-Zertifikat anstelle eines kommerziellen SSL-Zertifikates einsetzen. Die ist sinnvoll, wenn Sie Cryptshare als Testinstallation betreiben oder ihr kommerzielles Zertifikat noch nicht geliefert wurde. Um es unter dieser Bedingung zu ermöglichen, eine Verbindung mit dem Cryptshare Server herzustellen, muss das selbstsignierte Zertifikat manuell dem Zertifikatespeicher hinzugefügt und somit als vertrauenswürdig bekannt gemacht werden. Sollten Sie diesen Schritt übergehen wird Cryptshare for Outlook sich nicht korrekt mit dem Cryptshare-Server verbinden können. 1. Öffnen Sie den Internet Explorer mit der Option Als Administrator ausführen und rufen Sie die Basis-URL Ihres Cryptshare-Servers auf. Bitte benutzen Sie dazu https. 2. Sie erhalten sodann einen Warnhinweis, dass ein Problem mit dem Sicherheitszertifikat besteht. notice. 26

27 3. Wählen Sie nun Laden dieser Website fortsetzen. 4. Klicken Sie auf den Hinweise Zertifikatefehler neben der URL-Leiste. 5. Klicken Sie auf Zertifikat installieren um Ihr Zertifikat hinzuzufügen. notice. 27

28 6. Wählen Sie im übernächsten Fenster Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern. 7. Wählen Sie nun Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen. 8. Akzeptieren Sie das Hinzufügen des neuen Zertifikates wenn Sie danach gefragt werden. notice. 28

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