Informationsforum Kirche Geo IT Marcus Hoffmann, Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

Transkript

1 Informationsforum Kirche Geo IT Marcus Hoffmann, Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

2 Ihre Ansprechpartner Markus Scheich Leiter Geschäftsbereich Kirche Kreuzstraße Bad Kreuznach (Büro) (Mobil) Christoph Pälmer Senior Fachberater Kirche Königsallee 92a Düsseldorf (Büro) (Mobil) Marcus Hoffmann Senior Fachberater Kirche Kreuzstraße Bad Kreuznach (Büro) (Mobil) 2 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

3 Agenda Outlook Adressbücher Ein Minenfeld (kirchlicher) IT Stolpersteine einer zentralen Adressbuchverwaltung ISIDOR als Basis einer tagesaktuellen Synchronisation Ansätze für einen Exchange-Import Live-Demo: Adressbuchverwaltung in der Kath. Militärseelsorge 3 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

4 Outlook Adressbücher Ein Minenfeld (kirchlicher) IT 4

5 Kennen Sie das? 4 Thesen zum Umgang mit Outlook Adressbüchern Outlook Adressbücher sind individuell und zahlreich extrem pflegeintensiv und dennoch nie wirklich aktuell chronisch unvollständig 5 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

6 Kennen Sie das auch? Wäre es nicht schön gut gepflegte, aktuelle... vollständige Adressbücher zentral gestellt zu bekommen? quasi in etwa so!? Nutzer Organisation IT Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

7 Stolpersteine einer zentralen Adressbuchverwaltung 7

8 Zentrale Adressen vorhanden und dann? Stolpersteine 2.0 gut? gepflegte, aktuelle? Warum muss ich meine Adressbücher trotzdem selbst pflegen?... vollständige Adressbücher?!! zentral gestellt zu bekommen? Warum zahle ich dann eine zentrale Adresspflege und Outlook / Exchange? IT Nutzer Organisation 8 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

9 Zentrale Adressen vorhanden? Stolpersteine 2.0 Outlook Fehlende Schnittstellen in Outlook / Exchange Server Mangelnde Kompatibilität zu Third Party Anwendungen IT veraltete Importfilter, fixe Datensatztrennung, rigide Kategorisierungs- und Mapping- Zuordnungsmöglichkeiten Zentrale Adressdaten Wirklich alle relevanten adressführenden Objekte des kirchlichen Lebens enthalten? Zentrale Daten aktuell und valide? Ausreichende Adressmerkmale / -aufbereitung? Stichwort Anrede & Titel Ausreichende Kategorisierbarkeit gegeben? Flexible Selektionswerkzeuge für Inhalt und Umfang vorhanden? Filtermöglichkeiten, Spaltenlayout Geeignete Exportmechanismen verfügbar? Konfigurierbar, automatisiert, zyklisch 9 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

10 ISIDOR Optimale Basis einer tagesaktuellen Synchronisation 10

11 ISIDOR zentrales Informationsmanagement bringt alles mit, was eine ideale Datenquelle ausmacht! Vollständiges Abbild kirchlich relevanter Organisations- und Ansprechpartnerdaten Komfortable und vielseitige Filtermöglichkeiten, Filter speicherbar Spaltenlayout frei definierbar und ebenfalls speicherbar, Datenattribute sehr umfangreich konfigurierbare CRON-Jobs für automatisierte, zyklisch wiederkehrende Aufgaben (z.b. Export globale Favoriten für Exchange WYSIWYG Exporte aller Tabellendarstellungen, Filterergebnisse und Favoriten Datenfilter und Layout als Favoriten (Menüpunkte) speicherbar und leicht zugänglich. 11 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

12 ISIDOR zentrales Informationsmanagement ISIDOR kennt die relevanten kirchlichen Strukturen und Organisationsformen und bildet diese fachgerecht ab. 12 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

13 ISIDOR zentrales Informationsmanagement Komfortable und vielseitige Filtermöglichkeiten speicherbar! 13 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

14 ISIDOR zentrales Informationsmanagement Spaltenlayout frei definierbar und ebenfalls speicherbar, Datenattribute sehr umfangreich 14 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

15 ISIDOR zentrales Informationsmanagement Favoriten aus Datenfilter- und Spaltenlayout- Kombinationen werden Menüpunkte 15 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

16 ISIDOR zentrales Informationsmanagement WYSIWYG Exporte aller Tabellendarstellungen, Filterergebnisse und Favoriten 16 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

17 ISIDOR zentrales Informationsmanagement Konfigurierbare CRON-Jobs für automatisierte, zyklisch wiederkehrende Aufgaben z.b. 17 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

18 Exchange Synchronisation 2 Ansätze aus der Praxis 18

19 Und jetzt? 2 beispielhafte Ansätze der Exchange Integration aus der Praxis Do it yourself (Scripting-Lösung) Erzbistum Hamburg Einsatz von Drittsoftware Bischöflich Münstersches Offizialat Vechta Katholische Militärseelsorge (Berlin) 19 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

20 Do it yourself (Erzbistum Hamburg) Windows PowerShell Skript Über unseren EDV-Dienstleister wurde ein PowerShell-Skript auf dem Exchange-Server erstellt, welches die aus ISIDOR exportierten CSV-Dateien einliest und mit bestehenden Gruppen in Outlook vergleicht und ein entsprechendes Log- File auswirft. Für den ISIDOR-Export nutzen wir Favoriten; aktuell werden nur die Listen Kirchengemeinden und Mitarbeiter der Kurie abgeglichen. Das Skript erwartet die CSV-Dateien aus ISIDOR in einem definierten Verzeichnis des Fileservers und verarbeitet diese. So haben wir die entsprechenden Outlook-Adressbücher zeitnah aktuell. Magnus Korth, Netzwerkadministrator, Erzbistum Hamburg 20 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

21 Einsatz von Drittsoftware (Offizialat Vechta & Militärseelsorge) Kontakt-Import aus beliebigen Systemen in Exchange ( 21 Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen

22 Live Demo ISIDOR Exchange Synchronisation 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 23

24 Kontakt Marcus Hoffmann Senior Fachberater Kirche Kreuzstraße Bad Kreuznach (Mobil) 24 Alle Angaben basieren auf dem derzeitigen Kenntnisstand. Änderungen vorbehalten. Dieses Dokument ist ausschließlich für den Adressaten bestimmt. Es bleibt bis zu einer ausdrücklichen Übertragung von Nutzungsrechten Eigentum von Westernacher Soltutions AG. Jede Bearbeitung, Verwertung, Vervielfältigung und/oder gewerbsmäßige Verbreitung des Werkes ist nur mit Einverständnis von Westernacher Solutions AG zulässig. Kontakte im Griff Outlook-Adressbücher aus zentraler Adressverwaltung gewinnen