Ein rasches Analyseverfahren für Klinische Pfade. ITAB für ipop März 2015

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1 Ein rasches Analyseverfahren für Klinische Pfade ITAB für ipop März 2015

2 Klinische Pfade es werden passende Bilder genutzt und so sieht dann das Ergebnis aus. Inzwischen wird der Begriff Prozess inflationär verwendet. Versuchen wir s mal mit einer Definition: 03 / 2015 I T A B 2

3 Ein Prozess Ist eine Folge von Aktivitäten zur Erreichung eines definierten Ziels Geht von einer Ausgangssituation aus und verwandelt Eingangsgrößen in Ausgangsgrößen und endet mit einer definierten Endsituation Lässt sich formalisiert und mit einer Abbildung darstellen Hierbei wird ein Patient durch eine Instanz des Prozess-Modells repräsentiert Mehrere Patienten können in einem solchen Prozess unterwegs sein Die Instanzen durchqueren den Prozess auf unterschiedlichen Wegen Wege werden durch patientenbezogene, ärztliche Entscheidungen bestimmt Die Instanzen durchqueren den Prozess mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten Mit Hilfe von Prozessmodellen lassen sich reale, klinische Abläufe zu Diagnose und Therapie Analysieren Darstellen Simulieren Die Simulation erlaubt eine Prozessoptimierung nach sachlichen, räumlichen oder zeitlichen Kriterien z.b. nach Kosten, Wegen oder Dauern. 03 / 2015 I T A B 3

4 Alternative: Darstellung mittels grafischer Symbole Ereignis Aktivität + Datei / Input, Output X Gateway O + Nachricht Sequenz 03 /2015 I T A B 4

5 Kolonresektion (1) Entwurf: Gesamtprozess 06 / 2015 I T A B 5

6 Kolonresektion (2) Ergebnis: Gesamtprozess 06 / 2015 I T A B 6

7 Kolonresektion (3) Entwurf: Prästationäre Aktivitäten 06 / 2015 I T A B 7

8 Kolonresektion (4) Entwurf: Prästationäre Aktivitäten (Forts.) 06 / 2015 I T A B 8

9 Kolonresektion (4) Ergebnis: Prästationäre Aktivitäten BPMN powered by itp commerce 06 / 2015 I T A B 9

10 Analyse mit t.bpm macht Spaß und spart erheblich Zeit! Mit t.bpm bringen Teilnehmer ihr Wissen ein Prozess-Struktur entsteht durch gemeinsame Arbeit Regeln der Klinischen Kommunikation werden transparent Handhabung intensiviert gedankliche Arbeit Teilnehmer besprechen und erläutern ihre eigenen Tätigkeiten Teilnehmer reden miteinander, erklären und engagieren sich Den Teilnehmern gehört der entwickelte Prozess Vorheriges Erlernen einer Methode entfällt learning by doing Nutzung eines Rechners / Tablets entfällt initial Für die Analyse gibt es einige Regeln, deren Beachtung dem Moderator obliegt Interviews liefern keine Prozess-Struktur, sie muss vorentwickelt werden Interviews durch med. Laien sind lästig, Informationen werden vorenthalten Inzwischen können fotografierte Diagramme automatisch umgesetzt werden 03 / 2015 I T A B 10

11 Einführung von Prozessen, Analyse Ganz kurze Einführung Prozessdefinition und BPMN-Einführung (1,5 h) Medizinische Anwendungsbeispiele Unterlagen für die Teilnehmer Vor den Prozess haben die Götter die Analyse gesetzt Prozessanalyse mit t.bpm Tangible BPM Material der gleichnamigen Firma Fotounterstützung, Modellierung durch Moderator offline Nutzung des rechnergestützten Modellierwerkzeugs nach 5 Tagen 03 / 2015 I T A B 11

12 ZNA: HI-Verdacht (Gesamtprozess, top level-ebene) HI-Test Arztzuweisung vornehmen PROCTIME=1m; PERFORMER= AufnTeam; Notfall/ ITS? Notfall untersuchen PROCTIME=10m; PERFORMER=AufnArzt; p(intensiv)=66% Verlegung ITS? Patient auf ITS behandeln Kein Infarkt, andere Diagnose Verlegung, akuter HI? P(Verl.)=85% Kein Infarkt, AP stabil /instabil MED4 P(kI)=34% Diagnose Myocardinfarkt PROCTIME=20m; PERFORMER=AufnTeam; Patienten auf andere Station verlegen PROCTIME=1h; PERFORMER=ITSTeam Lyse / PTCA? P(PTCA)=5% Direkt-PTCA durchführen PROCTIME=2h; WAITTIME=15m; PERFORMER=Kardiologe, TIME=1h; PERFORMER=AssArzt, TIME=2h; P(Lyse)=95% Lyse / Heparin? Lysekriterien anwenden PROCTIME=15m; P(N)=66% PROCTIME=45m; Bei Nichterfüllung Heparin/ASA geben P(Komp)=34% Kompliziert? PROCTIME=5D Komplizierte Therapie durchführen PROCTIME=13D Komplizierte Behandlung auf Station durchf. P(Y)=34% PROCTIME=30m; Lyse mit r-tpa o.streptokinase durchführen Rescue PTCA durchführen P(Unk)=66% Unkomplizierte Therapie duchführen Unkomplizierte Behandlung auf Station durchf. Risikostratifizierung vornehmen Patienten entlassen End HI PROCTIME=30m; PROCTIME=3h; PERFORMER=Kardiologe, TIME=1,5h; PERFORMER=AssArzt, TIME=2,5h; PROCTIME=2D; PROCTIME=6D; WAITTIME=30m; PROCTIME=2h; TXTIME=1h; Dieses Diagramm wird zur Grundlage einer patientenindividuellen, raumbezogenen Simulation mittels MedPro nenutzt. Hierzu wird die vom Modellierungswerkzeug Process Modeler erzeugte Visio-Darstellung von MedPro importiert und mit Raumdaten (ZNA, ITS, Station) versehen. In dem so erzeugten Modell wird dann der Durchgang individueller Patienten (leichter vs. schwerer Infarkt, PTCA mit/ohne Stent) simuliert. Die Simulation kann sehr detailliert erfolgen, z.b. auch Übergänge durch Transporte und deren Dauer einbeziehen. 03 / 2015 I T A B 12

13 Was geschieht mit einem fertigen Prozessmodell? Ein solches Modell beschreibt mit der erbrachten Leistung einen Fertigungsvorgang Jedes Teammitglied weiß, was und warum die Kollegin / der Kollege auch in anderen Bereichen etwas tut Die Annahme, ein guter Gedankenaustausch ergebe sich im Team von selbst, sollte man nicht treffen Es werden Wissen und Beziehungen zwischen vormaligen Einzelkämpfern geschaffen Inhalte, Platzierung, Aufwände und Wartezeiten der Klinischen Kommunikation lassen sich modellieren Man benötigt nach Abschluss der Entwicklung einen Prozess-Eigner, der die Weiterentwicklung initiiert Die Prozessentwicklung (auch die weitere Entwicklung) obliegt dem behandelndem Team, sie sollte nicht delegiert werden und ist eine medizinisch-organisatorische Fachaufgabe, keine der IT Mehrere Teams parallel arbeitende Teams sollten von einem Prozessingenieur technisch unterstützt werden; initial kann coaching hilfreich sein Neben der raumbezogenen Simulation durch MedPro ist eine zeit- und ressourcenbezogene Simulation großer Gesamtprozesse die z.b. bei perioperativen Aktivitäten möglich. Voraussetzung ist eine Quantifizierung des gesamten Prozesses. 03 / 2015 I T A B 13

14 Anhang 03 / 2015 I T A B 14

15 Vorstellung Rüdiger Molle, Dipl. Math Software-Entwicklung IT-Beratung / Bereichsleiter Gartner Deutschland GmbH / Director Selbständiger Berater 2005: IT-Architekturbüro 2006: Prozess-Management Arbeitsschwerpunkt und Projekte Klinische Prozesse seit 2009 Start des wissenschaftl. Projektes PIGE mit Signavio und HPI 2010 Mitglied in BPM-Organisationen sowie in der DGKPM Zusammenarbeit mit Signavio (Berlin), itp-commerce (Bern) Vergl. auch: itab@molleruediger.de / 2015 I T A B 15

16 Probleme einer tabellarischen Pfaddarstellung Checkliste ausschließlich für Teammitglieder, ein Pfad bzw. ein Weg mit Entscheidungen / Ausnahmen ist nicht sichtbar - außer einer Zeitachse Bedarf der adäquaten fachlichen Interpretation und beruht wesentlich auf textueller Information, Dokumente können nicht einbezogen werden Geplante oder ungeplante Ereignisse bleiben unberücksichtigt Unterstützt keine Planung, keine QS, kein RM, keine Nachfragen nur über weitere Listen Wird bei Berücksichtigung weiterer Rollen/Zeilen unübersichtlich Abhängigkeiten von Aktivitäten werden als bekannt vorausgesetzt Darstellungsweise inadäquat für komplizierte Abläufe, nicht simulations- und nicht ablauffähig 03 / 2015 I T A B 16

17 Lebertransplantation (top level) Notfall- Patient Elektiver Patient Erstkontakt Notfall Listung Organangebot Re-LTx Tx mit postmortem-spende J Verlegung In Reha Einschleusen In ambul. Nachsorge Evaluierung Listung bei ET Warten auf Organangebot Stationäre Nachsorge Re-LTx Indikation zur Re-LTX Ambulante Nachsorge Bridging LTx hat nicht stattgefunden Keine Transplantation NTX LLS-Empfänger- OP Erstkontakt elektiv Bridging zur Tx Lebendspende planen Empfänger transplantabel Lebendspende Weiterhin Tx-Kandidat? N NTX Patientengespräch führen Überweisung vorbereiten Die 12 gezeigten Prozesse (inkl. Lebendspende) werden auf der 2. Ebene und zum kleineren Teil auf einer 3. Ebene nochmals durch Unterprozesse detailliert: die Granularität der Darstellung wird im Team vereinbart und ist abhängig davon, was mit der Prozessdarstellung erreicht werden soll. In obigem Beispiel wurden die Operationen nicht ausgeführt, weil der Schwerpunkt die perioperativen Aktivitäten waren. Aufwand: 13 Arbeitstage [ 32 PT (Uniklinik) + 12 PT (Berater) ] 03 / 2015 I T A B 17

18 Nutzen einer Prozessmodellierung mit BPMN Durch die international genormte grafische Sprache BPMN sind Modelle leicht vergleichbar und ggfs. sogar austauschbar Heterogenität in den Darstellungen und Herstellerabhängigkeit bisheriger Lösungen beendet In fünf Jahren Modellierungsarbeit konnte kein klinischer Abläufe gefunden werden, der sich nicht mit BPNM hätten modellieren lassen Die Modellbildung ist das Ergebnis eines Konsens zwischen den Beteiligten in der Regel dem behandelnden Team einer Klinik Das Modell ist Grundlage für Ablaufänderungen, ggfs. Optimierungen, die ohne verständliche Darlegung kaum umzusetzen sind Direkte Verwendung für Ausbildung / Lehre / Training / Patientengespräch Zertifizierung und QS nach ISO 9001 (2015) oder ISO Planung der Interprozesskommunikation Einbeziehung von Maßnahmen des RM Durch Zuordnung von Dokumenten zu Aktivitäten wird das Modell zum Dokumentationsträger Modell ist Grundlage für weitere Aktivitäten wie Simulation oder schließlich der patientenindividuellen Führung inkl. Akten durch den Prozess Grundsätzlich ist der Ist-Stand eines Prozesses Ausgangspunkt der Analyse für den Klinischen Pfad Der Modellieraufwand ist bei initialer Nutzung von t.bpm klein; zur Unterstützung mehrerer Teams sollte beim Modellieren ein Prozessingenieur (oder Medizininformatiker) hinzugezogen werden. Der individuelle Patient ist Instanz des Prozesses, mehrere Instanzen können parallel im Prozess mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten unterwegs sein. 03 / 2015 I T A B 18

19 Pfadbündel zum Kolon-Karzinom 03 / 2015 I T A B 19