Formular-Management-System (FMS) - "FormOffice"
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- Leon Jacob Kuntz
- vor 5 Jahren
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1 Formular-Management-System (FMS) - "FormOffice" Horst Maier-Verlag - Spezialverlag für Behörden und V.P.A. GmbH Verlag für Polizei- und Behörden-Aufgaben präsentieren den Formularserver FormOffice Horst Maier-Verlag hat seit über 35 Jahren Erfahrung im Bereich Behördenvordrucke. V.P.A. GmbH wurde von Petra Aigner 2003 gegründet und hat sich auf den Bereich Online-Formulare spezialisiert. gedruckte Formulare und Vordruck-CD s: HMV Online-Formulare und Werke für Polizeien (Tatbestandskatalog): V.P.A. GmbH
2 Was wir bieten Elektronische Formulare + Funktionalität FormOffice Landratsämter Kernaufgaben: Daten digitalisieren, strukturierte Datenbasis, verbesserte elektronische Vorgangsbearbeitung Gemeinden Städte
3 Was wir bieten Unabhängigkeit von Herstellern Bedienbar mit jedem Browser und Adobe-Reader ab Version 5.0 Keine Kosten für Updates, keine Installation/Pflege von Clientsoftware notwendig Offenheit der Anwendung, Export verschiedener Datenformate möglich Praxisnahe Anwendung, Fokus auf Benutzerfreundlichkeit Ständige Weiterentwicklung und Verbesserung der Software aufgrund von Anforderungen aus der Praxis
4 Einstiegsmodelle Stufe 1: Aufrufen und ausfüllen eines Formulars, Drucken, Speichern und Zwischenspeichern (Funktionalität vom Server zur Verfügung gestellt) Elektronische Formulare Stufe 2: Weitere Möglichkeiten (Online-Einreichung, Anlagen) Nutzung von Arbeitsbereichen (Verwaltungsfunktionen etc.) Vorgangsbearbeitung, Suchfunktionen, Formularpool, Profileinstellungen Elektronische Formulare Arbeitsbereiche Stufe 3: Antragsbearbeitung im Workflow, Nutzung von Einreicherpostfächern Elektronische Formulare Arbeitsbereich 1 Arbeitsbereich 2 Arbeitsbereich 2 Start mit jeder Stufe möglich Bei z.b. Einstieg in Stufe 3 ist die Funktionalität der anderen Stufen enthalten Umstieg jederzeit möglich
5 --- Aktuelle Nachrichten des Tages --- Grausiger Fund Leiche vor Landratsamt entdeckt! --- Herr S. aus K. wird schon sehr lange vermisst --- Er sagte zu seiner Frau: Ich muss noch schnell ins Landratsamt --- Landrat unter Schock --- Besorgte Bürger und Sachbearbeiter fordern FormOffice FormOffice
6 Das Bild kann zurzeit nicht angezeigt werden. Ziele von FormOffice Gestern: SG X SG Y Antragsteller Papierformulare Weiterleiten per Hauspost Aktenordner Heute: Antragsteller Elektronische Formulare Elektronischer Arbeitsbereich / SG Elektronischer Arbeitsbereich / SG Software Überleiten an Fachverfahren, Archivierung, DMS
7 Ziele von FormOffice Modernisierung von Verwaltungsabläufen Sanfter Umstieg vom Papierformular zum elektronischen Formular Arbeitserleichterung für Mitarbeiter in den Kommunen Bürgerservice verbessern Einfache Benutzbarkeit, Sicherheit, SAGA-Standards, Flexibilität
8 Funktionsweise Externer Formularpool / Weblinks Poststelle Sachgebiet Weiterleiten an Fachverfahren, Archivierung, DMS Papierform Bürger Interner Formularpool / Weblinks Elektronische Form FormOffice Landratsamt Elektronische Form Elektronischer Arbeitsbereich 1 Elektronischer Arbeitsbereich 2 / oder Kommune XY Elektronischer Arbeitsbereich 3 Vorgangsbearbeitung / Verwaltung / Workflow Sachgebiet XY
9 Wichtige Themen Sichere Online-Antragsstellungen Digitale Signatur nicht zwingend notwendig Abläufe müssen nach Möglichkeit verbessert werden Schnittstellen zu anderen Anwendungen Spezielle oder eigenerstellte Formulare
10 Sicherheit der Daten Personenbezogene Daten werden übergeben, allgemeinen Datenschutzrichtlinien wird Folge geleistet (Datenvermeidung, Datensparsamkeit, Erforderlichkeit und Zweckbindung) FormOffice-Anwendung durch 128-bit SSL-Verschlüsselung (unknackbar) / Firewall Login-Bereiche SSL-gesichert und mit Login/Passwort geschützt Einsatz des Apache Webservers (Updates sofort verfügbar, am weitesten verbreitet) Server in geschützten Rechenzentrum in München, entspricht professionellen Anforderungen Ideale Anbindung, Klimatisierung, USV, Zugangskontrolle etc. sichergestellt Rechenzentrum mehrfach redundant angebunden, Komplettausfall praktisch unmöglich Hochverfügbarkeitslösung durch Multihomed-Netze (3 Netze ergänzen sich gegenseitig), Raid-Sicherung, redundante Hardware Bei Wechsel/Kündigung zur Verfügung stellen der Daten, ständiger Zugriff Vorgehensweise: Datenschutzbeauftragte erteilt die datenschutzrechtliche Freigabe aufgrund einer ausführlichen von uns zur Verfügung gestellten Verfahrensbeschreibung
11 Serviceleistungen Betrieb und Betreuung der FormOffice-Anwendung Aufnahme und Einrichten von Abläufen im Workflow Einsatz von elektronischen, rechtssicheren Vordrucken aus Formular-Portfolio Entwickeln und digitalisieren von Vordrucken aus allen behördlichen Bereichen Pflege und Betreuung der Formulare, eingehen auf spezielle Kundenwünsche Helpdesk, Support zu den üblichen Behördenöffnungszeiten Hotline Hilfe bei Problemen, Bestellungen, Produktinformationen Kundendienst After Sales Service, Fehlerbehebung, Wartungsarbeiten FormOffice HelpDesk Landratsämter / Kommunen
12 Zusammenfassung Kein Investitionsrisiko, Einhalten allgemeiner Empfehlungen, Herstellerunabhängig Funktionalität der Anwendung je nach Sachgebiet / Formular differenzierbar Sehr hohe Flexibilität für bestehende und kommende Anforderungen Datensicherheit und technische Voraussetzungen auf höchstem Niveau Sofortiger sichtbarer Nutzen von FormOffice mit Einsatz jeder Stufe Individuelle Pflege und Betreuung der Formulare, eingehen auf Ihre Wünsche FormOffice, der sanfte Umstieg
13 Unsere Referenzliste: Landratsämter: Landratsamt Altötting ( Landratsamt Mühldorf a. Inn ( Landratsamt Rosenheim ( Landratsamt Weilheim-Schongau ( Landratsamt Berchtesgadener Land ( Gemeinden/Städte/Verwaltungsgemeinschaften: Landkreis Weilheim-Schongau: Gemeinde Bernried ( Stadt Penzberg ( Landkreis Mühldorf a. Inn: Gemeinde Ampfing ( Verwaltungsgemeinschaft Buchbach ( Gemeinde Mettenheim ( Verwaltungsgemeinschaft Oberbergkirchen ( Verwaltungsgemeinschaft Polling ( Verwaltungsgemeinschaft Reichertsheim ( Gemeinde Schwindegg ( Stadt Waldkraiburg ( Landkreis Rosenheim: Gemeinde Amerang ( Gemeinde Aschau i. Chiemgau ( Gemeinde Babensham ( Gemeinde Bad Endorf ( Gemeinde Bad Feilnbach ( Gemeinde Bernau ( Verwaltungsgemeinschaft Breitbrunn ( Gemeinde Flintsbach ( Gemeinde Griesstätt ( Gemeinde Großkarolinenfeld (
14 Gemeinde Kiefersfelden ( Gemeinde Kolbermoor ( Gemeinde Nußdorf a. Inn ( Gemeinde Oberaudorf ( Gemeinde Prutting ( Gemeinde Raubling ( Gemeinde Rimsting ( Gemeinde Rohrdorf ( Gemeinde Rott am Inn ( Gemeinde Samerberg ( Gemeinde Söchtenau ( Gemeinde Soyen ( Gemeinde Stephanskirchen ( Gemeinde Tuntenhausen ( Gemeinde Vogtareuth ( Landkreis Altötting: Stadt Burghausen ( Stadt Neuötting ( Stadt Töging a. Inn ( Gemeinde Pleiskirchen ( Verwaltungsgemeinschaft Reischach ( Verwaltungsgemeinschaft Emmerting ( Gemeinde Teising ( Verwaltungsgemeinschaft Kirchweidach ( Landkreis Hof: Gemeinde Köditz (
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