Handlungsfeld IT-basierte Lösungen

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1 Handlungsfeld IT-basierte Lösungen 1. Unternehmen Firma: KUPFER.ROT GbR Firmensitz: Moritzburg OT Boxdorf, Ringstraße 37 Branche: Produkte und Dienstleistungen: Dienstleistung, Industriedesign, Produktgestaltung Produktbewertung, Strategieplanung bis zur Produkt- und Prozessentwicklung in der gesamten Prozesskette einer Produktentstehung, Prozessoptimierung, Wertgestaltung Gegründet: 2003 Mitarbeiterzahl (2011): 4 Website: 2. Ausgangssituation Die bei KUPFER.ROT eingehenden Aufträge sind meist sehr komplex und es gibt bisher keine geeignete Vorgehensweise mit bestimmten Vorlagen, um diese strukturiert zu erfassen. Partnerund Kundenkontakte inkl. Informationen über und Erfahrungen mit den Partnern, erteilte Aufträge, Auftragsstände und Stundenerfassung der Mitarbeiter können bislang nicht effizient verwaltet werden. Es gestaltet sich ebenfalls als zeitintensiv, bestimmte Informationen wiederzufinden. 3. eingesetzte Methode Datenbanksystem für Kunden- und Auftragsmanagement 4. Ziele Mittels eines geeigneten Systems sollen Lieferantenkontakte schneller gefunden werden bzw. eine schnellere Aussage zum Projekt gemacht werden. Mehr Mitarbeiter sollen diese Aussagen treffen können. Die Mitarbeiter sollen wissen, wo sie nachschauen müssen, wenn der Kunde anruft. Außerdem sollen sie befähigt werden, viele Aufgaben selbst zu übernehmen.

2 5. Vorgehensweise Alle einzubeziehenden Beschäftigten inklusive der Geschäftsleitung eruierten, welche Funktionen sie für einen optimalen Arbeitsablauf benötigen. Bewertung und Auswahl geeigneter Systeme Weiß man, welche Funktionen die Software im Idealfall haben sollte, erfolgt die Bewertung geeigneter Systeme. Kleinen Unternehmen stehen hierfür eine Reihe praktikabler und kostenfreier bzw. kostengünstiger Programme zur Verfügung. Planung und Umsetzung der Inbetriebnahme Es wird ein Plan erstellt, der die Vorgehensweise der Inbetriebnahme der Software sowie folgende weitere Schritte enthält: Installation in Testumgebung, Test, Installation in Realumgebung, Migration der Daten, Nutzung des Systems durch alle autorisierten Mitarbeiter, Prüfung der Kompatibilität mit bestehenden Lösungen, Fragen der Datensicherung etc. Dieser Plan wird mit Terminen und Verantwortlichkeiten hinterlegt und anschließend umgesetzt. Vorstellung der Lösung und Schulung der MA Alle beteiligten Mitarbeiter sollten den Nutzen und die für sie wichtigen Funktionen der Software kennen und beherrschen.

3 6. Einschätzung der Umsetzung und Zielerreichung Inwieweit hat die Einführung des Datenbanksystems für Kunden- und Auftragsmanagement dazu beigetragen, dass Lieferantenkontakte schneller gefunden werden bzw. eine schnellere Aussage zum Projekt gemacht werden kann? Der Austausch innerhalb des Unternehmens über die Fähigkeiten und aktuellen Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter förderte das allgemeine Verständnis für die Leistungen, die vom einzelnen erbracht werden und welche Potentiale noch ungenutzt bleiben. Durch dieses Wissen konnte eine bessere Verteilung der Aufgaben erreicht und die Möglichkeiten zur selbstständigen Arbeit verbessert werden. Durch die Einführung einer gemeinsam genutzten Datenbank sind alle Mitarbeiter in der Lage Aussagen über Termine, Anwesenheit/Abwesenheit der Geschäftsleitung sowie der Kollegen zu treffen. Kundentermine können jetzt ohne vorherige Absprache mit der Geschäftsleitung erfasst werden. Der Kunde kann somit gleich beim ersten Gespräch bzw. Mailkontakt einen Vorschlag unterbreiten, der dann von KUPFER.ROT/der Geschäftsleitung nur noch bestätigt werden muss. Daraus ergibt sich nicht nur eine höhere Zufriedenheit der Kunden, sondern auch eine Arbeitserleichterung für die Geschäftsleitung, da das Koordinieren eines Termins wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt. Jeder Mitarbeiter verfügt zudem über die Möglichkeit von seinem Arbeitsplatz und in den Außenstellen auf die Adressdaten der Kunden zuzugreifen und kann innerhalb des Arbeitsablaufes selbstständig mit diesen in Kontakt treten, ohne dass andere Mitarbeiter bzw. die Geschäftsleitung in jedem Fall zu Rate gezogen werden müssen. Gerade einfache Sachverhalte und Fragen können zeitsparender und effektiver geklärt werden. Als Grundlage diente hierfür die umfangreiche Verbesserung und Erweiterung der bisher genutzten Adressdatenbank, die in der Übergangsphase eine bessere Filterung gewünschter Daten und höhere Transparenz für die Mitarbeiter ermöglichte. Diese Vorarbeit gestattete zudem die reibungslose Übernahme dieser Kundendatenbank in das neue Datenbanksystem. Zukünftig wird es auch möglich sein, mit Hilfe der eingeführten Datenbank, von jedem Arbeitsplatz aus wichtige und aktuelle Informationen zu den laufenden und zukünftigen Projekten abzurufen. Diese Funktion befindet sich momentan in der Umsetzung und wird die Mitarbeiter ebenfalls befähigen Sachverhalte mit dem Kunden direkt zu klären und so die Geschäftsleitung zu entlasten. Haben Sie Ihre Ziele (siehe 4.) teilweise oder ganz erreicht? Wie bereits geschildert, wurden die von KUPFER.ROT angestrebten Verbesserungen im Informationsfluss und Wissensmanagement zu einem großen Teil bereits umgesetzt und weitere befinden sich derzeit in der Erarbeitung. Ergänzend zu der oben genannten Einführung einer Datenbank ist vor allem die durchgeführte Verbesserung der Ordnerstruktur und Projektablage zu nennen. Im Verlaufe des Projektes erfolgte die Neustrukturierung der gesamten Ablage der Arbeits- und Informationsdateien zu den einzelnen Kunden und Projekten. Daten

4 werden ausschließlich zentral und nach festen intern vorgegebenen Regeln auf dem zentralen Server abgelegt. So ist es für jeden Mitarbeiter, der mit entsprechenden Zugriffsrechten versehen ist, möglich, auf die einzelnen Projektordner zuzugreifen. Doppelarbeiten und Informationslücken werden vermieden und Arbeiten können ohne Einbindung weiterer Mitarbeiter ausgeführt werden. Auch hier konnte eine Entlastung der Geschäftsleitung erreicht werden. Was möchten Sie mit dem Wissensmanagement-Lösungen noch erreichen? Entsprechend der KUPFER.ROT-Wissensmatrix wurden bereits umfangreiche Qualifikationen des gesamten Personals durchgeführt.die Verwaltung wurde in der Buchhaltung und in Projektbeantragungen erfolgreich weitergebildet. Die Abteilung Produktgestaltung erweiterte ihr Expertenwissen durch Teilnahme an Lehrgängen. Die Geschäftsleitung Frau Bremer bildete sich mit spezifischen Qualifikationsmaßnahmen weiter. Durch die bereits erfolgten und zukünftigen Qualifikationen (Weiterbildungen/Teilnahme an Fachveranstaltungen/ Recherchen/Messen/Literatur usw.) wird das Tätigkeitsfeld KUPFER.ROTs stetig konkretisiert und das Fachwissen gesteigert. Der Kunde kann somit qualitativ hochwertige Arbeit von KUPFER.ROT erwarten. Außerdem soll zukünftig eine schnellere Projektkommunikation bei Auftragsabwicklungen erreicht werden. 7. Erfahrungen und Empfehlungen für andere Unternehmen Was war hilfreich bei der Einführung der Wissensmanagement-Lösung(en)? Hilfreich war die hohe Motivation der Mitarbeiter, die tatkräftig an allen Veränderungen mitgewirkt haben. Erreicht wurde dies durch die Einbindung der Mitarbeiter in die Entscheidungsprozesse für die Neustrukturierung und der Verbesserung des Informationsflusses. Ideen und Wünsche aller Beteiligten wurden in Workshops gesammelt und in gleichem Maße berücksichtigt. Auch die tatkräftige Unterstützung der TU Dresden und externer Experten bei der Auswahl eines für KUPFER.ROT geeigneten Datenbanksystems waren unverzichtbare Hilfen. Was hat sich als schwierig erwiesen? Die starke Einbindung aller Mitarbeiter, aber vor allem der Geschäftsleitung, in aktuelle Projektund Terminverpflichtungen, erschwerten die Umstrukturierung und Verbesserung des Wissensund Informationsmanagements. Die Einrichtung der Datenbank sowie die Ausarbeitung einer verbesserten Ordnerstruktur wurde zudem durch das jahrelang gewachsene Ablagesystem erschwert. Wie gelang die Einbeziehung der Mitarbeiter? Wie bereits oben geschildert, bildeten Workshops und gemeinsame Meetings die Grundlage für die Lösungsfindung. Alle Vorschläge und Anregungen gingen in die Betrachtung ein und

5 förderten die Motivation der Mitarbeiter ihre Wünsche für das zukünftige Zusammenarbeiten zu äußern und an Lösungen aktiv mit zu arbeiten. Was nehmen Sie für Ihr zukünftiges Wissensmanagement im Unternehmen mit? Durch die bisher erreichten Fortschritte, konnte die Produktivität und die Qualität der Arbeit erhöht werden. Die besseren und einfacheren Abläufe innerhalb des Unternehmens vermeiden unnötigen Ressourcenverschleiß (Arbeitskraft- und zeit) und entlasten die Geschäftsführung in zahlreichen Tätigkeitsfeldern. Deshalb ist es für uns selbstverständlich unsere Bemühungen dahingehend fortzusetzen, die internen Abläufe quantitativ und qualitativ stetig zu verbessern und die Mitarbeiter zu Qualifizieren, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu steigern. Was würden Sie Unternehmen für die Einführung von Wissensmanagement empfehlen? Um auf dem sich stetig modernisierenden Markt wettbewerbsfähig bleiben zu können, ist es unvermeidlich Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren. Unkomplizierte Abläufe und qualifizierte Mitarbeiter können die Marktposition nicht nur erhalten, sondern auch verbessern. Ohne erfolgreiches Wissensmanagement werden Unternehmen zukünftig nicht konkurrenzfähig bleiben können und Marktanteile verlieren. Grundlage für die erfolgreiche Einführung des Wissensmanagements in jedem Unternehmen sollte es sein, die Mitarbeiter vom Beginn an in den Prozess vollständig einzubeziehen, denn nur mit motivierten Mitarbeitern können die Unternehmensziele und das angestrebte Wissensmanagement umgesetzt werden.

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