Vergütungen und Honorarnoten im Bibliotheksbereich

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1 Vergütungen und Honorarnoten im Bibliotheksbereich (Stand: 23. August 2011*) Erstellung und Aktualisierung: NPO-Büro, Lana Bozner Str. 11/A * Wegen Änderungen beim Stabilitätspakt sind nicht mehr alle Angaben auf dem aktuellen Stand. Die erforderliche Überarbeitung erfolgt im Sommer

2 Inhaltübersicht: 1. Allgemeines Die dokumentierte Spesenvergütung Mustervorlage für die dokumentierte Spesenvergütung Die nicht dokumentierte Spesenvergütung Die freie Mitarbeit Gelegentliche autonome Arbeitsleistung Inländische Referenten Honorarnote Mustervorlage für inländische Referenten Ausländische Referenten Ausländische Referenten ohne Doppelbesteuerungsabkommen Honorarnote Mustervorlage für ausländische Referenten ohne DBA Honorarnote Mustervorlage für ausländische Referenten mit DBA Checkliste Betreuung Referenten Fortwährende und koordinierte Mitarbeit, Projektarbeit Geringfügige Beschäftigung mit Wertgutscheinen (Voucher) Die Wertgutscheine Erwerb der Gutscheine Meldung an das Unfallversicherungsinstitut INAIL Bezahlung mittels Gutscheinen Freiberufliche bzw. selbständige Arbeit ENPALS Musiker und Künstler als Mitarbeiter Musiker, die kostenlos auftreten Hobbymusiker Musiker, welche von einer Genossenschaft verwaltet werden Musikgruppen als Unternehmen Ausländische Musiker Eigenerklärung für Hobbymusiker Mustervorlage Anhang Einheitlicher Zahlungsvordruck, Mod. F Vordruck zur Eintragung in die Sonderverwaltung INPS/NISF Musterbeschluss des Südtiroler Gemeindeverbandes für Spesenrückvergütung an Ehrenamtliche Eigenerklärung, betreffend die Grenze

3 1. Allgemeines Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Vergütungen auszubezahlen. In diesem Kapitel der BVS-Rechtsmappe werden nur jene Vergütungsformen näher erläutert, welche für die Bibliotheken in Südtirol von besonderer Wichtigkeit sind. Die Entlohnung inkl. Spesenvergütungen an hauptberufliche Mitarbeiter/innen in den Bibliotheken wird in diesem Kapitel nicht behandelt, weil es dazu laut einer Umfrage aus dem Jahre 2003 kein Informationsdefizit gibt. Behandelt werden hingegen die folgenden Vergütungsformen: Spesenvergütung; die verschiedenen Formen der freien Mitarbeit. 2. Die dokumentierte Spesenvergütung 1 Als Spesenvergütung ist die Rückerstattung von dokumentierten Spesen im Zusammenhang mit Leistungen außerhalb des Gemeindegebietes anzusehen. Sie umfasst: Kilometerspesenvergütung; Autobahnmaut; Bus und Bahnspesen; Unterkunft; Verpflegung. Als Dokumentation dienen die entsprechenden Steuerquittungen und Rechnungen. Für die steuerliche Anerkennung der Fahrtspesen mit dem eigenen PKW, welche nach zurückgelegten Kilometern vergütet werden, ist es erforderlich eine entsprechende Übersicht (vgl. Mustervordruck auf Seite 5) auszufüllen. 2 Für die Höhe der Fahrspesenvergütung pro Kilometer fasst der Träger (Gemeinde Schule, Pfarrei) einen eigenen Beschluss. Dabei dürfen die Tarife, wie sie vom Italienischen Automobilclub 3 jährlich veröffentlicht werden, nicht überschritten werden. Die steuerliche Behandlung der Spesenvergütungen ist unterschiedlich geregelt. Es ist zu beachten, ob sie mit einem gewissen Arbeitsverhältnis (siehe unter Buchstabe a) und b)) in Zusammenhang steht. a) Im Rahmen der gelegentlichen autonomen Arbeitsleistungen unterliegen auch die Spesenvergütungen dem Steuerrückbehalt. Im Rahmen der koordinierten und fortwährenden Mitarbeit bzw. Projektarbeit unterliegen Spesenvergütungen nicht dem Steuerrückbehalt. Siehe dazu ausführliche Erläuterungen unter dem Punkt Die Freie Mitarbeit. 1 Vgl. Vereinsbuch, Haller / Schwienbacher, Rundschreiben Finanzministerium Nr. 316/E vom 23. Dezember Vgl. 3

4 b) Für die Spesenvergütung an ehrenamtliche Mitarbeiter/innen in den öffentlichen Bibliotheken liegt keine spezifische gesetzliche Regelung vor, weshalb es im Ermessen der Gemeinden liegt, entsprechende Verordnungen zu erlassen (vgl. das Muster der Beschlussvorlage im Anhang, welches vom Gemeindenverband ausgearbeitet wurde). In Absprache mit dem Südtiroler Gemeindenverband wird folgende Vorgangsweise empfohlen: Die Gemeindeverwaltung fasst einen Beschluss, dass sie die dokumentierten Spesen der ehrenamtlichen Bibliotheksmitarbeiter/innen übernimmt. In diesem Beschluss sind zudem die Höhe (Tarife) der Spesenvergütungen und der Auszahlungsmodus festgelegt. Des Weiteren legt der Beschluss fest, wer für die Beauftragung, einen Außendienst zu machen, zuständig ist. Der Bibliotheksrat meldet der Gemeindeverwaltung namentlich die Personen und Aufgaben/Funktionen der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen. Die ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen füllen die Spesenvergütungsvorlage aus, legen die Belege bei und reichen alles beim Ökonomatsdienst der Gemeinde ein; dieser kann die Auszahlung vornehmen. Hinweis: Diese Art der dokumentierten Spesenvergütung an Ehrenamtliche ist steuerfrei und unterliegt folglich auch nicht dem Steuerrückbehalt. Für die Bibliotheken, welche von privaten Trägern geführt werden (z.b. Pfarrbibliotheken oder Vereinsbibliotheken) kommt die Regelung der jeweiligen Trägerkörperschaft zur Anwendung. 4

5 2.1. Mustervorlage für die dokumentierte Spesenvergütung 4 Name: Maria M. Mayr-Schwienbacher Adresse: Lana, Bozner Str. 11/a Steuernummer: Für die im Auftrag der Bibliothek Lana mit dem eigenen PKW, vom Typ Opel Astra mit der Kenntafel, DC 387 WX durchgeführten Dienstfahrten: am von Lana nach Bozen BVS Bücher holen Km = 50 am von Lana nach Meran Sitzung in der MPB Km = 30 am von Lana nach Bozen Treffen Bibliotheksamt Km = 50 Km gesamt 130 x 0,35 (beschlossener Tarif) = 45,50 Mautgebühren (Belege sind beigelegt) = / Ticket (Bus, Zug, oder andere Belege) = / Spesen für 3 x Parkplatz (Belege sind beigelegt) = 9,50 Spesen für 1 x Mittagessen (Beleg ist beigelegt) = 16,50 Gesamt = 71,50 Die Bibliotheksleiterin Die ehrenamtliche Mitarbeiterin Datum Bankverbindung und Bankleitzahl (IBAN): 4 Vgl. Vereinsbuch, Haller / Schwienbacher,

6 3. Die nicht dokumentierte Spesenvergütung 5 Nicht dokumentierte Spesenvergütungen bilden für den Empfänger in der Regel steuerpflichtige Einkünfte. Werden nicht dokumentierte Spesen an ehrenamtliche Mitarbeiter/innen mit einer pauschalen Summe vergütet, so unterliegen diese auch dem Steuereinbehalt. Das hat zur Folge, dass sie in der Steuererklärung anzugeben sind. 4. Die freie Mitarbeit 6 Die Bibliotheken in Südtirol beschäftigen neben den ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern vielfach auch freie Mitarbeiter/innen. Die Form der freien Mitarbeit bietet sowohl für die Bibliothek als auch für den freien Mitarbeiter interessante Möglichkeiten. Die Bibliothek kann sich für spezifische Aufgaben (Autorenlesungen, Märchenerzähler/innen) geeignete Fachkräfte aussuchen und diese auf Honorarbasis entschädigen. Bei der freien Mitarbeit unterscheiden wir zwischen folgenden Formen: gelegentliche autonome Arbeitsleistung; fortwährende und koordinierte Mitarbeit, Projektarbeit; geringfügige Beschäftigung mit Wertgutscheinen (lavoro accessorio) freiberufliche, selbständige Arbeit. 4.1 Gelegentliche autonome Arbeitsleistung 7 Die Vergütung für gelegentliche Leistungen von Referenten ist im Bibliotheksbereich ein typisches Beispiel für die gelegentliche autonome Arbeitsleistung. Mit der Reform des Arbeitsmarktes im Jahre wurde die gelegentliche autonome Arbeitsleistung von anderen Formen der Zusammenarbeit klar abgegrenzt. Die Vergütungen werden als Honorar für gelegentliche autonome Arbeitsleistung ausbezahlt. Diese unterliegen der Einkommensteuer sowie dem Steuerrückbehalt. Der Steuerrückbehalt ist auf die gesamte Vergütung inkl. Spesenvergütungen anzuwenden. Der Empfänger kann die dokumentierbaren Spesen wiederum in seiner Steuererklärung in Abzug bringen. Ausgenommen sind nur von nicht gewerblichen Körperschaften ausgezahlte Beträge unter 25,82 Euro, sofern dies nicht Anzahlungen für höhere Beträge sind. Übersicht Höhe des Steuerrückbehaltes 20 Prozent Einzahlung Mod. F24 bei Bank Zahlungstermin 16. des Folgemonats Steuerschlüssel Vgl. Vereinsbuch, Haller / Schwienbacher, Vgl. Vereinsbuch, Haller / Schwienbacher, Art. 67, DPR Nr. 917/ Biagi-Reform, Gesetzesvertretendes Dekret Nr. 276 vom

7 Da es sich um Leistungen handelt, die nicht gewohnheitsmäßigen Charakter haben, unterliegen sie nicht der Mehrwertsteuer. Auf der Honorarnote ist in jedem Fall der Hinweis erforderlich, dass die Vergütung außerhalb des Anwendungsbereiches der Mehrwertsteuer liegt. 9 Von der Pflichtversicherung (NISF/INPS) sind gelegentliche autonome Arbeitsleistungen bis zur Obergrenze von pro Jahr befreit. Bei Überschreitung der angeführten Grenze ist der Auftragnehmer verpflichtet, a) dies dem Auftraggeber schriftlich mitzuteilen; b) beim Nationalinstitut für Sozialfürsorge (NISF/INPS) eine Versicherungsposition in der entsprechenden Sonderverwaltung zu eröffnen. 10 Den entsprechenden Vordruck in deutscher Sprache finden Sie im Anhang. Der Antrag um die Einschreibung in die Sonderverwaltung kann seit Juni 2011 ausschließlich auf elektronischem Wege eingereicht werden. c) Sozialbeiträge auf die Vergütungen, welche über der Schwelle von liegen, einzuzahlen. Für die Entrichtung der Versicherungsbeiträge, welche die Freigrenze von überschreiten, gelten dieselben Bestimmungen wie für die Projektmitarbeit. Hinweis: Das Versicherungsinstitut NISF/INPS hat darauf hingewiesen, dass Arbeitsleistungen, auch dann wenn sie unter 30 Tagen und unter Entschädigung liegen, nicht immer gelegentlichen Charakter haben. 11 Dies, wenn es sich beim Auftrag um eine fortwährende und koordinierte Mitarbeit wie beispielsweise die Mithilfe bei der Erstellung einer Bibliothekszeitung handelt. Im besagten Fall spricht man von einem sogenannten Mini-Co.Co.Co. und die Vergütung ist gleich zu behandeln wie jene der Projektmitarbeit Inländische Referenten Bei inländischen Referenten wird 20 Prozent Vorsteuer auf die Bemessungsgrundlage einbehalten und innerhalb 16. des Folgemonats auf dem Formblatt F24 12 bei der Bank eingezahlt. Inhaber einer Mehrwertsteuerposition müssen die Einzahlungen über Mod. F24 auf elektronischem Wege vornehmen. 13 Fällt dieser Termin auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen Feiertag, so kann die Einzahlung am darauffolgenden Werktag vorgenommen werden. 9 Art. 5, DPR vom 26. Oktober 1972, Nr Laut Gesetz Nr. 335/ Gelegentliche autonome Arbeitsleistungen zeichnen sich aus durch den gelegentlichen Charakter, das Fehlen der Unterordnung, keiner Koordinierung mit der Organisationsstruktur des Auftraggebers. Zudem sind sie für den Auftragnehmer nicht vorwiegend und stellen nicht dessen Beruf dar. 12 Eine Mustervorlage des einheitlichen Zahlungsvordrucks MOD. F24 ist im Anhang 6.1 zu finden. 13 Art. 37, Absatz 49, Gesetzesdekret Nr. 223/

8 4.1.2 Honorarnote Mustervorlage für inländische Referenten Honorarnote für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, DPR 917/1986 Auftragnehmer: Steuerwohnsitz: Geburtsdatum, -ort: Steuernummer: An die Bibliothek Honorarnote vom Entschädigung für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, Absatz 1, Buchstabe L) des DPR vom 22. Dezember 1986, Nr Gesamtbetrag für die erbrachten Leistungen: 200,00 (Autorenlesung am in der Bibliothek ), Fahrtspesenvergütung (74 km x 0,35 ). 25,90 Summe 225,90 Steuerrückbehalt 20 % 45,18 Netto ausbezahlt 180,72 Außerhalb des Anwendungsbereiches der MwSt.-Art. 1 und 5, DPR vom 26. Oktober 1972, Nr. 633 Unterschrift: Bankverbindung und Bankleitzahl (IBAN): 14 Stempelmarke von 1,81, sofern der Betrag über 77,47 liegt. 8

9 4.1.3 Ausländische Referenten Üben Ausländer in Italien Tätigkeiten im Rahmen der gelegentlichen autonomen Arbeitsleistungen aus, so unterliegen diese grundsätzlich dem Steuerrückbehalt von 30 Prozent. 15 Dieser ist als endgültige Besteuerung anzusehen. Auch für Ausländer gilt, dass der Rückbehalt auf die gesamte Vergütung einschließlich Spesenvergütung anzuwenden ist. 16 Handelt es sich hingegen um eine koordinierte und fortwährende Mitarbeit, so wird der Steuereinbehalt nur auf die steuerpflichtige Vergütung, abzüglich der belegten Ausgaben, getätigt. Besteht zwischen Italien und dem Wohnsitzstaat des Ausländers ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), 17 so kann dieses angewendet werden. In vielen Fällen sieht es die Besteuerung im Wohnsitzstaat des Mitarbeiters vor. Kann letzterer belegen, dass er Anspruch auf die Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens hat, so darf auf die Einhebung des Steuerrückbehaltes verzichtet werden. 18 Die Vergütungen an ausländische Referenten sind aber auch dann in der Steuersubstitutenerklärung (Mod. 770) anzuführen, wenn das Doppelbesteuerungsabkommen angewandt wird. Für die Erfüllung dieser Verpflichtung werden die Steuernummer (oder Identifikationsnummer), welche von der ausländischen Behörde zugeteilt wurde, das Wohnsitzland und die Adresse benötigt. Wird das Doppelbesteuerungsabkommen angewandt, so muss das Steuersubstitut (der Auftraggeber) die entsprechende Dokumentation aufbewahren und auf Nachfrage der Finanzverwaltung vorweisen, welche die Nichtanwendung der Quellbesteuerung belegt. Das ist im Normalfall eine ausländische Wohnsitzbestätigung sowie die Dokumentation, welche die Anwendung des DBA rechtfertigt. Existiert ein entsprechendes amtliches Formular, so ist dieses ausreichend. 19 Einzuholen sind also folgende Dokumente: Anagrafische Daten und Adresse (Wohnsitzbestätigung); Ausländische Steuernummer (Identifikationsnummer); Erklärung des Auftragnehmers, dass er in seinem Wohnsitzland steuerpflichtig ist oder Bestätigung vom ausländischen Steueramt. 15 Art. 25, 2. Absatz DPR Nr. 600/ Ministerialentscheid Nr. 69 vom 21. März Viele der Doppelbesteuerungsabkommen sind nach einer internationalen Vorlage der Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa OSZE aufgebaut. Diese sieht die Besteuerung der freiberuflichen Einkunftsarten im Wohnsitzstaat des Beauftragten vor (Ausnahme: wenn dieser über eine stabile Niederlassung im Inland verfügt). Diese Bestimmung gilt aber für Freiberufler im engeren Sinne und kann demnach nicht auf andere, von Italien dieser Einkunftsart gleichgestellten Einkunftsarten ausgedehnt werden. Für letztere gilt, dass sie jeweils genau analysiert werden müssen und dass festgestellt werden muss, ob im Doppelbesteuerungsabkommen nicht spezielle Regelungen vorgesehen wurden. 18 Vorlage einer Erklärung, dass er die Voraussetzungen des Doppelbesteuerungsabkommens einhält sowie steuerliche Wohnsitzbescheinigung der ausländischen Steuerbehörde. 19 Vergleiche Anleitungen zum Mod. 770/

10 Hier die entsprechenden Rechtsquellen für einige wichtige Staaten 20 : Staat Rechtsquelle In Kraft seit Österreich Gesetz vom 18. Oktober 1984, Nr Deutschland Gesetz vom 24. November 1992, Nr Schweiz Gesetz vom 23. Dezember 1978, Nr Für Österreich sieht beispielsweise Art. 14 genannter Bestimmung vor, dass die Einkünfte nur in Österreich steuerpflichtig sind. Derselbe Wortlaut befindet sich ebenfalls in Art. 14 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und Italien. Auch die Schweiz und Italien sehen nur dann die Besteuerung dieser Einkunftsart im anderen Staat vor, wenn eine fixe Niederlassung besteht (ebenfalls Art. 14 der dritten oben angeführten Rechtsquelle) Ausländische Referenten ohne Doppelbesteuerungsabkommen Wenn ausländische Referenten beauftragt werden, unterliegt die Entschädigung an dieselben grundsätzlich dem Steuerrückbehalt von 30 Prozent. 21 Auch für Ausländer gilt, dass Spesenvergütungen (Fahrtspesen, Unterkunft, Verpflegung usw.) im Rahmen von gelegentlichen autonomen Arbeitsleistungen dem Steuerrückbehalt unterliegen. 22 Hingegen unterliegen genannte Spesenvergütungen im Rahmen der fortwährenden und koordinierten Zusammenarbeit nicht dem Steuerrückbehalt. Werden gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Ausland durchgeführt, so unterliegen sie nicht dem Steuerrückbehalt, wenn der Auftraggeber folgende Dokumente vorlegen kann 23 : Bestätigung des Auftragnehmers, dass die Leistungen im Ausland durchgeführt wurden; Bestätigung des ausländischen Steueramtes, dass es sich beim Beauftragten um ein dort steuerpflichtiges Subjekt handelt. 20 Die vollständige Liste der Abkommen für alle Staaten findet man auf: 21 Art. 24, Abs. 1-ter, DPR Nr. 600/1972. Ministerialrundschreiben Nr. 207/ Bescheid der Agentur der Einnahmen vom 21. März 2003, Nr. 69/E. 23 Bescheid der Agentur der Einnahmen vom 3. Februar 1977, Nr. 12/

11 4.1.5 Honorarnote Mustervorlage für ausländische Referenten ohne Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens Honorarnote für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, DPR 917/1986 Auftragnehmer: Steuerwohnsitz: Geburtsdatum, -ort: Steuernummer: An die Bibliothek Honorarnote vom Entschädigung für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, Absatz 1, Buchstabe L) des DPR vom 22. Dezember 1986, Nr Gesamtbetrag für die erbrachten Leistungen: 200,00 (Autorenlesung am in der Bibliothek ) Steuerrückbehalt 30% 60,00 Netto ausbezahlt 140,00 Außerhalb des Anwendungsbereiches der MwSt.-Art. 1 und 5, DPR vom 26. Oktober 1972, Nr. 633 Unterschrift: Bankverbindung und Bankleitzahl (IBAN): 24 Stempelmarke von 1,81, sofern der Betrag über 77,47 liegt. 11

12 4.1.6 Honorarnote - Mustervorlage für ausländische Referenten mit Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens Honorarnote für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, DPR 917/1986 Auftragnehmer: Steuerwohnsitz: Geburtsdatum, -ort: Österreichische Steuernummer: Honorarnote vom An die Bibliothek Entschädigung für gelegentliche autonome Arbeitsleistungen im Sinne des Art. 67, Absatz 1, Buchstabe L) des DPR vom 22. Dezember 1986, Nr. 917 Gesamtbetrag für die erbrachten Leistungen: 200,00 (Autorenlesung am in der Bibliothek ) Steuerrückbehalt o/o Netto ausbezahlt 200,00 Außerhalb des Anwendungsbereiches der MwSt.-Art. 1 und 5, DPR vom 26. Oktober 1972, Nr. 633 Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Italien und Österreich. Der Auftragnehmer erklärt hiermit ausdrücklich, in Österreich ansässig und dort steuerpflichtig zu sein und das DBA zwischen genannten Staaten zu beanspruchen. 25 Unterschrift: Bankverbindung und Bankleitzahl (IBAN): 25 Wohnsitzbestätigung und evtl. amtliche Bestätigung des ausländischen Steueramtes beilegen. 12

13 4.1.7 Checkliste Betreuung Referenten Steuerposition klären Höhe der Entschädigung schriftlich festlegen (brutto/netto) Vergütung Zusatzkosten festlegen (Fahrtkosten usw.) Eigenerklärung einholen, dass die pro Jahr nicht überschritten werden (siehe dazu die Vorlage unter 6.4 im Anhang) Vollständigkeit der Honoraraufstellung beachten Vom Träger der Bibliothek (Gemeinde, Pfarrei oder Schule) zu erledigen: Einzahlung der Vorsteuer über Mod. F24 innerhalb 16. des Folgemonats (siehe dazu den Vordruck unter 6.1 im Anhang); Einzahlungs-Code (1040) nicht vergessen; Bestätigung über Einzahlung innerhalb Februar des darauf folgenden Jahres dem/der Referenten/in zuschicken; Abfassen der Steuersubstitutenerklärung (Mod. 770) durch Trägerkörperschaft. 13

14 4.2 Fortwährende und koordinierte Mitarbeit, Projektarbeit Die koordinierte und fortwährende Mitarbeit ist ein Arbeitsverhältnis, mit welchem sich der Auftragnehmer verpflichtet, ein Werk zu erstellen bzw. eine Leistung zu erbringen. Dabei wird eine gewisse Dauer vorausgesetzt, es besteht jedoch keine Unterordnung. Mit der Arbeitsmarktreform im Jahre 2003 wurde dieses Arbeitsverhältnis grundsätzlich auf die Erstellung eines oder mehrerer Projekte, von Arbeitsprogrammen oder Teilen derselben beschränkt (Projektarbeit). Die fortwährende und koordinierte Mitarbeit ist nur mehr in wenigen abgegrenzten Fällen möglich. Der Projektvertrag ist ein Arbeitsverhältnis, welches auf einer vorherigen Vereinbarung zwischen den Parteien beruht. Er bezieht sich auf ein spezifisches, abgegrenztes Projekt. Dieses Arbeitsverhältnis darf nicht die ordentliche Tätigkeit des Auftraggebers (der Bibliothek) betreffen. Mit dieser Vereinbarung werden festgelegt: die Dauer der Vereinbarung und die Leistung; die Beschreibung des Projektes oder des Arbeitsprogramms; das Entgelt und die Auszahlungskriterien; eventuelle Klauseln für die vorzeitige Auflösung; Angaben zur Arbeitssicherheit. Dieses Arbeitsverhältnis zeichnet sich aus durch die Autonomie, die notwendige Koordinierung mit dem Auftraggeber und durch die Tatsache, dass die benötigte Zeit für die Projekterstellung keine Rolle spielt. 26 Ein Auftragnehmer kann gleichzeitig mehrere solcher Arbeitsverhältnisse mit verschiedenen Auftraggebern abschließen. Fortwährende und koordinierte Mitarbeit ist von abhängiger Arbeit (Angestellte) einerseits und freiberuflichen Tätigkeiten (auch gelegentlicher autonomer Arbeitsleistung) andererseits abzugrenzen. Die Vergütungen unterliegen dem Steuerrückbehalt, Pflichtversicherungsbeiträgen 27 und eventuell auch den Unfallversicherungszahlungen (Inail). Achtung: Gewisse Zielgruppen, 28 darunter die Öffentlichen Körperschaften, bleiben von der Anwendung dieser Neuerung ausgeschlossen. Das bedeutet, dass Gemeinden auch weiterhin ohne spezifische Projekte/Programme fortwährende und koordinierte Mitarbeiter beschäftigen dürfen. 26 Dabei wurde vom Arbeitsministerium präzisiert, dass sich diese Autonomie im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Parteien, also innerhalb der vereinbarten Fristen, bewegen muss. 27 Gesetz Nr. 335/ Zu den Zielgruppen gehören: - freie Mitarbeit als Mitglied von Verwaltungs-, oder Aufsichtsräten bzw. Kommissionen; - freie Mitarbeiter von Amateursportvereinen; - freie Mitarbeiter bei öffentlichen Körperschaften; - freie Mitarbeit von Altersrentnern; - freie Mitarbeit der in Berufsverzeichnissen eingetragenen Freiberufler. 14

15 Nachfolgend die Beitragssätze im Überblick: Beschreibung der Gruppe Prozentsatz 2011 Mitarbeiter ohne anderweitige Pflichtversicherung 26,72 Mitarbeiter, welche eine anderweitige Pflichtversicherung haben, bzw. eine Rente beziehen 17 Die Beitragssätze werden auf der Internetseite der Sozialversicherungsanstalt INPS/NISF ( unter gestione separata jährlich veröffentlicht. Die Beiträge gehen zu zwei Drittel zu Lasten des Auftraggebers und zu einem Drittel zu Lasten des Auftragnehmers. 29 In bestimmten Fällen sind die Projektmitarbeiter auch gegen Arbeitsunfälle beim INAIL zu versichern. 30 Das hängt davon ab, ob sie z.b. im Rahmen ihrer Arbeit Fahrzeuge oder Büromaschinen benützen. Es empfiehlt sich im Einzelfall beim zuständigen Versicherungsinstitut (INAIL) nachzufragen. Mit der Erstellung und Verwaltung der Honorare für die Projektmitarbeiter empfiehlt es sich, ein Lohnbüro zu beauftragen, weil neben der Vorsteuer und den Pflichtversicherungsbeiträgen auch noch die Verrechnung eventueller Steuerfreibeträge vorzunehmen ist. Ebenso ist vom Auftraggeber das Mod. CUD zu erstellen und auszuhändigen. Der Verwaltungsaufwand kommt jenem für fest angestellte Mitarbeiter sehr nahe. 4.3 Geringfügige Beschäftigung mit Wertgutscheinen (Voucher) Für bestimmte Tätigkeitsbereiche kann eine geringfügige Beschäftigung eingegangen werden, ohne dass man ein Arbeitsverhältnis eingeht. Die Beschäftigten werden mit einem Wertgutscheinverfahren vergütet. 31 Als Wertgutscheine, sogenannte Voucher, werden Gutscheine für im Voraus bezahlte Leistungen bezeichnet. Für folgende Tätigkeiten kann diese Form der Vergütung angewandt werden: Arbeiten im Haushalt (a) 32 ; Gartenarbeiten, Reinigung und Instandhaltung von Gebäuden, Straßen, Parkanlagen, Monumente, auch wenn der Auftraggeber eine lokale Körperschaft ist (b); private Nachhilfetätigkeiten (c); bei Sport- und kulturellen Veranstaltungen, Messen, sozialen Veranstaltungen sowie bei Not- und Solidaritätseinsätzen, auch bei öffentlichen Auftraggebern (d); 29 Die Sozialbeiträge sind bis zu einer jährlich festgelegten Einkommensobergrenze geschuldet. Für das Jahr 2011 beträgt diese Vgl. Gesetz Nr. 38/ Art. 70, GvD vom 10. September 2003, Nr Der Buchstabe in Klammer (a) entspricht dem jeweiligen Buchstaben im Art. 70 des GvD vom 10. September 2003, Nr

16 Beschäftigung von Schülern und Studenten bis 25 Jahren in jedem Sektor einschließlich der lokalen Körperschaften, der Schulen und der Universitäten (e); 33 saisonale Tätigkeiten in der Landwirtschaft durch Studenten und Pensionisten (f); 34 in Familienbetrieben (g); 35 Tür-zu-Tür Verkauf und Wanderhandel von Tageszeitungen und Zeitschriften (h); in jedem Sektor einschließlich der lokalen Körperschaften von Rentnern (h-bis). Wir empfehlen, sich schriftlich vom Arbeiter bestätigen zu lassen, dass er die Voraussetzungen für die Beschäftigung mittels Wertgutscheinen besitzt Die Wertgutscheine Die Wertgutscheine haben einen Bruttowert von 10, 20 oder 50 Euro. Von diesem Bruttowert werden Sozialbeiträge, Unfallversicherungsbeiträge und Verwaltungsgebühren von insgesamt 25 Prozent abgezogen. Dem Beschäftigten wird die Differenz von 75 Prozent ausbezahlt. Beschreibung Prozentsatz Beispielbetrag Bruttowert 100 % 10,00 Sozialbeiträge, werden in der so genannten 13 % 1,30 Separatverwaltung dem Beschäftigten gutgeschrieben Unfallversicherungsbeitrag INAIL 7 % 0,70 Verwaltungskosten 5 % 0,50 Nettobetrag Auszahlung an den Beschäftigten 75 % 7,50 Die Wertgutscheine enthalten also Rentenbeiträge und Unfallversicherungsbeiträge, der Arbeiter ist entsprechend versichert. Die Höhe der Entlohnung verhandeln die Parteien aus. Ein Gutschein bezieht sich nicht auf eine Arbeitsstunde. 33 An Samstagen und an Sonntagen sowie in den Ferienzeiten, im Einklang mit den schulischen Verpflichtungen, für ordnungsgemäß eingeschriebene Schüler sowie jederzeit für ordnungsgemäß eingeschriebene Universitätsstudenten. 34 Für von der MwSt.-Registerführung befreite Landwirtschaftsbetriebe gilt eine gesonderte Regelung. 35 Laut Art. 230-bis des ZGB. 16

17 4.3.2 Erwerb der Gutscheine Für den Erwerb bietet die Verwaltung zwischenzeitlich verschiedene Möglichkeiten an: Bezahlung bei der Post und direkter Erwerb der Gutscheine beim Nationalinstitut für Sozialfürsorge (NISF/INPS); Erwerb bei den Tabaktrafiken mittels der Sanitätskarte oder Steuerkarte 36 ; Erwerb über das Internet-Portal 37 ; Erwerb über die Banken 38 ; Für Details zu der jeweils gewählten Erwerbsmöglichkeit verweisen wir auf die Homepage der Versicherungsanstalt NISF/INPS ( utilizzare i buoni lavoro ) Meldung an das Unfallversicherungsinstitut INAIL Der Auftraggeber muss vor Beginn der Beschäftigung eine Mitteilung an das INAIL machen. Das ist notwendig, damit der Versicherungsschutz greift. Dabei muss er folgende Daten angeben: seine Daten und jene des Arbeitnehmers; den Ort, an dem die Arbeit erfolgt; das voraussichtliche Anfangs- und Enddatum der Arbeiten. Falls sich diese ändern, muss auch diese Änderung mitgeteilt werden. Die Form der Mitteilung unterscheidet sich je nach gewählter Variante des Ankaufs der Wertgutscheine Bezahlung mittels Gutscheinen Der Beschäftigte erhält das vereinbarte Entgelt mittels Gutscheinen ausbezahlt, diese kann er dann einlösen. Die Verwaltung (je nach gewählter Variante) leitet die Daten des Beschäftigten an das NISF weiter und die Rentenversicherungsbeiträge werden dieser Person gutgeschrieben. Jeder Arbeiter kann jährlich bis zu einem Maximalbetrag von pro Auftraggeber mit Wertgutscheinen bezahlt werden. 40 Die erhaltenen Beträge sind nicht steuerpflichtig. 36 Die Liste der konventionierten Tabaktrafiken findet man auf 37 Details zu dieser Alternativmethode findet man auf der Homepage der NISF/INPS 38 Diese Variante wird derzeit in einigen Regionen Italiens experimentiert. Es ist zu erwarten, dass sie auch in Südtirol demnächst angeboten wird. 39 Vordruck für die Mitteilung an das INAIL siehe Anhang 6.2. Sie wird verwendet, wenn der direkte Ankauf bei der NISF/INPS gemacht wird. 40 Für Tätigkeiten in Familienbetrieben gilt eine eigene Regelung. 17

18 4.4 Freiberufliche bzw. selbständige Arbeit 41 Beauftragt eine Bibliothek einen Freiberufler mit der Durchführung eines Projektes, so stellt der Auftragnehmer (Freiberufler) der Bibliothek eine Honorarnote bzw. eine Rechnung mit Mehrwertsteuer aus. In dieser Rechnung muss ein Steuerrückbehalt von derzeit 20% getätigt werden. Der Auftraggeber (Bibliothek) muss die Vorsteuer innerhalb 16. des Folgemonats über Mod. F24 bei der Bank einzahlen. Zudem können manche Freiberufler einen Teil der Sozialabgaben (2 oder 4 Prozent) dem Auftraggeber weiterbelasten. Auch in diesem Fall ist die Trägerkörperschaft (Gemeinde, Pfarrei, Schule) zum Aushändigen der Vorsteuerbestätigung und zum Abfassen der Steuersubstitutenerklärung (Mod. 770) verpflichtet. 5. ENPALS Die ENPALS (Ente Nazionale di Previdenza e di Assistenza per i Lavoratori dello Spettacolo) ist die Pensionskassa für Musiker, Schauspieler, Künstler und Berufssportler. Werden bei Veranstaltungen in den Bibliotheken Honorare an Künstler, Schauspieler oder Musiker ausbezahlt, so fallen auch gleichzeitig ENPALS- Pflichtversicherungsbeiträge in der Höhe von 33% an. Davon gehen in der Regel 9,89 % zu Lasten des Auftragnehmers. Die Einzahlung erfolgt durch den Auftraggeber mit dem Mod. F24. Vorausgeschickt, dass die ENPALS eine reine Rentenversicherung ist, fallen in der Regel zusätzliche Abgaben an INPS und INAIL an. Je nach Art des Arbeitsvertrages sind die Verpflichtungen unterschiedlicher Natur. Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten einzeln aufgezeigt. 5.1 Musiker und Künstler als Mitarbeiter Beschäftigt eine Organisation Musiker und/oder Künstler, so sind je nach Art des Arbeitsvertrages verschiedene Pflichtmeldungen zu erledigen und die anfallenden Versicherungsbeiträge an ENPALS, INPS und INAIL zu leisten. 5.2 Musiker, die kostenlos auftreten In diesem Falle ist die Unbedenklichkeitserklärung (permesso di agibilità) erforderlich. Wenn ein Musiker ohne Gage auftritt, sind die ENPALS-Abgaben auf den geltenden Mindestbetrag 42 zu entrichten. 5.3 Hobbymusiker Musiker, die nur gelegentlich auftreten, sind, sofern sie in eine der unten angeführten Kategorien fallen und das Jahresbruttoeinkommen aus der 41 DPR 917/1986, Art Der Mindestbeitrag liegt derzeit bei 43,49 Euro. 18

19 künstlerischen Tätigkeit unter 5.000,00 pro Jahr liegt, von den ENPALS-Abgaben befreit. 43 Es handelt sich dabei um: Musiker, welche in die Pensionskasse des NISF/INPS oder in eine andere Pflichtversicherung einzahlen; Studenten (bis 25 Jahre); Jugendliche unter 18 Jahren; Pensionisten (ab 65 Jahre). In diesem Falle stellt der Musiker eine Eigenerklärung 44 aus und schickt sie dem Verein mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung zu. Dieser Eigenerklärung ist eine Kopie des Ausweises beizulegen. Die Abrechnung erfolgt mittels Honorarnote oder über das Wertgutscheine-System. 45 Die ENPALS-Meldung fällt weg. 5.4 Musiker, welche von einer Genossenschaft verwaltet werden Die Genossenschaft stellt für die geleistete Tätigkeit eine Rechnung mit MwSt. aus. Die Sozialbeiträge werden direkt von der Genossenschaft an das Rentenversicherungsinstitut ENPALS eingezahlt. Das hat zur Folge, dass auch die monatliche bzw. trimestrale Meldung weg fällt. 5.5 Musikgruppen als Unternehmen Musikgruppen, welche als Unternehmen organisiert sind, müssen die Unbedenklichkeitserklärung (permesso di agibilitá) selbst beantragen. Sie händigen dem Auftrag gebenden Verein vor Beginn der Veranstaltung eine Kopie der Unbedenklichkeitserklärung aus. Sie stellen für die erbrachten Leistungen eine Rechnung mit MwSt. aus und zahlen die Beiträge an die ENPALS als Unternehmen selbst ein. 5.6 Ausländische Musiker Für ausländische Musiker bzw. Musikgruppen sind in Italien keine Versicherungsbeiträge an die ENPALS abzuliefern, sofern sie den entsprechenden Nachweis erbringen. Das als Modell E bekannte Formular bestätigt, dass die Beiträge an die Pensionsversicherung im jeweiligen Herkunftsland entrichtet werden. 43 Vgl. Haushaltsrahmengesetz 2007, Art. 1: Per le esibizioni in spettacoli musicali, di divertimento o di celebrazione di tradizioni popolari e folkloristiche effettuate da giovani fino a diciotto anni, da studenti, da pensionati e da coloro che svolgono una attivita lavorativa per la quale sono gia tenuti al versamento dei contributi ai fini della previdenza obbligatoria, gli adempimenti di cui agli articoli 3, 6, 9 e 10 del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 16 luglio 1947, n. 708, ratificato, con modificazioni, dalla legge 29 novembre 1952, n. 2388, non sono richiesti se la retribuzione annua lorda percepita per tali esibizioni non supera l importo di euro. 44 Die Vorlage dazu finden Sie auf Seite Vgl. dazu das Kapitel Geringfügige Beschäftigung mit Wertgutscheinen. 46 Das Mod. E101 wurde innerhalb 2011 durch das Mod. A1 ersetzt. 19

20 Dieses Formular (Original) muss mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung beim Verein aufliegen und bei der SIAE-Anmeldung vorgelegt werden. Eigenerklärungen an Stelle des originalen Mod. E101 werden nicht akzeptiert. Es wird empfohlen, bereits im Vertrag festzuhalten, dass sich der ausländische Musiker verpflichtet, das originale Mod. E101 mindestens fünf Tage vor der Veranstaltung vorzulegen. Wird dieses Dokument nicht vorgelegt, ist der Organisator der Veranstaltung verpflichtet, für jeden einzelnen Musiker eine Steuernummer zu beantragen (eine Kopie des Ausweises ist dafür nötig). In der Folge muss der Musiker/Künstler etc. bei der ENPALS eingetragen werden. 5.7 Eigenerklärung für Hobbymusiker - Mustervorlage Eigenerklärung für Hobbymusiker Der/Die Unterfertigte.., geboren am. in, Steuernummer/Cod. fiscale)..., wohnhaft in...., Strasse.. erklärt mit seiner Unterschrift in der Pensionskasse des NISF/INPS für Arbeitnehmer eingetragen / in folgende Pensionskasse eingetragen, Student, Jugendlicher unter 18 Jahren, Pensionist zu sein UND ein Jahresbruttoeinkommen aus Künstlertätigkeit unter 5.000,00 Euro zu erzielen und deshalb als Hobbymusiker von den ENPALS- Abgaben befreit zu sein (Zutreffendes bitte ankreuzen). Der/Die Unterfertigte in Kenntnis der zivil- und strafrechtlichen Folgen falscher Angaben, erklärt, dass die gelieferten Angaben der Wahrheit entsprechen. Der/Die Unterfertigte Wichtig: Kopie des Ausweises beilegen! Spezifische Informationen über Beitragszahlungen können bei den zuständigen SIAE- Büros 47 oder unter eingeholt werden. 47 Die SIAE-Büros in Südtirol: Bozen, Crispistraße 9 Tel.: 0471/ Meran, Sparkassenstraße 10 Tel.: 0473/ Brixen, Köstlanerstraße 28 Tel.: 0472/ Bruneck, Stadtgasse 80 Tel.: 0474/ Schlanders, Göflanerstraße 22 Tel.: 0473/

21 6. Anhang 6.1 Einheitlicher Zahlungsvordruck, Mod. F Vordruck zur Eintragung in die Sonderverwaltung INPS/NISF 6.3 Musterbeschluss des Südtiroler Gemeindeverbandes für die Spesenrückvergütung an Ehrenamtliche 6.4 Eigenerklärung, betreffend die Grenze 21

22 6.1 Einheitlicher Zahlungsvordruck, Mod. F24

23

24 6.2 Vordruck zur Eintragung in die Sonderverwaltung INPS/NISF

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26

27 6.3 Musterbeschluss des Südtiroler Gemeindeverbandes für die Spesenrückvergütung an Ehrenamtliche

28 Musterbeschluss Spesenrückvergütung an Ehrenamtliche - Vorausgeschickt, dass die Gemeinde eine öffentliche Bibliothek führt; - festgehalten, dass zur Führung der Gemeindebibliothek auf ehrenamtliche Mitarbeiter zurückgegriffen werden muss; - festgehalten, dass die ehrenamtlichen Mitarbeiter nach vorhergehender Ermächtigung im Namen und auf Rechnung der Gemeindebibliothek Ausgaben tätigen können; - nach Einsicht in den Art. 27 Kassadienst der Gemeindeverordnung über das Rechnungswesen, welcher in Abs. 2, Buchstabe c) vorsieht, dass der Ökonomatsdienst die Einhebung der Gebühren für die Benützung von besonderen öffentlichen Dienstleistungen vornimmt; - nach Einsicht in den Art. 24 Ökonomatsdienst der Gemeindeverordnung über das Rechnungswesen, welcher in Abs. 1 vorsieht, dass dem Ökonomatsdienst die Kleinausgaben und die Beschaffung von Gütern oder Diensten geringen Wertes obliegen; - vorausgeschickt, dass die ehrenamtlichen Mitarbeiter mit anschließender Rechnungslegung vor dem Gemeindeökonom Einnahmen und Ausgaben tätigen können; - nach Einsichtnahme in das zustimmende administrative Gutachten des Verantwortlichen der Bibliothek (falls zutreffend) und in das zustimmende buchhalterische Gutachten des Leiters des Finanzdienstes; - nach Einsichtnahme in den Einheitstext der Gemeindeordnung der Region Trentino/Südtirol; - Premesso che il Comune gestisce una biblioteca pubblica; - constatato che per la gestione della biblioteca comunale é necessario fare ricorso alla collaborazione di volontari; - constatato che i collaboratori volontari, previa specifica autorizzazione, possono effettuare delle spese in nome e per conto della biblioteca comunale; - visto l art. 27 servizio di cassa del regolamento comunale di contabilitá, il quale al comma 2, lettera c) prevede che l economo comunale introiti i diritti per la fruizione di particolari servizi pubblici; - visto l art. 24 il servizio di economato del regolamento comunale di contabilitá, il quale al comma 1 prevede che il servizio economato cura le spese minute e la provvista di beni o di servizi di modico valore; - premesso che i collaboratori volontari possono incassare entrate ed effettuare spese rendendo conto all economo comunale; - visti i pareri favorevoli del responsabile della biblioteca (ove presente) e del responsabile dei servizi finanziari sulla regolarità contabile; - visto il testo unico dell'ordinamento dei comuni della regione Trentino/Alto-Adige;

29 B E S C H L I E S S T DER GEMEINDEAUSSCHUSS LA GIUNTA COMUNALE D E L I B E R A 1. den ehrenamtlichen Mitarbeiter Frau/Herr... mit der Einhebung und der Ausgabe sämtlicher in Zusammenhang mit der Führung der Gemeindebibliothek anfallenden Gebühren und Spesen zu beauftragen, wobei jede einzelne Ausgabe im Vorfeld eigens von Seiten des Gemeindeausschusses oder dessen Delegierten 1 ermächtigt werden muss; 2. nach genehmigter Vorlage der Kostenabrechnung von Seiten des ehrenamtlichen Mitarbeiters Frau/Herr... durch den Gemeindeökonom die Rückvergütung der dem ehrenamtlichen Mitarbeiter... entstandenen Kosten zurück zu vergüten; 3. ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass gegen diesen Beschluss von jedem Bürger innerhalb der zehntägigen Veröffentlichungsfrist Einspruch beim Gemeindeausschuss eingelegt werden kann; ferner kann innerhalb von 60 Tagen ab Vollstreckbarkeit dieses Beschlusses bei der Autonomen Sektion Bozen des Regionalen Verwaltungsgerichtshofes Rekurs eingereicht werden di incaricare il collaboratore volontariola collaboratrice volontaria Sig.ra..., il collaboratore volontario Sig... per la riscossione di entrate ed a effettuare spese, laddove ogni singola spesa deve essere preventivamente autorizzata da parte della Giunta Comunale o del suo delegato 2 ; 2. di rimborsare sulla base della rendicontazione autorizzata dall economo comunale e presentata dal collaboratore volontario Sig,.ra/Sig.... i costi sostenuti da quest ultimo; 3. di dare atto che contro la presente deliberazione ogni cittadino può presentare opposizione alla giunta municipale entro i dieci giorni di pubblicazione della stessa all'albo comunale; entro 60 giorni dalla data di esecutività della presente deliberazione può essere presentato ricorso alla Sezione Autonoma di Bolzano del T.A.R. 1 Als Delegierte gelten z.b. Kulturassessoren, Verantwortliche der Bibliothek oder des Ökonomatsdienstes. 2 Fungono da delegato p.es.: gli assessori alla cultura, il responsabile della biblioteca o del servizio economato.

30 6.4 Eigenerklärung, betreffend die Grenze

31 Datum Der / Die Unterfertigte (Name) (Vorname) geboren in am, wohnhaft in, (PLZ) (Ort) (Straße / Platz) erklärt zum Zwecke der Bezahlung der Beiträge der freien Mitarbeiter für Einkommen aus gelegentlicher selbständiger Arbeit gemäß Art. 44, Absatz 2 des Gesetzesdekrets vom 30. September 2003, Nr. 269, dass das Einkommen aus gelegentlicher selbständiger Arbeit (gemäß Art. 67, Abs. 1 Buchstabe L des DPR 917/86) bis zum heutigen Datum des laufenden Jahres den Gesamtbetrag von 5.000,00 nicht überschritten hat. Dieser Betrag bezieht sich auf alle bis zum obigen Datum inklusive anderen Auftraggebern gegenüber ausgestellten Honorarnoten des / der Unterfertigten. (Unterschrift)