5 Anzeichen dafür, dass Sie zu viel für Audiokonferenzen zahlen. Zusammengestellt von TechRepublic

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1 5 Anzeichen dafür, dass Sie zu viel für Audiokonferenzen zahlen Zusammengestellt von TechRepublic

2 Inhalt: Einführung Sie bezahlen für Dienstleistungen extra, die eigentlich Teil der Lösung sein sollten Gebührenfrei oder gebührenpflichtig können Sie Ihren Kunden beides anbieten? Sie zahlen Mindestgebühren für jede Sitzung Sie zahlen Vermittlungsgebühren Sie bezahlen für Aufzeichnungen (sofern Aufzeichnungen überhaupt möglich sind)... 7 Fazit... 8 Über diesen Leitfaden: Dieser Leitfaden wurde im Auftrag von OpenVoice von CBS Interactive verfasst. Das Thema, der Titel und die hauptsächlichen Schwerpunkte wurden von OpenVoice festegelegt. OpenVoice war möglicherweise inhaltlich und redaktionell am Inhalt beteiligt. Dieser Leitfaden darf nur von OpenVoice als Ganzes zitiert und vervielfältigt werden. 2

3 Sie können reich sein und alleine. Sie können klug sein und alleine. Was Sie jedoch nicht können, ist alleine sein und ein ganzheitliches und vollkommenes Leben führen. - Thomas Friedman, The Lexus and the Olive Tree: Understanding Globalization Einleitung Trotz aller Social Media-Werkzeuge, Text- und Instant-Nachrichten sowie s, die tagtäglich für die Kommunikation im Unternehmen und mit Kunden eingesetzt werden, gibt es keinen wirklichen Ersatz für ein persönliches Gespräch. Das heißt nicht, dass asynchrone Tools wie Facebook oder Social-CRM-Anwendungen grundsätzlich keinen Mehrwert haben - tatsächlich sind sie für jedes moderne Unternehmen unerlässlich. Um jedoch ohne großen Reiseaufwand eine möglichst klare und effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist der Einsatz von Audiokonferenzen unverzichtbar. Heute gibt es so gut wie kein Unternehmen mehr, dessen Kunden und Geschäftspartner nicht über die gesamte Welt verteilt sind, und deren Mitarbeiter trotzdem mit eingeschränkten Reisebudgets zurechtkommen müssen. Eine zuverlässige Audiokonferenzlösung unterstützt Unternehmen dabei, trotz dieser Herausforderungen eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen - egal, ob es um Innovation und Produktivität geht oder darum, jederzeit und überall Mitarbeiter zusammenzubringen, um Entwicklungs- und Marketing-Aktivitäten voranzutreiben und letztendlich den Umsatz und das Wachstum zu fördern. Die zuverlässigsten Konferenzlösungen sind zwar nicht kostenlos, müssen aber auch nicht unbedingt astronomische Summen verschlingen. Aus diesem Grund sind viele Unternehmen - große wie kleine, national sowie international - dazu bereit, große Summen zu investieren, um die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit einer Konferenzlösung zu gewährleisten. Am anderen Ende des Spektrums stehen viele kleinere Unternehmen, die sich diese Lösungen nicht leisten können und deshalb im Wettbewerb benachteiligt sind. Was wäre, wenn Sie jedes Mal dafür bezahlen müssten, um einen Konferenzraum zu betreten oder mit Ihrem Kollegen nebenan zu sprechen? Es gäbe höchstwahrscheinlich weniger Meetings (was nicht sonderlich wünschenswert wäre) und Mitarbeiter würden weitaus weniger produktiv arbeiten. Ohne effektive Zusammenarbeit ist es leider schwer möglich, die nächste Killer-App zu entwickeln oder eine Lieferkette zu koordinieren. Die zuverlässigsten Konferenzlösungen sind zwar nicht kostenlos, müssen aber auch nicht unbedingt astronomische Summen verschlingen. Tatsächlich gibt es derzeit ziemlich günstige Audiokonferenzprodukte auf dem Markt. Erfahren Sie mehr über die 5 Anzeichen dafür, dass Sie zu viel für Audiokonferenzen zahlen. 3

4 1. Sie bezahlen für Dienstleistungen extra, die eigentlich Teil der Lösung sein sollten Was passiert mit den Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen? Wahrscheinlich werden sie an jemanden in der Buchhaltung weitergeleitet, der regelmäßig gigantische Summen an verschiedene Dienstleister überweisen muss. Es ist eher unwahrscheinlich, dass Ihr Buchhalter jede Rechnung auf versteckte Gebühren hin untersucht. Wie viele Telefongesellschaften erheben auch die meisten cloudbasierten VoIP-Anbieter eine Vielzahl von Gebühren für Dienstleistungen, die bei jeder voll funktionsfähigen Audiokonferenzlösung inbegriffen sein sollten. Zu diesen wertsteigernden Dienstleistungen können u. a. folgende gehören: Gebühren für Rechnungsausdrucke Gebühren für das Hinzufügen neuer Moderatoren/Organisatoren Gebühren für Aufzeichnungen (mehr dazu später) Gebühren für das Speichern von Aufzeichnungen Aufschläge für internationale Verbindungen Gebühren für registrierte Teilnehmer, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten Setup-Gebühren für Telefonkonferenzen Wie viele Telefongesellschaften erheben auch die meisten cloudbasierten VoIP-Anbieter eine Vielzahl von Gebühren für Dienstleistungen, die eigentlich im Service inbegriffen sein sollten. Gebühren für das Trennen der Verbindung (Ja, einige stellen wirklich sogar das Aufhängen des Telefonhörers in Rechnung) Andere nicht näher bezeichnete erweiterte Produkte und Funktionen, was auch immer das sein mag Viele Unternehmen sind nach wie vor auf Rechnungsausdrucke angewiesen, um die Buchführung zu unterstützen und bestehende Prozesse einzuhalten. Um gleichzeitig die Produktivität zu fördern und die Konferenzlösungen voll zu nutzen, werden zusätzliche Mitarbeiter zu Organisatoren ernannt, Aufzeichnungen von wichtigen Gesprächen angefordert usw. All diese Gebühren summieren sich schnell und machen in einigen Fällen bis zu 20 % der Rechnung aus. 4

5 2. Gebührenfrei oder Gebührenpflichtig - Können Sie Ihren Kunden beides anbieten? Es klingt nicht viel, aber Mindestgebühren für Anrufe mit Vermittlung, die eigentlich nur wenige Euros kosten, lassen die Rechnung schnell wachsen. Es ist gängige Praxis, den Zugriff von Teilnehmern auf gebührenfreie Rufnummern in Rechnung zu stellen. Dies ist durchaus angemessen, weil so die Kosten für diese Bequemlichkeit auf das Unternehmen umgelegt werden. Die meisten Konferenzlösungen beinhalten eine bestimmte Anzahl an Freiminuten, die jeden Monat als Teil der Dienstleistung in Anspruch genommen werden können, was ebenfalls sinnvoll ist, da sich die Unternehmen so innerhalb ihres monatlichen Budgets bewegen können. Diese Minuten schmelzen jedoch schnell dahin, wenn Unternehmen mehreren hundert Teilnehmern diese gebührenfreie Telefonnummer zur Verfügung stellen, z.b. für ein Webinar. Oft können die Unternehmen entscheiden, Ihren Teilnehmern entweder gebührenfreie Telefonnummern, gebührenpflichtige Telefonnummern oder eine VoIP-Option bereitzustellen. Seltener ist es, dass sie ihren Sitzungsteilnehmern eine Kombination dieser Optionen bieten können. Wenn einige Anrufer VoIP verwenden, andere die lokalen Einwahlnummern und der Rest die gebührenfreien Rufnummern, ist es weitaus einfacher, kostbare Freiminuten zu sparen, was insbesondere deshalb erstrebenswert ist, weil die Überschreitungsgebühren in der Regel sehr hoch sind. Flexibilität hinsichtlich verschiedener Audio-Optionen einschließlich der Bereitstellung gebührenfreier Telefonnummern für potenzielle Kunden und Geschäftspartner ist ein entscheidender Aspekt bei der Wahl einer möglichst kosteneffektiven Audiokonferenzlösung. Die meisten Kunden können über ihre Mobilgeräte und ihr Festnetz zuhause kostenlos Ferngespräche führen und erwarten, dass ihnen gebührenfreie Nummern zur Verfügung stehen, wenn sie mit einem Unternehmen in Kontakt treten. Viele Unternehmenskunden und partner können nur eingeschränkt Ferngespräche führen oder müssen hohe Ferngesprächsgebühren zahlen, insbesondere wenn sie eine innerbetriebliche Nebenstellenanlage (PBX) nutzen, was die Verfügbarkeit von gebührenfreien Optionen noch wichtiger macht. Wenn Sie eine Konferenzplattform evaluieren, ziehen Sie in Betracht, dass die Möglichkeit, kostengünstig gebührenfreie Telefonoptionen zur Verfügung zu stellen und dabei die vollständige Integration mit lokalen Nummern und VoIP- Optionen (einschließlich Integration mit Online-Meeting-Lösungen) zu gewährleisten, zu signifikanten Kosteneinsparungen führen kann. 3. Sie zahlen Mindestgebühren für jede Sitzung Einige der meist genutzten Audiokonferenzanbieter berechnen eine Mindestanzahl von Minuten für jede Audiokonferenz, egal wie lang diese tatsächlich dauert. Wir haben alle schon an endlos langen Telekonferenzen teilgenommen, die diese Mindestgrenze um ein Vielfaches überschreiten, es werden jedoch auch oft spontane Audiokonferenzen abgehalten, um z.b. schnell eine Entscheidung zu treffen, oder kurz über den Projektstatus oder eine wichtiges Aufgabe zu sprechen. Wie oft passiert es, dass Sie sich in eine Konferenz einwählen und das Meeting dann verlegt wird, weil eine entscheidende Person im letzten Moment absagt? Es klingt nicht viel, aber Mindestgebühren für Anrufe mit Vermittlung, die eigentlich nur wenige Euros kosten, lassen die Rechnung schnell wachsen. Anrufe werden oft pro Teilnehmer/Minute abgerechnet. In Relation kann hier die Mindestgebühr bis zu 100 Gesprächsminuten beinhalten, wie die Praxis zeigt. Um den Minutenwert einer Mindestgebühr auszureizen, müssten sich also 5

6 mehrere Konferenzteilnehmer einwählen und eine längere Sitzung abhalten. Kürzere Audiokonferenzen mit kleinerer Teilnehmeranzahl, bei denen der Gegenwert der Mindestgebühr in Anspruch genommen wird, finden jedoch weitaus häufiger statt. Genau diese kurzen spontanen Konferenzen führen dazu, dass Unternehmen Rechnungen für tausende von Minuten erhalten, die sie gar nicht in Anspruch genommen haben. Unternehmen, die ihre Audiokonferenzkosten im Rahmen halten wollen, sollten sich für eine Lösung entscheiden, bei der nur die tatsächlich verbrauchten Minuten berechnet werden - ohne Mindestgebühren oder versteckte Gebühren für den Verbindungsaufbau. Dies ist besonders entscheidend für Unternehmen, die den ROI ihrer Audiokonferenzplattform maximieren wollen und die Lösung deshalb häufig verwenden, um sowohl unternehmensintern als auch mit externen Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden eine möglichst direkte und effiziente Kommunikation zu fördern. In diesem Sinne sollte eine Audiokonferenzlösung den Echtzeitzugriff auf Nutzungs- und Rechnungsinformationen bieten. Wenn Sie lediglich am Monatsende eine Rechnung erhalten, ist es schwierig, hinsichtlich der Konferenzlösung Ihr Budget zu planen oder Kennzahlen zu berechnen. Audiokonferenzanbieter sind im Besitz dieser Daten und sollten Ihnen diese Daten zur Verfügung stellen, damit Sie jederzeit einen genauen Überblick über die Kosten und die Nutzung der Lösung in Ihrem Unternehmen erhalten können. Unternehmen, die ihre Audiokonferenzkosten im Rahmen halten wollen, sollten sich für eine Lösung entscheiden, bei der nur die tatsächlich verbrauchten Minuten berechnet werden - ohne Mindestgebühren oder versteckte Gebühren für den Verbindungsaufbau. 4. Sie zahlen Vermittlungsgebühren Bis vor kurzem waren vermittlungsgestützte Audiokonferenzen noch die Regel. Moderatoren mussten eine zentrale Nummer wählen, sich für einen Konferenztermin anmelden und anschließend die Einwahlinformationen weiterleiten. Mittlerweile ermöglichen mehrere Anbieter ihren Kunden, bei gleichzeitiger Operator-Unterstützung ihre Konferenzen selbst zu planen, es muss nur ein designierter Moderator bestimmt werden. Andere Möglichkeiten sind reservierungslose Konferenzen oder Konferenzen, die über Telefonbrücken durchgeführt werden. Diese funktionieren wie offene Konferenzräume, in die sich die Teilnehmer bei Bedarf einwählen können (was jedoch eine vorherige Planung erfordert). Wie auch immer - die Nutzung von vermittlungsgestützten Anrufen ist in der Regel kostspielig, egal ob dies pro Anruf oder als Teil einer Pauschallösung erfolgt. Da die meisten Anwender heutzutage technisch versiert und das Internet so gut wie überall ist, macht es nicht viel Sinn, ein anderes Unternehmen damit beauftragen, Anrufe einzuleiten. Es gibt andere Dienstanbieter, die Ihnen leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung stellen können, mit denen Sie Ihre Konferenzen eigenständig planen und verwalten können. Da die Kosten für reservierungslose Konferenzen in der Regel niedriger sind, sollten Sie diese nutzen, wenn Ihre Arbeitsabläufe dies zulassen. Viele Anbieter begrenzen jedoch das Kontingent an reservierungslosen Anrufen, damit Kunden für lukrative Konferenzen mit zahlreichen Teilnehmern notgedrungen auf teurere Lösungen 6

7 zurückgreifen müssen. Stellen Sie sich z.b. vor, dass Ihr Unternehmen im Rahmen einer Produkteinführung eine Frage-und-Antwort-Sitzung für Kunden durchgeführt und bis zu 500 Anrufer erwartet werden. Für öffentliche Audiokonferenzen ist dies nicht ungewöhnlich, insbesondere nicht in Verbindung mit webbasierten Meetings oder Webcasts einige Anbieter begrenzen solche Telefonbrücken allerdings auf 100 oder 200 Anrufer. Auf diese Weise muss die Sitzung die eigentlich relativ kostengünstig sein sollte - nun plötzlich von einem Vermittlungsdienst eingeleitet werden, und die Kosten schnellen in die Höhe. Die Technologie, Konferenzen online zu verwalten und Vermittlungsdienste zu umgehen, ist bereits verfügbar. Es gibt keinen Grund dafür, einen Anbieter zu nutzen, der die Verwendung dieser effizienten und kostensenkenden Werkzeuge einschränkt. Die Technologie, Konferenzen online zu verwalten und Vermittlungsdienste zu umgehen, ist bereits verfügbar. 5. Sie bezahlen für Aufzeichnungen (sofern Aufzeichnungen überhaupt möglich sind) Der wahrscheinlich größte Vorteil einer Audiokonferenzlösung ist die Möglichkeit, Sitzungen aufzeichnen und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden zu können, beispielsweise für interne Prüfungs- und Schulungszwecke oder Podcasts. Viele Audiokonferenzanbieter sind sich dessen bewusst und berechnen nicht nur Gebühren für die Aufzeichnung selbst, sondern auch für das Hosten und die Online-Speicherung. Weiterhin könnten die Aufzeichnungen recht einfach verteilt, bearbeitet und auf so gut wie jedem Gerät abgespielt werden, wenn die Audiodaten als MP3-Format vorliegen würden. Die meisten Anbieter verwenden das MP3- Format jedoch nicht, weshalb Anwender dazu gezwungen sind, Aufzeichnungen, die für eine größere Verbreitung vorgesehen sind, zu konvertieren. Ein Umstand, der den bereits umständlichen Prozess noch zeitaufwendiger und kostspieliger macht. Wir sind daran gewöhnt, zu viel für Audiokonferenzlösungen zu bezahlen. Ähnlich wie bei der Online-Verwaltung von Anrufen existiert die Technologie bereits, aufgezeichnete Telefonkonferenzen in einem Format zur Verfügung zu stellen, das von den meisten Anwendern genutzt werden kann. Die Kosten für die Anbieter sind minimal, die Möglichkeit, später auf diese Aufzeichnungen zurückgreifen zu können, ist für Unternehmen jedoch von beträchtlichen Wert. Und aufgrund dieses Mehrwerts investieren Unternehmen hunderte oder tausende Euro in Speicherungsgebühren und weitere tausende in Aufzeichnungsgebühren. Zudem müssen sie oft mehrere Tage warten, bis die Aufzeichnung verfügbar ist. Warum? Weil wir uns daran gewöhnt haben, zu viel für Audiokonferenzlösungen zu bezahlen. 7

8 Fazit Audiokonferenzen sind eine kosteneffektive Methode zur Zusammenarbeit und Interaktion. Die Durchführung sollte möglichst einfach sein. Audiokonferenzlösungen sind mittlerweile für jedes Unternehmen erschwinglich, und jeder Anwender innerhalb Ihres Unternehmens sollte in der Lage sein, seine eigenen Audiokonferenzen einfach online zu verwalten. Trotzdem sind die Kosten immer noch überraschend hoch, und viele Unternehmen akzeptieren diese als unvermeidbaren Bestandteil ihrer Geschäftskosten. Das muss nicht so sein. Wenn Sie bei der Evaluierung einer Audiokonferenzlösung unsere Tipps beachten, werden Sie moderne, benutzerfreundliche und - noch wichtiger - kostengünstige Lösungen finden, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner jederzeit zusammenbringen können. Audiokonferenzen sind eine kosteneffektive Methode zur Zusammenarbeit und Interaktion. Die Durchführung sollte möglichst einfach sein. Informationen zu OpenVoice Der Audiokonferenzdienst OpenVoice von Citrix Online Audio, LLC bietet qualitativ hochwertige Telefonkonferenzen, die auf einfache Weise online verwaltet werden können. Der Dienst umfasst gebührenpflichtige und gebührenfreie Telefonkonferenzen sowie intuitive Web-Steuerelemente, so dass die Notwendigkeit entfällt, Vermittlungsdienste in Anspruch nehmen zu müssen. Jetzt Beratung zu Citrix Produkten anfordern: Deutschland: Schweiz: Österreich: