EDI mit Zeitschriftenagenturen

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1 EDI mit Zeitschriftenagenturen

2 Verwaltung von Abonnements Arbeits- und zeitintensive administrative Prozesse rund um Abonnements: Rechnungsbearbeitung, Hefteingangsverbuchung Heftreklamation, E-Journals,... Technische Systeme sind nicht immer optimal eingesetzt / ausgeschöpft Menschen auch nicht... Unnötiger Aufwand für Papier und Porto Ziele EDI Effizienz steigern Zeit und Kosten reduzieren Qualität erhöhen Komplexität reduzieren für Bibliotheken UND Agenturen (...und Verlage)

3 Was ist EDI? Electronic Data Interchange: Ein E-Commerce Standard, der ein Protokoll für den Austausch von geschäftlichen Daten zwischen Softwareanwendungen definiert. EDIFACT (EDI für Verwaltung, Handel und Transport) ist der internationale Standard für EDI.

4 Was heißt EDI für Swets und seine Kunden? Standardisierter elektronischer Datenaustausch Bibliothekssystem / Procurementsystem Kunde Input: Rechnungen Lieferscheine Reklamationsantworten Swets System Output: Reklamationen Bestellungen

5 Was heißt EDI für Swets und Verlage? Standardisierter elektronischer Datenaustausch Swets-System Output: Preislisten Rechnungen Erscheinungsdaten Verlag Input: Erneuerungen / Bestellungen Reklamationen E-Access-Anfragen

6 Integrierte Bibliothekssysteme Ca. 30 Anbieter bei Bibliothekssystemen, zunehmende Konzentration. Swets hat mit 11 ILS-Anbietern 30 EDI-Schnittstellen definiert (Rechnungen, Reklamationen, Heftlieferdaten) Zusammenarbeit mit Anbietern auf der technischen Ebene

7 Rechnungen Automatischer Import von Rechnungsdaten in das System des Kunden Einfache Aktualisierung der finanziellen Daten Reduzierung der Fehlerrate Geschützter Datentransfer Zeitersparnis

8 Reklamationen Zeitgerechte Reklamationen Schnellere Rückmeldungen Präzisere Antworten Zeitersparnis Reduzierung von Papier- und Portokosten Import von Reklamationsdaten in das Swets-Backend-System z.b. aus Aleph

9 Eingangsverbuchung Kunden, die über SwetsWise Consolidation beliefert werden, können die Eingangsverbuchung automatisieren Barcode Elektronischer Lieferschein Effizienzsteigerung beim Verbuchungsvorgang, fehlende Hefte werden sofort identifiziert Zeitersparnis Import von SwetsWise Consolidation Lieferdaten in Bibliotheksssysteme, z.b. OCLC Sisis Sunrise, OCLC Pica LBS, Bauer + Kirch NOS Aleph (erfolgreich getestet)

10 Wichtige Organe Swets beteiligt sich aktiv an verschiedenen Gruppen, die die Nutzung von EDI in der Zeitschriftenbranche fördern, in dem sie Richtlinien formulieren und an Geschäftsmodellen arbeiten. EDItEUR Bibliotheken, Verlage, Agenturen; Richtlinien für EDIFACT ICEDIS (STM-Verlage und Agenturen) NISO US Organisation für Standards: OpenURL, SerialsONIX etc.

11 Integrierte Bibliothekssysteme Kunden in D-A-CH Aleph 24% OCLC Sisis 20% Aleph OCLC Sisis OCLC Pica Libero Star Others or unknow n 23% No system Others or unknow n No system 5% Star 2% Libero 10% OCLC Pica 12%

12 EDI mit Aleph - Rechnungsimport 1. Aleph-Rechnungsprogramm ist Voraussetzung (Release ). 2. Abo-Liste mit Aleph-Bestellnummern an Swets übermitteln. 3. Swets trägt Aleph-Bestellnummern in die Abonnementdaten ein (Customer reference 4 = Match point). 4. Einstellungen in Aleph vornehmen: 1. EDI Envelope Code in Aleph für Swets hinterlegen: Vendor EDI code: SWETSEDI, Vendor EDI type: Tab35 in Aleph editieren (-> Aleph-Dokumentation). Standard Customer EDI code: ALEPH, Customer EDI type: Rechnungstyp / Layout definieren: MWSt, Behandlungsgebühr pro Position oder pro Rechnung. 6. Swets richtet FTP-Konto für den Kunden ein (alternativ - Übermittlung). 7. Swets trägt Format und Übermittlungsparameter in SSS-Output-Manager ein 8. Test beginnt...

13 EDI mit Aleph Automatische Heftreklamation 1. Aleph 16 ist Voraussetzung. 2. Eintrag der Swets-Abonnementnummern in Aleph (VENDOR-ORDER-NUMBER tab z16 = Matchpoint) Kann automatisiert über die Rechnungsschnittstelle erfolgen. 3. Swets legt FTP-Konto für den Kunden an 4. Aleph-Einstellungen beim Kunden: EDI Information in Vendor file (Z70) eintragen: Vendor EDI code: SWETSEDI, Vendor EDI type: 91 FTP-Daten werden in Vendor address file (Z72) hinterlegt. Tab35 in Aleph editieren (-> Aleph-Dokumentation). Standard-Customer EDI code: ALEPH, Customer EDI type: 92 edi_out_attr -Felder in ADM library table ausfüllen (-> Aleph-Dokumentation Outgoing EDI messages). File naming: *.clm 5. Start der EDIFACT-Reklamationen per FTP an Swets. 6. Reklamationsdaten werden 1x am Tag (18:00 Lisse time) vom FTP Server geholt und in SSS geladen. 7. Falls möglich erfolgt automatische Weiterleitung an Verlag (ähnlich SWS)

14 EDI mit Aleph Aleph-Universitätsbibliotheken, die Daten mit Swets elektronisch austauschen sind u.a.: UB Duisburg-Essen UB Trier ZB Zürich Viele weitere Aleph-Bibliotheken im dt.-sprachigen Raum befinden sich in der Test-/Implementierungsphase

15 Vorteile für Bibliotheken und Swets Zeit sparen Weniger manuelle Verarbeitung von Daten Heftreklamationen per Knopfdruck Kosten sparen Personal wird von Routinearbeiten entlastet Evtl. Papier / Porto EDI mit Swets ist kostenlos Qualität steigern Weniger Eingabefehler Besserer Service Geschwindigkeit erhöhen Schnellere Durchlaufzeit Vereinfachung der Prozesse

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jürgen Stickelberger Vertriebsleiter Mainzer Landstrasse Frankfurt/Main Weitere Informationen:

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