SCHULFÖRDERVEREINE UND GANZTAGSANGEBOTE EINE ARBEITSHILFE

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1 SCHULFÖRDERVEREINE UND GANZTAGSANGEBOTE EINE ARBEITSHILFE Kathleen Köhler EINE PUBLIKATION DER DEUTSCHEN KINDER- UND JUGENDSTIFTUNG IM RAHMEN VON IDEEN FÜR MEHR! GANZTÄGIG LERNEN

2 IMPRESSUM Servicestelle Ganztagsangebote Sachsen (Hrsg.) Eine Kooperation des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus und der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung Autorin: Kathleen Köhler, Lektorat: Ute Nitzsche, Textbüro Dresden GbR, Layout und Design: Andre Kirchner, Titelfoto: Weitere Informationen erhalten Sie unter: Deutsche Kinder- und Jugendstiftung Servicestelle Ganztagsangebote Sachsen Hoyerswerdaer Straße Dresden serviceteam.gta@smk.sachsen.de

3 Inhalt 1 Vorwort Erfolgreiche Antragstellung Arbeiten mit der Förderrichtlinie Zuständigkeit und Verantwortung Der Antrag Durchführung der Maßnahme Die Rolle des Vereins Der Zuwendungsbescheid Fördermittel und andere Einnahmen Verwaltung der Fördermittel Der Verein als Auftraggeber Der Verein als Arbeitgeber Projektabschluss und Verwendungsnachweis Projektabschluss Verwendungsnachweis Allgemeines Versicherungs- und Haftungsfragen Öffentlichkeitsarbeit im Verein Weitere Informationsmöglichkeiten Praxisbeispiele GTA hinter den Kulissen des Johann-Gottfried-Herder-Gymnasiums in Pirna GTA hinter den Kulissen der 61. Grundschule Dresden Heinrich Schütz Literatur Checkliste

4 1. Vorwort Liebe Leserinnen und Leser, Schulfördervereine sind wichtige Partner für Schulen. In Schulfördervereinen engagieren sich Eltern, Lehrer, Freunde, ehemalige Schüler, freiberuflich Tätige, Förderer und sonstige engagierte Bürgerinnen und Bürger, um die Bildungs- und Erziehungsanliegen ihrer Schule zu fördern. Schulfördervereine spielen im schulischen wie außerschulischen Umfeld eine wichtige Rolle. Sie organisieren Feste, Klassenfahrten, knüpfen Kontakte zu Unternehmen und sind ein wichtiges Bindeglied zwischen Schule, Eltern und Kindern und Jugendlichen. Für die Umsetzung all dieser Aufgaben investieren die Mitglieder ehrenamtlich viel Zeit und Kraft. Mit der Funktion als Antragsteller und Fördermittelempfänger im Rahmen der Förderrichtlinie zum Ausbau von Ganztagsangeboten ändert sich auch die Rolle der Schulfördervereine. War das Budget gerade noch so hoch, dass Schülerinnen und Schüler mit einigen Lehrmitteln unterstützt werden konnten und Schuljahresfeste veranstaltet wurden, bekommt der Verein nun die Möglichkeit, Schule maßgeblich mitzubestimmen. Damit verbunden steigt jedoch auch die Verantwortung des Vereins, neue Aufgaben zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. Sehr oft kommen Vereine damit an bisher ungewohnte Belastungsgrenzen, vor allem personeller Art. Diese Arbeitshilfe soll daher ein Handlungswegweiser für Schulfördervereine als Antragsteller und Zuwendungsempfänger sein. Sie soll Vereinen in ihrer Arbeit Unterstützung bieten, praxisnahe Tipps geben und weitere Informationsmöglichkeiten bei offenen Fragen aufzeigen. In diesem Sinne wünscht Ihnen das Team der Servicestelle Ganztagsangebote Sachsen zahlreiche Anregungen für die Arbeit in Ihrem Förderverein. Ihre Servicestelle Ganztagsangebote 2

5 2. Erfolgreiche Antragstellung 2.1 Arbeiten mit der Förderrichtlinie Besteht der Wunsch, Fördermittel auf Grundlage der Förderrichtlinie zum Ausbau von Ganztagsangeboten zu beantragen, müssen vielerlei Dinge im Vorfeld beachtet werden, damit der Antrag erfolgreich ist. Dabei sind vor allem die Voraussetzungen und Anforderungen der Förderrichtlinie maßgebend, die zwingend erfüllt werden müssen. Insofern ist es wichtig, diese genau zu lesen. Begleitende Materialien wie die Handreichung zur Förderrichtlinie geben hilfreiche Erläuterungen und sollten vor der Antragstellung Beachtung finden. Die Anforderungen der Förderrichtlinie können wie folgt kategorisiert und mit einigen Beispielen belegt werden: formell: Standardantragsformular verwenden, nötige Anlagen beschaffen und anfügen (z. B. Voten, Vollmacht des Schulträgers für den Förderverein u. ä.), Antragsfristen einhalten etc. inhaltlich: pädagogische Gesamtkonzeption entsprechend den Anforderungen laut Förderrichtlinie und den Anmerkungen in der Handreichung zur Förderrichtlinie erstellen, Finanzierungsplan ausarbeiten, ggf. Kooperationen planen etc. finanziell: Eigenanteil für eine gesicherte Gesamtfinanzierung zur Verfügung stellen, ggf. finanzielle Möglichkeiten für die Unterhaltung von Sachmitteln bereithalten (TÜV, Reparaturen, Pflege) organisatorisch: Sicherstellung der Abwicklung der Maßnahme durch ausreichend personelle Kapazitäten im Verein mit entsprechend zeitlichem Kontingent etc. Vor der erstmaligen Antragstellung oder bei offenen Fragen kann die kostenlose Beratung durch Berater der Regionalstellen der Sächsischen Bil- 3

6 dungsagentur oder der Servicestelle für Ganztagsangebote in Anspruch genommen werden. TIPP: Machen Sie sich eine Checkliste, in der Sie alle Anforderungen notieren. So behalten Sie stets den Überblick. Versehen Sie einzelne Checklistenpunkte mit einem konkreten Datum, z. B. die Beschaffung der einzelnen Anlagen, denn die Vorbereitung des Antrags nimmt viel Zeit in Anspruch. Schnell gerät man mit einzelnen Punkten in Verzug und gefährdet damit die rechtzeitige Abgabe. 2.2 Zuständigkeit und Verantwortung Abgrenzung zwischen Schule und Verein Grundsätzlich kann man bei der Fördermaßnahme Ganztagsangebote zwei große Arbeitsfelder unterscheiden: die Planung und Fortschreibung der GTA-Konzeption sowie deren Umsetzung an der Schule und die Antragstellung, Abwicklung und Abrechnung der Fördermaßnahme durch den Antragsteller, also den Verein. Im Vorfeld sollten Zuständigkeiten und Verantwortungen auf Schul- und Vereinsseite gemeinsam geklärt werden. Dabei ist es wichtig, die genauen Aufgaben einzelner Funktionsträger in der Schule und im Verein schriftlich zu fixieren. So behält man stets den Überblick über alle Aufgaben und Zuständigkeiten von Schule und Verein und die entsprechenden Ansprechpartner. Liegt es bei vielen Aufgaben wie der Raumplanung oder der Einbindung der Angebote in den Stundenplan nahe, dass diese durch Lehrer oder den Schulleiter erfüllt werden, gibt es auch solche, bei denen die Zuständigkeiten nicht so eindeutig geklärt sind. Gerade bei Kooperationen kann der Verein bessere Kontakte zu anderen, bereits bewährten oder potenziellen Partnern haben als die Schule. Diese sollten selbstverständlich genutzt, ausgebaut und gepflegt werden. Für den Verein ist dies eine gute Chance, öffentlichkeitswirksam zu arbeiten und auch Spender und Sponsoren zu gewinnen und zu binden insbesondere aus der Wirtschaft. Die Bereitstellung entsprechender finanzieller Mittel als Eigenanteil ist 4

7 alleinige Aufgabe des Vereins. Dabei ist es wichtig, dass nur mit Eigenmitteln kalkuliert wird, die bereits vorhanden sind bzw. rechtzeitig verlässlich eingenommen werden, z. B. Mitgliedsbeiträge. Sind alle Zuständigkeiten geklärt, kann die Checkliste um die Angaben zu den verantwortlichen Personen und um Terminsetzungen für die weitere Planung ergänzt werden. Zuständigkeiten im Verein festlegen Im Verein obliegt u. a. die Führung der laufenden Geschäfte dem Vorstand also auch die ordnungsgemäße Abwicklung der Fördermaßnahme. Der zeitliche Mehraufwand, der dabei auf den Verein zukommt, darf nicht unterschätzt werden. Die Maßnahme begleitet die Schule und den Förderverein das gesamte Schuljahr über. Läuft die eine Maßnahme gerade mit Schuljahresbeginn an, muss neben der ständigen Geschäftsführung schon wieder systematisch der Antrag für das nächste Schuljahr vorbereitet werden. Und das neben allen anderen Aufgaben des Vereins. Für einen reibungslosen Ablauf ist daher eine klare Aufgabenverteilung unumgänglich. Erweist sich der Arbeitsaufwand für Einzelne als zu groß, sollten Aufgaben schnellstmöglich umverteilt werden. Angestaute Arbeiten bedeuten oft Versäumnisse von Fristen, was wiederum verschiedene weitere Probleme zur Folge haben kann. Um zeitliche Engpässe auszugleichen und personellen Ausfällen entgegenzuwirken, sollten im Vorfeld Regelungen zur Vertretung festgelegt werden. So kann in Ausnahmefällen schnell reagiert werden. TIPP: Versuchen Sie, wenn Bedarf besteht, gezielt neue Mitglieder für die aktive Mitarbeit im Verein zu gewinnen. Die Bosch-Stiftung widmet diesem Thema in ihrem Leitfaden für Schulfördervereine ein ganzes Kapitel und gibt gute Tipps dazu. Der gesamte Leitfaden kann im Internet unter eingesehen oder heruntergeladen werden. 5

8 2.3 Der Antrag Voraussetzung für die Antragstellung durch den Förderverein ist die Vollmacht des Schulträgers. Damit ist der Verein für die Beantragung, Abwicklung und Durchführung der Maßnahme verantwortlich. Er tritt in alle daraus entstehenden Rechte und Pflichten ein. Viele inhaltliche Fragen des Antragsformulars kann der Verein als Antragsteller nicht allein beantworten. Hier wird die Wichtigkeit einer gut organisierten und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit der Schule deutlich. Der Verein ist auf ihre Zuarbeiten angewiesen. Sind die Zuständigkeiten geklärt, kann der Antrag systematisch und zeitplangerecht erstellt werden. Die Erarbeitung des Antrags nimmt viel Zeit in Anspruch. Um den Abgabetermin einhalten zu können, ist ein entsprechender zeitlicher Vorlauf für Planungen, Absprachen, Organisation und die Niederschrift des Konzepts bzw. dessen Weiterentwicklung und das Ausfüllen des Antrags einzuplanen. Unterschrieben wird der Antrag schließlich vom Schulleiter und einer bzw. mehreren vertretungsberechtigten Personen des Schulfördervereins. Meist ist dies der Vorstandsvorsitzende, genau regelt dies jedoch die Satzung. Der Verein ist für die pünktliche Abgabe der vollständigen Antragsformulare inklusive aller Anlagen verantwortlich. Als Antragsteller und späterer Zuwendungsempfänger haftet er auch für die Richtigkeit und Vollständigkeit der inhaltlichen Beschreibung der Maßnahme und des Finanzierungsplans. Kommt der Vereinsvorstand bei einzelnen Antragspunkten zu der Überzeugung, diese nicht vertreten zu können, ist es ratsam, diese im allseitigen Einvernehmen zu ändern oder zu streichen. Dem Verein kommt damit eine neue Verantwortung, aber auch die Möglichkeit der unmittelbaren Mitbestimmung des Schulalltags zu. 6

9 3. Durchführung der Maßnahme 3.1 Die Rolle des Vereins Zwar finden Ganztagsangebote an der Schule als schulische Veranstaltung statt, der Förderverein bleibt der Bewilligungsbehörde gegenüber jedoch allein verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung, Abwicklung und Abrechnung der Maßnahme. Er muss das Geschehen also stets im Blick haben. Am einfachsten gestaltet sich dies, wenn ein für Ganztagsangebote verantwortlicher Lehrer Mitglied im Verein ist und die Schnittstelle zwischen Schule und Verein bildet. 3.2 Der Zuwendungsbescheid Auch wenn die Höhe der Zuwendung das Hauptinteresse auf sich zieht, darf der Bescheid nach Kenntnisnahme dieser nicht gleich zur Seite gelegt werden. Vielmehr ist er als Anleitung zur Durchführung der Maßnahme zu verstehen. Rechte und Pflichten des Zuwendungsempfängers werden zu einem Großteil im Bescheid bzw. in weiterführenden Bestimmungen benannt und erläutert. Unter anderem regelt der Bescheid Zweckbindungsfristen für Sachmittel, nennt Bedingungen und Auflagen und verweist ggf. auf weiterführende Bestimmungen. Für Schulfördervereine gelten die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) als Bestandteil des Bescheides. Diese sind verständlich formuliert und helfen bei der richtigen Verwaltung der Fördermittel. Gibt es offene Fragen, sollte sich der Verein direkt an die Bewilligungsbehörde wenden, um sie zu klären. Wichtig ist auch die Weitergabe einer Kopie des Bescheides an die Schulleitung und den GTA-Koordinator der Schule. TIPP: Wichtige Regelungen im Bescheid oder Termine sollten nochmals separat notiert werden. Beispielsweise ist es ratsam, Auszahlungsfristen für Fördermittel im Kalender zu vermerken. 7

10 3.3 Fördermittel und andere Einnahmen Schulfördervereine finanzieren sich größtenteils durch Mitgliedsbeiträge, Einnahmen von Veranstaltungen und Spenden oder Sponsorenmittel. Auf diese ist der Verein auch als Fördermittelempfänger angewiesen. Wichtig ist nun jedoch, zwischen den Vereinsmitteln und den Finanzmitteln zugunsten des Zuwendungszweckes laut Bescheid streng zu unterscheiden. Alle Einnahmen, die mit dem Förderzweck, also der Zuwendung für Ganztagsangebote, in Verbindung stehen, sind dieser zuzurechnen und der Gesamtfinanzierung der Maßnahme zuzuführen, d. h. vereinnahmt der Verein zusätzlich zu den im Finanzierungsplan veranschlagten Mitteln Gelder von Dritten, die im Zusammenhang mit dem im Bescheid benannten Zuwendungszweck stehen, müssen diese zur Deckung der Ausgaben genutzt werden. Die Höhe der Einnahmen muss der Bewilligungsbehörde mitgeteilt werden. Die Zuwendung verringert sich dann entsprechend. Mögliche Mittel Dritter sind z. B. zweckgebundene Spenden zugunsten der Ganztagsangebote. Ausführliche Informationen und Regelungen zum Umgang mit Einnahmen enthalten die Allgemeinen Nebenbestimmungen. Insbesondere sind die Mitteilungspflichten zu beachten (Pkt. 5). 3.4 Verwaltung der Fördermittel Ist der positive Zuwendungsbescheid zugegangen, kann der Verein mit der Maßnahme beginnen. Auch wenn das Schuljahr und somit auch die Angebote noch nicht begonnen haben, müssen zahlreiche Vorbereitungen getroffen werden. Verträge müssen geschlossen und Sachmittel beschafft werden. Bei der Vergabe von Aufträgen ist dabei zu beachten, dass diese lediglich von Personen des Vereins, die laut Satzung dazu befugt sind meist sind dies Vorstandsvorsitzender und Kassenwart bzw. von diesen schriftlich beauftragte Personen, ausgelöst werden dürfen. Rechnungen sind somit auch nur an den Verein zu stellen, nicht an die Schule. Nach Ablauf der Rechtsbehelfsfrist können Fördermittel mit einem 8

11 schriftlichen Auszahlungsantrag abgefordert werden. Die Rechtsbehelfsfrist kann mit einer Rechtsbehelfsverzichtserklärung, d. h. einer schriftlichen Erklärung, dass der Verein den Bescheid akzeptiert und auf das Widerspruchsrecht verzichtet, verkürzt werden. Die Mittelauszahlung ist an Voraussetzungen und Bedingungen geknüpft. So können nur Auszahlungen für Ausgaben abgerufen werden, für die bereits fällige Rechnungen vorliegen, die Rechnungen vom Verein bereits verauslagt worden sind oder für Rechnungen, die voraussichtlich in den nächsten zwei Monaten fällig werden. Ausgezahlt wird jeweils der dem Fördersatz entsprechende Anteil der benötigten Mittel. Bei jeder Auszahlung muss der Verein somit seinen entsprechenden Eigenmittelanteil ableisten. Zu beachten ist, dass die Mittel zwingend innerhalb von zwei Monaten nach Eingang auf dem Vereinskonto ausgegeben werden müssen. Dabei gilt stets das Buchungsdatum. Die Auszahlungsforderungen sollten daher immer gut kalkuliert werden. Ist es einmal nicht möglich, die Frist einzuhalten, muss nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen die Bewilligungsbehörde informiert werden. Es ist ratsam, dies schriftlich zu tun. Gegebenenfalls regelt auch der Bescheid die Fristen für die Auszahlungsbeantragung. Dies ist oftmals zum Ende eines Kalenderjahres der Fall. Dieser Termin muss zwingend eingehalten werden und sollte im Kalender vermerkt werden. TIPP: Merken Sie sich nach Eingang der Zuwendung auf dem Vereinskonto einen Termin vor Ablauf der Zwei-Monatsfrist vor, um eventuell offene Rechnungen noch rechtzeitig begleichen zu können. Die Überwachung der Auszahlungen mithilfe eines Buchhaltungsprogramms speziell für Vereine ist besonders zu empfehlen. Wenn Sie so etwas nicht nutzen, erfassen Sie die Auszahlungen tabellarisch. Die Bearbeitung des Auszahlungsantrags erfordert aufgrund verschiedener Verwaltungs- und Buchungsgänge einige Zeit. Planen Sie diese ein. 9

12 Bei der Verwaltung der Fördermittel muss sich der Verein an verschiedene Regeln halten. Diese sind vor allem im Bescheid und in den Allgemeinen Nebenbestimmungen benannt. Was sie in der Praxis bedeuten, wird nachfolgend anhand von Beispielen erläutert: Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Sollten bei der Beschaffung von Sachmitteln Rabatte oder Skonti gewährt werden, müssen diese zwingend genutzt werden. Bei den zuwendungsfähigen Ausgaben kann stets nur der reduzierte Betrag angesetzt werden. Beleggrundsatz Abgerechnet werden können nur tatsächlich geleistete und durch Beleg nachgewiesene Ausgaben des Fördervereins. Rechnungen, Kassenbelege etc. müssen Auskunft über die zu bezahlende Ware bzw. die Leistung geben und alle sonst üblichen Angaben enthalten. Alle Belege werden mit einer fortlaufenden Belegnummer und einem Zuordnungsmerkmal zum Projekt versehen. Als Projektkennzeichnung bietet sich beispielsweise die einfache Notiz GTA an. Vergabegrundsatz Regeln und Hinweise zur Vergabe von Leistungen finden sich im Zuwendungsbescheid bzw. in den Allgemeinen Nebenbestimmungen. Es müssen immer mehrere Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt werden. Nur so können sie miteinander verglichen werden, um das beste auszuwählen. Vergabeunterlagen müssen fünf Jahre, mindestens aber bis zum Ablauf der Zweckbindungsfrist aufgehoben werden. Grundsatz der Zweckbindung Sachmittel, die mit Zuwendungen bezahlt wurden, dürfen für eine bestimmte Zeit (Zweckbindungsfrist) ausschließlich für den im Zuwendungsbescheid benannten Zweck genutzt werden. Die Dauer der Frist wird im Bescheid geregelt. Für die Einhaltung ist der Schulförderverein als Zuwendungsempfänger verantwortlich. Kann die Frist nicht eingehalten werden, weil es z. B. ein spezielles Angebot nicht mehr gibt, muss 10

13 sich der Verein unmittelbar mit der Bewilligungsbehörde in Verbindung setzen und eine Lösung im Rahmen eines Nachnutzungskonzeptes finden. Inventarisierung Gegenstände ab einem Anschaffungs- bzw. Herstellungswert von 400 Euro müssen zwingend inventarisiert werden. Die Inventarisierung erfolgt projektbezogen, d. h. getrennt vom übrigen Schulinventar. Wichtig dabei sind die Kennzeichnung des entsprechenden Gegenstands mit einer Inventarnummer und die Erfassung aller inventarisierten Gegenstände in einer Liste, die folgende Angaben enthält: Inventarnummer, Bezeichnung des Gegenstands, Kaufpreis bzw. Wert, Anschaffungsdatum, ggf. Fabrikatsnummer und Hersteller, Standort des Gegenstands, Ende der Zweckbindungsfrist. Sinnvoll sind auch eine Notiz zum Verbleib des Gegenstands nach Beendigung des Projekts oder bei Verlust o. ä. und die Registrierung der Belegnummer der Rechnung. TIPP: Werden Gegenstände von mehreren Personen genutzt (z. B. Digitalkamera), sollte eine Leihliste geführt werden. Diese und andere Regelungen können den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektführung entnommen werden. Sie sollten aufmerksam durchgelesen und zwingend eingehalten werden. Erscheinen auch einige Dinge auf den ersten Blick sehr aufwendig, zeigt sich doch schnell, dass gerade bei mehrjährigen Projekten eine organisierte Verwaltung der Mittel und Anschaffungen das A und O ist. 11

14 3.5 Der Verein als Auftraggeber Mit Ganztagsangeboten können vielfältigste Ideen umgesetzt werden. Dies geht jedoch nicht ohne tatkräftige Anbieter. Über die Förderrichtlinie sind Ausgaben für Honorarkräfte bis zu einem gewissen Anteil förderfähig. Voraussetzung dafür ist der Abschluss eines schriftlichen Vertrages zwischen Verein und Anbieter. Dabei darf es sich nicht um ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis handeln, sondern der Verein vergibt lediglich einen Auftrag über eine bestimmte Leistung, nämlich die Durchführung einer oder mehrerer Angebote im Rahmen der GTA-Konzeption. Der Auftragnehmer muss selbstständig tätig sein. Es fallen dann keine Sozialabgaben, Lohnsteuer oder andere Beiträge bzw. Abgaben für den Verein an. Für die Versteuerung und Versicherung ist der Honorarnehmer selbst verantwortlich. Ist der Verein Auftraggeber, muss der Vertrag durch das vertretungsberechtigte Vorstandsmitglied im Regelfall ist das der Vorstandsvorsitzende unterschrieben werden. Sind mehrere Personen gemeinsam vertretungsberechtigt, müssen diese auch gemeinsam den Auftrag vergeben. Der Schulleiter sollte den Vertrag mit seiner Unterschrift zur Kenntnis nehmen. Der unterschriebene Vertrag allein reicht aber für die Auszahlung des Honorars noch nicht aus. Vielmehr muss nachweisbar sichergestellt sein, dass die Leistung vertragsgemäß erbracht worden ist. Ist im Vertrag vermerkt, dass die Honorierung beispielsweise zum Monatsende nach erbrachter Leistung erfolgt, reicht eine schriftliche Bestätigung der Schulleitung mit Angabe des Leistungsumfangs in Stunden und dem Datum, an dem die Leistung ausgeführt wurde. Stellt der Honorarnehmer eine Rechnung, müssen in dieser mindestens das Datum, die Menge und die Art der Leistung angegeben sein. Sie wird dann mit der Unterschrift des Schulleiters bestätigt. Nach Abschluss der Fördermaßnahme am Jahresende sollten den Honorarverträgen Kopien der Teilnehmerlisten der Schüler beigefügt werden, z. B. indem man die entsprechende Liste einfach an den Vertrag anheftet. So spart man sich im Prüfungsfall viel Arbeit. 12

15 TIPP: Einen Musterhonorarvertrag können Sie auf herunterladen. Lese-TIPP: Die Broschüre Vereine und Steuern, zu beziehen über den zentralen Broschürenversand der Sächsischen Staatsregierung, behandelt u. a. das Thema Verein als Arbeitgeber und grenzt Arbeitnehmer von selbstständig tätigen Personen ab. Außerdem gibt sie gute Tipps zu Steuerfragen. Hinweise zu Minijobs gibt die Bundesagentur für Arbeit. Unter oder kann man sich über grundlegende Aspekte, Abgaben oder Versicherungsfragen informieren. 3.6 Der Verein als Arbeitgeber Möchte eine Schule einen Schulclub einrichten oder besitzt bereits einen solchen, besteht für den Antragsteller die Möglichkeit, einen Schulclubleiter in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis zu beschäftigen. Der Verein tritt dann als Arbeitgeber auf. Damit kommen auf ihn zahlreiche neue Pflichten und eine hohe Verantwortung zu. Beiträge und Steuern müssen abgeführt, der Arbeitnehmer versichert und rechtliche Aspekte beachtet werden. Es ist weiterhin zu überlegen, ob die anfallende Lohnabrechnung vom Verein selbst geleistet werden kann oder ob ein externes Büro oder ein Steuerberater damit beauftragt wird. Beantragung der Fördermittel Bei der Beantragung der Fördermittel für einen Arbeitnehmer müssen dem Antrag aussagekräftige Unterlagen beigefügt werden. Folgende Unterlagen sind zwingend notwendig: 1. aussagekräftige Kostenkalkulation Für den Förderzeitraum müssen die voraussichtlichen Ausgaben kalkuliert werden. Bei der Festsetzung der monatlichen Zahlung an den 13

16 Arbeitnehmer muss beachtet werden, dass dieser nicht bessergestellt werden darf als vergleichbare öffentlich Bedienstete. 2. Nachweis der fachlichen und persönlichen Eignung Der Nachweis kann durch geeignete Dokumente, die einen pädagogischen oder sozialpädagogischen Abschluss des Arbeitnehmers belegen, und durch aussagekräftige Stellungnahmen, Beurteilungen o. ä. nachgewiesen werden. 3. Stellen- bzw. Tätigkeitsbeschreibung Die Stellenbeschreibung muss alle Aufgaben aussagekräftig beschreiben. Dabei dürfen keine Tätigkeiten verschwiegen werden. In jedem Fall empfiehlt sich vor der Antragstellung von Fördermitteln für Personalausgaben ein beratendes Gespräch mit der zuständigen Bewilligungsbehörde oder der Servicestelle Ganztagsangebote. Bei speziellen Fragen sollte ein Steuerberater bzw. Rechtsanwalt konsultiert werden. Dieser kann den Einzelfall genau einschätzen, auf Besonderheiten hinweisen und wichtige Ratschläge geben. TIPP: Lesen Sie auch die Hinweise zu Versicherungsfragen unter Punkt 5.1. Lese-TIPP: Leitfaden Der Verein als Arbeitgeber: 14

17 4. Projektabschluss und Verwendungsnachweis 4.1 Projektabschluss Neigt sich das Schuljahr dem Ende zu, muss auch die GTA-Maßnahme zum Abschluss gebracht werden. Damit keine Rechnung vergessen wird und man stets den Überblick behält, sollten alle Aufträge, Bestellungen und offenen Vertragsleistungen im Vorfeld erfasst werden. Noch nicht erhaltene Rechnungen sollten rechtzeitig eingefordert werden. 4.2 Verwendungsnachweis Die Fördermaßnahme muss später mit dem Verwendungsnachweis gegenüber der Bewilligungsbehörde abgerechnet werden, meist bis spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis der Einnahmen, Ausgaben und ggf. Eigenarbeitsleistungen sowie einem Sachbericht. Der zahlenmäßige Nachweis soll sich formell nach der Einnahmen- und Ausgabenauflistung des Antragsformulars richten. Alle Einnahmen und Ausgaben sowie Honorar-, Sach- und Personalausgaben sind getrennt voneinander in zeitlicher Abfolge zu erfassen. Folgende Angaben sind zu ergänzen: Buchungsdatum, Empfänger/Einzahler, Betrag der Einzelzahlung, konkreter Grund der Zahlung (pauschalierende Begriffe wie Verbrauchsmittel sind zu vermeiden). 15

18 Es empfiehlt sich, auch im zahlenmäßigen Nachweis die jeweilige Belegnummer der Einnahme- und Ausgabebelege zu erfassen. Im Sachbericht müssen die Verwendung der Zuwendung und das erzielte Ergebnis im Einzelnen beschrieben werden. Nähere Informationen dazu enthält das Glossar zur Förderrichtlinie unter Eigenarbeitsleistungen sind mit dem Namen des Leistungserbringers, dem Datum der Leistungserstellung, der genauen Nennung oder Beschreibung der geleisteten Tätigkeit und dem Leistungsumfang in Stunden aufzulisten. Ist die Abgabe eines einfachen Verwendungsnachweises zulässig, brauchen bei der Bewilligungsbehörde keine Originalbelege, Verträge, Vergabeunterlagen etc. eingereicht werden. Der Verein muss diese jedoch so aufbewahren und ordnen, dass eine Vor-Ort-Prüfung oder Nachreichung der Unterlagen jederzeit möglich ist, d. h. alle Unterlagen müssen für eine eventuelle Prüfung bereitgehalten werden. Für den Nachweis der Ausgaben ist zusätzlich zu den Rechnungen und Verträgen ein Zahlungsbeleg erforderlich. Dies kann ein Kontoauszug oder bei Barzahlung ein entsprechender Auszug aus dem Kassenbuch sein. Alle mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen, Verträge, Rechnungen etc. müssen mindestens fünf Jahre lang ab Abgabe des Verwendungsnachweises aufbewahrt werden, mindestens aber bis zum Ablauf der Zweckbindungsfrist. Steuerrechtliche und andere Vorschriften bleiben davon unberührt. Genaue Auskunft zur Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten gibt ein Merkblatt der Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern, einzusehen unter http: // 16

19 TIPP: Wenn Sie kein Buchhaltungsprogramm verwenden, sollten die projektbezogenen Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich, am besten immer nach Monatsende, in die Nachweisliste übertragen werden. So verteilt sich der Aufwand für den Verwendungsnachweis zeitlich über das gesamte Jahr, und der Verein hat stets eine aktuelle Übersicht über die finanzielle Situation des Projekts. Ergänzt werden müssen später nur noch der Sachbericht und die Übersicht der Eigenarbeitsleistungen. Das entsprechende Formular für den Verwendungsnachweis finden Sie unter Lese-TIPP: Weitere Ausführungen dazu können in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) und in einem Glossar unter dem Punkt Verwendungsnachweis auf eingesehen werden. 5. Allgemeines 5.1 Versicherungs- und Haftungsfragen Hatten die meisten Fördervereine bislang lediglich ein überschaubares Budget zu verwalten, ist die Verantwortung als Zuwendungsempfänger nun deutlich höher. Plötzlich müssen Verträge geschlossen und hohe Summen verwaltet werden, teilweise übernimmt der Verein sogar Personalverantwortung. Mit der neuen Position des Vereins sollten daher auch Haftungs- und Versicherungsfragen neu geprüft und überdacht werden. Dabei ist vorab anzumerken, dass nachstehend nur allgemeine Informationen gegeben werden können. Aufgrund der Individualität eines jeden Vereins kommt es auf die Prüfung des jeweiligen Einzelfalls an. Die allgemeinen Anmerkungen sollen lediglich auf weitere Recherchemöglichkeiten hinweisen 17

20 und können keine rechtliche Einzelfallberatung ersetzen. Es gibt Fälle, in denen der Verein für mittelbar oder unmittelbar verursachte Schäden haftbar gemacht werden kann. Deren Ursache kann in der direkten Ausübung der Vereinsgeschäfte durch den Vorstand liegen oder in Handlungen angestellter oder beauftragter Dritter, deren Verschulden sich der Verein in wenigen Fällen zurechnen lassen muss. Zur Reduzierung der Haftungsrisiken sollte sich der Verein daher Gedanken machen, welche Versicherungen sinnvoll sein können. Es gibt zahlreiche Versicherungsanbieter, die individuelle Angebote unterbreiten. Diese sollten jedoch gut miteinander verglichen werden. Einen ersten Test, welche Versicherungen sinnvoll sein könnten, kann man unter vornehmen. Grundsätzlich kommen folgende Versicherungstypen infrage: Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung, auch gegen Vermögensschäden, Rechtsschutzversicherung. Lese-TIPP: Das Sächsische Staatsministerium für Soziales hat mit der Website einen Informationspool zu Haftpflicht- und Unfallversicherungsmöglichkeiten im Ehrenamt geschaffen. Informationen zum Versicherungsschutz, verbunden mit einem Angebot für Schulfördervereine, gibt auch der Bundesverband der Schulfördervereine auf seiner Website unter Auskünfte zur Unfallversicherung erteilt die Unfallkasse Sachsen in Meißen. Auf ihrer Website finden sich regelmäßig aktuelle Hinweise. Fragen zum Versicherungsschutz von Arbeitnehmern beantwortet die Verwaltungsberufsgenossenschaft: 18