Anmeldeunterlagen. Benchmarkstudie & Wettbewerb Beste Arbeitgeber Münsterland Für Unternehmen unter 50 Mitarbeiter

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1 Anmeldeunterlagen Benchmarkstudie & Wettbewerb Beste Arbeitgeber Münsterland 2014 Für Unternehmen unter 50 Mitarbeiter

2 Anmeldeformular Bitte füllen Sie die Seiten 1 bis 7 des Anmeldeformulars vollständig aus und senden diese per Fax oder Post an: Great Place to Work Deutschland Sülzburgstraße Köln Fax Sie können Ihre Angaben am Computer bequem direkt in das PDF-Formular eintragen oder alternativ handschriftlich auf einem Ausdruck. A. Ihre Firmenangaben Unternehmensname Straße PLZ/Ort Branche Mitarbeiterzahl in Deutschland Projektverantwortlicher Funktion / Bereich Telefon Fax Falls abweichend: Ansprechpartner für Projektdurchführung Funktion / Bereich Telefon Fax Rechnungsanschrift Straße PLZ / Ort Ihre Auftragsnummer Einbezug von 100-prozentigen Tochterunternehmen: Hat Ihr Unternehmen 100-prozentige Tochterunternehmen oder andere Beteiligungsformen? Ja Nein Sollen diese im Rahmen der Wettbewerbsteilnahme mit einbezogen werden? Ja Nein Seite 1

3 Anmeldeformular B. Informationen zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung In Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern findet die Mitarbeiterbefragung als Vollbefragung (Befragung aller Beschäftigten) statt. Die Durchführung erfolgt mittels Papier-Fragebogen (optional auch als Online-Befragung möglich, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind). Für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung bieten wir Ihnen in 2013 folgende Starttermine an: 12. März 14. Mai 18. Juni 03. September 08. Oktober 26. März 21. Mai 25. Juni 10. September 15. Oktober 09. April 28. Mai 02. Juli 17. September 22. Oktober 23. April 04. Juni 30. Juli 24. September 07. Mai 11. Juni 20. August 01. Oktober Lieferzeitraum für den Ergebnisbericht zur Mitarbeiterbefragung inklusive Vergleichsdaten anderer Unternehmen (Benchmarks): Bei Start der Befragung bis Ende August 2013 erhalten Sie den Ergebnisbericht jeweils 4-6 Wochen nach Befragungsende, bei späterer Durchführung standardmäßig im Dezember Die Feldzeit der Mitarbeiterbefragung beträgt jeweils 2 Wochen. Ferientermine 2013 Bundesland Ostern 2013 Himmelfahrt/Pfingsten 2013 Sommer 2013 Herbst 2013 Baden-Württemberg Bayern Berlin / / Brandenburg / Bremen Hamburg Hessen Mecklenburg-Vorpommern Niedersachsen / Nordrhein-Westfalen Rheinland-Pfalz Saarland Sachsen / Sachsen-Anhalt Schleswig-Holstein Thüringen Seite 2

4 Anmeldeformular C. Leistungen Im Rahmen der Teilnahme an der Great Place to Work Benchmarkstudie zur Untersuchung der Qualität und Attraktivität der Arbeitsplatzkultur sowie an dem angeschlossenen Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» für Unternehmen unter 50 Mitarbeiter erhalten alle Teilnehmer die folgenden Leistungen: Great Place to Work Benchmarkstudie und Wettbewerb «Beste Arbeitgeber im Münsterland 2014» Leistungen Great Place to Work Mitarbeiterbefragung (Kurzbefragung) Erläuterung Durchführung paper-pencil oder online Great Place to Work Kultur-Audit (Kurzbefragung) Optional; bei Wettbewerbsteilnahme obligatorisch Managementbefragung zu Maßnahmen der Personalarbeit Ergebnisbericht zur Mitarbeiterbefragung (inklusive Vergleichsdaten anderer Unternehmen) Umsetzungsorientierter Report mit Handlungsleitfaden Teilnahme am Wettbewerb «Beste Arbeitgeber im Münsterland» Durchführung Mitarbeiterbefragung und Kultur-Audit bei Wettbewerbsteilnahme Optional; ohne Zusatzkosten obligatorisch Kosten nach Unternehmensgröße 10 bis 24 Mitarbeiter bis 49 Mitarbeiter Die genannten Preise verstehen sich zzgl. 19% MwSt. sowie zzgl. möglicher Reisekosten/Spesen. Seite 3

5 Anmeldeformular D. Anmeldung Wir nehmen verbindlich an der Great Place to Work Benchmarkstudie teil. Wir möchten zudem am Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» teilnehmen. Wir haben die für die Teilnahme an der Great Place to Work Benchmarkstudie und dem Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» geltenden Teilnahmebedingungen gelesen (siehe Anhang) und sind mit den dort festgelegten Leistungen und Pflichten einverstanden. (Bitte unbedingt ankreuzen!) E. Informationen zur Durchführung des Kultur-Audit Wenn Sie Ihr Unternehmen verbindlich zum Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» anmelden, ist die Bearbeitung des Kultur-Audits (Managementbefragung zu Maßnahmen der Personalarbeit) obligatorisch. Bei Anmeldung bis zum 27. August 2013 können Sie den Starttermin für das Kultur-Audit selbst bestimmen. Bei Anmeldung nach dem 27. August erhalten Sie den Kultur-Audit-Fragebogen wenige Tage nach Eingang Ihrer Anmeldung. Sie haben insgesamt bis zu 8 Wochen Zeit, das Kultur-Audit zu bearbeiten. Letzter Abgabetermin ist der 22. Oktober Für die Durchführung des Kultur-Audits bieten wir Ihnen in 2013 folgende Starttermine bzw. Bearbeitungszeiträume an: Ort/Datum: Firmenstempel/Unterschrift: Sie haben sich für die Teilnahme an der Great Place to Work Benchmarkstudie «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» für Unternehmen unter 50 Mitarbeiter entschieden. Bitte teilen Sie uns abschließend kurz mit, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind: Seite 4

6 Teilnahmebedingungen Benchmarkstudie & Wettbewerb Beste Arbeitgeber Münsterland 2014 Für Unternehmen unter 50 Mitarbeiter

7 Teilnahmebedingungen 1. Allgemeine Teilnahmebedingungen An der Great Place to Work Benchmarkstudie zur Arbeitsplatzkultur und Arbeitgeberattraktivität können kleine und mittelständische Unternehmen sowie öffentliche und private Organisationen mit einem Standort in der Region Münsterland ab einer Mindestgröße von 10 Beschäftigten teilnehmen (im Folgenden «Teilnehmer» genannt). Die Teilnahme einzelner Unternehmensteile ist grundsätzlich nur bei deren rechtlicher Eigenständigkeit möglich. Die Unternehmen bzw. Organisationen müssen bereit sein, allen Beschäftigten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung einen Fragebogen zur Beantwortung zuzuleiten. Zudem können sich Unternehmen, die diese Bedingungen erfüllen, optional am Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» beteiligen (im Folgenden Wettbewerb genannt). In diesem Falle ist zusätzlich ein Kultur-Audit-Fragebogen auszufüllen. Im Weiteren gilt: Teilnahmeberechtigt sind Unternehmen, die ihre Teilnahme an der Benchmarkstudie schriftlich erklärt haben. Ist neben der Teilnahme an der Benchmarkstudie auch die Teilnahme am Wettbewerb gewünscht, so hat die Anmeldung bis spätestens zum 18. Oktober 2013 zu erfolgen. die, die Teilnahmegebühr in Höhe von 950 für Unternehmen von 10 bis 24 Mitarbeitern für Unternehmen von 25 bis 49 Mitarbeitern zzgl. 19 % MwSt. vor Beginn der Mitarbeiterbefragung an die GPTW Deutschland GmbH überwiesen haben. 2. Vertragspartner Vertragspartner des Teilnehmers ist die GPTW Deutschland GmbH als offizieller Lizenzpartner des Great Place to Work Institute, Inc. (im Folgenden GPTW genannt). 3. Vertragsgegenstand 3.1 Teilnahme Der Teilnehmer nimmt an der Great Place to Work Benchmarkstudie und optional an dem angeschlossenen Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» teil. 3.2 Veröffentlichung Im Rahmen der Great Place to Work Benchmarkstudie und des angeschlossenen Wettbewerbs «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» werden auf Basis der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung und und Analyse der Maßnahmen der Personalarbeit (Kultur-Audit) die besten Arbeitgeber in der Region Münsterland ermittelt. Die besten Arbeitgeber werden differenziert nach Unternehmens-größenklassen von Great Place to Work und unseren Medienpartnern veröffentlicht. Es werden ausschließlich diejenigen Teilnehmer veröffentlicht, die einen Platz auf der Beste-Arbeitgeber-Liste belegen. Alle anderen Teilnehmer bleiben anonym. 3.3 Ergebnisse und Reporting Jeder Teilnehmer erhält neben der Durchführung der Great Place to Work Mitarbeiterbefragung (Trust Index ) und optional des Great Place to Work Kultur-Audit die nachfolgend aufgeführten Leistungen: Ergebnisbericht zur Mitarbeiterbefragung inklusive Vergleichsdaten anderer Unternehmen (Benchmarks) Teilnahme am Wettbewerb (optional, ohne Zusatzkosten) Seite 1

8 Teilnahmebedingungen 3.4 Zeitlicher Rahmen L Bei Teilnahme an der Great Place to Work Benchmarkstudie kann die Durchführung der Mitarbeiterbefragung ganzjährig erfolgen. Im Falle einer Teilnahme am angeschlossenen Wettbewerbe muss die Durchführung der Mitarbeiterbefragung im Zeitraum zwischen März und Oktober 2013 stattfinden. Der Starttermin für die Mitarbeiterbefragung wird mit den Teilnehmern individuell abgestimmt (siehe Starttermine für die Mitarbeiterbefragung im Anmeldeformular). Im Falle einer Wettbewerbsteilnahme ist die Bearbeitung des Kultur-Audit zudem obligatorisch und muss innerhalb der ausgewiesenen Fristen zwischen dem 3. Juni 2013 und dem 22. Oktober 2013 erfolgen (siehe Starttermine/Bearbeitungszeiträume im Anmeldeformular). Bei Durchführung der Mitarbeiterbefragung zwischen März und Mitte September erhalten die Teilnehmer den Ergebnisbericht zur Mitarbeiterbefragung 4-6 Wochen nach Befragungsende, bei späterer Durchführung standardmäßig im Dezember. Mögliche Termine für die Erstellung zusätzlicher Analysen und Sonderauswertungen werden mit den Teilnehmern gesondert vereinbart. 4. Teilnahmekosten Für die Teilnahme an der Great Place to Work Benchmarkstudie und am Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» fallen folgende Teilnahmegebühren an: Kosten nach Unternehmensgröße 10 bis 24 Mitarbeiter bis 49 Mitarbeiter Die genannten Preise verstehen sich zzgl. 19% MwSt. sowie zzgl. möglicher Reisekosten/Spesen. Bei einer Durchführung der Mitarbeiterbefragung im Oktober oder November 2013 wird ein Aufschlag in Höhe von 10 Prozent erhoben. Im Falle einer Stornierung der Teilnahme behält sich GPTW vor, in Abhängigkeit des Stornierungszeitpunktes eine Stornogebühr in Höhe von bis zu 50% der Standardteilnahmekosten zu erheben. 5. Zahlungsbedingungen Die Teilnahmegebühr wird nach der Anmeldung zur Teilnahme mit der Auftragsbestätigung in Rechnung gestellt. Diese ist spätestens vor Beginn der Mitarbeiterbefragung zu überweisen. Alle Preise gelten zuzüglich 19% gesetzlicher Mehrwertsteuer. 6. Mitwirkungspflichten des Teilnehmers 6.1 Mitwirkung an der Untersuchung Mit der Teilnahmeerklärung verpflichtet sich der Teilnehmer, den zu befragenden Mitarbeitern zu ermöglichen, an der Befragung teilzunehmen, alle im Rahmen des Kultur-Audit notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen und an der Durchführung der Untersuchung insgesamt konstruktiv mitzuwirken (Beantwortung von Rückfragen, Förderung des Projekterfolges durch interne Kommunikation, Termineinhaltung etc.). Die interne Koordination der Durchführung der Mitarbeiterbefragung gemäß den Studienbedingungen sowie die Bearbeitung des Kultur-Audit liegt im Verantwortungsbereich des Teilnehmers. Seite 2

9 Teilnahmebedingungen 6.2 Durchführung der Mitarbeiterbefragung Regeln der Teilnahme Die Mitarbeiterbefragung ist anonym. Die Teilnehmer müssen eine anonyme Teilnahme ihrer Mitarbeiter an der Befragung ermöglichen d.h. es muss gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter die Fragebögen in unbeobachteter Weise ausfüllen können. Bei der Paper-Pencil-Befragung muss zudem sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die ausgefüllten Fragebögen in die dafür vorgesehene Befragungsurne einwerfen können. Unternehmensvertreter dürfen zu keinem Zeitpunkt Einblick in die ausgefüllten Fragebögen nehmen. Die Mitarbeiter dürfen niemals aufgefordert oder unter Druck gesetzt werden, die im Fragebogen abgegebenen Antworten offen zu legen. Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung erfolgt freiwillig. Die Mitarbeiter dürfen von niemandem gegen ihren Willen zu einer Teilnahme an der Befragung gezwungen werden. Ebenso ist es strengstens untersagt, dass die Mitarbeiter Weisungen zur Beantwortung des Fragebogens von Dritten erhalten oder in irgendeiner Form in ihrem Antwortverhalten beeinflusst werden. Bei der Durchführung und Auswertung der Befragung werden die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes streng eingehalten. Die abgegebenen Antworten der Mitarbeiter sind seitens GPTW gegen unberechtigten Zugriff Dritter geschützt. Die Auswertung erfolgt ausschließlich in aggregierter Form und nur ab einer Mindestgröße von fünf Mitarbeitern. Somit kann kein Rückschluss auf die Angaben einer einzelnen Person gezogen werden. Die unternehmensinterne Ankündigung der Mitarbeiterbefragung vor Befragungsstart und das Begleitschreiben zum Fragebogen dürfen keinerlei Einflussnahme auf die Bewertungen der Mitarbeiter enthalten. Es muss sichergestellt sein, dass alle für die Befragung ausgewählten Mitarbeiter innerhalb des 14-tägigen Befragungszeitraumes ungehinderten Zugang zur Teilnahme an der Befragung haben. Im Vorfeld der Studiendurchführung und Wettbewerbsteilnahme bestätigen die Geschäftsführung sowie der Betriebsrat bzw. die Mitarbeitervertretung des Teilnehmers in schriftlicher Form die Einhaltung aller oben genannten Regeln. GPTW behält sich vor, die Einhaltung der Regeln jederzeit und ohne Ankündigung zu überprüfen. Nachweisliche Verstöße gegen die oben genannten Regeln führen zum Ausschluss des Teilnehmers vom Wettbewerb. Zugleich kann der Teilnehmer von GPTW mit einer Teilnahmesperre für mindestens fünf Folgejahre belegt werden. Im Falle nachgewiesener wissentlicher Manipulationen behält sich GPTW darüber hinaus vor, die Regelverstöße und die Disqualifikation des Teilnehmers über seine Medienpartner zu veröffentlichen Durchführungsmethode Durchführung als Paper-Pencil-Befragung Die Unterlagen für die Paper-Pencil-Befragung werden dem Teilnehmer von GPTW zur Verfügung gestellt. Der Teilnehmer erhält die vereinbarte Anzahl Fragebögen sowie eine Urne zum Sammeln der ausgefüllten Fragebogen (im Fall einer Online-Befragung erhalten die Befragten einen Link zum Online-Fragebogen). Organisation und Kommunikation der Durchführung der Befragung liegen beim Teilnehmer. Die Urne wird nach dem Ende des 14-tägigen Befragungszeitraums an GPTW zurückgesandt Durchführungszeitraum Ab dem vereinbarten Datum der Verteilung bzw. Zusendung der Fragebögen (Starttermin der Mitarbeiterbefragung) stehen jedem Teilnehmer für die Beantwortung und Rücksendung des Fragebogens zwei Wochen Feldzeit zur Verfügung. Im Falle einer Paper-Pencil-Befragung ist jedem Fragebogen ein Briefumschlag für den Einwurf in die vor Ort aufgestellte Befragungsurne von GPTW beigefügt. Letzter Starttermin für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung ist der 22. Oktober Erforderlicher Rücklauf Für eine Teilnahme am Wettbewerb ist im Rahmen der Mitarbeiterbefragung ein festgelegter Rücklauf von 80% der Befragten erforderlich. Erreicht ein Teilnehmer diesen Mindestrücklauf nicht, nimmt dieser nicht am Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» teil. Unabhängig davon erhält der Teilnehmer alle sonstigen vereinbarten Leistungen. Seite 3

10 Teilnahmebedingungen 6.3 Durchführung des Kultur-Audit Die Beantwortung des Kultur-Audit erfolgt in der Regel durch einen oder mehrere Mitarbeiter aus dem Personalbereich des Teilnehmers. Nach Erhalt stehen dem Teilnehmer bis zu acht Wochen für die Bearbeitung des Kultur-Audit-Fragebogens zur Verfügung. Letzter möglicher Abgabetermin für das ausgefüllte Kultur-Audit bei GPTW zur Teilnahme am Great Place to Work Wettbewerb «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» ist der 22. Oktober 2013 (siehe Termine im Anmeldeformular). 6.4 Einwilligung in die Veröffentlichung von Teilnehmerinformationen Mit der Teilnahmeerklärung willigt der Teilnehmer ein, dass er im Falle einer Platzierung auf der Beste-Liste der Great Place to Work Studie «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» veröffentlicht und im Rahmen einer Preisverleihung genannt werden darf. Die positiven Ergebnisse in den untersuchten Bewertungskategorien, die zu dieser Platzierung geführt haben, dürfen ebenfalls veröffentlicht werden. Jeder Teilnehmer willigt zudem ein, dass seine Angaben in anonymisierter und/oder aggregierter Form für Vergleichsanalysen und Veröffentlichungen durch GPTW verwendet werden dürfen. Die Anonymität der Angaben der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird sichergestellt (siehe Punkt 8 Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit). GPTW trägt durch seine Arbeit zur Erkenntnisgewinnung in den Bereichen Arbeitsplatzkultur, Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterorientierung und Unternehmenserfolg bei. Zu diesem Zweck geht GPTW Forschungskooperationen mit Universitäten und Forschungsinstitutionen ein. Sonderauswertungen werden durch GPTW und seine Forschungspartner nur dann durchgeführt, wenn nach allgemein anerkannten statistischen Kriterien davon ausgegangen werden kann, dass die Anonymität der Daten gewährleistet ist. 6.5 Leistungsvorbehalt Die Durchführung des Great Place to Work Wettbewerbs «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» erfordert eine Mindestanzahl von teilnehmenden Unternehmen. Sollte die Gesamtteilnehmerzahl 30 Unternehmen unterschreiten, so wird nach Maßgabe von Great Place to Work keine Beste-Liste erstellt. Aus der Tatsache, dass die Erstellung einer Beste-Liste aufgrund einer zu geringen Gesamtteilnehmerzahl nicht durchgefuḧrt werden kann, können vom Teilnehmer keinerlei Ansprüche gegenu ber dem Vertragspartner geltend gemacht werden. Alle anderen Leistungen bleiben von dieser Regelung unberührt. 7. Ausschluss juristischer Überprüfung Eine juristische Überprüfung der Bewertung der Befragungsergebnisse des Teilnehmers und des Rankings «Beste Arbeitgeber Münsterland 2014» wird ausgeschlossen. Ansprüche auf Grund angeblicher fehlerhafter Entscheidungen über die Platzierung eines Teilnehmers können nicht geltend gemacht werden. 8. Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit GPTW sichert zu, dass die Informationen der Teilnehmer und der an der Untersuchung beteiligten Personen im Rahmen der hier getroffenen Vereinbarungen insbesondere der Punkte 3.2 und 6.4 der Teilnahmebedingungen streng vertraulich behandelt werden. GPTW gewährleistet die strenge Einhaltung der hohen nationalen Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. GPTW ist bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz gemeldet. Die Beteiligung der Beschäftigten an der Mitarbeiterbefragung ist streng anonym. Die teilnehmenden Unternehmen erhalten keinerlei Einblick in die Antworten einzelner Mitarbeiter. Seite 4