PROTOKOLL Gremium: QM-Steuergruppe

Transkript

1 Sitzung vom: Beginn: Ende: 14:30 Uhr Uhr Anwesend Funktion QB QB-Vertreterin Mitglieder Protokollführung Vorname Name Thomas Meyer Isabelle Kiehn Hugo Adolph Dominik Bick (e) Birgit Klaus Petra Klein (e) Monika Paulus Bernd Schäfer (e) Armin Schmitt (bis Uhr) Margarete Schorr Elke Schwarz (e) Hans-Josef Theobald Dr. Hanno Werry Anett Wrublick (e) Nicole Glied Tagesordnung TOP 1: Begrüßen und klären TOP 2: Protokoll und TO-DO-Liste vom TOP 3: Stand KVP TOP 4: Programmheft MU/PA TOP 5: Kooperationsvereinbarung PA/MU TOP 6: Layout-QM-Handbuch TOP 7: Verschiedenes Protokoll der Sitzung zu TOP 1: Begrüßen und klären Thomas Meyer begrüßt die Anwesenden und entschuldigt die Abwesenden. zu TOP 2: Protokoll und TO-DO-Liste vom Honorarvertrag: In der letzten Sitzung wurde festgehalten, dass der Honorarvertrag in seiner Formulierung nicht geändert werden darf. Es wird nun nachgefragt, was genau damit gemeint ist. 1/5

2 Dies bezieht sich auf die juristische Formulierung die nicht abzuändern ist, sie ist ein fester Bestandteil des Vertrages. Persönliche Angaben für Referent/inn/en sind natürlich zu ändern. Mitarbeiterbefragung: Der Evaluationsbogen zur Mitarbeiterbefragung lag den Mitgliedern der IL9 vor. Des Weiteren wird er nochmals in der Dienstbesprechung vorgestellt. Es gibt Einwände von M. Schorr, die bemerkt, dass einige Passagen in der Befragung nicht in Ordnung sind. Sie wird sich deshalb mit dem Örtlichen Personalrat in Verbindung setzen. Neue Sitzungsformen: Im Zuge der neuen Struktur im LPM ergeben sich auch neue Formen von Sitzungen. Th. Meyer weist in diesem Zusammenhang daraufhin, dass das Qualitätsmanagement bei den Klausurtagungen vertreten sein muss. Die Leitung soll sich um die Harmonisierung der Sitzungsformen (Klausurtagung, IL9, Fachgebietssitzungen) kümmern. Es wird angeregt dass auch die Teilnahme des Geschäftsführers an diesen Sitzungen wichtig ist. Formularbox: In die Formularbox sollen auch noch Briefvorlagen von offiziellem Anschreiben, wie auch eine Vorlage zu offiziellen PowerPoint Präsentationen eingestellt werden. Es stellt sich die Frage ob die Layoutvorschriften hierfür weiterhin fürs LPM gelten oder ob das LPM sein eigenes Copyright hat. Das muss von der Leitung geklärt werden. zu TOP 3: Programmheft MU/PA Der Tagesordnungspunkt 4 Programmheft MU/PA wird vorgezogen, weil A. Schmitt um Uhr zur nächsten Sitzung muss. A. Schmitt stellt die Änderungswünsche vor, die rot markiert sind. -Prozessanweisung: Seite 74: nach Redaktionssitzung der Fachbereichsleitung unmittelbar vor der Erstkorrektur muss noch ein Kasten Die Vorkorrektur der Fachgebietsleiter hinzugefügt werden. Bei Bedarf Einzelgespräche Fachreferenten muss aktualisiert werden. Seite 75: Digitale Erfassung der Korrekturen durch Sekretariat Publikationsleitung muss noch ergänzt werden: oder durch die Fachbereichsleiter/innen. -Mitgeltende Unterlagen: Die ja und nein Spalte kann bei der Checkliste zur Erstkorrektur entfernt werden. Neuaufnahme von Veranstaltungen nach Redaktionsschluss : Es gab immer ein Formular für Neuaufnahmen von Veranstaltungen, das durch die Dateneingabe im System entfällt, das hiermit nicht gemeint ist. In diesem Formular muss noch ein weiteres Textfeld für die Kosten aufgenommen werden. Sachbearbeiterin Publikation wird in Sekretariat Publikationsleitung umbenannt. Die Begrifflichkeiten werden alle nochmals überprüft; und dann im QM-Handbuch ausgewiesen. zu TOP 4: Stand KVP Die Word-Vorlagen / PPT werden als ausfüllbare pdf-formulare in der Formularbox eingestellt. Der Eintrag von Manuel Garcia-Mateo im KVP kann derzeit nicht geklärt werden, bzw. ist nicht nachvollziehbar. Muss nachgefragt werden. 2/5

3 Th. Meyer stellt das neue Urlaubsformular vor das von erstellt wurde. N. Glied wandelt die vorhandenen Word-Formulare in zu bearbeitende pdf-formulare um, abgesehen vom Protokollformular. Sie erhält hierzu das benötigte pdf-programm. zu TOP 5: Kooperationsvereinbarung PA/MU Wird in die nächste Sitzung verschoben. zu TOP 6: Layout-QM-Handbuch Th. Meyer ist daran interessiert dass das QM-Handbuch in Word-Format umgewandelt wird, damit er als QM-Beauftragter selbst daran arbeiten kann. und N. Glied schauen nach den Möglichkeiten zur Umwandelung von InDesign in Word- Format. zu TOP 7: Verschiedenes Die Frage wird gestellt, wer die vorhandenen Prozessanweisungen überprüft oder anpasst. Das wird sofort vom QM-Beauftragten überprüft und erledigt. Die Sitzung endet um Uhr. Protokollantin: Nicole Glied gez. Nicole Glied (Vorname, Name) (Unterschrift) Sitzungsleitung: Thomas Meyer gez. Thomas Meyer (Vorname, Name) (Unterschrift) ToDo-Liste Sitzung vom Ausstattung Sitzgelegenheit für draußen (Vorschlag an IL9) Thomas Meyer Armin Schmitt Läuft Sitzung vom Möglichkeit zur Abspeicherung der Termine im ics-format Hugo Adolph Klemens Schneider QM- Sitzung vom Pflanzen im Treppenhaus: Abklärung mit IL T. Meyer QM- 3/5

4 Sitzung vom Auflistung der Mitteilungen, die in der Teilnehmerverwaltung an die Teilnehmer versendet werden M. Klein QM- Sitzung vom Vorschlag zur Gestaltung der Referentendatenbank am Beispiel des Referentenprofils. Weitergabe an Eurokey zur Programmierung E. Schwarz Sitzung vom Audit T. Meyer Treffen bzgl. Pflege der A. König Referentendatenbank M. Gros Sitzung vom Leitbild Beauftragung Layoutgestaltung Leitbild: auf Homepage und im LPM-Programmheft erscheinen Neue PA im Bereich neuer Formen bei Sitzungen Formularbox: Aufnahme von offiziellen Schreiben/Briefvorlagen und PowerPoint Präsentationen HRS-Buchungssystem - Link soll für alle zugänglich sein In Menüstruktur vom Intranet B. Schäfer R. Kussler B.Schäfer K. Helf M. Gros Sitzung vom Neue Sitzungsformen: Harmonisierung der Sitzungsformen im LPM (Klausurtagung, IL9 ) Layoutvorschriften: Klärung ob diese fürs LPM noch gelten oder ob ein eigenes Layout möglich ist? Leiter LPM Leiter LPM 4/5

5 3 MU/PA Programmheft: werden hinsichtlich der gewünschten Änderungen überarbeitet; MU werden als Formulare genutzt und in die Formularbox eingestellt 4 Formularbox: die Formulare in Wordformat werden gegen pdf- Formulare getauscht (ausfüllbare Textfelder) 5 Layout QM-Handbuch: das Handbuch soll in Wordformat umgewandelt werden N. Glied N. Glied Th. Meyer 5/5