An a l l e Schulen. a) Schülerstammblätter - 90 Jahre nach der letzten Eintragung; b) Klassenbücher 3 Jahre nach Ende des betreffenden Schuljahres;

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1 An a l l e Schulen Ihr Zeichen, Unser Zeichen/GZ BearbeiterIn TEL Datum Ihre Nachricht /1/2004 HRn Mag. Eva-Maria Sand DW office@ssr-wien.gv.at FAX Aufbewahrungsfristen von in Schulen zu führenden ER I: 101 Aufzeichnungen und Amtsschriften ER II: 300 und 604 ER IIIB: 610 Hinsichtlich der Aufbewahrung und Ausscheidung der in Schulen zu führenden Amtsschriften und Unterlagen ist Folgendes zu beachten: 1. Laut Verordnung des BMUKS vom 11. August BGBl. Nr. 449, über die Aufbewahrungsfristen von in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen, dem Erlass des Stadtschulrates vom , Zl. zu /3/1987, und dem Erlass des Stadtschulrates für Wien vom , Zl /6/99, sind aufzubewahren: a) Schülerstammblätter - 90 Jahre nach der letzten Eintragung; b) Klassenbücher 3 Jahre nach Ende des betreffenden Schuljahres; c) Prüfungsprotokolle über Einstufungsprüfungen ( 3 Abs. 6 SchUG), Aufnahms- und Eignungsprüfungen ( 6 bis 8 SchUG), Feststellungs- und Nachtragsprüfungen ( 20 Abs. 2 bis 4 SchUG), Wiederholungsprüfungen ( 23 SchUG), Einstufungsprüfungen bei Überspringen von Schulstufen ( 26 Abs. 3 SchUG), Aufnahmsprüfungen bei Übertritt ( 29 Abs. 5 SCHUG) sowie kommissionellen Prüfungen ( 71 Abs. 5 SchUG) - 3 Jahre nach abgelegter Prüfung; d) Prüfungsprotokolle über Reifeprüfungen einschließlich Zusatzprüfungen zu Reifeprüfungen, Befähigungsprüfungen und Abschlussprüfungen ( 34 bis 41 SchUG), (z. B. Reifeprüfungsprotokoll: Hauptbogen und Einlagebogen) - 60 Jahre nach Abschluss der Prüfung; Beilagen zu diesen Prüfungsprotokollen jedoch nur 3 Jahre nach Abschluss der Prüfung, sofern diese nicht alleine die Prüfungsgebiete sowie Teil- und Gesamtbeurteilungen belegen (z. B. Beiblätter 1-4 zum Reifeprüfungsprotokoll sowie Klausurarbeiten); A-1010 Wien, Wipplingerstraße 28; DVR ;

2 e) Prüfungsprotokolle über Externistenprüfungen, aa) über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes aller Unterrichtsgegenstände einer Schulstufe oder einer Schulart (Form bzw. Fachrichtung einer Schulart) - 60 Jahre nach Abschluss der Prüfung, bb) die einer Reife-, Befähigungs- oder Abschlussprüfung entsprechen - 60 Jahre nach Abschluss der Prüfung, cc) über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes eines bestimmten Unterrichtsgegenstandes in einer bestimmten Schulstufe - 30 Jahre nach abgelegter Prüfung, dd) über die nicht erfolgreiche Prüfung jedoch 3 Jahre nach Abschluss der Prüfung. Beilagen zu den in sublit. aa) bis cc) genannten Prüfungen jedoch nur 3 Jahre nach Abschluss der Prüfung, sofern diese nicht allein die Prüfungsgebiete sowie die Beurteilungen in den Prüfungsgebieten sowie allfällige Gesamtbeurteilungen belegen. Soweit eine Aufzeichnung den Inhalt mehrerer genannter Aufzeichnungen enthält, ist die jeweils längste Aufbewahrungsfrist anzuwenden. 2. Gemäß Verordnung des Stadtschulrates für Wien vom über die Aufbewahrungsfristen von an Schulen zu führenden Aufzeichnungen, (Z /3/- 1987) sind aufzubewahren: Gesundheitsblätter und sonstige schulärztliche Unterlagen (Protokolle des Schularztes etc.) - 7 Jahre nach der letzten Eintragung, Protokolle von Lehrerkonferenzen und Lehrfächerverteilungen - 7 Jahre nach der Erstellung, Stundenpläne - 3 Jahre, Schülergruppenbücher (für leistungsdifferenzierten Unterricht) sowie Klassenbuch und Katalog für Polytechnische Schulen - Sammelklassen - 3 Jahre, Tests und Aufzeichnungen der Lehrer über die Mitarbeit der Schüler - 1 Jahr nach der Erstellung. 3. Hinsichtlich der übrigen an Schulen zu führenden Amtsschriften wird Folgendes festgelegt: Nachstehende Amtsschriften und Unterlagen sind wie folgt aufzubewahren: 3.1 Zweitschriften von: Entscheidungen des Schulleiters, betreffend Aufnahme als außerordentlicher Schüler ( 4 SchUG) sowie über den Aufschub von Aufnahmsprüfungen anlässlich eines Übertrittes ( 29 Abs. 5 SchUG),

3 Entscheidungen der Klassenkonferenz, sowie allfällige Berufungsentscheidungen betreffend die (Nicht)Berechtigung zum Aufsteigen bzw. den (nicht) erfolgreichen Abschluss der letzten Schulstufe, Entscheidungen betreffend die Nichtzulassung zur Reifeprüfung, Entscheidungen betreffend die Einstufung und Umstufung von Schülern von Hauptschulen und Polytechnischen Schulen in Leistungsgruppen, schriftliche Entscheidungen betreffend die Anwendung von Erziehungsmitteln sind (ausgenommen an allgemein bildenden Pflichtschulen) im Schülerstammblatt abzulegen und wie dieses aufzubewahren - 90 Jahre. 3.2 Benachrichtigung von einer Verhinderung am Schulbesuch, Abmeldung vom Religionsunterricht - 1 Jahr. 3.3 Alle Eingaben und Erledigungen nach dem Schulunterrichtsgesetz, für die keine andere Aufbewahrungsfrist festgelegt ist - 7 Jahre (dazu zählen insbesondere auch Anmeldungen und Abmeldungen vom Schulbesuch), alle Anträge und Ansuchen gemäß 68 SchUG (mit Ausnahme von Benachrichtigungen von einer Verhinderung am Schulbesuch - siehe 3.2) und Ansuchen um Ausstellung von Zeugnisduplikaten. 3.4 Andere Eingaben von Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen und deren Erledigungen bzw. schriftliche Mitteilungen der Schule, Schriftverkehr mit Schulbehörden und sonstigen Stellen, statistische Aufzeichnungen der Schule über Schularbeiten u.ä., Supplierbücher, Unterlagen über Mehrdienstleistungen - 7 Jahre 4. Schularbeiten sind gemäß 7 Abs. 10 der Leistungsbeurteilungsverordnung, BGBl. Nr. 371/1974, i. d. F. BGBl. II Nr. 35/1997, nach dem Ende des Schuljahres 1 Jahr lang 5. Schulpartnerschaft: 5.1 Die Wahlakten über die Durchführung der Wahl der Schülervertreter (Wahlkundmachung, Wahlvorschläge, Stimmzettel, Niederschrift) sind gemäß 12 Abs. 9 der Verordnung des Bundesministers für Unterricht und Kunst, BGBl. Nr. 388/1993 i. d. F. der Verordnung des Bundesministers für Unterricht und Kunst, BGBl. II Nr. 142/1997, über die Wahl der Schülervertreter vom Klassenvorstand in einem Umschlag unter Verschluss bis zur nächsten Wahl 5.2 Die Wahlakten über die Wahl der Klassenelternvertreter (Wahlkundmachung, Wahlvorschläge, Stimmzettel, Niederschrift) sind gemäß 10 der Verordnung des Bundesministers für Unterricht, Kunst und Sport, BGBl. Nr. 285/88, vom Klassenlehrer oder Klassenvorstand in einem Umschlag unter Verschluss bis zur nächsten Wahl

4 5.3 Die Wahlakten über die Wahl des Schulgemeinschaftsausschusses sind gemäß 5 Abs. 5 bzw. 11 Abs. 2 der Verordnung des Bundesministers für Unterricht, Kunst und Sport über die Wahl des Schulgemeinschaftsausschusses, BGBl. Nr. 389/1993, in einem Umschlag unter Verschluss bis zur nächsten Wahl 6. Verfahrensvorschriften für die Verrechnung des Bundes (VV): 6.1 Für Besoldungsunterlagen und Besoldungsaufschreibungen gemäß Punkt 2.81 der Verfahrensvorschrift für die automatisierte Bundesbesoldung (VAB) beträgt die Aufbewahrungsfrist, soweit durch ein Bundesgesetz bzw. im Folgenden nichts anderes bestimmt wird - 7 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Wirksamkeit bzw. die Gültigkeit der Besoldungsunterlagen bzw. -aufschreibungen endet. Die Aufbewahrungsfrist wird unterbrochen, wenn gegen einen Bediensteten ein Disziplinar- bzw. Strafverfahren eingeleitet wurde. Nachweisungen der anspruchsbegründenden Nebengebühren sind drei Jahre Folgende Besoldungsaufschreibungen sind ein Jahr aufzubewahren: Besoldetenstandliste, Hebeliste - Verbotsüberweisung, Schuldnerliste, Nachweisung der Bundesforderungen und Erläge, die sonstigen Nachweisungen gemäß TZ 6.14, ausgenommen das FS-Tagebuch. 6.2 Für Bundesschulen gilt: Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen sind gemäß der Allgemeinen Kassenvorschrift (AKV) bzw. der Allgemeinen Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift (AVZ) durch 7 Jahre aufzubewahren, soweit ein Bundesgesetz nicht anderes bestimmt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Finanzjahres, auf das sich die Unterlage oder Aufschreibung bezieht. Die Aufbewahrungsfrist gilt nicht, wenn die Unterlagen die Begründung, Aufhebung oder Abänderung von dinglichen oder obligatorischen Rechten oder Belastungen darstellen. Dies gilt auch dann, wenn gegen Bedienstete oder gegen sonstige Personen (z. B. Empfangsberechtigter) eine Untersuchung anhängig ist und die damit in Zusammenhang stehende Belege und Aufschreibungen bis zur Erledigung des Verfahrens benötigt werden (Für Pflichtschulen siehe Punkt 9). 6.3 Inventar- und Materialaufschreibungen sowie die Belege und sonstigen Unterlagen zu diesen Aufschreibungen sind gemäß 33 der Richtlinien für die Sachenverwaltung des Bundes (RSB=RIM, RVB, RUB) durch 7 Jahre Die Frist von 7 Jahren beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Verwendungszweck der Aufschreibungen, Belege und sonstigen Unterlagen weggefallen ist.

5 7. Schulchroniken, die an den Schulen geführt werden, bzw. Jahresberichte der höheren Schulen, sind 20 Jahre aufzubewahren und anschließend an das Wiener Stadt- und Landesarchiv, Rathaus, weiterzuleiten 8. Aufzeichnungen und Amtschriften betreffend einzelne Bedienstete an den Schulen sind nach dem Ausscheiden des Betreffenden aus dem Dienst an der jeweiligen Schule an den Stadtschulrat für Wien zu schicken. 9. Erlässe des Stadtschulrates für Wien, die Angelegenheiten von dauernder Bedeutung betreffen (im Bereich der allgemein bildenden Pflichtschulen insbesondere solche, die mit Erlassregistraturnummern versehen sind) sind so lange aufzubewahren, bis mit einem späteren Erlass das Ausscheiden ausdrücklich angeordnet wird. Alle übrigen Erlässe können nach Verstreichen des aktuellen Anlasses, auf den sie sich beziehen, ausgeschieden werden. 10. Hinsichtlich der Unterlagen, die im Pflichtschulbereich Zahlungsvorgänge mit der Magistratsabteilung 56 bzw. das Inventar betreffen, wird auf die diesbezüglichen besonderen Vorschriften der Magistratsabteilung 56 hingewiesen. 11. Impflisten sind (getrennt von allen übrigen schulärztlichen Unterlagen) an der Schule - 30 Jahre Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (ausgenommen 7. und 8.) sind die Unterlagen in einer Form zu vernichten, welche sicherstellt, dass sie nicht unbefugten Personen zur Kenntnis gelangen, erforderlichenfalls ist Kontakt mit dem Stadtschulrat für Wien (Wirtschaftsstelle) herzustellen. Erlässe, die die Aufbewahrung von Amtsschriften der MA 56 betreffen, werden durch diese Regelungen nicht berührt. Dieser Erlass ersetzt die Erlässe des Stadtschulrates für Wien vom , Zl /3 1987, ER I/101, vom , Zl. zu /3/1987, ER I/101, ER II/300 u. 604, vom , Zl /6/99, ERI/ 101, ER II/300 u. 604, ER IIIB/610 Anlage: Übersicht Für die Amtsführende Präsidentin: Dr. Wolfgang Reiter e.h. Senatsrat