Viel Potenzial! Optimierung der Betriebskosten

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1 Die Klinikimmobilie der nächsten Generation Frankfurt/Main Viel Potenzial! Optimierung der Betriebskosten Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Ingenieurkammer Niedersachsen) fm.benchmarking 2013 in Kooperation mit GEFMA, RealFM, BREEAM DE Fachhochschule Münster Fachbereich Architektur Prof. Uwe Rotermund Ingenieurgesellschaft mbh & Co KG Leiter Benchmarking Lehrstuhl Immobilien-Lebenszyklus-Management Facility Management In der Mönchemühle Pfennigbreite 8 D Höxter uwe.rotermund@fh-muenster.de Tel.: +49/5271/ Mobil: +49/160/ uwe.rotermund@rotermundingenieure.de U. Rotermund/2013 Seite: 1

2 U. Rotermund/2013 Seite: 2 Lebenszyklusmanagement ein Vergleich Anschaffung: Nutzungsdauer: 15 Jahre ND pro Jahr: h/a Anschaffung: Nutzungsdauer: 50 Jahre ND pro Jahr: h/a Kaufpreis Verbrauch Nutzungsdauer Wiederverkaufswert Werkstattkosten Wartungszyklen Versicherungskosten Eingesetzte Materialien Schadstoffausstoss Errichtungskosten Primärenergieverbrauch Nutzungsdauer Wiederverkaufswert Werkstattkosten Wartungszyklen Versicherungskosten Eingesetzte Materialien Schadstoffausstoss Fotos: Porsche/ BIC Consult

3 U. Rotermund/2013 Seite: 3 ABLAUF, VORGEHENSWEISE

4 U. Rotermund/2013 Seite: 4 Die grundlegende Fragestellung Personalbedarf Interne Leistungen Kosten je Abteilung Betriebskonzept Leistungen Facility Management Verträge Dienstleister Kosten Facility Management Externe Leistungen Leistungsinhalte Geschuldete Leistungen Sonderleistungen Markt/ Wettbewerb

5 U. Rotermund/2013 Seite: 5 Muster: Höhe der Kosten von Klinikimmobilien Lebenszykluskosten (nicht diskontiert) Lebenszykluskosten (diskontiert) 6% 1% 14% 6% 0% 24% Errichtungskosten Nutzungskosten Sanierungskosten (Schätzung) Verwertungskosten Errichtungskosten Nutzungskosten Sanierungskosten (Schätzung) Verwertungskosten 79% 70%

6 U. Rotermund/2013 Seite: 6 Ausgewählte Kennzahlen (nicht-disk.) für Klinikimmobilien Kostenart Spez. Kosten Einheit Bemerkung Errichtungskosten /m² BGF nur KG Nutzungskosten 161 /m² BGF *a ohne Kapitalkosten Sanierungskosten 884 /m² BGF (40a) Verwertungskosten 80 /m² BGF (40a) Lebenszykluskosten /m² BGF (40a)

7 U. Rotermund/2013 Seite: 7 Der richtige Weg zur Optimierung 1 Datenaufnahme Kosten 2 FM-Check Leistungen 3 Auswertung Kosten/Leistungen 4 Umsetzung d. Maßnahmen

8 U. Rotermund/2013 Seite: 8 Kennzahlenvergleich Flächeneffizienz Nutzfläche/Nettogrundfläche 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% ø

9 U. Rotermund/2013 Seite: 9 Kennzahlenvergleich Instandhaltungskosten Instandhaltungskosten/ m² NGF *a 90,00 80,00 70,00 60,00 Analyse der Differenz 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00

10 U. Rotermund/2013 Seite: 10 Gebäudesteckbrief Bezugszeitraum 2012 Mustergebäude Adressierung Internes Geb.Kürzel MUS-001 Straße, Nr. Musterstr. 1 PLZ, Ort Musterstadt Gebäudedaten Nutzungsart Bürogebäude Baujahr 1956 Brutto-Grundfläche m² Nutzfläche m² Brutto-Rauminhalt m³ Anzahl der Arbeitsplätze 55 Sanierungsstand Letzte energetisch Voll-Sanierung der KGR 300 und 400 im Jahr 1994 Errichtungskosten KGR KGR Nutzungskosten der 1. Ebene [pro m² BGF] Technisches GM 17,49 Ver- und Entsorgung 11,12 Infrastrukturelles GM 14,60 Kaufmännisches GM 5,31 Mehrjahresvergleich 30,00 20,00 10,00 0, Technisches GM Ver- und Entsorgung Infrastrukturelles GM Kaufmännisches GM Mehrjahresvergleich Nutzungskosten pro Jahr absolut [pro m² BGF] Abw. Kennz. vom BM Abw. Kennz. zum Vorjahr Technisches GM 42,0 T 17,49 Instandhaltung 32,3 T 13,45-13,2% -7,7% Techn. Betriebsführung 5,1 T 2,14-9,3% -4,5% Dokumentieren 2,3 T 0,94 10,6% -3,1% Energiemanagement 2,3 T 0,96 7,9% -10,3% Ver- und Entsorgung 26,7 T 11,12 Elektroenergie 13,8 T 5,74-17,8% -2,5% Heizenergie 8,9 T 3,71-4,9% 1,1% Wasser 1,3 T 0,53-13,1% -17,2% Entsorgung 2,7 T 1,14-8,8% 2,7% Infrastrukturelles GM 35,0 T 14,60 Reinigungs- und Pflegedienste (Gebäude) 18,8 T 7,84-15,0% -5,1% Außenanlagendienste 5,1 T 2,11-4,1% 14,7% Interne Postdienste 3,5 T 1,44-26,9% 5,9% Hausmeisterdienste 7,7 T 3,21 17,2% 11,8% Einzelkostenarten Abweichungsanalyse Kaufmännisches GM 12,7 T 5,31 Kostenplanung + Kontrolle 5,9 T 2,47 12,8% -3,9% Objektbuchhaltung 1,6 T 0,66-37,1% 8,2% Vertragsmanagement 2,0 T 0,84-13,4% 2,4% Versicherungen 3,2 T 1,34 24,1% -2,9% Quelle: Rotermund, Mustersteckbrief Gesamtnutzungskosten 116,4 T 48,52

11 U. Rotermund/2013 Seite: 11 Welches sind die Kostentreiber in Klinikimmobilien? Kostenart Optimierung in Praxisprojekten Bemerkung Instandhaltungskosten Externe Verträge, interne Leistungen, Instandhaltungsraten Heizenergiekosten Vorhandene Energieberichte, -optimierungsvorschläge Elektroenergiekosten Weniger optimiert als Heizenergiekosten Reinigungskosten Oft bereits extern ausgeschrieben, Reinigungskataster Betriebsführungskosten Oft nicht bekannt, interner Aufwand Infrastrukturelle Leistungen Personalkosten Kapitalkosten Personalbedarfsermittlung, historischer Aufbau der Organisation

12 U. Rotermund/2013 Seite: 12 Beispiele interner Benchmarking Berichte

13 U. Rotermund/2013 Seite: 13 ZWEI ANSÄTZE ZUR DATENERFASSUNG U. OPTIMIERUNG

14 U. Rotermund/2013 Seite: 14 Vor- und Nachteile der Verfahren Benchmarking Vorteile: Nutzungskostenberechnung Vorteile: Schneller durchzuführen Weniger Daten zur Aufnahme Gute Vergleichsdaten Sehr gut zur Kostenoptimierung Bestand Nachteile: Nur Vergleich mit statistischen Daten Vergleichsdaten müssen angepasst werden Teilweise unklare Kostenarten Genaue Berechnung, angepasst auf das Gebäude Sehr gut für Gebäude mit Sondernutzungen Berechnungen werden auf Betriebskonzept angepasst Gestufter Aufbau mit zunehmenden Detaillierungsgrad Nachteile: Aufwendiger als das Benchmarking Empfehlung für: Bestandsgebäude Empfehlung für: Neubauten oder Bestandsgebäude (mit wenig Vergleichsdaten)

15 U. Rotermund/2013 Seite: 15 fm.benchmarking Bericht 2012/2013 Daten im Pool: > m 2 BGF Gebäudetypen, u.a.: Bürogebäude Industriegebäude Laborgebäude Bankgebäude Unterrichts- und Bildungsgebäude Sport- und Mehrzweckhallen Kliniken/Krankenhäuser Handelsimmobilien Wohnimmobilien Pflegeeinrichtungen Veröffentlicht seit Januar 2013

16 U. Rotermund/2013 Seite: 16 Für Sie machen wir Äpfel und Birnen vergleichbar!

17 U. Rotermund/2013 Seite: 17 Organisation des fm.benchmarking Herausgeber Wissenschaftliche Unterstützung Kooperierende Verbände

18 U. Rotermund/2013 Seite: 18 Daten im fm.benchmarking Bericht 2012/2013 Statistische Auswertung Strukturierter Aufbau Clusterung

19 U. Rotermund/2013 Seite: 19 Ausgewählte Ergebnisse (Büro) Entwicklung Kosten TGM und Energie 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 TGM Energie/Medien Expon. (TGM) Expon. (Energie/Medien) 5,00 0, Die Energie- und Medienkosten sind seit 2005 gestiegen. Die Bezugskosten sind gestiegen, die Verbräuche z.t. zurückgegangen Die TGM-Kosten sind seit 2005 deutlich gestiegen oft das Ergebnis einer höheren Technisierung

20 U. Rotermund/2013 Seite: 20 Woran orientieren, was ist unser Ziel? Optimierungsziel

21 U. Rotermund/2013 Seite: 21 ENERGIEKOSTEN SIND WICHTIG, IHR ANTEIL AN DEN LZK NIMMT AB!

22 U. Rotermund/2013 Seite: 22 Aktueller Trend Anforderung Auswirkungen IH-Rate: ~ 4-5%/a Einzelraumregelung IH-Rate: ~ 2-3%/a Kontrollierte Be- und Entlüftung

23 LZK bei ND = 50 Jahre U. Rotermund/2013 Seite: 23 Anteil der Ver- und Entsorgung an LZK Barwert Ver- und Entsorgung Lebenszykluskosten Büro Industrie Labor Banken Schulen Sporthallen Krankenhäuser

24 U. Rotermund/2013 Seite: 24 FM-CHECK OPTIMIERUNG INTERNER LEISTUNGEN

25 U. Rotermund/2013 Seite: 25 Ablauf zur Ermittlung der internen FM-Kosten GNKR-Berechnung Kostenart 1 Kostenart n Dienstleistung Material Dienstleistung Material Personalkostenäquivalent Personalkostenäquivalent Personalbedarf Kostenart 1 Personalbedarf Kostenart n

26 U. Rotermund/2013 Seite: 26 FM-Check als Grundlage zur Optimierung (1)

27 U. Rotermund/2013 Seite: 27 FM-Check als Grundlage zur Optimierung (2)

28 U. Rotermund/2013 Seite: 28 EXTERNE LEISTUNGEN OPTIMIEREN!

29 U. Rotermund/2013 Seite: 29 Vertragskataster, struktureller Aufbau Lfd. Nr. Gewerk Auftragnehmer Vertragskosten pro Jahr Sonderleistungen in 2012 Gleitklausel Laufzeit Kündigungsf rist Gesamtkosten Vertragsbeginn Optimierung möglich 1 Heizungstechnik Weishaupt 1.350, , , Ja 5 a 3 Monate zum Jahresende ja 2 RLT-Anlage 4711 Müller 2.200,00 500, , Ja 1 a 12 Monate zum Jahresende ja 3 MSR-Technik Schaltanlagen Neuberger 4.850, , , Ja 3 a 6 Monate zum Quartal ja 4 MSR-Technik DDC Honeywell 1.900, , , Ja 1 a 12 Monate zum Jahresende Evtl. n

30 spez. Kosten TGM [ /m² BGF *a] U. Rotermund/2013 Seite: 30 Potenziale am Beispiel techn. Gebäudemanagement fm benchmarking Ausschreibung Expon. (fm benchmarking) Expon. (Ausschreibung)

31 U. Rotermund/2013 Seite: 31 Schematischer Ablauf von Ausschreibungen - Leistungsinhalte 1 Ausschreibungsvorbereitung (1) Übernahme bisherige Verträge, Übernahme Unterlagen aus Planung Besprechung von möglichen Outsourcing-Szenarien, Störungsprioritäten/Verfügbarkeit Wirtschaftlichkeitsberechnungen Eigen- und Fremdleistungen Empfehlung zur Ausschreibungsstrategie 2 Ausschreibungsvorbereitung (2) Festlegen des Bieterkreises (überregional/regional), Matrix zur Bieterbewertung Klärung der Ausschreibungsstruktur (LV, Lose, Titel, Positionen) Erstellen Vertragsmuster und Leistungsbeschreibung Erstellen Massenteil des LV s 3 Angebotsphase und Angebotsauswertung Beantwortung der Bieterfragen, Vor-Ort-Begehung mit den Anbietern Kaufmännische u. technische Angebotsprüfung Erstellen des Preisspiegels Vergabeverhandlungen, min. 2 Bietergespräche, Vergabe der Leistungen 4 Start-Up Einweisung des Dienstleisters, Übergabeinspektion Detaillierte Erläuterung der Anforderungen Sicherstellen Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit Technisches und kaufmännisches Berichtswesen 5 Zyklische Kontrolle Stichprobenartige Überprüfung der Leistungen Überprüfung der Rechnungsstellung Feststellen des Erfüllungsgrades der Dienstleistungen Aktivierung Bonus-Malus-Regelung

32 U. Rotermund/2013 Seite: 32 Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Woche Nr. Arbeitsschritt Strategie Ausschreibung 2 Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb 3 Rücklauf Teilnahmewettbewerb 4 Auswertung Teilnahmewettbewerb 5 Festlegung Bieterkreis 6 Bestandsaufnahme Basisdaten 7 Erstellung Vertrag 8 Erstellung Leistungsbeschreibung 9 Erstellung Massenteil 10 Zusammenstellung Ausschreibung 11 Versand Ausschreibung 12 Angebotserstellung 13 Angebotseingang 14 Kaufm. Angebotsprüfung 15 Technische Angebotsprüfung 16 Bietergespräche 1 17 Überarbeitung Angebote 18 Bietergespräche 2 19 Vergabeentscheidung 20 Beauftragung 21 Start-Up-Phase 22 Beginn Dienstleistungserbringung

33 U. Rotermund/2013 Seite: 33 ZIELWERTDEFINITION FÜR NEUBAUTEN U. SANIERUNGEN

34 U. Rotermund/2013 Seite: 34 Zielwertmatrix Planung Bau Betrieb Beginn HOAI- Ph. 2 Ph. 3 Ph. 5 Betriebs- Fertigstellung konzept Betrieb 1. Jahr Betrieb 2. Jahr Festlegung Überprüfung Kriterium Einheit Zielwert Lebenszykluskosten [50a] /m² BGF < Primärenergieverbrauch kwh/m² EBF *a < 80 Endenergieverbrauch kwh/m² EBF *a < 55 Errichtungskosten < TGM-Kosten /m² BGF *a < 25 IGM-Kosten /m² BGF *a < 40 Nutzungsdauern TGA a > 25 Ökologische Kriterien.. <.. Festlegung Zielwerte vor Planungsbeginn Überprüfung nach HOAI-Phasen Überprüfung während Errichtung Überprüfung im Betrieb Anpassungen bei Abweichungen

35 Zusammenfassung Bericht Bestellung per Mail oder Formular an senden Kosten: MwSt. + Versand Bestellung ab sofort möglich Teilnahme Für das fm.benchmarking 2013/2014 anmelden Teilnahme kostenlos fm.benchmarking Bericht 2013/2014 kostenlos Möglichkeit individueller Auswertungen und Detailanalysen Datenaufnahme bis August 2013 Detailanalyse Vergleichsdatenbasis fm.benchmarking Daten Ausschreibungsergebnisse Nutzungskostenberechnungen Individuelle Vereinbarung Individuelle Termine U. Rotermund/2013 Seite: 35

36 U. Rotermund/2013 Seite: 36 ZUSAMMENFASSUNG Klinikimmobilien haben die höchsten Betriebskosten aller Gebäudetypen Die Kosten/Kennzahlen sind oft nur schwer zu erheben Nur wenige Kostenarten sind optimiert Das Einsparpotenzial kann bis zu 35% betragen Fangen Sie mit Ihrer Kostenoptimierung an! Das Tagesgeschäft muss kein Hindernis sein! Nutzen Sie eine erprobte und bewährte Vorgehensweise