Optimale Bestellmenge

Transkript

1 Optimale Bestellmenge Optimal order quantity Begriff Bei der Planung der Bestellmengen muss die Einkaufsabteilung eines Betriebes die entstehenden Kosten grundsätzlich möglichst gering halten. Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die Summe aus Lager- und Bestellkosten am geringsten ist. Zielkonflikt zwischen Lager- und Bestellkosten Die Beschaffung größerer Mengen in größeren Zeitabständen verursacht relativ hohe Lager kosten. Die Beschaffung kleinerer Mengen in kleineren Zeitabständen verursacht relativ hohe Bestell kosten. Beispiel Die OfficeCom AG ermittelt in der nachstehenden Tabelle die optimale Bestellmenge für den Laserdrucker LD 2, der vor einiger Zeit in das Sortiment aufgenommen wurde, aufgrund folgender Bedingungen: Pro Jahr werden aufgrund der Nachfrage 2. Laserdrucker benötigt. Eine Bestelleinheit um fasst eine Palette mit 5 Laserdruckern. Im Jahr werden somit 4 Paletten benötigt. Unser Lieferer berechnet bei jeder Bestellung unabhängig von der Menge 2, für die Auftragsbearbeitung. Die OfficeCom AG kalkuliert ebenfalls unabhängig von der Bestellmenge 2, für die Arbeitsvorgänge beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung ein. Eine Palette mit 5 Laserdruckern verursacht während der Lagerdauer durchschnittliche Lagerkos ten (anteilige Lagerverwaltungskosten und Zins kos ten für das in der Ware gebundene Kapital) von 5,. In einem Jahr besteht die Möglichkeit, bis zu sechzehnmal zu bestellen. Ermittlung der optimalen Bestellmenge Laserdrucker LD 2 Mögliche Anzahl der Bestellungen bei unserem Lieferer pro Jahr Bestellmenge Paletten Lagerkosten Bestellkosten , 4, 2.4, , 8, 1.8, 4 1 5, 16, 66, , 32, 57, 1 4 2, 4, 6, , 64, 765, Bei der Ermittlung der optimalen Bestellmenge (siehe Tabelle) sind für die OfficeCom AG folgende Fragen zu klären: a) Bei welcher Bestellhäufigkeit sind die Gesamt kosten am geringsten? (hier: bei 8 Bestellungen pro Jahr = 57, ) b) Wie viel Paletten müssen jeweils bestellt werden, um die Summe aus Lager- und Bestellkosten zu minimieren (optimale Bestellmenge)? (hier: 5 Paletten) 2.5, Optimale Bestellmenge 2., Lagerkosten 1.5, 1., niedrigste 5, Bestellkosten 4 Bestellmenge (Paletten)

2 ABC-Analyse ABC-Analysis Begriff Die ABC-Analyse ist ein Verfahren zur wirtschaft lichen Bewertung der zu beschaffenden und zu lagernden Güter und dient damit der Wirtschaftlichkeitskontrolle. Die jeweiligen Artikel werden entsprechend des Verkaufs nach ihrem Mengenanteil und nach ihrem Wert anteil am gesamten Einkaufs- bzw. Warenvolumen des Lagers in A-, B- und C-Güter eingeteilt. A-Güter haben einen hohen Wertanteil, jedoch nur ei- nen geringen Mengenanteil am Gesamt volumen. B-Güter haben einen mittleren Wert- und Men gen anteil am Gesamtvolumen. C-Güter haben nur einen geringen Wertanteil, jedoch e inen hohen Mengenanteil. Aufgrund der Einordnung in diese Klassen sollen dann entsprechend angepasste wirtschaftliche Maßnahmen für die einzelnen Artikel angestrebt werden. Wirtschaftliche Maßnahmen als Konsequenz aus der ABC-Analyse 6 Bei der Gruppe A ist aus wirtschaftlichen Gründen ei ne gründliche Marktanalyse und Lieferantensuche sowie -aus wahl erforderlich, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. Weiterhin sollte eine ge naue Waren dis position und Bestandsführung sowie -überwachung angestrebt werden. Bei der Gruppe C sollte die Senkung der Beschaffungs- und Lager kosten im Vordergrund stehen (z. B. durch Sammelbestellungen oder telefonische Bestellungen). Güter der Gruppe B, die weder der Gruppe A noch der Grup pe C zugeordnet werden, sollten entsprechend mit mög lichst geringem wirtschaftlichen und organisatorischen Aufwand betreut werden. Beispiel Die OfficeCom AG will das Lager für die Bauteilkomponenten einer umfangreichen Modellserie (Serie 51) wirtschaftlich optimieren. Zu diesem Zweck soll zu Beginn eines neuen Quartals u. a. für flexible Verbindungselemente eine ABC- Analyse zur Wirtschaftlichkeitskontrolle durchgeführt werden. Dazu soll zunächst der Anteil der einzelnen Artikel an der Gesamtverbrauchsmenge und am Gesamtverbrauchswert ermittelt werden, um eine entsprechende Rangfolge für die Einordnung in die A-, B-, und C-Klasse festlegen zu können (siehe Tabelle). Modellserie 51 / Flexible Verbindungselemente Artikel nach Verbrauchsmengen und Verbrauchswerten Art.-Nr. Verbrauchsmengen Verbrauchswerte Artikelgruppe Einheiten Anteil % Rangfolge preis Warenwert Anteil % Rangfolge , , 7.59, 38,24 1 A , , 6.75, 34, 2 A , , , 18,7 3 B ,62 2 3, ,5 6,8 4 C ,48 1 1,49 715,2 3,6 5 C Gesamt , 19.85,7 1, Wertanteil in % 1 9, , A-Güter B-Güter C-Güter ,3 17,9 Mengenanteil in %

3 Bestellverfahren der Vorratsbeschaffung Different kinds of reordering goods Bestellpunktverfahren Die Bestellung erfolgt beim Erreichen eines bestimmten Lagerbestandes (Bestellpunkt). Wird er erreicht, erfolgt eine Meldung zur Nachbestellung vom Lager an den Einkauf. Daher wird dieser Bestellpunkt auch als Meldebestand und das Verfahren als Meldebestandsverfahren bezeichnet. Bestellrhythmusverfahren Die Bestellung erfolgt jeweils in einem festen zeitlichen Rhythmus, also in gleichbleibenden Zeitintervallen, so dass die Bestellmengen zur Erreichung des Höchstbestandes je nach gerade erreichtem Lagerbestand unterschiedlich hoch sein können. Höchstbestand Höchstbestand Bestellpunkt: bei Erreichen des Meldebestandes (MB) Mindestbestand Zeit Zeitraum Bestellung Bestellung Zeitraum Bestellung Bestellrhythmus: Bestellung in regelmäßigen Zeitintervallen Mindestbestand Zeit Bei der Festlegung des Bestellpunktes, also des entsprechenden Lagerbestandes, müssen Liefer zeit, Tagesverbrauch sowie ein Min destbestand (eiserne Reserve) des Artikels berücksichtigt werden. Das Bestellpunktverfahren ist bei unregelmäßigem Verbrauch sinnvoll, wenn der Bestellpunkt (Meldebe stand) fortlaufend angepasst wird, um zu niedrige bzw. zu hohe Bestände zu vermeiden. Das Bestellrhythmusverfahren ist nur bei relativ kon stantem Verbrauch sinnvoll. Bei wechselnden Ver brauchsmengen aufgrund von Nachfrageschwankun gen besteht schnell das Risiko zu geringer oder zu hoher Lagerbestände. Eigenfertigung oder Fremdbezug? Make or buy? Insourcing/Outsourcing Unternehmen entscheiden, ob sie Güter und Dienstleistungen selbst erstellen oder einkaufen. Entscheidet man sich dafür, bisher im eigenen Unternehmen erstellte Leis tungen von anderen erstellen zu lassen, spricht man von Outsourcing. Umgekehrt bedeutet die Erstellung bis her fremder Leistungen in eigener Regie Insourcing. Einflussgrößen und Kostenvergleich Kosten Sicherheit (Unabhängigkeit vom Lieferanten) betriebliche Einflussnahme auf Endleistung ökologische Aspekte (z. B. Entsorgung) organisatorischer Aufwand Qualifikation des Personals Werden nur die Kosten zur Entscheidung herangezogen, kann ab einer bestimmten Menge (kritische Menge) die Eigenfertigung günstiger sein als der Fremdbezug (Fixkostendegression durch Auslastung der teuren Maschinen). Beispiel: Das Unternehmen kann ein bisher selbst gefertigtes Teil auch von einem Lieferanten be ziehen: Kosten der Eigenfertigung: Kosten des Fremdbezugs: K f = 12., ; kv = 2, Bezugspreis: 5, K E = x K F = 5 x Bei der Entscheidung Eigenfertigung oder Fremdbezug spielen neben den Kosten auch die übrigen Einflussgrößen und deren Gewichtung eine Rolle. Die kritische Menge ist die Menge, bei der die Kosten von Eigenfertigung und Fremdbezug gleich hoch sind und bei der langfristig über die Beschaffungsalter native entschieden werden muss. Kosten () 4 K F K E Kritische Menge: x = 5 x x = 4 Menge ()

4 Anfrage Enquiry/Inquiry Anfrage Betriebswirtschaftliche und rechtliche Bedeutung der Anfrage Eine Anfrage dient der Geschäftsanbahnung und Information und ist unverbindlich. Allgemeine Anfrage: Bitte um Zusendung von allgemeinem Informations ma terial (z. B. Katalog), gegebenenfalls mit Mustern. Spezielle Anfrage: Bitte um spezielle Informationen über die Lieferung von bestimmten Artikeln, ggf. mit Mustern. Aufbau und Inhalt einer Anfrage 1. Grund der Anfrage 2. Nennen der gewünschten Ware 3. Angabe der erforderlichen Menge 4. Erfragen der Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen 5. Hinweis auf gewünschten Liefertermin aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, 5. Aufl., Braunschweig 212, S. 18 Textbausteine zur Anfrage Anfrage Aufbau und Inhalt Formulierungvorschläge 1. Grund der Anfrage Ihre Erzeugnisse sind uns von einem anderen Unternehmen empfohlen worden. Wir werden in nächster Zeit mehrfach Bedarf an haben und bitten um ein Angebot. Wir haben Ihre Anzeige in der Fachzeitschrift vom gelesen und bitten um ein Angebot über: 2. Nennen der gewünschten Ware Wir erwarten ein ausführliches Angebot über: Wir interessieren uns für Für eine Sonderaktion benötigen wir 3. Angabe der erforderlichen Menge Wir benötigen. Beachten Sie bitte, dass für unser Unternehmen nur große Mengen infrage kommen. 4. Erfragen der Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen Bitte schreiben Sie uns, ob Sie die Artikel in der erforderlichen Menge binnen Tagen liefern können. Informieren Sie uns auch über Ihre Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. 5. Hinweis auf gewünschten Liefertermin Wir benötigen die Ware bis zum Die Artikel müssen in der Kalenderwoche geliefert werden. aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, Lehrerband, 3. Aufl., Braunschweig 212, S

5 Angebot und Angebotsvergleich Offer/Comparison of offers Betriebswirtschaftliche und rechtliche Bedeutung des Angebotes Ein vollständiges Angebot enthält Angaben über: Ware, Preis, evtl. Rabatt, Verpackungs- und Beförderungskosten, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Außerdem enthält es den Erfüllungsort (Ort, an dem der Schuldner seine Leistungen zu erfüllen hat) und den Gerichtsstand (Sitz des Gerichtes, das im Streitfall zuständig ist). Ein Angebot ist grundsätzlich verbindlich. Falls ein Lieferant sich nicht binden will, muss das Angebot entweder zeitlich befristet sein oder sogenannte Freizeichnungsklauseln (z. B. unverbindlich, freibleibend ) enthalten. Widerruf Ein Angebot kann widerrufen werden. Der Widerruf muss vor oder gleichzeitig mit dem Angebot eintreffen (z. B. als Fax). Anpreisungen Bei Schaufensterauslagen und Anzeigen in Zeitungen oder Zeitschriften handelt es sich nicht um Angebote, sondern um sogenannte Anpreisungen, die sich an die Allgemeinheit richten und daher unverbindlich sind. 6 Aufbau und Inhalt eines Angebotes Eingehen auf Anfrage (verlangtes Angebot) oder Vorstellen des Unternehmens (unverlangtes Angebot) Beschreiben des Artikels bzw. des Sortiments aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, 5. Aufl., Braunschweig 212, S. 28 Nennen der Angebotsbedingungen (Preise, Lieferungsu. Zahlungsbed., Lieferzeit, Erfüllungsort, Gerichtsstand) freundl. Abschlusssatz (Hoffnung auf Bestellung) Beurteilungskriterien (Angebotsvergleich) quantitatives Kriterium Einstandspreis bestimmt durch: Listenpreis Lieferrabatt Lieferskonto/ Zahlungsziel Bezugskosten Verpackungskosten Transportkosten Es sollte ein möglichst günstiger Einstandspreis erzielt werden. Angebotsvergleich Ziel Ermittlung des Lieferanten, bei dem bestellt werden soll Entscheidungskriterien qualitatives Kriterium Qualitative Gesichtspunkte können das Kriterium des Einstandspreises relativieren. aus: Bentin, Margit u. a.: Beschaffungsprozess, Lehrerband, 3. Aufl., Braunschweig 212, S. 125 Beispiel für einen Preisspiegel Artikel-Nr.: x Artikel: Laserdrucker Datum: x Lieferant: Angebot vom: Bestellmenge: A x 15 B x 15 Qualität der Ware Liefermenge Lieferzeit Zuverlässigkeit des Lieferanten Verhalten des Lieferanten bei Reklamationen Kulanz des Lieferanten Kundendienst des Lieferers Gewährleistungsbedingungen I. Quantitativer Vergleich: pro Gesamt pro Gesamt Listeneinkaufspreis Rabatt 1.29, 15 % 19.35, 2.92, , 12 % , 2.385, = Zieleinkaufspreis Lieferskonto 2 %/ 1 Tage = Bareinkaufspreis + Verpackungskosten + Transportkosten frei Haus ,5 328, ,55 3 %/ 14 Tage frei Haus 17.49, 524, ,3 = Einstandspreis 1.74, , , ,3 II. Qualitativer Vergleich: (siehe auch S. 261) Mindestbestellmenge Lieferzeit vier Wochen drei Wochen Kundendienst unbekannt gut weitere qualitative Kriterien Bestellung bei neuer Anbieter stellt zuverlässige und langlebige Geräte her abhängig von der Gewichtung der Kriterien