Concur Geschäftsreisereport 2013

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1 IQ Concur Geschäftsreisereport 2013 e

2 38 Milliarden Euro Geschäftsreiseausgaben aber wofür? Expense IQ :

3 Der Geschäftsreisereport bietet Einblick in die Entwicklung von Reisekosten und Spesen sowohl weltweit als auch regional. 3 Expense IQ : 2013

4 Liebe Leser, Ausgaben für Geschäftsreisen sind der zweitgrößte, kontrollierbare Kostenblock in den meisten Unternehmen - gleich nach Löhnen und Gehältern. Allein in Deutschland sind im letzten Jahr 166,3 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt worden. Aber wo fließt das ganze Geld hin und wofür geben Geschäftsreisende ihr Geld eigentlich aus? Und wie haben sich die Ausgaben im Jahresvergleich entwickelt? Eine detaillierte Reisekostenanalyse ermöglicht riesige Einsparpotentiale. Expense IQ :

5 Warum ein integriertes System für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung? Um wettbewerbsfähig zu bleiben ist es wichtig, permanent die Ergebnisse zu verbessern sowie Potenziale zur Kostenreduzierung zu erkennen und auszuschöpfen. Die Anforderung immer bessere und noch genauere Kostenprognosen aufzustellen, um Budgets präzisieren zu können, steigt stetig. Effiziente Systeme für die gesamte Reisekostenverwaltung können diese Anforderungen bereits erfüllen. Ein detaillierter Einblick wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt und wie es gegenüber Mitbewerbern platziert ist, können Ihnen einen echten Vorteil verschaffen. An dieser Stelle gibt Ihnen unser Geschäftsreisereport 2013 Einblicke in die Entwicklung von Reisebuchungen und Geschäftsreiseausgaben und das sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene. Wir hoffen, Sie können durch unsere Analyse weitere Einblicke in Ihre eigenen Unternehmensausgaben gewinnen zum Beispiel als Denkanstoß, ob ihre Vertragsraten mit Leistungsanbietern im Vergleich hoch oder niedrig sind. Dies kann Ihnen zukünftig dabei helfen, Ihre Budgets für Geschäftsreisen noch besser zu definieren und Prozesse anhand intelligenter Eckdaten zu optimieren. Inhalt Weltweite Reisekosten Geschäftsreise-Ziele Top 10 Ausgabenkategorien Expense IQ : 2013

6 Weltweite Reiseausgaben Expense IQ :

7 Highlights 2012 lagen die durchschnittlichen Reisekosten pro Geschäftsreisenden bei 2523,00 im Quartal. Die durchschnittlichen Ausgaben für Geschäftsreisen sind insgesamt von 2011 auf 2012 um 4,5% gefallen. Der stärkste Rückgang wurde in Q registriert. In den einzelnen Ausgabenkategorien verzeichnet mit 11,1% den höchsten Rückgang, gefolgt von Mietwagen (-9,1%) und Flugkosten (-8,2%). Die Ausgaben für Übernachtungen sind im Vergleich zum Vorjahr um 3,8% gesunken. Mobile ist ein Muss: der Einsatz von mobilen Endgeräten für die Geschäftsreise (Smartphone/Tablet) hat sich im Vergleich zum Vorjahr verdreifacht. Dabei entfallen 72,7% auf Apple (ios), 14,6% auf Android und 12,7% auf Blackberry. Unternehmen, die ihre Prozesse für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung optimieren wollen, sollten daher von Beginn an eine sichere und stabile mobile Strategie planen. 7 Expense IQ : 2013

8 Geschäftsreiseausgaben pro Person Die Grafik Geschäftsreiseausgaben pro Person zeigt die durchschnittlichen Ausgaben eines Geschäftsreisenden pro Quartal. Als Geschäftsreisende werden dabei alle Mitarbeiter eines Unternehmens definiert, die Reisekostenabrechnungen im Unternehmen einreichen. Im Jahr 2012 sind die durchschnittlichen Ausgaben pro Person um 4,5% gesunken (von 2.642,00 auf 2.523,00 ). Fast 93% dieses Rückgangs entfallen auf das vierte Quartal Zwar sind saisonal bedingte Rückgänge der Ausgaben in dieser Zeit zu erwarten, ein Abfall um 17% gegenüber dem vierten Quartal aus 2011 ist jedoch außergewöhnlich hoch. Betrachtet man das erste bis dritte Quartal 2012 so sind diese fast identisch zu den jeweiligen Quartalen aus $4, $3, $3, $3,591 $3,488 $3,402 $3,171 $3,603 $3,528 $3,318 $2,629 $2, $2, $1, $1, $ $0.00 Q Q Q Q Q Q Q Q Expense IQ :

9 Geschäftsreiseausgaben pro Kategorie Betrachtet man die Ausgaben im Detail und bricht diese auf einzelne Ausgabenkategorien herunter, zeigt sich, dass der Hauptanteil des Rückgangs der Ausgaben in Q auf (-22% gegenüber Q4 2011), Unterhaltung (-21%), Flugkosten (-18%) und Bodenverkehr (-18%) entfallen. Auch die Ausgaben für Übernachtungen und Fahrtkosten (PKW) sind im Vergleich um 11% zurückgegangen. Daraus kann man ableiten, dass Ausgaben näher am Standort oder Wohnort der Mitarbeiter verursacht wurden und Ausgaben für Flüge, oder Unterhaltung seltener notwendig waren. Robert Mahowald (IDC) spricht von einem Closer-to-Home -Effekt, der laut IDC durch das Zustandekommen von lokalen Cluster - Meetings entsteht. Mitarbeiter mieten technisch gut ausgestattete Tele-Konferenzräume z.b. in Universitäten, Business Centern oder Hotels in ihrer Umgebung und nutzen diese dann für Meetings unter Einsatz hochwertiger Videoübertragunstechnologien. Anstatt dass alle Teilnehmer der Besprechung an einen Ort reisen, trifft man sich in Clustern an zwei bis drei Orten. Dies ist eine Beobachtung, die wir gerade in finanziell schwierigen Zeiten immer häufiger sehen werden so Mahowald. Flugkosten Unterhaltung Bodenverkehr (Taxi, Bahn, ÖPNV) Fahrtkosten (PKW) Mietwagen Telekommunikation Büro/Verwaltung Meetings Sonstige Summe Ausgaben (pro Person Q Q Q Q Ø ,65 650,99 637,45 513,33 620,40 523,85 523,45 480,43 451,81 491,87 274,27 265,59 243,69 234,53 252,87 137,44 137,87 133,81 139,04 137,07 140,08 139,43 127,08 124,09 131,98 98,13 101,51 104,57 94,26 99,50 80,52 82,24 80,35 70,70 78,08 74,38 68,68 67,21 64,10 68,19 55,10 50,10 51,07 48,03 50,81 40,96 40,29 34,36 34,85 37,34 658,49 652,18 685,73 691,40 673, , , , , ,54 Q Q Q Q Ø 2012 Veränderung ggü. Vorjahr 671,11 627,42 583,49 422,82 569,70-8,2% 514,84 521,81 465,17 403,62 473,29-3,8% 250,05 247,13 225,4 184,18 224,92-11,1% 141,98 141,59 134,3 110,02 131,13-4,3% 137,72 138,82 124,61 102,23 124,88-5,4% 103,05 102,56 99,87 79,83 95,72-3,8% 77,49 77,57 73,90 57,21 71,01-9,1% 68,28 65,90 64,27 48,18 61,13-10,4% 50,08 45,13 45,15 36,00 43,74-13,9% 36,98 43,77 43,54 34,57 39,64 +6,2% 750,04 731,73 720,64 565,91 687,31 +2,1% 2801, , , , ,47-4,5% 9 Expense IQ : 2013

10 Geschäftsreiseausgaben pro Person pro Quartal Expense IQ :

11 3, , , , , Q Q Q Q Q Q Q Q LEGENDE: Flugkosten Unterhaltung Fahrtkosten (PKW) Büro/Verwaltung Bodenverkehr Mietwagen Meetings (Taxi, Bahn, ÖPNV) Telekommunikation Sonstige 11 Expense IQ : 2013

12 Geschäfts- Reise Ziele Expense IQ :

13 Nachfolgend finden Sie die beliebtesten Ziele für Geschäftsreisen. Und jeweils die durchschnittlichen Kosten für,, Transport und Unterhaltung. 13 Expense IQ : 2013

14 TOP 25 Die am häufigsten besuchten Städte* weltweit und welche Kosten sie verursachen Diese Tabelle zeigt die am häufigsten von Geschäftsreisenden besuchten Städte weltweit (auf Basis der verbuchten Hotelübernachtungen) und deren durchschnittlichen Kosten für, Unterhaltung, Transport und. Unterhaltung Transport Summe Auch 2012 ist London die meistbesuchte Stadt für Geschäftsreisen und auch die TOP 4 der beliebtesten Städte weltweit hat sich im Vergleich zum Vorjahr nicht verändert. Die Städte sind nach ihrer Anzahl der verbuchten Hotelübernachtungen sortiert und beinhalten nur Städte außerhalb der USA. Unterhaltung Transport Summe London, Großbritannien 39,70 123,56 38,51 198,48 400,25 Amsterdam, Niederlande 35,34 113,22 34,47 123,06 306,09 Shanghai, China 31,62 77,94 13,31 96,12 218,99 Calgary, Kanada 35,38 87,97 26,14 102,05 251,54 Singapur 44,32 108,02 16,03 153,96 322,33 Vancouver, Kanada 39,46 113,68 18,64 103,91 275,69 Peking, China 34,78 71,85 13,03 97,07 216,73 Shenzhen, China 27,48 64,44 13,22 79,76 184,90 Tokyo, Japan 49,21 198,03 27,33 145,76 420,33 Sydney, Australien 54,58 112,61 37,24 201,60 406,03 Toronto, Kanada 44,36 131,63 23,67 104,81 304,47 Dubai, V.A.E. 53,17 127,76 18,99 155,40 355,32 Hong Kong 44,38 110,48 17,89 160,57 333,32 Bangkok, Thailand 30,41 78,85 21,54 90,22 221,02 Paris, Frankreich 38,53 111,45 39,38 171,29 360,65 Mumbai, Indien 17,64 63,23 14,24 90,25 185,36 Mexiko Stadt, Mexiko 29,36 86,71 16,00 92,07 224,14 Madrid, Spanien 31,03 86,25 23,34 114,76 255,38 São Paulo, Brasilien 32,93 110,15 22,40 123,28 288,76 Taipeh, Taiwan 38,88 57,72 18,37 120,83 235,80 Montreal, Kanada 41,02 114,98 20,38 92,02 268,40 Dublin, Irland 30,65 103,09 24,91 112,86 271,51 Bangalore, Indien 20,74 61,51 18,31 76,61 177,17 Kuala Lumpur, Malaysia 29,52 53,97 14,53 89,02 187,04 * auf Basis von Hotelübernachtungen Frankfurt, Deutschland 26,09 83,78 31,09 136,55 277,51 Expense IQ :

15 TOP 10 Die am häufigsten besuchten Städte* der USA Die Top 10 Liste der am häufigsten besuchten Städte der USA bleibt im Vergleich zum Vorjahr nahezu unverändert. Der einzige Unterschied ist der Platztausch von Orlando und Houston. Die Städte sind nach ihrer Anzahl der verbuchten Hotelübernachtungen sortiert. New York City, New York Unterhaltung Transport $65.28 $ $36.33 $ $ Summe Las Vegas, Nevada $43.14 $ $28.08 $99.08 $ Chicago, Illinois $36.19 $ $32.71 $ $ San Francisco, Kalifornien $43.69 $ $38.91 $ $ Houston, Texas $33.78 $ $32.39 $90.93 $ Orlando, Florida $37.21 $ $30.72 $99.94 $ Atlanta, Georgia $29.19 $ $44.82 $94.20 $ San Diego, Kalifornien $41.56 $ $33.35 $ $ Charlotte, North Carolina $33.60 $99.83 $29.06 $85.72 $ Dallas, Texas $33.65 $ $39.26 $93.25 $ * auf Basis von Hotelübernachtungen 15 Expense IQ : 2013

16 TOP 10 Die teuersten Städte für Geschäftsreisen außerhalb der USA Australien belegt auch 2012 wieder drei der ersten vier Plätze unter den 10 teuersten Städten für Geschäftsreisen im internationalen Vergleich. Wären die USA in dieser Liste mit aufgeführt, wäre New York auf Platz 9. Brisbane, Australien Unterhaltung Transport Summe $57.47 $ $55.30 $ $ Tokyo, Japan $63.19 $ $35.37 $ $ Sydney, Australien $70.27 $ $48.00 $ $ Perth, Australien $60.98 $ $36.07 $ $ London, Großbritannien $51.10 $ $49.51 $ $ Stockholm, Schweden $60.10 $ $51.86 $ $ Melbourne, Australien $63.49 $ $47.48 $ $ Zürich, Schweiz $52.69 $ $54.83 $ $ Paris, Frankreich $49.49 $ $50.68 $ $ Dubai, V.A.E. $68.36 $ $24.38 $ $ Expense IQ :

17 TOP 10 Die teuersten Städte für Geschäftsreisen in den USA New York City bleibt auch 2012 die teuerste Stadt für Geschäftsreisen innerhalb der USA. New York City, New York Unterhaltung Transport Summe $65.34 $ $36.44 $ $ San Francisco, Kalifornien $43.65 $ $38.95 $ $ Garden City, New York $66.59 $ $72.77 $ $ Washington, D.C. $38.00 $ $44.45 $ $ Boston, Massachusetts $42.76 $ $36.95 $ $ Long Island City, New York $41.60 $ $27.23 $ $ Chicago, Illinois $36.11 $ $32.72 $ $ Miami, Florida $48.53 $ $29.09 $ $ Las Vegas, Nevada $43.16 $ $28.27 $98.34 $ Santa Clara, Kalifornien $35.44 $ $50.53 $ $ Expense IQ : 2013

18 Top Ausgabenkategorien Expense IQ :

19 Kosten für Zusatzleistungen auf der Geschäftsreise Die Kosten für Zusatzleistungen auf der Geschäftsreise sind ein unterschätzter Anteil der Geschäftsreiseausgaben, den viele Unternehmen bislang nicht beachten oder diese Ausgaben nicht gesondert erfassen. Die Reisekostenverwaltung von Concur ermöglicht es Unternehmen, diese spezifischen Kategorien sehr detailliert und lückenlos zu erfassen. So können Unternehmen alle tatsächlichen Kosten erfassen, die z.b. in den Bereich Flugreisen gehören. Die von Concur ermittelte Ausgabensumme im Bereich Flugreisen ist von 2011 bis 2012 von über 23 Millionen Euro auf über 45 Millionen Euro gestiegen. Inflight Entertainment weist dabei einen Rückgang von über 20% auf. Upgrades sind nahezu gleichbleibend. Kosten für Nebenleistungen erfassen, zuordnen und analysieren zu können ist Ziel von Reisekostenmanagement-Tools, die Unternehmen zunehmend einführen so Mahowald von IDC. So wie das Zuordnen der Belege in die jeweilige Ausgabenkategorie, sollte auch die genaue Betrachtung der Ausgabenkategorien Ihnen bei der Entscheidung über den Umgang mit Ausnahmen der Reisekostenrichtlinie (z.b. Upgrades) helfen und das entweder schon bei der Buchung oder bei der Freigabe der Reisekostenabrechnung. Die fundierte Datenanalyse hilft, kluge Entscheidungen zur Anpassung der Richtlinien zu treffen Veränderung Airline Clubs 112,51 142, % Gepäck 22,44 23, % Inflight Entertainment 10,49 7, % Priority-Zugang 13,48 15, % Stornierungskosten 50,27 55, % Sitzplätze/Upgrades 111,6 110,77-0.7% 19 Expense IQ : 2013

20 TOP 10 Ausgabenkategorien weltweit Insgesamt sind die durchschnittlichen Transaktionskosten der meisten Ausgabenkategorien im Vergleich zum Vorjahr gefallen. Dabei sind die Ausgaben für Meetings und Flüge am wenigsten gesunken. Spitzenreiter sind die Ausgaben für mit fast 8% weniger als im letzten Jahr. Lediglich die Ausgaben für Bahnfahrten sind um 4,24% gestiegen. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Veränderung Transaktion 23.44% 24.03% 105,58 109, % Flugkosten 22.22% 23.18% 453,39 457, % 10.33% 10.97% 31,33 33, % Bodenverkehr* 7.08% 7.13% 22,78 24, % Unterhaltung 5.20% 5.12% 88,98 93, % Meetings 2.07% 1.13% 218,21 218, % Telekommunikation 2.04% 2.20% 54,24 56, % Benzin 1.81% 1.95% 53,80 56, % Mietwagen 1.71% 1.83% 167,35 177, % Bahn 1.55% 1.47% 50,53 48, % * Taxi, Bahn, ÖPNV Expense IQ :

21 TOP 10 Ausgabenkategorien Deutschland Deutschland verzeichnet in fast allen Kategorien einen Anstieg der Ausgaben - die einzigen Ausnahmen sind und Bodenverkehr. Wechselkurs bedingte Auswirkungen wurden bei der Gegenüberstellung nicht berücksichtigt. Die höchsten Anstiege in den Ausgaben sind bei Telekommunikation, Bahn und Benzin zu beobachten. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung 29.89% 29.30% % Flugkosten 20.56% 23.61% % 12.83% 12.90% % Bodenverkehr* 8.16% 8.08% % Mietwagen 4.18% 4.24% % Unterhaltung 3.15% 3.14% % Bahn 2.72% 2.90% % Benzin 2.55% 2.79% % Fahrtkosten (PKW) 1.85% 1.87% % Telekommunikation 1.22% 1.33% % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro EUR** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM 21 Expense IQ : 2013

22 TOP 10 Ausgabenkategorien Großbritannien In Großbritannien sind die Ausgaben für Bahn, Fahrtkosten (PKW) und Benzin um mehr als 5% im Vergleich zum Vorjahr gestiegen - im Gegensatz dazu sind die durchschnittlichen Kosten pro Transaktion für Flüge um fast 9% gesunken. Dies lässt darauf schließen, dass Geschäftsreisende in Großbritannien Kosteneinsparungen hauptsächlich durch die Nutzung günstigerer Reisealternativen realisieren. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung Flugkosten 28.85% 30.27% % 20.11% 19.82% % Bodenverkehr* 8.16% 8.20% % 7.25% 7.62% % Unterhaltung 4.97% 4.91% % Bahn 3.61% 3.16% % Fahrtkosten (PKW) 2.27% 2.28% % Telekommunikation 2.17% 2.28% % Benzin 1.47% 1.52% % Schulungen 1.35% 1.41% % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro GBP** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM Expense IQ :

23 TOP 10 Ausgabenkategorien Frankreich Der Euro ist von 2011 auf 2012 um 7,77% gegenüber dem Dollar gefallen. Berücksichtigt man diese Wechselkursänderung, zeigt sich, dass die Ausgaben in Frankreich in den meisten Kategorien gestiegen sind, wobei Mietwagen, Unterhaltung und Bodenverkehr den höchsten Anstieg verzeichnen. Die Ausgaben für sind hingegen gesunken, dennoch sind die skosten in Frankreich im internationalen Vergleich am höchsten. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung 27.19% 27.60% % Flugkosten 17.17% 18.75% % 13.29% 13.12% % Bodenverkehr* 9.35% 8.94% % Unterhaltung 5.17% 4.58% % Bahn 2.98% 3.40% % Benzin 2.94% 3.50% % Fahrtkosten (PKW) 2.11% 1.90% % Mietwagen 1.95% 2.03% % Meetings 1.85% 2.97% % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro GBP** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM 23 Expense IQ : 2013

24 TOP 10 Ausgabenkategorien USA In den USA sind die durchschnittlichen Kosten pro Transaktion für, Schulungen und Telekommunikation im Vergleich zum Vorjahr gestiegen. Die Ausgaben für Meetings, und Mietwagen sind im Vorjahresvergleich deutlich gesunken. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung Flugkosten 25.03% 26.38% $ $ % 19.48% 19.07% $93.88 $ % 9.22% 10.05% $37.17 $ % Unterhaltung 5.75% 5.78% $ $ % Bodenverkehr* 4.16% 4.15% $36.37 $ % Mietwagen 3.63% 3.82% $ $ % Telekommunikation 1.97% 1.95% $78.31 $ % Büro/Verwaltung 1.84% 1.99% $ $ % Schulungen 1.60% 1.64% $ $ % Meetings 1.45% 1.61% $ $ % * Taxi, Bahn, ÖPNV * Taxi, Bahn, ÖPNV Expense IQ :

25 TOP 10 Ausgabenkategorien Kanada Die einzige Ausgabenkategorie in Kanada mit einem nennenswerten Anstieg im Vergleich zum Vorjahr ist. % of total spend Average Transaction Amount Increase/ Decrease Flugkosten 21.02% 22.17% $ $ % 15.68% 15.76% $ $ % 9.41% 9.90% $41.68 $ % Unterhaltung 5.64% 5.52% $ $ % Bodenverkehr* 4.46% 4.35% $32.58 $ % Fahrtkosten (PKW) 3.10% 3.14% $66.68 $ % Telekommunikation 2.58% 3.52% $87.75 % % Mietwagen 2.67% 2.72% $ $ % Gebühren 1.98% 2.43% $ $ % Schulungen 1.71% 1.89% $ $ % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro CAN** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM 25 Expense IQ : 2013

26 TOP 10 Ausgabenkategorien Australien Die Ausgaben für und Unterhaltung, gemessen an den Kosten pro Transaktion, sind im Vergleich zum Vorjahr signifikant gesunken. Ausgaben für und Bodenverkehr sind dem gegenüber gestiegen. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung Flugkosten 26.25% 29.26% $ $ % 14.51% 13.28% $ $ % 6.71% 7.33% $61.03 $ % Bodenverkehr* 6.41% 6.61% $47.53 $ % Unterhaltung 4.12% 4.58% $ $ % Schulungen 2.10% 2.06% $ $ % Mietwagen 1.87% 1.90% $ $ % Büro/Verwaltung 1.85% 2.01% $ $ % Gebühren 1.73% 1.57% $ $ % Telekommunikation 1.54% 1.81% $ $ % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro AUD** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM Expense IQ :

27 TOP 10 Ausgabenkategorien Hong Kong Die durchschnittlichen Kosten pro Transaktion sind in Hong Kong von 2011 auf 2012 weitestgehend gestiegen. Dabei sind die Ausgaben für Telekommunikation um fast 25% gestiegen und auch Ausgaben für Bodenverkehr und Unterhaltung sind deutlich höher als im Vorjahr. Der einzige Rückgang von Ausgaben ist in Hong Kong bei den skosten zu beobachten. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung Flugkosten 34.96% 37.55% $9, $8, % 24.99% 26.85% $1, $1, % 9.34% 9.83% $ $ % Unterhaltung 5.86% 4.63% $1, $1, % Bodenverkehr* 5.75% 5.33% $ $ % Telekommunikation 3.38% 2.17% $ $ % Meetings 0.75% 0.65% $3, $2, % Gebühren 0.68% 0.66% $ $ % Schulungen 0.54% 0.60% $3, $3, % Bahn 0.39% 0.39% $ $ % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro HKD** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM 27 Expense IQ : 2013

28 TOP 10 Ausgabenkategorien Indien Die Indische Rupie ist um 12,4% gegenüber dem Dollar innerhalb des letzten Jahres gefallen. Berücksichtigt man diese Wechselkursänderung, kann man beobachten, dass Flugkosten in Indien um 18% gestiegen sind. Die durchschnittlichen Kosten pro Transaktion für Bahnfahrten sind in Indien um 58% gestiegen - parallel dazu sind die Ausgaben für Benzin um 4,2% gesunken. Die steigenden Benzinpreise sind in Indien also nicht der Grund für die hohen Ausgaben bei Bahn- und Flugtickets. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung 31.65% 34.47% 4, , % Flugkosten 25.59% 22.33% 14, , % Bodenverkehr* 7.50% 7.15% % 7.40% 7.94% 1, , % Telekommunikation 3.93% 3.39% 1, , % Unterhaltung 2.44% 2.28% 3, , % Benzin 1.63% 1.84% 2, , % Mietwagen 1.51% 1.48% 2, , % Fahrtkosten (PKW) 1.05% 1.01% % Bahn 0.88% 0.48% 2, , % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro INR** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM Expense IQ :

29 TOP 10 Ausgabenkategorien Japan Japan blickt auf starke Rückgänge in den durchschnittlichen Kosten pro Transaktion für Flugkosten (-10,14%), (-11,69%) und Unterhaltung (-9,06%) zwischen 2011 und Fahrtkosten (+15,04%) und Telekommunikationskosten (+7,23%) sind hingegen deutlich gestiegen. der Gesamtkosten Ø-Kosten pro Transaktion Veränderung 23.30% 21.51% 12, , % Flugkosten 14.28% 16.29% 61, , % Bodenverkehr* 14.17% 12.32% 2, , % 11.26% 11.18% 4, , % Unterhaltung 8.16% 8.63% 19, , % Bahn 6.74% 7.24% 3, , % Benzin 1.11% 1.52% 8, , % Meetings 0.82% 0.80% 9, , % Fahrtkosten (PKW) 0.78% 0.97% 6, , % Telekommunikation 0.67% 0.76% 6, , % * Taxi, Bahn, ÖPNV Durchschnittlicher Jahreswechselkurs, USD pro JPY** % * Taxi, Bahn, ÖPNV **Quelle: OANDA.COM 29 Expense IQ : 2013

30 Tipps für optimiertes Reisemanagement und Reisekostenverwaltung Unternehmen die bereits best-practice Prozesse und automatisierte Systeme einsetzen, können ihre Ausgaben rund um die Geschäftsreise optimal verwalten und analysieren. Prozesse sind hier nicht nur deutlich effizienter, auch die Transparenz ist höher. Die Auswertung der eigenen Daten liefert detaillierte Einblicke in die Ausgabenstruktur der Geschäftsreisen. Expense IQ :

31 10 Tipps für Ihr Unternehmen 1. Werten Sie Ihre Ist-Ausgabendaten aus. Auch ohne automatisierte Prozesse kann Ihnen Ihre Buchhaltung Informationen über die Ausgabendaten Ihres Unternehmens zusammenstellen. Die Auswertung dieser Daten kann Ihnen dabei helfen, Ihre Reisekostenrichtlinie begründbar aufzustellen oder zu verändern. Unternehmen, die bereits einen automatisierten Prozess einsetzen, können die Informationen früherer Ausgaben schnell und einfach im System abrufen. 2. Nutzen Sie bestehende Marktanalysen und sprechen Sie mit Gleichgesinnten. Es gibt viele Informationsquellen, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Unternehmen mit dem Markt oder Wettbewerbern in Bezug auf Reisemanagement und Reisekostenverwaltung zu vergleichen. Aber auch Gleichgesinnte können nützliche Tipps liefern: internationale Geschäftsreisevereinigungen (z.b. GBTA oder VDR), Marktforschungsinstitute (z.b. Aberdeen Group) oder lokale und regionale Verbände bieten Studien und Marktanalysen zum Thema Reisekosten und Geschäftsreise und zeigen dabei häufig auch best-practice Prozesse auf. 3. Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur. Gerade bei der Reisekostenrichtlinie gibt es keine universell einsetzbare Lösung die für jedes Unternehmen passend ist. Aber einige grundsätzliche Regeln und Vorgaben sind wichtig um Mitarbeitern ein Gefühl zu vermitteln, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und an welchen Stellen das Reiseverhalten etwas verändert werden sollte. 4. Überzeugen Sie erst die Entscheider. Viele gute Ideen und Vorschläge werden niemals umgesetzt, da die Entscheider nicht rechtzeitig eingebunden und überzeugt werden. Nehmen Sie die Entscheider mit an Bord und überzeugen Sie die Geschäftsleitung. Proaktivität wird sehr geschätzt und durch rechtzeitige Ankündigung geben Sie der Unternehmensleitung die Möglichkeit Ihre Vorschläge in der Strategieplanung zu berücksichtigen. 5. Wählen Sie den besten Anbieter für Ihre Anforderungen. Prozessumstellungen sind nicht selten ein schwieriges und zeitaufwendiges Unterfangen den richtigen Partner für Ihre Anforderungen zu finden ist dabei entscheidend für den Erfolg des Projektes. Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters auf das Verständnis für die unternehmensindividuellen Anforderungen, einfache Umsetzbarkeit und flexible Anpassungsmöglichkeiten und das auch im Nachhinein. 6. Nutzen Sie Daten für Verhandlungen mit Leistungsanbietern. Die unterschiedlichen Preise, die Unternehmen zahlen, legen den Schluss nahe, dass Verhandlungen mit Leistungsanbietern zu signifikanten Kosteneinsparungen führen können. Mit den umfassenden Analyse- und Reporting Funktionen von Concur können auch kleinere Unternehmen Potentiale erkennen und Verträge mit Leistungsanbietern neu verhandeln. 7. Realisieren Sie Einsparungen durch die automatische Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. Buchungen bei bevorzugten Anbietern, die Reduzierung ausschweifender Ausgaben und die schnelle, korrekte Freigabe von Reisekosten all diese Bestandteile einer Reisekostenrichtlinie können Ihrem Unternehmen helfen, bares Geld zu sparen. Concur ermöglicht es Unternehmen ihre Reisekostenrichtlinie direkt in die Komplettlösung zu integrieren. Die Richtlinie wird so in jedem Schritt des Geschäftsreiseprozesses automatisch angewandt von der Reisebuchung bis hin zur Rückerstattung. Als Experte auf dem Gebiet Reise-und Reisekostenmanagement kann Ihnen Concur bei der Reduzierung von Kosten mit Hilfe einer auf Branchen-Best-Practices beruhenden und individuell für Ihr Unternehmen angepassten Reisekostenrichtlinie helfen. 8. Kleinere Unternehmen sollten sich nach neuen Angeboten umsehen. Sie müssen kein Großkonzern sein um Geschäftsreiseausgaben reduzieren zu können. Viele Lösungsanbieter bieten spezielle Angebote für kleinere Unternehmen an um sich in diesem wachsenden Markt neu zu positionieren. Sprechen Sie mit Ihrem aktuellen Reiseanbieter, oder mit Unternehmen wie Concur diese können Ihnen durch Angebote oder Dienstleistungen speziell für kleinere Unternehmen helfen, ihr Geschäftsreisebudget optimal zu nutzen. 9. Kennen Sie Ihre Zahlen. Ohne detaillierten Einblick in Ihre Reisekosten ist es nahezu unmöglich, die Kontrolle darüber zu behalten. Wenn Sie die Ausgaben außerhalb Ihrer Reisekostenrichtlinie vermindern oder die Ausnahmefälle bei der Freigabe und Zahlung von Reisekostenabrechnungen reduzieren wollen, sollte der erste Schritt die Automatisierung beider Prozesse sein. Dies betrifft sowohl die Planung und Buchung der Geschäftsreisen als auch die Erstellung der Reisekostenabrechnung, sowie deren Prüfung, Freigabe und Zahlung. Dies bietet Ihnen volle Transparenz und ermöglicht dem Unternehmen genaue Erfolgsmessungen der angestrebten Ziele. 10. Vergleichen Sie sich mit dem Wettbewerb. Es ist wichtig zu verstehen wie die Geschäftsreiseausgaben Ihres Unternehmens im Vergleich zu denen ihrer Mitbewerber aussehen. Der Vergleich kann Ihnen dabei helfen Rückschlüsse auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu ziehen und Ihnen aufzeigen, welche Bereiche Sie fokussiert betrachten und ggf. überarbeiten sollten. 31 Expense IQ : 2013

32 Expense IQ Expense IQ :

33 Methodik Wer wir sind und wie wir diese Analyse erstellt haben Concur ist führender Anbieter einer automatisierten Lösung für das gesamte Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung. Im Jahr 2012 haben unsere Anwender ein Ausgabevolumen von mehr als 38 Milliarden Euro generiert und über die Reisekostenverwaltung von Concur abgewickelt. Mit den vorliegenden Daten ist Concur in der Lage, Aussagen über Geschäftsreiseausgaben zu treffen und zu vergleichen, ob und welchen Einfluss regionale sowie andere Faktoren auf die Ausgaben eines Unternehmens haben. Alle Daten wurden anonym ausgewertet; es bestand zu keiner Zeit ein Bezug der Daten zu den jeweiligen Kunden. Kundensensible Informationen sind nicht in die Erhebung eingeflossen. Concur Sie sind schon Concur Kunde? Dann haben Sie bereits Zugang zu vielen wichtigen Reportund Analyse -Funktionen in Ihrer Concur Lösung, die Ihnen dabei helfen können, die Ausgaben für Geschäftsreisen so zu reduzieren oder zu verändern wie es für Ihr Unternehmen am besten ist. Sie sind auf dem besten Weg Kosten zu senken und Ressourcen besser auszuschöpfen. Sie brauchen mehr Informationen? Rufen Sie uns kostenlos an unter Lyoner Strasse Frankfurt DEUTSCHLAND Concur 33 Expense IQ : 2013