Von CMS-, ECM-, und EIM-Systemen

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1 Strategic Bulletin November 2013 Von CMS-, ECM-, und EIM-Systemen Wer leistet was? Konzepte Auswahlkriterien Fallstricke Kostentreiber

2 Copyright Dieses Strategic Bulletin wurde von IT Research verfasst. Alle Daten und Informationen wurden mit größter Sorgfalt und mit wissenschaftlichen Methoden recherchiert und zusammengestellt. Eine Garantie in Bezug auf Vollständigkeit und Richtigkeit wird ausgeschlossen. Alle Rechte am dieses Strategic Bulletin, auch die der Übersetzung, liegen bei dem Autor. Daten und Informationen bleiben intellektuelles Eigentum von IT Research im Sinne des Datenschutzes. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Photokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung durch IT Research repro duziert oder unter Verwendung elektronischer Verfahren verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. IT Research übernimmt keinerlei Haftung für eventuelle aus dem Gebrauch resultierende Schäden. Copyright 2013 IT Research, Aying Disclaimer Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen etc. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. In diesem Werk gemachte Referenzen zu irgendeinem spezifischen kommerziellen Produkt, Prozess oder Dienst durch Markenname, Handelsmarke, Herstellerbezeichnung etc. bedeutet in keiner Weise eine Empfehlung oder Bevorzugung durch die IT Research. Gastbeiträge in diesem Strategic Bulletin sind freie Meinungsäußerungen der Sponsoren und geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers wieder. ISBN IT Research November Titel

3 Strategic Bulletin: ECM sverzeichnis 1. Einführung Im Spannungsfeld von WCM, CM und ECM Content im Web Content im ECM Die fünf i des Web Content Management Innovationen Beispiel Alfresco Visionär in Gartners Magic Quadrant Beispiel Sitecore 7.0 Customer Engagement Plattform Beispiel FirstSpirit Content Integration par excellence Trend Smart Process Applications Case Studies Transactio managt Dokumenten-Prozesse schnell und flexibel Sitecore liefert eine digitale Reise für bedeutenden Ski-Händler Ein CMS für alle Fälle: e-spirit im Einsatz bei der Hamburg Süd-Gruppe Kurzportaits Über Alfresco Über Sitecore Über e-spirit IT Research November Titel

4 1. Einführung Untersuchen zufolge planen derzeit rund 20 % der Anwender die Ablösung ihres bestehenden CMS. In der Regel ist das alle 5-6 Jahre der Fall und in dieser Zeit hat sich viel verändert. Neue leistungsfähige Open Source- Produkte, neue Funktionalitäten und Optionen bei den Betreibermodellen, die sich zunehmend auch Cloud- Modellen beschäftigen müssen. Hinzu kommen Ideen aus dem Frameworkbereich, der neue Trend der Smart Process Applications sowie das Kostenthema. Zündstoff also für reichlich Diskussion in den Unternehmen. Die Bandbreite reicht also von einfachen Content Management Systemen bis hin zu Enterprise-Varianten und die Entscheidung hängt ganz von der Größe und dem Einsatzszenario des betreffenden Unternehmens ab. In der Regel geht es um die Webseiten-Erstellung und deren Management, aber auch Online-Shops, Mitarbeiterportale, Intranets oder Extranets können zum Leistungsumfang zählen. Heute geht es in modernen Konzepten darum, auch Online-Marketing-Tools, Social Media-Aktivitäten und alle möglichen e wie Texte, Videos, Bilder und gegebenenfalls Werbeformen zu integrieren. Eine benutzerfreundliche Usability für die Anwender, Admins und Content-Mitarbeiter/Betreiber ist bei hohem Automatisierungsgrad, übersichtlichen Reportingfunktionen zu niedrigen Kosten erwünscht. Last but not least spielt auch die Integration und Synchronisation zu anderen Systemen (etwa -systemen und CRM-Systemen) eine wichtige Rolle, wenn es um Kundendaten und deren Gewinnung geht. Im Enterprise-Bereich geht es dann richtig zur Sache: leseraffine Werbung, Mehrfachverwertung von Content über verschiedene Kanäle hinweg, höhere Konversionsraten und Umsätze durch effektives Cross-Channel-Management, zentrale Erstellung, Koordinierung und Evaluierung von Online-Marketing-Maßnahmen und die Unterstützung des automatisierten Leadgenerierungs und -managementprozesses sind gefragt. Richtlinien für den Auswahlprozess und Best Practices für die Investitionsplanungen der Anwender in Sachen Enterprise Content Management (ECM) und natürlich die Nutzenaspekten sollten auf der Agenda der Unternehmen stehen. Dazu gehören neben der Betrachtung des strategischen Mehrwerts und der Kosten- sowie der Wettbewerbsvorteile auch die Aspekte der Unterstützung von Geschäftsprozessen und der Compliance-Anforderungen in den Unternehmen. Systemintegrator oder Berater sollten Tipps zur Projektplanung liefern. Auf diese Weise erhält der Benutzer eine neutrale Basis für seine Entscheidungen, die ihm sowohl bei einer erstmaligen ECM-Einführung hilft als auch bei der Erweiterung oder der Ablösung und Migration seines Altsystems. Basisinformationen liefern unter anderem folgende Quellen: BITKOM-Leitfaden zum Thema Enterprise Content Management, den man hier kostenlos herunterladen kann: Pentadoc-Radar Vergleichstest ECM, Kostenloses, englischsprachiges White Paper zum Thema ECM: Über typische Kostentreiber zum Thema ECM informiert Sie dieser Artikel: Und last but not least können Sie beim digital intelligence institut kostenlos eine Broschüre mit dem Thema Framework ECM Intelligence: Workflow-orientiertes Enterprise Content Management mit ECM-Performance- Index zur Qualitätssteuerung anfordern: IT Research November

5 Im nachfolgenden Kapitel beschreibt Dr. Ulrich Kampffmeyer von der Project Consult Unternehmensberatung in Hamburg ( das weit gefasste Feld der CMS-Thematik und seine Einschätzung für die nähere Zukunft. 2. Im Spannungsfeld von WCM, CM und ECM Allein schon die Eingrenzung bereitet Schwierigkeiten. Unterschiedliche Definitionen, verschiedene Branchenansichten und sprachliche Divergenzen haben Content Management fast zu einer inhaltsleeren Hülle verkommen lassen. Dabei geht es genau um die e, den Content. Der Begriff Content selbst ist relativ neutral und lässt sich auf verschiedene Bereiche anwenden: vom eines Buches oder eines Gefäßes bis zum elektronischen in Informationsmanagementsystemen. Im Umfeld der Informations- und Kommunikationstechnologie haben wir uns allerdings daran gewöhnt bei Content meistens an Web Content, also e, die von Webseiten-Veraltungswerkzeugen bereitgestellt werden, zu denken. Diese Eingrenzung ist jedoch zu eng. Content im Web Bei Content im Web denkt man sofort an CMS, Content Management Systeme. Diese haben in den vergangenen Jahren eine stürmische Weiterentwicklung erlebt. Beim Web Content Management erleben wir eine Differenzierung zwischen den großen Lösungen, die häufig noch inhouse installiert und betrieben werden, und den kleinen Werkzeugen, die nahezu kostenfrei jedem seine Webpräsenz ermöglichen. Bei den großen Portal-Systemen sind zahlreiche Produkte aus der Sturm-und-Drang -Zeit der 90er Jahre heute verschwunden. Als überdimensionierte proprietäre Dinosaurier waren sie der Weiterentwicklung des Web nicht gewachsen. Ansätze wie Web 2.0 trugen hierzu erheblich bei. Dennoch gibt es weiterhin eine große Zahl von speziellen Webseiten-Systemen, die Betrieb und Redaktion unterstützen. Auch Standardprodukte, die ursprünglich vorrangig für die interne Nutzung designed worden waren, wie etwa Sharepoint, besetzen auch das öffentliche Web. Die Vielfalt der Varianten des Web Content Management ist größer geworden: Einfache Webseiten als Baukasten-System werden von Betreibern von Portalen und Telefonie-Anbietern angeboten. Eine Webseite lässt sich als Muster auswählen und einfach anpassen. Ein Beispiel ist 1x1. Blogs als Webseiten erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie lassen sich inzwischen auch als professioneller Webauftritt gestalten. Ein Beispiel ist Wordpress. Open-Source-Lösungen, für die passende Templates frei verfügbar sind und deren zahlreiche Module auch gehobene Ansprüche von komplexeren Webseiten erfüllen. Beispiele sind hier Drupal, Joomla und Typo3. Professionelle Webseiten-Produkte von arrivierten Anbietern, die auch den Aufbau größerer Portale unterstützen. Auch wenn hier der Markt sich durch Aufkäufe konsolidiert hat, gibt es noch zahlreiche Anbieter wie zum Beispiel Reddot. Solche Produkte befinden sich meistens auch in den Portfolios der großen Software-Anbieter, sind jedoch unterschiedlich gut integriert. Die Collaboration-Plattform Microsoft Sharepoint verdient einen eigenen Eintrag, da sie Inhouse wie auch als Service im Web eingesetzt werden kann. Als reines Web Content Management wird Sharepoint aber eher selten verwendet, da die collaborativen Aspekte im Vordergrund stehen. Portal- und Integrationsplattformen sind immer weniger, aber größere am Markt. Neben freien Plattformen wie Apache gibt es immer noch Boliden wie IBMs Websphere. IT Research November

6 Neu im Trend sind Micro-Websites, die gleich als App designed sind und eine gleiche Funktionalität im Web wie auch auf mobilen Endgeräten bieten. Im kombinierten Web-/App-Umfeld zeigt sich auch das größte innovative Potential. Content im ECM Enterprise Content Management hatte immer den Anspruch, Web Content Management als eine der Manage - Komponenten zu integrieren. Der Ansatz war, dass Web Content Management nur zur Präsentation von vorhandenen en aus dem gesicherten Repository des ECM dienen sollte. Daher hatte WCM in der ECM-Sicht auch keine eigenen Workflows, Archive, Konverter und andere Standard-Dienste eines ECM. Diese Vision hat sich aber am Markt nicht durchgesetzt, obwohl der Ansatz sehr sinnvoll war und ist. Die meisten WCM-Produkte verfügen über eigene Editoren, eigene Freigabe-Workflows, eigene Repositories. Information wird neu erfasst und neu gestaltet, obwohl sie bereits vorhanden ist. Vielfach liegt Content bereits nur im eigenständigen WCM vor und gelangt nicht in die interne Verwaltung der Unternehmensinformationen. Dies wird spätestens dann kritisch, wenn aufbewahrungspflichtige Informationen nur im Web vorhanden sind. Mit dem Thema Web-Archivierung, also Archivierung von Webseiten, Transaktionen und Ansichten schließt sich wieder der Kreis. Letztlich werden hier Webinformationen wieder einem ECM als sicherem Speicherort zugeführt. Viele ECM-Anbieter haben Web-Content-Management-Produkte oder -Komponenten mit im Angebot. Sie sehen dies aber nicht als Schwerpunkt. Wichtiger ist den Anbietern, ihre Produkte über das Internet nutzbar zu machen, sowohl bei Inhouse- wie auch bei Public-Cloud-Lösungen. Das WCM ist hier vielfach auf eine Schnittstelle zum ECM-System reduziert und hat nicht die Aufgabe, eigenständige Webseiten aufzubauen und zu verwalten. Eine direkte Verknüpfung von ECM und WCM ist daher nur in sehr seltenen Fällen erfolgt. Was allerdings bemerkenswert ist, dass inzwischen eine Reihe von reinen WCM-Werkzeugen auch den Anspruch erheben, ein ECM Enterprise Content Management System zu sein. Ein Beispiel ist hier Typo3. Abgesehen von einer Fehlinterpretation was ECM ausmacht, werden solche WCM-Lösungen nur selten dem Anspruch eines klassischen ECM gerecht. Dennoch ist ein Trend zu beobachten, dass sich gerade im Web- und Mobile-Umfeld neue Lösungen mit vereinfachten Oberflächen verbreiten, die zukünftig dem klassischen ECM Konkurrenz machen werden. Hier ist an Anbieter von synchronisierten Speicherservices wie DropBox oder Box aber auch an Produkte wie Evernote zu denken. Immer mehr Funktionalität aber auf kleine Unternehmen und private Nutzer zugeschnittene Funktionalität aus dem ECM-Füllhorn wandert in diese Produkte. Zumindest im Low-End-bereich entsteht hier Wettbewerb zu den traditionellen ECM-Produkten, besonders der mittelständischen Anbieter. Auch Microsoft sieht hier für Sharepoint in Gestalt als Office 360 einen zukunftsträchtigen Markt. ECM löst sich durch solche neuen Trends auf und geht im EIM Enterprise Information Management auf. Die fünf i des Web Content Management Man kann die Entwicklung von Webseiten mit fünf i Image, Information, Interaction, Indivdualisation, Integration beschreiben: i1 Image In der Frühzeit des Webs ging es nur um die Repräsentation von statischen en. i2 Information Der nächste Schritt war die Bereitstellung von Information. Webseiten mit einem umfangreichen Informationsangebot, zunehmend durch Medien angereichert. i3 Interaction Mit dem Web 2.0 rückte die Interaktion und der Austausch von Information in den Vordergrund der Webseiten. IT Research November

7 i4 Individualisation Mit der Individualisierung und Personalisierung von Webangeboten wurden die Webseiten genau auf der Besucher zugeschnitten um eine entsprechende Bindung zu erzeugen aber auch zielgerichteter die gewünschte Information bereitzustellen. i5 Integration Aktuell sind wir in der Phase der vollständigen Integration von Web-en mit mobilen en und den en innerhalb des Unternehmens. Die Trennung der verschiedenen Welten wird für den Endbenutzer aufgehoben. Web Content Management wie auch Enterprise Content Management verändern sich daher in Bezug auf die Zugrunde liegenden Technologien und die Integrationsansprüche ständig. Letztlich führt auch dies und nicht nur Marketingtrend- und Design-Ansprüche zur Notwendigkeit, ständig Webseiten zu überarbeiten und zu modernisieren. Ungeklärt und weiterhin eine offene Flanke ist, was mit all den en in Zukunft passiert, wo sie gespeichert werden und wie sie bewahrt werden können. Content wird zwar zur Laufzeit gemanaged, aber die Bewahrung des Wissens als Ressource und als historisches Dokument steht erst in den Anfängen. 3. Innovationen Stichwort Innovationen. Was zeichnet führende CMS-Systeme aus? Jeder Hersteller setzt andere Schwerpunkte. Schauen wir uns einige Systeme näher an. Beispiel Alfresco Visionär in Gartners Magic Quadrant Nach Aussage des führenden Forschungsunternehmens ist das Enterprise Content Management ein strategischer Ansatz für die Verwaltung von Informationen und gleichzeitig ein Software-Toolset. Es geht um die Kontrolle über e, um die Effektivitätssteigerung, das Thema Collaboration und darum, Informationen leichter und schneller zugänglich zu machen. Die Aufgabe, Unternehmens-Content zu verwalten und die Zusammenarbeit zu fördern, ist heute komplexer als je zuvor. Benutzer sind stärker miteinander verbunden, das Unternehmen ist ausgedehnter und die IT-Strukturen werden zunehmend virtualisiert oder in die Cloud verschoben. Herkömmliche ECM-Anbieter und traditionelle Ansätze können hier nicht mehr Schritt halten. Alfresco hat bereits 2005 mit seiner Vision begonnen, eine neue ECM- Architektur mit einem neuen, offeneren Ansatz zu konzipieren. Heute liefert Alfresco eine Kombination aus Inhouse-, Cloud- und mobilen Funktionen und ist Vorreiter der hybriden Zukunft von ECM. ECM als Software-Toolset besteht bei Alfresco aus einer Gruppe von Funktionen beziehungsweise Anwendungen für die Verwaltung des Content-Lebenszyklus, die auf Zusammenarbeit ausgelegt wird. Der visionäre Ansatz zu ECM stellt Folgendes bereit: Eine Open-Content-Plattform - in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder beiden. Eine mobile Lösung, mit der Benutzer eigenständig arbeiten können und die IT jedoch die erforderliche Kontrolle behält. Gängige, auf Standards basierende APIs für die Cloud, für das eigene Rechenzentrum und die mobile Entwicklung, damit unsere Partner und Unternehmensentwickler die Content-zentrischen Apps erstellen können, die die Voraussetzungen ihres Unternehmens erfüllen. Unterstützung von Geschäftsprozessen, Workflow, Case Management und starke Sicherheit als Kennzeichen von ECM Bei Alfresco öffnet die hybride ECM-Architektur Freiräume. Mitarbeiter müssen auf möglichst einfache Weise auf ihre Dokumente zugreifen und ihre Daten mit anderen teilen können jederzeit, überall und auf allen möglichen IT Research November

8 Endgeräten. Dieser Anspruch gilt heute mehr denn je. In den letzten Jahren wurde die Liste der Endgeräte jedoch beträchtlich erweitert. Zu PC und Laptop haben sich die verschiedensten Smartphones und Tablets gesellt. Je mobiler die Arbeitswelt wird, desto schwieriger wird es für die IT-Verantwortlichen, Sicherheit und Kontrolle über die wesentlichen Unternehmensinhalte zu gewährleisten. Eine Herausforderung, die nur die innovativsten Software- Plattformen für ECM und Collaboration meistern können. Dokumentenmanagement findet heute nicht mehr ausschließlich im Büro statt. Dokumente werden erstellt, angezeigt oder bearbeitet, als neue Version abgespeichert, überprüft und freigegeben und an andere weitergereicht unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort. Mobile Apps für die Plattformen Android und ios müssen dafür sorgen, dass sorgen Anwender auch unterwegs ihre Aufgaben erledigen können. Das mobile Arbeiten ist aber nur einer der Vorteile, die eine offene Plattform für Enterprise Content Management (ECM) und Collaboration gegenüber einfachen Dateistrukturen auf zentralen Servern oder gegenüber älteren ECM-Systemen bietet. Alfresco ebnet zudem heute schon den Weg in die Cloud, ohne die Anwender auf ein einziges Betriebsmodell, Cloud oder On-Premise, für ihren gesamten Content festzulegen. Dies gelingt mit einem zweigleisigen, integrierten Ansatz. Ergänzend zu einem im Unternehmen gehosteten ECM-Repository steht eine Cloud-Lösung zur Verfügung, die nach Bedarf mit en gefüllt wird. Kunden, Partner und Mitarbeiter greifen dann unterwegs auf die Daten zu. Die e im Repository und in der Cloud werden laufend synchronisiert. Beide Umgebungen sind damit immer auf dem aktuellsten Stand. So einfach wie das Publishing in die Cloud ist es auch, die e aus der Cloud wieder zu entfernen. Ist die gemeinsame Arbeit, etwa an einem Fachartikel, beendet, so wird das Dokument mit nur einem Klick aus der Cloud gelöscht und steht ab dann nur noch intern zur Verfügung. Auf diesem Weg behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre e, vermeiden Content-Silos und bieten ihren Mitarbeitern eine benutzerfreundliche Alternative zu privaten Cloud-Diensten wie Dropbox & Co. Sehr oft geht es bei der Arbeit mit Unternehmensinhalten aber auch um wiederkehrende Prozesse, etwa in der Auftragserfassung, im Vertragsmanagement, in der Kreditbearbeitung oder Schadensfallabwicklung. Hier bietet Alfresco Workdesk, auf der Basis des Alfresco ECM, eine einfach zu konfigurierende Lösung, die jedem Mitarbeiter entsprechend seiner Rolle und Befugnisse nur die für ihn relevanten, aktuell zu bearbeitenden Dokumente zeigt. Durch die Nutzung des CMIS Content-Standards können hier auch bereits vorhandene Content-Repositories älterer ECM-Systemen integriert werden. Das hilft bei der Migration von Altsystemen. Der Alfresco Workdesk hilft zudem, Routine-Prozesse effizienter zu gestalten. Über die hybride Architektur aus On-Premise und Cloud stellen Unternehmen mit dieser ECM-Plattform sicher, dass sie für eine Zukunft mit en in der Cloud vorbereitet sind. Dann wird aus dem langjährigen Anspruch Realität: e sind jederzeit und überall verfügbar. Beispiel Sitecore 7.0 Customer Engagement Plattform Sitecore ist heute laut Gartner eine der weltweit innovativsten Plattformen für Content-Management und Digital Marketing. Das Unternehmen versteht und positioniert sich als Anbieter von Content Management- und Digital Marketing-Software. Seit der im Herbst 2013 verfügbaren Version 7.0 wird sie als Customer Engagement Platform (CEP) bezeichnet. Das Ziel ist es eine neue Ära des Content Managements einzuläuten. Das bislang im CMS-Markt übliche Vorhalten von en in teils unflexiblen, schwer skalierbaren Baumstrukturen wird durch eine neue, auf Item Buckets, Suchen und Tagging basierende Systematik abgelöst. Redaktionelle e, ebenso wie User Generated Content, große Produkt-, News- und Bilddatenbanken und vieles mehr werden so zur Basis für dynamische Webseiten. Mit neuen Tools und APIs wie LINQ kann die IT externe Quellen noch leichter, akkurater und Codesparender integrieren. Zielgruppe sind so Marketers, die mit einer Explosion an Content zu kämpfen haben. Sie müssen heute Massen an Corporate Content, Social Content und komplexe Produktwelten in interessante Angebote verwandeln, die weltweit und individuell funktionieren. Die bislang üblichen, starren, komplexen CMS-Baumstrukturen sind daher oft nicht IT Research November

9 mehr ausreichend. Sitecore 7 arbeitet mit sogenannten Item Buckets, in denen Content unbegrenzt gespeichert und dann genutzt werden kann. Die Content-Basis kann aus Millionen Item Buckets bestehen und flexibel wachsen, ohne die Performance zu beeinträchtigen. Die Folge ist eine neue Ablagesystematik, Anwender die trotzdem weiterhin in der konventionellen Baumstruktur arbeiten wollen, können dies aber tun. Anzeige relevanter e über Filter, facettierte Suchen, Hervorhebungen Marketers können mit der neuen Version und der integrierten Lucene-basierten Suchtechnologie eine enorme ebasis einfach durchsuchbar auf der Website bereitstellen. Das Marketing kann die Suche mit wenigen Klicks um beliebige sfilter ergänzen. So können neben den üblichen Länder-, Branchen-, Produktefiltern auch einfach Saison-, Region-, Geschlechts-, Alters-, Preis-Filter uvm. eingefügt werden. Einmal eingerichtet, werden dann automatisiert die richtigen e angezeigt. Programmierung, Testing, Deployment etc. sind dafür nicht erforderlich, was die IT entlastet. Facettierte Such-Tags (wie spritsparendes Familienauto" oder romantisches Skihotel") ermöglichen zudem eine noch gezieltere Eingrenzung der e. Sollen e geändert werden, ist der entsprechende Item Bucket per Suche schnell gefunden. Die Änderung zieht eine direkte Anpassung der Anzeige auf der Webseite nach sich. Ein Suchen und Hantieren im Content-Baum ist nicht mehr erforderlich. Webseiten werden dadurch lebendiger, das time-to-market geschieht in Echtzeit. Zudem müssen e, die in mehreren Kategorien auftauchen (ein Produkt gehört zu verschiedenen Ländern, Branchen und hat mehrere Attribute) nicht mehr mehrfach in der Baumstruktur aufgeführt sein. Es reicht, dass dem Item Bucket die Kategorien mitgegeben werden. Die integrierte Analyse deckt Missstände in den Suchergebnissen auf. So können beispielsweise Suchen, die zu keinen Ergebnissen geführt haben und Interessenten verärgern, geprüft und mit entsprechenden Keywords aufgefangen werden. Will das Marketing bestimmte Produkte oder e pushen, kann es die Ergebnisse der Suche durch Priorisierung (das sogenannte Search Boosting) beeinflussen. Steht beispielsweise ein Produkt in Verdacht schädlich zu sein, kann das Unternehmen eine aufklärende News dazu bei den Suchergebnissen in Minuten als oberstes anzeigen lassen. Ebenso lassen sich Schnäppchen" oder Bestseller" jeweils unter den Top 5 Suchergebnissen anzeigen. Das Marketing kann die Suchergebnisse und so das Verhalten der Nutzer gezielt beeinflussen. Beispiel FirstSpirit Content Integration par excellence FirstSpirit ist ein internationales Content Management System (CMS) für die effiziente Integration, Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von digitalen en in zielgruppenspezifische Kanäle. Die Lösung gilt als führend hinsichtlich der nahtlosen Integration in die vorherrschenden Enterprise Portale und E-Commerce-Systeme. Ob SAP NetWeaver, Microsoft SharePoint, Liferay, JBoss, IBM WebSphere Portal/Commerce, Hybris oder andere Lösungen dank der offenen und erweiterbaren Systemarchitektur des CMS haben Unternehmen die freie Wahl. FirstSpirit ermöglicht Redakteuren ein effizientes Management aller im Unternehmen vorhandenen e und Anwendungen in einem zentralen benutzerfreundlichen Redaktions-Cockpit. Redundanzen werden vermieden, das manuelle, häufig fehleranfällige Übertragen von Portal- oder Shop-en ins CMS entfällt. Die vereinfachte Datenhaltung steigert die Produktivität der Mitarbeiter, während hochwertiger redaktioneller Content die Attraktivität Ihrer Web-, Portal- oder Shopseiten erhöht. Connecting the Cloud Die Lösung ermöglicht die schnelle und einfache Einbindung nahezu jeder beliebigen Webanwendung direkt in das CMS und fungiert als zentrale Oberfläche für Cloud-Services, beispielsweise auch für die IT-Infrastruktur bei Google. Unternehmen optimieren die Arbeitsprozesse ihrer Redakteure, indem sie Webanwendungen, die sie zuvor IT Research November

10 außerhalb des Systems nutzen mussten, in der vertrauten Optik und Funktionalität direkt in FirstSpirit einbinden. Dadurch verbessern sich die Usability und Produktivität: Mehr Effizienz bei jedem einzelnen Editiervorgang führt im Unternehmen zu messbaren Einsparungen. Online-Marketing zentral steuern Mit FirstSpirit erhalten Marketingabteilungen quasi out-of-the-box eine optimale Lösung, um ansprechenden Content zu erstellen und diesen zielgruppengerecht zu verbreiten. Unternehmen können Maßnahmen für ein erfolgreiches Content- Marketing effizient auf einer zentralen Plattform kombinieren: von -Marketing, Social Media, Recommendation Engines, Landingpages, Webanalyse, A/B-Testing bis hin zur kompletten Marketingautomatisierung. Darüber hinaus unterstützt FirstSpirit bei Cross-Channel-Kampagnen die Konversion und lässt die Umsätze so signifikant steigern. 5 Gründe, die für FirstSpirit sprechen: 1. Content Integration Plattform: Die freie Wahl der besten Lösung Mit FirstSpirit erhalten Unternehmen eine Integrationsplattform, die höchste Content-Management-Ansprüche erfüllt und gleichzeitig die Einbindung der besten, das CMS ergänzenden Lösungen ermöglicht. Egal ob Portale, E- Commerce, Datenbanken, Social Media, Analytics oder beliebige Webanwendungen Unternehmen können ihre Wunschlösungen problemlos mit FirstSpirit als zentrale Oberfläche integrieren. 2. Investitionssicherheit: Auf künftige Anforderungen vorbereitet Egal, welche Trends die Zukunft bringt: Die modulare Erweiterbarkeit und Integrationsstärke sorgen dafür, dass Anwender auch ihre zukünftigen Webstrategien mit FirstSpirit flexibel umsetzen, jederzeit anpassen und ausbauen können. 3. User Experience: Höchste Nutzerfreundlichkeit im Front- und Backend Mit FirstSpirit realisieren Unternehmen nicht nur ansprechende und erfolgreiche Webseiten mit personalisierten, dynamisch auf Endnutzer zugeschnittenen en. Gleichzeitig wird auch Redakteuren eine einzigartige Usability geboten für einfachere, effizientere und kostenoptimierte Redaktionsprozesse. 4. Mehrfachverwendung: Synergien durch Mehrkanalfähigkeit Ob Webseite, Online-Shop, Intranet, mobiler Kanal oder Print: Mit FirstSpirit erstellen Redakteure e einmal und können diese dann beliebig kombinieren und in verschiedene Ausgabekanäle publizieren. 5. Time-to-Market: Schneller produktiv Umfangreiche Out-of-the-box-Funktionen sorgen dafür, dass sich neue e, Webseiten und Projekte schnell erstellen lassen so sind Unternehmen im Markt agil. Trend Smart Process Applications Der neue Trend im ECM-Umfeld heißt Smart Process Applications. Forrester Research hat den neuen Begriff 2012 kreiert und für die Bereich ECM und BPM eingeführt. Details dazu findet man im Dokument Smart Process Applications Fill A Big Business Gap von Andrew Bartels and Connie Moore, vom 8. August Aktuell taucht er bereits bei Kofax und deren BPM-Produkt und bei Open Text im ECM-Bereich auf. Was steckt dahinter? Es zeichnet sich eine Verzahnung der Geschäftsprozessmanagement-Systeme mit zentralen ECM-Lösungen ab. Nicht zuletzt deshalb hat das US-Unternehmen Kofax die Berliner Firma Saperion und das in Kanada beheimatete Unternehmen Open Text das niederländische Unternehmen Cordys gekauft. IT Research November

11 So erhalten Kunden anpassungsfähige Applikationsumgebungen für prozessgesteuerte, kollaborative Geschäftsszenarien. Die Smart Process Applications zeichnen sich unter anderem durch sofort verwendbare Prozessmodelle, Applikationslogiken, rollenspezifischen Arbeitsoberflächen und vorkonfigurierte Prozessszenarien aus. Unternehmen benötigen heute eine neue Generation von flexiblen und anpassbaren Apps, mit denen sich die für jede Firma zentralen, aber chaotischen und unvorhersehbaren Prozesse und Aktivitäten im Team beherrschen lassen, schreibt Andrew Barts, Vice President, Principal Analyst bei Forrester Research, Inc. Unternehmenslenker wünschen sich eine neue Generation von Standardapplikationen, die speziell für diese teamorientierten Geschäftsaktivitäten konzipiert sind, so deren Meinung Laut Forrester Research soll das Marktvolumen für diese Produkte bis 2015 auf 34 Mrd. US-Dollar anwachsen. Ein Beispiel: Die Smart Process Applications von Open Text vereinen die Basis der Prozess- und Case-Management-Lösungen des Unternehmens mit den Funktionalitäten der Produkte Content Server (EIM-Segment: Enterprise Content Management), Capture Center (EIM-Segment: Information Discovery) und StreamServe (EIM-Segment: Customer Experience Management). Ferner unterstützen in diesem Fall Smart Process Applications häufig in Unternehmen anzutreffende horizontale und vertikale Prozesse und können schon innerhalb von 30 Tagen implementiert werden. Weitere Vorteile von Smart Process Applications liegen darin, dass sie die Prozesstransparenz über Anwendungen und Repositorys hinweg erhöhen sowie Fachabteilungen unabhängiger von der IT und dadurch notwendige Prozess - änderungen schneller realisierbar machen. Natürlich sollten Anwender darauf achten, das sie auch als Cloud-Services verfügbar sind sowie Unterstützung für mobile Endgeräte bieten. Momentane HIndernisse: Der Marktbegriff ist noch neu, die Ability to execute der führenden Hersteller geht asymptotisch gegen Null, ein Marketing existiert praktisch nicht. Wer also soll es richten? 4. Case Studies Transactio managt Dokumenten-Prozesse schnell und flexibel Als Dienstleister für Transaktionsbanking bietet transactio Lösungen für den gesamten Backoffice-Bereich von Banken, Sparkassen und anderen Unternehmen der Finanzwirtschaft. Dazu zählen Applikationen für die komplette Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie die Digitalisierung und Archivierung von Belegen und Dokumenten. Zur Erstellung und Bearbeitung der Workflows in den Applikationen nutzte transactio zunächst FileNet eforms. Dieser starre Steppprozessor setzte immer umfangreiche Entwicklungsleistungen eines Programmierers voraus, um einzelne Workflow-Schritte darzustellen. Selbst kleine Anpassungen waren mit hohem Aufwand verbunden und nur zur Abbildung eines individuellen Anwendungsfalls geeignet. Die Akzeptanz des Systems unter den Mitarbeitern war dementsprechend problematisch. Seit der Einführung von Alfresco Workdesk können die Workflows für die Digitalisierung und Archivierung nun sehr effizient und flexibel erstellt und geändert werden. Denn Workdesk lässt sich einfach konfigurieren, ganz ohne Programmierung. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden von transactio schätzen die intuitive und effiziente Bedienbarkeit der Lösung, die langwierige Einarbeitungen und Schulungen überflüssig macht. Das feingranulare Rechte- und Business-Rollenkonzept bietet jeder Nutzergruppe, ob internen Mitarbeiter oder denen von Mandanten, sicheren Zugang zu den für sie maßgeschneiderten Sichten relevanter Dokumente. Allen Applikationen für die transactio Kunden liegt dasselbe ECM-System zugrunde. Es wird von transactio zentral bereitgestellt, verwaltet und stetig ausgebaut. Die Bedienung erfolgt in einem beliebigen Internet-Browser und erfordert keine Installation am Arbeitsplatz des jeweiligen Workflow-Nutzers. Softwareverteilungsprobleme entfallen somit und Kunden können sofort auf das System zugreifen. Die bedienerfreundliche Oberfläche von Alfresco IT Research November

12 Workdesk sorgte schnell für eine hohe Benutzerakzeptanz der neuen Applikationen. Denn die Lösung wurde gezielt für die schnelle und effiziente Bearbeitung von Finanztransaktionen, Darlehen, Versicherungsfällen, Anträgen und Rechnungen konzipiert. Mit Hilfe von Alfresco Workdesk konnte transactio auch die Geschäftsprozesse seiner Kunden optimieren, was eine schnellere, effizientere und damit kostengünstigere Abwicklung ermöglichte. Die Qualität der Prozessbearbeitung ist jetzt leichter messbar und Kapazitäten können besser geplant werden. Durch die automatisierte Überleitung der Prozesszahlen in die Fakturierung können die erbrachten Leistungen schlank abgerechnet werden. Da die Kunden von transactio Prozessschritte nun direkt online bearbeiten können, hat sich das System speziell in der Breitenwirkung bewährt. Uwe Kartmann, Geschäftsführer transactio, zeigt sich sehr zufrieden. Zu den Vorteilen von Workdesk für sein Unternehmen sagt er: Unser erklärtes Ziel ist es, unseren Kunden hohe Qualität zu günstigen Preisen zu liefern. Mit Alfresco Workdesk sind wir in der Lage, die eingesetzten Workflows für unsere Kunden sehr effizient und flexibel zu erstellen und zu bearbeiten. Wir können damit nicht nur die höchste Qualität sicherstellen, sondern erreichen auch kürzere Postlauf- und Bearbeitungszeiten, die eine deutliche Produktivitätssteigerung, Kundenzufriedenheit und insgesamt niedrigere Bearbeitungskosten bewirken. Sitecore liefert eine digitale Reise für bedeutenden Ski-Händler ATOMIC fertigt seit 1955 Ski. Die Hauptfabrik in Altenmarkt, Österreich, ist die Arbeitsstätte von 600 Experten, die unermüdlich täglich daran arbeiten, Ski unter der Verwendung neuer Materialien und kluger Innovationen besser und besser zu machen. Und obwohl ATOMIC Ski sich zu echten Hightech-Skiern entwickelt haben, hat sich ein Detail seit 1955 nicht geändert: jeder Ski wird mit der größtmöglichen Sorgfalt handgefertigt. ATOMICs Ziel war es, seine Website neu zu gestalten und umzustrukturieren, um dem Verbraucher die Produkte und die Marke näher zu bringen. Das Unternehmen entschied sich für seine neue Webseite für das Content Management System (CMS) von Sitecore, da die vorherige Site mehrere unterschiedliche Datenbanken für die Produkte benutzte. Die Bearbeitung des Content war kompliziert und bei der Veröffentlichung von neuem Content traten häufig Leistungsprobleme auf. Mit dem Neustart der Seite wurde der Produktkatalog hin zu HTML geändert. Sportler, die sich zuvor noch in getrennten Datenbanken befanden, wurden alle in Sitecore integriert und es wurde ein Veröffentlichungs-Workflow für länder- und sprachspezifischen Content erstellt. Ein zusätzlicher Händlerkatalog wurde eingeführt, um Händlern weltweit die kommende Kollektion exklusiv zeigen zu können. Außerdem wurde ein gesondertes Brand Center eingeführt, welches umfangreiches Material für Presse, Händler und Mitarbeiter enthält. ATOMIC entschied sich zur Durchführung des Projekts für Sitecores Solution Partner ecx.io, ehemals ecomplexx. Ecx.io erweiterte die Sitecore-Lösung in vielerlei Hinsicht: Integration eines von ecx.io erstellten Product Information Management (PIM) Systems Veröffentlichungs-Workflow von Länder-/Sprachoptionen Media Player, der sowohl Videos als auch Bilder in Flash und HTML5 abspielt und Product Placement unterstützt Es gibt 14 Länderwebsites in sieben Sprachen und ein einzigartiges PIM System mit mehr als 900 Produkten, alles basierend auf dem Sitecore CMS. Großformatige Bilder und Videoanimationen machen Lust auf Schnee und bringen Top-Sportler und Fans weltweit zusammen. Eine im Vergleich zur vorherigen Seite optimierte Suchfunktion für Produkte hilft Besuchern, die richtige Ausrüstung für jeden Stil zu finden. Ein weiterer Schwerpunkt der Neugestaltung war die Optimierung der Suchmaschine. Die Wiederverwendung des Content wird durch eine Produktdatenbank gesichert, die für Händlerkataloge benutzt und anschließend mit zusätzlichen Informationen für die öffentliche Webseite wiederverwendet wird. Content wird für mehrere Länder veröffentlicht und hinsichtlich der Details angepasst. Bildmaterial wird für die Benutzung auf der gesamten Seite im IT Research November

13 Media Center gespeichert. Ein touch-optimierter Händlerkatalog und differenzierte Such-, Vorschau- und Down - loadfunktionen im Brand Center sind so implementiert, dass alles in einem einzigen Sitecore Backend verwaltet werden kann. Im Ergebnis biete die neue Webseite eine digitale Reise durch die ATOMIC-Winterwelt, sowohl für Händler als auch für Kunden. Der neu integrierte Produktfinder bietet größere Benutzerfreundlichkeit und ein spannendes Erlebnis für Website-Besucher. Länderspezifische Produktauswahl und Informationen werden in Sitecore verwaltet. Die Aktualisierung von Produkten und Informationen geht nun viel schneller und die Seite ist für den E-Commerce bereit. Durch den integrierten Media Player ist die Seite HTML-5 und ipad kompatibel. Ein CMS für alle Fälle: e-spirit im Einsatz bei der Hamburg Süd-Gruppe Die Hamburg Süd-Gruppe ist eine international operierende Transport-Logistik-Organisation. Eine weltweite Erreichbarkeit für Kunden und Partner sowie stets aktuell verfügbare Informationen über Services, Preise, Routen und neue Angebote eröffnen dabei wichtige Wettbewerbsvorteile. Im Rahmen seiner langfristigen Webstrategie entschied sich das Unternehmen deshalb für die Implementierung eines Content Management Systems (CMS), das heute und in Zukunft alle Anforderungen von Internet über Intranet bis hin zur E-Commerce-Anbindung erfolgreich abdecken kann. Ziel war die Konsolidierung der kompletten Online-Infrastruktur auf einer zentralen Content Integration Plattform, um Synergien zu heben und kosteneffizienter arbeiten zu können. Bisher hatten zwei unterschiedliche Redaktionssysteme und Entwicklungsumgebungen für Inter- und Intranet, eine doppelte Infrastruktur, Datenhaltung und -pflege sowie komplizierte und ineffiziente Content Management-Prozesse für hohe Betriebs-, Wartungs- und Redaktionskosten gesorgt. Den überzeugendsten Ansatz unter den Systemen im Auswahlverfahren bot FirstSpirit mit seinem Best-of-Breed-Ansatz. Als Content Integration Plattform bündelt es alle Internet- und Intranetprojekte von Hamburg Süd auf einer technischen Basis und ermöglicht die einfache Einbindung von Drittlösungen, beispielsweise eines E-Commerce-Backends, mit dem die Reederei über ihre Webseiten Funktionalitäten und Informationen wie Track & Trace, Linienfahrpläne, Frachtdokumente oder Buchungsservices für ihre Kunden bereitstellen kann. Content-Mehrfachverwendung auch für mobilen Kanal Mehr als 200 Content-Redakteure stellen weltweit die e für die monatlich mehr als Webseitenbesucher und rund Intranetnutzer zur Verfügung. Für die Redakteure ist FirstSpirit ein nutzerfreundliches und leistungsfähiges Redaktionstool, mit dem sie die sechs internationalen Webauftritte der Reederei in bis zu fünf Sprachvarianten, den mobilen Ausgabekanal sowie das weltweite Intranet zeit- und kosteneffizient managen können. Dafür sorgen etwa standardisierte Redaktionsprozesse für Internet und Intranet, die die Qualität der veröffentlichten e sicherstellen. Durch die leichte Bedienbarkeit schafft FirstSpirit die Möglichkeit, die bisher überwiegend zentral organisierte spflege auf lokale Redaktionsteams zu verteilen. Außerdem können die Redakteure einmal im CMS erstellte redaktionelle e sehr einfach aus einem gemeinsamen Datenpool auswählen und flexibel für das Intranet, die unterschiedlichen Webprojekte und die E-Commerce-Services nutzen. Zentral über First- Spirit gepflegte Daten können je nach Bedarf ebenso in den mobilen Kanal ausgegeben werden. Deutliche Kosteneinsparungen Dank FirstSpirit profitiert Hamburg Süd von Zeit- und Kosteneinsparungen durch effiziente Redaktionsprozesse und die Wiederverwendung von en in verschiedenen Ausgabekanälen. Darüber hinaus konnte das Unternehmen Betriebskosten signifikant reduzieren: Durch die Konsolidierung von Internet und Intranet auf einer einheitlichen Basis sind die Hardware-Betriebskosten um etwa 40 Prozent und die Software-Wartungskosten um rund 50 Prozent gesunken. FirstSpirit ist die zentrale Basis für die weltweit einheitliche Marken- und Gruppenkommunikation über alle Kanäle. Die Lösung erlaubt über das AppCenter die einfache Anbindung von neuen Funktionalitäten, um auch zukünftig die Anforderungen von Marketing und IT erfüllen zu können. Hamburg Süd plant bereits den Ausbau der E-Commerce-Services und der Dialogangebote für ausgewählte interne und externe Zielgruppen, zum Beispiel über Newsletter, ein Forum oder die Einrichtung von Feedback-Kanälen direkt auf den Webseiten. IT Research November

14 5. Kurzportaits Über Alfresco Alfresco hilft herausragenden Unternehmen dabei, ihren Content zu teilen, zu organisieren und zu schützen. Über 7 Millionen Anwender in über 180 Ländern weltweit benutzen heute schon Alfresco, um mit anderen zusammenzuarbeiten und mehr als 4 Milliarden Dateien zu verwalten. Ob unterwegs oder im Büro, Alfresco versetzt die Teams von heute in die Lage, Großartiges zu leisten gegründet ist Alfresco in London beheimatet, die US- Zentrale befindet sich in Atlanta. Über Sitecore Sitecore ist ein weltweit führender Anbieter.NET-basierender Content-Management-Lösungen. Mehr als internationale Kunden setzen die Software ein, um Portale, Websites, Intranets, ecommerce-angebote und Online- Kampagnen besonders dynamisch und erfolgsorientiert zu gestalten. Dafür stehen neben den kommerziellen Basis- Produkten über 150 kostenlose Zusatzmodule zur Verfügung. Das Angebot ergänzender Lösungen wächst durch die bereits Entwickler-große Shared-Source-Community kontinuierlich. Der einzigartige Shared-Source-Ansatz und der Fokus auf die Anforderungen modernen Web-Marketings überzeugen weltweit viele Unternehmen. Sitecore ist unter den weltweiten Top-Anbietern im Leaders-Quadrant das einzige gründergeführte Unternehmen und Sitecore CMS das einzige System auf.net-basis. Forrester stuft Sitecore als einen von vier Strong Performern im weltweiten WCMS-Market ein und laut Red Herring-Expertenjury zählt das Unternehmen zu den 100 innovativsten privat geführten Technologieanbietern in Europa. Über e-spirit Die e-spirit AG ist Entwickler des Content Management Systems (CMS) FirstSpirit und Technologieführer auf dem Gebiet des Web Content Managements (WCM). Zahlreiche namhafte Kunden verschiedenster Branchen setzen auf FirstSpirit, um die Komplexität ihrer Webinhalte zu reduzieren. Sie nutzen die Lösung für die Umsetzung erfolgreicher Online-Strategien sowie die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von en in unterschiedlichsten Kanälen. Hierzu gehören neben dem Inter- und Intranet mobile Kanäle, Portale, E-Commerce, Digitales Marketing, Newsletter und weitere. Anwender bescheinigen FirstSpirit eine sehr hohe Benutzerfreundlichkeit. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf einer Best-of-Breed-Strategie: FirstSpirit lässt sich problemlos in bestehende Unternehmenslösungen integrieren. Gleichzeitig ermöglicht das FirstSpirit AppCenter die schnelle und einfache Einbindung beliebiger Web-Anwendungen in das CMS. e-spirit wurde 1999 gegründet, ist Teil der adesso-gruppe und mit Standorten in Deutschland, Großbritannien, Österreich, der Schweiz und den USA vertreten. Der Hauptgeschäftssitz des Unternehmens ist Dortmund. IT Research November

15 Die Sponsoren: