Integrierte Unternehmenssoftware im Wirtschaftsunterricht

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1 Günter Hellmers Integrierte Unternehmenssoftware im Wirtschaftsunterricht Inhalt: Gründe für den Einsatz professioneller Software im kaufmännischen Unterricht Einsatzmöglichkeiten einer Unternehmenssoftware in der Schule Probleme beim Einsatz integrierter Unternehmenssoftware in der Schule Ein schulisches Praxisbeispiel Gründe für den Einsatz professioneller Software im kaufmännischen Unterricht Professionelle Software ist auf die betriebliche Praxis ausgerichtet. Sie unterstützt die Anwender bei der Planung und Umsetzung betrieblicher Abläufe. Auch in kleineren und mittleren Betrieben werden die klassischen kaufmännischen Funktionen softwaregestützt durchgeführt. Kaufmännische Mitarbeiter arbeiten überwiegend mit Hilfe einer integrierten Unternehmenssoftware. Für den Einsatz in der Schule sprechen: Die Praxisorientierung. Die Software bildet reale Prozesse ab. Kaufmännischverwaltende Vorgänge der betrieblichen Praxis werden dadurch nachvollziehbar. Die Möglichkeit zu experimentieren. Die Anwendung in der Schule erfolgt für nicht real existierende fiktive Unternehmen (Modellunternehmen). Die in der betrieblichen Praxis übliche Einschränkung der Benutzerrechte kann aufgehoben werden. Fehler haben keine finanziellen oder rechtlichen Konsequenzen. Gerade dieser Punkt unterscheidet den Unterricht von der Ausbildung im Betrieb: Schüler dürfen Ausprobieren und Fehler machen. Sie dürfen sich lange und intensiv mit Detailaufgaben beschäftigen und Alternativen testen. Die Softwareschulung. Die Schüler lernen eine Software kennen, die im zukünftigen Ausbildungsbetrieb oder am Arbeitsplatz tatsächlich verwendet wird oder die der tatsächlich eingesetzten Software zumindest sehr ähnlich ist. Die Handhabung der Software sollte zwar nicht im Vordergrund stehen (keine Klick-Schulung), sie ist aber auch nicht unwichtig für zukünftige kaufmännische Mitarbeiter. Die Einordnung in den Gesamtzusammenhang. Ausgangssituationen und Arbeitsaufträge können so gestaltet werden, dass betriebswirtschaftliche Zusammenhänge thematisiert werden. Die Schüler führen betriebliche Teilaufgaben aus und beschreiben und bewerten deren Einordnung in den Gesamtprozess. Das selbstständige Lernen. Die Bearbeitung der Arbeitsaufträge erfolgt überwiegend an schuleigenen Rechnern. Einige Softwareanbieter bieten auch Schülerlizenzen an, so dass Schüler auch außerhalb der Schule die Bearbeitung fortsetzen können. Ausgearbeitete Konzepte und Datenbestände für Modellunternehmen stehen zur Verfügung. Arbeitsgruppen und Institutionen einzelner Bundesländer (zum Beispiel das Landesinstitut für Schulentwicklung in Baden-Württemberg) aber auch viele Schulbuchautoren bieten Aufgabensammlungen an, die didaktisch und methodisch aufbereitet sind. Die für den Softwareeinsatz benötigten Datenbestände werden in der Regel als Download zur Verfügung gestellt. Die kostenlose Nutzung. Softwareanbieter stellen den Schulen (und anderen Bildungseinrichtungen) Lizenzen für beliebig viele Installationen und die Möglichkeit der regelmäßigen Updates in der Regel kostenlos zur Verfügung.

2 Einsatzmöglichkeiten einer Unternehmenssoftware in der Schule Jede Schule kann frei entscheiden, in welcher Form sie die zur Verfügung gestellten Lizenzen nutzt. Grundsätzlich lassen sich drei Einsatzmöglichkeiten unterscheiden: Demonstration betrieblicher Vorgänge (Die Installation auf einem Rechner, zum Beispiel Notebook des Lehrers, reicht) Einzelplatzinstallation: Die Daten des Modellunternehmens stehen an jedem Arbeitsplatz ohne Vernetzung zur Verfügung. Die Schüler führen identische Arbeitsaufträge für den auf ihrem Rechner befindlichen Datenbestand aus. Mehrplatzinstallation: Der Datenbestand des Modellunternehmens steht einmal auf dem Server zur Verfügung. Änderungen des Datenbestands wirken sich auf alle Arbeitsplätze aus (geeignet für die Arbeit in einem Lernbüro). Probleme beim Einsatz integrierter Unternehmenssoftware in der Schule Die Idee, tatsächlich in Betrieben eingesetzte kaufmännische Software im Unterricht zu verwenden, ist nicht neu. Schon Ende der 1980er-Jahre gab es Angebote für berufsbildende Schulen, professionelle Software im Unterricht kostenlos einzusetzen. Schulversuche mit der IBM-Software und Lehrerfortbildungskurse zum KHK-Programmpaket wurden vom Land Niedersachsen unterstützt. Datenbestände für unterschiedliche Modellunternehmen sowie Handreichungen für den Unterricht wurden für die klassischen Module Beschaffung, Lagerhaltung, Absatz, Lohn + Gehalt und Finanzbuchhaltung entwickelt und Schulen zur Verfügung gestellt. Auch der Gedanke des integrativen Einsatzes spielte bereits damals eine Rolle. Ende der 1990er-Jahre kamen dann die ersten Lexware- und Navision-Versionen in die Schulen. Trotz der kostenlos zur Verfügung stehenden Software, des umfangreichen Angebots an Materialien und Datenbeständen sowie vieler Fortbildungsmöglichkeiten wird integrierte Unternehmenssoftware nur an wenigen Bildungsgängen und keineswegs an allen berufsbildenden Schulen in Niedersachsen eingesetzt. Vermutlich liegen dafür folgende Gründe vor: Die komplizierte Softwarepflege. Bei der Erstinstallation und bei der Installation von Updates sind häufig Parameter zu setzen, die umfangreiche IT-Kenntnisse voraussetzen. In der betrieblichen Praxis führen ausgebildete IT-Administratoren oder externe Systemhäuser die Softwarepflege durch. In den Schulen muss die Softwarepflege eher nebenbei erledigt werden. Die aufwendige Aktualisierung der Datenbestände. Liegen Datenbestände für schuleigene Modellunternehmen oftmals mit regionalem Bezug vor, müssen diese neuen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen aber auch neuen Versionen der Software angepasst werden. Das setzt Kenntnisse der verwendeten Unternehmenssoftware voraus, die weit über die übliche prozessorientierte Anwendung hinaus gehen. Die seltene Nutzung durch die einzelne Lehrkraft. Lehrkräfte an berufsbildenden Schulen unterrichten in der Regel in verschiedenen Klassen unterschiedliche Fächer und Lernfelder. Phasen, in denen sich der Einsatz einer integrierten Unternehmenssoftware anbietet, sind oftmals selten. Die Einarbeitung in die Software und in die Materialien lohnt sich dann nicht. Das Versionen-Problem. Datenbestände können nur zurück gesichert (Lexware) oder importiert (Navision) werden, wenn Software, Lizenz und Datenbestand in der gleichen Version vorliegen. Die Lehrkräfte müssen diese Anpassungen regelmäßig vornehmen. Besonders kompliziert wird es, wenn in der Schule in unterschiedlichen PC-Räumen unterschiedliche Versionen installiert sind.

3 Das Wächterkarten-Problem. Um die schuleigenen Rechner vor Viren zu schützen, fahren die schuleigenen Rechner immer in der gleichen fest eingestellten Version hoch. Updates werden damit erschwert. Ein schulisches Praxisbeispiel Die Blum Music KG, ein (fiktives) Modellunternehmen, wickelt einen Auftrag zur Lieferung von 100 Exemplaren der CD-Box Peking Motel an den Kunden Ikabo GmbH mit einer integrierten Unternehmenssoftware ab. Der Absatzprozess erfolgt verkürzt dargestellt - in folgenden Schritten: 1. Erfassen des Kundenauftrages 2. Erstellen und Versenden der Auftragsbestätigung 3. Erstellen des Lieferscheins und Versenden der Ware 4. Erstellen und Versenden der Rechnung 5. Übergabe der Fakturierungsdaten an die Finanzbuchhaltung 6. Buchen des Zahlungseingangs Die im Folgenden angeführten Screenshots stellen die Auftragserfassung, die gebuchte Ausgangsrechnung und die Buchungserfassung des Zahlungseingangs jeweils für die beiden Unternehmenssoftwaresysteme Lexware und Navision dar: Auftragserfassung mit Lexware: Zunächst als Angebot. Weiterführung der Daten mit wenigen Mausklicks für die Erstellung der Belege Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Auszug aus dem Journal in Lexware nach Übergabe der Buchung der Rechnung:

4 Manuelle Erfassung der Buchung des Zahlungseingangs mit Lexware: Auftragserfassung mit Navision: Auszug aus dem Fibujournal in Navision nach Buchung der Rechnung: Manuelle Erfassung der Buchung des Zahlungseingangs mit Navision:

5 Das Beispiel der Auftragsbearbeitung zeigt besonders deutlich die in der Praxis übliche Integration der betrieblichen Abläufe. Diese Zusammenhänge werden im traditionellen Unterricht oftmals vernachlässigt. Neben der selbstständigen Durchführung der oben aufgeführten Prozessschritte durch die Schüler bietet sich die Thematisierung oder Vertiefung der folgenden Sachverhalte an: Um einen Kundenauftrag zu erfassen, müssen die Kundenstammdaten und die Artikelstammdaten erfasst sein. Falls der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet, erfolgt ein Warnhinweis. Der Auftrag kann nur erfasst werden, wenn der verfügbare Lagerbestand des Artikels ausreicht. Der verfügbare Lagerbestand wird mit der Auftragserfassung gesenkt. Die Buchung der Ausgangsrechnung wird ohne manuelle Erfassung erzeugt und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Buchung des Zahlungseingangs erfolgt manuell. Gebucht wird auf dem Debitorenkonto. Der offene Posten ist anschließend ausgeglichen.

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